Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Ngày nay, nhân loại đang sống trong xã hội thông tin, xã hội tri thức với sự phát triển đa ngành, đa lĩnh vực. Ngành thông tin – thư viện đang dần khẳng định vị trí của mình trong xã h[r]

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Thông tin – Thư viện Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - những người đã tận tình dạy bảo, truyền đạt và định hướng cho tôi trong suốt 4 năm học tập, nghiên cứu và hoàn thành khoá luận

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể các cán bộ làm việc tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm khoá luận

Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Trần Thị Minh Nguyệt, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện khoá luận

Mặc dù có nhiều cố gắng, song do thời gian và trình độ có hạn nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và bạn bè để khoá luận hoàn thiện hơn

Hà Nội ngày 08 tháng 05 năm 2010

Sinh viên Trần Thị Thơm

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, với sự giúp

đỡ của những người tôi đã cảm ơn Mọi kết quả nghiên cứu trong công trình đều chính xác, không có trong bất kỳ một công trình nào khác

Sinh viên Trần Thị Thơm

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Quốc gia Hà Nội

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU ………7

1 Lý do chọn đề tài 7

2 Tình hình nghiên cứu 9

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 9

4 Mục tiêu và nhiệm vụ của khóa luận 10

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 10

6 Những đóng góp của khóa luận 11

7 Bố cục của khóa luận 11

CHƯƠNG 1 VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRUỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 12

1.1.Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Quốc gia Hà Nội với sự nghiệp giáo dục và đào tạo 12

1.1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội 12

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm 14

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Trung tâm 16

1.2 Đặc điểm vốn tài liệu của Đại học Quốc Gia Hà Nội 19

1.2.1 Khái quát về vốn tài liệu của Trung tâm 19

1.2.2 Đặc điểm tài liệu truyền thống 22

1.2.3 Đặc điểm tài liệu điện tử 23

1.3 Bảo quản tài liệu trong hoạt động của Trung 24

1.3.1.Khái niệm về bảo quản tài liệu 24

1.3.2 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện 26

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

28

2.1 Những tác nhân gây hư hại cho tài liệu tại Trung tâm 28

2.1.1 Nguyên nhân sinh vật 28

2.1.2 Nguyên nhân vật lý và hóa học 29

2.1.3 Thiên tai, hỏa hoạn 31

2.1.4 Tác động của kỹ thuật và con người 31

2.2 Các biện pháp bảo quản tài liệu tại Trung tâm 33

2.2.1 Bảo quản tài liệu truyền thống 33

2.2.2 Bảo quản tài liệu hiện đại 38

2.2.3 Giáo dục người dùng tin giữ gìn và bảo quản tài liệu 40

2.3 Nhân lực và tài chính cho công tác bảo quản 41

2.3.1 Nhân lực cho công tác bảo quản 41

2.3.2 Nguồn tài chính cho công tác bảo quản 42

2.4 Đánh giá hiệu quả công tác bảo quản tài liệu 43

2.4.1 Những ưu điểm 43

2.4.2 Những hạn chế 44

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI 45

3.1 Tạo môi trường thuận lợi cho bảo quản tài liệu 45

3.1.1 Đảm bảo môi trường thuận lợi trong kho sách 45

3.1.2 Đảm bảo an toàn dữ liệu trong Trung tâm 45

3.2 Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác bảo quản tài liệu 46

3.2.1 Tăng cường đầu tư trang thiết bị phục vu bảo quản tài liệu 46

3.2.2 Nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin 47

3.3 Nâng cao nhận thức và hình thành thói quen bảo quản tài liệu cho cán bộ thư viện và người dùng tin 49

3.3.1 Nâng cao nhận thức về bảo quản tài liệu 49

3.3.2 Quy chế đối với người vi phạm 51

3.3.3 Đào tạo cán bộ chuyên sâu về bảo quản tài liệu 52

3.4 Đẩy mạnh số hoá tài liệu 53

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

PHỤ LỤC 60

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, nhân loại đang sống trong xã hội thông tin, xã hội tri thức với

sự phát triển đa ngành, đa lĩnh vực Ngành thông tin – thư viện đang dần khẳng định vị trí của mình trong xã hội Với vai trò là nơi lưu trữ, bảo quản kho tàng tri thức của nhân loại đồng thời cũng là nơi thu thập, xử lý, phục vụ thông tin cho mọi đối tượng người dùng tin, các cơ quan thông tin – thư viện được coi như một thực thể không thể thiếu trong xã hội nói chung và sự nghiệp giáo dục, đào tạo cả nước nói riêng

Song song với việc thu thập tài liệu, bảo quản vốn tài liệu thư viện được coi là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện

Bảo quản tài liệu ở các cơ quan thông tin, thư viện, lưu trữ nói chung và các trung tâm thông tin thư viện ở các trường đại học nói riêng là một vấn đề cấp thiết Việt Nam là đất nước nằm trong khu vực khí hậu nhiệt đới nóng ẩm, chịu

sự tàn phá khốc liệt của chiến tranh, trình độ về kỹ thuật bảo quản còn nhiều hạn chế, dẫn tới tình trạng vốn tài liệu nhanh chóng xuống cấp và lão hoá Nhiều năm qua, một số cơ quan, thư viện và lưu trữ đã rất cố gắng trong việc xử lý vấn

đề này, song do thiếu những hiểu biết và kiến thức cơ bản về bảo quản, nên còn lung túng và chưa tìm ra được những giải pháp thích hợp để bảo quản vốn tài liệu của mình, dẫn đến tình trạng các tài liệu bị xuống cấp nhanh hơn, kéo theo

sự lãng phí cả về thời gian, công sức và tiền của nhà nước Vì vậy, vấn đề cấp thiết đặt ra hiện nay là: Làm thế nào để bảo quản tốt và lưu trữ lâu dài các tài liệu khác nhau

Để khắc phục tình trạng nói trên, nhiều quốc gia đã thành lập những trung tâm chuyên nghiên cứu về lĩnh vực bảo quản tài liệu Các trung tâm có nhiệm vụ

xem xét, nghiên cứu các nhân tố, các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu, từ đó tìm ra các biện pháp phòng chống thích hợp nhất Đồng thời qua kết quả nghiên cứu của mình, các trung tâm sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định các chính sách bảo quản tài liệu cho đất nước mình

Ở Việt Nam, từ sau Đại hội Đảng VI đến nay, nền kinh tế, văn hoá – xã hội, khoa học – công nghệ đang phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là công nghệ thông tin và truyền thông, đã tác động mạnh mẽ và sâu rộng đến sự phát triển của xã hội nói chung và ngành thông tin – thư viện nói riêng Thư viện đang có những bước phát triển mang tính đột phá, từ thư viện truyền thống với các tài liệu chủ yếu là giấy, chuyển sang thư viện hiện đại, thư viện số với các hình thức lưu trữ tinh xảo hơn như trên băng đĩa, tài liệu số hoá, cơ sở dữ liệu…

Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội ( TTTV, ĐHQGHN) cũng nằm trong xu thế trên Trung tâm đã tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên và học sinh trong toàn Đại học Quốc gia Hà Nội Trong nhiều năm qua, Trung tâm luôn tìm cách đổi mới phương thức phục vụ cũng như chất lượng các khâu công tác trong hoạt động thông tin – thư viện của mình

Để đáp ứng những nhiệm vụ mới trên, bên cạnh sự đầu tư về cơ sở vật chất, công tác bảo quản tài liệu của Trung tâm cũng từng bước được quan tâm hơn trước Việc ứng dụng những thành tựu công nghệ thông tin hiện đại cùng với việc triển khai, xây dựng các nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số đã đặt cho công tác bảo quản tài liệu của Thư viện những yêu cầu mới Nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng, đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu, những điểm tồn tại và đưa

ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại của Trung tâm là một vấn đề cấp thiết

Chính vì những lý do trên mà tôi chọn vấn đề “ Bảo quản vốn tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” làm đề tài khoá luận của mình

2 Tình hình nghiên cứu

Bảo quản tài liệu là đề tài được một số nhà nghiên cứu lĩnh vực thư viện trong và ngoài nước quan tâm Đã có một số công trình nghiên cứu khoa học về bảo quản tài liệu được công bố như:

- Các nghiên cứu ngoài nước: Bảo quản sách ở các nước nhiệt đới (Wilfred.P,1968); Cơ sở khoa học của bảo quản tài liệu (Dobrusina S.A.; Trenhia E.D 1996); Hướng dẫn kỹ thuật bảo quản tài liệu (Pracific G.Oyler, 2005),…

- Các nghiên cứu trong nước: nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam ( Đặng Văn Ức, luận văn thạc sĩ 1994); Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu tại các thư viện tỉnh Đồng bằng song Cửu Long: thực trạng và giải pháp (Nguyễn Thị Hồng Thắm, luận văn thạc sĩ 2004)…

Ngoài ra, còn một số bài nghiên cứu khác được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành Thông tin – Thư viện, các kỷ yếu hội thảo khoa học,…

Nhìn chung những công trình nghiên cứu khoa học trên đã nghiên cứu và phân tích những nhân tố chung gây huỷ hoại tài liệu đồng thời đưa ra những kinh nghiệm và phương pháp bảo quản, lưu giữ tài liệu ở một số thư viện trên thế giới

và ở Việt Nam

Cho đến nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội trên các khía cạnh như: nghiên cứu quá trình xây dựng và tổ chức khai thác nguồn tài liệu điện tử, tổ chức kho tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện….Tuy nhiên chưa

có một công trình khoa học nào đi sâu nghiên cứu, khảo sát về công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu giới hạn về công tác bảo quản tài liệu truyền thống, tài liệu hiện đại và quá trình tin học hoá trong công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, trong giai đoạn hiện tại

4 Mục tiêu và nhiệm vụ của khóa luận

4.1 Mục tiêu

Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm, khoá luận đề xuất các giải pháp thích hợp nhằm nâng cao chất lượng bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

4.2 Nhiệm vụ

- Tìm hiểu ý nghĩa, vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện nói chung và công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng trong sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường

- Nghiên cứu thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

- Phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm, tìm ra các nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin -Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Khoá luận vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch

sử của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, các quan điểm, đường

lối, chính sách của Đảng và Nhà nước về phát triển khoa học và công nghệ, giáo dục và đào tạo xem xét, đánh giá công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thư viện

5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu và giải quyết các vấn đề của khoá luận, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể sau:

- Phân tích - tổng hợp tài liệu

- Thống kê, so sánh

- Phỏng vấn

- Quan sát

6 Những đóng góp của khóa luận

Về mặt lý luận: khoá luận góp phần làm phong phú thêm lý luận về tổ chức và bảo quản vốn tài liệu thư viện

Về mặt thực tiễn: Đề xuất những giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tại Trung tâm, nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin, tăng cường hiệu quả phục vụ thông tin cho giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên Trường ĐHQGHN

7 Bố cục của khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khoá luận gồm 3 chương:

- Chương 1: Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động của Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học Quốc gia Hà Nội

- Chương 2: Thực trạng công tác bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

- Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

CHƯƠNG 1

VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN

TRUỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1.1.TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VỚI SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CỦA NHÀ TRƯỜNG

1.1.1 Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội

Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội có tên giao dịch quốc tế là: Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi

và tên viết tắt là LIC, được thành lập theo quyết định số 66/TCCB ngày 14 tháng

2 năm 1997 của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) trên cơ sở hợp nhất thư viện của 3 trường đại học thành viên: Đại học Tổng hợp Hà Nội; Đại học Sư phạm I Hà Nội; Đại học Sư phạm Ngoại ngữ

Ngày 12/10/1999 Trường Đại học Sư phạm I Hà Nội tách ra khỏi ĐHQGHN theo quyết định số 201/1999/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, sau

đó Giám đốc ĐHQGHN đã ký Quyết định 1392/TCCB tách bộ phận thư viện trường Sư phạm khỏi Trung tâm ngày 11/11/1999

Trung tâm Thông tin – Thư viện là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc

ĐHQGHN, nằm trong khối các đơn vị phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học

có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng

Hiện nay Trung tâm có các cơ sở đặt tại:

- Trụ sở chính: 144 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội

- Trường Đại học Ngoại ngữ: Số 1, Phạm Văn Đồng, , Cầu Giấy, Hà Nội

- Trường Đại học Khoa học Tự nhiên: 334, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn: 336, Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

- Kí túc xá Mễ Trì: 182, Lương Thế Vinh, Thanh Xuân, Hà Nội

- Khoa hóa, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên: 19 Lê Thánh Tông, Hà Nội

Mục tiêu, nhiệm vụ chính trị quan trọng nhất mà Trung tâm được giao phó là: tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ tối đa nhu cầu tin của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên, học sinh trong toàn ĐHQGHN Năm 1999, sau khi tiếp nhận khu nhà 7 tầng tại Cầu Giấy làm trụ sở chính, Trung tâm đã nhanh chóng thiết lập hệ thống các phòng phục vụ bạn đọc (PVBĐ) đặt tại các khu làm việc, học tập và ký túc xá của ĐHQGHN

Trên cơ sở kế thừa kết quả của các thư viện đại học thành viên cũ, phát huy sức mạnh của Trung tâm trong vị thế mới, đến nay, Trung tâm đã có quan hệ hợp tác và trao đổi với gần 60 thư viện và cơ quan thông tin của các trường đại học, viện nghiên cứu và các tổ chức quốc tế khác ở hầu hết các châu lục, tiêu biểu như: Đại học Cornell, Đại học Hawaii, Thư viện Quốc hội Mỹ, Quỹ Châu Á (Mỹ), Đại học Cambridge, Hội đồng Anh (Anh), Thư viện Quốc gia Australia, Ngân hàng Thế giới, các trường đại học và cơ quan thông tin của Pháp, Nhật, Đức

Trải qua hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành đến nay Trung tâm đã có

cơ ngơi khang trang với các phòng phục vụ bạn đọc được trang bị đầy đủ phương tiện hiện đại và những kho tư liệu với khối lượng lớn có thể đáp ứng nhu cầu người dùng tin ở nhiều lĩnh vực khác nhau Mặc dù mới trong giai đoạn đầu

của quá trình tin học hóa và hiện đại hóa hoạt động, song những nỗ lực cùng những thành tích to lớn mà Trung tâm đạt được đã và đang góp phần không nhỏ vào quá trình phục vụ sự nghiệp đào tạo và nghiên cứu khoa học của ĐHQGHN

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trung tâm

- Tham mưu cho quyết định của lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ nghiên cứu khoa học, giảng dạy và học tập trong ĐHQGHN

- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và chiến lược phát triển; tổ chức và điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện trong ĐHQGHN

- Thu thập, bổ sung - trao đổi, phân tích - xử lí tài liệu và tin Tổ chức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản kho tư liệu ĐHQGHN bao gồm tất cả các loại hình ấn phẩm và vật mang tin

- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; tổ chức cho toàn thể bạn đọc trong

ĐHQGHN khai thác, sử dụng thuận lợi và có hiệu quả kho tin và tài liệu của Trung tâm và các nguồn tin bên ngoài

- Thu nhận lưu chiểu những xuất bản phẩm do ĐHQGHN xuất bản, các luận án tiến sĩ, thạc sĩ bảo vệ tại ĐHQGHN hoặc người viết là cán bộ, sinh viên ĐHQGHN; Những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu cấp ĐHQGHN và cấp Nhà nước đã được nghiệm thu đánh giá do các đơn vị thuộc ĐHQGHN chủ trì hoặc do cán bộ ĐHQGHN thực hiện Xây dựng các cơ sở dữ liệu đặc thù của ĐHQGHN, xuất bản các ấn phẩm thông tin tóm tắt, thông tin chuyên đề phục vụ công tác quản lí, nghiên cứu khoa học và đào tạo

- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện, góp phần xây dựng lý luận khoa học chuyên ngành Ứng dụng những thành tựu khoa học và kỹ thuật mới vào xử lí và phục vụ thông tin, thư viện

- Tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ tổ chức, xử lí, cung cấp tin và tài liệu của đội ngũ cán bộ thông tin, tư liệu, thư viện Trang bị kiến thức về hình thức cấu trúc cung cấp tin, về phương pháp tra cứu, tìm kiếm tin và sử dụng thư viện cho cán bộ và sinh viên ĐHQGHN

- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác trực tiếp với các trung tâm thông tin, thư viện, các tổ chức khoa học, các trường đại học trong và ngoài nước Tham gia tổ chức và điều hành Liên hiệp thư viện các trường đại học và Hiệp hội thông tin - thư viện Việt nam Tham gia các hiệp hội thư viện quốc tế Làm đầu mối nối mạng hệ thống thông tin - thư viện ĐHQGHN và ngành đại học vào mạng quốc gia, khu vực và thế giới

- Tổ chức và quản lí đội ngũ cán bộ, kho tài liệu, cơ sở hạ tầng và các tài sản khác của Trung tâm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của ĐHQGHN

Để thực hiện được các chức năng và nhiệm vụ quan trọng nêu trên Trung tâm đã tiến hành thu thập, xử lý, tổ chức bảo quản tư liệu khoa học; Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thông tin – thư viện; Đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu cho cán bộ chuyên ngành thông tin thư viện trong Trung tâm và các lớp bồi dưỡng kiến thức thông tin thư viện cho các đối tượng có liên quan tới thư viện Ngoài các hình thức phục vụ truyền thống, Trung tâm đã mở rộng các hình thức phục vụ với các kho tài liệu “mở” như kho tài liệu tra cứu, kho tài liệu tham khảo, các phòng đọc báo, phòng đọc đa phương tiện….Tại đây người dùng tin có thể tự do tìm đọc các tài liệu phù hợp với yêu cầu của mình mà không cần thông qua các hình thức phục vụ gián tiếp

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực của Trung tâm

Cơ cấu tổ chức

Bộ máy tổ chức của Trung tâm bao gồm: Ban Giám đốc, khối các phòng chức năng, khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ và khối các phòng phục vụ bạn đọc

- Ban Giám đốc bao gồm Giám đốc và các Phó giám đốc

+ Giám đốc là người đứng đầu Thư viện, phụ trách chung và trưch tiếp phụ trách công tác tổ chức – cán bộ, đối ngoại, tài chính và tin học hóa Giám đốc Trung tâm chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc ĐHQGHN về hoạt động của Trung tâm và trong quan hệ với các cơ quan khác trong và ngoài ĐHQGHN

+ Các Phó giám đốc phụ trách khối các phòng chức năng, khối các phòng chuyên môn nghiệp vụ và khối các phòng phục vụ bạn đọc

- Khối các phòng chức năng bao gồm 2 phòng:

+ Phòng hành chính – tổng hợp

+ Phòng tài vụ

- Khối các phòng chuyên môn gồm 4 phòng:

+ Phòng bổ sung –Trao đổi

+ Phòng phân loại - Biên mục

+ Phòng Thông tin – Thư mục – Nghiệp vụ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN

Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng Trung tâm được xây dựng với một cơ cấu tương đối hoàn chỉnh và khoa học dựa trên nguyên tắc tính hệ thống và tính linh hoạt

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm thể hiện tính hệ thống rất cao Tất cả các phòng của Trung tâm tạo thành một khối thống nhất, vừa mang tính chuyên môn hóa cao,vừa có tính đồng bộ, nhất quán Các bộ phận của Trung tâm hoạt động phối hợp lẫn nhau nên việc lưu thông chia sẽ nguồn tin rất dễ dàng và thuận tiện Với mô hình hoạt động này , Trung tâm có những điều kiện thuận lợi trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quá trình hoạt động

TV Đội ngũ cán bộ của Trung tâm thường xuyên được chú trọng đào tạo và đào tạo lại về chuyên môn, tin học và ngoại ngữ nhằm đáp ứng kịp thời những yêu cầu và đòi hỏi về trình độ và khả năng chuyên môn của một người cán bộ TT –

TV hiện đại

1.2 ĐẶC ĐIỂM VỐN TÀI LIỆU CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1.2.1 Khái quát về vốn tài liệu của Trung tâm

Với khẩu hiệu “Tất cả vì bạn đọc”, “Vì công tác đào tạo”, “Sách đi tìm

người” và sự tận tụy trong công tác bổ sung, xây dựng vốn tài liệu đảm bảo về

chất lượng và số lượng, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT), tự

động hóa các quá trình thư viện, đến nay Trung tâm TTTV, ĐHQGHN đã sở hữu

một khối lượng tài liệu lớn được lưu trữ trong các vật mang tin đa dạng như giấy,

băng hình, băng tiếng, đĩa CD-ROM, trong mạng máy tính Nội dung vốn tài

liệu bao gồm đầy đủ các lĩnh vực tri thức: Khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật

ứng dụng và khoa học xã hội…

*Tài liệu dạng in ấn truyền thống

Giáo trình: 1.160 tên tài liệu, 180.500 bản

Sách tham

khảo:

73.600 tên tài liệu, 264.000 bản

Báo, tạp chí: 415 tên báo, tạp chí tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung,

tiếng Nga

Ngoài ra còn có 2000 thác văn bia và 4000 luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ

*Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử do Trung tâm xây dựng

- Giáo trình điện tử: 12 cuốn giáo trình chuyên ngành ở dạng số hóa đang được

giảng dạy tại ĐHQGHN

- CSDL toàn văn:

Kết nối tóm tắt và toàn văn với hơn 15.000 trang tài liệu là sách điện tử,

các bài đăng tạp chí, kỷ yếu HNKH: sinh học, Ngôn ngữ học, Quản trị kinh

doanh;

Bộ sưu tập với 15.360 bài viết trên các tạp chí khoa học hàng đầu thế giới

được sắp xếp theo chủ đề: toán, hóa, vật lý, khoa học trái đất

- CSDL thư mục:

CSDL các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ ĐHQGHN (Kỷ niệm 100 năm ĐHQGHN, gồm 16.000 biểu ghi thư mục)

CSDL môn học là danh mục các tài liệu phục vụ các môn học được thiết

kế theo khung chương trình đào tạo cử nhân của ĐHQGHN

Thư mục về đạo đức Hồ Chí Minh với 2172 biểu ghi thư mục

Địa chỉ truy cập: http://www.lic.vnu.vn

Tài liệu điện tử do Trung tâm mua

+ CSDL trên CD-ROM (nguồn tin offline): gồm hơn 2000 tạp chí khoa học

Truy cập tại các phòng Đọc đa phương tiện

+ CSDL trực tuyến (nguồn tin online):

Tạp chí điện tử: 06 CSDL, tổng số 9.757 tên ta ̣p chí với 8.306.140 bài về các lĩnh

vực: khoa học tự nhiên, khoa học xã hội, Kỹ thuật, Y học

Sách điện tử: 05 CSDL với hơn 60.000 cuốn về: khoa học xã hội nhân văn, giáo

dục, khoa học ứng dụng và công nghệ thông tin, truyền thông,

Các phuơng thức truy cập CSDL trực tuyến (tạp chí điện tử, sách điện tử):

Truy cập tại các phòng Đọc đa phương tiện: theo hướng dẫn của cán bộ thư viện

Ngoài kho tài liệu và CSDL của mình, Trung tâm giới thiệu CSDL có tài liệu gốc tại gốc tại một số thư viện khoa thuộc các đơn vị: Thư viện khoa Quản trị Kinh doanh; Thư viện khoa Sử (ĐHKHXH & NV)…

+Đề tài nghiên cứu khoa học: 600 đề tài nghiên cứu khoa-học cấp bộ, cấp ĐHQG, cấp Nhà nước

+ Luận án:7086 bản (6344 đầu ấn phẩm)

+ Bản đồ: 219 bản (110 đầu ấn phẩm)

Nhằm tăng cường công tác phát triển nguồn tin cũng như quản lý, lưu trữ

và đưa ra các sản phẩm thông tin mới, Trung tâm đã từng bước xây dựng và phát triển nguồn tin điện tử Ngoài ra Trung tâm còn quan hệ với nhiều nhà xuất bản

và nhà phân phối để được cung cấp các dạng tài liệu điện tử trực tuyến và phi trực tuyến ở khu vực và trên thế giới như Euromonitor, Blackwell, Absco, Proquest… có giá trị khoa học cao

1.2.2 Đặc điểm tài liệu truyền thống

Tài liệu truyền thống là tài liệu chứa các thông tin dưới dạng giấy Bao gồm văn bản, các loại tài liệu quí hiếm khác như sách lá cọ, sách đồng, sách thẻ tre,…

Thông tin lưu trữ trong tài liệu truyền thống có độ ổn định và bền vững cao hơn thông tin chứa trong các nguồn tài liệu điện tử

Bất cứ lúc nào người dùng tin cũng có thể tìm được tài liệu thông qua hệ thống phiếu mục lục Việc biên mục tài liệu dựa trên các quy tắc như ISBD, AACR2… có giới hạn dựa trên các yếu tố mô tả (hình thức, nội dung) của tài liệu

Tài liệu truyền thống được lưu giữ trên giá, bảo quản vật mang tin vật lý sách, tạp chí… ở một không gian cụ thể Tuy nhiên dung lượng thông tin chứa trong các dạng tài liệu truyền thống không lớn bằng tài liệu điện tử

Thông tin dạng giấy thường dễ bị hư hỏng do tác động của môi trường, gây khó khăn trong công tác bảo quản, kinh phí cho việc bảo quản tài liệu truyền thống thường tốn kém

Mức độ cập nhật thông tin trong tài liệu truyền thống rất chậm, không thường xuyên và không cập nhật kịp thời Thông tin trong tài liệu truyền thống chỉ có thể lưu trữ dưới dạng thông tin tĩnh, vì vậy tài liệu truyền thống không có khả năng truy cập từ xa, bị giới hạn về không gian và thời gian Người dùng tin muốn tài liệu thì phải trực tiếp đến thư viện rất mất thời gian

1.2.3 Đặc điểm tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử là tài liệu có chứa các thông tin ở dạng số, được trình bày

và lưu trữ trên các vật mang tin điện tử: CD ROM, băng đĩa,… và để truy cập tới chúng phải thông qua máy tính và mạng máy tính điện tử

Nguồn tài liệu điện tử được tạo thành bởi các thông tin điện tử hay còn gọi

là thông tin số hóa bao gồm:

- Các CSDL chuyên ngành, đa ngành lưu trữ trên đĩa từ, băng từ, đĩa quang CD – ROM

- Các CSDL trực tuyến do các cơ quan thông tin xây dựng, muốn sử dụng phải đăng ký một số server để được quyền truy cập

- Bản tin điện tử, báo tạp chí điện tử, được ấn hành trên mạng internet

- Các Website trên internet, chứa thông tin về cơ quan hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp, các công ty, trường Đại học…

- Mật độ thông tin trong các tài liệu điện tử rất cao Xuất phát từ công nghệ nén và lưu trữ dữ liệu trên các vật mang tin từ tính, quang học, dung lượng lưu trữ trên chúng rất lớn

- Tài liệu điện tử có khả năng đa truy cập Người dùng tin có thể truy cập tài liệu đồng thời theo những dấu hiệu khác nhau: Tác giả, nhan đề, năm xuất bản, kí hiệu phân loại…

- Nguồn tài liệu điện tử cho phép người dùng tin có khả năng liên hệ, tiếp cận với tác giả thông qua kênh thông tin phản hồi giữa người dùng tin và người sáng tạo ra thông tin

- Tài liệu điện tử cho phép lưu trữ thông tin dưới mọi dạng khác nhau như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một tài liệu Đây là điều không thể có trong các dạng tài liệu truyền thống và nó làm cho thông tin trở nên hấp dẫn hơn, dễ truyền đạt hơn

- Nguồn tài liệu điện tử có khả năng truy cập từ xa, không giới hạn về thời gian và không gian, người dùng tin có thể tiếp cận nguồn thông tin từ mọi nơi, mọi lúc thông qua mạng lưới máy tính Cùng một thời điểm nguồn tài liệu điện

tử cho phép nhiều người cùng truy cập hay sử dụng một tài liệu thông tin

- Thông tin trong nguồn tài liệu điện tử luôn có tính mới vì có khả năng cập nhật nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời

Bên cạnh những đặc trưng tiêu biểu tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế cần phải lưu ý về tính ổn định và độ bền vững của thông tin trong tài liệu điện tử không cao và không đồng nhất, có thông tin tồn tại lâu dài như trên đĩa

CD – ROM, có thông tin vòng đời ngắn như các tập tin, các bài báo trên mạng internet Ngoài ra tính chính xác của thông tin dễ bị vi phạm do việc sao chép thông tin từ nguồn tài liệu điện tử rất rõ ràng, nhanh chóng, thông tin trên mạng

dễ bị sửa đổi, làm sai lệch thậm chí bị hủy hoại do những phạm vi vô tình hay cố

ý của người sử dụng

1.3 BẢO QUẢN TÀI LIỆU TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN- THƢ VIỆN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

1.3.1.Khái niệm về bảo quản tài liệu

Bảo quản tài liệu là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của cán bộ thư viện Điều này được thể hiện rõ trong tuyên bố của IFLA (Hiệp hội liên thư viện

quốc tế) coi công tác này là một trong 7 chương trình cốt lõi của chương trình bảo tồn và bảo quản tài liệu

Nguyên tắc IFLA 1996 đã định nghĩa các từ bảo quản, bảo tồn và khôi phục như sau:

Bảo quản: Bao gồm cả công việc về tài chính và quản lý như cung cấp

phòng kho, trình độ nhân viên, chính sách, kỹ thuật và các phương pháp liên quan đến bảo quản thư viện và lưu trữ tài liệu và các thông tin tài liệu đăng tải

Bảo tồn: Bao hàm cả những chính sách cụ thể và các thông lệ liên quan

tới việc bảo vệ thư viện và tài liệu lưu trữ khỏi bị phá hỏng, hư hại và phân hủy, bao gồm cả các phương thức và kỹ thuật do nhân viên kỹ thuật phát minh Các

kỹ thuật can thiệp được áp dụng nhằm ngăn ngừa và làm chậm lại sự hư hỏng tài liệu

Nguyên tắc 1986 cho rằng phạm vi bao trùm rộng là cần thiết cho thư viện thực hiện vai trò của mình nhằm duy trì các sưu tập và đảm bảo việc sử dụng chúng lâu dài, vì vậy công tác bảo quản thư viện là vấn đề thuộc về quản lý

Cùng với việc phát triển các nguyên tắc IFLA, công tác bảo quản thư viện khởi sắc vào những năm 1980 và 1990, và có những thay đổi như sau:

- Chúng ta chú ý hơn tới toàn bộ vốn tài liệu chứ không phải một vài thứ đơn lẻ

- Chúng ta ưu tiên tới việc phòng ngừa hơn là công việc sửa chữa

- Chúng ta chú ý tới chức năng của thư viện hơn là bảo tồn các vật thể

- Bảo quản không còn là công việc cua một nhóm những người đóng sách

mà là của mọi người trong thư viện

- Bảo quản được coi như là một vấn đề quản lý của toàn thư viện chứ không phải là vấn đề kỹ thuật và công nghệ của công tác bảo quản

- Chúng ta nên đưa ra định nghĩa về công tác bảo quản thư viện là:”nhằm đảm bảo việc truy cập liên tục bộ sưu tập của thư viện chúng ta”

- Bảo quản nhằm đảm bảo và thúc đẩy việc truy cập liên tục bộ sưu tập của thư viện

( Trích dẫn trong: Tổ chức công tác bảo quản: chìa khóa cho sự phát triển thư viện/Akio Yasue: Kỷ yếu đại hội cán bộ thư viện các nước Đông Nam Á lần thứ 14)

Tóm lại có thể coi “Bảo quản tài liệu thư viện là những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ nội dung và hình thức tài liệu thư viện khỏi

bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và hủy hoại, bao gồm những phương pháp và kĩ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra”

Việc bảo quản vốn tài liệu trong cơ quan thông tin thư viện được phân chia thành hai loại: bảo quản dự phòng và bảo quản phục chế

- Bảo quản dự phòng chú trọng đến việc ngăn chặn sự xuống cấp của toàn

bộ các tư liệu nói chung

- Bảo quản phục chế nhằm sửa lại tình trạng xuống cấp về mặt lý tính hoặc hóa tính của tài liệu, đòi hỏi phải có một lượng nhân công cũng như đội ngũ chuyên gia có chuyên môn Do vậy rất tốn kém và thường chỉ giới hạn trong phạm vi chọn lọc của toàn bộ các hiện vật tư liệu sưu tập

1.3.2 Vai trò của công tác bảo quản tài liệu trong hoạt động thông tin – thƣ

viện

Cùng với công tác phát triển vốn tài liệu, xử lý nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc, công tác bảo quản tài liệu được coi là vấn đề sống còn của mỗi thư viện Nếu như trước đây, việc bảo quản vốn tài liệu còn chưa được chú trọng đúng mức và bị xem nhẹ, thì hiện nay công tác bảo quản sách nói riêng và tài liệu nói chung đã nhận được sự quan tâm chú ý thích đáng từ phía các trung tâm thông tin thư viện

Để đáp ứng tốt nhất về nhu cầu thông tin cũng như nâng cao hiệu quả giá trị nguồn tin, các thư viện ngoài việc quan tâm đến thu thập, bổ sung phát triển kho tài liệu còn cần chú ý đến khâu bảo quản tài liệu

Vốn tài liệu thư viện là nền tảng, là cơ sở cho sự cho sự tồn tại và phát triển của mỗi thư viện Vốn tài liệu càng phong phú, đa dạng, đáp ứng tổt nhu cầu tin của người dùng tin thì vấn đề bảo quản chúng một cách khoa học, hợp lí lại càng được quan tâm

Bảo quản tài liệu có thể coi như một góc khuất trong hoạt động của thư viện Công tác này tuy diễn ra thầm lặng nhưng có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan thông tin thư viện, nhằm kéo dài thời gian sử dụng của tài liệu; góp phần gìn giữ di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung

ĐHQGHN là Trung tâm đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực, đối tượng phục vụ

là đông đảo học sinh, sinh viên, cán bộ, giảng viên và nghiê cứu sinh…thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, do vậy vốn tài liệu của Trung tâm vô cùng phong phú, bao quát mọi lĩnh vực, chủ đề với nhiều loại hình tài liệu: tài liệu dạng truyền thống, tài liệu dạng điện tử, tài liệu dạng vi phim, vi phíếu và vòng quay của vốn tài liệu có tần suất cao do vậy việc tổ chức và bảo quản tài liệu tại Trung tâm càng được quan tâm hơn bao giờ hết

Hiện nay Trung tâm đang ngày càng thu hút đông đảo người dùng tin đến với cơ quan mình Vốn tài liệu được sử dụng thường xuyên, đáp ứng đầy đủ, nhanh chóng nhu cầu cho mọi đối tượng người dùng tin Trong quá trình vận chuyển, tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng, rách nát Vì vậy vốn tài liệu cần phải được bảo quản lâu dài vì đây được coi là tài sản chung của xã hội, góp phần giữ gìn di sản văn hóa dân tộc nói riêng và nhân loại nói chung

Như vậy công tác bảo quản vốn tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng đối với các thư viện nói chung và Trung tâm TTTV ĐHQGHN nói riêng

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

2.1 NHỮNG TÁC NHÂN GÂY HẠI CHO TÀI LIỆU CỦA TRUNG TÂM

Tài liệu là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng cho dù chúng có được cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan như: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm họa tự nhiên, các tác nhân hoá học, hiện tượng virus, hacker xâm phạm, lỗi thời về công nghệ, format dữ liệu… đều có thể gây ra gây hư hại đến tài liệu

Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan như việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, di chuyển kho tàng, bảo quản tài liệu không hợp lí cũng đều ảnh hưởng và làm hư hại tài liệu

2.1.1 Nguyên nhân sinh vật

Vi sinh vật (nấm mốc)

Vi sinh vật, đặc biệt là vi khuẩn đã tồn tại cách đây khoảng 4 tỷ năm và có khả năng sinh sôi rất nhanh Một loại vi sinh vật gây hủy hoại tài liệu nhiều nhất

ở Thư viện ĐHQGHN đó là nấm mốc

Nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu bị nấm mốc là do nhiệt độ cao, độ

ẩm và sự ô nhiễm bầu khí quyển Nấm mốc trong quá trình trao đổi chất bài tiết

ra hóa chất enzim cho phép chúng có thể ăn mòn các chất liệu chất hữu như giấy

và bìa sách Ngoài ra, nhiều nấm mốc còn chứa các tố chất màu gây hoen ố giấy, vải hoặc da

Qua khảo sát kho tài liệu của Thư viện cho thấy, kho tài liệu phục vụ bạn đọc tại phòng đọc chung (tầng 5) bị nấm mốc xâm hại nhiều nhất Nhiều tài liệu quý hiếm mặc dù đã được đóng bìa nhưng vẫn bị nấm mốc và mối mọt ăn mòn tạo ra những vết đen trên giấy làm mờ và hư hỏng chính văn tài liệu

Động vật

Loài động vật phá hoại tài liệu đáng chú ý nhất là chuột Chuột còn có thói quen mài răng bằng cách cắn Vì vậy tài liệu luôn là đối tượng phá hoại của chúng

Đây chính là lý do khiến các tài liệu này thường có tuổi thọ và độ bền vững giảm xuống, gây nhiều khó khăn đối với công tác bảo quản tài liệu và kho sách báo của Thư viện

2.1.2 Nguyên nhân vật lý và hóa học

Ánh sáng

Ánh sáng là nguyên nhân phổ biến gây hư hại cho các bộ sưu tập ở thư viện và cơ quan lưu trữ Bao gồm ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo Ánh sáng gây hư hại bằng nhiều cách khác nhau như có thể làm giấy phai màu, ố vàng hay xỉn đen; làm yếu và giòn các sợi xenlulo cấu tạo nên giấy hoặc làm cho

các vật phẩm và chất nhuộm trong các tài liệu, ảnh và các tác phẩm nghệ thuật bị nhạt màu hoặc đổi màu

Ánh sáng huỳnh quang phát phóng xạ cực tím có tính hủy hoại đến tài liệu Một điều đáng lưu ý là mọi ánh sáng đều có tác hại và ảnh hưởng mang tính tích lũy

Ánh sáng còn cung cấp năng lượng gây ra các phản ứng hóa học Một trong những phản ứng hóa học phải kể đến là phản ứng quang hóa tức là oxi hóa, gây hư hại cho tài liệu Ánh sáng mặt trời còn gây phá hủy lớp ghi dữ liệu của mặt đĩa

Nhiệt độ và độ ẩm tương đối

Nhiệt độ cao kéo theo độ ẩm tương đối thấp, gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thủy phân trong giấy dẫn đến mờ chữ, khô giòn giấy Lớp ghi của đĩa sẽ bị bong tróc khi gặp nhiệt độ cao Thậm chí nhiệt độ quá cao có thể làm biến dạng đĩa (gây méo, vênh đĩa)

Độ ẩm tương đối cao sẽ xúc tiến các phản ứng hóa học có hại đối với tư liệu, và khi kết hợp với nhiệt độ cao gây ra sự phát triển của nấm mốc cũng như các loại côn trùng khác Sự thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối hàng ngày

và theo mùa có thể làm các tư liệu lưu trữ nở ra hoặc co lại Dẫn tới tình tạng

quăn giấy, bong mực, cong vênh bìa sách, và có vết trên ảnh

Khi nhiệt độ tăng lên và độ ẩm tương đối giảm xuống, hơi ẩm sẽ được thải

từ một hiện vật có chứa hygroscopic ra ngoài không khí, vì hiện vật này cố gắng duy trì trạng thái cân bằng Khi nhiệt độ hạ xuống và độ ẩm tương đối lại tăng lên, hơi ẩm quay trở lại hiện vật Điều này gây tổn hại nghiêm trọng đến chất liệu tổng hợp như nội thất và các tác phẩm nghệ thuật, khiến cho sách báo và giấy tờ bị quăn queo và biến dạng Môi trường ẩm ướt có thể gây mốc và ảnh hưởng đến lướp ghi của đĩa

Sự lão hóa của tài liệu

Sự lão hóa của bản thân tài liệu cũng là một trong những nguyên nhân quan trọng ảnh hưởng tới vốn tài liệu có trong thư viện Chất lượng giấy, mực in kém do tác động bởi các phản ứng hóa học của các thành phần tạo nên nó và do

sự nhạy cảm với môi trường bên ngoài là nguyên nhân chính gây ra sự lão hóa cho tài liệu Mặc dù được bảo quản, giữ gìn hết sức cẩn thận, tài liệu thư viện vẫn bị hủy hoại, hư hỏng sau một thời gian sử dụng Người ta gọi đó là quá trình lão hóa tài liệu

Đối với tài liệu lưu trữ trên CD – ROM sau một thời gian sử dụng do nhiều nguyên nhân như sử dụng quá nhiều, thời tiết nóng, ẩm, bụi, ổ dĩa sẽ bắt đầu có những hư hỏng

2.1.3 Thiên tai, hỏa hoạn

Thiên tai bất ngờ như bão, lũ lụt, động đất, sóng thần và hỏa hoạn… có sức phá hoại tài liệu rất ghê gớm Vì đây thường là những yếu tố không dự báo trước được do vậy hậu quả mà nó gây ra cho thư viện hết sức nghiêm trọng

Hỏa hoạn thường xảy ra chủ yếu do sự thiếu cẩn trọng của con người nhất

là khi hút thuốc lá, đun nấu…có thể gây nên các vụ hỏa hoạn lớn Bên cạnh đó việc tổ chức chiếu sáng thư viện không đúng (sử dụng điện quá cường độ) dẫn đến đường dây dẫn quá nóng hoặc dây dẫn bị mục nát gây chạm mạch điện và bị bốc cháy… khiến một bộ phận hoặc toàn bộ tài liệu trong kho đều có nguy cơ bị phá hủy nghiêm trọng

2.1.4 Tác động của kỹ thuật và con người

Lỗi thời về công nghệ, khổ mẫu, format dữ liệu

Khoa học công nghệ phát triển từng ngày từng giờ, các phần mềm mới liên tiếp ra đời, phiên bản trước dần dần trở nên lỗi thời và bị xóa bỏ Nếu tổ chức không kịp thời di chuyển dữ liệu sang phiên bản mới hơn, dữ liệu sẽ không đảm bảo sự vẹn toàn của nó

Hacker xâm phạm

“Hacker” viết ra virus Một khi virus xâm nhập vào máy tính cá nhân, nguy hiểm hơn là máy chủ của tổ chức, virus sẽ “ăn” toàn bộ hay một phần dữ liệu

CSDL đôi khi cũng bị virus xâm nhập phá hỏng dữ liệu do một người hay một nhóm người sử dụng sự hiểu biết của mình về cấu trúc máy tính, hệ điều hành, mạng, các ứng dụng trong môi trường internet… để tìm lỗi, lỗ hổng bảo mật Từ đó, họ dùng công cụ virus, worn để xâm nhập vào máy tính người dùng nhằm lấy cắp thông tin, phá hoại…

Ý thức của người sử dụng và cán bộ thư viện

Con người là nguyên nhân quan trọng nhất cho sự hư hỏng của tài liệu Hành động của con người đối với tài liệu cũng là nguyên nhân phá hỏng tài liệu hoặc đẩy nhanh quá trình phá hỏng tài liệu Việc không tuân thủ đúng những quy định của Thư viện, sự thiếu ý thức của bạn đọc và thiếu trách nhiệm của cán bộ

thư viện là những nguyên nhân làm hủy họai và mất mát tài liệu

Nhiều bạn đọc vô ý gấp sách, viết, tẩy xoá, hay để thực phẩm và đồ uống dính vào tài liệu thậm chí cắt dán, xé các trang tài liệu mình cần… khiến tài liệu

bị dây bẩn, rách, nát…

Thực tế cho thấy có nhiều trang tài liệu của Thư viện bị xé lung tung, thậm chí nhiều tài liệu quý hiếm bị đánh cắp Đây được coi là hành động phá hoại nghiêm trọng vì các tài liệu bị đánh cắp nhiều khi khó có thể kiếm lại được

Ngoài ra, việc phô tô các trang tài liệu cũng là một nguyên nhân làm cho chữ chóng mờ, giấy chóng giòn, làm giảm tuổi thọ của tài liệu Thậm chí những quyển sách quá dày trong quá trình sao chụp tài liệu cũng làm gáy sách mau hỏng