ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin

ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin

Mục Lục

Lời nói đầu 2

Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài 3

1 Bài toán đặt ra 3

1.1Ưu điểm của hệ thống cũ: 3

1.2Nhược điểm của hệ thống cũ: 3

2.Yêu cầu của đề tài 3

3.Xác lập dự án 3

Phần 2: Phân tích hệ thống 4

1.Mô tả về môi trường hoạt động: 4

2Khảo sát các nghiệp vụ có thể có 4

2.1.Mô tả nghiệp vụ: 4

2.2.Quy trình nghiệp vụ như sau: 5

Phần 3: Mô hình quản lý 12

1.Sơ Đồ Phân Rã Chức Năng 12

2.Sơ Đồ Mức Ngữ Cảnh 13

3.Sơ Đồ Mức Đỉnh 15

4.Xác định thực thể và các thuộc tính 22

4.1.Tài sản thiết bị 22

4.2 Nhập Thiết Bị 22

4.3 Giao Cho Bộ Môn 22

4.4 Chuyển Trả Khoa 23

4.5 Xuất Thiết Bị 23

4.6 Hồ Sơ Thiết Bị 23

4.7 Chuyển Giao Quản Lý 24

5 Bảng thực thể và các thuộc tính 24

Phần 4: Thiết kế 26

1.Mô hình quan hệ 26

2.Chuẩn hóa 26

3 Mô hình ER 27

Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng 28

1Giao diện nhập thiết bị 28

2Giao diện xuất thiết bị 29

3Giao diện tìm kiếm 29

Phần 6: Kết Luận 30

Lời nói đầu

Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếuđược trong mọi lĩnh vực đời sống và cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đãgiúp cho việc quản lí hồ sơ, sổ sách trong các cơ quan , trường học trở nên rất tiện lợi.Khác với việc quản lí hồ sơ, sổ sách theo phương pháp thủ công truyền thống, việcquản lí hồ sơ bởi máy tính đã khắc phục được những khó khăn và yếu kém của quản lítheo phương pháp truyền thống, đó là giảm được số lượng người tham gia quản lí, sựvòng vèo trong các quy trình xử lí, tốc độ việc cập nhật và lấy thông tin tăng lên rấtnhiều, thông tin tập trung và gọn nhẹ không cồng kềnh, việc tính toán bằng máy cũnggiảm tối thiểu những sai sót

Vì vậy ứng dụng tin học trong công tác quản lý thiết bị khoa công nghệ thông tin

là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lýtrong trường thuận lợi và dễ dàng hơn Và đây là công việc của những người làm tinhọc chúng em

Bài toán phân tích và thiét kế hệ thống quản lí thiết bị khoa công nghệ thông tin là

đề tài của nhóm sinh viên chúng em, nhằm giúp sinh viên tiến hành khảo sát và thựchiện phân tích và thiết kế một hệ thống có thực, giúp sinh viên nắm vững môn học nàycũng như bước đầu làm quen với công việc phân tích và thiết kế hệ thống tin học, cónhững hiểu biết cơ bản về công việc này

Dựa trên những kiến thức về bộ môn này, nhóm chúng em chọn đề tài : Quản líthiết bị khoa công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng Nhómchúng em hy vọng đề tài này tuy không phải là một giải pháp tối ưu nhưng sẽ giảiquyết được những khâu chủ yếu của một trình quản lý được sử dụng phổ biến ở các

Phần 1: Mục tiêu và yêu cầu của đề tài

1 Bài toán đặt ra

Quản lý trang thiết bị được giao tại các bộ môn của khoa CNTT với hệ thốngquản lý cũ bằng văn bản giấy tờ: Quản lý sử dụng trên văn bản giấy tờ; dùng sổ đểtheo dõi tình trạng thiết bị của từng phòng; nhập các thiết bị thủ công, chỉ có sự tínhtoán của máy tính; tìm kiếm, tra cứu thủ công trên sổ sách

1.1Ưu điểm của hệ thống cũ:

a) Hệ thống đã quen thuộc

b) Giá thành thấp

1.2Nhược điểm của hệ thống cũ:

c) Do quản lý bằng sổ sách giấy tờ nên tốn thời gian và nhân lựcd) Dễ xảy ra sai sót

e) Khó có thể quản lý một cách chính xác thiết bịf) Dữ liệu có thể bị mất mát

g) Tìm kiếm, tra cứu mất rất nhiều thời gian

Do vậy, yêu cầu đặt ra phải có một hệ thống mới, ứng dụng tin học vào quátrình quản lý nhằm loại bỏ tất cả những nhược điểm trên của hệ thống cũ , đồngthời có những tính năng vượt trội so với hệ thống cũ

2.Yêu cầu của đề tài

Hệ thống mới phải có những tính năng sau đây:

 Quản lý được giao nhận, nhập xuất của các thiết bị

 Quản lý được trang thiết bị của từng phòng ban bộ môn: có trang thiết bị

gì, số lượng trang thiết bị, tình trạng ra sao, thêm mới và sửa chữa

 Quản lý chuyển quản lý thiết bị giữa các bộ môn, các phòng đặt

 Tìm kiếm và báo cáo theo nhiều chỉ mục khác nhau

3.Xác lập dự án

 Dự trù: nhóm 6 người hoàn thành trong thời gian 5 tuần

Môi trường phát triển: Microsoft word 2003 – dùng để viết báo cáo

Phần 2: Phân tích hệ thống

1.Mô tả về môi trường hoạt động:

 Hệ thống quản lý thiết bị khoa CNTT sẽ được cài đặt, hoạt động tại máy tính ởvăn phòng khoa CNTT và được vận hành bởi nhân viên của khoa

- Theo dõi được hồ sơ thiết bị, kiếm tra đánh giá được tình trạng thiết bị

- Có khả năng chuyển giao các thiết bị giữa các bộ môn trong khoa

2Khảo sát các nghiệp vụ có thể có

2.1.Mô tả nghiệp vụ:

- Khoa Công nghệ thông tin trường Cao Đẳng Cộng Đồng là nơi chịutrách nhiệm cung cấp các thiết bị liên quan tới tin học để phục vụ công tác,phục vụ thí nghiệm, thực hành, thực tập của sinh viên khoa mình cũng như cácđơn vị hay khoa khác theo các quy định, sắp xếp của nhà trường Công nghệthông tin với tính chất là một ngành phát triển rất nhanh với sự phát triển củakhoa học công nghệ, chính vì lẽ đó mà để bắt kịp sự phát triển của công nghệthì hàng năm khoa các thiết bị của khoa cũng luôn luôn được mua mới để đápứng nhu cầu thực hành, tìm tòi của sinh viên

- Các thiết bị này sau có thời gian sử dụng lâu dài, có thể do mua hoặc dođược cung cấp, tài trợ…Thiết bị nhập về được lưu ở kho của trường, sau đó

- Trong phạm vi của bài tập chỉ xét quá trình quản lý thiết bị cụ thể ở khoaCNTT sau khi thiết bị đã được giao về khoa, không xét đến quá trình nhập thiết

bị về trường hay lưu kho của phòng hành chính tổng hợp

 Sự phân cấp ở khoa như sau:

2.2.Quy trình nghiệp vụ như sau:

 Thiết bị sau khi được phòng hành chính tổng hợp mua về sẽ được đưa vào kho của nhà trường Để chuyển giao số thiết bị này cho khoa sẽ phải làm thủtục nhập về kho, với phiếu xuất kho theo biểu mẫu sau:

Khoa

Bộ môn

trách nhiệmNgười chịu trách nhiệm

Đơn Vị Tính

Số Lượng Ghi Chú

Tổng số tiền (viết bằng chữ):

Nhập ngày tháng năm 20

là khoa CNTT ) theo biểu mẫu sau:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc Số :……… /HCTH

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ, VẬT TƯ, DỤNG CỤ Đại diện phòng HCTH : Ông (bà) ………

Đại diện bên giao :Ông (bà)………

Đại diện bên nhận : Ông (bà)………

Theo lệnh điều động số:………./HCTH của Trường, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau: ………

………

………

………

ĐẠI DIỆN P.HCTH ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN

 Tại đơn vị được phân bổ thiết bị ( khoa CNTT ), thiết bị sẽ được phân về bộ môn cụ thể và đồng thời bộ môn đó sẽ có 1 người được phân công quản lý thiết bị, chịu trách nhiệm cụ thể về thiết bị đó Biên bản bàn giao có dạng :

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự Do – Hạnh Phúc

Số :……… /Khoa CNTT

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ Bàn giao thiết bị từ khoa CNTT Tới bộ môn

Đại diện bên giao :Ông (bà)………

Đại diện bên nhận : Ông (bà)………

Người chịu trách nhiệm quản lý : Ông (bà) ……… ………

Theo lệnh điều động số:………./HCTH của Khoa CNTT, các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị , dụng cụ và vật tư sau: ………

………

………

………

 Người được phân công quản lý thiết bị sẽ có trách nhiệm kiểm tra theo dõi tình hình thiết bị và ghi vào sổ theo dõi với mẫu sau:

SỔ THEO DÕI THIẾT BỊ TẠI NƠI SỬ DỤNG

- Trong quá trình sử dụng, vận hành nếu có gì bất thường phải báo ngay với

người quản lý chịu trách nhiệm thiết bị đó Mọi thay đổi, điều chuyển đềuphải được theo dõi và ghi vào sổ theo dõi thiết bị

- Người quản lý phải có trách nhiệm báo cáo tình trạng của thiết bị theo một

khoảng thời gian quy định trước

lượng Phòng Đặt

Tình trạngthiết bị

 Trong quá trình sử dụng, thường có yêu cầu di chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộ môn khác, từ phòng lắp đặt này sang phòng lắp đặt khác, từ người chịu trách nhiệm này sang người khác và thực hiện theo biểu mẫu :

BIÊN BẢN BÀN GIAO THU HỒI, ĐIỀU CHUYỂN TÀI SẢN

Hôm nay, ngày…… tháng… năm……tại……….

……….…… ………

Đại diện bên giao: Ông (bà):………

Đại diện bên nhận: Ông (bà):………

Theo lệnh điều động số…………/…………của khoa , các bên liên quan đã tiến hành bàn giao các loại thiết bị, vật tư sau: ……….…… ………

……….…… ………

……….…… ………

……….…… ………

……….…… ………

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

ngày tháng năm

 Khi thiết bị hỏng hóc, có sự cố sẽ được chuyển trả về phòng hành chính tổng hợp Hay khi thiết bị hết giá trị sử dụng cũng sẽ được báo cáo để chuyển trả Khi đó thiết bị sẽ được chuyển vào kho theo biểu mẫu xuất kho:

PHIẾU XUẤT KHO

Đơn Vị Tính

Số Lượng Ghi Chú

Nhập ngày tháng năm 20

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

3.2 Phòng đặt

5 Tìm kiếm

4.1 Bảng tính thống kê

3.1 Bộ môn

2.1 Hồ sơ thiết bị

4.3 Báo cáo tình hình

kiếm theo

mã thiết bị

5.2 Tìm kiếm theo tên thiết bị

5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách

3.4 Thiết bị

4.2 Bảng thiết bị

4 Thống kê báo cáo

3 Quản lý danh mục dùng chung

2.2 Chuyển quản lý

4.3 Báo cáo tình hình thiết bị

5.1 Liệt kê thiết bị theo danh sách

5.2 Tìm kiếm theo tên thiết bị

5.3 Tìm kiếm theo mã thiết bị

2

4

31

Quản lýgiao nhận

5Tìm kiếm

4

Thống kêbáo cáo

d kiểm kê thiếtbị

Khoa

a sổ tài sản thiết

bịNgười quản lý

2 Bàn giao thiết bị về khoa

3 Thông tin thiết bị

4 Báo cáo về khoa

5 Tổng hợp thông tin thiết bị

6 Liệt kê thiết bị, Lấy, trả thông tin thiết bị

7 Theo dõi tình hình thiết bị, Dịch chuyển thiết bị

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý giao nhận( Mức 1 )

1

Quản lý giao nhận

a sổ tài sản thiết bị

f sổ theo dõi thiết bị

cố định

c dịch chuyển thiết bị

c dịch chuyển thiết bị

1.2

Giao cho

bộ môn1.3

Giao trả khoa

1

3

Chú thích:

1 Thông tin thiết bị

2

Quản lý sửdụng

2.2

Chuyển quản lý

Phòng đặt

3.3

Người quản lýKhoa

b hồ sơ thiết bị

a sổ tài sản thiết bị

d kiểm kê thiếtbị

f sổ theo dõi thiếtbị

cố định

12

Chú thích:

1,2 Tổng hợp thông tin thiết bị

4.1

Bảng tính thống kê

4.2

Bảng thiết bị

4.3

Báo cáo tình hình thiết bịKhoa

d kiểm kê thiết

Chú thích:

1 Liệt kê thiết bị

2, 3 Lấy, trả thông tin thiết bị4.Mô hình khái niệm dữ liệu

5.1

Liệt kê thiết bị theo danh sách

5.2

Tìm kiếm theo tên thiết bị

5.3

Tìm kiếm theo mã thiết bị

b hồ sơ thiếtbị

 Đầu ra: Làm thay đổi trong cơ sở dữ liệu, kho của khoa sẽ được thêm vào một

số lượng thiết bị với chủng loại và số lượng tương ứng

4.3 Giao Cho Bộ Môn

 Mục Tiêu: Là chức năng tương ứng với nghiệp vụ bàn giao thiết bị từ kho củakhoa về từng bộ môn và sẽ được phân công cho một người trực thuộc bộ môn

đó quyền quản lý cũng như được đưa về một phòng xác định thuộc bộ môn

 Đầu ra: Lưu các thông tin đã nhập vào trong CSDL Thiết bị lúc này sẽ trựcthuộc 1 bộ môn, một người quản lý, một phòng cụ thể.

4.4 Chuyển Trả Khoa

 Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ đưa trả thiết bị từ bộ môn về kho của khoa

 Đầu vào: Biên bản điều chuyển thiết bị

 Đầu vào: Các thông tin

- TTDM liên quan đến thiết bị

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Tình trạng thiết bị

4.7 Chuyển Giao Quản Lý

 Mục tiêu: Tương ứng với nghiệp vụ điều chuyển thiết bị từ bộ môn này sang bộmôn khác, từ người phụ trách này sang người phụ trách khác, từ phòng nàysang phòng khác vốn rất cần thiết trong khoa CNTT

 Đầu vào:

- Mã thiết bị

- Tên thiết bị

- Số lượng

- Tình trạng thiết bị hiện tại

- Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

 Đầu ra: Thiết bị trong CSDL sẽ thuộc về một bộ môn, một người phụ trách hay một phòng đặt khác

Thông số kỹ thuật

Số tháng bảo hành

Chuyển trả khoa

Mã thiết bị Tên thiết bị

Số lượng

Giao cho bộ môn

Chuyển giao quản lý

Mã thiết bịTên thiết bị

Số lượng

Tình trạng thiết bị hiện tại

Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

Phần 4: Thiết kế

1.Mô hình quan hệ

Tài sản thiết bị ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số tháng bảo hành, Tháng năm đưa vào

SD, Đơn vị tính, Thông số kỹ thuật )

Nhập thiết bị ( Mã phiếu nhập, Ngày nhập, Mã thiết bị, Tên thiết bị, Số lượng, Ngườiquản lý )

Giao cho bộ môn ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Bộ môn, Phòng đặt, Mãthiết bị )

Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị )

Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mãphiếu xuất )

Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đếnthiết bị )

Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bịsau khi điều chỉnh )

Chuyển trả khoa ( Người quản lý, Tên thiết bị, Số lượng, Mã thiết bị )

Xuất thiết bị ( Người quản lý, Mã thiết bị, Ngày xuất, Tên thiết bị, Số lượng, Mãphiếu xuất )

Hồ sơ thiết bị ( Tình trạng thiết bị, Mã thiết bị, Tên thiết bị, TTDM liên quan đếnthiết bị )

Chuyển giao quản lý ( Mã thiết bị, Tên thiết bị, Tình trạng thiết bị hiện tại, tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh )

Số lượng

Mã thiết bị

Chuyển giao quản lý

Mã thiết bịTên thiết bị

Số lượng

Tình trạng thiết bị hiện tại

Tình trạng thiết bị sau khi điều chỉnh

Mã thiết bịTên thiết bịTình trạng thiết bị

Giao cho bộ môn

Mã thiết bịNgười quản lý

Số lượng

Bộ mônPhòng đặt

Tài sản thiết bị

Mã thiết bị

Số tháng bảo hànhTháng năm đưa vào SDĐơn vị tính

Thông số kỹ thuật

Phần 5: Thiết kế giao diện : Giao diện người dùng

1Giao diện nhập thiết bị

2Giao diện xuất thiết bị

3Giao diện tìm kiếm

Phiếu xuất

Số phiếu Khoa:

Phần 6: Kết Luận

 Ưu điểm : - Thiết thực dễ dàng sử dụng và nâng cấp

- Thiết kế cụ thể , chi tiết, nhiều chức năng

 Khuyết điểm : Còn thiếu 1 số chức năng

 Hướng phát triển : Trao đổi thông tin trên mạng.