Điều kiện đảm bảo thực hiện đổi mới phương thức thu tiền điện tại Công ty điện lực Long Biên - Tổng công ty điện lực thành phố Hà nội

Ban Lãnh đạo Công ty Công ty cũng xây dựng Ban chỉ đạo, Tổ hỗ trợ thanh toán điện tử, chỉ đạo phòng ban chuyên môn nghiệp vụ xây dựng “Đề án phát triển khách hàng thanh toán tiền điện [r]

TÓM TẮT LUẬN VĂN

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO ĐỔI

MỚI PHƯƠNG THỨC THU TIỀN ĐIỆN Ở CÁC CÔNG TY ĐIỆN LỰC

1.1 Phương thức thu tiền điện và sự cần thiết phải đổi mới phương thức thu tiền điện đối với hoạt động kinh doanh ở các Công ty điện lực

1.1.1 Khái niệm phương thức thu tiền điện

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “phương thức” là phương pháp và hình thức tiến hành công việc; “phương pháp” là cách thức tiến hành công việc để có hiệu quả cao

Phương thức thu tiền điện là hệ thống các hình thức, phương pháp thanh toán nhằm tạo ra các điều kiện thuận lợi nhất cho khách hàng khi mua sản phẩm điện năng

1.1.2 Đặc điểm của phương thức thu tiền điện truyền thống

- Thu tiền điện tại nhà, trụ sở của khách hàng sử dụng với hình thức hóa đơn tiền điện giấy

- Thu tiền điện tại nhà, trụ sở của khách hàng sử dụng với hình thức hóa đơn điện tử

- Thu tiền điện tại quầy thu, điểm thu cố định (tại trụ sở tổ dân phố, nhà văn hoá)

1.1.3 Đặc điểm của phương thức thu tiền điện hiện đại

Hoà nhập với xu thế phát triển của xã hội các hình thức thanh toán ngày càng phổ biến rộng rãi thông qua giao dịch thanh toán như: Internet, Moblie, ATM, trích nợ tài khoản tự động… nhằm đắp ứng nhu cầu thanh toán trong giao dịch Công ty Điện lực thực hiện đa dạng hoá phương thức thu tiền điện, đặc biệt đẩy mạnh đổi mới sang hình thức thanh toán tiền điện qua ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán

1.1.3 Sự cần thiết phải đổi mới phương thức thu tiền điện ở các Công ty Điện lực Việt Nam

Đổi mới các phương thức thu tiền hợp lý với sự phát triển của kinh tế sẽ giúp cho công ty kinh doanh hiệu quả, đạt các kết quả kinh doanh trong chiến lược kinh doanh hàng năm và là tiền đề cho hoạt động quản lý thu và theo dõi nợ của công ty

Cùng với sự phát triển của CNTT, thị trường dịch vụ ngân hàng tài chính; ngành điện đặc biệt tuyên truyền, vận động các khách hàng sử dụng dịch vụ thanh toán qua dịch vụ ngân hàng Thu tiền điện qua hệ thống ngân hàng, qua tổ chức trung gian không chỉ mang lại tiện ích cho khách hàng mà còn giúp ngành Điện tối

ưu hóa nguồn nhân lực, nâng cao năng suất lao động; tăng cường sự quản lý của Nhà nước, minh bạch và chống thất thu thuế

1.2 Một số điều kiện đảm bảo đổi mới phương thức thu tiền điện ở các Công

ty Điện lực

1.2.1 Điều kiện về tổ chức quản lý

Cơ cấu máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng và quyết định toàn bộ hoạt động của tổ chức Nếu doanh nghiệp có bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho CBCNV thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách có hiệu quả và thuận lợi hơn Mặt khác, giúp cho doanh nghiệp đó thích nghi được với môi trường kinh doanh đầy biến động, rủi ro và nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

1.2.2 Điều kiện về pháp lý

Hệ thống pháp lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, nó tác động trực tiếp đến mọi phương diện: chống độc quyền, thuế, bảo hộ, bảo vệ môi trường, những chính sách này sẽ tạo ra cơ hội hay nguy

cơ cho các doanh nghiệp khác nhau

1.2.3 Điều kiện về con người

Con người đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, mọi quyết định liên quan đến chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp đều do con người quyết định; văn hóa tổ chức tốt hay chưa tốt; khả năng cạnh tranh trên thị trường mạnh hay yếu v.v Yếu tố con người là điều kiện cần để các máy móc, công nghệ kỹ thuật phát huy hết tính năng hiệu quả hoạt động của

nó

1.2.4 Điều kiện về cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất là yếu tố hữu hình trong doanh nghiệp; là nhân tố quan trọng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó đem lại sức mạnh cạnh tranh cho các doanh nghiệp thông qua sức sinh lời của tài sản

1.2.5 Điều kiện về sự tham gia của các bên có liên quan (Bên đối tác)

Hệ thống ngân hàng, các tổ chức trung gian thanh toán như ECPAY, PAYOO, BANKPLUS với tư cách là đơn vị trung gian hỗ trợ triển khai dịch vụ điện tử đóng một vai trò rất quan trọng Việc triển khai và phát triển các dịch vụ thanh toán điện tử phụ thuộc rất lớn vào nền tảng hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống mạng, các phần mềm được thiết kế cho các quy trình hoạt động của các dịch

vụ này và công tác truyền thông, giáo dục người dân sử dụng dịch vụ Nếu có nhiều phương tiện thanh toán và dịch vụ thanh toán mới, hiện đại, tiện ích ra đời trên cơ sở ứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ, đáp ứng tốt hơn các nhu cầu của khách hàng cũng như yêu cầu của nền kinh tế sẽ đem lại hiệu quả cao trong kinh doanh của doanh nghiệp và các bên có liên quan

1.2.5 Điều kiện về tài chính

Đây là một trong những điều kiện quan trọng, nó quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua nguồn lực tài chính hay vốn bằng tiền của doanh nghiệp sẽ chi cho các hoạt động như đầu tư mới, mua máy móc thiết bị, công nghệ hiện đại, trả lương cho CBCNV

1.2.6 Điều kiện về nhận thức và sự chấp nhận của khách hàng

Một yếu tố quan trọng giúp cho việc nhận thức vai trò và lợi ích của hoạt động thanh toán trực tuyến là trình độ của người sử dụng (khách hàng) Tâm lý khách hàng ảnh hưởng tới việc lựa chọn phương thức thanh toán tiền điện của họ Mỗi khách hàng khi đưa việc tìm kiếm, lựa chọn sản phẩm dịch vụ đó

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới điều kiện đảm bảo đổi mới phương thức thu tiền điện

1.3.1 Sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ liên quan đến đổi mới phương thức thu tiền điện

1.3.2 Công tác đào tạo, tổ chức cán bộ và bố trí sử dụng người lao động

1.3.3 Sự phát triển của hệ thống trung gian thanh toán

1.3.4 Tình hình tài chính doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÁC ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO THỰC HIỆN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC LONG BIÊN – TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1 Thực trạng hoạt động thu tiền điện ở Công ty Điện lực Long Biên

2.1.1 Một số đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty Điện lực Long Biên

2.1.1.1 Đặc điểm về công nghệ sản xuất

2.1.1.2 Đặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.2 Thực trạng hoạt động thu tiền điện ở Công ty Điện lực Long Biên

Hoạt động thu và theo dõi nợ tiền điện là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh điện năng, kết quả đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh Tính đến 31/12/2015 công ty có 95.245 khách hàng trong đó có 90.775 khách hàng ký HĐMBĐ sinh hoạt và 4.470 khách hàng ký HĐMBĐ ngoài mục đích sinh hoạt; tăng 5,76% so với năm 2014 và tăng 15,08% so với năm 2012 Lượng khách hàng tăng lên cùng với tốc độ đô thị hoá của địa bàn quận Long Biên và đảm bảo cung ứng điện ổn đinh, an toàn, liên tục cho hoạt động sinh hoạt của người dân, cho các sự

kiện văn hóa, chính trị - xã hội trên địa bàn quận với chất lượng dịch vụ cao

Tình hình thu tiền điện đạt luôn đạt cho với kế hoạch đề ra của Tổng công ty, tỷ

lệ thu tiền điện đều đạt trên 99%, nếu tính phần dư nợ cho phép thì tỷ lệ này đạt là 100% do phần số dư nợ kì 3 (kì cuối ghi số vào ngày 29 hàng tháng ) chưa thu được, tỷ lệ nợ tồn trên tổng số phải thu chiếm 0,018% , tình hình thu nộp tiền điện ngày càng được cải thiện qua các năm con số này thấp vẫn đạt hiệu quả thu nợ

2.1.3 Các phương thức thu tiền điện hiện hành ở Công ty Điện lực Long Biên

Dưới đây là một số phương thức thu tiền điện mà công ty đã áp dụng tại Công ty Điện lực Long Biên trong 10 năm vừa qua: thu tại nhà truyền thống, thu tại nhà bằng hoá đơn điện tử, thu tại điểm thu cố định và thu qua ngân hàng và tổ

chức trung gian thanh toán Công ty điện lực Long Biên đổi mới các phương thức thu tiền điện trên cơ sơ đa dạng hoá các hình thức thanh toán cho khách hàng để đạt được kết quả kinh doanh ngày càng cao hơn Tỷ trọng khách hàng thanh toán tiền tại nhà và điểm thu có xu hướng giảm mạnh qua các năm Song song với xu hướng giảm của phương thức thu tại nhà thì thu qua ngân hàng và tổ chức trung gian có xu hướng ngược lại, tăng tỷ trọng khách hàng thanh toán Lượng khách hàng của công ty lựa chọn hình thức thanh toán qua ngân hàng, tổ chức trung gian thanh toán tăng qua các năm Đến năm 2015, công ty yêu cầu toàn bộ khách hàng

cơ quan phải thực hiện thanh toán qua ngân hàng

2.2 Phân tích thực trạng các điều kiện đảm bảo để thực hiện đổi mới phương thức thu tiền điện từ truyền thống sang phương thức thu tiền điện qua ngân hang và tổ chức trung gian tại Công ty Điện lực Long Biên

Đứng trước xu thế hội nhập quốc tế, đã mang lại những cơ hội và thách thức cho toàn bộ nền kinh tế nói chung cũng như đối với ngành tài chính – ngân hàng nói riêng Hiện nay các ngân hàng đã và đang quan tâm đến việc đa dạng hoá dịch vụ sản phẩm ngân hàng theo hướng quốc tế, nắm bắt thị yếu của khách hàng trong thanh toán, tiếp cận thị trường bán lẻ và đem lại nhiều tiện ích cho khách hàng Trước những mặt hạn chế của các phương thức thu truyền thống tại nhà, và điểm thu công ty đã thực hiện triển khai đổi mới phương thức trước đây sang phương thức thu qua ngân hàng và tổ chức trung gian để khác phục những mặt còn hạn chế trong công tác thu ở phương thức trên và đem lại những lợi ích cho các hai bên giũa công ty và khách hàng

2.2.1 Điều kiện về pháp lý

Để việc triển khai áp dụng hình thức hóa đơn điện tử, thanh toán qua ngân hàng và tổ chức trung gian thực hiện đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, trong phạm vi tài liệu này, công ty hệ thống lại và tóm tắt những quy định của pháp luật có liên quan trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử, thanh toán qua ngân hàng

và tổ chức trung gian, được điều chỉnh trong các văn bản quy phạm pháp luật

2.2.2 Điều kiện về tổ chức quản lý

Thu và theo dõi nợ tiền điện là khâu cuối cùng của quá trình kinh doanh điện năng, kết quả đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh Tổ thu và theo dõi nợ tiền điện thuộc Phòng kinh doanh, chịu sự quản lý của phòng kinh doanh Tổ thu tiền điện phối hợp cùng phòng kinh doanh có trách nhiệm theo dõi nợ chi tiết khách hàng, đôn đốc nợ tồn tiền điện

Ban Lãnh đạo Công ty Công ty cũng xây dựng Ban chỉ đạo, Tổ hỗ trợ thanh toán điện tử, chỉ đạo phòng ban chuyên môn nghiệp vụ xây dựng “Đề án phát triển khách hàng thanh toán tiền điện qua ngân hàng và tổ chức trung gian“ với nhiệm

vụ giúp việc, giám sát, hỗ trợ về mặt kiến thức, chuyên môn, các văn bản v.v… Tổ

hỗ trợ thanh toán thực hiện tổng hợp số liệu khách hàng làm các văn bản gửi UBND Phường, các tổ dân phố, và đặc biệt là gửi 100% công văn về việc chuyển đổi hình thức thanh toán qua ngân hàng tới các khách hàng trong khu vực triển khai

2.2.3 Điều kiện về con người

Hiện nay (tính đến ngày 31/12/2015) CBCNV của Điện lực là gần 300 người, được đào tạo, bổ sung thường xuyên và có tuổi đời bình quân: 35,5 tuổi Với những kiến thức, kinh nghiệm được truyền đạt và trao đổi trong quá trình tập huấn Công ty mong muốn dần hoàn thiện đội ngũ CBCNV làm việc tại các đơn vị trực thuộc, không chỉ giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà còn chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng

Với mục tiêu phát triển thanh toán qua ngân, Ban lãnh đạo công ty đã yêu cầu toàn thể CBCNV của công ty phải thực hiện thanh toán tiền điện qua ngân hàng trước ngày 30/03/2015 Với sự chỉ đạo sát sao của Ban lãnh đạo công ty và trách nhiệm của hơn 280 CBCNV của công ty đã thấy được tiện ích và tầm quan trọng của hoạt động thanh toán tiền điện qua ngân hàng đã đạt 100% CBCNV thực hiện thanh toán tiền điện qua ngân hàng

2.2.4 Điều kiện về cơ sở vật chất

Công ty Điện lực Long Biên được đặc biệt chú trọng trong công tác đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, máy móc để phù hợp với phát triển của công nghệ Để phục

vụ cho công tác ghi chỉ số kết hợp với đẩy mạnh hoá đơn điện tử Công ty đã đầu tư

62 máy tính bảng, bộ thiết bị camera và 3G do nhà mạng Moblie phone cung cấp

Để phục vụ cho công tác triển khai thu tiền điện qua ngân hàng, các tổ chức trung gian thanh toán công ty đã cập nhật “Chức năng kết nối thanh toán qua ngân hàng“ trên chương trình hệ thống CMIS, phân hệ quản lý CMIS cho từng phòng ban quản lý các nhiệm vụ khác nhau về hạ tầng kỹ thuật thì phải có 1 thiết bị máy chủ cấu hình CPU 2.0 GHz, Ram 1GB, HDD: 120 GB, hệ điều hành Window từ 2003 trở lên, DBMS oracle 9i Bên cạnh đó cần phải có 4 máy phục vụ cho công tác chấm nợ khách hàng tại công ty với cấu hình như bảng trên Chức năng kết nối thanh toán qua ngân hàng trên chương trình hệ thống CMIS, giao tiếp trên chuẩn ISO 8583 (chuẩn mã hóa được sử dụng trong các hê thống trao đổi giao dịch điện tử), giao tiếp thông qua các thông điệp đã được mã hóa, phân quyền các kết nối theo địa chỉ IP và theo cơ chế xác thực mật khẩu

2.2.5 Điều kiện về công tác phối hợp với các Ngân hàng và tổ chức trung gian

Công ty Điện lực Long Biên đã hợp tác với 10 ngân hàng (An Bình, BIDV, Agribank, Sacombank, Techcombank, HDbank, Vietcombank, VietinBank, Lienvietpost Bank, VIB Bank); và 3 tổ chức trung gian thanh toán cụ thể (Ecpay, Payoo); dịch vụ BankPlus của Viettel đa dạng hóa phương thức thanh toán tiền điện cho khách hàng Ngoài ra, khách hàng còn có thể thanh toán tiền điện tại một số cửa hàng tiện ích như: FPTShop, VinPro, VinPro+, VienthongA, VinMart, VinMart+, NguyenKim,

2.2.6 Điều kiện về tài chính

Để hoàn thành tốt công tác kinh doanh hàng năm, Công ty luôn xây dựng kế hoạch chi phí phục vụ cho phát triển thanh toán qua ngân hàng, tổ chức trung gian

ở công ty thực hiện cho việc thúc đẩy thanh toán qua ngân hàng thì công tác tuyên

truyền, và phát triển khách hàng tăng lên là rất cần thiết do đó ta thấy 3 khoản CP Phát triển khách hàng, CP Chăm sóc khách hàng, CP Tuyên truyền tiết kiệm điện tăng qua các năm Tuy nhiên, ngay từ đầu năm 2015, Công ty đã xây dựng chương trình TUCHP cho năm 2015

2.3 Đánh giá thực trạng các điều kiện đảm bảo đổi mới phương thức thu tiền điện của Công ty Điện lực Long Biên

2.3.1 Những kết quả đạt được

- Công ty đã thực hiện phương án tái cơ cấu, củng cố, nâng cao năng lực hoạt động của doanh nghiệp hoàn thành điều chỉnh mô hình tổ chức

- Công ty đã thành lập tổ hỗ trợ thanh toán điện tử trực thuộc Phòng Kinh doanh nhiệm vụ chính là tham mưu cho lãnh đạo đơn vị, hỗ trợ chuyển đổi hình thức thanh toán tại nhà sang qua ngân hàng, tổ chức trung gian

- Ban lãnh đạo Công ty luôn chỉ đạo sát sao công tác thu nộp tiền điện, đôn đốc thực hiện quyết toán hàng tháng

- Thực hiện bồi huấn, đào tạo đội ngũ thu ngân viên về các kiến thức CNTT, thanh toán điện tử

- Công ty thường xuyên triển khai các hoạt động rèn luyện kỹ năng giao tiếp gắn liền với công tác chuyên môn để chuẩn hóa các hành vi ứng xử văn hóa của mỗi người CBCNV trong Công ty”

- Thực hiện tốt thỏa ước lao động tập thể, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, đảm bảo đầy đủ việc làm, môi trường làm việc tốt và an toàn cho người lao động

- Triển khai thực hiện hóa đơn điện tử và kho nợ online

- Công ty đã phối hợp với các tổ dân phố các phường thu tiền điện tại các tổ dân phố từ 2-3 ngày/tháng (từ 16h – 20h) để tiến hành thu tại điểm thu

- Tiến hành trang bị các phương tiện máy tính, máy in, phát hành thẻ khách hàng Thực hiện phát loa di động để nhắc nhở khách hàng tại khu vực thanh toán tiền điện tại điểm thu

2.3.2 Những hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, trong quá trình triển khai đổi mới phương thức thu tiền điện Công ty còn có những hạn chê, những hệ quả không như mong muốn

- Khả năng xử lý công việc và tình huống trong công tác thu của thu ngân viên còn kém

- Khối lượng làm thông báo tạm ngừng bán điện tăng lên

- Công ty đã áp dụng công nghệ mới vào hoạt động kinh doanh nhưng chưa hiện đại, xảy ra một số lỗi về máy móc công nghệ

- Cung cấp thông tin thanh toán của khách hàng thiếu chính xác

- Các ngân hàng, các tổ chức trung gian tập trung rời rạc trên địa bàn và còn lúng túng khi giải đáp những thắc mắc của khách hàng

2.3.3 Nguyên nhân của hạn chế

Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến những mặt hạn chế trong việc thực hiện đổi mới phương thức thu tiền điện ở Công ty Điện lực Long Biên

- Bộ máy quản lý cồng kềnh

- Việc đào tạo còn thiên về lý thuyết, thiếu tình huống cụ thể trong công việc, khả năng học hỏi về công nghệ thông tin kém

- Đầu tư trang thiết bị công nghệ kém hiệu quả, hạn chế về kinh phí đầu tư

- Chiến lược kinh doanh đổi mới chưa cụ thể

- Công tác tuyên truyền hướng dẫn khách hàng thanh toán không sát sao

- Các ngân hàng, các tổ chức trung gian còn thiếu trách nhiệm, cung ứng dịch

vụ chưa tốt, không có nghiệp vụ về điện nên giải quyết thắc mắc của khách hàng còn lúng túng

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TẠO LẬP ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO THỰC HIỆN ĐỔI MỚI PHƯƠNG THỨC THU TIỀN ĐIỆN TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC LONG BIÊN – TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC