Về mặt ngôn ngữ: Do nhà cung ứng nguyên vật liệu chủ yếu ở nước ngoài, trong các giao dịch chủ yếu sử dụng tiếng anh, do đó sự bất đồng về mặt ngôn ngữ dễ dẫn đến việc h[r]
Trang 1TÓM TẮT LUẬN VĂN
Luận văn với đề tài: “Xử lý đơn hàng mua nguyên vâ ̣t liê ̣u ta ̣i Công ty TNHH Hê ̣ thống dây dẫn Sumi Viê ̣t Nam” được chia là 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan các công trình nghiên cứu
Chương 2:Những vấn đề cơ bản về xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp
Chương 3:Thực trạng về xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
Chương 4: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
1 Chương 1 tác giả đề cập đến các nội dung như sau:
- Các công trình đã thực hiện liên quan đến đề tài
- Các vấn đề luận văn tập trung nghiên cứu và tính không trùng lặp của luận văn
2 Chương 2 tác giả đề cập đến một số nội dung sau:
- Khái quát về nguyên vật liệu và xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu
- Những yếu tố cơ bản của quá trình xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu: Xử lý đơn hàng được xem là một loạt những hoạt động nằm trong chu trình xử lý đơn hàng Việc xử lý đơn hàng nguyên vật liệu rất quan trọng do đó, cần xem xét, phân tích từng hoạt động cụ thể trong sơ đồ 2.1
Trang 2Sơ đồ 2.1: Những yếu tố cơ bản của quá trình xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu
3 Chương 3 tác giả đề cập đến một số nội dung sau:
- Giới thiệu chung về Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
- Thực trạng xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
- Những kết luận rút ra qua nghiên cứu xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
Phân loại và đánh giá nhà cung ứng
So sánh chất lượng nguyên vật liệu
Xác đinh điều kiện giao hàng
Xác định thời gian
và quy mô đơn hàng
Thương thảo hợp đồng
Xác định phương thức vận chuyển hàng hóa
Kiểm tra chất nguyên vật liệunhập về Thanh toán
Trang 3* Nội dung thứ nhất, tác giả trình bày về lịch sử hình thành, chức năng nhiệm
vụ và quy trình sản xuất sản phẩm, một số kết quả hoạt động của doanh nghiệp về quy
mô và về tình hình tiêu thụ sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu, tổ chức bộ phận xử lý đơn hàng mua nguyên vật
* Nội dung thứ hai, trình bày về thực trạng xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty gắn liền với quy trình xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu:
+ Quy trình trong lựa chọn nhà cung ứng
Thị trường nguyên vật liệu cho sản xuất dây dẫn điện trong ô tô, xe máy của Công ty được chia ra làm hai loại thị trường: trong nước và nước ngoài Ban đầu khi mới thành lập Công ty mua nguyên vật liệu ở nước ngoài và phụ thuộc vào Công ty
mẹ SWS Saumột thời gian hoạt động Công ty nhận thấy cần thiết phải tiến hành nội địa hóa nguyên vật liệu đầu vào nhằm giảm chi phí Đến năm 2010, Công ty đã bắt đầu thiết lập được một số nhà cung cấp nguyên vật liệu trong nước và đã có được tự chủ trong giao dịch với các công ty này
Đối với khách hàng cung ứng mà Công ty có liên hệ trực tiếp thì hàng năm công ty đều gặp gỡ để thỏa thuận về kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho cả năm,
kế hoạch giá cả, các điều kiện khác như: thời hạn hợp đồng, thời hạn thanh toán, những cải thay đổi về mặt kỹ thuật của nguyên vật liệu
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phòng nguyên vật liệu tiến hành ký hợp đồng nguyên tắc với nhà cung ứng Trong hợp đồng này chưa có chi tiết số lượng mua bán từng lần giao hàng nhưng có đầy đủ các mục về thời hạn giao hàng, giá trị pháp lý, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán Để nâng cao trách nhiệm của bên công ty cung ứng với chất lượng nguyên vật, đối với nhà cung cấp trong nước còn phải ký kết hợp đồng đảm bảo chất lượng giữa Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam với công ty cung ứng Thời hạn các hợp đồng mua nguyên vật liệu trong nước hay nước ngoài là 1 năm, riêng đối với công ty SWS là thời hạn 3 năm
+ Quy trình trong mua nguyên vật liệu
Xác định thời gian và quy mô đơn hàng: Thời gian phát hành đơn đặt hàng theo
quy định của Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam là:Với nguyên vật
Trang 4liệu mua tại Việt Nam là 1 tháng trước ngày giao hàng Với nguyên vật liệu nhập khẩu
là 2 tháng trước ngày giao hàng
Tổng giá trị mua nguyên vật liệu của Công ty tăng qua các năm Năm 2010 tổng giá trị mua nguyên vật liệu là 36.403.425 USD trong đó giá trị mua nguyên vật liệu từ công ty SWS là 17.572.543 USD chiếm 48% Giá trị mua nguyên vật liệu của Công ty tăng nhanh, năm 2011 là 64.226.515 USD tăng 76% so với năm 2010, năm
2012 là 113.397.590 USD tăng 77% so với năm 2011 Điều này cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển nhanh và đều qua các năm Giá trị mua nguyên vật liệu từ công ty SWS năm 2011 là 33.734.982USD, chiếm tới 52% giá trị nguyên vật liệu trong năm 2011 Năm 2012 giá trị mua nguyên vật liệu từ công ty SWS là 48.636.965 USD, chiếm 43% tổng giá trị mua nguyên vật liệu năm 2012 Nguồn nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam còn phụ thuộc vào công ty mẹ
Xét về mặt giá trị mua nguyên vật liệu trong nước và nước ngoàicủa Công ty ở trong nước và ở nước ngoài tăng nhanh qua các năm Năm 2010 giá trị mua nguyên vật liệu
ở nước ngoài là 31.629.667 USD đến năm 2011 là 52.215.883 USD tăng gấp 1.7 lần
so với năm 2010 và năm 2012 giá trị mua nguyên vật liệu là 87.711.366 USD tăng gấp 2.8 lần năm 2010 Giá trị mua nguyên vật liệu ở trong nước năm 2012 là 25.686.224 USD tăng 2.5 lần so với năm 2011 và tăng 5.4 lần so với năm 2010 Tốc
độ tăng của giá trị mua nguyên vật liệu trong nước nhanh hơn tốc độ tăng của giá trị mua nguyên vật liệu nước ngoài cho thấy Công ty đã bắt đầu chuyển hướng nguồn nguyên vật liệu sang thị trường trong nước
Xét về mặt tỉ lệ mua nguyên vật liệu trong nước và nước ngoài giảm qua các năm, năm 2010 giá trị mua nguyên vật liệu ở nước ngoài chiếm 87% đến năm 2012 giảm xuống còn 77%, giảm 10% trong 2 năm Điều này cho thấy, Công ty đang dần nghiên cứu tập trung vào thị trường trong nước để chủ động hơn trong việc mua nguyên vật liệu, việc mua nguyên vật liệu trong nước sẽ giảm bớt rủi ro hơn so với nguyên vật liệu ở nước ngoài Tuy nhiên, nguồn nguyên vật liệu trong nước còn hạn chế nên hoạt động mua nguyên vật liệu trong nước còn tăng chậm, nguồn nguyên vật liệu của Công
ty vẫn nhập khẩu phần lớn ở nước ngoài
Trang 5Xác định phương thức vận chuyển, điều kiện giao hàng
Phương thức vận chuyển đối với nguồn nguyên vật liệu mua ở nước ngoài là đường biển và đường hàng không đối với hàng gấp Phương thức vận chuyển trong nước là đường bộ Mua nguyên vật liệu ở nước ngoài Công ty phải chịu thêm các chi phí vận chuyển từ cảng Hải Phòng về kho Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam, chi phí vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không từ cảng hoặc sân bay nước ngoài, chi phí làm hàng, chi phí lưu kho, các khoản thuế, phí Công ty liên doanh TNHH Nippon Express Việt Nam chuyên phụ trách những chi phí liên quan đến hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không và Chi nhánh công ty TNHH Yusen Logistic Quốc tế (Việt Nam) phụ trách những chi phí liên quan đến hàng hóa vận chuyển đường thủy Năm 2010 các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu nước ngoài là 545.918 USD, năm 2011 là 873.283 USD tăng gấp 1.60 lần so với năm
2010 Năm 2012 là 1.395.340 USD tăng gấp 2.56 lần so với năm 2010 Trong đó chi phí vận chuyển đường hàng không năm 2012 là 97.302 USD tăng gấp 1,54 lần so với năm 2011 và tăng 2.42 lần so với năm 2010 Chi phí vận chuyển đường biển năm
2012 là 1.298.038 USD tăng gấp 1.60 lần so với năm 2011 và tăng 2.57 lần so với năm 2010
Nhân viên phụ trách đặt hàng mua nguyên vật liệu của Công ty có nhiệm vụ phải theo dõi lịch giao hàng của công ty cung ứng qua các thông tin họ cung cấp: hóa đơn thương mại, vận tải đơn để chuẩn bị làm thủ tục nhận hàng
Nguyên vật liệu khi đã làm xong các thủ tục giao nhận, được vận chuyển đến kho của công ty Đến đây sẽ được công nhân dựa theo bảng mục lục nguyên vật liệu
mà phòng kỹ thuật cung cấp sẽ phân loại đối tượng và tiêu chuẩn chất lượng để kiểm tra từng loại hàng hóa
Nguyên vật liệu sau khi được kiểm tra xong, chất lượng phù hợp thì được tiến hành nhập kho, còn nếu không đạt thì sẽ trả lại nhà cung ứng Yêu cầu nhà cung ứng thay thế hàng mới với thời gian nhanh nhất
+ Quy trình trongthanh toán
Việc thanh toán cho tất cả các nhà cung cấp nguyên vật liệu của Công ty qua chuyển khoản, và việc thanh toán của Công ty cho các nhà cung ứng nguyên vật liệu
Trang 6vào ngày nhất định trong tháng không thay đổi trừ trường hợp các ngày thanh toán trên trùng vào ngày thứ bảy, chủ nhật hoặc ngày nghỉ lễ, tết Việc thanh toán theo ngày nhất định trong tháng sẽ giúp cho việc kiểm soát thanh toán dễ dàng hơn và theo dõi việc thanh toán đơn giản hơn Tất cả các chứng từ phải được gửi đến phòng kế toán trước 1 tuần so với thời hạn thanh toán
Trong quá trình tập hợp chứng từ của phòng nguyên vật liệu gửi phòng kế toán còn sai sót và đưa muộn cụ thể là: Tháng 5 năm 2010, bên bán hàng công ty SEWS gửi mai tới phòng nguyên vật liệu Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam yêu cầu Công ty thanh toán sớm hơn 2 ngày do Công ty SEWS có ngày nghỉ từ ngày 14 - 18 tháng 5 Theo lịch công ty SEWS được thanh toán vào ngày
15 hàng tháng Nhưng trình độ tiếng anh của nhân viên phụ trách còn yếu nên đã không thanh toán trước cho Công ty SEWS mà lại chuyển sang thanh toán vào ngày 19 tháng 5 Tháng 8 năm 2011, nhân viên phòng nguyên vật liệu đưa chứng
từ thanh toán muộn với số tiền thanh toán là 1.240.869 USD Nguyên nhân của sai sót này là do người phụ trách công việc trước đó nghỉ và bàn giao cho người mới, người mới chưa biết hết công việc nên đã sai sót Tháng 2 năm 2012, nhân viên phòng nguyên vật liệu đưa chứng từ thanh toán thiếu của công ty SVAW với số tiền là 69.098USD Nguyên nhân là do trong tháng Công ty đặt thêm đơn đặt hàng
bổ sung với khối lượng nhỏ, trong quá trình tập hợp chứng từ thanh toán nhân viên phụ trách mua nguyên vật liệu đã quên đơn đặt hàng bổ sung này
+ Qua việc phân tích thực trạng xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tác giả đưa
ra ví dụ minh họa về quá trình xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu đối với mặt hàng tấm nhựa dạng xốp
Tiếp theo tác giả đề cập đếntác động của xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu đến hiệu quả sản xuất kinh doanh tại Công ty
* Nội dung thứ ba tác giả trình bày vềnhững kết luận rút ra qua nghiên cứu xử
lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại Công ty
Những thành tựu đạt được
Việc xử lý đơn hàng được thực hiện có hiệu quả, góp phần duy trì sự ổn định của sản xuất
Trang 7Sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu khá chặt chẽ
Phòng nguyên vật liệu của Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam trong những năm qua đã bắt đầu có sự chủ động trong quan hệ giao dịch mua bán nguyên vật liệu với các công ty cung ứng
Vai trò của tin học hóa trong doanh nghiệp đã đem lại những lợi ích trong việc
xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu
Những hạn chế:
Công tác tìm kiếm, đánh giá nhà cung ứng vẫn chưa thực sự chủ động và vẫn còn phụ thuộc vào công ty mẹ SWS
Việc gửi chứng từ thanh toán của phòng nguyên vật liệu cho phòng kế toán còn chậm, có khi còn thiếu sót
Nhân viên phòng nguyên vật liệu còn thiếu kinh nghiệm trong xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu, việc giao tiếp tiếng anh còn kém
Nguyên nhân
Do công ty mới thành lập nên nhân viên của phòng nguyên vật liệu còn thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu
Về mặt ngôn ngữ: Do nhà cung ứng nguyên vật liệu chủ yếu ở nước ngoài, trong các giao dịch chủ yếu sử dụng tiếng anh, do đó sự bất đồng về mặt ngôn ngữ dễ dẫn đến việc hiểu nhầm, hiểu sai làm cho quá trình xử lý đơn hàng khó khăn hơn
Công ty không ngừng mở rộng quy mô, công nhân mới được tuyển thường xuyên Vì vậy trình độ tay nghề của số công nhân còn kém, đẫn đến hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu còn thấp
4 Chương 4, tác giả đề cập đến một số nội dung sau:
- Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam đến năm 2015
- Một số giải pháp nhằm hoàn thiện xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu tại công ty TNHH Hệ thống dây dẫn Sumi Việt Nam
- Một số kiến nghị với Nhà nước
Ở nội dung phần giải pháp tác giả đưa ra 4 giải pháp
Trang 8+ Giải pháp thứ nhất: Hoàn thiện quy trình đánh giá lựa chọn nhà cung ứng Việc đánh giá công ty cung ứng nguyên vật liệu phải được đánh giá với chu kỳ tối thiểu là sáu tháng và tối đa là 1 năm Ban đầu thu thập thông tin về nhà cung ứng, lập danh sách các nhà cung ứng ban đầu và tiêu chí đánh giá, lập danh sách nhà cung ứng chính thức, trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng chính thức, lưu hồ sơ
+ Giải pháp thứ hai: Nâng cao hiệu quả công việc bộ phận xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu thông qua: Phát huy vài trò đòn bẩy trong chính sách tiền lương đối với nhân viên toàn công ty nói chung và của nhân viên làm việc trong các bộ phận xử
lý đơn hàng mua nguyên vật liệu nói riêng và bổ nhiệm, thăng chức và đào tạo cán bộ
xử lý đơn hàng mua nguyên vật liệu
+ Giải pháp thứ ba: Lập kế hoạch thanh toán trong tháng: Hàng tháng, phòng nguyên vật liệu gửi phòng kế toán kế hoạch thanh toán trong tháng để phòng kế toán thanh toán đúng hạn, không bị thiếu sót và không ảnh hưởng đến tình hình tài chính của Công ty Để làm được như vậy thì hàng tháng phòng nguyên vật liệu gửi bản xác nhận công nợ đến các nhà cung cấp Biên bản xác nhận công nợ như các biểu mẫu mà tác giả đề xuất đối với nhà cung ứng trong nước và nước ngoài
+ Giải pháp thứ tư: Sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu: Sử dụng hiệu quả và tiết kiệm nguyên vật liệu là một giải pháp gián tiếp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình xử lý đơn hàng
Ở nội dung phần kiến nghị tác giả đưa ra 2 kiến nghị
+ Về thể chế, chính sách nhất là với chính sách thuế phải nhất quán + Vấn
đề đầu tư: Nhà nước nên tăng cường các chính sách ưu đãi về vốn để các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng quy mô sản xuất Việc tiếp cận về vốn với các Công ty nước ngoài còn nhiều khó khăn, lãi suất vay ở các ngân hàng trong nước còn cao hơn
so với các nước khác