Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng

Báo cáo thực thu trong ngày, tuần, tháng..: Hệ thống cho phép báo cáo theo từng cửa hàng, theo doanh tu của kế toán bán hàng, kế toán dịch vụ, điều này giúp người quản lý biết được số ti[r]

Trang 1

T r a n g | 1

Kính gửi: Quý Công ty

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ TOÀN DIỆN CHUỖI

CỬA HÀNG BÁN XE MÁY, PHỤ TÙNG VÀ DỊCH VỤ

A Tóm tắt chức năng chính của phần mềm:

MotoSoft là giải pháp phần mềm quản lý toàn diện dành cho các Công ty, cửa hàng bán xe

máy, phụ tùng và dịch vụ tổng hợp, các đại lý ủy quyền của HONDA, YAMAHA, SUZUKI,

SYM… Hệ thống bao gồm nhiều tính năng ưu việt giúp các đại lý, cửa hàng quản lý mọi hoạt

động bán hàng, dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng… được dễ dàng và chuyên nghiệp

Quản lý toàn diện hệ thống cửa hàng trực thuộc công ty, có thể bao gồm nhiều công ty con, chi nhánh, nhiều cửa hàng, đại lý khác nhau

Quản lý bán hàng: bán sỉ, lẻ xe máy và phụ tùng, cập nhật thay đổi giá phụ tùng bằng file import 1

lần…

Chức năng tìm kiếm xe trong hệ thống để biết xe đó đang trong tình trạng đã bán, chưa bán, trả lại

Đồng thời cho biết xe tìm kiếm thuộc lô hàng nào nhập về, ngày tháng nhập, tình hình nhận sổ bảo

hành, đăng kiểm từ nhà cung cấp

Quản lý hình thức thanh toán: một lần, thanh toán trả góp qua công ty tài chính, hẹn ngày trả bằng

hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản

Quản lý danh sách khách hãng đã trả nợ, danh sách khách hàng chưa trả nợ hẹn trả Giúp kiểm soát

tiền nhân viên đã chuyển tiền vào ngân hàng có đúng với danh sách khách hàng đã trả nợ hay chưa

Tự động in các loại giấy tờ: tờ khai trước bạ, giấy đăng kí xe, giấy nộp ngân sách nhà nước dựa vào

thông tin khi bán hàng In trực tiếp phiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn GTGT theo nghị định

51/2010/NĐ-CP

Quản lý giao nhận sổ bảo hành và đăng kiểm với nhà cung cấp

Quản lý giá bán thực và giá bán thuế Giá bán được linh hoạt thay đổi cập nhật theo ngày, theo thời

điểm bán xe Cho phép cập nhật giá bán dự kiến theo ngày

Quản lý lộ trình nhập hàng, trả hàng, và quá trình thanh toán cho nhà cung cấp

/ÊÀiÛiÊÌÃÊÌVi]ÊÛÃÌ\Ê

ÜÜÜ°Vi°VÉÕV°Ì

Trang 2

T r a n g | 2

Cho phép import nhanh danh sách mua hàng bằng file excel mà không cần nhập thủ công

Quản lý kho: nhập, xuất, điều chuyển kho từ cửa hàng này sang cửa hàng khác, hệ thống tự động

điều chỉnh tồn kho thực tế Thẻ kho, theo dõi chi tiết loại xe, đời xe, màu xe, theo dõi chi tiết từng phụ tùng

Quản lý thông tin nhà cung cấp hàng hoá

Quản lý toàn bộ danh mục xe trong hệ thống công ty

Quản lý xe hiện có tại các cửa hàng, chi nhánh

Quản lý phụ tùng xe tại các cửa hàng, chi nhánh bằng mã vạch

Quản lý quỹ: thanh toán tiền nhà cung cấp, kiểm tra, theo dõi công nợ, chi trước bạ, chi biển số

Quản lý giao dịch với ngân hàng: Theo dõi sổ tiền gửi ngân hàng, theo dõi ủy nhiệm chi, theo dõi tiền

nộp vào tài khoản ngân hàng của từng cửa hàng khác nhau

Quản lý dịch vụ bảo hành, bảo dƣỡng, sửa chữa Quản lý tiền công dịch vụ ngoài nếu có Quản lý

tiền công sữa chữa, dịch vụ, doanh thu phụ tùng theo từng nhân viên Theo dõi chi tiết tiền công thực

thu theo phiếu vào làm dịch vụ hàng ngày Báo cáo tình hình bảo dưỡng, thay thế phụ tùng lên nhà

cung cấp

Chăm sóc khách hàng: hệ thống tự động lọc dữ liệu theo các tiêu chí được cài đặt sẵn sau đó hệ thống

tự động gửi email, SMS (tin nhắn điện thoại di động) nhắc khách hàng đến hạn bảo trì, bảo dưỡng

xe, chúc mừng sinh nhật, thông báo giới thiệu xe mới, chính sách giảm giá, khuyến mãi

Thống kê báo cáo: Thống kê bán hàng theo nhân viên, thống kê quỹ tiền mặt theo từng thời điểm,

thống kê tình hình tồn kho thực tế theo loại xe

Thống kê bằng biể đồ để biết được xe nào bán chạy trong tháng, địa bàn nào có số khách hàng mua

nhiều, số lượng bán hàng theo cửa hàng

Thống kê báo cáo (doanh thu thuế, nội bộ)

Kế toán tổng hợp (thuế, nội bộ)

Import, export dữ liệu ra file excel, word, pdf

Phân quyền chặt chẽ và chi tiết từng tính năng cho từng phòng ban, từng nhân viên, từng chức vụ

Tư vấn xây dựng quy trình quản lý bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng theo ISO cho toàn hệ

thống công ty

Trang 3

T r a n g | 3

B Chi tiết hệ thống phần mềm MotoSoft:

I Công cụ báo cáo, thống kê dành cho nhà quản lý:

1. Báo cáo thực thu trong ngày, tuần, tháng :Hệ thống cho phép báo cáo theo từng cửa hàng,

theo doanh tu của kế toán bán hàng, kế toán dịch vụ, điều này giúp người quản lý biết được số

tiền cần phải thu cuối ngày của từng quầy kế toán là bao nhiêu

a Thống kê doanh thu bán hàng:

Hình mô tả được kết xuất từ phần mềm MotoSoft

Trang 4

trang 4

b Xem số tiền thực thu từ bán hàng trong ngày:

c Thống kê số tiền thu từ dịch vụ: Tiền công, tiền phụ tùng trong ngày, tuần, tháng

d Xem số tiền thực thu hẹn trả trong ngày:

Trang 5

T r a n g | 5

e Thống kê Quỹ tiền mặt theo ngày, tuần, tháng…

Trang 7

T r a n g | 7

c Báo cáo bán phụ tùng qua Dịch vụ:

d Báo cáo lãi ròng hàng xe và hàng phụ tùng theo mặt hàng:

Báo cáo lãi ròng xe

Trang 9

T r a n g | 9

b Phân tích tình hình bán xe theo vùng miền:

c Phân tích mức độ tăng trưởng theo vùng miền:

Trang 11

T r a n g | 11

II Danh mục hệ thống

Quản lý hệ thống giúp người quản trị quản lý toàn bộ cửa hàng trong hệ thống, quản trị hàng hóa

đang có trong các kho hàng, tìm kiếm xe trong coongty

1 Quản lý hệ thống công ty, hệ thống Head từng công ty

2 Quản lý nhà cung cấp hàng hoá

Trang 12

T r a n g | 12

3 Quản lý danh mục xe trong hệ thống công ty

4 Quản lý xe hiện có tại các cửa hàng

/ÊÀ iÛiÊÌÃÊÌVi]ÊÛÃÌ\Ê

Trang 13

T r a n g | 13

5 Quản lý Phụ tùng xe tại các cửa hàng

III Quản lý mua hàng: Quản lý toàn bộ danh sách các lô hàng nhập về, xem chi tiết xe

được nhập về của từng lô hàng,

1 Quản lý quá trình nhập hàng về công ty

Trang 14

T r a n g | 14

2 Quản lý quá trình trả hàng lại cho nhà cung cấp

3 Quản lý quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Trang 16

T r a n g | 16

c Quản lý, thu hồi công nợ bán hàng hẹn trả:

d Quản lý, thu hồi công nợ khách hàng mua trả góp qua cửa hàng:

/ÊÀi ÛiÊÌÃÊÌVi]ÊÛÃÌ\Ê

Trang 17

2 Bán lẻ và sỉ phụ tùng phụ tùng:

a Quản lý danh sách đơn hàng bán lẻ phụ tùng:

b Quản lý đơn hàng bán sỉ phụ tùng:

Trang 18

V Quản lý kho

1 Phiếu nhập kho

Danh sách phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho cho từng lô hàng

Trang 19

2 Xuất kho

Danh sách phiếu xuất

In phiếu xuất kho

Trang 20

3 Chuyển kho: Quản lý từng phiếu chuyển đến chuyển đi giữa các cửa hàng

4 Điều chỉnh tồn kho

Trang 21

5 Thẻ kho:

Theo dõi thẻ kho cho từng loại xe, từng loại phụ tùng

VI Quản lý quỹ

1 Chi trả tiền nhà cung cấp:

Trang 22

2 Chi trước bạ

3 Chi biển số

Trang 23

4 Thu tiền bán hàng: Lập và in phiếu thu cho khách hàng mua xe, mua phụ tùng

5 Thu tiền đặt cọc

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng nhưng chưa lấy hàng hoặc hàng chưa có khách hàng có thể đặt cọc tiền trước Số tiền đặt cọc sẽ sử dụng trong quá trình mua hàng nếu khách hàng sử dụng khi lấy hàng hoặc hàng về

Trang 24

Khi khách hàng đến mua hàng số tiền đặt cọc sẽ được khấu trừ vào tổng số tiền thanh toán

6 Thu tiền hẹn trả

Nhân viên kế toán hàng ngày kiểm tra hoặc kiểm tra trước những khách hàng nào đến hạn thanh toán của ngày hẹn trả để thông báo khách hàng thanh toán cho Head

Trang 25

7 Thu tiền trả góp qua cửa hàng:

Hệ thống sẽ tự hiển thị danh sách khách hàng đến hạn thanh toán, nhân viên có thể căn cứ để thu tiền hoặc nhắc nhở khách hàng đến trả nợ

8 Chuyển tiền về công ty: Cuối ngày hệ thống Head của công ty sẽ thực hiện chuyển tiền về trụ sở chính của công ty Hệ thống sẽ thống kê tất cả hoá đơn chứng từ thu tiền và chi tiền để biết số tiền chuyển về cho công ty bao nhiêu Hệ thống sẽ tạo ra phiếu chuyển tiền về công ty.

Trang 26

VII Quản lý giao dịch với ngân hàng

1 Chuyển tiền nội bộ: Cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng trong cùng một

Trang 27

4 Tiền đang chuyển: Cho phép theo dõi việc chuyển tiền nhưng chưa nhâ ̣n đươ ̣c giấy báo Nơ ̣, báo Có của ngân hàng

5 Thẻ tín dụng: là chức năng khi công ty sử dụng thẻ tín dụng để trả tiền cho Nhà cung cấp,

Nhân viên

Trang 28

VIII Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng

1 Chức năng, quản lý:

Quản lý, thiết lập chu kỳ bảo dưỡng xe cho từng hãng

Quản lý, thiết lập các công việc cơ bản trong từng chu kỳ bảo dƣỡng

Trang 29

Quản lý, kiểm tra thông báo thời gian bảo dƣỡng tiếp theo cho khách hàng bằng Email, SMS

Quản lý tiếp nhận xe đến bảo dƣỡng, sữa chữa dựa trên thông ti n bán xe của cửa hàng hoặc cập nhập thông tin xe đến bảo dƣỡng, sữa chữa từ các cửa

hàng khác

Trang 30

T r a n g | 30

Quản lý, xuất báo cáo phụ tùng xuất làm bảo dƣỡng

Quản lý, xuất báo cáo phụ tùng xuất làm sửa chữa:

/ÊÀ i ÛiÊÌÃÊÌVi]ÊÛÃÌ\Ê

Trang 31

T r a n g | 31

Quản lý, xuất báo cáo, thu phí bảo dƣỡng, sữa chữa in các chứng từ kế toán

Xuất báo cáo phụ tùng làm dịch vụ lên nhà cung cấp

Trang 32

T r a n g | 32

In phiếu thanh toán bảo dƣỡng, sửa chữa cho khách hàng

2 Quy trình xe vào làm dịch vụ:

Quy trình tiếp nhận xe vào làm dịch vụ được thiết kế theo quy trình chuẩn của các nhà cung

cấp xe máy hàng đầu tại Việt Nam Với quy trình này đảm bảo thao tác đơn giản, giúp nhân

viên thực hiện nhanh chóng xe vào làm dịch vụ, cập nhật chính xác các phiếu xuất phụ tùng,

các phiếu thu tiền của khách hàng

Trang 33

T r a n g | 33

IX Dịch vụ bảo dƣỡng, Chăm sóc khách hàng:

1. Thông báo kiểm tra định kỳ: Hệ thống cho phép người dùng lọc danh sách kiểm tra định kỳ theo

ngày bất kỳ, tuần, tháng Công cụ này giúp bộ phận chăm sóc khách hàng đưa ra kế hoạch linh hoạt

trong khâu nhắc khách hàng đến kiểm tra định kỳ:

2 Gửi mail, SMS chúc mừng sinh nhật khách hàng:

Trang 34

T r a n g | 34

3 Thăm dò ý kiến khách hàng để nâng cao chất lƣợng dịch vụ: Hệ thống cho phép tạo ra

ngân hàng câu hỏi và các đáp án trả lời tương ứng, tùy từng thời điểm cho phép người dùng

sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng đợt khảo sát

X Thời gian và lộ trình triển khai dự án

Thời gian triển khai dự án (Gói Standard) ước lượng là 04 tuần, tính từ ngày nhận đủ toàn bộ yêu cầu và tài liệu nghiệp vụ, biểu mẫu từ phía Quý khách hàng

Chi tiết công việc theo lộ trình thời gian:

Công việc Số nhân sự

tham gia dự

án

T1 T2 T3 T4 T5 Từ

tuần thứ 6 trở

đi Ghi chú

tiên DIP Vietnam

sẽ triển khai ngay bản thử nghiệm để quý khách tập làm quen với hệ thống

Trang 35

 Không phải đến cuối dự án, Quý Khách hàng mới thấy được kết quả Theo lịch trình trên, ngay từ tuần thứ 2, Chương trình đã được đưa lên để nhận góp ý, phản hồi từ Quý Khách hàng

PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN DỰ ÁN - THEO CHUẨN RUP + CMMI LEVEL 3

Việc cung cấp đầy đủ thông tin về phương pháp luận, quy trình phát triển sản phẩm là một yếu tố quan trọng để Quý Khách hàng xem xét, quyết định phương thức hợp tác

Giải pháp này dựa trên cơ sở công nghệ do DIP Vietnam đề xuất:

1 Ngôn ngữ lập trình: Kết hợp công nghệ AJax với Công nghệ NET(C#, VB.NET)

- Kết hợp các giải thuật xử lý và truyền tải hình ảnh

Trang 36

động liên tục của hệ thống Tuy nhiên, có nhiều lúc họ vẫn cần sự trợ giúp của chuyên viên tư

vấn của DIP Vietnam về vấn đề nghiệp vụ Với lý do đó, Công ty DIP Vietnam cung cấp cho

khách hàng một dịch vụ hỗ trợ hậu mãi gọi là dịch vụ bảo hành Đây là việc cung cấp các dịch

vụ kỹ thuật miễn phí

Chúng tôi cam kết bảo hành dịch vụ này trong thời gian 2 năm kể từ khi Quý công ty nghiệm

thu chương trình

Trong thời gian bảo hành, nếu có phát sinh các nhu cầu cung cấp dịch vụ, công ty DIP Vietnam

trước hết sẽ đáp ứng bằng phương pháp tư vấn từ xa Trường hợp có sự cố phát sinh mà việc tư vấn từ xa không đáp ứng được, DIP Vietnam sẽ cử chuyên viên tư vấn tới xử lý tại chỗ

b Bảo trì

Sau khi thời gian bảo hành kết thúc, Quý công ty vẫn cần sự tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật của DIP

Vietnam vì nhiều lý do:

1 Hoạt động của Quý công ty mở rộng, công ty có thêm các cơ sở kinh doanh mới cũng cầntrang bị hệ thống tin học quản lý

2 Quý công ty có những thay đổi về nhân sự, và các nhân viên mới cần được đào tạo để cóthể vận hành hệ thống

Chi tiết nội dung về bảo trì sẽ được quy định tại hợp đồng bảo trì Các hợp đồng bảo trì sẽ

có thời hạn là 1 năm, hết thời hạn, hợp đồng có thể ký tiếp

Trang 37

T r a n g | 37

 Đối với khách hàng không thuộc 2 khu vực trên: thời gian hỗ trợ trong vòng 24h kể từ lúcnhận được thông báo (không kể thời gian di chuyển) và tối đa không quá 5 ngày làm việc(trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ)

Hỗ trợ trực tuyến (online): ngoài hình thức hỗ trợ trực tiếp, DIP Vietnam phát triển một số

công cụ hỗ trợ qua điện thoại, Internet bất cứ lúc nào khách hàng có nhu cầu (ngoại trừ từ

17h đến 8h sáng hôm sau)

Nếu khách hàng còn thời hạn bảo hành hoặc có hợp đồng bảo trì hàng năm thì việc hỗ trợ

hoàn toàn miễn phí hoặc phí đã được tính trong hợp đồng bảo trì

XIV Tổng kết

Chúng tôi tin tưởng bản đề xuất này sẽ đáp ứng được sự mong đợi của Qúy Khách hàng DIPVietnam mong muốn cùng Quý Khách hàng thực hiện triển khai Dự án Mọi vấn đề cần thiếtthảo luận chi tiết, xin Quí vị vui lòng liên lạc trực tiếp với chúng tôi theo mục thông tin liên

Email: sales@dip.vn - Website: www.dip.vn

Văn phòng Nha Trang:

Số 7 Ngô Văn Sở, P Vĩnh Hòa, Tp.Nha Trang

Tel/Fax:(058) 2471 426

Email: sales@dip.vn - Website: www.dip.vn

/ÊÀ ÛiÊÌÃÊÌVi]ÊÛÃÌ\Ê i

Định dạng
Số trang	37
Dung lượng	7,16 MB