Nâng cao năng lực quản lý của văn phòng các chương trình khoa học và công nghệ quốc gia

nâng cao chất lượng của các đề tài, dự án thông qua việc nghiên cứu vấn đề và đề xuất một số giải pháp có tính thực tiễn mà lãnh đạo Văn phòng có thể cân nhắc sử dụng, tác giả quyết [r]

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Những năm qua, tiềm lực khoa học và công nghệ của nước ta được nâng lên Quản

lý nhà nước về khoa học và công nghệ từng bước được đổi mới Hệ thống pháp luật về khoa học và công nghệ được chú trọng hoàn thiện Thị trường khoa học và công nghệ đã được hình thành và bước đầu phát huy tác dụng Hợp tác quốc tế được đẩy mạnh và chủ động hơn trong một số lĩnh vực, góp phần nâng cao năng lực, trình độ khoa học và công nghệ trong nước

Tuy nhiên, hoạt động khoa học và công nghệ nhìn chung còn trầm lắng, chưa thực

sự trở thành động lực phát triển kinh tế - xã hội Việc huy động nguồn lực của xã hội vào hoạt động khoa học và công nghệ chưa được chú trọng; đầu tư cho khoa học và công nghệ còn thấp, hiệu quả sử dụng chưa cao Việc đào tạo, trọng dụng, đãi ngộ cán bộ khoa học và công nghệ còn nhiều bất cập Cơ chế quản lý hoạt động khoa học và công nghệ chậm được đổi mới Công tác quy hoạch, kế hoạch phát triển khoa học công nghệ chưa gắn với yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; cơ chế tài chính còn chưa hợp lý Thị trường khoa học và công nghệ phát triển chậm, chưa gắn kết chặt chẽ kết quả nghiên cứu, ứng dụng và đào tạo với nhu cầu sản xuất, kinh doanh và quản lý

Những hạn chế trên được thể hiện qua sự yếu kém của nhiều đề tài, dự án KH&CN Những đề tài, dự án KH&CN có ý nghĩa thiết thực lại thiếu về số lượng và chưa thực sự đảm bảo về nội dung Trong khi đó, nhiều đề tài, dự án được nghiên cứu không dựa trên nhu cầu phát triển của thực tế, dẫn đến việc các đề tài, dự án trên gây ra tình trạng lãng phí, không góp phần tham gia vào sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước

Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ KH&CN Một trong những chức năng quan trọng của Văn phòng

là thực hiện quản lý các dự án khoa học và công nghệ do Bộ khoa học và công nghệ chủ trì Tuy nhiên, do còn tồn tại một số bất cập trong hoạt động quản lý các dự án , Văn phòng chưa phát huy được được vai trò hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện các đề tài, dự án KH&CN Hệ quả là không ít các dự án KH&CN do Văn phòng quản lý có hiệu

quả chưa cao; chi phí, tiến độ và chất lượng dự án chưa có sự tương xứng … Đặc biệt trong bối cảnh từ năm 2016, Văn phòng tiếp tục thực hiện triển khai thêm Chương trình hợp tác nghiên cứu đa phương và song phương về KH&CN, thì vấn đề năng lực QLDA của Văn phòng càng trở nên cấp thiết

Trước những hạn chế và bất cập đó, là một cán bộ hiện đang công tác tại Văn phòng, với mong muốn giúp nâng cao năng lực quản lý của Văn phòng, từ đó góp phần nâng cao chất lượng của các đề tài, dự án thông qua việc nghiên cứu vấn đề và đề xuất một số giải pháp có tính thực tiễn mà lãnh đạo Văn phòng có thể cân nhắc sử dụng, tác

giả quyết định lựa chọn đề tài: “Nâng cao năng lực quản lý của Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia” để thực hiện luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát của luận văn là đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án của Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia

Về giới hạn của luận văn, do chức năng, nhiệm vụ quản lý chính mà Văn phòng các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia đảm nhận là quản lý dự án, nên trong phạm vi luận văn, do thời gian nghiên cứu hạn hẹp và do giới hạn về thời lượng của luận văn, tác giả

sẽ tập trung nghiên cứu năng lực QLDA của Văn phòng và lựa chọn đối tượng là năng lực QLDA của Văn phòng để thực hiện nghiên cứu

3 Kết cấu của luận văn

Về kết cấu của luận văn, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nâng cao năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự

án Khoa học và công nghệ

Chương 2: Phân tích thực trạng năng lực quản lý của Văn phòng các Chương

trình khoa học và công nghệ quốc gia

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực quản lý của Văn phòng

các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia

Nội dung cụ thể của từng chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về nâng cao năng lực quản lý của các tổ chức quản lý dự

án Khoa học và công nghệ

Tác giả đã đề cập đến các vấn đề lý luận chung nhất về dự án, quản lý dự án và năng lực quản lý dự án của các tổ chức, cụ thể:

“Năng lực quản lý của các tổ chức QLDA KH&CN là khả năng tác động có tổ chức, có hướng đích của tổ chức tới đối tượng quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.”

Nâng cao năng lực quản lý của các tổ chức là tăng cường khả năng phối hợp giữa các thành viên trong tổ chức vì mục tiêu chung, giúp tổ chức sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo hướng ngày một hiệu quả; giúp tổ chức trở nên linh hoạt hơn, tăng khả năng thích nghi trước những biến động của môi trường; giúp quá trình quản lý các đối tượng trở nên thuận tiện và đảm bảo thực hiện được mục tiêu đã đề ra

Các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực quản lý của các tổ chức bao gồm các các nhân tố bên ngoài tổ chức (Pháp luật và các chính sách của Nhà nước, biến động của môi trường kinh tế, sự phát triển của khoa học và công nghệ) và các nhân tố bên trong tổ chức (quan điểm của lãnh đạo, tài chính của tổ chức, nguồn nhân lực, văn hóa của tổ chức)

Khái niệm về dự án KH&CN là: “Dự án khoa học và công nghệ có nội dung chủ yếu tiến hành các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, ứng dụng công nghệ, áp dụng, thử nghiệm các giải pháp, phương pháp các giải pháp, phương pháp, mô hình quản lý kinh tế xã hội.”

Khái niệm về quản lý dự án KH&CN: “Quản lý dự án KH&CN là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu về kĩ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp

và điều kiện tốt nhất cho phép”

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án KH&CN là: “hoàn thành các công việc dự án theo đúng kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép” Ba yếu tố: thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện công việc có quan

hệ chặt chẽ với nhau

“Năng lực quản lý dự án KH&CN là khả năng thực hiện các nội dung quản lý dự

án của tổ chức dựa vào các nguồn lực nội tại hoặc huy động từ bên ngoài nằm trong tầm kiểm soát của Văn phòng.”

“Năng lực QLDA của tổ chức là sự tổng hợp các năng lực quản lý giải quyết từng nhiệm vụ, mục tiêu khác nhau của dự án Năng lực quản lý dự án được thể hiện trong suốt chu trình của dự án, ở cả ba giai đoạn chuẩn bị dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án.”

Năng lực của tổ chức là yếu tố quyết định hiệu quả của toàn bộ dự án Năng lực QLDA của tổ chức được nâng cao cũng góp phần đảm bảo khả năng thích ứng trước sự biến động của môi trường đang diễn biến ngày càng phức tạp và khó lường

Các yếu tố cấu thành năng lực QLDA KH&CN của tổ chức bao gồm:

a Năng lực về nhân sự

b Năng lực về cơ sở vật chất và trang thiết bị

c Năng lực quản lý các lĩnh vực hoạt động của dự án

d Năng lực quản lý nhân sự

e Năng lực quản lý phạm vi dự án

f Năng lực quản lý thời gian dự án

g Năng lực quản lý chi phí dự án

h Năng lực quản lý chất lượng dự án

i Năng lực quản lý thông tin

j Năng lực quản lý rủi ro

k Năng lực hợp đồng và hoạt động mua bán

Các nhân tố ảnh hưởng đến năng lực QLDA KH&CN của tổ chức là nhân tố chính trị - pháp luật, nhân tố môi trường kinh tế - xã hội, nhân tố môi trường văn hóa – giáo dục, nhân tố tiến bộ khoa học – công nghệ

Chương 2: Phân tích thực trạng năng lực quản lý của Văn phòng các Chương

trình khoa học và công nghệ quốc gia

Bên cạnh các thông tin chung về Văn phòng, luận văn đã đề cập đến các nội dung bao gồm: Quá trình hình thành và phát triển, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức và bộ

máy quản lý, Đặc điểm của hoạt động quản lý dự án của Văn phòng

Các dự án KH&CN do Văn phòng quản lý giai đoạn 2013 – 2015 được phân theo

05 Chương trình, bao gồm:

+ Chương trình quốc gia phát triển công nghệ cao đến năm 2020

+ Chương trình đổi mới công nghệ quốc gia đến năm 2020

+ Chương trình phát triển sản phẩm quốc gia đến năm 2020

+ Chương trình tìm kiếm và chuyển giao công nghệ nước ngoài đến năm 2020 và Nghị định thư

+ Chương trình 592

Bảng 1: Tình hình thực hiện các dự án thuộc các Chương trình tại các thời điểm

31/12/2013, 31/12/2014, 31/12/2015

STT Chương trình

31/12/2013 31/12/2014 31/12/2015 Tổng

số

dự án

Giá trị hợp đồng (nghìn đồng)

Tổng

số

dự án

Giá trị hợp đồng (nghìn đồng)

Tổng

số

dự án

Giá trị hợp đồng (nghìn đồng)

1 Công nghệ cao 3 371.961.900 8 579.402.200 10 715.311.300

2 Đổi mới 6 33.194.900 8 89.481.900 14 144.325.600

3 Sản phẩm quốc

gia 2 46.925.700 7 109.493.300 11 391.047.500

4 Nghị định thư - - - - 9 39.380.800

5 592 - - - - 12 98.475.200

Nguồn: Phòng Tài chính – kế toán

* Thông qua phương pháp phỏng vấn trực tiếp các tổ chức thực hiện dự án, tác giả

đã thiết lập được hệ thống chỉ tiêu phản ánh năng lực quản lý dự án của Văn phòng:

- Năng lực về nhân sự của Văn phòng

- Năng lực về cơ sở vật chất và thiết bị

- Năng lực quản lý các lĩnh vực hoạt động của dự án

+ Năng lực lập kế hoạch dự án

+ Năng lực quản lý nhân sự

+ Năng lực quản lý tuyển chọn và thực hiện hợp đồng

+ Năng lực quản lý tiến độ dự án

+ Năng lực quản lý chi phí dự án

+ Năng lực quản lý chất lượng dự án

+ Năng lực giám sát, nghiệm thu

* Thông qua phương pháp điều tra ý kiến các tổ chức thực hiện dự án, luận văn đã nêu ra các yêu cầu về năng lực QLDA theo các chỉ tiêu Các yêu cầu về năng lực được thể hiện dưới dạng điểm trung bình của từng yếu tố theo thang đo thứ bậc từ 1 đến 7, trong đó từ 1 là rất kém cho đến 7 là rất tốt Các yêu cầu được xác định này là căn cứ để

so sánh và đánh giá năng lực QLDA của Văn phòng

* Phân tích thực trạng năng lực QLDA của Văn phòng được thực hiện bằng cách kết hợp các phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh các số liệu thứ cấp và các số liệu

sơ cấp mà tác giả thu thập được Các số liệu thứ cấp bao gồm các báo cáo về nhân sự, cơ

sở vật chất, thiết bị, tình hình thực hiện chi phí, tiến độ các dự án… Các số liệu sơ cấp bao gồm sự đánh giá từ đội ngũ cán bộ công tác tại Văn phòng (hình thức đánh giá từ bên trong hay đánh giá nội bộ), sự đánh giá từ phía các tổ chức thực hiện dự án (hình thức đánh giá từ bên ngoài Văn phòng) và ý kiến, nhận xét của lãnh đạo Văn phòng

- Sự đánh giá năng lực QLDA từ phía đội ngũ cán bộ công tác tại Văn phòng được xác định bằng cách tính giá trị trung bình các chỉ tiêu thu được theo phương pháp điều tra

sử dụng bảng hỏi

- Sự đánh giá từ phía các tổ chức thực hiện dự án được xác định theo kết quả điều tra ý kiến các tổ chức thực hiện

- Ý kiến, nhận xét của lãnh đạo Văn phòng về một số chỉ tiêu được thu thập qua cuộc phỏng vấn Giám đốc Văn phòng

Luận văn đã đưa ra thực trạng năng lực quản lý dự án tại Văn phòng theo các năng lực cụ thể

Điểm mạnh trong năng lực quản lý dự án KH&CN của Văn phòng là:

Thứ nhất, về mặt nhân sự, Văn phòng có đội ngũ cán bộ có chuyên môn rất cao, có

đủ trình độ để đảm đương công việc

Thứ hai, về cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công việc, Văn phòng có trụ sở

làm việc tiện nghi, hỗ trợ tốt cho việc thực hiện các công việc

Thứ ba, năng lực quản lý theo các lĩnh vực hoạt động của dự án của Văn phòng

được đánh giá đạt yêu cầu của các tổ chức thực hiện nghiên cứu dự án:

- Năng lực lập kế hoạch dự án được đánh giá tốt, đáp ứng được các yêu cầu Các

kế hoạch dự án đầy đủ, chính xác, có sự thống nhất cao và khá linh hoạt

- Năng lực quản lý nhân sự được thể hiện khá tốt trên một số phương diện như quá

trình tuyển dụng tốt, việc bố trí lao động phù hợp

- Năng lực quản lý tuyển chọn và thực hiện hợp đồng cũng thể hiện được một số

điểm mạnh Quá trình tuyển chọn được đánh giá minh bạch, có sự khoa học và được Văn phòng giám sát chặt chẽ

- Năng lực quản lý tiến độ dự án của Văn phòng cũng có một số điểm mạnh như

các kế hoạch tiến độ có sự phù hợp cao, công cụ QL tiến độ có hiệu lực

- Năng lực quản lý chi phí dự án được đánh giá rất cao, các kế hoạch chi phí phù

hợp với các quy định và sát với thực tế Hoạt động thẩm định kinh phí đầu tư và quá trình quản lý chi phí đều được thực hiện hết sức chặt chẽ

- Năng lực quản lý chất lượng dự án của Văn phòng đáp ứng được các yêu cầu

Các kế hoạch chất lượng được thiết lập có căn cứ khoa học Hoạt động tổ chức kiểm tra chất lượng được diễn ra đầy đủ và nghiêm túc

- Năng lực giám sát và nghiệm thu của Văn phòng cũng được đánh giá cao Cán

bộ đảm trách nhiệm vụ giám sát và nghiệm thu được đánh giá có trình độ chuyên môn cao, có thái độ làm việc trung thực và nghiêm túc

Một số điểm yếu là:

Thứ nhất, về mặt nhân sự, kinh nghiệm của nhiều cán bộ Văn phòng còn hạn chế,

ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Một bộ phận cán bộ Văn phòng chưa thể hiện được sự nhiệt tình, yêu thích công việc

Thứ hai, về năng lực quản lý nhân sự, việc phối hợp lao động của Văn phòng được

thực hiện không tốt Quá trình thông tin giữa các phòng ban, cá nhân cũng còn chưa tốt

Thứ ba, về năng lực quản lý tuyển chọn và thực hiện hợp đồng, thời gian thực hiện

tuyển chọn kéo dài, gây ra sự bất tiện và lãng phí nguồn lực không cần thiết

Thứ tư, về năng lực quản lý tiến độ dự án, việc triển khai các công việc, thủ tục

còn tốn nhiều thời gian so với cần thiết, gây ra sự khó khăn, bất tiện cho các tổ chức thực hiện nghiên cứu dự án

2.3.3 Nguyên nhân của điểm yếu

Nguyên nhân chủ quan bao gồm:

- Lực lượng cán bộ Văn phòng trẻ tuổi, chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý

- Động lực làm việc của đội ngũ cán bộ chưa cao

- Khả năng làm việc nhóm của các phòng ban, cá nhân là chưa tốt

- Chưa gắn kết trong công việc và văn hóa giữa các phòng ban, các cá nhân

- Văn phòng quản lý một số tổ chức cung ứng gián tiếp thông qua các tổ chức thực hiện dự án do thiếu nhân lực chuyên trách

Nguyên nhân khách quan bao gồm:

- Năng lực viết và trình bày thuyết minh của nhiều tổ chức thực hiện dự án còn hạn chế

- Một số quy trình, thủ tục hành chính còn rườm rà

- Các chế tài xử lý vi phạm còn thiếu, chưa đủ hiệu lực

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao năng lực quản lý của Văn phòng

các Chương trình khoa học và công nghệ quốc gia

3.1 Định hướng hoạt động và nâng cao năng lực quản lý dự án của Văn phòng các chương trình khoa học và công nghệ quốc gia giai đoạn 2016 -2020

3.1.1 Định hướng hoạt động của Văn phòng các chương trình khoa học và công nghệ quốc gia giai đoạn 2016-2020

3.1.2 Định hướng nâng cao năng lực quản lý dự án của Văn phòng các chương trình khoa học và công nghệ quốc gia giai đoạn 2016-2020

- Đảm bảo phù hợp với định hướng hoạt động của Văn phòng

- Đảm bảo phù hợp với các quy định của Nhà nước đã được ban hành và sự phê duyệt của cơ quan chủ quản

- Đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức thực hiện các dự án, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm của nghiên cứu khoa học và công nghệ

- Đảm bảo sự hài hòa giữa chi phí và lợi ích, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn Nhà nước

3.2 Giải pháp nâng cao năng lực quản lý dự án của Văn phòng

3.2.1 Giải pháp nâng cao năng lực của đội ngũ nhân sự

- Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm quản

lý cho cán bộ Văn phòng

- Bố trí cán bộ trẻ tuổi tham gia các công việc, hoạt động có tính thực tiễn cao

- Thực hiện động viên, khích lệ sự nhiệt tình với công việc và tăng cường kiểm tra, đánh giá hoạt động của cán bộ Văn phòng

3.2.2 Nâng cao khả năng phối hợp trong công việc của các phòng ban và cán bộ của Văn phòng

- Nâng cao năng lực làm việc nhóm

- Tăng cường sự gắn kết giữa các phòng ban, các thành viên trong Văn phòng

3.2.3 Nâng cao năng lực quản lý tuyển chọn và thực hiện hợp đồng

- Thực hiện trực tiếp quản lý toàn bộ tổ chức cung ứng thiết bị, vật tư

- Tổ chức hướng dẫn trình bày thuyết minh nghiên cứu và các thủ tục tuyển chọn đối với các tổ chức thực hiện nghiên cứu

3.3 Kiến nghị

3.3.1 Kiến nghị với Bộ Khoa học và Công nghệ

Thứ nhất, nghiên cứu và xem xét điều chỉnh mức đãi ngộ hiện nay với cán bộ của Văn phòng

Thứ hai, xem xét, rà soát các quy trình, thủ tục trong quá trình QL khoa học và công việc của Văn phòng

Thứ ba, nghiên cứu và sớm quy định các chế tài xử lý phù hợp Hiện nay, một số loại chế tài xử lý vi phạm các điều khoản hợp đồng về tiến độ, chất lượng còn chưa rõ ràng, chưa đủ hiệu lực, khiến cho Văn phòng gặp khó khăn trong việc triển khai

3.3.2 Kiến nghị với các tổ chức thực hiện nghiên cứu dự án khoa học và công nghệ

- Các tổ chức có mong muốn tham gia thực hiện các dự án thuộc các Chương trình quốc gia cần đảm bảo năng lực, đặc biệt là năng lực soạn thảo và trình bày thuyết minh nghiên cứu Bên cạnh việc Văn phòng thực hiện giải pháp huấn luyện, hướng dẫn các tổ

chức cách soạn thảo, trình bày thuyết minh nghiên cứu khoa học thì các tổ chức có mong muốn tham gia nghiên cứu cần ý thức được vai trò của bản thuyết minh đối với cơ hội được tuyển chọn của mình

- Các tổ chức thực hiện nghiên cứu cần tăng cường khả năng phối hợp với Văn phòng nhằm đảm bảo cho hoạt động nghiên cứu diễn ra thuận lợi

Trước sự cấp thiết của bối cảnh thực tế, tác già đã thực hiện nghiên cứu đề tài:

“Nâng cao năng lực quản lý của Văn phòng các Chương trình Khoa học và Công nghệ quốc gia” với giới hạn của luận văn là nghiên cứu về năng lực quản lý dự án của

Văn phòng Luận văn có kết cấu gồm ba chương đã có những đóng góp cả về mặt lý luận

và thực tiễn, cụ thể như sau:

Về mặt lý luận: Luận văn đã góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận nghiên cứu về hoạt động QLDA và năng lực QLDA

Về mặt thực tiễn: Luận văn đã xác định được các chỉ tiêu phản ảnh năng lực quản lý

dự án KH&CN của Văn phòng Ngoài ra, tác giả cũng đã xác định được các yêu cầu đối với năng lực QLDA của Văn phòng của các tổ chức thực hiện nghiên cứu dự án Các yêu cầu này là căn cứ để tác giả so sánh, phân tích các đánh giá của đội ngũ cán bộ Văn phòng và các

tổ chức thực hiện dự án về năng lực QLDA của Văn phòng

Kết quả phân tích thực trạng cho thấy năng lực QLDA của Văn phòng có rất nhiều điểm mạnh, đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức thực hiện, đặc biệt là các năng lực về quản lý chi phí, năng lực giám sát, nghiệm thu, năng lực lập kế hoạch dự án… Tuy nhiên, năng lực QLDA của Văn phòng vẫn tồn tại một số điểm yếu về nhân sự, về quản lý nhân sự hay về quản lý tuyển chọn và thực hiện hợp đồng

Tại chương cuối, tác giả đã đề xuất 03 nhóm giải pháp cụ thể và có tính thực tiễn cao nhằm nâng cao năng lực QLDA của Văn phòng Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất một số kiến nghị với Bộ KH&CN và các tổ chức nghiên cứu nhằm giải quyết những nguyên nhân khách quan Hi vọng rằng, các giải pháp, kiến nghị của tác giả sẽ được xem xét và áp dụng trong thực tế