Kế hoạch hoá nguồn nhân lực cho khối cơ quan quản lý nhà nước tại xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh

- Lãnh đạo UBND và các phòng ban chức năng thuộc khối CQQLNN thị xã nhận rõ được tầm quan trọng của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, rất quan tâm đến xây dựng kế hoạch hóa nhân l[r]

Nguồn nhân lực trong bất kỳ tổ chức nào cũng là yếu tố chủ chốt và chiếm vị trí vô cùng quan trọng, từ việc trực tiếp sản xuất, kinh doanh đến quản lý đều cần

có con người mới có thể thực hiện được Đối với cơ quan quản lý nhà nước (CQQLNN) cũng không phải ngoại lệ Chính vì vậy, để thực hiện hiệu quả các hoạt động của tổ chức và tiến tới đạt được các mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, chiến lược phát triển của tổ chức thì kế hoạch nguồn nhân lực giữ vai trò trọng tâm

Là một đơn vị hành chính thuộc Tỉnh Quảng Ninh, trong những năm qua, thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, Ban Chấp hành Đảng bộ thị xã Quảng Yên

đã triển khai, thực hiện nhiều nghị quyết về đổi mới, kiện toàn tổ chức, bộ máy của

hệ thống chính trị và thu được những kết quả quan trọng Tổ chức Đảng, Nhà nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội từ thị xã đến cơ sở từng bước được sắp xếp, kiện toàn; chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các

tổ chức trong hệ thống chính trị bước đầu được phân định, điều chỉnh hợp lý hơn; góp phần bảo đảm vai trò lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, phát huy quyền làm chủ của nhân dân trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.Tuy nhiên, trên thực tế tổ chức bộ máy từ thị xã đến cơ sở vẫn còn khá cồng kềnh; chức năng, nhiệm vụ của một số phòng ban trên một số lĩnh vực còn chồng chéo, hoạt động chưa thực sự hiệu quả Số lượng cán bộ, công chức, nhất là viên chức ở các đơn vị sự nghiệp công lập và cán bộ công chức xã, phường, thị trấn tăng nhanh Một bộ phận cán bộ, công chức chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm

vụ

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội, nhất là định hướng đến năm 2030, Quảng Yên phấn đấu trở thành thành phố, yêu cầu đặt ra phải tiếp tục đổi mới nâng cao năng lực lãnh đạo của cấp ủy, tổ chức Đảng, bộ máy chính quyền đạt hiệu quả, chất lượng, xây dựng đội ngũ cán bộ ngang tầm với yêu cầu, nhiệm vụ trong tình hình mới Vì vậy, kế hoạch hóa nguồn nhân lực là hoạt động

vô cùng cần thiết, đảm bảo cho tổ chức có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kĩ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao, có đúng số nhân viên với đúng các kĩ năng vào đúng nơi và đúng lúc Đây là vấn đề cấp bách, then chốt, có ý nghĩa quyết định Từ ý nghĩa đó, tác giả lựa chọn đề tài:

“Kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối cơ quan quản lý nhà nước tại Thị xã Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành quản trị nhân lực

Mục tiêu nghiên cứu mà luận văn hướng tới là: Hệ thống cơ sở lý thuyết về công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho tổ chức để đưa ra khung nghiên cứu về

đề tài; Phân tích thực trạng việc kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh Từ đó, chỉ ra ưu điểm và nhược điểm của công tác KHHNNL mà khối CQQLNN đang áp dụng Cuối cùng, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị

xã Quảng Yên

Xét về mặt không gian, phạm vi nghiên cứu của luận văn là phòng GD&ĐT, phòng Kinh tế, phòng Lao động – TBXH, phòng Nội vụ, phòng Quản lý

đô thị, phòng Tài nguyên và Môi trường, phòng Tài chính kế hoạch, phòng Tư pháp, phòng Văn hóa thông tin, phòng Y tế, thanh tra Thị xã, văn phòng HĐND và UBND thị xã tại thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh Xét về nội dung, luận văn tập trung đi sâu vào 04 nội dung của công tác KHHNNL gồm: xác định cung nhân lực, xác định cầu nhân lực, cân đối cung – cầu nhân lực, thực hiện kế hoạch và

kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện KHHNNL

Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát, phân tích xu hướng hoặc sử dụng ý kiến đánh giá của lãnh đạo để dự báo nhu cầu nhân lực trong thời gian sắp tới, phương pháp thống kê phân tích để dự đoán cung nhân lực trong nội bộ tổ chức, phương pháp định lượng Hình thức tiến hành: Sử dụng Bảng hỏi được gửi tới từng đối tượng, có hướng dẫn cụ thể Mục đích của Bảng hỏi: nhằm xác định thực trạng của công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực tại các phòng ban chức năng thuộc khối

CQQLNN tại thị xã Quảng Yên; đánh giá các CBCC có thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ và có được bố trí đúng công việc với năng lực phù hợp hay không? Tác giả phát phiếu cho 50 cán bộ ngẫu nhiên làm việc tại các phòng ban thuộc khối CQQLNN thị xã Để xử lý số liệu, tác giả sử dụng: Các công cụ phân tích của phần mềm Microsoft Office Ecxel

Nội dung của đề tài được chia làm ba chương, cụ thể:

Chương 1 – Cơ sở lý luận về công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức: Những vấn đề cơ bản liên quan đến kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức như các khái niệm, phân loại, cơ sở của kế hoạch hóa nguồn nhân lực; Các

yếu tố ảnh hưởng; Nội dung của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực

Chương 2 – Đánh giá thực trạng kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối cơ quan quản lý nhà nước tại thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh: Giới thiệu về thị xã Quảng Yên; Thực trạng công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã Quảng Yên: như dự đoán cầu nhân lực, dự đoán cung nhân lực, cân đối cung – cầu nhân lực, các yếu tố ảnh hưởng tới kế hoạch hóa nguồn nhân lực và đánh giá kế hoạch hoá nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã Quảng Yên Trong đó, tác giả đưa ra các nhận xét về ưu điểm và mặt còn hạn chế của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã

 Ưu điểm:

- Lãnh đạo UBND và các phòng ban chức năng thuộc khối CQQLNN thị xã nhận rõ được tầm quan trọng của công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, rất quan tâm đến xây dựng kế hoạch hóa nhân lực, đặc biệt là việc xác định nhu cầu nhân lực thông qua việc xác định vị trí việc làm theo phương pháp phân tích tổ chức, mô

tả công việc với phương pháp thống kê, rà soát thực tế, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của phòng trên cơ sở bảo đảm tính khoa học và tính thực tiễn, tuân thủ các quy định về quản lý công chức và phải gắn với một chức danh nhất định

- Đội ngũ cán bộ, công chức của UBND thị xã ngày càng kiện toàn về số

lượng và chất lượng; trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, lý luận chính trị từng bước nâng cao để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác; hầu hết cán bộ, công chức có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc, luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm

vụ được giao

- Việc dự đoán nhu cầu nhân lực thông qua việc xác định vị trí việc làm sẽ xác định rõ số công việc cần làm, khối lượng công việc cũng như ước tính thời gian thực hiện công việc, giúp khắc phục được tình trạng không thực hiện đúng công việc, nhiệm vụ được giao do bị chồng chéo với công việc khác

 Mặt hạn chế và nguyên nhân

- Về công tác dự đoán nhu cầu nhân lực

+ Việc xác định định biên CBCC thông qua việc xác định vị trí việc làm chưa

kể tới hệ thống khái niệm, lý luận cũng như phương pháp thực hiện còn quá mới

mẻ, chưa thống nhất, việc triển khai xác định vị trí việc làm còn phụ thuộc không nhỏ vào nhận thức, ý chí chủ quan và quyết tâm của những người đứng đầu

+ Một số công chức do phân công kiêm nhiệm nhiều việc nên khi xác định vị trí việc làm các cơ quan, tổ chức, đơn vị gặp lúng túng, không biết có thống kê cả những nhiệm vụ khác ngoài chuyên môn vào hay không bởi thực tế các công việc này chiếm không ít thời gian của họ Một số công việc của các công chức bộ, ngành mang tính dài hạn như xây dựng các kế hoạch, đề án… khó xác định thời gian hoàn thành và sản phẩm đầu ra Qua khảo sát bảng hỏi, có 44% số CBCC được hỏi cho rằng họ không thực hiện đúng công việc, nhiệm vụ được giao do bị chồng chéo với công việc khác, 58% số CBCC cho rằng họ đã thực hiện đúng công việc, nhiệm vụ được giao

+ Đối với việc xác định định biên cho các CBCC mà công việc của họ khó xây dựng mức chính xác Các tỷ trọng thời gian cho từng công việc chủ yếu được ước lượng chủ quan Do dó dẫn đến việc xác định định biên CBCC cũng chưa thật chính xác và ảnh hưởng đến hiệu quả kế hoạch hóa nhân lực

+ Kết quả điều tra bảng hỏi, có 58% (29 người) số CBCC tham gia xây dựng KHHNNL có chuyên ngành đào tạo không liên quan đến quản trị nhân lực nhưng

họ đã tham gia khóa đào tạo ngắn hạn về chuyên môn do đơn vị cử đi Như vây, đội ngũ xây dựng kế hoạch hóa nhân lực chưa có hiểu biết đầy đủ về công tác kế hoạch hóa nhân lực, thiếu tính chủ động sáng tạo, chưa có tính chuyên nghiệp, chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ Quá trình giải quyết công việc còn mang tính chủ quan, làm việc theo cảm tính cá nhân

+ Việc xây dựng khung năng lực, đánh giá năng lực CBCC chưa thực sự đúng, hiệu quả, chưa xây dựng năng lực theo từng chức danh, tiêu chuẩn đánh giá năng lực của CBCC chưa cụ thể Xem phụ lục 03: Bảng khung năng lực, yêu câu

chuyên môn của từng vị trí việc làm

- Về công tác dự đoán cung nhân lực

+ Trong công tác xác định cung nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã chưa tính tới các yếu tố: Lao động chấm dứt hợp đồng lao động (thôi việc, chuyển ra ngoài) và lao động nữ nghỉ thai sản/nghỉ theo các chế độ bảo hiểm xã hội Do đặc thù của các cơ quan nhà nước có số lượng CBCC tương đối ổn định, ít trường hợp

bị thôi việc hoặc nghỉ việc Do đó, tác giả giả định không tính tới yếu tố lao động chấm dứt hợp đồng lao động (thôi việc, chuyển ra ngoài)

+ Bên cạnh đó, đối với những người sẽ về hưu (nữ từ 51 đến 55 tuổi, nam từ

56 đến 60 tuổi), sẽ nghỉ việc trong các năm kế hoạch tiếp theo, Ủy ban thị xã cần

có kế hoạch thông báo cho CBCC biết trước đồng thời chuẩn bị người thay thế một cách chủ động, để đảm bảo nhân lực cho thị xã, hoàn thành công việc được giao, tránh trường hợp thiếu hụt nhân lực, ùn tắc công việc hoặc chất lượng công việc không được đảm bảo

- Cân đối cung – cầu nhân lực

+ Mất cân đối nhân lực dẫn đến tình trạng hiệu quả thực hiện công việc thấp,

bố trí không đúng người đúng việc, khó phát huy tối đa năng lực của CBCC

- Về đánh giá thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối

CQQLNN tại thị xã

+ Theo kết quả thu thập được từ Bảng hỏi, trong đánh giá thực hiện công tác

kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại Thị xã thì có đến 54% (27 người) được hỏi cho rằng, đơn vị có tiến hành đánh giá nhưng mang tính hình thức Còn lại cho rằng không rõ hoặc có xây dựng kế hoạch lao động, nhưng không thấy đơn vị tiến hành đánh giá việc thực hiện

+ Theo ý kiến của các CBCC được hỏi, có 38% (19 người) cho rằng việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực có cũng được, không có cũng được; 52 % (26 người) cho rằng cần thiết phải xây dựng

hệ thống đánh giá thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực

+ Như vậy, việc đánh giá thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN chưa được thực hiện đúng mức, chưa phát huy được hết hiệu quả cũng như tầm quan trọng

Chương 3 – Một số giải pháp hoàn thiện kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối cơ quan quản lý nhà nước tại thị xã Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh Tác giả đưa

ra các nhóm giải pháp sau:

 Một số biện pháp hoàn thiện xác định cầu nhân lực: tác giả sử dụng phương pháp chuyên gia để xác định lại tỷ lệ thời gian thực hiện từng công việc của từng vị trí công việc Từ đó làm căn cứ để xác định định biên CBCC

Xác định đối tượng trong sử dụng phương pháp chuyên gia và xây dựng các trọng số đối với các đối tượng được lấy ý kiến

Đối tượng được trao đổi, lấy ý kiến trong công tác xác định cầu nhân lực:

- Ban Lãnh đạo UBND thị xã: sau khi tổng hợp nhu cầu nhân lực từ các bộ phận, Phòng Nội vụ xin ý kiến Ban Lãnh đạo UBND thị xã để thống nhất

- Trưởng và Phó các Bộ phận/Chức năng:

+ Nhu cầu nhân lực của bộ phận mình quản lý: Đây là các đối tượng am hiểu sâu sắc nhất tới nghiệp vụ, hoạt động của bộ phận trong đơn vị/Chi nhánh Vì vậy,

trong xác định trọng số thì ý kiến của bộ phận này giữ vai trò quyết định nhất tới nhu cầu nhân lực đối với bộ phận đó

+ Đánh giá nhu cầu nhân lực của các bộ phận khác: Đây là sự kiểm tra chéo, thể hiện quan điểm của từng bộ phận tới các bộ phận khác trong Chi nhánh/Đơn vị Các ý kiến này được sử dụng để tham khảo, là yếu tố tăng hay giảm nhu cầu nhân lực của bộ phận

- Cán bộ làm nghiệp vụ liên quan đến công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực: Đây là các cán bộ am hiểu sâu về nghiệp vụ, có cách nhìn tổng quan về nhu cầu nhân lực

Trên cơ sở tổng hợp ý kiến của các đối tượng được lấy ý kiến, với các trọng số được quy định, phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch nhân sự cho các phòng ban chức năng, sau đó sẽ gửi tới các đối tượng được lấy ý kiến để trao đổi, tiếp thu phản hồi Sau khi lấy ý kiến chuyên gia, tác giả thu được kết quả tỷ lệ thời gian thực hiện từng nhiệm vụ của từng vị trí công việc Xem ở phụ lục 05

Như vậy, thông qua việc xác định lại tỷ lệ phần trăm thực hiện các công việc theo từng vị trí công việc, tác giả xác định được số vị trí công việc, từ đó xác định

số người đảm nhiệm số vị trí công việc đó

 Một số biện pháp hoàn thiện xác định cung nhân lực: bao gồm:

- Giải pháp hỗ trợ: Giải pháp hoàn thiện phân tích công việc, giải pháp hoàn thiện khung năng lực, gây dựng hệ thống hồ sơ chi tiết của nhân viên

- Giải pháp hoàn thiện xác định cung nhân lực: Tiến hành xem xét và tính đến

số lượng nữ giới nghỉ theo chế độ thai sản, làm yếu tố gây giảm cung nhân lực có khả năng đáp ứng trong kỳ kế hoạch Xây dựng hệ thống động lực làm việc, thoã mãn các nhu cầu về vật chất và tình cảm của người lao động, đặc biệt cần phải có các biện pháp tạo điều kiện thuận lợi để người lao động hoàn thành nhiệm vụ

 Một số biện pháp nhằm cân đối cung – cầu nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã Quảng Yên

- Đối với phòng thừa nhân lực: Phòng có thể tiến hành thuyên chuyển CBCC dựa vào hệ thống thông tin nguồn nhân lực để tiến hành thuyên chuyển Thuyên chuyển nhân viên: nhằm bố trí lại lao động cho phù hợp hoặc thăng chức: bố trí vào vị trí làm việc có tiền lương cao hơn, trách nhiệm lớn hơn, điều kiện làm việc tốt hơn, hoặc giáng chức: ngược lại với thăng chức

- Đối với các phòng thiếu nhân lực:

+ Thực hiện chương trình đào tạo kỹ năng và đào tạo lại cho những CBCC hiện có trong các phòng ban chức năng để họ có thể đảm nhận những vị trí trống

mà không cần tuyển dụng thêm nguồn lao động từ bên ngoài Đồng thời, cần xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao tay nghề, đào tạo ngoại ngữ, tin học, chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu cho CBCC để họ thường xuyên cập nhật kiến thức mới

+ Đề bạt người từ bên trong tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng họ để học có thể đảm nhiệm những vị trí cao hơn

+ Thực hiện kế hoạch hoá kế cận và phát triển quản lý Dựa vào bảng 2.5: Bảng cơ cấu đội ngũ cán bộ công chức theo giới tính trong độ tuổi về hưu tại Thị

xã giai đoạn 2012 – 2014 Ta có thể xác định được chính xác số người trong độ tuổi chuẩn bị về hưu Đối với đặc thù khối cơ quan nhà nước, CBCC làm việc gắn với thâm niên và trách nhiệm công việc Vì vậy, những người trong nhóm tuổi 51 trở lên đối với nữ và 55 tuổi trở lên đối với nam đều là những người có thâm niên công tác cao, có nhiều kinh nghiệm làm việc, thậm chí bao gồm những người có chức vụ quản lý Do đó, để tránh hụt hẫng nhân lực và đảm bảo hiệu suất làm việc, các phòng ban chức năng cần có kế hoạch kế cận và bồi dưỡng các CBCC

+ Đối với khối lượng công việc tăng đột biến trong thời gian ngắn, các phòng chức năng nên huy động người trong tổ chức làm thêm giờ, thêm ca.(biện pháp này chỉ nên áp dụng trong thời gian ngắn) Đối với các vị trí công việc có CBCC về hưu, khối lượng công việc tăng, phòng có thể sử dụng thuyên chuyển thay thế Bố

trí lại CBCC đáp ứng nhu cầu của vị trí công việc còn trống

+ Hoàn thiện cơ chế thu hút nguồn nhân lực, phát huy mọi nguồn lực trong phát triển nguồn nhân lực của Thị xã

+ Tuyển dụng: trong trường hợp các giải pháp trên không thể đáp ứng được việc cân đối cung cầu thì doanh nghiệp phải tiến hành tuyển dụng đào tạo và phát triển để bổ xung nguồn nhân lực khuyết thiếu đó

 Đánh giá thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cho khối CQQLNN tại thị xã Quảng Yên: xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá.So sánh được kết quả thực tế thực hiện và kế hoạch hóa nguồn nhân lực về cả số lượng và chất lượng, có đảm bảo thực hiện hết khối lượng công việc từng người, từng phòng ban, đạt mục tiêu chung của phòng, của thị xã; đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của từng người một cách chi tiết, cụ thể

Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã cố gắng thu thập tư liệu từ nhiều nguồn

để đưa ra các nhận định, đánh giá khách quan, khoa học, sát với thực tiễn Tuy nhiên, không thể tránh khỏi những thiếu sót trong việc trình bày lập luận, hành văn

và một số đánh giá nhận định thiên về suy luận chủ quan Tác giả rất cám ơn và mong có sự đóng góp của các thầy cô!