Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về vấn đề tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, làm cơ sở cho việc nghiên cứu tổ[r]
Trang 1TÓM TẮT LUẬN VĂN
Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh ở Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp Và chi phí vật tư cũng chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm Vì vậy, để hạ giá thành sản phẩm và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời tiết kiệm chi phí do vật tư dư thừa thì việc làm tốt công tác đảm bảo vật tư là rất cần thiết Tuy nhiên, hoạt động này tại các doanh nghiệp ở Việt Nam chưa được quan tâm đúng mức, còn thiếu bài bản dẫn đến tình trạng quá trình sản xuất bị ngừng trệ, năng suất lao động giảm và chi phí sản xuất tăng Công ty TNHH Yamaha Việt Nam là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh xe gắn máy, số lượng và chủng loại vật tư rất lớn, nên hoạt động tổ chức đảm bảo vật tư phức tạp Sau nhiều năm hoạt động nhưng đảm bảo vật tư vẫn còn nhiều hạn chế Vậy nhưng chưa có
đề tài nào tập trung nghiên cứu về hoạt động này của Công ty TNHH Yamaha
Việt Nam Vì vậy tác giả lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức đảm bảo vật
tư cho sản xuất của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam.” nhằm tìm
ra những nguyên nhân hạn chế trong công tác đảm bảo vật tư tại Công ty và
đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác này
Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về vấn đề tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, làm cơ sở cho việc nghiên cứu tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất tại Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức đảm bảo vật tư tại Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam để thấy được những hạn chế và nguyên nhân Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện tổ chức đảm bảo vật tư của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam
Cơ sở lý thuyết được tác giả tổng hợp từ việc tìm nguồn tài liệu tham
Trang 2khảo qua các giáo trình, các công trình nghiên cứu có liên quan đến hoạt động
tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất Từ đó hệ thống nên cơ sở lý luận của đề tài:
Vật tư là sản phẩm của lao động, nó được trao đổi thông qua mua bán
để phục vụ cho sản xuất, bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, phụ tùng, máy móc, thiết bị…
Về phân loại vật tư : các tiêu thức phân loại vật tư : căn cứ vào công dụng của vật tư trong quá trình sản xuất; căn cứ vào tính chất sử dụng vật tư; căn cứ theo nguồn cung ứng; căn cứ vào tầm quan trọng của vật tư trong sản xuất
Để đảm bảo cung cấp vật tư chính xác, kịp thời cho sản xuất thì phải thông qua tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất Đảm bảo vật tư cho sản xuất
là toàn bộ các hoạt động nhằm kiểm soát quá trình vận động của dòng vật tư sản xuất trong các chu trình kinh doanh
Tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất là cơ sở cho quá trình sản xuất diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với những biến động khác nhau của thị trường Tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất là tổ chức hoạt động để có thể đảm bảo vật tư cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp
Từ đó có thể thấy vai trò của tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất Nó
là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp; là điều kiện tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất, cho sự nhịp nhàng đều đặn của quá trình sản xuất; góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành
Vì vậy hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất phải đạt các yêu cầu: đảm bảo cung cấp kịp thời vật tư cho sản xuất; đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách của vật tư; đảm bảo cung cấp đồng bộ
Trang 3Tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất gồm các nội dung sau:
- Tổ chức bộ máy đảm bảo vật tư
- Tổ chức kế hoạch đảm bảo vật tư
- Tổ chức tạo nguồn, mua sắm vật tư
- Tổ chức dự trữ, bảo quản vật tư
- Tổ chức cấp phát vật tư
- Tổ chức kiểm tra, đánh giá quá trình sử dụng vật tư
Từ cơ sở lý thuyết trên, tác giả đã tiến hành nghiên cứu thực trạng tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam qua việc thu thập, xử lý thông tin, số liệu
Về tổ chức bộ máy đảm bảo vật tư cho sản xuất, bộ máy đảm bảo vật tư cho sản xuất của YMVN bao gồm 3 bộ phận chính: bộ phận sản xuất trực tiếp, bộ phận quản lý sản xuất và bộ phận mua bán Mỗi bộ phận có chức năng riêng biệt nhưng có liên quan mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau để bộ máy đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty hoạt động nhịp nhàng Đứng đầu mỗi
bộ phận là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động của bộ phận mình
Về tổ chức kế hoạch đảm bảo vật tư, việc tổ chức kế hoạch đảm bảo vật
tư của toàn nhà máy do bộ phận mua bán và quản lý sản xuất thực hiện hàng năm căn cứ vào : kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn và dài hạn; kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; định mức tiêu dùng vật tư ; tồn kho vật tư thực tế; năng lực sản xuất Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch vật tư, cán bộ vật tư phải theo dõi sát sao tiến độ thực hiện kế hoạch của các bộ phận sử dụng vật tư, đôn đốc thực hiện kế hoạch để hoàn thành tốt kế hoạch đã đặt ra
Về tổ chức tạo nguồn, mua sắm vật tư Công ty hiện tại có 2 nguồn hàng: nguồn nhập khẩu và nguồn nội địa với tổng số lượng nhà cung cấp khoảng gần 90 công ty Hàng năm, Công ty đều tiến hành đánh giá nhà cung
Trang 4cấp về năng lực cung ứng, đánh giá chất lượng và xếp hạng nhà cung cấp, đánh giá về trình độ quản lý và mức độ hợp tác, khả năng hợp tác lâu dài của nhà cung cấp với Công ty
Sau khi xác định được nhu cầu vật tư cần mua và tìm được nguồn hàng, nhà cung ứng vật tư, công ty sẽ tiến hành mua vật tư Giá trị vật tư mua nội địa luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật tư của YMVN, khoảng 75%
Về tổ chức dự trữ, bảo quản vật tư Tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu sản xuất của từng vật tư YMVN có quy định cụ thể về điều kiện bảo quản và
số lượng dự trữ cụ thể Lượng vật tư dự trữ được quy định tùy theo từng loại vật tư, nếu lượng vật tư sử dụng nhiều thì lượng dự trữ nhiều Thời gian dự trữ tùy thuộc vào thời gian chờ nhận vật tư
Về tổ chức cấp phát vật tư Công ty thực hiện cấp phát vật tư theo hai hình thức: Cấp vật tư theo hạn mức và cấp vật tư theo yêu cầu
Cấp phát theo hạn mức là hình thức được sử dụng thường xuyên, dựa theo kế hoạch sản xuất của Công ty và định mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm và số lượng sản phẩm sẽ sản xuất
Cấp phát theo yêu cầu là cấp không có sẵn từ trước mà tùy theo tình hình sản xuất thực tế sẽ yêu cầu từng loại vật tư và từng số lượng thích hợp Cấp vật theo yêu cầu được chia làm 2 hình thức: Cấp vật tư được đề nghị qua phần mềm quản lý vật tư và cấp vật tư bằng phiếu đề nghị cung cấp
Về tổ chức kiểm tra, đánh giá quá trình sử dụng vật tư Công ty sử dụng phần mềm quản lý sản xuất để kiểm soát quá trình sử dụng vật tư của các bộ phận bao gồm nhâp, xuất vật tư, lượng vật tư tiêu hủy do lỗi trong quá trình sản xuất hay vật tư ngừng sử dụng Hằng năm, Công ty thực hiện kiểm kê toàn nhà máy 1 năm 2 lần để kiểm tra và đánh giá tình hình sử dụng vật tư tại các bộ phận Kết quả đạt là tại thời điểm kiểm kê tồn kho thực tế bằng tồn kho
Trang 5trên hệ thống PYMAC Nếu như có sự sai lệch tồn kho thì bộ phận đó phải báo cáo trước ban giám đốc về nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch này Cuối năm, sẽ có 1 hạng mục đánh giá về độ chính xác tồn kho tại các bộ phận
Trên cơ sở phân tích thực trạng, tác giả có những đánh giá chung về kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó
+ Những thành tựu đã đạt được
- Xác định nhu cầu vật tư khoa học
- Tạo được mạng lưới nguồn hàng phong phú, chất lượng đảm bảo
- Bảo quản vật tư tốt, chất lượng luôn ổn định
- Mức dự trữ được kiểm soát tốt
+ Những tồn tại cần khắc phục
- Máy móc thiết bị của YMVN đã sử dụng lâu năm dẫn đến tiêu hao nguyên vật liệu nhiều hơn định mức
- Qui trình mua sắm vật tư mất nhiều thời gian
- Diện tích kho bãi hạn chế
- Chưa chủ động tìm kiếm nguồn hàng mới
- Chưa giám sát chặt chẽ chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp
- Chưa kiểm soát được việc sử dụng vật tư ở các bộ phận
+ Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại
- Nguồn nhân lực đảm bảo vật tư còn hạn chế
- Thông tin liên lạc giữa các bộ phận kém
- Không kiểm soát lượng vật tư tồn kho một cách thường xuyên
Từ cơ sở lý luận và kết quả nghiên cứu thực trạng tổ chức đảm bảo vật
tư của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất của Công ty trong thời gian tới
Trang 6Thứ nhất, chủ động khai thác tạo nguồn Mặc dù các nhà cung cấp của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam đều là những công ty có uy tín và được lựa chọn sau một quy trình đánh giá kĩ lưỡng Nhưng đôi khi vẫn xảy ra tình trạng nhà cung cấp giao cho công ty những chi tiết không đảm bảo chất lượng hoặc có những nhà cung cấp không đủ khả năng cung cấp chi tiết khi công ty có yêu cầu cho mẫu xe mới Vì vậy, việc chủ động khai thác tạo nguồn để thay thế những nguồn cũ không đảm bảo chất lượng là vô cùng cần thiết
Thứ hai, tăng cường quản lý tiết kiệm vật tư Sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư luôn được các doanh nghiệp sản xuất quan tâm và đưa ra các biện pháp
để làm tốt việc này Hiện nay, Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam mới chỉ đưa ra những quy định chung chưa có những biện pháp cụ thể dẫn đến tình trạng sử dụng vật tư lãng phí, thất thoát vật tư vẫn tái diễn Công ty cần quản lý chặt chẽ vật tư theo định mức tiêu dùng vật tư; phân chia rõ ràng trách nhiệm của của người tiếp nhận, người cấp phát, người bảo quản, người sử dụng vật tư; đào tạo, nâng cao ý thức tiết kiệm vật tư đến người lao động; nâng cấp, cải tiến hệ thống kho bãi; bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay thế những máy móc thiết bị đã cũ, gây tiêu hao nhiều vật tư; tận dụng triệt để các loại phế liệu, phế thải có thể tái sử dụng; sử dụng vật tư thay thế
Thứ ba, thông tin liên lạc giữa các bộ phận, tạo sự đồng bộ trong đảm bảo vật tư của toàn nhà máy Hoạt động đảm bảo vật tư là hoạt động phức tạp, lượng vật tư tương đối lớn, thường xuyên biến động Nên giữa các bộ phận cần có sự trao đổi thông tin thường xuyên để kịp thời nắm bắt được tình hình đảm bảo vật tư của công ty và có biện pháp điều chỉnh kịp thời
Thứ tư, đào tạo, nâng cao chất lượng của đội ngũ công nhân viên làm công tác đảm bảo vật tư Hiện nay trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ thực hiện đảm bảo vật tư của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam chưa
Trang 7đồng đều, chỉ có một số ít được đào tạo bài bản ở trường lớp, số đông còn lại hầu như chỉ làm theo kinh nghiệm chỉ dạy của những người đi trước Vậy nên hiệu quả đảm bảo vật tư cho sản xuất của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam chưa tốt Để công tác đảm bảo vật tư được thực hiện tốt hơn, công ty cần đào tạo, nâng cao trình độ của những người làm công tác này
Thứ năm, cải tiến quy trình mua sắm vật tư Quy trình mua sắm vật tư phức tạp, mất nhiều thời gian sẽ làm tăng lượng dữ trữ, nếu vật tư đặt mua chưa kịp về theo kế hoạch sẽ làm chậm tiến độ sản xuất của Công ty Do đó, cần cải tiến quy trình mua sắm vật tư sao cho đơn giản, nhanh nhạy hơn, đặc biệt là cần linh hoạt trong mua sắm vật tư
Thứ sáu, tăng cường quản lý nhà cung cấp để ổn định và nâng cao chất lượng vật tư Để chất lượng vật tư luôn ổn định và không ngừng được nâng cao thì không chỉ dừng lại ở việc yêu cầu nhà cung cấp cải thiện chất lượng, Công ty cần tăng cường giám sát, kiểm tra tình hình quản lý chất lượng của nhà cung cấp, kết hợp chặt chẽ với nhà cung cấp trong việc cải thiện và đảm bảo chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn của Yamaha
Thứ bảy, nâng cấp, mở rộng hệ thống kho vật tư Kho vật tư là nơi dự trữ, bảo quản vật tư Vì vậy, điều kiện kho tốt thì chất lượng vật tư mới được đảm bảo Thực trạng kho bãi của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam chưa tốt nên việc bảo quản vật tư gặp nhiều khó khăn Công ty cần mở rộng diện tích kho vật tư hiện tại, nên tập trung các kho về một vị trí cố để có thể đầu tư trang thiết bị đồng bộ cho hệ thống kho, đảm bảo việc lưu trữ vật tư được tốt nhất
Bên cạnh một số giải pháp nêu trên, tác giả cũng có 1 vài kiến nghị với Nhà nước để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất
Trang 8Thứ nhất, tạo điều kiện phát triển các ngành công nghiệp phụ trợ Hiện tại, có nhiều ngành công nghiệp có thế mạnh ở Việt Nam, ví dụ, may mặc, giày dép, lắp ráp ô tô và xe máy… nhưng hầu như, ngành công nghiệp hỗ trợ vẫn chưa có, vì thế phải phụ thuộc vào vật liệu nhập khẩu, điều đó làm quá trình sản xuất thụ động với giá cao Vì vậy, Nhà nước và chính phủ cần tạo điều kiện phát triển các ngành công nghiệp phụ trợ, điều này sẽ giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí, hạn chế rủi ro Từ đây hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả đảm bảo vật tư cho sản xuất nói riêng sẽ được nâng cao
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống thể chế, chính sách trong lĩnh vực xuất, nhập khẩu Mặc dù tỉ lệ nội địa hóa đã đạt được 70% nhưng ngành sản xuất
xe máy vẫn phải phụ thuộc một phần vào nguồn vật tư nhập khẩu Hơn nữa, ngay cả các doanh nghiệp sản xuất linh kiện, phụ tùng cung cấp cho ngành sản xuất xe máy trong nước cũng phải nhập khẩu nguyên vật liệu từ nước ngoài Tuy nhiên, xuất nhập khẩu của Việt Nam vẫn bộc lộ nhiều bấp cập, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong hoạt động đảm bảo vật tư Nhà nước cần hoàn thiện hệ thống thể chế, chính sách trong lĩnh vực này
Thứ ba, nới lỏng các quy định với ngành sản xuất xe máy Ngành sản xuất xe máy là ngành có doanh thu lớn, tỉ lệ nội địa hóa cao nhưng lại đang vấp phải nhiều khó khăn từ những quy định của Nhà nước như giới hạn số lượng sản xuất xe máy ở mức 36 triệu xe năm 2020, thu phí sử dụng đường bộ….Những quy định trên đây gây khó khăn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp sản xuất xe máy trong nước Vì vậy, kiến nghị với Nhà nước nới lỏng những quy định trên để hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong ngành sản xuất xe máy trong nước phát triển bền vững
Thứ tư, cải cách thủ tục hành chính Hiện nay, các thủ tục hành chính của Nhà nước còn rất rườm rà, trùng chéo, cứng nhắc và phức tạp Điều đó
Trang 9làm cản trở rất lớn tới hoạt động kinh doanh sản xuất kinh doanh, trong đó có hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp Nhà nước cần sắp xếp, tổ chức bộ máy theo hướng gọn nhẹ, hiện đại; đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức về chuyên môn, nghiệp vụ theo hướng chuyên nghiệp hóa; góp phần bài trừ tệ quan liêu, cửa quyền, hối lộ, làm trong sạch
bộ máy nhà nước
Thứ năm, kiểm soát giá xăng dầu Xăng dầu là sản phẩm bổ sung của mặt hàng xe gắn máy, và nó cũng là một nhân tố ảnh hưởng đến chi phí sản xuất của doanh nghiệp Thị trường xăng dầu và những thành viên tham gia thị trường này hiện chưa có được sự cạnh tranh hoàn hảo nên vẫn cần có vai trò điều tiết của Nhà nước Trước diễn biến hiện nay , thiết nghĩ cơ quan chức năng cần quản lý chặt chẽ thị trường xăng dầu , tránh tình trạng đầu cơ , hay gây kích động tăng giá, tạo cơn sốt giá
Tóm lại, luận văn đã hệ thống những lý luận cơ bản về tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất, khảo sát thực trạng tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất của Công ty TNHH Yamaha Motor Việt Nam Từ đó phân tích, đánh giá rút
ra những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức đảm bảo vật tư cho sản xuất của Công ty
Trong quá trình tiến hành nghiên cứu có thuận lợi là đơn vị khảo sát là nơi tác giả công tác, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn gặp những khó khăn về thời gian nghiên cứu, về kinh nghiệm thực tế do đó không tránh khỏi những thiếu sót Tác giả rất mong nhận được những đánh giá, góp ý từ thầy cô giáo cùng các độc giả