Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu[r]
Trang 1CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ
1.1 Một số vấn đề chung về tổ chức kế toán trong các đơn vị
1.1.1 Khái niệm tổ chức kế toán
Tổ chức kế toán là một quá trình thiết lập tổ chức bộ máy kế toán và nội dung công tác kế toán để thực thi toàn bộ các chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu đối với
kế toán
Như vậy, tổ chức kế toán là một quá trình gồm nhiều công việc phức tạp để lập nên cơ cấu, nội dung công tác kế toán của một đơn vị kế toán
1.1.2 Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị
Theo nội dung của Luật kế toán Việt nam số 03/2003/QH11 ngày 17 tháng 6 năm 2003, nội dung tổ chức kế toán bao gồm 2 nội dung cơ bản đó là:
+ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
+ Tổ chức kiểm tra kế toán
1.2 Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán Bộ máy kế toán trong đơn vị được hiểu như một tập hợp cán bộ, nhiên viên kế
Trang 2toán cùng các phương tiện ghi chép, tính toán thông tin trang bị để thực hiện toàn
bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, phân tích
và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị, phục vụ quản lý Tại điều 48, 49 của Luật kế toán có quy định: Đơn vị phải bố trí người làm kế toán hoặc thuê người làm kế toán và phải bố trí người làm kế toán trưởng
1.2.1 Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán có thể thực hiện theo nhiều mô hình khác nhau Tuỳ theo đặc điểm quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh, phạm vi địa lý của đơn vị mà đơn vị áp dụng phương pháp tổ chức công tác kế toán cho hợp lý nhằm đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc Theo quy định hiện nay của Luật kế toán Việt nam, tổ chức bộ máy
kế toán có thể theo hai phương thức, đó là đơn vị tự tổ chức bộ máy kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán Tại khoản 1, 2 điều 56 của Luật kế toán có quy định:
- Đơn vị kế toán được ký hợp đồng với doanh nghiệp dịch vụ kế toán hoặc cá nhân
có đăng ký kinh doanh dịch vụ kế toán để thuê làm kế toán hoặc thuê làm kế toán trưởng theo quy định của pháp luật
- Việc thuê làm kế toán, thuê làm kế toán trưởng phải được lập thành hợp đồng bằng văn bản theo quy định của pháp luật
Phương thức thứ hai đơn vị có thể tự tổ chức bộ máy kế toán Việc lựa chọn
mô hình tổ chức bộ máy kế toán giữ ổn định trong một năm hạch toán (một niên độ
kế toán) Các đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (mô hình hỗn hợp)
1.2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Trang 3- Nguyên tắc phân công phân nhiệm
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
- Nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu số liệu
1.2.3 Tiêu chuẩn người làm kế toán
Trong tổ chức bộ máy kế toán, một yếu tố hết sức quan trọng đó là người làm kế toán Bộ máy có hoạt động hiệu quả cao hay thấp phần lớn phụ thuộc vào yếu tố của người làm kế toán, do vậy đối với người làm kế toán cần phải đáp ứng một số tiêu chuẩn Tại điều 50 của Luật kế toán có quy định tiêu chuẩn người làm
kế toán như sau
a) Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
b) Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán
1.3 Tổ chức công tác kế toán
1.3.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị
Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo thực hiện vai trò kế toán trong quản lý Bởi vậy, để tổ chức tốt công tác kế toán cần thực hiện những yêu cầu sau:
- Nguyên tắc thống nhất
- Nguyên tắc linh hoạt
1.3.1 Nội dung tổ chức công tác kế toán
1.3.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin nhằm chứng minh các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành và làm căn cứ để ghi
sổ kế toán
Trang 4Ngoài ra Nhà nước cũng đã có quy định cụ thể về chứng từ điện tử, điều kiện
sử dụng, giá trị của chứng từ điện tử tại khoản 2 điều 18 của Luật kế toán; chữ ký của chứng từ điện tử được quy định tại khoản 4 điều 20 của Luật kế toán
* Nội dung, kết cấu chứng từ kế toán
Mỗi bản chứng từ kế toán cần chứa đựng tất cả các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ kế toán…
Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, gồm:
- Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp(t ại Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC), gồm 5 chỉ tiêu:
+ Chỉ tiêu lao động tiền lương;
+ Chỉ tiêu hàng tồn kho;
+ Chỉ tiêu bán hàng;
+ Chỉ tiêu tiền tệ;
+ Chỉ tiêu TSCĐ
- Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác (Mẫu và
hướng dẫn lập áp dụng theo các văn bản đã ban hành)
1.3.1.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Những bản ghi chép tương tự được lập cho mỗi loại tài sản và nguồn hình thành tài sản được coi là tài khoản
Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý của các loại chủ thể quản
lý khác nhau
Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế
Trang 5toán quy định trong Chế độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng
và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng
1.3.2.3 Tổ chức sổ kế toán
Có nhiều góc độ để định nghĩa “Sổ kế toán” để có thể hiểu và sử dụng nó tốt nhất khi ban hành chế độ sổ cũng như khi thực hiện chu trình ghi chép phản ánh của
kế toán trong mỗi đơn vị kinh doanh cụ thể
Về lý thuyết cũng như trong thực tế ứng dụng đều khái niệm sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là
sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép
Trên góc độ ứng dụng sổ trong công tác kế toán có thể định nghĩa: Sổ kế toán là một phương tiện vật chất cơ bản, cần thiết để người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo đối tượng
Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Sổ kế toán tổng hợp, gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái
Số kế toán chi tiết, gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký; quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết
1.3.2.4Tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là một phương tiện tóm tắt các thông tin về tài sản, nguồn vốn và quá trình kinhdoanh cho các đối tượng quan tâm trong và ngoài doanh nghiệp
Trang 61.3.2.5 Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán,
sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán
Phương pháp kiểm tra kế toán được áp dụng chủ yếu là phương pháp đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán với nhau, giữa
số liệu kế toán của doanh nghiệp với các đơn vị có liên quan, giữa số liệu kế toán với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị với chế độ thể lệ kế toán hiện hành
Trang 7về hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bưu chính của Tổng công ty BCVT Việt Nam trước đây theo quy định của pháp luật
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và lĩnh vực tham gia kinh doanh
Tổng công ty Bưu chính Việt nam có chức năng nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh được quy định cụ thể trong Quyết định thành lập
2.1.3 Các đơn vị thành viên
a) Đơn vị hạch toán phụ thuộc:
b) Các công ty do Tổng công ty Bưu chính Việt Nam góp trên 50% vốn điều lệ c) Đơn vị sự nghiệp: được hình thành theo quy định của pháp luật
d) Các công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, công ty cổ phần do Tổng công
ty Bưu chính Việt Nam góp dưới 50% vốn điều lệ
Trang 8viii
2.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại các Bưu điện tỉnh thành
*Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Ngành Bưu chính viễn thông là ngành thuộc kết cấu hạ tầng của nền kinh tế quốc dân, là ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có những đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù, ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán
a, Tính vô hình của sản phẩm Bưu chính viễn thông
b, Quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm
c, Quá trình sản xuất mang tính dây truyền, do nhiều đơn vị tham gia
d, Đối tượng lao động của các doanh nghiệp Bưu chính viễn thông là tin tức
*Phân cấp quản lý tài chính của Tổng công ty Bưu chính
Các Bưu điện tỉnh là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt nam Được Tổng giám đốc giao quyền quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn phù hợp với quy mô và nhiệm vụ kinh doanh, phục vụ và phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về hiệu quả sử dụng tài sản, nguồn vốn được giao Bưu điện tỉnh có thể được Tổng giám đốc bổ sung thêm vốn hoặc điều động vốn đã giao
để đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Tổng công ty Bưu chính
Các Bưu điện tỉnh được Tổng công ty Bưu chính Việt nam xác định lợi nhuận và đươc trích lập các quỹ theo quy định Việc xác định lợi nhuận được thực hiện tại Bưu điện tỉnh về kinh doanh Bưu chính
Các Bưu điện tỉnh chịu sự kiểm tra, giám sát của Tổng công ty Bưu chính Việt Nam theo nội dung đã quy định tại điều lệ hoạt động của Tổng công ty Bưu chính Việt nam Các Bưu điện tỉnh chịu sự kiểm tra giám sát của cơ quan tài chính
về các hoạt động tài chính, quản lý vốn và tài sản của Nhà nước
2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tại các Bưu điện tỉnh, thành
2.2.1 Những vấn đề chung trong tổ chức kế toán tại các Bưu điện tỉnh, thành
Trang 9ix
2.2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh và cơ chế phân cấp của Tổng công ty Bưu chính cho các đơn vị thành viên, tổ chức bộ máy kế toán tại Bưu điện tỉnh, thành có đặc điểm chung là đều tổ chức theo hình thức phân tán
2.2.1.2 Tổ chức công tác kế toán
A, Tổ chức chứng từ kế toán
Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở ghi sổ kế toán, Bưu điện tỉnh đã sử dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo Quyết định số 2608/QĐ-KTTKTC ngày 22/12/2006 của Tổng Giám đốc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam căn cứ vào Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp và căn cứ Công văn số 16145/BTC-CĐKT ngày 20/12/2006 của Bộ Tài chính về việc chấp thuận chế độ kế toán đối với Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
B, Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng, là cơ sở trong hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp
Bắt đầu từ năm 2006 tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và thành phần kinh tế đều phải thực hiện áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp, ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp đã phản ánh khá đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh phù với yêu cầu quản lý và đặc điểm nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay Ngoài ra hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã thể hiện được sự vận dụng có chọn lọc các chuẩn mực kế toán quốc tế về kế toán, phù hợp với thông lệ, nguyên tắc, chuẩn mực có tính phổ biến của kế toán các nước có nền kinh tế thị trường phát triển và khả năng xử lý thông tin bằng máy vi tính
C, Lựa chọn hình thức kế toán
Trang 10“Chứng từ ghi sổ” trên máy vi tính
D, Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo
* Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính
* Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo nội bộ:
E, Kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán, nó đảm bảo cho công tác kế toán thực hiện đúng yêu cầu, nhiệm vụ, chức năng của mình, thông tin kế toán cung cấp chính xác, trung thực, kịp thời
Chức năng kiểm tra kế toán được giao cho kế toán trưởng, người chịu trách nhiệm toàn bộ công tác kế toán ở đơn vị cũng như đảm nhiệm kiểm tra việc thực thi công tác kế toán trong Phòng Kế toán Thống kê – Tài chính cũng như ở các đơn vị trực thuộc
Kết quả kiểm tra kế toán của Bưu điện tỉnh được lập thành văn bản (báo cáo kiểm tra, báo cáo kiểm toán) đồng thời có chữ ký của các cán bộ có liên quan Cuối năm các báo cáo này được nộp lên Tổng công ty
2.2.2 Khảo sát thức tể tổ chức kế toán tại các Bưu điện tỉnh, thành
Do đặc điểm đồng nhất về lĩnh vực sản xuất kinh doanh và phân cấp cơ chế tài chính nên trong tổ chức kế toán tại các Bưu điện tỉnh, thành cơ bản là đồng nhất
Trang 11xi
Để minh hoạ cho đặc điểm trên, luận văn xin được khảo sát tại 2 Bưu điện tỉnh đó là Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc và Bưu điện tỉnh Nam Định Hai đơn vị này đã thực hiện quá trình chia tách khá sớm và trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng đã đi vào
ổn định
2.2.2.1 Thực trạng tổ chức kế toán tại Bưu điện tỉnh Vĩnh phúc
A, Giới thiệu về Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc
Từ ngày 01 tháng 01 năm 2008 Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc chính thức là tổ chức kinh tế, đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Bưu chính Việt nam Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, bộ máy giúp việc được quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh Vĩnh phúc ban hành kèm theo quyết định số 64/QĐ – BTC ngày 07 tháng 12 năm 2007 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính Việt nam
Mô hình tổ chức của Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc thực hiện theo mẫu và theo phương án đổi mới quản lý, khai thác kinh doanh Bưu chính Viễn thông của tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt nam
B, Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc có 21 kế toán viên trong đó có
05 kế toán viên thuộc phòng Kế toán - Thống kê - Tài chính Bưu điện Tỉnh, còn lại
là 16 kế toán viên thuộc kế toán các Bưu điện huyện thị xã Hầu hết các kế toán viên đều có trình độ đại học và phụ trách chuyên môn về kế toán; Kế toán trưởng Bưu điện tỉnh và huyện đều đáp ứng được yêu cầu theo quy định Tuy nhiên, do quá trình chia tách Bưu điện tỉnh, cơ chế chính sách có nhiều thay đổi nên việc cập nhật các quy chế, thể lệ, chuẩn mực mới của các kế toán viên còn gặp nhiều khó khăn
C, Tổ chức công tác kế toán
Trang 12xii
*Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức hệ thống chứng từ của Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc đầy đủ và chi tiết theo đúng quy định của Luật kế toán và Tổng công ty Bưu chính Việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong đơn vị đảm bảo được số lượng chứng từ gốc và chứng từ đính kèm cũng như thông tin phản ánh trên các chứng từ kế toán Tuy nhiên nhiều lúc còn chưa đảm bảo thời gian luân chuyển chứng từ (nhất là cuối tháng, cuối quý) dẫn đến chưa phản ánh kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Bưu điện tỉnh Vĩnh phúc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán chung và hệ thống tài khoản do VNPT ban hành
* Lựa chọn hình thức kế toán
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ tại Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc và các đơn vị trực thuộc
*Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo và kiểm tra kế toán
* Kiểm tra kế toán:
2.2.2.2 Thực trạng tổ chức kế toán tại Bưu điện tỉnh Nam Định
A, Giới thiệu về Bưu điện tỉnh Nam Định
Bưu điện Tỉnh Nam Định là tổ chức kinh tế, đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính Việt Nam, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích thống nhất trong cả nước với các đơn vị thành viên khác để thực hiện mục tiêu,
kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao
Bắt đầu từ tháng 1/2008, Bưu điện tỉnh Nam Định chia tách thành hai pháp nhân mới là Bưu điện tỉnh Nam Định và Viễn thông Nam Định Để Bưu chính có