Hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại tổng công ty cổ phần bảo hiểm bưu điện

Quy trình kiểm toán nội bộ theo cách tiếp cận rủi ro tại PTI bao gồm 04 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểm toán và theo dõi. thực hiện khuyến nghị[r]

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

Thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam với 29 doanh nghiệp với mức

doanh thu phí năm 2013 là hơn 54.000 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng hơn 7% và dự báo sẽ tăng trưởng cao hơn trong những năm tiếp theo Thời gian qua thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam đã phát triển nhanh với nhiều sản phẩm đa dạng giúp khách hàng có cơ hội lựa chọn Tuy nhiên việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra mạnh mẽ; trục lợi bảo hiểm, gian lận thu phí bảo hiểm, đầu tư tài chính không hiệu quả đang là vấn đề nan giải; một trong những nguyên nhân đó là công tác kiểm toán nội bộ chưa được coi trọng

Được thành lập từ năm 1998, trải qua hơn 17 năm hoạt động, Tổng công ty

Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện (PTI) đã có những bước phát triển không ngừng và PTI đang đứng thứ 5 trên thị trường bảo hiểm phi nhân thọ về thị phần bảo hiểm gốc và là một công ty có tốc độ tăng trưởng bình quân ổn định trong nhiều năm Ban lãnh đạo Tổng công ty nhận thức rất rõ tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp nên

kể từ năm 2012, Tổng công ty đã ký hợp đồng tư vấn “Nâng cao năng lực kiểm toán nội bộ” với Công ty TNHH Pricewaterhouse Coopers Việt Nam (PWC) – một trong 4 công ty kiểm toán lớn nhất thế giới Theo đó, bộ phận kiểm toán nội bộ ra đời và hoạt động theo quy trình được xây dựng trên những thông lệ quốc tế tốt nhất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp

Trải qua hơn 2 năm hoạt động, bộ phận kiểm toán nội bộ đã phát hiện và chỉ

ra được nhiều điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp; ngăn chặn kịp thời các sai sót, tiêu cực và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra; đồng thời khuyến nghị những biện pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát được Ban lãnh đạo Tổng công ty ghi nhận và đánh giá cao Tuy nhiên, quá trình áp dụng quy trình kiểm toán vào thực tế vẫn còn một số tồn tại, khó khăn cần phải điều chỉnh và hoàn thiện để bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ tiếp tục phát triển đúng hướng và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, với mong muốn

giải quyết được vấn đề trên, tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện quy

trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện” cho luận

văn tốt nghiệp Thạc sỹ của mình

Ngoài phần danh mục các từ viết tắt, danh mục các bảng, biểu, sơ đồ, hình

vẽ, và phụ lục, Luận văn được kết cấu thành 4 chương:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu

Chương 2: Lý luận chung về kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp bảo hiểm

Chương 3: Thực trạng quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Cổ phần Bảo

hiểm Bưu điện

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và các giải pháp hoàn thiện quy trình

kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện

CHƯƠNG 2

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG

DOANH NGHIỆP BẢO HIỂM

Bản chất của bảo hiểm là hoạt động trên quy luật số đông (the law of large numbers), nghĩa là sự phân chia tổn thất của một hoặc một số người cho tất cả những người tham gia bảo hiểm cùng gánh chịu Do đó, kinh doanh bảo hiểm là hoạt động chứa đựng rất nhiều rủi ro, trong đó gian lận và trục lợi bảo hiểm là hai vấn đề quan trọng nhức nhối nhất Trên thực tế, trục lợi bảo hiểm đã và đang diễn

ra ở hầu hết các nghiệp vụ bảo hiểm, không những có tác động xấu đến xã hội, làm giảm lợi nhuận và uy tín của doanh nghiệp bảo hiểm mà còn ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của ngành bảo hiểm

Nhằm phòng tránh trục lợi bảo hiểm một cách có hiệu quả, các chuyên gia trong lĩnh vực bảo hiểm cho rằng cần tiến hành nhiều giải pháp đồng bộ Về phía doanh nghiệp bảo hiểm, cần nâng cao năng lực chuyên môn, quản lý, đầu tư phát triển hệ thống công nghệ thông tin, theo dõi, quản lý và giám sát công tác cán bộ, hoạt động của đại lý và môi giới bảo hiểm, kiểm tra, giám sát và nâng cao khả năng đánh giá rủi ro trước và sau khi nhận bảo hiểm Như vậy, doanh nghiệp bảo hiểm cần xây dựng cho mình một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả

để hạn chế đến mức thấp nhất các rủi ro gian lận và trục lợi bảo hiểm

Trong doanh nghiệp bảo hiểm, nội dung kiểm tra, đánh giá của KTNB bao gồm: kiểm toán công tác tài chính kế toán; kiểm toán công tác giám định, bồi thường; kiểm toán công tác khai thác bảo hiểm; kiểm toán công tác đại lý; kiểm toán công tác tái bảo hiểm; kiểm toán hoạt động đầu tư; kiểm toán công tác hành chính nhân sự

Phương pháp tiếp cận của kiểm toán nội bộ là yếu tố ảnh hưởng tổng quát đến cách thức tiến hành các hoạt động kiểm toán Phương pháp tiếp cận kiểm toán phù hợp là điều kiện tiên quyết để đảm bảo hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ Theo lịch sử phát triển của kiểm toán nội bộ, phương pháp tiếp cận kiểm

toán nội bộ bao gồm: phương pháp tiếp cận truyền thống, phương pháp tiếp cận hệ thống và phương pháp tiếp cận dựa trên định hướng rủi ro Trong đó, phương pháp tiếp cận theo định hướng rủi ro là phương pháp tiếp cận kiểm toán hiện đại, ưu việt, giúp KTV nội bộ nhận biết được các rủi ro và xác định các lĩnh vực cần ưu tiên, nâng cao hiệu quả của hoạt động KTNB Phương pháp tiếp cận này đặc biệt phù hợp với các loại hình doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhạy cảm, rủi ro như lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm

Quy trình kiểm toán nội bộ theo định hướng rủi ro bao gồm 4 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Thứ nhất, Lập kế hoạch kiểm toán năm: Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm là công việc đầu tiên bắt buộc, thường được thực hiện trước khi kết thúc năm tài chính Việc lập kế hoạch kiểm toán năm là rất quan trọng, bởi KTNB tại các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bảo hiểm nói riêng luôn phải đối mặt với các giới hạn về thời gian, chi phí, nhân lực cho hoạt động kiểm toán, trong khi các đối tượng được kiểm toán rất đa dạng, phức tạp, môi trường hoạt động thường xuyên biến động Lập kế hoạch kiểm toán hàng năm giúp KTNB bao quát được tất cả các đối tượng kiểm toán, tập trung nguồn lực cho các hoạt động rủi ro hơn, giúp cho các cuộc kiểm toán nội bộ được thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí và đạt được mục tiêu đề ra Kế hoạch kiểm toán năm xác định đối tượng kiểm toán cũng như tần suất thực hiện kiểm toán tại các đối tượng cụ thể Kế hoạch kiểm toán được lập trên cơ sở đánh giá thông tin tổng quát về tình hình hoạt động

và môi trường kinh doanh của tất cả các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp

Thứ hai, Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết là kế hoạch kiểm toán được lập cho từng cuộc kiểm toán tại từng bộ phận, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhằm chỉ đạo

tổ chức thực hiện các hoạt động cụ thể của cuộc kiểm toán Căn cứ để xây dựng kế

hoạch cuộc kiểm toán là kế hoạch kiểm toán năm được phê duyệt và đặc điểm của

từng bộ phận, đơn vị được kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán: Mục đích của việc thực hiện kiểm toán là

tiến hành các bước kiểm toán đã được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch chi tiết để: Đánh giá hiệu quả hoạt động của các quy trình kiểm soát và phát hiện các lĩnh vực cần phải cải thiện; Tiến hành các cuộc kiểm tra, phân tích chi tiết liên quan đến rủi ro và/hoặc các cơ hội

Ngoài hoạt động trung tâm của giai đoạn thực hiện kiểm toán là thu thập bằng chứng kiểm toán để đưa ra các phát hiện kiểm toán thì hai nhiệm vụ hết sức quan trọng trong giai đoạn này là hoạt động kiểm tra, soát xét kiểm toán và hoạt động tổng hợp, phân tích các bằng chứng kiểm toán và các phát hiện kiểm toán Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kế hoạch kiểm toán có thể phải điều chỉnh, ví

dụ như khi rủi ro thực tế là cao hơn đánh giá ban đầu của KTV Trong những trường hợp cần thiết, khi rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát ở mức cao, KTV cần tiến hành thêm các thử nghiệm mở rộng Việc tăng cường các thử nghiệm mở rộng

có thể làm thay đổi mục tiêu và phạm vi của cuộc kiểm toán và trong trường hợp này, KTVNB phải lập chương trình bổ sung bao gồm cả số lượng KTV nội bộ, thời gian kiểm toán nếu cần thiết

Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán: Giai đoạn kết thúc KTNB và lập báo cáo

kiểm toán nội bộ được thực hiện với hai công việc chính sau:

Một là: Tổng hợp kết quả kiểm toán: Trước hết KTV nội bộ phải khái quát

kết quả thực hiện kiểm tra, xác nhận, đánh giá thực trạng đối tượng KTNB trên cơ

sở rà soát toàn bộ hồ sơ kiểm toán Trên cơ sở đánh giá kết quả của từng phần hành theo các mục tiêu kiểm toán chi tiết của KTNB, KTV tổng hợp và đưa ra đánh giá KTV nội bộ cần lưu ý, nếu trong quá trình thu thập bằng chứng có nhiều thông tin trái ngược nhau, KTVNB cần tiến hành các thủ tục kiểm toán bổ sung để xác định

lại kết luận kiểm toán Trên cơ sở tổng hợp kết quả kiểm toán, KTV nội lập dự thảo báo cáo để làm việc trong nhóm, trao đổi và thống nhất nội dung trong nhóm KTNB

Hai là, Lập báo cáo kiểm toán: Kết thúc quá trình kiểm toán, KTV nội bộ tiến

hành lập báo cáo kiểm toán Báo cáo KTNB gồm các nội dung chính: kết quả kiểm toán và các kết luận, kiến nghị kiểm toán Trước khi phát hành báo cáo, KTV nội

bộ có thể tổ chức họp với đơn vị được kiểm toán nhằm trình bày những phát hiện kiểm toán và tập hợp các ý kiến phản hồi từ phía đơn vị được kiểm toán

Giai đoạn 4: Theo dõi thực hiện khuyến nghị: Mục tiêu của việc theo dõi thực

hiện khuyến nghị sau kiểm toán là đảm bảo đối tượng được kiểm toán thực hiện các hành động khắc phục hoặc cải thiện theo những khuyến nghị tại báo cáo KTNB Bộ phận KTNB cần theo dõi tình hình thực hiện đối với tất cả các khuyến nghị trừ trường hợp “lãnh đạo cấp cao chấp nhận rủi ro và không tiến hành các biện pháp khắc phục”

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN

Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện – PTI (trước đây là Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện) được Bộ Tài chính cấp giấy chứng nhận đủ tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động kinh doanh bảo hiểm số 10TC/GCN ngày 18/6/1998 và Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội cấp Giấy phép thành lập số 3633/GP-UP ngày 01/08/1998 Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/09/1998

Mặc dù ra đời muộn hơn các Công ty bảo hiểm khác nhưng PTI đã tạo được

chỗ đứng vững chắc trên thị trường bảo hiểm phi nhân thọ Việt Nam và có uy tín cao đối với khách hàng nhờ có định hướng kinh doanh đúng đắn và hơn 100 sản phẩm bảo hiểm chất lượng cao, mức phí cạnh tranh được triển khai rộng khắp trên phạm vi cả nước Hiện nay PTI có 35 đơn vị thành viên trải dài trên các tỉnh thành trong cả nước Với nỗ lực và quyết tâm của toàn hệ thống, PTI cam kết tiếp tục hoàn thiện và nỗ lực không ngừng vươn lên những tầm cao mới PTI đang là 1 trong 5 doanh nghiệp dẫn đầu thị trường trong mảng bảo hiểm phi nhân thọ

KTNB tại PTI là một bộ phận trực thuộc Ban Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc về kết quả và hiệu quả hoạt động KTNB KTNB cũng có trách nhiệm báo cáo cho Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát khi được yêu cầu Trải qua hơn hai năm hoạt động (từ tháng 6/2013), bộ phận KTNB tại PTI đã thực hiện hơn 20 cuộc kiểm toán tại các đơn vị thành viên, phát hiện và chỉ ra rất nhiều sai phạm trong quá trình hoạt động kinh doanh đồng thời đưa ra được các giải pháp hoàn thiện quy trình, quy định nội bộ phù hợp với thực

tế, nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Các kết quả đạt được của KTNB đã được Ban lãnh đạo PTI ghi nhận và đánh giá rất cao

Quy trình kiểm toán nội bộ theo cách tiếp cận rủi ro tại PTI bao gồm 04 giai đoạn: lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểm toán và theo dõi thực hiện khuyến nghị

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán

Thứ nhất, Lập kế hoạch kiểm toán năm: Hàng năm, sau khi kết thúc kiểm toán

năm hiện tại, Ban PC & KSNB PTI bắt đầu tiến hành lập kế hoạch kiểm toán cho năm tiếp theo Nội dung của việc lập kế hoạch kiểm toán năm bao gồm hai bước là: Đánh giá rủi ro năm và lập kế hoạch chiến lược, kế hoạch kiểm toán năm

Thứ hai, Lập kế hoạch kiểm toán thực địa: Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết

được thực hiện trước khi tiến hành từng cuộc kiểm toán riêng lẻ dựa trên đối tượng

được kiểm toán đã xác định trong kế hoạch kiểm toán năm Bao gồm các bước sau:

Thông qua phương án kiểm toán; thu thập thông tin ban đầu; phân tích tổng quan xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán; đánh giá rủi ro chi tiết và xác định rủi ro

ưu tiên; phê duyệt kết quả; lập kế hoạch kiểm toán thực địa và xây dựng chương trình kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán: Bao gồm các bước: Họp khởi động với đối

tượng kiểm toán; xác nhận và đánh giá lại các thiết kế kiểm soát; thực hiện kiểm tra hiệu quả kiểm soát xác định các kết quả phát hiện được và theo dõi giám sát cuộc kiểm toán

Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán: Bao gồm các bước sau: Lập báo cáo kiểm

toán nội bộ dự thảo; tổ chức họp tổng kết thống nhất các vấn đề phát hiện kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán

Giai đoạn 4: Theo dõi thực hiện khuyến nghị sau kiểm toán: Sau khi phát

hành báo cáo kiểm toán nội bộ chính thức, KTV nội bộ PTI sẽ tiến hành lập kế hoạch theo dõi thực hiện khuyến nghị Khi kết thúc thời hạn cam kết thực hiện khuyến nghị của đơn vị được kiểm toán đã được nêu trong báo cáo kiểm toán chính thức, KTV nội bộ PTI lập công văn gửi xuống đơn vị yêu cầu báo cáo chi tiết kết quả

và bằng chứng thực hiện các hành động sửa chữa, khắc phục

CHƯƠNG 4 THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO

HIỂM BƯU ĐIỆN

Hoạt động kiểm toán nội bộ tại PTI đã đi đúng hướng, dần trở thành cánh tay nối dài của Ban lãnh đạo Tổng công ty trong việc điều hành, quản lý trong những năm gần đây, đóng vai trò to lớn vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Bên cạnh đó, quy trình kiểm toán nội bộ tại PTI vẫn còn tồn tại một số vấn đề sau:

Một là, KTNB chưa xây dựng được ngân hàng rủi ro phục vụ cho việc đánh

giá rủi ro hàng năm Các chỉ số đo lường rủi ro chính KRI được kế thừa, ổn định và không có sự thay đổi đáng kể nào từ năm 2013

Hai là, Thời gian cho một cuộc kiểm toán nội bộ tại đơn vị thành viên còn

khá dài, đặc biệt là thời gian kiểm toán tại thực địa – 2 tuần tương ứng với 10 ngày làm việc (nghỉ thứ 7 và chủ nhật)

Ba là, Giấy tờ làm việc của KTV chưa có quy định cụ thể về tiêu chuẩn về

mẫu biểu, nội dung ghi chép mà chủ yếu mỗi KTV thiết kế theo phong cách riêng

Bốn là, KTNB PTI sử dụng chủ yếu là các phương pháp tiến hành kiểm toán chứng từ mà chưa sử dụng các phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ

Năm là, Báo cáo kiểm toán nội bộ hiện tại chưa phân loại theo đối tượng sử

dụng, chưa có báo cáo kiểm toán nội bộ định kỳ

Sáu là: Tại PTI, chưa có hoạt động đánh giá chất lượng kiểm toán nội bộ định

kỳ nhằm mục đích đảm bảo hoạt động kiểm toán phù hợp với phương pháp, quy trình và chính sách kiểm toán nội bộ của PTI

Các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Bưu điện:

Thứ nhất, Hàng năm, khi tiến hành đánh giá rủi ro lập kế hoạch kiểm toán,

KTNB ngoài việc tham khảo ý kiến của Ban lãnh đạo Tổng công ty, cần tìm hiểu,

cập nhật thêm các rủi ro mới trên thị trường qua các kênh thông tin khác nhau và qua chính quá trình thực hiện kiểm toán thực tế tại các đơn vị Phân tích mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đến hoạt động của PTI để xác định và điều chỉnh các KRI, trọng số, ngưỡng rủi ro cho phù hợp

Thứ hai, Giảm bớt thời gian kiểm toán tại thực địa: Quy trình kiểm toán cần

xây dựng cụ thể thời gian kiểm toán cho từng đối tượng kiểm toán dựa theo quy

mô đơn vị, kết quả đánh giá rủi ro sao cho hạn chế tối đa thời gian làm việc tại thực địa nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc

Thứ ba, Xây dựng hệ thống Giấy tờ làm việc thống nhất cho kiểm toán viên Thứ tư, Hoàn thiện các kỹ thuật kiểm toán: KTNB khi thực hiện kiểm toán,

ngoài phương pháp kiểm toán chứng từ cần chú trọng thực hiện các phương pháp khác như kiểm kê, xác nhận, dự báo…Cách tốt nhất là KTV nội bộ sử dụng kết hợp các phương pháp kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ

Thứ năm, phân loại báo cáo kiểm toán nội bộ: Tùy thuộc vào thời gian, đối

tượng sử dụng, báo cáo kiểm toán nội bộ có thể chia thành (i) báo cáo kiểm toán chi tiết, (ii) báo cáo kiểm toán nội bộ tóm tắt và (iii) báo cáo định kỳ

Thứ sáu: Đánh giá chất lượng kiểm toán định kỳ Bao gồm: tự đánh giá và thuê ngoài đánh giá độc lập

Để tạo điều kiện thực hiện đồng bộ các giải pháp, tác giả đưa ra một số kiến nghị như sau:

Về phía cơ quan quản lý nhà nước: Nghiên cứu ban hành hệ thống các chuẩn mực kiểm toán nội bộ, đặc biệt là các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, làm cơ sở thực hiện nghề nghiệp và điều chỉnh hành vi của các KTV nội bộ, giúp cho hoạt động kiểm toán nội bộ ngày càng chuyên nghiệp Thành lập các tổ chức Hiệp hội