Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty TNHH một thành viên nước sạch Hà nội

b) Về đánh giá rủi ro: Công ty chưa có một quy trình đánh giá rủi ro cho nghiệp vụ vật tư một cách hệ thống, toàn diện. c) Về hoạt động kiểm soát: Việc luân chuyển chứng từ tại C[r]

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Công ty TNHH Một thành viên Nước sạch Hà Nội (Công ty) đã trải qua hơn 100 năm cùng với quá trình xây dựng và phát triển của thủ đô Hà Nội Công ty đã từng bước xây dựng, củng cố bộ máy hoạt động cũng như quá trình quản lý sản xuất kinh doanh Cũng giống như các công ty sản xuất khác, yếu tố đầu vào đặc biệt là nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế - hay còn gọi chung là vật tư, là yếu tố rất quan trọng đối với Công ty Nước sạch Hà Nội Để sản xuất được chất lượng nước tốt thì yêu cầu về chất lượng của vật tư luôn được quan tâm, chú trọng Vật tư cũng là yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất nước sạch Đồng thời, với yêu cầu quản lý chặt chẽ tài sản trong giai đoạn chuyển đổi từ Công ty TNHH sang Công ty cổ phần thì việc kiểm soát chặt chẽ về số lượng cũng như chất lượng vật tư mua vào, vật tư xuất dùng và vật tư tồn kho là nhu cầu cấp thiết hiện nay Chính vì vậy, tác giả lựa chọn đề tài cho luận văn thạc sỹ của

mình:“Hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty TNHH Một thành viên Nước sạch Hà Nội”

Ngoài mục lục, danh sách bảng biểu, sơ đồ và các từ viết tắt, luận văn gồm

4 chương:

Chương 1: Giới thiệu đề tài nguyên cứu

Chương này đưa ra những nhìn nhận tổng quan về nội dung đề tài bao gồm một số vấn đề như: tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu, tổng quan về các đề tài liên quan đã nghiên cứu trước đó, mục tiêu nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu Bên cạnh đó, Chương 1 cũng trình bày ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài nghiên cứu

Chương 2: “ Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ nghiệp vụ ” vật tư trong doanh nghiệp

Trong chương 2, luận văn đã trình bày lý luận chung về kiểm soát nội bộ sau đó

đi vào chi tiết liên quan đến kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư

Khái quát chung về sự hình thành, phát triển và các yếu tố giúp đánh giá hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Để đánh giá kiểm soát nội bộ hiệu quả hay

không thì căn cứ vào hiệu quả hoạt động của 5 nhóm yếu tố:“Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Hệ thống thông tin và truyền thông, cuối cùng là Giám sát.”

Về nội dung kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư trong doanh nghiệp:

- Vai trò của kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư: giúp doanh nghiệp sử dụng vật tư hiệu quả, phát hiện rủi ro trong quá trình quản lý để có biện pháp hạn chế và phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra Đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát được nhu cầu sử dụng đáp ứng đầy đủ không gây gián đoạn trong sản xuất kinh doanh

- Nghiệp vụ vật tư bao gồm các nghiệp vụ như: mua vật tư - nhập kho, xuất kho và quản lý tồn kho Trong từng nghiệp vụ những rủi ro có thể xảy ra mà doanh nghiệp cần đánh giá, xem xét để kiểm soát hiệu quả, tránh lãng phí trong sản xuất

Chương 3: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại “ Công ty TNHH Một thành viên Nước sạch Hà Nội ”

Công ty TNHH Một thành viên NSHN được thành lập trên cơ sở chuyển đổi từ DNNN sang hình thức hoạt động Công ty mẹ - con theo“Quyết định số 367/QĐ-UBND ngày 10/06/2008 của UBND”thành phố Hà Nội Công ty chịu sự quản lý trực tiếp từ UBND thành phố Hà Nội đồng thời chịu sự giám sát của các cơ quan chuyên ngành khác theo quy định của pháp luật

Về thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty, tác giả nghiên cứu các vấn đề sau:

a) Môi trường kiểm soát

Do đặc thù là DNNN nên môi trường kiểm soát của Công ty cũng bị ảnh hưởng rất lớn Công ty luôn thanh toán đầy đủ các khoản công nợ vật tư, không có tình trạng nợ quá hạn không thanh toán Đồng thời cũng quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban liên quan đến nghiêp vụ vật tư

b) Đánh giá rủi ro

Do là Công ty sản xuất nước sạch cung cấp cho người dân trên toàn địa bàn thành

phố Hà Nội nên để đáp ứng nhu cầu nước sạch thì vật tư sử dụng sản xuất nước sạch rất lớn Lượng vật tư xuất dùng thường xuyên, việc ghi nhận tại Công ty vẫn thực hiện thủ công ở nhiều khâu rủi ro xảy ra sai sót là rất lớn Hơn thế nữa vật tư sử dụng cho sản xuất nước sạch chủ yếu là các hóa chất - dễ bị tác động bởi thời tiết bên ngoài ảnh hưởng đến chất lượng vật tư

c) Hoạt động kiểm soát

- Đối với quy trình nhập kho vật tư của Công ty có 2 loại: mua vật tư ngoài nhập kho và nhập lại vật tư vay đơn vị sử dụng chưa hết Quy trình này được tóm tắt thể hiện qua sơ đồ 3.5 – Quy trình mua vật tư nhập kho tại Công ty

- Đối với thủ tục kiểm soát về xuất kho: có 2 hình thức: xuất kho cho đơn vị vay thực hiện sản xuất kinh doanh và xuất kho bán vật tư Quy trình xuất kho được tóm tắt thể hiện qua sơ đồ 3.6 – Quy trình xuất kho vật tư vay cho đơn vị

- Đối với thủ tục kiểm soát tồn kho: vì lượng vật tư lớn, nhiều mẫu mã khác nhau

mà Công ty chỉ thực hiện kiểm kê hàng tồn kho định kỳ 1 năm 1 lần vào cuối mỗi năm tài chính

d) Hệ thống thông tin và truyền thông:

Công ty có sử dụng phần mềm quản lý vật tư được kết nối từ kho vật tư - tại Mai Dịch lên đến phòng Tài chính Kế toán Công ty Phần mềm vật tư được sử dụng từ năm 1986 do Phần Lan tài trợ, với việc sử dụng các câu lệnh để ra báo cáo hoặc tìm kiếm

Đối với hệ thống kế toán vật tư nói riêng: Công ty sử dụng các tài khoản kế toán theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính như: Tài khoản 152-Nguyên vật liệu và Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ (phụ tùng, thay thế)

và mở rộng chi tiết tại các tài khoản cấp bốn Chứng từ kế toán sử dụng gồm: sổ chi tiết,

sổ tổng hợp và bảng cân đối phát sinh công nợ để quản lý, so sánh với kho vật tư hàng tháng

e) Giám sát

Công ty quy định về các báo cáo phải thực hiện cho các đơn vị định kỳ tháng, quý, năm để phục vụ công tác đối chiếu, quản lý và so sánh kế hoạch Ngoài ra, Công ty định

kỳ thuê Công ty kiểm toán độc lập để kiểm tra, soát xét tình hình hoạt động, ghi chép, đối chiếu để phát hiện các sai sót

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty NSHN

a) Nhận xét chung

Qua chương 3, tác giả có những nhận xét tổng hợp về thực trạng kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư tại Công ty Công ty đã xây dựng được môi trường làm việc tốt cho nhân viên, tạo điều kiện cho người lao động hoàn thành nhiệm vụ, không có sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các cá nhân trong một đơn vị, nhận dạng được một số rủi ro để phòng tránh, có sự đối chiếu giữa các phòng ban liên quan căn cứ từ các báo cáo định kỳ Đồng thời, các quy định về nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị liên quan trong nghiệp vụ vật tư được phân tạo điều kiện cho hoạt động mua, nhập kho, xuất kho hiệu quả

Bên cạnh những ưu điểm trong kiểm soát nghiệp vụ vật tư nói trên, Công ty vẫn tồn tại những hạn chế cần khắc phục:

a) Về môi trường kiểm soát: việc tuyển dụng nhân viên vẫn còn mang nặng tính chất quan hệ nên hiệu quả trong việc tuyển người còn hạn chế, không đáp ứng được yêu cầu công việc Công ty chưa có bản mô tả công việc cụ thể đối với từng cá nhân trong nghiệp vụ vật tư và phổ biến khi tuyển dụng

b) Về đánh giá rủi ro: Công ty chưa có một quy trình đánh giá rủi ro cho nghiệp vụ vật tư một cách hệ thống, toàn diện Do đó tình trạng xử lý sự vụ thường diễn ra tốn nhiều thời gian ảnh hưởng đến việc sản xuất

c) Về hoạt động kiểm soát: Việc luân chuyển chứng từ tại Công ty chưa quy định

cụ thể về trình tự, thời gian nên việc nộp muộn báo cáo thường xuyên diễn ra Các đơn vị thường vay vật tư với số lượng lớn phục vụ sản xuất và cung cấp nước tuy nhiên lại không có quy định về quản lý cũng như thời gian quyết toán vật tư vay Việc lập kế hoạch sử dụng vât tư của các đơn vị chưa hiệu quả ảnh hưởng đến việc thực hiện vay vật

tư

d) Về hệ thống thông tin và truyền thông: do phần mềm quản lý vật tư khá cũ, nhiều yêu cầu về báo cáo chưa thực hiện được nên hiện tại việc thực hiện thủ công khá lớn dẫn đến xác suất xảy ra rủi ro sai sót là rất lớn Hệ thống truyền tải không được nâng cấp, đường truyền dẫn xa nên mất khá nhiều thời gian trong việc truyền dữ liệu từ kho lên văn phòng công ty

e) Giám sát: Việc quản lý chủ yếu từ báo cáo mà không có kiểm tra thực tế, hoặc việc kiểm tra thực tế chỉ thực hiện mang tính hình thức nên số liệu báo cáo không đảm bảo tính chính xác

Việc tồn tại các yếu điểm trong công tác kiểm soát này do một số nguyên nhân sau:

Do đặc thù DNNN nên việc quản lý vẫn mang tính quan liêu, bao cấp Các lãnh đạo Công ty chỉ quan tâm đến việc hoàn thành chỉ tiêu được giao từ thành phố mà chưa thực sự chú trọng đến việc quản lý hiệu quả tài sản, nguồn vốn Các quy trình được xây dựng nhưng đơn vị chưa có ý thức thực hiện đôi khi còn dựa vào ý muốn chủ quan cá nhân

Kho vật tư không được cải tạo nâng cấp, vật tư dễ bị hư hỏng khi có tác động bởi thời tiết bên ngoài Với các vật tư sử dụng cho lắp đặt đường ống lớn cồng kềnh nên không có kho bảo quản nên dễ làm mất mát và hư hại

Công ty sử dụng vật tư thường xuyên, lượng xuất-nhập định kỳ lớn nên để thực hiện nâng cấp, thay đổi phần mềm quản lý cũng gặp khó khăn Việc chuyển dữ liệu từ phần mềm cũ sang phần mềm mới tồn nhiều thời gian làm gián đoạn công việc phải thực hiện trong kỳ Chưa kể đến rủi ro khi nâng cấp phần mềm dữ liệu cũ không được bảo đảm

Vì trong công tác kiểm soát quản lý còn tồn tại những yếu điểm nên yêu cầu về hoàn thiện kiểm soát nội bộ vật tư là yêu cầu tất yếu khách quan Trên cơ sở nghiên cứu

về mặt lý luận kiểm soát nội bộ nghiệp vụ vật tư và đi sâu vào phân tích thực trạng tại Công ty, luận văn đưa ra một số giải pháp như sau:

Về môi trường kiểm soát: Cần thành lập một bộ phận KSNB riêng để thường

xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động của Công ty đảm bảo phát hiện các sai sót và rủi

ro có thể xảy ra Từ đó, đề ra các phương án giải quyết nhanh và hiệu quả tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Về đánh giá rủi ro: Cần tập trung xây dựng một quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả đối với hoạt động của nghiệp vụ vật tư Ví dụ: việc cho đơn vị vay số lượng lớn để sản xuất nhưng chưa có phương án quản lý vật tư đã xuất gây rủi ro mất mát, hao hụt lớn Cần xây dựng phương án quản lý, thường xuyên kiểm tra thực tế số lượng lưu kho tại đơn vị,

so sánh với báo cáo từ đó tìm ra sai lệch và đưa ra phương án xử lý Đồng thời, cần xử lý nghiêm khắc những cá nhân liên quan để tránh xảy ra tình trạng tương tự

Về hoạt động kiểm soát: Việc lập kế hoạch nhu cầu sử dụng cho quý, năm cần được quan tâm, chú ý Đối với vật tư không thường xuyên sử dụng cần dựa trên khối lượng công việc, nhu cầu cần thiết theo định mức từ đó đưa ra nhu cầu kế hoạch đảm bảo không làm công việc bị gián đoạn Tránh tình trạng việc lập kế hoạch sai lệch nhiều với thực tế, không cung cấp đủ nhu cầu làm ảnh hưởng đến sản xuất, cung ứng sản phẩm Hơn nữa, việc cho vay cần quy định cụ thể thời gian quyết toán vật tư Ví dụ: Các đơn vị gửi hồ sơ quyết toán lên văn phòng công ty chậm nhất 10 ngày sau khi ký biên bản hoàn thành công trình để Công ty hạch toán trừ nợ và tăng tài sản kịp thời

Về hệ thống thông tin và truyền thông: Công ty cần tập trung đề xuất phương án nâng cấp hệ thống quản lý vật tư Có nhiều phần mềm kế toán hiện nay tích hợp với việc theo dõi tình hình biến động vật tư có thể sử dụng để giảm bớt các công việc thủ công, giảm thời gian xử lý

Về giám sát: Các cá nhân trong từng khâu cần tăng cường tính tự giác kiểm tra, rà soát số liệu các đơn vị khác gửi đến để kịp thời phát hiện sai sót Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình mua hàng đảm bảo thực hiện giao dịch với nhà cung cấp tin cậy và tránh tình trạng thông đồng với nhà cung cấp của các cá nhân phụ trách Chứng từ kế toán là một căn cứ quan trọng để kiểm tra do đó cần thường xuyên đối chiếu chứng từ kế toán với các báo cáo từ các đơn vị khác