Bộ phận kế toán đơn vị chủ yếu mới thực hiện được một phần chức năng thông tin kế toán, tập hợp chứng từ kế toán để ghi sổ và lập báo cáo tài chính theo chế độ quy định, chưa tổ chức đ[r]
Trang 1i
CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) hệ thống KSNB được hiểu như sau: “Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.”
Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB:
- Môi trường kiểm soát : Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố
bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết
kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB
Môi trường kiểm soát bên trong bao gồm các nhân tố : Đặc thù về quản lý,
cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát…
Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một đơn vị còn
phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
- Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng
từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo đảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực; Sự phê chuẩn; Tính đầy đủ; Sự đánh giá; Sự phân loại; Tính đúng kỳ; Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác
- Các thủ tục KSNB : Do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc
Trang 2cơ bản : Nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm : việc quy định chứng từ sổ sánh phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị
- Kiểm toán nội bộ: Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống
KSNB của đơn vị, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB
1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc quản lý và nâng cao hiệu qña đầu tƣ nguồn lực của đơn vị
Hệ thống kiểm soát nội bộ được hình thành và thiết lập trong đơn vị có bốn vai trò chủ yếu sau : Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý; bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý
1.3 Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Xuất phát từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí kiểm tra phải nhỏ nhất so với những tổn thất do sai phạm và do gian lận gây ra
- Trong thực tế có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống kiểm soát không dự kiến được
- Sai phạm do nhân viên thiếu thận trọng, sao lãng, sai lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai sự chỉ đạo của cấp trên
- Do sự thông đồng của nhân viên trong đơn vị hoặc với người bên ngoài đơn vị
- Các thủ tục kiểm soát không phù hợp với điều kiện kinh tế thay đổi
1.4 Đặc điểm chung của hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc Bộ Y tế
Trang 3iii Trong những năm gần đây công tác quản lý tài chính của các đơn vị HCSN
thuộc Bộ Y tế đã có nhiều cố gắng, hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị cũng dần đ-ợc thiết lập và đi vào hoạt động có hiệu quả, thủ tr-ởng các đơn vị đã quan tâm và có thái độ ủng hộ tích cực đối với hệ thống KSNB đặc biệt là quan tõm đến công tác tài chính
kế toán, ban hành những quy định nội bộ về quản lý tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ nhằm đẩy mạnh tiết kiệm chống lãng phí trong đơn vị, chủ động khai thác các nguồn thu, có chính sách nhân sự đúng đắn Trong cỏc đơn
vị một số thủ tục kiểm soỏt đó được thiết lập như kiểm soỏt tuõn thủ phỏp luật, kiểm soỏt mục tiờu, kế hoạch đó xõy dựng, kiểm soỏt cỏc chu trỡnh nghiệp vụ tài chớnh Tuy nhiờn hệ thống kiểm toán nội bộ của Bộ Y tế ch-a
đ-ợc thành lập do đó tại các đơn vị cũng ch-a có tổ chức kiểm toán nội bộ
Trang 4CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG TÂM TRUYỀN THÔNG GIÁO DỤC SỨC KHOẺ TRUNG ƯƠNG
2.1 Khái quát sự hình thành phát triển và vai trò của Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Trung ương
Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ là đơn vị trực thuộc Bộ Y tế được thành lập theo Quyết định số 1914/1999/QĐ-BYT ngày 28/6/1999 của Bộ trưởng Bộ Y tế
Ngày 18/4/2006 Thủ tướng Chính phủ có Quyết định số 621/QĐ-TTg ngày 18/4/2006 về việc đổi tên Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Bộ Y
tế thành Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Trung ương (TT-GDSKTW) Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Trung ương được thực hiện theo Quyết định số 1914/1999/QĐ-BYT ngày 28/6/1999 của Bộ Y tế
Hiện nay trên cả nước tại 64 tỉnh, thành đều đã thành lập TT-GDSK tại
tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương theo Thông tư liên tịch số
02/1998/TTLT-BYT-BTCCBCP ngày 27/6/1998 của Bộ Y tế, Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ
Ngày 09/9/2005 theo Quyết định số 26/2005/QĐ-BYT của Bộ trưởng Bộ
Y tế các phòng Truyền thông giáo dục sức khoẻ thuộc Trung tâm y tế dự phòng quận/huyện được thành lập
Vai trò của Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Trung ương trong ngành Y tế: Ngày 26/01/1983 Bộ trưởng Bộ Y tế có chỉ thị 05/BYT-CT nêu rõ “
Trang 5v Công tác y tế nào cũng cần tuyên truyền giáo dục, coi đó là một phương pháp quan trọng bảo đảm kết quả” Bản chỉ thị giao nhiệm vụ cho các cơ quan đơn vị
y tế: “Mỗi cơ sở y tế từ trung ương đến xã, phường, mỗi cán bộ y tế dù làm công tác gì đều phải tham gia tuyên truyền giáo dục y tế.”
Từ vai trò của công tác TT-GDSK trong ngành Y tế thì vai trò của Trung tâm GDSKTW được thể hiện là cơ quan trung ương, đầu ngành của hệ TT-GDSK, là đầu mối mọi công tác TT-GDSK của Bộ Y tế và chỉ đạo về chuyên môn, nghiệp vụ hệ thống TT-GDSK trong toàn quốc
2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung tâm Truyền thông giáo dục sức khoẻ Trung ƣơng hiện nay
Về môi trường kiểm soát: Chi uỷ và Lãnh đạo Trung tâm TT-GDSKTW
luôn quan tâm đúng mức đến công tác tài chính ngân sách, coi công tác tài chính
là một trong những nhiệm vụ quan trọng, có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc hoàn thành các nhiệm vụ của đơn vị, đặc biệt là trong điều kiện nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước cấp ngày càng hạn hẹp
Về cơ cấu tổ chức : Đứng đầu là Giám đốc, giúp việc Giám đốc trên các lĩnh vực công tác là các Phó giám đốc và 08 phòng ban chức năng sau: Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Nghiệp vụ; Phòng Kỹ thuật nghe nhìn; Phòng Chỉ đạo tuyến; Phòng Tổ chức hành chính quản trị; Phòng Tài chính kế toán; Tạp chí Dược học; Tổ WEBSITTE với tổng biên chế là 84 người
Trang 6Về chính sách nhân sự: Đơn vị đã xây dựng một chính sách nhân sự tương đối tốt từ khâu tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ, điều động, sắp xếp, khen thưởng,
kỷ luật, đào tạo, bố trí, đề bạt, bổ nhiệm cán bộ đủ tiêu chuẩn, có năng lực chuyên môn, năng lực lãnh đạo và phẩm chất chính trị, đồng thời mang tính kế thừa và liên tục; Thực hiện tốt Pháp lệnh về cán bộ và công chức
Công tác kế hoạch được quan tâm chú trọng Hàng năm căn cứ vào nhiệm
vụ chính trị, nhiệm vụ năm kế hoạch, kế hoạch hoạt động năm của các phòng, Phòng Kế hoạch tổng hợp xây dựng kế hoạt hoạt động hàng năm của đơn vị
Công tác kế hoạch ngân sách hàng năm: Đơn vị đã thực hiện theo đúng
quy trình lập dự toán theo quy định
Môi trường kiểm soát bên ngoài: Các cơ chế quản lý tài chính ngân sách
đã được thay đổi đặc biệt là khi có Nghị định 10/2002/NĐ- CP ngày 16/01/2002 của Chính phủ về chế độ tài chính áp dụng cho đơn vị sự nghiệp có thu và sau đó
là Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 25/04/2006 của Chính phủ Quy định quyền
tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập được ban hành là một trong những bước đổi mới trong tiến trình cải cách nền kinh tế của đất nước Ngoài ra công tác thanh tra, kiểm tra của Bộ Y tế cũng như các cơ quan chức năng của nhà nước đều được tăng cường và thường xuyên hơn
Về hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống
chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán áp dụng theo mẫu quy định tại Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị
Hình thức kế toán : đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, trình
Trang 7vii
tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Ngoài ra đối với nguồn tài trợ, viện trợ còn có báo cáo quyết toán và báo cáo hoạt động đối với từng chương trình cho nhà tài trợ
Bộ máy kế toán: Trung tâm áp dụng mô hình kế toán tập trung
Hiện nay
phòng Tài chính Kế toán của Trung tâm gồm 6 cán bộ: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho bạc ngân hàng, kế toán dự án, TSCĐ
và kho, thủ quĩ Căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ cũng như trình độ năng lực của
từng cán bộ Kế toán trưởng đã có văn bản phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn từng cán bộ, qui định quá trình luân chuyển, lưu giữ chứng từ kế toán
Về trình độ cán bộ: Các cán bộ kế toán đã được bồi dưỡng cập nhật kiến thức, tuy nhiên vẫn còn cán bộ tài chính kế toán không theo kịp với yêu cầu nhiệm vụ, thực hiện công việc chủ yếu theo kinh nghiệm thuần tuý, chưa cập nhật kịp thời chính sách, chế độ cũng như những kiến thức mới về quản lý; dẫn tới chất lượng của hoạt động tài chính kế toán còn hạn chế Tác nghiệp về kế toán mới dừng lại
ở việc thực hiện chức năng thông tin, chưa nhận thức rõ và thực hiện được chức năng kiểm tra, kiểm soát của kế toán; chưa thực hiện tốt việc tham mưu cho lãnh đạo về quản lý, sử dụng các nguồn lực của đơn vị chặt chẽ, có hiệu qủa Do vậy, nhân tố về trình độ cán bộ hạn chế nhiều đến hiệu lực và hiệu qủa của hoạt động kiểm soát
Về thủ tục kiểm soát: Để duy trì công tác KSNB toàn diện hoạt động
trong đơn vị, cũng như từng phòng ban Các thủ tục kiểm soát tại Trung tâm được thiết lập trên cơ sở 3 nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trung tâm đã có những văn bản phân công, phân nhiệm của đơn vị tương đối rõ ràng như: việc phân công nhiệm vụ trong Ban Giám đốc, qui định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong
Trang 8Trung tâm, trong các phòng ban đều có qui định bằng văn bản phân công nhiệm
vụ cho từng cá nhân cụ thể
Việc phân công phân nhiệm trong đơn vị đều được thể hiện bằng văn bản
cụ thể, giúp cho từng cấp, cá nhân thấy rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình Khi thực hiện nhiệm vụ vừa phát huy được tính chủ động, sáng tạo của từng cá nhân vừa phát huy được nguyên tắc tập trung dân chủ và cũng là cơ sở để kiểm soát nội bộ
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đây là một nguyên tắc được Trung tâm tuân thủ khi phân công công việc, giúp cho việc kiểm soát được thực hiện tốt hơn Tại Trung tâm qui định phòng Tài chính Kế toán không được trực tiếp mua sắm tài sản vật tư mà căn cứ vào yêu cầu của phòng trực tiếp sử dụng, phòng Tổ chức Hành chính Quản trị trực tiếp mua sắm có sự giám sát của phòng Tài chính Kế toán về giá cả và phòng chuyên môn về chất lượng Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ Người thân trong gia đình của lãnh đạo Trung tâm và cán bộ phòng Tài chính Kế toán không được bố trí làm ở phòng Tài chính Kế toán Việc phân công các phần hành kế toán cho các kế toán viên bảo đảm sự kiểm soát lẫn nhau giữa các phần hành kế toán
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Trách nhiệm và quyền hạn được phân công cụ thể cho từng cấp quản lý, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, chế độ một thủ trưởng
Việc uỷ quyền được thực hiện trong Ban Giám đốc khi Giám đốc đi vắng,
và tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất đi tính tập trung trong quản lý tại đơn vị
Một số thủ tục kiểm soát chủ yếu tại Trung tâm
Kiểm soát việc thực hiện trong lĩnh vực chuyên môn
Trang 9ix Đối với hoạt động Tổ chức hoạt động truyền thông; Chỉ đạo tuyến; Đào tạo; Hợp tác quốc tế Căn cứ vào yêu cầu của Bộ Y tế và chỉ đạo của Lãnh đạo đơn vị các phòng ban chức năng xây dựng kế hoạch, dự toán chi tiết và triển khai
kế hoạch dưới sự phê chuẩn của lãnh đạo đơn vị Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm thẩm tra dự toán trình lãnh đạo đơn vị phê duyệt trước khi hoạt động được triển khai và thẩm tra quyết toán theo các qui định của Nhà nước
Như vậy đối với mỗi hoạt động đều được kiểm soát ở 3 cấp: Cấp người trực tiếp thực hiện, cấp phòng kiểm tra, giám sát điều hành trực tiếp và cấp lãnh đạo đơn vị phê chuẩn hoạt động trong đó Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm thẩm tra, tham mưu cho lãnh đạo đơn vị phê duyệt dự toán, quyết toán hoạt động
Kiểm soát trong lĩnh vực tài chính kế toán
Những năm vừa qua, phòng Tài chính Kế toán thực hiện kiểm soát thường xuyên các hoạt động tài chính kế toán, kiểm soát trước, trong và sau quá trình ngân sách gồm kiểm tra dự toán, cấp phát kinh phí và xét duyệt quyết toán
* Kiểm soát công tác dự toán ngân sách nhà nước: Trước khi lập dự toán ngân sách hàng năm cho đơn vị, phòng đã tiến hành kiểm tra căn cứ xây dựng dự toán của các phòng ban trong đơn vị Ngoài ra phòng Tài chính Kế toán còn rà soát một số khoản chi lớn sẽ phát sinh như chi mua sắm trang thiết bị, chi sửa chữa, chi đi tham quan học tập nước ngoài, sự trùng lắp một số nội dung chi giữa các phòng ban và các khoản thu phát sinh trong năm để đảm bảo dự toán được lập đúng đủ các khoản thu, chi
* Thực hiện kiểm soát trong quá trình thực hiện dự toán
+ Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị; kiểm
Trang 10tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán
và các chế độ, chính sách tài chính của Nhà nước
+ Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối, cấp phát kinh phí dự án, viện trợ cho các Trung tâm TT-GDSK tuyến tỉnh
* Công tác quyết toán:
Cuối quý, năm theo quy định, phòng Tài chính Kế toán phải thực hiện kiểm tra lại số liệu quyết toán trước khi trình lãnh đạo về tính khớp đúng và chính xác đồng thời xét duyệt quyết toán cho các Trung tâm TT-GDSK tuyến tỉnh gửi về (phần kinh phí chương trình dự án viện trợ) Phòng cũng thực hiện lập báo cáo tài chính của đơn vị bao gồm quyết toán kinh phí NSNN cấp, quyết toán kinh phí chương trình dự án, cộng tác gửi Vụ Kế hoạch Tài chính Bộ Y tế
*Về mua sắm tài sản, vật tư: Phòng Tổ chức Hành chính Quản trị trực tiếp thực hiện mua bán vật tư, tài sản theo yêu cầu đã được lãnh đạo đơn vị phê duyệt của các phòng chức năng dưới sự giám sát và giá cả của phòng Tài chính kế toán
và chất lượng của phòng chuyên môn
*Đối với nguồn kinh phí dự án viện trợ
Đây là các hoạt động trên phạm vi rộng, triển khai tại nhiều địa phương, Trung tâm có văn bản hướng dẫn và đề nghị các Trung tâm TT-GDSK tỉnh/thành phố thực hiện dự án xây dựng kế hoạch và dự toán kinh phí chi tiết gửi về Trung tâm Phòng Tài chính kế toán của Trung tâm phối hợp với phòng chức năng tổng hợp thẩm tra kế hoạch, dự toán hoạt động của các Trung tâm tuyến tỉnh và thống nhất với Nhà tài trợ Sau khi Trung tâm nhận được kinh phí triển khai dự án phòng Tài chính Kế toán làm xác nhận viện trợ tại Bộ Y tế và Bộ Tài chính Đối với các hoạt động triển khai tại tuyến tỉnh, phòng Tài chính Kế toán là đầu mối thực hiện chuyển kinh phí và xác nhận viện trợ cho các Trung tâm tuyến tỉnh thực hiện dự án, thu nhận chứng từ, hướng dẫn, tổng hợp thanh quyết toán các hoạt động dự án với các Trung tâm tuyến tỉnh và Nhà tài trợ