Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch Bàn Viglacera

Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh n[r]

i

Mở đầu

1 Tính cấp thiết của Đề tài:

Công tác quản lý là một trong những vấn đề mà mọi doanh nhiệp quan tâm đặc biệt là việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu không những có thể đảm bảo các mục tiêu bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả và năng lực quản lý

mà qua đó nó còn nâng cao hiệu quả hoạt động

Công ty cổ phần Thạch Bàn (TBC) là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất gạch ngói đất sét nung Năm 2004 TBC được chuyển đổi thành Công ty cổ phần, hiện nay đang được phát triển theo mô hình Công ty mẹ con gồm Công ty mẹ và 8 công ty con Việc thiết lập và duy trì một HTKSNB hữu hiệu kiểm soát được các hoạt động từ Công ty mẹ đến các Công ty con có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với TBC

Nhận thức được vấn đề này các cấp lãnh đạo đã và đang quan tâm đến việc xây dựng một HTKSNB tối ưu Tuy nhiên hiện nay HTKSNB ở đây còn bộc lộ nhiều bất cập chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý Vì vậy hoàn thiện HTKSNB tại TBC trong giai đoạn này là thực sự cần thiết để tăng cường công tác quản lý nâng cao hiệu quản hoạt động và tạo ra sự phát triển bền vững cho Công ty

Với tư cách là thành viên ban kiểm soát nội bộ và để góp phần nghiên cứu về mặt lý luận và thực tiễn HTKSNB tại Công ty và từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTKSNB nhằm tăng cường hiệu quả hoạt động sản xuất kinh

doanh của TBC tôi chọn Đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera”

2 Mục đích nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu những lý luận chung về HTKSNB trong một doanh nhiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con

Phân tích và đánh giá thực trạng HTKSNB tại TBC

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận kết hợp với phân tích và đánh giá thực

ii

tiễn từ đó đưa ra một số biện pháp hoàn thiện HTKSNB tại TBC

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn

Đối tượng nghiên cứu là HTKSNB trong doanh nghiệp hoạt động trong

mô hình công ty mẹ – công ty con

Phạm vi nghiên cứu là Công ty cổ phần Thạch Bàn

4 Phương pháp nghiên cứu

Kế thừa những kết quả nghiên cứu lý luận về HTKSNB đã đạt được của các tài liệu đã công bố, trực tiếp quan sát và nghiên cứu tài liệu hiện có tại đơn vị nghiên cứu, tổng hợp, phân tích đánh giá tổng quát, hệ thống hoá để đánh giá thực trạng HTKSNB của TBC Tìm hiểu HTKSNB và hoạt động của một số đơn vị tương đồng để đánh giá và đúc kết đưa ra các giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại TBC

5 Đóng góp của Luận văn:

Về mặt lý luận, hệ thống hoá được những vấn đề lý luận cơ bản về HTKSNB, đặc biệt trong các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty

6 Tên và kết cấu của Luận văn

Tên Luận văn: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần Thạch bàn Viglacera ”

Kết cấu Luận văn: Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn gồm 3 chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ

trong doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con;

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty cổ phần

Thạch Bàn;

iii

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn

Chương 1 Nhũng vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con

1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong hệ thống quản lý

Quản lý là một lĩnh vực rộng bao trùm từ việc hoạch định chính sách, tổ chức thực hiện, kiểm soát việc thực hiện để đạt được mục tiêu Kiểm soát là một chức năng không thể thiếu của quá trình quản lý nhằm cung cấp thông tin

về việc thực hiện các mục tiêu đề ra để đưa ra các quyết định quản lý thích hợp Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

Quản lý không thể thiếu thông tin do đó kiểm soát là một chức năng quan trọng Đây là hoạt động tiến hành thường xuyên dưới nhiều hình thức nhằm cung cấp thông tin quản lý giúp cho nhà lãnh đạo có cơ sở đưa ra những quyết định phù hợp Mà thông tin kiểm soát lại được tăng cường độ chính xác chính là nhờ vào hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2 Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), HTKSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

và bảo đảm hiệu quả của các hoạt động

HTKSNB có bốn mục tiêu cơ bản là bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và mục tiêu bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý

1.2.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

HTKSNB bao gồm bốn yếu tố cơ bản là: Môi trường kiểm soát, hệ

iv

thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ

Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và

bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và

xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, uỷ ban kiểm soát và các ảnh hưởng bên ngoài

Hệ thống thông tin mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức

là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động

kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết về các mặt là tính có thực; sự phê chuẩn; tính đầy đủ; sự đánh giá; phân loại; tính đúng kỳ; quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác

Hệ thống thông tin kế toán càng phát huy vai trò cung cấp thông tin khi

nó được tổ chức một cách hợp lý, phù hợp với qui mô của doanh nghiệp và cho phép phân tích, tổng hợp thông tin của các bộ phận

Các thủ tục kiểm soát do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện

nhằm đạt được các mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm

rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

Kiểm toán nội bộ

Kểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị Là một trong những nhân tố cơ bản trong HTKSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời điều chỉnh

và bổ sung những qui chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả

Các điều kiện để Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả: Bộ

1.3 Vai trò, vị trí của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản lý

HTKSNB với những chính sách, nội quy, quy chế cùng các thủ tục kiểm soát được thiết lập chính là các công cụ và cách thức để các nhà quản lý tiến hành các hoạt động quản lý của mình HTKSNB có vai trò quan trọng trong công tác quản lý doanh nghiệp Một công ty không thiết lập được một HTKSNB cũng đồng nghĩa với việc công ty đó không có quản lý với đầy đủ ý nghĩa của khái niệm này

HTKSNB ngày càng được các cấp quản lý coi trọng đặc biệt là trong doanh nghiệp có tầm hoạt động, có quy mô lớn Việc xây dựng một HTKSNB hữu hiệu là chìa khoá cho sự thành công trong công tác quản lý

1.4 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ – công ty con

1.4.1 Đặc điểm mô hình công ty mẹ – công ty con

Mô hình công ty mẹ – công ty con là một mô hình ưu việt Tính gắn kết

và chủ động của mô hình tạo ra sức mạnh tổng hợp cho sự phát triển nguồn lực, thị phần, uy tín và thương hiệu của toàn bộ tập đoàn nói chung và từng công ty nói riêng Mô hình này tạo điều kiện cho các công ty mở rộng quy mô

và phạm vi kinh doanh, đổi mới công nghệ, nâng cao hiệu quả hoạt động, thích ứng hơn với cơ chế thị trường và hội nhập kinh tế quốc tế

Trong mô hình này: Công ty mẹ là một thực thể pháp lý có ít nhất một đơn vị trực thuộc – công ty con

Công ty con là một thực thể pháp lý bị kiểm soát bởi công ty mẹ

Đặc trưng của mô hình công ty mẹ – công ty con: Công ty mẹ, công ty

vi

con là hai thực thể pháp lý độc lập, có tư cách pháp nhân riêng Công ty mẹ

có quyền chi phối đối với các quyết định liên quan đến hoạt động quản lý của công ty con

1.4.2 Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con

Với mỗi mô hình công ty mẹ – công ty con thì công ty mẹ có vai trò rất lớn đối với sự phát triển của toàn bộ tập đoàn Việc thường xuyên đổi mới, nâng cao năng lực quản lý, củng cố bộ máy vững mạnh, đủ khả năng và chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao năng lực kiểm tra kiểm soát, nâng cao hiệu quả hoạt động, hoàn thiện HTKSNB tại công ty mẹ là một yêu cầu quan trọng

và cần thiết đối với mọi mô hình công ty mẹ – công ty con

Từ việc nghiên cứu lý luận chung về HT KSNB và nghiên cứu các đặc điểm, thế mạnh của mô hình công ty mẹ – công ty con ta thấy HTKSNB tại công ty mẹ cần thiết phải bao gồm đầy đủ bốn yếu tố: Môi trường kiểm soát;

hệ thống thông tin kế toán; thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ HTKSNB tại công ty mẹ ngoài việc đảm bảo kiểm soát hoạt động tạo công ty mẹ còn phải đảm bảo phù hợp với mô hình và kiểm soát hoạt động tại các công ty con Cụ thể HTKSNB tại công ty mẹ có đặc điểm sau:

Về môi trường kiểm soát: vừa phải đảm bảo tính chủ động vừa đảm

bảo tính thống nhất phát huy tối đa các lợi thể của từng đơn vị trong tập đoàn Các chiến lược phát triển, chính sách giá cả, chính sách thị trường đòi hỏi đáp ứng lợi ích tổng hợp của toàn bộ hệ thống

Đặc thù quản lý trong mô hình này cơ cấu quyền lực được phân cấp xuống các đơn vị cơ sở Công ty mẹ quản lý công ty con theo cơ chế cử người đại diện phần vốn góp của mình Người đại diện phần vốn tham gia xây dựng các quy định, quy chế kiểm soát trong công ty con, trong đó quy định rõ chế

độ kiểm tra, kiểm soát và cơ chế kiểm tra kiểm soát của công ty mẹ

Công ty mẹ không những chi phối về vốn đầu tư mà còn bằng định hướng, chiến lược kinh doanh, thị phần, uy tín, thương hiệu, các chính sách

vii

nhân sự, chính sách đào tạo tạo ra sự gắn kết giữa công ty mẹ và các công

ty con Kiểm soát các công ty con chính bằng việc thiết lập và vận hành các quy định về quản lý và chính sách kiểm toán nội bộ ở mỗi đơn vị thành viên

Cơ cấu tổ chức:Cơ cấu tổ chức phải được xây dựng rõ ràng về chức

năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, cơ chế kiểm tra giám sát tránh chống chéo hoặc

bỏ sót các đầu việc dẫn đến giảm hiệu quả hoạt động Cơ cấu tổ chức được xây dựng phù hợp với sự phát triển theo mô hình công ty mẹ – công ty con

Chính sách nhân sự: Đội ngũ cán bộ công ty mẹ yêu cầu phải có trình

độ chuyên môn, trình độ quản lý cao để đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của toàn bộ mô hình Chính sách nhân sự này còn được triển khai tại các công

ty con thông qua người đại diện phần vốn và hội đồng giám đốc

Công tác kế hoạch, dự toán, định mức: Công ty mẹ đóng vai trò trung

tâm Hệ thống kế hoạch phải được xây dựng đồng bộ và toàn diện làm kim chỉ nan hướng dẫn các công ty con trong công tác lập, thực hiện và đánh giá thực hiện kế hoạch Lãnh đạo các công ty con chủ động trong việc lập kế hoạch, dự toán, định mức Công ty mẹ ngoài việc xây dựng hệ thống này cho riêng mình còn phải có công cụ và cơ chế kiểm soát hệ thống này từ các công

ty con

Hệ thống thông tin kế toán: Đối với mô hình hệ thống thông tin kế

toán ngoài yêu cầu đảm bảo cho các báo cáo riêng tại đơn vị còn phải đảm bảo phục vụ cho báo cáo tài chính hợp nhất toàn bộ tập đoàn Đảm bảo cung cấp đủ các thông tin loại trừ các sự kiện tài chính trùng lắp trong nội bộ tập đoàn

Các thủ tục kiểm soát: Với các quan hệ kinh tế, quan hệ quản lý phức

tạp, liên quan không chỉ đến công ty mẹ mà còn đến cả các công ty con Do

đó việc tuân thủ 3 nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn phải được thực hiện một cách chặt chẽ hơn Công ty mẹ phải xây dựng và thực hiện kiểm soát hoạt động tại các công ty con việc tuân thủ các nguyên tắc không chặt chẽ rất dễ gây ra các sai

viii

phạm trong điều hành, quản lý ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ mô hình

Về kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng và

cần thiết trong bất kỳ một tập đoàn kinh tế nào Bộ phận này sẽ kiểm tra đánh giá hoạt động của công ty mẹ và các công ty con trong toàn bộ tập đoàn

tại TBC trong giai đoạn hiện nay

2.2 Thực trạng Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Thạch Bàn hiện nay

2.2.1 Môi trường kiểm soát

2.2.1.1 Đặc thù về quản lý

TBC tiền thân là doanh nghiệp nhà nước, mặc dù từ ngày 6/1/2005 được cổ phần hoá và chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần song cơ chế quản lý vẫn phần nào chịu ảnh hưởng của cơ chế cũ, của kiểu quản lý doanh nghiệp nhà nước

Công ty TBC hiện nay đang hoạt động theo Điều lệ Tổ chức và Hoạt động của Công được Đại hội đồng Cổ đông thành lập Công ty thông qua ngày

ix

31/12/2004 và được sửa đổi bổ sung tại Đại hội Cổ đông lần 3 ngày 3/4/2007

Đối với việc quản lý các công ty con, TBC cử các đại diện của mình tham gia vào HĐQT, BKS các công ty con và thông qua hoạt động của Hội đồng Giám đốc

Ban lãnh đạo đã có quan điểm và nhận thức về tầm quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp

Với ảnh hưởng chi phối thông qua thương hiệu và vốn góp tại các Công

ty con chính sách nhân sự tại Công ty mẹ có ảnh hưởng lớn đến chính sách nhân sự tại các Công ty con Các quan điểm và chính sách áp dụng tại Công

ty mẹ thông qua các đại diện và Văn phòng Hội đồng Giám đốc cũng được triển khai và áp dụng tại các công ty con Đối với việc tuyển dụng và bổ nhiệm các vị trí chủ chốt trong các công ty người đại diện từ Công ty mẹ đều phải báo cáo và xin ý kiến từ Công ty mẹ

2.2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đã được bố trí thành các đơn vị phòng ban và có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, đảm bảo các bộ phận là một mắt xích trong toàn bộ HTKSNB với chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo tính kiểm soát chéo các hoạt động kinh tế diễn ra trong Công ty

2.2.1.4 Hệ thống kế hoạch, dự toán, định mức

Về công tác kế hoạch:

Hệ thống KH năm, KH tháng được lập khá đầy đủ KH năm bao gồm

x

các KH về sản xuất, KH tiêu thụ, KH đầu tư và phát triển, KH giá thành sản

xuất, KH chi phí quản lý, chi phí bán hàng, KH khấu hao, KH lao động tiền

lương, KH đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, KH trang bị bảo hộ lao động, KH

sửa chữa lớn, KH thí nghiệm và chế thử sản phẩm, KH khoa học kỹ thuật

(sáng kiến cải tiến kỹ thuật, kế hoạch môi trường …) Các kế hoạch này được

giao cho Phòng KH xây dựng mà không gắn kết với đơn vị thực hiện Do đó

việc lập và giao KH vẫn mang tính hình thức, phi hiện thực không khả thi, ít

gắn với điều kiện thực tế và tình hình thị trường tiêu thụ

Về hệ thống dự toán, định mức:

Công ty đã xây dựng định mức vật tư, phẩm cấp sản xuất gạch ốp lát

Granite ban hành kèm theo Quyết định số 05/TBC-HĐQT ngày 14/3/2006,

đơn giá tiền lương ban hành theo Quyết định số 12/TBC-KHĐT ngày 14//

2007 Quyết định số 45/TBC-KHĐT ngày 1/6/2006 quy định về Chế độ đi

công tác trong nước và nước ngoài

Hệ thống kế hoạch, dự toán và định mức chưa thực sự trở thành một

công cụ kiểm soát hữu hiệu do không được hiệu chỉnh thường xuyên

1.2.1.5 Môi trường bên ngoài

HTKSNB được thường xuyên rà xoát và đánh giá các Công ty Kiểm

toán Các cổ đông và thị trường tài chính cũng ảnh hưởng đến hệ thống quản

lý hoạt động SXKD của Công ty

Thị trường cạnh tranh khốc liệt cũng ảnh hưởng đến HTKSNB Với lượng vốn vay khá lớn tại các ngân hàng do đó ngân hàng cũng

tham gia vào công tác quản lý Công ty

2.2.2 Hệ thống kế toán

Về Chế độ Chứng từ và Hệ thống Tài khoản kế toán được Công ty áp

dụng trên cơ sở quy định tại Quyết định 15/2006/QĐ/BTC ngày 20/3/2006

Luân chuyển chứng từ được áp dụng cho từng phần hành, từng loại

chứng từ Tất cả các chứng từ này hàng tháng đều được luân chuyển cho kế