Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hi[r]
Trang 1CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
Đấu thầu là một loại giao dịch mang tính chất thương mại, nó tuân theo các quy luật khách quan của thị trường như quy luật cạnh tranh, quy luật cung – cầu, quy luật giá cả - giá trị, …Thông qua đấu thầu, trong hoạt động cung cấp hàng hóa, những người mua – được gọi là bên mời thầu sẽ có nhiều cơ hội để lựa chọn những người bán – bên nhà thầu phù hợp với mình và mang lại hiệu quả cao nhất, đồng thời bên nhà thầu sẽ có cơ hội cạnh tranh nhằm đạt được các hợp đồng mua hàng nhằm tối đa hóa lợi nhuận của mình
Trong quá trình hội nhập kinh tế ngày nay, sự canh tranh diễn ra một cách khốc liệt, mạnh mẽ Các doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến và đổi mới nếu không muốn bị đào thải Để có thể tồn tại, các nhà quản lý Doanh nghiệp cần có những quyết định chính xác, nắm bắt cơ hội kịp thời và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp mình Do đó việc cần thiết phải nhìn nhận lại hoạt động đấu thầu với cách làm, cách tổ chức thực hiện hoàn toàn mới mẻ, có chiều sâu và chuyên nghiệp là hết sức cần thiết
Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC được thành lập từ năm 2004 với nhiệm vụ chiến lược là cung cấp các thiết bị an ninh, giám sát, thiết
bị tin học Tuy nhiên với sự phát triển rất năng động của nền kinh tế theo xu hướng mở cửa và hội nhập, Công ty cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường Gần như mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trong giai đoạn hiện nay đều được thực hiện thông qua hình thức đấu thầu, đặc biệt là đấu thầu mua sắm hàng hóa Với kinh nghiệm lâu năm và các thế mạnh của bản thân, Công
ty đã tham gia và thắng thầu nhiều dự án lớn quan trọng đem lại doanh thu, lợi nhuận và vị thế kinh doanh trên thị trường Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế trong bộ máy hoạt động làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu
Trang 2quả công tác đấu thầu của Công ty như trình độ nhân viên tham gia công tác đấu thầu chưa được đào tạo một cách bài bản, cơ cấu tổ chức còn chưa khoa học, công tác marketing chưa được chú trọng,…
Lấy đối tượng nghiên cứu là công tác tham dự thầu và thực trạng của công tác tham dự thầu cung cấp hàng hóa từ năm 2010 đến tháng 9/2015, tác giả hi vọng
rằng đề tài “Hoàn thiện công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị công nghệ HTC giai đoạn 2010 – 2020” sẽ đưa ra
các giải pháp đúng đắn để từ đó giúp các nhà quản lý Doanh nghiệp đưa ra chiến lược nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham dự thầu cung cấp hàng hóa của mình
CHƯƠNG 2 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC ĐẤU THẦU
MUA SẮM HÀNG HÓA Đấu thầu mua sắm hàng hóa
Khái niệm:
Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp; lựa chọn nhà đầu tư để ký kết và thực hiện hợp đồng dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư,
dự án đầu tư có sử dụng đất trên cơ sở bảo đảm cạnh tranh, công bằng, minh bạch
và hiệu quả kinh tế
Đấu thầu mua sắm hàng hoá là quá trình lựa chọn nhà thầu để ký kết và thực hiện hợp đồng cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, vật tư, phụ tùng, hàng tiêu dùng, thuốc, vật tư y tế dùng cho các cơ sở y tế
Trang 3Nguyên tắc đấu thầu mua sắm hàng hóa
- Nguyên tắc công bằng
- Nguyên tắc cạnh tranh với điều kiện ngang nhau
- Nguyên tắc dữ liệu đầy đủ, công khai
- Nguyên tắc bảo mật thông tin
Vai trò của đấu thầu mua sắm hàng hóa
Đối với bên mời thầu – người mua
- Phát hiện ra sản phẩm thay thế
- Giá mua hợp lý nhất
- Là biện pháp quản lý tài chính có hiệu quả và tăng cường các lợi ích kinh tế
xã hội khác, hạn chế các hiện tượng tiêu cực phát sinh trong mua bán hàng hóa
- Thông qua đấu thầu, chủ đầu tư cũng sẽ nắm bắt được quyền chủ động, quản
lý có hiệu quả và giảm thiểu được các rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự
án đầu tư do toàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu và thực hiện kết quả đấu thầu được tuân thủ chặt chẽ theo quy định của pháp luật và sau khi chủ đầu tư đã có sự chuẩn
bị kỹ lưỡng, đầy đủ về mọi mặt
- Thông qua đấu thầu, các chủ đầu tư, bên mời thầu cũng được tăng cường về năng lực, họ có thêm kiến thức, thông tin và trở thành những người mua ngày một thông thái hơn
Đối với nhà thầu – người bán
- Tiếp cận với khách hàng mới
- Tiếp cận với các đối thủ cạnh tranh
- Tiếp cận với những quy định về đấu thầu của các cơ quan quản lý nhà nước
và các tổ chức quản lý vốn khác
- Hoàn thiện sản phẩm
Trang 4Đối với nền kinh tế quốc dân
- Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về đầu
tư, hạn chế và loại trừ được tình trạng thất thoát, lãng phí vốn đầu tư
- Đấu thầu góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nói riêng và toàn nền kinh tế nói chung
- Đấu thầu tạo ra môi trường cạnh tranh bình đẳng và lành mạnh giữa các nhà thầu Đây là động lực to lớn thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trong nước và tạo điều kiện ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, từng bước hội nhập với khu vực và thế giới
Các hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu trong đấu thầu mua sắm hàng hóa
Các hình thức lựa chọn nhà thầu trong đấu thầu mua sắm hàng hóa
- Đấu thầu rộng rãi
- Đấu thầu hạn chế
- Chỉ định thầu
- Mua sắm trực tiếp
- Chào hàng cạnh tranh
Các phương thức lựa chọn nhà thầu trong đấu thầu mua sắm hàng hóa
- Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ: là phương thức mà nhà thầu nộp
hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của HSMT, HSYC trong một túi hồ sơ
- Phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ: là phương thức mà nhà thầu nộp hồ
sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của HSMT được đựng trong hai túi hồ sơ riêng biệt theo yêu cầu của HSMT, HSYC vào cùng một thời điểm
- Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ:
Trang 5Giai đoạn 1: Các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ trình bày các đề xuất về
kỹ thuật và phương án tài chính cho bên mời thầu
Giai đoạn 2: Bên mời thầu mời các nhà thầu đã tham gia ở giai đoạn 1 nộp
HSDT chính thức với đề xuất kỹ thuật đã được bổ sung theo yêu cầu chung của dự
án và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện thực hiện hợp đồng, giá dự thầu
Quy trình tham dự thầu mua sắm hàng hóa
Một số tiêu chí đánh giá công tác đấu thầu mua sắm hàng hóa trong các doanh nghiệp
- Số lượng gói thầu trúng thầu
- Giá trị trúng thầu
- Chỉ tiêu thị phần của nhà thầu trong từng thị trường tham gia
Thu thập thông tin và ra quyết định tham dự thầu
Tham gia sơ tuyển (nếu có)
Mua Hồ sơ mời thầu
Lập Hồ sơ dự thầu
Trình duyệt, nộp Hồ sơ dự thầu và dự mở thầu
Thương thảo, ký kết hợp
đồng
Trang 6- Chỉ tiêu về lợi nhuận đạt được
- Quy mô các gói thầu trúng thầu
- Đặc điểm kỹ thuật các gói thầu trúng thầu
Những nhân tố ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu trong đấu thầu mua sắm hàng hóa
Các nhân tố chủ quan
- Nhân tố thị trường
- Môi trường luật pháp
- Tiến bộ khoa học – công nghệ
- Nhân tố thông tin
- Đối thủ cạnh tranh
- Nhà cung cấp
- Khách hàng
Các nhân tố chủ quan
- Năng lực tài chính
- Năng lực kỹ thuật của nhà thầu
- Uy tín và kinh nghiệm của doanh nghiệp
- Hồ sơ dự thầu
- Các quan hệ liên kết liên danh
- Chiến lược marketing
CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ HTC GIAI
ĐOẠN 2010 – THÁNG 9/2015 Năng lực tham gia đấu thầu của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị HTC
Năng lực tài chính: Trong những năm qua, tình hình tài chính của Công ty
Trang 7CP XNK thiết bị công nghệ HTC vẫn có sự lớn mạnh dần cả về số lượng và chất lượng Doanh thu qua các năm mang xu hướng tăng dần Doanh thu đem lại từ hoạt động đấu thầu cho Công ty hàng năm là khá lớn, thường chiếm tỷ trọng trên 40% tổng doanh thu
Năng lực tài chính mạnh là một lợi thế lớn của Công ty khi Công ty đưa ra các điều kiện tài chính, thương mại trong HSDT, chủ động thực hiện tốt hợp đồng thầu, tạo sự tin tưởng đối với chủ đầu tư, tăng uy tín của Công ty
Năng lực kỹ thuật: Năng lực kỹ thuật của Công ty được phản ánh qua số
lượng và chất lượng nhân lực của Công ty tham gia vào công tác đấu thầu Bộ phận cán bộ công nhân viên của Công ty là tương đối lớn, nhưng đa số là cán bộ hỗ trợ gián tiếp Đội ngũ cán bộ có nhiệt huyết, có năng lực chuyên môn và bề dày hoạt động nghề nghiệp Đồng thời, Công ty cũng luôn chú trọng công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn với nhiều hình thức để phục vụ trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn Đội ngũ cán bộ thực hiện công tác đấu thầu cũng tích lũy được những kinh nghiệm nhất định, đảm bảo yêu cầu về nhân sự chủ chốt tham gia gói thầu của hồ sơ mời thầu, đồng thời giúp Công ty chuẩn bị, dự thầu, ký và thực hiện hợp đồng thầu ngày một hiệu quả hơn
Kinh nghiệm và uy tín: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu thiết bị Công nghệ
HTC với trên 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị an ninh, giám sát, thiết bị công nghệ cao, đây là điểm lợi thế đáng kể của Công ty trong tham gia vào hoạt động đấu thầu Từ năm 2011 trở lại đây, Công ty đã tham
dự cũng như thắng thầu, thực hiện một khối lượng hợp đồng thầu đáng kể với nhiều nhóm khách hàng khác nhau, nhiều mặt hàng khác nhau Đây là một trong những điểm thuận lợi của Công ty khi tham dự thầu cung cấp hàng hóa Bằng việc không ngừng nâng cao năng lực, tích lũy và đúc rút kinh nghiệm thông qua các hoạt động đấu thầu, tổ chức và quản lý và thực hiện tốt các hợp đồng bao gồm cả thực hiện tốt các dịch vụ bảo hành, bảo trì, các dịch vụ sau bán hàng, công ty đã
Trang 8dành được uy tín lớn trong việc thực hiện các hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng của Bộ Công an và từng bước nâng cao uy tín của mình
Đặc điểm các gói thầu mua sắm hàng hóa Công ty tham gia
Về sản phẩm, khách hàng của Công ty: Hầu hết các sản phẩm mà Công ty
đã, đang và sẽ kinh doanh là các sản phẩm đặc thù cho ngành an ninh, quốc phòng;
ít được bày bán trên thị trường và là các sản phẩm nhập khẩu Khách hàng chủ đạo của Công ty trong lĩnh vực đấu thầu là các đơn vị thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng
Về hình thức lựa chọn nhà thầu: Các hình thức lựa chọn nhà thầu mà Công
ty đã tham gia từ năm 2010 trở lại đây bao gồm hình thức đấu thầu hạn chế, đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh, mua sắm trực tiếp
Về giá trị các gói thầu: Giá trị các gói thầu mà Công ty tham dự thầu cung
cấp hàng hóa là chưa cao
Quy trình và nội dung các bước trong quá trình tham dự thầu cung cấp hàng hóa tại Công ty CP XNK thiết bị HTC
Bước 1: Thu thập thông tin và ra quyết định tham dự thầu Công việc này do
Phòng Dự án, Phòng Kinh doanh phối hợp cùng phòng Sản phẩm đảm nhiệm, dưới
sự chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo
Bước 2: Mua hồ sơ mời thầu và lập kế hoạch xây dựng hồ sơ dự thầu Trưởng
phòng Dự án triệu tập cuộc họp các bên liên quan để xem xét thông tin và thống nhất các công việc tham gia làm thầu Cán bộ phụ trách đấu thầu thuộc Phòng Dự
án căn cứ vào hồ sơ mời thầu lên kế hoạch làm thầu chi tiết
Bước 3: Lập hồ sơ dự thầu (Gồm hồ sơ pháp lý và lập hồ sơ thương mại kỹ
thuật), đóng gói và nộp thầu Cán bộ phụ trách đấu thầu phối hợp cùng phòng Kế toán thực hiện xây dựng hồ sơ pháp lý Cán bộ phụ trách kỹ thuật thuộc Phòng Sản phẩm sẽ đề xuất sản phẩm, giải pháp chào thầu Cán bộ hỗ trợ thuộc Phòng Dự án
sẽ phụ trách lập hồ sơ thương mại Cán bộ phụ trách gói thầu thuộc phòng Dự án
Trang 9sẽ lập bản chào giá hàng hóa Đóng gói và nộp thầu sẽ do cán bộ thuộc Phòng Dự
án phụ trách
Bước 4: Thương thảo, ký kết hợp đồng Tổng Giám đốc sẽ là người đại diện
cho Công ty tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng
Đánh giá thực trạng công tác tham dự thầu mua sắm hàng hóa tại Công
ty CP XNK thiết bị HTC
Kết quả đạt được:
- Về chỉ tiêu tỷ lệ trúng thầu: chỉ tiêu này của công ty là khá cao và ổn định
cả về số lượng lẫn giá trị gói thầu trúng thầu
- Về chỉ tiêu thị phần doanh nghiệp trong thị trường tham gia: Qua các năm, Công ty đã giữ vững được những thị phần đã có trong thị trường Bộ Công an
- Về chỉ tiêu lợi nhuận đạt được: Công ty đã phải chấp nhận tỷ suất lợi nhuận giảm nhiều so với các năm trước để có thể thắng thầu
- Về chỉ tiêu quy mô các gói thầu các gói thầu trúng thầu: Số gói thầu Công
ty trúng thầu có quy mô lớn có tăng qua các năm
- Về chỉ tiêu đặc điểm kỹ thuật các gói thầu trúng thầu: So với các đối thủ cùng cạnh tranh trong lĩnh vực cung cấp thiết bị an ninh thì các gói thầu mà Công
ty giành được chưa thực sự có kỹ thuật cao, chỉ là các mặt hàng phổ thông, nhiều đối tác có thể cung cấp
Hạn chế trong công tác tham dự thầu cung cấp hàng hóa
- Quy mô các gói thầu trúng thầu chưa lớn
- Công tác chuẩn bị Hồ sơ dự thầu của nhiều gói thầu còn chưa thật tốt
- Chất lượng thực hiện hợp đồng chưa tốt
- Danh mục cũng như chất lượng của sản phẩm mà Công ty có sẵn đối tác còn chưa đáp ứng nhu cầu
Nguyên nhân chủ yếu của những tồn tại trên
Nguyên nhân chủ quan:
Trang 10- Quy trình lập hồ sơ dự thầu còn rườm rà, đặc biệt ở khâu ký duyệt
- Hoạt động tìm kiếm thông tin, phân tích thông tin đặc biệt là ở những thị trường mới còn thụ động, phụ thuộc nhiều vào Ban lãnh đạo
- Năng lực tài chính còn chưa cao
- Năng lực kỹ thuật chưa cao
- Cơ cấu tổ chức bộ máy đấu thầu chưa thực sự linh hoạt và khoa học
- Việc thực hiện liên danh, liên kết trong các gói thầu của công ty vẫn còn mờ nhạt và áp dụng khá ít trong các gói thầu
Nguyên nhân khách quan:
- Môi trường Luật pháp: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về Đấu thầu vẫn còn nhiều điểm mới hướng dẫn không rõ ràng khiến cho Chủ đầu tư lẫn doanh nghiệp còn thiếu nhận thức về các quy định và không vận dụng chính xác
- Tỷ giá ngoại tệ biến động mạnh
- Các tiêu cực trong quá trình đấu thầu
- Số lượng đối thủ cạnh tranh tham gia vào thị trường ngày càng tăng
- Một số gói thầu, Bên mời thầu quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ quá ngắn
Trang 11CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐẤU THẦU MUA SẮM HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP XNK THIẾT BỊ CÔNG NGHỆ
HTC GIAI ĐOẠN 2015-2020
Trên cơ sở phân tích những thành tựu đạt được và những hạn chế tồn tại trong công tác tham dự thầu cung cấp hàng hóa tại Công ty, cùng với những định hướng sản xuất kinh doanh cũng như định hướng trong công tác đấu thầu của Công ty, tác giả đưa ra một số những giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tham dự thầu cung cấp hàng hóa tại Công ty cho giai đoạn 2015 – 2020:
- Nâng cao năng lực kỹ thuật:
+ Tổ chức sàng lọc lại các nhân sự yếu kém, chưa đáp ứng được công việc, tuyển bổ sung, thay thế bằng các nhân sự đáp ứng nhằm nâng cao hiệu quả làm việc, đáp ứng yêu cầu công việc
+ Có chính sách đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý cũng như cán bộ trực tiếp làm công tác đấu thầu
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty, đặc biệt là hai phòng phụ trách chính việc đấu thầu là phòng Dự án và phòng Sản phẩm
- Nâng cao năng lực tìm kiếm, xử lý thông tin phục vụ cho công tác đấu thầu
- Nâng cao năng lực tài chính
- Rút ngắn quy trình lập HSDT
- Nâng cao chất lượng HSDT
- Tăng cường hoạt động marketing, quảng bá hình ảnh, quảng bá sản phẩm, nâng cao uy tín của Công ty
- Tăng cường liên danh, liên kết trong đấu thầu để nâng cao năng lực tham dự thầu