Hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án Vicem của Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam

Trên cơ sở lý luận về quản lý đầu tư, các nghiên cứu đã phân tích thực trạng công tác quản lý đầu tư và xây dựng các công trình ở các Bộ, các đơn vị, các doanh nghiệp để thấy đượ[r]

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM), là doanh nghiệp nhà nước hoạt động chính trong lĩnh vực sản xuất và phân phối xi măng có công suất 20 triệu tấn xi măng/năm, chiếm 34% thị phần xi măng cả nước VICEM đảm nhận vai trò điều tiết thị trường xi măng, bình ổn giá, hỗ trợ công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế đất nước

Để thực hiện hai dự án đầu tư xây dựng công trình tr ọng điểm: Trung tâm điều hành và giao dịch Vicem và Khu t ổng hợp Vĩnh Tuy, Tổng Công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam (VICEM) quyết đi ̣nh thành lập Ban quản lý dự án VICEM Tuy nhiên, vì mới thành lập, công tác quản lý các dự án của Ban quản lý dự án Vicem đã gặp phải rất nhiều khó khăn

Xuất phát từ tình hình thực tế tôi quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện Công tác Quản lý dự án Tại Ban Quản lý dự án VICEM của Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam”, vận dụng các phương pháp thống kê, phân tích, so sánh, dự báo đề

tài sẽ làm rõ vai trò , phương pháp quản lý dự án của Ban, từ đó đề xuất biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác đầu tư xây dựng thông qua việc hoàn thiện công tác quản lý

dự án tại Ban quản lý dự án Vicem

I Tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Nhìn chung ở nước ta trong thời gian qua đã nhiều nghiên cứu về công tác quản lý

dự án Trên cơ sở lý luận về quản lý đầu tư, các nghiên cứu đã phân tích thực trạng công tác quản lý đầu tư và xây dựng các công trình ở các Bộ, các đơn vị, các doanh nghiệp để thấy được những tồn tại, những vấn đề còn hạn chế về môi trường pháp lý, hệ thống tổ chức, trình độ năng lực chuyên môn cũng như năng lực điều hành dự án để đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả của công tác quản lý dự án đầu tư của các chủ đầu tư, các Ban quản lý

II Cơ sơ ̉ lý luâ ̣n về quản lý dự án đầu tư xây dựng

Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn và chi phí xác định Quản lý dự án đầu tư xây dựng là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án đầu tư xây dựng nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được những yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

Quản lý dự án đầu tư xây dựng có vai trò rất lớn , quyết đi ̣nh tính hiê ̣u quả của dự

án thông qua việc liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn

Theo đó, có 4 hình thức tổ chức quản lý dự án chính là: Chủ đầu tư trực tiếp quản

lý dự án, chìa khóa trao tay, chủ nhiệm điều hành dự án, và tổ chức chuyên trách quản lý

dự án Mỗi hình thức sẽ có những ưu điểm, nhươ ̣c điểm khác nhau, do vâ ̣y chủ đầu tư cần lựa cho ̣n hình thức quản lý dự án phù hợp với quy mô , tính chất của dự án mà mình đầu

tư để đa ̣t hiê ̣u quả quản lý tốt nhất

Hiện nay, có rất nhiều công cụ và kỹ thuật quản lý dự án nhằm hỗ trợ người quản

lý dự án trong nhiều khía cạnh của quản trị dự án Một số công cụ và kỹ thuật được sử dụng thường xuyên như : Công cụ giám sát, đánh giá, cơ cấu phân tách công việc, kỹ thuật tổng quan, đánh giá dự án và phương pháp đường găng (PERT/CPM) hay phương pháp biểu đồ GANTT

Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng có thể đươ ̣c xem xét ở 2 phương diê ̣n, đó là quản lý dự án theo vòng đời dự án và quản lý dự án theo lĩnh vự c của dự án Trên phương diê ̣n vòng đời của dự án , nô ̣i dung của quản lý dự án thể hiê ̣n qua 3 giai đoa ̣n: giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn vận hành kết quả đầu

tư Trên phương diê ̣n các lĩnh vực của dự án, nô ̣i dung quản lý dự án thể hiê ̣n ở 3 lĩnh vực chính, bao gồm: quản lý tiến độ dự án, quản lý chi phí dự án và quản lý chất lượng dự án

Để đánh giá hiệu quả kinh tế kỹ thuật của công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, ta có thể dựa trên các tiêu chí sau:

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn

- Công trình đạt chất lượng sau khi đưa vào sử dụng

- Hoàn thành dự án trong thời gian quy định

- Hoàn thành dự án trong chi phí cho phép

- Sử dụng nguồn nhân lực, vật liệu hiệu quả và hữu hiệu

Như bất kỳ hoạt động kinh tế- xã hội nào, công tác quản lý dự án cũng chịu nhiều ảnh hưởng từ các nhân tố chủ quan và khách quan Các nhân tố tác động có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới các bước, các nội dung công việc trong quản lý dự án, từ

đó, ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án Các nhân tố khách quan bao gồm : môi trường văn hóa xã hội, cơ chế quản lý của nhà nước, các yếu tố thị trường và điều kiện tự nhiên Các nhân tố chủ quan bao gồm: Những yếu tố từ phía chủ đầu tư như năng lực của chủ đầu tư, đường hướng và mục tiêu của dự án, khâu lập kế hoạch dự án; cấu trúc tổ chức quản lý dự án của Ban QLDA ; nguồn lực phục vụ cho công tác quản lý dự án, các công cụ quản lý dự án áp dụng trong quá trình quản lý dự án Nắm được các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, nhà quản lý sẽ có những biện pháp để phát huy các nhân tố tích cực, hạn chế các nhân tố tiêu cực và dự phòng rủi ro

III Thư ̣c tra ̣ng công tác quản lý dự án của Ban quản lý dự án Vicem ta ̣i Tổng công ty Công nghiê ̣p xi măng Viê ̣t Nam

Ban quản lý dự án Trung tâm điều hành VICEM và khu tổng hợp Vĩnh Tuy sau đây gọi là Ban quản lý dự án VICEM trực thuộc chủ đầu tư là Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, được thành lập theo quyết định số: 737/QĐ-XMVN ngày 08/05/2009 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Công Nghiệp Xi măng Việt Nam

Ban QLDA chịu trách nhiệm quản lý, điều hành thực hiện các dự án Trung tâm điều hành – Giao dịch VICEM, khu tổng hợp Vĩnh Tuy theo đúng các quy định nhà nước, địa phương và VICEM

Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức Ban QLDA Vicem

Nguồn: Phòng tổng hợp

Như vâ ̣y, cùng với Giám đốc ban quản lý điều hành chung toàn Ban QLDA, công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng của Ban QLDA còn do 01 Phó giám đốc ban trực tiếp điều hành Các phòng chức năng của Ban quản lý dự án VICEM giúp lãnh đạo Ban QLDA trong

công tác quản lý và điều hành các dự án

Ngoài các đặc trưng chung của các dự án đầu tư xây dựng công trình, dự án mà Ban QLDA VICEM quản lý còn mang các đặc điểm riêng như:

- Là các dự án đầu tư xây dựng cao ốc văn phòng quy mô lớn , diện tích đất dự án sử du ̣ng từ 8.450 m2 đến 40.981,63 m2, diê ̣n tích xây dựng từ 2.800 m2 đến 16.114 m2 Chiều cao của các toà nhà từ 19 đến 31 tầng nổi, 4 tầng hầm

- Hoạt động đầu tư xây dựng các dự án được tiến hành trong kho ảng thời gian mà mà luật pháp về đầu tư, xây dựng và quản lý đầu tư xây dựng có nhiều sự thay đổi

- Có điều kiện ban đầu thuận lợ i: địa điểm thực hiện dự án thuộc nô ̣i thành Hà

Nô ̣i, mặt bằng xây dựng dự án được nhà nước phân trước , nguồn vốn đầu tư phần lớn là nguồn vốn nhà nước ngoài ngân sách (khoảng 80%)

Nô ̣i dung công tác quản lý dự án xây d ựng tại Ban quản lý dự án Vicem chịu ảnh hưởng khá nhiều từ các đă ̣c điểm trên

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng tổng hợp Phòng kế

hoạch

Phòng kế toán – TKTC

Phòng Kỹ thuật – Giám sát

Xét theo phương diện vòng đời của dự án , công tác quản lý dự ta ̣i Ban QLDA Vicem cũng trải qua 3 giai đoa ̣n: chuẩn bi ̣ đầu tư , thực hiê ̣n đầu tư và vận hành kết quả đầu tư

Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư , các phòng ban của Ban phối hợp đánh giá các yếu tố kinh tế, quy mô đầu tư, các yếu tố kỹ thuật xây dựng, các yếu tố tài chính để xác định tính hiê ̣u quả của dự án Kết thúc của giai đoạn này là sự phê duyệt của Chủ tịch hội đồng thành viên có hay không thực hiện dự án đầu tư trên

Ở giai đoạn thực hiện đầu tư, công tác quản lý dự án của Ban trải qua các bước: Thiết

kế, lập kế hoạch đầu tư; khảo sát, thiết kế kĩ thuật xây dựng công trình, dự toán; chuẩn bị mặt bằng xây dựng; đấu thầu và lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình; thi công

và Giám sát thi công công trình Giai đoạn này BQLDA Vicem thực hiê ̣n quản lý khá sát sao, đặc biê ̣t luôn đảm bảo có sự tham gia của các đơn vị tư vấn, khảo sát, thiết kế công trình Tuy nhiên việc chậm tiến đô ̣, sai sót trong thi công công trình là không tránh khỏi, nhiều lỗi

kỹ thuật vẫn xảy ra

Ở giai đoạn vận hành kết quả đầu tư, Ban quản lý VICEM đã xác đi ̣nh mục tiêu của dự án, quy mô của các hoạt động trong quá trình vận hành dự án, từ đó đã tiến hành xây dựng và đào tạo một số cán bộ vâ ̣n hành, chuẩn bi ̣ các kênh marketing

Xét theo phương diện các lĩnh vực quản lý dự án, công tác quản lý tiến độ dự án ta ̣i Ban quản lý Vicem cũng được thể hiê ̣n qua 3 lĩnh vực chính: tiến đô ̣ dự án, chi phí dự án

và chất lượng dự án

Đối với công tác quản lý tiến độ dự án, công cụ quản lý tiến độ chủ yếu của Ban là qua biểu đồ GANTT và hệ thống các báo cáo tiến độ được theo dõi qua từng tuần, tháng, quý, năm Ban quản lý dự án Vicem cũng thường xuyên tổ chức các buổi họp báo cáo thẩm định tiến độ, tiến hành kiểm điểm đối với các gói thầu có dấu hiệu chậm trễ Tuy nhiên, rất nhiều gói thầu, đă ̣c biê ̣t là các gói thầu thi công bi ̣ châ ̣m tiến đô ̣

Đối với công tác quản lý chi phí xây dựng , ban đã xây dựng quy trình quản lý chi

phí đầu tư xây dựng, từ đó thường xuyên có sự kiểm toán vốn đầu tư hàng năm, nếu thấy

có phát sinh thêm chi phí thì phải làm báo cáo Tổng Công ty Tuy nhiên trên thực tế, do

tác động của những nguyên nhân khách quan và chủ quan, nên trong quá trình Ban quản

lý dự án này thì luôn có những gia tăng thêm chi phí phát sinh trong tất cả các công việc

Công tác Quản lý chất lượng dự án được thể hiê ̣n qua viê ̣c quản lý chất lượng khảo sát thiết kế, quản lý chất lượng công tác đấu thầu lựa chọn nhà thầu và quản lý chất lượng công tác thi công xây dựng, thực hiện các gói thầu Việc đảm bảo chất lượng của từng phần việc giúp Ban QLDA có thể đảm bảo được thời gian thi công, chi phí cũng như chất lượng của công trình Từ đó, Ban QLDA có thể tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời

sẽ dễ dàng sửa chữa ngay khi phát hiện ra sai sót

Tuy nhiên, bên cạnh những thành quả đạt được trong quá trình quản lý dự án, Ban quản lý dự án còn gặp rất nhiều khó khăn, vướng mắc, gây ảnh hưởng tới kết quả hiện tại của dự án như: một số công tác thực hiê ̣n dự án còn chưa có quy trình quản lý , chất lượng

mô ̣t số nhà thầu trúng thầu còn kém, tiến độ thi công còn chậm so với kế hoạch., Vì vậy Ban quản lý dự án cần tìm ra cho mình những biện pháp khắc phục, bù đắp được những thiếu sót, định hướng đúng đắn cho công tác quản lý dự án sau này

IV Gải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án tại Ban quản lý dự án Vicem của Tổng công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam

Mục tiêu của Ban quản lý dự án Vicem đến năm 2020 là đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ dự án “Trung tâm điều hành và giao dịch Vicem” đến quý III-2017 trong hạn mức chi phí đã được duyệt; phấn đấu thi công dự án “Khu tổng hợp Vĩnh Tuy” vào quý I năm 2018 và quản lý xây dựng hiệu quả dự án này

Để thực hiê ̣n mu ̣c tiêu đó , các giải pháp mà Ban quản lý dự án Vicem có thể áp dụng bao gồm:

- Nâng cao chất lượng bộ máy quản lý và nguồn nhân lực của Ban

Cùng với sự thay đổi của luật pháp và văn bản pháp quy thời gian qua, xây dựng quy trình quản lý nội bộ Ban quản lý dự án là công việc hết sức cần thiết Ban có thể lập quy trình riêng cho các công tác còn thiếu như: lập và phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình; phê duyệt thiết kế, dự toán; lập và duyệt hồ sơ mời thầu; kiểm soát công tác chuẩn bị thi công, phát lệnh khởi công;

Đối vớ i nguồn nhân lực , Ban quản lý cần tiêu chuẩn hoá cán bộ và tổ chức tốt công tác đào tạo, đào tạo lại đội ngũ cán bộ quản lý cho phù hợp Đồng thời, cần chuyển

từ hình thức trả lương theo hệ số sang hình thức KPI -Key Performance Indicator - có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc

- Nâng cao chất lượng công tác đấu thầu

Ban cần đơn gi ản hoá thủ tục hành chính trong đấu thầu, đổi mới thủ tục xét thầu,

mở rộng hơn nữa các hình thức đấu thầu để có thể lựa chọn được nhà thầu tốt nhất thực hiện dự án, nên lựa chọn hình thức đấu thầu rộng rãi cả về tư vấn và thi công

- Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tiến độ dự án

Ban QLDA cần phải vận dụng tối đa hơn nữa biện pháp sơ đồ mạng, phương pháp PERT, CPM, GANTT để quản lý thứ tự các công việc Đồng thờ i, khai thác phần mềm Microsoft Office Project Ban cần có kế hoa ̣ch t iến hành bàn giao các công việc nhanh chóng, giám sát các nhà thầu chặt chẽ trong khi thực hiện dự án và thường xuyên đôn đốc và động viên kịp thời nhân viên cũng như nhà thầu tham gia thực hiê ̣n dự án

- Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chi phí dự án

Trong quá trình dự toán , Ban cần x ác định chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá căn cứ vào độ dài thời gian xây dựng công trình và chỉ số giá xây dựng và nó được đưa vào tính hiệu quả đầu tư xây dựng Ban cũng nên b ổ sung thêm công cụ quản lí chi phí đầu tư xây dựng phù hợp với thị trường như: Chỉ số giá xây dựng; điều kiện năng lực của

tổ chức; quản lý chặt chẽ danh mục tài nguyên, danh mục công việc dựa trên bản tiên lượng dự toán; kiểm soát nghiêm ngặt các nhà thầu, đồng thời quá trình quản lý chi phí cần có sự kết hợp song song với quản lý tiến độ và chất lượng dự án

- Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý chất lượng dự án

Ban cần đ ổi mới cơ chế quản lý chất lượng công trình theo hướng gắn chặt trách nhiệm của người tư vấn giám sát thi công Quán triệt và thực hiện nghiêm quy trình quản

lý chất lượng trong Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của chính phủ Ban quản lý dự án cũng cần phải có sự kiểm tra hiện trường một cách thường xuyên, liên tục để sớm phát hiện những sai sót Mặt khác, với sự bám sát hiện trường một cách thường xuyên sẽ làm cho công tác xây dựng được thực hiện theo đúng trình tự, đúng quy

trình, quy phạm hạn chế việc thoả thuận về giá, khống khối lượng giữa người giám sát và nhà thầu cũng như cắt bớt những công đoạn thi công ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây dựng

- Chú trọng công tác xử lý rủi ro trong quản lý dự án

Ban nên chỉ định người chịu trách nhiệm cho một rủi ro hoặc mối đe dọa nhất định

có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án Ban cũng cần phải chú trọng phòng tránh các liên quan đến rủi ro về các hợp đồng pháp lý, đồng thời cần có các biện pháp phù hợp

để xác đinh chi phí đầu tư xây dựng Nếu thực tế công trình có yếu tố đầu vào khác với yếu tố cầu thành đã thành lập, thì cần phải làm việc với các chuyên gia tư vấn, nhà thầu

để xác định chính xác, phù hợp công khai sự thay đổi cho các bên liên quan cùng biết