Nhưng với kinh nghiệm nhiều năm triển khai dự án ở nước ngoài áp dụng vào Việt Nam, Plan xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn một quy trình quản lý chặt chẽ từ các thủ tục hợp lý, dễ đọc, dễ[r]
Trang 1TÓM TẮT LUẬN VĂN
Kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì hoạt động đầu tư ngày càng sôi động
và ngày càng có nhiều công trình nghiên cứu đầu tư, nghiên cứu tìm cơ hội đầu tư nhằm chọn lọc và xác định được những phương án đầu tư hiệu quả Dự án đầu tư đa phần được biết tới là những dự án ầu tư XDCB, đầu tư vì mục đích lợi nhuận hay lợi ích kinh tế Một loại hình dự án đầu tư vì mục đích xã hội mà khối các tổ chức phi chính phủ và khối xã hội dân sự đang thực hiện chiếm một phần không nhỏ góp phần phát triển xã hội và đời sống của nhân dân
Thực hiện tốt công tác quản lý dự án sẽ thúc đẩy dự án triển khai thuận lợi, mang lại hiệu quả cao hơn, sử dụng hợp lý nguồn lực… do đó đòi hỏi nhà quản lý phải
có kỹ năng tổng hợp, phải biết điều hòa và phối hợp các thành viên, các nguồn lực lại với nhau khi thực hiện
Hiện nay, vấn đề về quản lý dự án và hoàn thiện việc quản lý dự án mới có môt
số ít các nghiên cứu của các học giả trong nước quan tâm Phần lớn trong số đó tập trung vào nghiên cứu trên bình diện chung mang tính học thuật hoặc trên một vài lĩnh vực ngành cụ thể như ngành điện lực, ngành Bưu chính viễn thông hay ngành Công nghệ thông tin…Vấn đề quản lý và hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư mang tính
xã hội vẫn là một đề tài bỏ ngỏ cả trong và ngoài nước Trong khuôn khổ luận văn
Thạc sỹ nghiên cứu về "Hoàn thiện công tác Quản lý dự án của tổ chức Plan International tại Việt Nam”, tác giả mong muốn góp thêm vào nguồn tài liệu tham
khảo cho các nhà quản lý tổ chức xã hội, các nhà hoạt động xã hội cải thiện công tác quản lý dự án đầu tư mang tính xã hội một cách hiệu quả nhất
Luận văn gồm 5 chương, ngoài 2 chương liên quan đến tổng quan, kết luận và các phụ lục ra, tác giả chú trọng vào chương 2, 3 và chương 4 Trên cơ sở đưa ra lý thuyết nói chung về các khái niệm cơ bản về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư (chương 2); tác giả chia sẻ về thực trạng quản lý dự án của tổ chức Plan International tại Việt Nam một tổ chức phi chính phủ quốc tế (chương 3) và đề xuất những giải pháp
và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án của tổ chức Plan nói riêng và khuyến nghị cho hoạt động quản lý dự án đầu tư mang tính xã hội nói chung (chương 4) Cụ thể:
Một số vấn đề cơ bản chung về quản lý dự án đầu tư
Qua quá trình phân tích các lý thuyết cơ bản trong chương 2, xét về mặt nội dung chúng ta có thể khái quát
Trang 2“Đầu tư là sự hy sinh nguồn lực hôm nay đem vào đầu tư nhằm mang lại kết
quả tốt hơn trong tương lai, làm gia tăng lợi ích trong tương lai” Để đầu tư thành
công và mang lại hiệu qủa, đòi hỏi các hoạt động đầu tư phải được thực hiện theo dự
án
Dự án đầu tư là tổng thể các hoạt động và chi phí cần thiết, được bố trí theo
một kế hoạch chặc chẽ với lịch trình thời gian và địa điểm xác định để tạo mới, mở
rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất nhất định nhằm thực hiện những mục tiêu nhất
định trong tương lai
Do đó dự án đầu tư có mục tiêu rõ ràng, và để đạt được mục tiêu phải có những
hoạt động cụ thể được xắp xếp theo trình tự logic từng bước thể hiện quy trình thực
hiện quá trình từ khi triển khai cho đến khi kết thúc
Nguồn lực đầu vào cho dự án chính là vốn, là nguyên nhiên vật liệu, là các
ràng buộc chính sách, quy định…và đặc biệt là con người, con người là trung tâm mọi
hoạt động, con người điều khiển các hoạt động do đó cần phải biết điều phối và phân
công một cách hợp lý để mọi người có thể phát huy được năng lực của mình
Môi trường dự án là môi trường “va chạm”, có nhiều mối quan hệ tương tác
lẫn nhau giữa các thành viên trong dự án, giữa người quản lý với nhân viên, giữa các
nhân viên, giữa các đơn vị trong dự án, giữa dự án với các phòng ban và môi trường
xung quanh Do đó, nghệ thuật của nhà quản lý chính là việc điều hòa các mối quan hệ
để gắn kết các thành phần nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp thực hiện dự án để thu được
kết quả và hiệu quả như mong muốn
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng
thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ
thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất
cho phép
Quản lý dự án là quá trình điều phối nguồn lực, tạo điều kiện và khuyến khích
các thành viên phối hợp với nhau trong quá trình thực hiện dự án, do đó đòi hỏi phải
có cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp, tùy theo quy mô, đặc điểm của dự án và khả năng
quản lý của nhà đầu tư để lựa chọn mô hình quản lý, chẳng hạn với dự án đơn giản có
quy mô nhỏ và có thể tự thực hiện thì mô hình chủ đầu tư tự quản lý là hợp lý, với dự
án đòi hỏi kỷ thuật cao có quy mô và đa dạng thì mô hình chủ nhiệm điều hành dự án
thường được chọn,…điều then chốt nhất trong lựa chọn mô hình quản lý là đảm bảo
thông tin thông suốt từ cấp lãnh đạo đến nhân viên và quyết định được thực hiện một
cách đầy đủ cũng như báo cáo rõ ràng cụ thể
Formatted: English (United States) Formatted: English (United States)
Formatted: Font: 13 pt, Bold Formatted: Font: 13 pt
Formatted: Font: 13 pt
Trang 3Và quá trình thực hiện, quản lý dự án phải tuân theo một quy trình cụ thể các giai đoạn từ lập kế hoạch đến thực hiện và kết thưc dự án, với mỗi giai đoạn có những đặc điểm riêng biệt và nội dung khác nhau nên lý thuyết quản lý cũng khác nhau nhưng tựu trung xoay quanh các nội dung:
Nếu phân theo cấp độ quản lý thì quản lý dự án bao gồm:
Quản lý Vĩmô: Dự án đầu tư được thực hiện trong (và có mối quan hệ tương tác) với môi trường xã hội xung quanh, do đó đòi hỏi phải quản lý ở tầm vĩ mô nhằm đảm bảo dự án được thực hiện theo đúng quy định pháp luật, theo đúng định hướng phát triển kinh tế xã hội của Đảng
Quản lý vi mô: Là quá trình quản lý của cơ quan chủ quản nhằm đảm bảo dự
án được thực hiện tuân thủ theo đúng quy định và định hướng phát triển của tổ chức
Nếu phân theo quy trình quản lý dự án: Chúng ta có thể thấy quản lý dự án là quá trình quản lý các giai đoạn từ việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được các mục tiêu xác định
Theo lĩnh vực quản lý, quản lý dự án bao gồm:
Quản lý tổng thể dự án
Quản lý phạm vi dự án
Quản lý thời gian dự án
Quản lý chất lượng dự án
Quản lý chi phí của dự án
Quản lý nhân lực
Quản lý thông tin
Quản lý rủi ro
Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán
Để quản lý được dự án, nhà quản lý thường sử dụng một nhóm các phương pháp và công cụ quản lý dự án sau:
Tuyên ngôn dự án
Phương pháp phân ra và xắp xếp cônng việc, giao việc
Sơ đồ mạng CEPT, PRA, các phương pháp xây dựng chi phí…
Trang 4Dự án được thực hiện trong môi trường va chạm, khi thực hiện và quản lý dự án cần hợp tác với nhiều bên khác nhau nên kết quả quản lý thường chịu tác động bởi”
Nhóm yếu tố khách quan như quy dịnh của Cính phủ, điều kiện tự nhiên, tinh thần hợp tác của đôi tác…
Nhóm yếu tố chủ quan như tính phù hợp của mô hình tổ chức quản lý, phương pháp và công cụ được chọn, phân công trách nhiệm giữa các bên, nhân tố trong khâu lập dự án, quản lý dự án…
Nhóm yếu tố liên quan đến con người mà chủ yếu là nâng lực của các thành viên ban quản lý dự án…
Thực trạng quản lý dự án của tổ chức Plan International tại Việt Nam 2001 -2010
Mỗi dự án có những yêu cầu khác nhau, nguồn lực khác nhau và đặc điểm cũng khác nhau Dự án hoạt động vì lợi ích xã hội khác dự án vì lơi nhuận, mỗi hoạt động của dự án chủ yếu nhằm mang lại lợi ích tối đa cho xã hội và người dân chứ không vì lợi ích của chủ đầu tư Do đó, hình thức quản lý của các dự án khác nhau cũng sẽ khác nhau, tùy theo mục tiêu quản lý và tùy theo khả năng, năng lực của nhà quản lý, của chủ đầu tư mà mỗi tổ chức chọn cho mình cách thức và phương pháp quản lý riêng biệt, những vận dụng khác nhau vào tình hình thực tế của tổ chức mình nhằm tạo điều kiện thuận lợi và thu được hiệu quả tốt nhất cho tổ chức mình
Tổ chức Plan International tại Việt Nam là một tổ chức phát triển nhân đạo Quốc tế, tập trung vào trẻ em và không phụ thuộc vào bất kỳ tôn giáo, chính trị hay chính phủ nào Bảo trợ trẻ em là nền tảng của tổ chức
Sau khi quay lại Việt Nam năm 1993, Tổ chức Plan triển khai chương trình hợp tác phát triển cộng đồng tập trung vào trẻ em, để cải thiện cuộc sống của trẻ em, các gia đình và các nhóm cộng đồng ở 149 xã thuộc 16 tỉnh, thành phố từ Hà Giang, Sơn
La, Bắc Giang, Hà Nội, Hà Nam, Nam Định, Hưng Yên, Phú Thọ, Thái Nguyên, Quảng Bình, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Kon Tum và Gia Lai Phần lớn các hoạt động dự án được thực hiện ở cấp xã và cấp thôn xóm, với sự tham gia tích cực của trẻ em, gia đình và các nhóm cộng đồng Plan đã và đang nỗ lực cải thiện chất lượng cuộc sống của trẻ em thiệt thòi tại các nước đang phát triển thông qua một quá trình đoàn kết người dân thuộc nhiều nền văn hoá khác nhau và nâng cao ý nghĩa và giá trị cuộc sống
Trong gần 20 năm qua, hàng trăm dự án được thực hiện nhằm cải thiện môi trường sống cho người nghèo, cải thiện vấn đề bình đẳng giới và bảo vệ trẻ em tại cả nông thôn lẫn thành thị, hỗ trợ Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương giải quyết các vấn đề liên quan đến An sinh xã hội Các dự án Plan có những đặc điểm chung như:
Trang 5 Dự án có đủ các đặc điểm của một dự án thông thường, tức có mục tiêu rõ ràng, mỗi một dự án có một mục tiêu cụ thể, dự án chịu sự ràng buộc về mặt nguồn lực
và các ràng buộc môi trường vĩ mô…
Dự án do Plan quản lý có rất nhiều loại hình đa dạng: quy mô, loại hình, nguồn vốn
đa dạng…
Đặc điểm của các dự án trong quá trình triển khai
+ Dự án đang triển khai mang tính chất từ thiện, tài trợ không hoàn lại và không đòi hỏi, yêu cầu quyền lợi chính trị hay kinh tế, mục tiêu chủ yếu và nhằm đảm bảo an sinh xã hội để thúc đẩy tiến bộ xã hội
+ Dự án có nội dung phong phú, đa dạng về loại hình, thời gian, địa điểm, quy
mô, địa bàn…
+ Tất cả các dư án có một quy trình giám sát chặt chẽ, chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch, trong thực hiện và đánh giá dự án, hầu hết tất cả các dự án được đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ
+ Tác động dự án sâu rộng, bền vững, lâu dài
+ Dự án có vốn góp nước ngoài bao gồm nhiều nơi, ngân sách huy động từ nhiều loại tiền nên chỉ một rủi ro liên quan đến hình ảnh tổ chức, hoặc biến động kinh
tế thế giới sẽ tác động đến tổng mức đầu tư
+ Một phần rất lớn các dự án và hoạt đông là hợp tác song phương với các cơ quan ban ngành của địa phương Tinh thần hợp tác của đối tác quyết định sự thành công của dự án
Dự án có thành phần tham gia và hưởng lợi đa dạng từ nhân viên của tổ chức, lãnh đạo địa phương đến trung ương, từ thành thị đến nông thôn, từ người Kinh đến dân tộc thiểu số, từ người lớn đến trẻ em và phụ nữ nên đa dạng hình thức thực hiện và quản lý Huy động và nhận được sự tham gia đông đảo của nhiều thành phần
Mô hình quản lý: với đặc điểm như vậy nên khi triển khai dự án, Plan chọn cho
mình 2 mô hình tổ chức quản lý là mô hình ma trận và mô hình hợp tác
Với mô hình ma trận: Đây là mô hình dùng trong nội bộ tổ chức, nhân viên Plan
về mặt chuyên môn thì dưới sự quản lý trực tiếp của giám đốc dự án, về mặt hành chính thì dưới sự quản lý của giám đốc vùng dự án Sự phối hợp quản lý về hoạt động dự án và tài chính của Plan vừa thể hiện tính chặt chẽ và tính chuyên nghiệp cao
Trang 6Ưu điểm mô hình là (1) phân nhiệm người vào đúng chuyên môn, (2) huy động và
sử dụng hiệu quả nguồn lực, (3) trao quyền và tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng, đặc biệt là từ nhà tài trợ, (4) tạo tính chủ động cho nhân viên phát huy khả năng và năng lực (5) Số lượng nhân viên đông và phần lớn trong số đó là trẻ tuổi nên nhiệt tình tham gia đặc biệt là với những hoạt động xã hội
Nhưng nhược điểm của mô hình là (1) do mỗi nhân viên có nhiều hơn 1 cán bộ quản lý, nhận được nhiều hơn 1 mệnh lệnh, (2) vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý, (3) nhân viên sẽ gặp khó khăn khi phải thực hiện lệnh, đặc biệt trong trường hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau, (4) Vì số lượng nhân viên đông và trẻ tuổi nên còn thiếu kinh nghiệm, thiếu linh hoạt dẫn đến sai sót và ảnh hưởng đến tiến
độ dự án
Với mô hình hợp tác: Plan hợp tác với đối tác triển khai dự án Trong mô hình này
đối tác tham gia và chịu trách nhiệm thực hiện dự án từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá dự án, Plan giữ vai trò hỗ trợ về kinh phí, chuyên môn kĩ thuật
Ưu điểm mô hình này là (1) huy động được sự tham gia và đóng góp của đối tác và người dân địa phương, (2) phát huy được vai trò làm chủ của đối tác và người dân địa phương trong công tác thực hiện và quản lý dự án, (3) Đảm bảo được tính pháp
lý cho các hoạt động, (4) triển khai đồng thời với nhiều đối tác và nhiều hoạt động một lúc
Nhưng mô hình này cũng thể hiện một số hạn chế sau: (1) Chỉ áp dụng đối với những hoạt động đơn giản, có quy mô nhỏ và thời gian thực hiện ngắn, (2) Kết quả
dự án và sự thành công của dự án chủ yếu phụ thuộc vào tinh thần hợp tác của đối tác
Trong quá trình quản lý Plan sử dụng các phương pháp đơn giản và truyền
thống cho lập kế hoạch như: Việc lập ngân sách chủ yếu dựa trên kinh nghiệm đã triển khai các dự án trước đây để xác định chi phí, nội dung, nguồn lực và thời gian cho cho
dự án mới và giai đoạn tiếp theo; Kế hoach tiến độ được xây dựng dựa trên mô hình Grantt nhưng nội dung dự án không được phân tách theo và sắp xếp theo công việc cụ thể mà theo nhóm hoạt động
Trang 7Nhưng với kinh nghiệm nhiều năm triển khai dự án ở nước ngoài áp dụng vào
Việt Nam, Plan xây dựng bộ tài liệu hướng dẫn một quy trình quản lý chặt chẽ từ các
thủ tục hợp lý, dễ đọc, dễ hiểu và dễ thực hiện cho đến việc phân nhiệm rõ ràng giúp mọi thành phần khi tham gia có thể thực hiện nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và công khai, từ đó làm thúc đẩy chất lượng dự án, tăng hiệu quả đầu tư, góp phần tạo nên và phát triển hình ảnh về một tổ chức phi chính phủ hoàn thiện trong suy nghĩ và nhận thức của người dân, của cộng đồng, lãnh đạo trong và người nước và nhà tài trợ
Song song với quá trình đó, Plan có một hệ thống giám sát chặt chẽ các công
đoạn từ khâu lập kế hoạch cho đến thực hiện và kết thúc và đòi hỏi mọi bộ phận, mọi nhân viên phải tuân thủ chế độ giám sát, hệ thống báo cáo đã giúp cho nhóm quản lý luôn nắm bắt được tình hình để đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp để điều phối các nguồn lực giữa các nhóm dự án, các vùng dự án, các phòng ban và điều khiển tiến
độ thực hiện, tiến độ giải ngân, tiến độ công việc nhằm đảm bảo dự án được triển khai đúng kế hoạch được duyệt, đạt chất lượng đề ra với chi phí hợp lý nhất, tiết kiệm và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực đặc biệt là chi phí nên đã mang lại thành công và mang lại hiệu quả tối ưu cho dự án, cho xã hội
Với phương thức tiếp cận phát triển cộng đồng tập trung vào trẻ em, trao
quyền cho cộng đồng trong các khâu từ tham vấn lập kế hoạch, triển khai, giám sát và đánh giá các hoạt động dự án kết hợp với các kiến thức và kỹ năng quản lý hiện đại Plan đã phát huy hết các các ưu điểm của mình quản lý dự án
Hiện nay chưa có các tiêu chí cụ thể trong việc đánh giá chất lượng, kết quả và hiệu quả công tác quản lý dự án, mà chủ yếu được đánh giá thông qua kết quả và hiệu quả đạt được của dự án đầu tư, mức độ hoàn thành và thành công của dự án án, ảnh hưởng của dự án mang lại đối với môi trường xung quanh… từ nhận thức đó, áp dụng vào đánh giá thực trạng công tác quản lý dự án của Tổ chức Plan tại Việt Nam, tác giả
rút ra một số kết quả đạt được của công tác quản lý dự án đầu tư sau:
Thiết kế dự án rất khoa học và phù hợp với định hướng phát triển KTXH đất nước nên khi triển khai rất được Chính phủ và các cơ quan quản lý nhà nước đánh
giá cao, điển hình là dự án “xây dựng mô hình trường học thân thiện, học sinh tích cực”, dự án “Đường dây tư vấn hỗ trợ trẻ em 19001567”… được chính phủ đánh
giá cao và đưa vào chương trình nghị sự, vào định hướng phát triển và các chương trình quốc gia cũng như bố trí vốn để nhân rộng và phát triển
Phương thức tiếp cận dự án một cách khoa học: triển khai dự án theo phương
thức phát triển cộng đồng tập trung vào trẻ em đã thúc đẩy sự tham gia của người dân cả về số lượng lẫn chất lượng, người dân tham gia một cách chủ độngtrong cả chu trình dụ án và chủ động trong đóng góp nguồn lực
Trang 8Với phương thức này làm thay đổi nhận thức của người dân, huy động được nguồn lực lớn lao trong cộng đồng, giúp đảm bảo tiến độ dự án với chất lượng ngày càng tăng, hiệu quả dự án ngày càng cải thiện, tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của dự án
Tổ chức có hệ thống văn bản hướng dẫn, thủ tục thân thiện giúp người đọc dễ
hiểu và dẽ áp dụng đã góp phần rất lớn trong việc thực hiện, giám sát và đánh giá
dự án một cách hiện quả, qua đó làm thúc đẩy tiến độ công việc đảm bảo tiến độ dự
án, giúp cho quá trình chi tiêu minh bạch và hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn, do đó làm tăng hiệu quả và ảnh hưởng của dự án đến/đối với cộng đồng và người dân
Và do đó, dự án Plan rất minh bạch và có trách nhiệm giải trình cao thể hiện
thông qua Cách thức hoạt động của tổ chức thể hiện tính minh bạch rất cao, nân sách của hoạt động dự án, đóng góp của các bên luôn được công khai trao đổi, thống nhất với đối tác và người dân; Cơ chế báo cáo của Plan cũng rất rõ ràng minh bạch và thực tiễn, Và hoạt động kiểm toán diễn ra định kì nhằm góp phần cải thiện công tác quản lý Chính vì thế, theo đánh giá trong các báo cáo của các cơ quan địa phương và các bộ có liên quan trong các lĩnh vực hợp tác, của các nhà tài trợ luôn đánh giá co, thể hiện lòng tin tưởng vào tổ chức và ghi nhận tính hiệu quả của dự án
Tuy nhiên, dự án của Plan rất đa dạng và phong phú, mỗi dự án có mỗi đặc điểm khác nhau, được triển khai trong những môi trường khác nhau do đó không tránh khỏi sai sót Tựu trung, chúng ta có thể nhóm các hạn chế và nguyên nhân trong công tác tổ chức dự án thành một số nhóm sau:
Hạn chế trong mô hình tổ chức quản lý dự án theo dạng ma trận, do có quá
nhiều cấp quản lý và mỗi cán bộ quản lý có những khả năng và nhận thức khác nhau do đó khi chuyển tải mệnh lệnh không thống nhất dẫn đến khó khăn cho việc thực hiện Mỗi nhân viên được quản lý bởi nhiều cấp trên và quy trình báo cáo đòi hỏi phải tuân thủ chặc chẽ, đòi hỏi bảo cáo phải đây đủ theo yêu cầu nhà quản lý
và được trình nhiều cấp nên nhiều trường hợp mất thời gian cho việc giải quyết vấn đề, ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Đặc biệt như đã phân tích, số nhân viên đông và đa phần trẻ tuổi nên thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu linh động trong xử lý tình huống quản lý dự án do đó dễ dẫn đến sái sót và mất nhiều thời gian cho việc sữa lỗi, làm ảnh hưởng đến tiến độ chung
Trang 9 Mô hình hợp tác song phương với đối tác: Do đối tác đa dạng từ miền xuôi lên
miền ngược, từ thành thị đến nông thôn, có cả người Kinh lẫn người dân tộc với trình độ khác nhau, khả năng và năng lực khác nhau, điều kiện công tác khác nhau
do đó khi tham gia dự án mức độ tham gia cũng khác nhau: khác nhau về tiến độ giải quyết, về hình thức giải quyết, cấp độ đáp ứng hoàn thành và chất lượng công việc …, kết quả và hiệu quả phụ thuộc chủ yếu vào đối tác và khả năng của đối tác Nếu giải quyết không thỏa đáng, sẽ ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí và chất lượng dự án
Hạn chế trong việc thiết kế dự án phức tạp, một nhân viên hoặc một nhóm nhân
viên phụ trách tổ chức hoặc giám sát nhiều hoạt động đồng thời trong sẽ gặp khó khăn trong đảm bảo chất lượng dự án, đảm bảo tiến độ dự án
Do khả năng nhân viên có hạn trong khi đòi hỏi của tổ chức phải tuân thủ đầy đủ
quy trình, chinh sách và thủ tục tài chính sẽ gặp khó khăn, đặc biệt trong trường hợp nhân viên tuân thủ một cách cứng nhắc thiếu linh động trong các trường hợp
có hoàn cảnh khác biệt như vùng dân tộc miền núi, vùng xa sẽ ảnh hưởng và tác động đến dự án, làm chậm tiến độ hoặc làm tăng chi phí dự án
Hạn chế trong việc lập kế hoạch tiến độ tài chính có độ khả thi chưa cao, nhiều
trường hợp không xác định đúng và đủ nhu cầu vốn nên khi được tăng thêm vốn trong năm, hoặc được phân bổ thêm vốn sẽ gây ra tình trạng bị động trong thực hiện Kế hoạch chưa sát với thực tế nên thường bị dồn đến cuối tháng, cuối quý và cuối năm phải giải ngân với số lượng lớn, gây khó khăn cho việc đảm bảo thủ tục, giảm hiệu quả sử dụng vốn và ảnh hưởng đến tiến độ dự án
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án tại tổ chức Plan International tại Việt Nam
Từ những phân tích và đánh giá thực trạng, đối chiếu với lý thuyết cơ bản về quản lý dự án và những kinh nghiệm trong quá trình thực hiện dự án, tác giả đưa ra một số kiến nghị về giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án:
Một là, đầu tư phát triển hệ thống văn bản, hướng dẫn về quản lý dự án và tài chính mang tính vùng miền, đặc biệt sử dụng các hình ảnh trực quan thích ứng
với người dân tộc hoặc vùng sâu vùng xa
Hai là, đầu tư nâng cao năng lực cho thành viên ban quản lý và đối tác tham gia vào dự án luôn là một ưu tiên hàng đầu của tổ chức Tổ chức cần nghiên cứu
và tăng cường nâng cao năng lực nhân viên thông qua đào tạo, tập huấn và trang bị cho họ các kiến thức và kỹ năng liên quan đến công việc, đến lập kế hoạch và quản lý dự án
Trang 10 Ba là, Plan cần chú trọng đầu tư phát triển quan hệ hợp tác, tăng cường mở
rộng mối quan hệ hợp tác sẽ giúp tăng khả năng mở rộng dự án, huy động được nhiều nguồn lực hơn Ngoài các hoạt động nâng cao năng lực đối tác nhằm giúp đối tác có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu trong quản lý dự án
triển các phần mềm theo dõi, giám sát, quản lý dự án khoa học và chuyên nghiệp hơn; xây dựng các bộ công cụ giám sát, đánh giá hoạt động dự án nhằm giúp dự án đạt được hiệu quả cao nhất
Năm là, Plan cần nghiên cứu xây dựng dự án mang tính tổng thể, giảm số
lượng hoạt động nhưng tăng quy mô hoạt động trở thành các chiến dịch lớn, có như vậy sẽ tác động rõ nét hơn, có tính thời sự hơn vào người dân và đặc biệt sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức, thúc đẩy tiến độ dự án
Sáu là, tăng cường công tác vận động chính sách để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện dự án
Công tác quản lý dự án càng làm tốt thì sẽ góp phần thúc đẩy dự án đạt mục tiêu đề ra, thu được kết quả tốt đẹp và mang lại lợi ích thiết thực cho người dân Để thực hiện mong ước này, Plan nên thực hiện đồng bộ các giải pháp trên nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án của tổ chức
Thế giới luôn sôi động và biến đổi, dự án cũng vậy luôn luôn biến đổi và đòi hỏi chúng ta phải luôn làm mới mình để trang bị các kiến thức, kỷ năng nhằm quản lý tốt dự án, huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn lực nhằm mang lại lợi ích cao hơn cho xã hội, góp phần phát triển đất nước Do đó, hoàn thiện công tác quản lý là công việc cần làm và luôn luôn nên làm, tác giả mong muốn và đề xuất có những nghiên cứu mang tính khoa học và hàn lâm về vấn đề quản lý dự án mang tính xã hội, nghiên cứu về các tiêu chí đánh giá chất lượng dự án cũng như chất lượng công tác quản lý dự
án đầu tư có lợi ích xã hội để có thể áp dụng rộng rãi