Nghiệp vụ công tác lưu trữ - Xác định giá trị tài liệu

Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT  Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các PLT, nhằm tối ưu hoá thành phần PLT QGVN, nâng cao hiệu quả phục v

Giảng viên: TS GVC Nguyễn Lệ Nhung

NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

CHƯƠNG 3: XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

I. Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

II. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu

III. Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu

IV. Công cụ xác định giá trị tài liệu

V. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu

I Khái niệm về xác định giá trị tài liệu

(XĐGTTL)

1 Khái niệm

2 Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL

3 Yêu cầu của việc XĐGTTL

4 Giá trị của tài liệu

5 Nội dung công tác XĐGTTL

kh, ls…

- lựa chọn, bổ sung những TL có giá trị đưa vào bảo quản và loại ra những TL đã hết giá trị

2 Mục đích, ý nghĩa của việc XĐGTTL

 Giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT

 Tạo điều kiện để bổ sung TL có giá trị vào các PLT, nhằm tối ưu hoá thành phần PLT QGVN, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng TLLT

 Giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản TL

 Việc XĐGTTL tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ

TL một cách tuỳ tiện

3 Yêu cầu của việc XĐGTTL

 XĐGTTL là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết định đến số phận của TL,

 Yêu cầu: những người làm c/tác LT phải có hiểu biết về phông TL đưa ra XĐGT, phải có tinh thần trách nhiệm cao, thận trọng khi XĐGTTL, phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước và các h/dẫn nghiệp vụ về XĐGTTL

4 Giá trị của tài liệu

 Giá trị của TL là ý nghĩa thông tin chứa đựng trong

TL, phục vụ cho hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa,

XH, KHKT …

 Xét ở góc độ khái quát, TLLT có 2 giá trị: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

5 Nội dung công tác XĐGTTL

 Nghiên cứu, nắm vững các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn để XĐGTTL

 Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn công tác XĐGTTL ở giai đoạn VT, LTHH, LTLS

II Các nguyên tắc XĐGTTL

1. Ý nghĩa của việc nghiên cứu các nguyên tắc

XĐGTTL

2. Các nguyên tắc XĐGTTL

1 Ý nghĩa của việc ng/cứu các ng/tắc XĐGTTL

 giúp chúng ta xử lý khách quan đối với tài liệu

 Chỉ ra phương hướng giải quyết đúng đắn những v/

đề liên quan đến giá trị của các TL sẽ được lựa chọn để đưa vào thành phần PLTQGVN

 Có ý nghĩa chỉ đạo đối với quá trình giải quyết các

nhiệm vụ cụ thể

 Giúp cán bộ lưu trữ có cơ sở lý luận để bác bỏ

quan điểm sai lầm

2 Các nguyên tắc XĐGTTL

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)2.2 Nguyên tắc lịch sử

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

2.1 Nguyên tắc tính đảng (chính trị)

- Tài liệu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ phục

vụ cho quyền lợi cho nhân dân, cho dân tộc, cho quốc gia và cho Đảng

- Tài liệu lưu trữ là di sản của nhân loại, của quốc gia, dân tộc, của Đảng, là bằng chứng lịch sử, nguồn sử liệu tin cậy để ng/cứu lịch sử chính xác nhất Việc XĐGTTL phải đứng trên quan điểm bảo

vệ di sản dân tộc

- Lý giải vì sao phải lưu giữ tài liệu của các chế độ

2.2 Nguyên tắc lịch sử

 TLLT chứa đựng thông tin quá khứ cả về nội dung

và hình thức

 Khi xét giá trị của TL phải chú ý tới hoàn cảnh lịch

sử, điều kiện và thời gian mà TL hình thành

 Cần phải có những kiến thức lịch sử mới có thể xác định đúng được ý nghĩa của TL

2.3 Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

 Ý nghĩa của TL phụ thuộc vào nội dung th/tin của TL, m/đích sử dụng của người ng/cứu, vì vậy khi xem xét giá trị của TL phải có quan điểm toàn diện và tổng hợp

 Khi XĐGTTL không được tách rời từng TL riêng biệt

mà phải đặt TL vào mối q/hệ với những TL có liên quan

 Khi xem xét giá trị TL phải chú ý đến ý nghĩa toàn quốc, ý nghĩa đ/phương, của từng ngành kh/học

III Các tiêu chuẩn XĐGTTL

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của TL

2 Tiêu chuẩn tác giả TL

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan, cá nhân hình thành phông

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL

5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của TL

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm

1 Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung TL

 Nội dung TL là những thông tin chứa đựng trong TL

Có thể nói, nội dung là linh hồn của TL, giá trị các mặt của TL chủ yếu do nội dung quyết định

 Khi xác định đến nội dung của TL, cần phải đặt TL trong mối liên hệ với chức năng, nhiệm vụ của ĐVHTP

 Ý nghĩa nội dung của TL không thể xét 1 cách riêng

rẽ mà phải đặt chúng vào nhóm TL để xem xét

 => Cách vận dụng:

2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu

 Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

 Khi XĐGTTL phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân làm ra TL

 Trong 1 PLT thường có các tác giả sau: cơ quan cấp trên; cơ quan hình thành phông; cơ quan hữu quan;

cơ quan, đơn vị trực thuộc

 Đối với những nhân vật kiệt xuất trong lịch sử => toàn bộ tài liệu sẽ được giữ lại

3 Tiêu chuẩn ý nghĩa CQ, ĐVHTP

 Cơ quan, đvhtp là những cq, cá nhân trong quá trình h/động của mình đã sản sinh ra PTL

 Chú ý: Tiêu chuẩn tác giả khác tiêu chuẩn ý nghĩa CQ,

ĐVHTP

 Theo tiêu chuẩn này, những CQ có vị trí quan trọng trong BMNN, những cá nhân kiệt xuất, tiêu biểu thì TL của những cq, cá nhân đó được xem là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho PLTQG

 Những CQ có vị trí ít quan trọng trong BMNN thì TL sản sinh ra sẽ được b/quản tại KLT của CQ nhằm phục vụ cho h/động hàng ngày cũng như phục vụ việc ng/cứu lịch sử của CQ

4 Tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin trong TL

 Sự trùng lặp thông tin của TL là sự lặp lại nội dung của TL này trong các TL khác

 Sự trùng lặp thông tin có thể xảy ra trong phạm vi 1

CQ hoặc trong nhiều CQ

 Trong 1 CQ, sự trùng lặp thông tin thường có 2 dạng:

+Trùng lặp do việc sao in+ Trùng lặp do việc tổng hợp thông tin

5 Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành TL

 Về thời gian

 Về địa điểm

6 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của PLT

 Phông lưu trữ hoàn chỉnh?

 PLT có chất lượng cao?

 Thực trạng các phông lưu trữ của nước ta?

 Cách vận dụng:

7 Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu

- Hiệu lực pháp lý của tài liệu được thể hiện

ở cả 2 mặt:

+ thể thức + nội dung

8 Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và các đặc điểm bề ngoài của TL

 Ngôn ngữ thể hiện trên TLLT của nước ta gồm: chữ Hán, chữ Nôm, chữ quốc ngữ, chữ của 1 số dân tộc ít người…

 Vật liệu và phương pháp chế tác TLLT của nước ta gồm: gỗ, đá, thẻ tre, lá đồng, dải lụa, giấy bạc, giấy gió, giấy trắng, đĩa, băng…

9 Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của TL

- Yếu tố vật lý, hóa học của TL

- Ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác sử dụng TL

IV Công cụ XĐGTTL

1. Khái niệm công cụ XĐGTTL

2. K/niệm bảng thời hạn bảo quản

(THBQ) TL

3. Một số bảng (THBQ) và cách sử dụng

1.Khái niệm về bảng THBQ TL

1.1 Khái niệm 1.2 Tác dụng 1.3 Các mức thời hạn bảo quản

1.1 Khái niệm

- Bảng THBQ TL là bản danh mục các loại TL được sắp xếp theo 1 trật tự nhất định có ghi THBQ

- THBQTL là khoảng thời gian cần thiết để bảo quản TL trong các LT

- THBQ chủ yếu áp dụng cho LTHH để xác định THBQ cho TL trước khi TL được giao nộp vào LTLS

MẪU BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

TT Tên loại tài liệu THBQ Ghi chú

1 Báo cáo tổng kết năm Vĩnh viễn

3 Tài liệu về công tác tuyển

3 Tài liệu thi học kỳ 10 năm ĐG 5 năm

4 Công văn trao đổi xin ý 5 năm

1.2 Tác dụng

 Bảng THBQTL là một trong những công

cụ để XĐGTTL, nó giúp cho việc XĐGTTL được chính xác, thống nhất, tránh được việc loại hủy TL tùy tiện.

=> Lưu ý: THBQ tài liệu khác thời hạn nộp lưu

*Thời hạn nộp lưu TL được quy định tại Đ7-NĐ111/CP/2004

 TLHC, TLNCKH, TLUDKHCN, TLXDCB: giữ ở lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức TW 10 năm => chuyển vào LTLS

 TLHC, TLNCKH, TLUDKHCN, TLXDCB: giữ ở LT hiện hành của CQ, tổ chức địa phương 5 năm => chuyển vào LTLS

 TLLTN-N: Sau 2 năm ở LT hiện hành => chuyển vào LTLS

 TL của các ngành Quốc phòng, Ngoại giao, Công

an lưu ở LT hiện hành 30 năm => chuyển vào LTLS

1.Các giai đoạn chủ yếu của c/tác XĐGTTL

Công tác XĐGTTL được tiến hành ở 3 giai đoạn:

1.1 Giai đoạn ở văn thư cơ quan1.2 Giai đoạn ở lưu trữ hiện hành1.3 Giai đoạn ở lưu trữ lịch sử

1.1 XĐGTTL trong c/tác văn thư

- Khi lập danh mục hồ sơ (DMHS) cho CQ và chủ yếu

- Việc XĐGTTL trong c/tác VT chiếm vị trí quan trọng,

nó tạo đ/kiện tốt cho các g/đoạn XĐGTTL về sau

1.2 XĐGTTL trong lưu trữ hiện hành

- Nhiệm vụ: kiểm tra lại giá trị các HS nhận

được từ VT, lựa chọn được những TL có giá trị LS để đưa vào bảo quản ở LTLS

- Tại LTHH, toàn bộ TL thuộc phạm vi quản lý

sẽ được đánh giá một cách tổng hợp

- Công tác XĐGTTL ở g/đoạn này có thể tiến hành một cách độc lập, nhưng cũng có thể phối hợp với c/tác th/kê, ph/loại và đặc biệt là chỉnh lý…

1.2 XĐGTTL trong LT hiện hành (tiêp theo)

- Tài liệu b/quản ở LTHH chủ yếu có giá trị thực tiễn, phục vụ việc tra tìm th/xuyên của CB, CC trong CQ

- Thời gian bảo quản TL ở LTHH: TL hành chính, TL xây dựng cơ bản, TL nghiên cứu ứng dụng KHCN là

10 năm (đối với các CQTW); là 5 năm (đối với các

1.3 XĐGTTL trong các lưu trữ lịch sử

- Nhiệm vụ chủ yếu: lựa chọn và kiểm tra các HS tiếp nhận từ LTHH, xem xét giá trị lần cuối cùng và quyết định bảo quản Vĩnh viễn

- TL trùng lặp thông tin giữa các phông, TL lựa chọn không chính xác ở các g/đoạn trước, TL đã thực sự hết giá trị sẽ được kiểm tra lần cuối để tiêu huỷ

nhằm tối ưu hoá th/phần TL của LTLS

- Việc XĐGTTL trong các LTLS có thể tiến hành đồng thời với c/tác th/kê, kiểm tra và chỉnh lý TL Về

ng/tắc, trong các LTLS chỉ bảo quản các TL có giá trị lịch sử

2 Hội đồng xác định giá trị tài liệu

2.1 Khái niệm 2.2 Nhiệm vụ 2.3 Thành phần 2.4 Nguyên tắc làm việc

2.1 Khái niệm

Hội đồng XĐGTTL là 1 tổ chức tư vấn ở các CQ, được thành lập bằng quyết định của thủ trưởng cơ quan mỗi khi XĐGTTL

2.2 Nhiệm vụ

 Tư vấn cho thủ trưởng CQ, TC về việc quy định:

+ MLHS, TL giữ lại để bảo quản+ Danh mục TL hết giá trị để tiêu hủy

2.3 Thành phần hội đồng XĐGTTL

 Chủ tịch hội đồng:

+ Cơ quan, tổ chức cấp TW =>CVP+ UBND tỉnh (cấp tỉnh) => CVP

+ UBND huyện (cấp huyện) => CVP + Các cơ quan, tổ chức khác => Cấp phó

 Uỷ viên:

+ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu + Đại diện lưu trữ cơ quan, tổ chức

2.4 Ng/tắc làm việc

Thảo luận tập thể, biểu quyết theo

đa số; sau đó hội đồng sẽ thông qua biên bản, trình người đứng đầu CQ,

TC sẽ quyết định.

Việc thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu huỷ được quy định như sau:

+ Cục VTLTNN thẩm tra TL của các TTLTQG, của các CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào các TTLTQG;

+TT Lưu trữ tỉnh thẩm tra TLLT huyện và của các CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào LT tỉnh;

+ Lưu trữ huyện thẩm tra TL của các CQ, TC thuộc nguồn nộp lưu vào LT huyện và xã;

4 Tiêu hủy TL hết giá trị

 Việc tiêu hủy chỉ được tiến hành khi đã có kết quả thẩm định của CQ có thẩm quyền,

 phải hủy hết thông tin trên TL, vi ệc hủy TL phải được lập thành HS

 Danh mục TL hủy phải được thống kê theo mẫu

 Hồ sơ về việc tiêu hủy TL phải được bảo quản tại

CQ, TC có TL bị tiêu hủy trong 20 năm PLLTQG 2001)

(K2-Đ16-* Mẫu danh mục TL loại hủy

* Thành phần TL trong hồ sơ tiêu hủy

+ Tờ trình về việc tiêu huỷ TL hết giá trị + Danh mục TL hết giá trị

+ Biên bản họp HĐXĐGTTL + Quyết định tiêu huỷ TL hết giá trị của người

có thẩm quyền + Biên bản tiêu huỷ TL và các TL có liên quan

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Khái niệm, mục đích của công tác XĐGTTL?

2 Nội dung của công tác XĐGTTL?

3 Phân tích việc áp dụng các nguyên tắc XĐGTTL?

4 Phân tích việc vận dụng các tiêu chuẩn XĐGTTL?

5 Hãy nêu các giai đoạn XĐGTTL?

6 Thủ tục loại huỷ TL hết giá trị?

THỰC HÀNH

2 Chọn mệnh đề đúng

a) Yêu cầu của công tác XĐGT là loại bỏ những tài liệu hết giá trị nhằm tối ưu hoá thành phần PLTQGVN.

b) Yêu cầu của công tác XĐGTTL là phải đảm bảo tính khách quan, trung thực và chính xác c) Cả hai mệnh đề trên đều đúng.

THỰC HÀNH

3 Chọn mệnh đề đúng Trong công tác XĐGTTL người ta tuân theo nguyên tắc chính trị bởi vì:

a) Giai cấp thống trị sử dụng TLLT để quản lý nhà nước.

b) Giai cấp bị trị sử dụng TLLT để đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình.

c) TL bao giờ cũng tự nó thể hiện tính chính trị của giai cấp sản sinh ra nó.

b) Tài liệu thường tự mang trong nó những dấu ấn của

thời kỳ lịch sử mà nó được sinh ra

c) Chúng ta cần chiếu cố những tài liệu sản sinh trong quá trình kháng chiến

d) Cả ba mệnh đề trên đều đúng

THỰC HÀNH

5 Chọn mệnh đề đúng

Khi xác định giá trị tài liệu PLTQGVN chúng ta cần:

a) Đứng trên lập trường, quan điểm của Đảng Cộng sản Việt Nam

b) Đặt tài liệu trong điều kiện lịch sử sản sinh ra chúng.c) Đặt tài liệu trong mối quan hệ toàn diện tổng hợp

d) Cả ba ý kiến trên