Đồ án tốt nghiệp - Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1.1.1 Các định nghĩa Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt độ

Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP

vận tải ôtô số 1

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ, khoa học công nghệ thông tin là một trong những ngành lớn mạnh hàng đầu Hầu hết các ứng dụng tin học đều được áp dụng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học cũng như trong mọi lĩnh vực của đời sống Nó trở thành công cụ hữu ích cho con người trong các hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và đã đem lại hiệu quả cao

Việc ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh nhằm nâng cao hiệu suất, tốc

độ tính toán, khả năng chính xác và kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt và xác thực Để đạt được điều đó đòi hỏi phải có một hệ thống máy tính để lưu trữ thông tin một cách khoa học, nhanh, chính xác với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa được những thông tin cần thiết chính xác theo yêu cầu của nhà quản lý

Trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp theo đề tài được phân công, em đã tìm hiểu quy trình nghiệp vụ thực tế tại công ty CP vận tải ôtô số 1, khảo sát và xây dựng lên chương trình Quản lý nhân sự tại công ty

Nội dung khoá luận gồm: lời cảm ơn, mục lục, lời nói đầu, 5 chương, phần kết luận, tài liệu tham khảo

Chương 1 Cơ sở lý thuyết: Trong chương này, em trình bày cơ sở lý thuyết về

hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Chương 2 Khảo sát và mô tả hệ thống: Trong chương này em trình bày quy quy trình nghiệp vụ và bài toán quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1 Đồng thời đánh giá, nhận xét về thực trạng quản lý và đưa ra phương hướng giải quyết

Chương 3 Phân tích hệ thống:Trong chương này em trình bày các vấn đề: xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống, xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu, xây dựng

mô hình liên kết thực thể ER

Chương 4 Thiết kế hệ thống: Trong chương này em trình bày các vấn đề: Thiết

kế cơ sở dữ liệu, các bảng dữ liệu vật lý, thiết kế các giao diện nhập liệu, thống kê báo cáo

Chương 5 Chương trình quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1:Trong chương này em trình bày các vấn đề: Ngôn ngữ lập trình Visual Basic, hệ quản trị cơ

sở SQL Server và chương trình quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

1.1.1 Các định nghĩa

Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với

nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi

Hệ thống thông tin: Là một hệ thống thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin và là

một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó của con người

Hệ thống thông tin quản lí (MIS – Management Information System): là hệ

thống thông tin để phục vụ toàn bộ hoạt động của một tổ chức nào đó Đây là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định điều hành cho phù hợp Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ dưới lên trên

và từ trên xuống dưới

1.1.2 Các cách tiếp cận và phát triển của một hệ thống thông tin

Tiếp cận định hướng tiến trình (PDA – Process Driven Approach)

Tiếp cận định hướng dữ liệu (DDA – Data Driven Approach)

Tiếp cận định hướng cấu trúc (SDA – Structure Driven Approach)

Tiếp cận định hướng đối tượng (OOA – Object Oriented Approach)

1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thống thông tin

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin:

9 Đối ngoại: Thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông báo ra ngoài

9 Đối nội: Liên lạc giữa các bộ phận cung cấp cho hệ thống tác nghiệp, hệ quyết định, có hai loại thông tin sau:

o Phản ánh tình trạng của cơ quan

o Phản ánh tình trạng hoạt động của cơ quan

Vai trò của hệ thống thông tin:

Đóng vai trò trung gian giữa hệ thống với môi trường, giữa hệ thống con quyết định với hệ thống con nghiệp vụ

Vì sao một tổ chức cần phải có một hệ thống thông tin?

Một tổ chức cần có một hệ thống thông tin vì 3 lý do:

- Giúp cho tổ chức khắc phục được những khó khăn trở ngại nhằm đạt mục tiêu của họ

- Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy thời cơ hay vượt qua thử thách trong tương lai

- Áp lực bên ngoài trong quá trình công tác và làm việc

1.1.4 Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý

Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành HTHT

Phần cứng Phần mền Dữ liệu Thủ tục Con người

Công cụ Cầu nối Nguồn lực

Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu,

và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ

1.1.5 Các bước phát triển của một hệ thống thông tin

• Khảo sát: Tìm hiểu về hệ thống cần xây dựng

• Phân tích hệ thống: Phát hiện vấn đề, tìm ra nguyên nhân, đề xuất các giải

pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần giải quyết

• Thiết kế hệ thống: Lên phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của hệ

thống thông tin Bao gồm cả hình thức và cấu trúc của hệ thống

• Xây dựng hệ thống thông tin: Bao gồm việc lựa chọn phần mền hạ tầng, các

phần mền hạ tầng, các phần mền đóng gói, các ngôn ngữ sử dụng và chuyển tải các đặc tả thiết kế thành các phần mền cho máy tính

• Cài đặt và bảo trì: Khi thời gian trôi qua, phải thực hiện những thay đổi cho

các chương trình để tìm ra lỗi trong thiết kế gốc và để đưa thêm vào các yêu

cầu mới phù hợp với các yêu cầu của người sử dụng tại thời điểm đó

Hình 1.2 Chu trình phát triển của một hệ thống thông tin

Khảo sát

Thiết kế Xây dựng

Phân tích Cài đặt, vận

hành bảo trì

1.1.6 Các mô hình phát triển của một hệ thống thông tin

1.1.7 Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc

1 Khảo sát nghiệp vụ, thu thập hồ sơ tài liệu có liên quan

2 Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh

3 Liệt kê những hồ sơ tài liệu dùng cho hệ thống

4 Xây dựng chức năng nghiệp vụ

5 Ma trận thực thể chức năng

6 Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức

7 Xác định sơ đồ chức năng chương trình

8 Thiết kế các giao diện

1.2 Cơ sở dữ liệu quan hệ

Dữ liệu: Là tất cả các sự kiện có thể ghi lại được và có ý nghĩa

Cơ sở dữ liệu: là một tậ hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau, được lưu trữ ở

máy tính, cho nhiều người sử dụng và được tổ chức theo một mô hình nào đó

Định nghĩa cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational DataBase - RDB)

a, Cơ sở dữ liệu quan hệ là một tập các quan hệ biến thiên theo thời gian nghĩa

là: Mỗi quan hệ trong cơ sở dữ liệu đó khi thời gian thay đổi thì số các bộ của nó cũng thay đổi theo (thêm, bớt), đồng thời nội dung của một số bộ cũng thay đổi Sự

thay đổi đó rất cần thiết vì dữ liệu trong quan hệ phản ánh các đối tượng được quản lý trong thế giới thực do đó dữ liệu phản ánh đối tượng một cách chính xác

b, Cách tạo lập quan hệ; Để tạo lập một quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ

ta cần xác định các thành phần sau:

- Tên quan hệ

- Tên và kiểu dữ liệu của các thuộc tính

- Mối ràng buộc dữ liệu với các quan hệ đó

- Xác định khóa của các quan hệ (nếu có)

Trong đó E.Fcodd là người đầu tiên đề cập đến khái niệm ràng buộc dữ liệu Khái niệm này nhằm đảm bảo lưu trữ dữ liệu phù hợp với đối tượng trong thực tế.Và ông đưa ra 3 loại rằng buộc cơ bản nhất:

ƒ Ràng buộc về kiểu

ƒ Ràng buộc về giải tích

ƒ Ràng buộc về logic

c, Các phép toán trên cơ sở dữ liệu quan hệ

9 Cơ sở dữ liệu thường xuyên thay đổi nhờ các phép toán:

9 Phép chèn(Insert): là phép thêm một bộ mới vào một quan hệ nhất định

9 Phép loại bỏ (Del): Phép xóa khỏi quan hệ một bộ bất kỳ

9 Phép thay đổi (Ch): Sửa nội dung một số các bộ

CHƯƠNG II

KHẢO SÁT, MÔ TẢ HỆ THỐNG

2.1 Khảo sát, mô tả hệ thống hiện tại

2.1.1 Công ty CP vận tải ôtô số 1

Hình 2.1 Mô hình tổ chức quản lý

Công ty Vận tải số 1 tiền thân là Doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập vào năm 1969 Chuyên làm nhiệm vụ vận chuyển hàng từ Cảng Hải Phòng đi các tỉnh trong cả nước và ngược lại Từ tháng 01 năm 2006 Công ty chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần, với quá trình gần 40 năm xây dựng và phát triển Hầu hết mọi hồ sơ, thông tin báo cáo đều lưu trên giấy tờ sổ sách Vì vậy việc lưu trữ cồng kềnh, tốn nhiều thời gian, nhân lực và thiếu độ tin cậy nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng Do vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý dựa trên khoa học công nghệ là cần thiết để đáp ứng cho việc lưu trữ và xử lý thông tin một cách chính xác và khoa học

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC

Tài chính

LĐ tiền lương

Tài

chính

kế toán

Xưởng bảo dưỡng

Cửa hàng xăng dầu

Trung tâm đào tạo

Trunh tâm dịch vụ vận tải

2.1.2 Quy trình nghiệp vụ quán lí nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1

Thông tin phản hồi

Ký hợp đồng

thử việc

Hợp đồng lao động

Bản t.báo tuyển dụng LĐ

Tiếp nhận hồ

sơ lao động

Phỏng vấn và duyệt hồ sơ

Hợp đồng thử việc

Ký hợp đồng lao động

Thông báo tuyển dụng

Báo cáo

Quyết định bổ nhiệm lao động

Ký hợp đồng lao động

Phân công lao động

Theo dõi quá trình công tác

Quá trình công tác

Chấm công cho người

lao động

Theo dõi chấm công LĐ

Sổ chấm công

Khen thưởng /

Kỷ luật

QĐ Khen thưởng/kỷ luật

Báo cáo QL quá trình công tác

Báo cáo

Báo cáo / Thống

kê thành tích

Bảng phụ cấp chưc vụ

Phân công lao động

Xét phụ cấp chức vụ

QĐ Khen thưởng kỷ luật

Theo dõi chấm công LĐ

Nâng bậc lương

Quyết định nâng bậc lương

Hình 2.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1

Sổ theo dõi nghỉ chế độ

B.b VPLĐ B.b ATLĐ

Sổ BHXH

Danh sách những người nghỉ hưu

Bảng phụ cấp chức vụ

Đơn xin nghỉ hưu

Thống

kê tăng giảm lao động

Báo cáo

Danh sách LĐ được hưởng BHXH

2.1.3 Bài toán quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1

Công ty Vận tải ôtô số 1 là một Doanh nghiệp vừa gồm có 6 trung tâm Mỗi trung tâm đảm nhiệm một chức vụ khác nhau Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm Công việc quản lý nhân sự của công ty hiện nay vẫn chưa có phần mền quản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo Công việc quản lý nhân sự của một hành chính sự nghiệp mà

cụ thể tại công ty CP vận tải ôtô số 1 phải quản lý những vấn đề sau:

- Quản lý về công tác tuyển dụng

- Quản lý về hồ sơ nhân viên

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về đào tạo

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý lương

- Quản lý về chế độ BHXH

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

- Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép

Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1 như sau:

Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, phân xưởng, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh

đạo duyệt Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng tổ

chức lao động sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động

Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để

xin thi tuyển Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …

Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động

Nếu đạt, công ty sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động Thời gian thử việc

tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại học là 3 tháng Trong thời gian thử

việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ thử

việc

Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 3 năm Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng BHXH cho người

lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty

Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị

trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công

lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động

Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của đơn vị đó Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu chuyển

công tác sang đơn vị khác trong công ty Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến

phòng tổ chức lao động để gửi lên Banh lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng tổ

chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động Hoặc người lao

động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty Và tại một đơn vị

mới người lao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ

có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ

Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động có

thể đi công tác ở đơn vị bạn Và phòng lao độngt tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao động

Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen thưởng,

kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm

an toàn lao động Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty

Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương và bậc lương khởi đầu Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần Việc nâng bậc lưong tùy vào

trình độ học vấn của người lao động Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng bậc Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên Bậc lương hiện

thời sẽ được lưu vào quyết định nâng bậc lương

Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động

Ngoài ra, tùy vào từng chức vụ mà người lao động sẽ được hưởng mức phụ cấp chức vụ khác nhau (phụ cấp sẽ được tính theo một hệ số còn gọi là hệ số trách nhiệm)

Các hệ số phụ cấp này được lưu tại bảng phụ cấp chức vụ

Trong quá trình lao động tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết các chính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của người lao động như:

Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác, 55

tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam Riêng đối với lái xe là 15 năm công tác

Những người lao động đủ tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và

được theo dõi trong sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng cao

trình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ cấp để đảm bảo lợi

ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ

Giải quyết các trường hợp thôi việc thì tùy theo nguyên nhân thôi việc Nếu lỗi

từ công ty, người lao động tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thời gian chờ việc khác Còn nều lỗi thuộc về người lao động thì công ty không phải trợ

cấp bất cứ khoản kinh phí nào Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và

được theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc

Đối với các trường hợp bị tai nạn trong khi làm việc thì sẽ được xét nguyên nhân và bồi thường một cách thích đáng Với trường hợp vi phạm nội quy lao động,

vi phạm an toàn lao động thì tùy theo mức độ năng nhẹ của vi phạm mà xử lí Nhẹ thì

phạt tiền, nặng thì đuổi việc Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động và biên bản vi phạm an toàn lao động

Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo từng quý hoặc

những khi đột xuất

2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty

2.2.1 Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ:

9 Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các phân xưởng…

9 Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty

9 Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biến lương

9 Theo dõi vào quản lý quá trình công tác của lao động

9 Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH, giải quyết các chính sách

9 Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công

nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH

2.2.2 Yêu cầu của hệ thống thực

Tin học hoá những khâu:

- Lưu trữ hồ sơ lao động

- Lưu trữ quá trình công tác của lao động

- Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của lao động

- Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người lao động

- Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng người lao động cụ thể

- Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật

- Giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác

- Quá trình đóng bảo hiểm xã hội

Quá trình xử lý dữ liệu:

- Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ

- Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời

- Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý

- Công tác theo dõi diễn biến lương của người lao động sẽ lấy các dữ liệu liên quan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để

áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho dữ liệu lương

- Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho lao động sẽ căn cứ vào các dữ liệu

từ kho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động đó phải trích để đóng cho BHXH

Các chức năng của hệ thống:

- Chức năng hệ thống: quản trị người dùng, cấp quyền sử dụng, đăng nhập

hệ thống

- Chức năng quản lý hồ sơ: Cập nhật các danh mục liên quan, cập nhật hồ

sơ lao động, tìm kiếm thông tin lao động, báo cáo danh sách lao động

- Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác…Thống kê báo cáo về quá trình công tác

- Chức năng quản lý lương: cập nhật các quy định của nhà nước về lương, xét phụ cấp và diễn biến lương của từng lao động cụ thể

- Chức năng quản lý quá trình đóng BHXH: cập nhật các thông tin riêng của từng nhân viên về chế độ BHXH, đóng BHXH, xem các thông tin liên quan đến BHXH

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết

Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên không phải là nhiều Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà còn quản lý về mọi thông tin của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình, trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân

sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật Vì vậy, việc lưu trữ xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự

Hiện tại, mọi thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ

và được thực hiện bằng tay Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo

Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy

đủ và chính xác và tiện lợi cho người sử dụng

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1 Bảng phân tích các chức năng, tác nhân và hồ sơ dữ liệu

Ra+quyết định tuyển dụng Quyết định tuyển dụng Hồ sơ dữ liệu

Nộp+hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu

Tiếp nhận+hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu

Duyệt +hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu

Ký+ hợp đồng thử việc Hợp đồng thử việc Hồ sơ dữ liệu

Hưởng+mức lương Mức lương = Ký+hợp đồng lao động Hợp đồng lao động Hồ sơ dữ liệu

Được phân công lao động vào

Ghi+trong quyết định bổ nhiệm

lao động Quyết định bổ nhiệm lao động Hồ sơ dữ liệu

giám sát và quản lý trực tiếp +

Ra + quyết định chuyển công

lưu vào+quyết định nâng bậc

lương Quyết định nâng bậc lương Hồ sơ dữ liệu

Theo dõi quá trình công tác Quá trình công tác =

Lưu trong+quyết định khen

thưởng kỷ luật

Quyết định khen thưởng kỷ

Lưu vào + quyết định nâng bậc

theo dõi qua+bảng chấm công Bảng chấm công Hồ sơ dữ liệu

Hưởng +mức phụ cấp Mức phụ cấp =

lưu tại +bảng phụ cấp chức vụ Bảng phụ cấp chức vụ Hồ sơ dữ liệu

Giải quyết+ chế độ nghỉ hưu Chế độ nghỉ hưu = Lưu trong +quyết định nghỉ

Giải quyết +trường hợp nghỉ

Lưu trong +sổ theo dõi nghỉ

Đưa ra +quyết định thôi việc Quyết định thôi việc Hồ sơ dữ liệu

lưu trong +biên bản vi phạm

lao động Biên bản vi phạm lao động Hồ sơ dữ liệu

Lưu trong +biên bản vi phạm

an toàn lao động

Biên bản vi phạm an toàn lao

Báo cáo thống kê cho +Ban

Báo cáo thống kê cho+sở

3.2 Thiết lập biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

Hình 3.1 Biểu đồ ngữ cảnh

Mô tả

9 Người lao động: Nhận được thông báo tuyển dụng của công ty, người lao

động nộp hồ sơ Sau khi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, nếu đạt thì người lao động

sẽ kí hợp đồng thử việc với công ty Sau thời gian thử việc, nếu đạt người lao động sẽ kí hợp đồng với công ty trong thời gian 3 năm và sau 3 năm lại kí lại hợp đồng Trong khi quá trình lao động, người lao động được phân công công việc, hưởng lương và được công ty giải quyết các chính sách người lao động…

và người lao động được công ty đóng bảo hiểm xã hội để đảm bảo lợi ích cho

bản thân

9 Ban lãnh đạo: Hàng tháng hoặc quý ban lãnh đạo sẽ yêu cầu thống kê báo

cáo

9 Sở lao động thương binh xã hội ( LĐTBXH ): Hàng tháng sẽ thanh tra tình

hinh lao động của công ty

9 Đơn vị: Trong quá trình làm việc tại đơn vị trực thuộc, người lao động sẽ

chịu sự quản lý và giám sát của đơn vị đó

Thanh tra tình hình lao động

Bản thông báo tuyển dụng lao động

Hồ sơ người lao động

Phỏng vấn và duyệt hồ sơ

Hợp đồng lao động

Đóng bảo hiểm xã hội Xét lương

Thông tin chỉ đạo

Phản hồi thông tin chỉ đạo

Báo cáo Yêu cầu đóng BHXH

Yêu cầu giải quyết chính sách

Ký hợp đồng thử việc Thông tin phản hồi

Thông tin công tác

Theo dõi quá trình công tác

ĐƠN VỊ

Yêu cầu thông tin

Cung cấp thông tin

3.3 Thiết lập biểu đồ phân rã chức năng

Hình 3.2 Biểu đồ phân rã chức năng

2.2 Theo dõi quá trình công tác

2.2.1 Đi công tác

2.2.2 Chuyển công tác

2.3 Theo dõi quá trình chấm công

3.0 Theo dõi quá trình diễn biến lương

3.1 Quá trình lương

3.2 Quá trình tham gia BHXH

4.0 Giải quyết chính sách

4.1 Giải quyết chế độ nghỉ hưu

4.2 Giải quyết nghỉ chế độ

4.3 Giải quyết tai nạn lao động

4.4 Giải quyết vi phạm lao động

4.5 Giải quyết thôi việc

5.0 Báo cáo

5.1 Báo cáo lao động

5.2 Báo cáo quá trình công tác

5.3 Báo cáo quá trình lương

5.4 Báo cáo thành tích

5.5 Báo cáogiải quyết chính sách 2.4 Theo dõi khen

thưởng kỷ luật

2.5 Quyết định nghỉ hưu 2.6 Quyết định thôi việc

MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG LÁ

1 Chức năng Tuyển lao động: Khi các phòng ban, đơn vị của công ty có nhu

cầu bổ sung nhân lực thì sẽ lên danh sách các vị trí cần tuyển cho ban lãnh đạo duyệt Nếu được thì công ty ra quyết định tuyển dụng lao động thông báo

thông tin tuyển dùg đến người lao động

9 Thông báo tuyển dụng: Thông báo cho người lao động biết thông tin

tuyển dụng các vị trí lao động của công ty

9 Tiếp nhận hồ sơ: Khi hệ thống đưa ra các thông tin yêu cầu đối với các

đối tượng tham gia tuyển dụng, người lao động sẽ đến nộp hồ sơ tại phòng tổ chức lao động và tại đây sẽ tiếp nhận hồ sơ của người lao

động đến xin dự tuyển

9 Phỏng vấn và duyệt hồ sơ: Hồ sơ lao động đạt thì hệ thống tiến hành

phỏng vấn và duyệt trực tiếp hồ sơ xin việc để kiểm tra trình độ chuyên

môn của người lao động

9 Ký hợp đồng thử việc: Sau khi thi phỏng vấn và duyệt hồ sơ, người lao

động có hồ sơ đạt yêu cầu sẽ ký hợp đồng thử việc với công ty Tùy theo từng trình độ học vấn trong hồ sơ, mà thời gian thử việc là khác

nhau theo quy định của công ty

9 Ký hợp đồng lao động: Sau thời gian thử việc, người lao động mà đạt

sẽ ký hợp đồng lao động với thời hạn là 3 năm với công ty Và cứ sau 3

năm lại ký lại hợp đồng

2 Chức năng Theo dõi quá trình công tác: Sau khi người lao động được phân

công vào các vị trí công việc thì đơn vị trực thuộc đó sẽ quản lý quá trình công tác của người lao động cho đến khi người lao động chuyển công tác hoặc chấm

dứt hợp đồng lao động

9 Phân công công việc: Sau khi ký hợp đồng, người lao động sẽ được

phân về đơn vị, phòng ban có nhu cầu bổ sung nhân lực Tại đó, tùy theo từng trình độ chuyên môn, trình độ học vấn, năng lực của người lao động và nhu cầu của đơn vị mà người lao động sẽ được phân công

công việc

9 Theo dõi quá trình công tác: Khi người lao động đã được phân công về

các phòng ban thì sẽ chịu sự quản lý của phòng ban đó

ƒ Đi công tác: Trong quá trình làm việc, tùy vào từng công việc,

chức năng, chức vụ có thể được điều động đi công tác ở trong công ty hoặc ở các đơn vị bạn trong một khoảng thời gian nhất định

ƒ Chuyển công tác: Một người lao động sẽ có nhiều quá trình

công tác ở các đơn vị khác nhau và sẽ có những chức vụ khác nhau ở tại mỗi đơn vị Người lao động có thể chuyển công tác

từ đơn vị này sang đơn vị khác (thuộc công ty) hoặc chuyển sang công ty khác làm việc hay chấm dứt hợp đồng lao động với công ty

9 Theo dõi quá trình chấm công: Trong quá trình công tác của người lao

động, hàng ngày người lao động sẽ được chấm công trong bảng chấm công Phòng tổ chức lao động tiền lương sẽ theo dõi quá trình làm việc của người lao động qua bảng chấm công

9 Theo dõi khen thưởng kỷ luật:: Thực hiện khen thưởng đối với những

người có thành tích trong công tác và kỉ luật những người có hành vi vi phạm lao động và vi phạm an toàn lao động

9 Quyết định nghỉ hưu: Khi lao động đủ năm công tác hoặc đủ tuổi về hưu

thì công ty sẽ có quyết định cho lao động được nghỉ hưu

9 Quyết định thôi việc: Khi vi người lao động mắc các sai phạm về an toàn

lao động, vi phạm lao động,… Nếu bị buộc thôi việc thì sẽ có quyết định thôi việc cho người lao động

3 Chức năng Theo dõi quá trình diễn biến lương: Trong quá trình công tác,

công ty sẽ xét lương cho người lao động tùy vào chức vụ, trình độ chuyên môn

và số ngày công công tác

9 Qúa trình lương: Trong quá trình công tác, nếu hoàn thành tốt công tác

được giao và không mắc vi phạm an toàn lao động, vi phạm lao động thì tùy theo từng trình độ mà người lao động sẽ được nâng bậc lương sau

một thời gian nhất định

9 Quá trình tham gia BHXH: Đóng BHXH cho những người có sổ bảo

hiểm và kí hợp đồng chính thức với công ty

4 Chức năng giải quyết chính sách: Ngoài hưởng mức lương do công ty trả cho

người lao động, người lao động còn được đảm bảo các lợi ích riêng trong công

việc cũng như ngoài xã hội

9 Giải quyết chế độ nghỉ hưu: Đối với những người đóng BHXH khi hết

tuổi lao động hoặc đủ năm công tác thì giải quyết chế độ hưu trí cho họ

Sở LĐTBXH sẽ có trách nhiệm trả lương cho người lao động sau khi họ

về hưu

9 Giải quyết nghỉ chế độ: Với những người phải đi công tác xa, những

người được cử đi học, nghỉ ốm, nghỉ đẻ, … Sẽ được xét lương và hưởng

những trợ cấp đảm bảo lợi ích cho họ

9 Giải quyết tai nạn lao động: Những người bị tai nạn trong khi đang làm

việc sẽ được xét nguyên nhân, mức độ và được bồi thường một cách

thích đáng

9 Giải quyết vi phạm lao động: Các trường hợp vi phạm an toàn lao động,

vi phạm nội quy của công ty thì tùy theo mức độ nặng nhẹ mà xử lí Nhẹ

có thể kỉ luật, nặng có thể đuổi việc

9 Giải quyết thôi việc: Có các chế độ cũng như thủ tục đới với các trường hợp thôi việc như: hết hợp đồng, nghỉ tự túc, bị đuổi việc

5 Chức năng Báo cáo: Theo mỗi một định kì hoặc khi có yêu cầu thì hệ thống sẽ

phải báo cáo lên Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH

9 Báo cáo lao động: Thống kê báo cáo tình hình lao động trong các quý,

các thông tin liên quan đến lao động khi Ban lãnh đạo yêu cầu thống kê hay

tìm kiếm

9 Báo cáo quá trình công tác: Thống kê báo cáo quá trình công tác của

lao động

9 Báo cáo thành tích: Thống kê khen thưởng kỷ luật lao động để từ đó có

các hình thức khen thưởng, hoặc kỷ luật một cách chính xác

9 Báo cáo giải quyết chính sách: Thông kê báo các các vấn đề giải quyết

chính sách của lao động, đảm bảo lợi ích chính đáng cho người lao động

3.4 Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng

D1: Quyết định tuyển dụng D2: Hồ sơ lao động

D3: Hợp đồng thử việc D4: Hợp đồng lao động D5: Sổ BHXH

D6: Bản quyết định bổ nhiệm lao động D7: Bản quyết định nâng bậc lương D8: Bảng chấm công

D9: Bảng phụ cấp chức vụ D10: Bản quyết định khen thưởng kỷ luật D11: Bản quyết định chuyển công tác D12: Bản quyết định nghỉ hưu

D13: Sổ theo dõi nghỉ chế độ D14: Bản quyết định thôi việc D15: Biên bản vi phạm lao động

D16: Biên bản vi phạm an toàn lao động

D17: Quyết định công tác

D10: Bản quyết định khen thưởng kỷ luật

D11: Bản quyết định chuyển công tác

Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng

3.6 Các mô hình xử lý nghiệp vụ

3.6.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Thông tin công tác

NGƯỜI LAO ĐỘNG

D14 Quyết định thôi việc

D14 Quyết định thôi việc

D15 Biên bản VPLĐ

1.0

TUYỂN LAO ĐỘNG

BAN LÃNH ĐẠO

SỞ LĐTBXH

2.0

THEO DÕI QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC

Bảng thông báo tuyển dụng LĐ

D5 Sổ BHXH

D4

Hợp đồng lao động

D11 Quyết định chuyển công tác

D10 Quyết định khen thưởng kỷ luât

D8 Bảng chấm công

3.0 THEO DÕI QUÁ TRÌNH DIỄN BIẾN LƯƠNG

Báo cáo Yêu cầu danh sách nghỉ hưu

3.6.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

3.6.2.1 Tiến trình 1.0: Tuyển lao động

D3 Hợp đồng thử việc D2 Hồ sơ lao động

1.1 THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG

HỒ SƠ LAO ĐỘNG

1.3 PHỎNG VẤN

VÀ DUYỆN

HỒ SƠ

D2 Hồ sơ lao động

1.4

KÝ HỢP ĐỒNG THỬ VIẸC

1.5

KÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

Thông báo tuyển dụng lao động

Hồ sơ lao động

Thông tin phản hồi hồ sơ LĐ

Ký hợp đồng thử việc

Thông tin phản hồi

Hợp đồng

LĐ

D4 Hợp đồng lao động D5 Sổ BHXH

Hình 3.5 Tiến trình tuyển lao động

3.6.2.2 Tiến trình 2.0: Theo dõi quá trình công tác

Phân công công việc

2.2 THEO DÕI QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC

NGƯỜI LAO ĐỘNG

2.4 THEO DÕI KHEN THƯỞNG

KỶ LUẬT

2.3 THEO DÕI QUÁ TRÌNH CHẤM CÔNG

D6 Bản quyết định bổ nhiệm LĐ

BAN LÃNH ĐẠO

D8 Bảng chấm công

D10 Bản quyết định KTKL

2.1 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

D11 Bản quyết dịnh chuyển công tác

D4 Hợp đồng lao động

ĐƠN VỊ

Bảng chấm công

2.5 QUYẾT

ĐỊNH NGHỈ

HƯU

NGƯỜI LAO ĐỘNG

2.6 QUYẾT ĐỊNH THÔI VIỆC

Đơn xin nghỉ hưu

D12 Quyết định nghỉ hưu

Thông tin phản hồi

Đơn xin thôi việc

Thông tin phản hồi Quyết định thôi việc

Hình 3.6 Tiến trình theo dõi quá trình công tác

D12 Quyết định nghỉ hưu

3.6.2.3 Tiến trình 3.0: Theo dõi quá trình diễn biến lương

Hình 3.7 Tiến trình theo dõi quá trình diễn biến lương

SỞ LĐTBXH

3.2

QUÁ TRÌNH THAM GIA BHXH

3.1

QUÁ TRÌNH LƯƠNG

Danh sách nâng lương

Duyệt

Yêu cầu đóng BHXH

Đóng BHXH

4.3

GIẢI QUYẾT TNLĐ

4.2 GIẢI QUYẾT NGHỈ CHẾ ĐỘ

NGƯỜI LAO ĐỘNG

4.5 GIẢI QUYẾT THÔI VIỆC

4.4

GIẢI QUYẾT VPLĐ

Thông tin tai nạn LĐ

Bồi thường tai nạn lao động

Giải quyết thôi việc

Biên bản vi phạm lao động

D14 Quyết định thôi việc

Đơn xi thôi việc Quyết định thôi việc

BAN LÃNH ĐẠO

Danh sách LĐ yêu cầu giải quyết nghỉ cĐ Giải quyết

Hình 3.8 Tiến trình giải quyết chính sách

3.6.2.5 Tiến trình 5.0: Báo cáo thống kê

D7 Bản quyết định nâng lg

D14 Quyết định thôi việc

D4 Hợp đồng lao động 5.1

BÁO CÁO TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG

Yêu cầu báo cáo tình hinh LĐ

5.2

BÁO CÁO QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC

5.4

BÁO CÁO THÀNH TÍCH

5.5

BÁO CÁO GIẢI QUYẾT CHÍNH SÁCH

5.3 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH LƯƠNG

Báo cáo đã lập

D2 Hồ sơ lao động

D5 Sổ BHXH D10 Quyết định KTKL

D12 Quyết định nghỉ hưu

D14 Quyết định thôi việc

Yêu cầu báo cáo tình hinh LĐ

D8 Bảng chấm công D9 Bảng phụ cấp chức vụ

Yêu cầu báo cáo Báo cáo đã lập

D10 Bản quyết định KTKL

D12 Quyết định nghỉ hưu D13 Sổ theo dõi nghỉ chế độ

Yêu cầu báo cáo Báo cáo đã lập

D15 Biên bản VPHĐ D16 Biên bản VPATLĐ

Hình 3.9 Tiến trình báo cáo thống kê

3.7 Mô hình dữ liệu quan niệm

3.7.1 Các kiểu thực thể

NGƯỜI LAO ĐỘNG có các thuộc tính sau: Mã số lao động, Họ, Tên, Giới

tính, Ngày sinh, Số CMTND, Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, Điạc chỉ, Quê quán, Điện thoại, Ngày vào đoàn, Ngày vào đảng, Quốc tịch, Chuyên môn, Trình độ tin học, Dân tộc, Tôn giáo

DANH MỤC HỌC VẤN: Mã học vấn học hàm, Tên học vấn học hàm

DANH MỤC TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ có các thuộc tính sau: Mã trình độ

ngoại ngữ, Tên trình độ ngoại ngữ

NGẠCH LƯƠNG có các thuộc tính sau: Mã ngạch, Tên ngạch

NGẠCH BẬC LƯƠNG có các thuộc tính sau: Bậc lương, Hệ số lương

QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG có các thuộc tính sau: Số quyết định, Ngày

tuyển dụng, Co quan tuyển dụng, Hình thức

ĐƠN VỊ có các thuộc tính sau: Mã đơn vị, Tên đơn vị, Chức năng, Địa chỉ,

QUAN HỆ PHỤ THUỘC có các thuộc tính sau: Mã phụ thuộc, Tên phụ thuộc,

Ngày sinh phụ thuộc, Giới tính phụ thuộc, Mối quan hệ phụ thuộc, Nghề nghiệp, Địa chỉ

HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG có các thuộc tính sau: Số hợp đồng, Thời hạn, Ngày

ký, Nghề nghiệp

KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT có các thuộc tính sau: Số khen thưởng kỷ luật,

Ngày quyết định, Hình thức, Ghi chú

KIỂU có các thuộc tính sau: Mã kiểu, Kiểu

QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC có thuộc tính sau: Số quá trình công tác

CÔNG TÁC có các thuộc tính sau: Số công tác, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc,

Công việc, Cơ quan, Địa chỉ cơ quan

QUYẾT ĐỊNH NGHỈ HƯU có các thuộc tính sau: Số quyết định nghỉ hưu,

Ngày quyết định, Ngày về, Ghi chú

NGHỈ CHẾ ĐỘ có các thuộc tính sau: Số quyết định nghỉ chế độ, Lý do, Thời

gian

QUYẾT ĐỊNH THÔI VIỆC có các thuộc tính sau: Số quyết định thôi việc,

Ngày quyết định, Lý do, Ghi chú

- Một đơn vị chấm công cho nhiều lao động Mỗi lao động được một đơn vị chấm công và theo dõi quá trình làm việc của lao động thông qua: Năm, Tháng, Số ngày nghỉ không công, số công đi làm

Làm

Ngày bắt đầu

m Ngày kết thúc

NGƯỜI LAO ĐỘNG n CÔNG VIỆC

NGƯỜI LAO ĐỘNG Thuộc

Ngày vào đơn vị

ĐƠN VỊ CHỨC VỤ

- Mỗi người lao động ký một quyết định tuyển dụng và một quyết định

tuyển dụng chỉ do một lao động được ký

- Mỗi người lao động có nhiều mối quan hệ phụ thuộc

- Mỗi một người làm việc tại một công ty chỉ được ký một hợp đồng lao động

Và một hợp đồng lao động chỉ có hiệu lực với một người ký nó

- Trong quá trình công tác, một người lao động có nhiều quá trình công

NGƯỜI LAO ĐỘNG QUÁ TRÌNH

CÔNG TÁC

Có

Ngày kết thúc Ngày bắt đầu

CÔNG VIỆC ĐƠN VỊ

Số công

Tháng Năm

QUAN HỆ PHỤ THUỘC