Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất sản phẩm

Ứng dụng tiến bộ khoa học lĩnh vực công nghệ thông tin trong quản lí xuất nhập hàng hóa đã đem lại hiệu quả lớn trong sản xuất, kinh doanh và thay đổi hẳn hình ảnh nhà máy trong quá trình nhập nguyên vật liệu và xuất hàng hóa Theo đó Công ty TNHH công nghiệp Fu-I (gọi tắt là Công ty Fu-I) triển khai quy trình xuất nhập hàng hóa, cho phép việc xuất nhập được xử lí tự động qua tất cả các khâu. Hệ thống xuất nhập là một chuỗi khép kín các nghiệp vụ được xử lí tự động từ lúc Phương tiện vào nhà máy đăng ký nhận hàng và nhập nguyên vật liệu đến khi rời nhà máy. Công ty TNHH Công Nghiệp FU-I trực thuộc tập đoàn LUCKY có trục sở chính tại xã Tân Tập huyện Cần Giuộc tỉnh Long An, là công ty sản xuất và phân phối xi măng trong khu vực miền Nam Việt Nam. Công ty sản xuất xi măng với hệ thống sản xuất hiện đại, dây chuyền nhập khẩu từ các nước hiện đại được nhập khẩu từ Đức. Công ty có hệ thống phân phối bán hàng trải dài từ Bà Rịa- Vũng tàu đến Cà Mau. Ngoai ra con xuất nhập khẩu hàng hóa ra Campuchia, Đài Loan Trung Quốc Trở ngại của doanh nghiệp trong trong quá trình nhập nguyên vật liệu và xuất xi măng tại công ty cũng gặp nhiều khó khăn do trở ngại về thủ tục pháp lí như thủ tục hải quan.Trong khi thủ tục hải quan chỉ chiếm 28% thời gian thông quan hàng hóa thì thủ tục kiểm tra chiếm đến 72% và làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.Trong khi đó, công ty phải tiếp tục đối mặt với một số khó khăn sẵn có như giá nguyên nhiên liệu đầu vào cho sản xuất không ngừng tăng, cũng như cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường với nhiều thương hiệu khác nhau Vì những khó khăn mà doanh nghiệp mắc phải tại thời điểm hiện tại nên khi thực tập tại công ty TNHH Công Nghiệp Fu-I tôi đã chọn đề tài là “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất xi măng tại công ty TNHH Công Nghiệp Fu-I”.

Lời mở đầu

1 Lí do chọn đề tài

Ứng dụng tiến bộ khoa học lĩnh vực công nghệ thông tin trong quản lí xuấtnhập hàng hóa đã đem lại hiệu quả lớn trong sản xuất, kinh doanh và thay đổi hẳnhình ảnh nhà máy trong quá trình nhập nguyên vật liệu và xuất hàng hóa Theo đó Công

ty TNHH công nghiệp Fu-I (gọi tắt là Công ty Fu-I) triển khai quy trình xuất nhậphàng hóa, cho phép việc xuất nhập được xử lí tự động qua tất cả các khâu Hệ thốngxuất nhập là một chuỗi khép kín các nghiệp vụ được xử lí tự động từ lúc Phương tiệnvào nhà máy đăng ký nhận hàng và nhập nguyên vật liệu đến khi rời nhà máy

Công ty TNHH Công Nghiệp FU-I trực thuộc tập đoàn LUCKY có trục sởchính tại xã Tân Tập huyện Cần Giuộc tỉnh Long An, là công ty sản xuất và phân phối

xi măng trong khu vực miền Nam Việt Nam Công ty sản xuất xi măng với hệ thốngsản xuất hiện đại, dây chuyền nhập khẩu từ các nước hiện đại được nhập khẩu từ Đức.Công ty có hệ thống phân phối bán hàng trải dài từ Bà Rịa- Vũng tàu đến Cà Mau.Ngoai ra con xuất nhập khẩu hàng hóa ra Campuchia, Đài Loan Trung Quốc

Trở ngại của doanh nghiệp trong trong quá trình nhập nguyên vật liệu và xuất

xi măng tại công ty cũng gặp nhiều khó khăn do trở ngại về thủ tục pháp lí như thủ tụchải quan.Trong khi thủ tục hải quan chỉ chiếm 28% thời gian thông quan hàng hóa thìthủ tục kiểm tra chiếm đến 72% và làm tăng chi phí kinh doanh của doanhnghiệp.Trong khi đó, công ty phải tiếp tục đối mặt với một số khó khăn sẵn có như giánguyên nhiên liệu đầu vào cho sản xuất không ngừng tăng, cũng như cạnh tranh ngàycàng gay gắt của thị trường với nhiều thương hiệu khác nhau

Vì những khó khăn mà doanh nghiệp mắc phải tại thời điểm hiện tại nên khi

thực tập tại công ty TNHH Công Nghiệp Fu-I tôi đã chọn đề tài là “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất xi măng tại công ty TNHH Công Nghiệp Fu-I”.

2 Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất xi măng củadoanh nghiệp

3 Phạm vi nghiên cứu: Tại công ty trách nhiệm hữa hạn công nghiệp Fu-I Thời

gian từ 07/09/2020 đến 16/10/2020

4 Phương pháp nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu được vận dụng dựa trên việc

vận dụng lý thuyết, kết hợp thực tập thực tế tại đơn vị và sử dụng cơ sở dữ liệucủa công ty Đồng thời phối hợp phương pháp: Phân tích, thống kê, so sánh, tổnghợp logic

5 Kết cấu chương đề:

Đề tài thực tập tốt nghiệp được trình bày thành 3 chương như sau:

• Chương 1:Cở sở lí luận về giao nhận nhập nguyên vật liệu và xuất hàng hóa: chương này giúp ta hiểu thêm kiến thức cơ bản về giao nhận

hàng hóa Là tiền đề để giúp ta nắm bắt được nội dung thực hiện đề tàithực tập tốt nghiệp

• Chương 2: Thực trạng công tác về giao nhận nhập nguyên vật liệu

và xuất hàng hóa: Chương này giới thiệu tổng quan về công ty và thực

trạng công tác nhập nguyên vật liệu và xuất xi măng Từ đó đưa ra nhữnggiải pháp hoàn thiện

• Chương 3: Một số giải pháp nhằm Hoàn thiện quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất hàng hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn

Fu-I: Chương này dựa vào quy trình nhập nguyên vật liệu và xuất xi

măng để đua ra những giải pháp giúp công ty hoàn thiện và phát triển hơn

Chương 1: Cơ sở lí luận về giao nhận hàng hóa

1.1 Khái quát chung về hoạt động giao nhận

1.1.1 Khái niệm hoạt động giao nhận hàng hóa

Giao nhận là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu thụ, là bộ phận nằmtrong khâu lưu thông thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi ngườitiêu dùng

Theo quy tắc của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được địnhnghĩa là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp,đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến cácdịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thậpchứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo điều 63 của luật thương mại việt nam ban hành 23/05/1997 thì dịch vụgiao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hànghóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục giấy tờ

và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủhàng, của người vận tải và người giao nhận khác

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, Thủ tục liênquan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng(người gửi hàng) đến nơi nhận hàng người nhận hàng

1.1.2 Đặc điểm quá trình giao nhận hàng hóa:

Vì quá trình giao nhận cũng là một loại hình dịch vụ nên nó cũng mang nhữngđặc điểm chung như sau:

• Đó là hàng hóa vô hình nên không thể cất giữ được

• Không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đống nhất

• Sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời và chất lượng của dịch vụ thì phụthuộc vào cảm nhận của người tiêu dùng

Nhưng bên cạnh đó dịch vụ giao nhận cũng có những đặc điểm riêng như:

• Không tạo ra sản phẩm vật chất vì nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vịtrí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kĩ thuật làm thay đổiđối tượng đó Điều này tác động tích cực đến phát triển sản xuất và nângcao đời sống nhân dân

• Mang tính thụ động vì dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu củakhách hàng, Các quy định về người vận chuyển, các ràng buộc về luậtpháp, thể chế của chính phủ

• Mang tính thời vụ vì giao nhận chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất nhậpkhẩu mà thường thì hoạt động xuất khẩu chỉ mang tính thời vụ nên hoạtđộng giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ

Ngoài làm những công việc như thủ tục lưu cước thì dịch vụ giao nhận còn tiếnhành nhiều công việc khác như: gom hàng, chia hàng, bốc xếp, mà để có thể hoànthành tốt công việc đó hay không thì còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở vật chất và kinhnghiệm của người giao nhận

1.1.3 Phân loại quá trình giao nhận hàng hóa:

Dựa vào các tiêu thức khác nhau, hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu được chia thành nhiều loại:

 Căn cứ vào phương thức trong giao nhận vận tải hàng hóa

 Giao nhận hàng hóa bằng đường biển:

Vận tải biển là việc chở hàng hóa trong nước hoặc giũa các quốc gia bằng đường biển.

Vận tải biển ra đời sớm hơn so với các phương thức vận chuyển khác Ngay từ thế kỉ thứ 5 trước công nguyên,con người đã lợi dụng biển làm các tuyến đường giao thông để giao lưu các vùng, miền, quốc gia với nhau Cho đến nay, vận tải biển được phát triển mạnh và trở thành nghành vận tải hiện đại trong

hệ thống vận tải quốc tế.

Vận chuyển đường biển thích hợp với những thứ hàng cồng kềnh, lâu hỏng, giá trị thấp (vật liệu xây dựng, than đá, cao su,…) và hàng rời (cà phê, gạo), trên các tuyến đường trung bình và dài, không đòi hỏi thời gian giao hàng nhanh chóng.

 Giao nhận vận tải bằng dường sông

Giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường sông còn được gọi là vận tải thủy nội địa, chuyên chở hàng hóa trong nước.

 Giao nhận hàng hóa bằng đường sắt

Vận chuyển đường sắt được vận hành bởi các đầu máy và các toa xe Vận chuyển đường sắt thích hợp với loại hàng có trọng lượng lớn, khối lượng vận chuyển nhiều và cự li vận chuyển dài

 Giao nhận hàng hóa bằng đường bộ

Là phương thức vận tải phổ biến hiện nay, hàng hóa được chuyên chở bằng các phương tiện đường bộ khác nhau

Vận chuyển bằng đường bộ thích hợp vận chuyển hàng hóa có lưu lượng nhỏ, cự li vận chuyển ngắn và trung bình, hàng hóa mau hỏng và hàng hóa có nhu cầu tốc độ đưa hàng nhanh Vận chuyển bộ chủ yếu phục vụ chuyên chở nội địa, còn dối với hàng hóa quốc tế, vận tải đường bộ bị hạn chế rất nhiều.

 Giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không

Vận tải hàng không sử dụng các loại máy bay để chuyên chở hàng hóa đến điểm đích Vận tải hành không là một nghành vận tải hiện đại Vận chuyển đường hàng không thích hợp cho việc chuyển chở hàng hóa giá trị cao, yêu cầu vận chuyển nhanh, không thích hợp cho việc chuyên chở hàng hóa giá trị thấp, khối lượng lớn và cồng kềnh.

 Giao nhận vận tải bằng đường ống

Vậ tải đường ống có chi phí cố định rất cao và chi phí biến đổi thấp nhất Đây là con đây là con đường vận chuyển chất lỏng và khí hóa lỏng (xăng, dầu gas, ) Chi phí vận hành không đáng kể và hầu như không có gao hụt trên đường trừ trường hợp ống bị vỡ hoặc rò rĩ.

Vận tải đường ống thường giới hạn do chi phí ban đầu lớn và thiết kế phức tạp Phương thức vận chuyển bằng đường ống khá đặc thù phục vụ cho các đối tượng đặc biệt như công ty đa quốc gia, công ty nhà nước lớn.

 Giao nhận hàng hóa kết hợp nhiều phương thức vận tải còn được gọi là giao nhận vận tải đa phương thức

 Căn cứ vào tính chất của giao nhận:

 Giao nhận chuyên nghiệp: Hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng.

 Giao nhận riêng: Hoạt động giao nhận do người xuất nhập khẩu tự

tổ chức

 Căn cứ vào nghiệp vụ giao nhận

 Giao nhận thuần túy: Hoạt động giao nhận chỉ gồm việc gửi hàng

đi hoặc nhận hàng đến.

 Giao nhận tổng hợp: Ngoài giao nhận hàng hóa thuần túy còn bao gồm việc xếp dỡ, vận tải, bảo quản, lưu kho,…

1.2 Vai trò của quá trình giao nhận hàng hóa:

 Đối với nền kinh tế

Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an tòan vàtiết kiệm mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như ngườinhận

Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng củaphương tiện vận tải, tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phươngtiện vận tải cũng như các phương tiện hỗ trợ khác

Giao nhận giúp gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tảigiao nhận vì hoạt động giao nhận có quy mô mở rộng và phức tạp hơn

nhiều so với hoạt động vận tải giao nhận thuần túy cho nên các dịch vụ

mà khách hàng yêu cầu từ người kinh doanh vận tải giao nhận cũng phải

Giao nhận góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, nhưchiếc cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa trên các tuyến đường mớiđến các thị trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đã đặt ra

 Đối với công ty kinh doanh về xuất nhập khẩu

Dịch vụ giao nhận cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:Giảm thiểu được những rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển

vì những người giao nhận là người có nhiều kinh nghiệm trong việc thuêphương tiện, nhất là tàu biển vì họ thường xuyên tiếp xúc nhiều với cáchãng tàu nên họ biết rõ hãng tàu nào có uy tín, cước phí phù hợp, lịchtrình tàu chạy…

Bên cạnh đó còn giúp cho chủ hàng tiết kiệm được thời gian làm các thủtục và tìm kiếm người giao nhận, tiết kiệm được chi phí phát sinh chochủ hàng

Việc sử dụng dịch vụ giao nhận thường xuyên sẽ tạo điều kiện cho doanhnghiệp giảm bớt nhân sự, nhất là việc giao nhận không thường xuyên.Ngoài ra do tính chuyên môn của lĩnh vực này nên người giao nhậnthường tiến hành các công việc một cách nhanh chóng nên do đó tránhđược tình trạng chậm trễ trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giaonhận sẽ đảm trách việc này, giúp doanh nghiệp không cần người đại diệntại nước chuyển tải cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa ít bị tổn thấttrong quá trình chuyển tải hàng hóa

Bên cạnh đó, người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu đượcdoanh nghiệp ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vậnchuyển hoặc cơ quan bảo hiểm khi xảy ra tổn thất hàng hóa, người giaonhận cũng có thể giúp doanh nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã

thuế (nếu là hàng phải chịu thuế) sao cho số thuế mà doanh nghiệp phảinộp là hợp lý.

1.3 Các dịch vụ của quá trình giao nhận hàng hóa:

Quá trình giao nhận hàng hóa (còn gọi là logistics) được phân loại như sau:

 Phân loại theo Hiệp định thương mại chung về lĩnh vực dịch vụ:

Theo Hiệp định thương mại chung về lĩnh vực dịch vụ ( GATS – The GeneralAgreement on Trade in Services ) của Tổ chức thương mại thế giới WTO thì dịch vụlogistics được chia thành 3 nhóm như sau:

 Các dịch vụ logistics lõi (Core Freight Logistics Services):

Dịch vụ logistics chủ yếu chiếm phần lớn trong tổng chi phí logistics và mangtính quyết định đối với các dịch vụ khác Dịch vụ logistics chủ yếu bao gồm:

• Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container;

• Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hoá, bao gồm cả hoạt động kinh doanhkho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị;

• Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan

và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hoá;

• Dịch vụ hỗ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lýthông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hoá trong suốt cảchuỗi logistics; hoạt động xử lý lại hàng hoá bị khách hàng trả lại, hànghoá tồn kho, hàng hoá quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa; hoạtđộng cho thuê và thuê mua container

 Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải (Related Freight Logistics Services):

Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải bao gồm:

 Các dịch vụ thứ yếu hoặc mang tính bổ trợ (Non-core Freight Logistics Services):

Các dịch vụ thứ yếu hoặc mang tính bổ trợ bao gồm:

• Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật;

• Dịch vụ bưu chính;

• Dịch vụ thương mại bán buôn;

• Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho,thu gom, tập hợp, phân loại hàng hoá, phân phối lại và giao hàng;

• Các dịch vụ hỗ trợ vận tải khác

Hiệp định này đã được các nhà làm luật Việt Nam tham khảo để xây dựng điềukhoản về phân loại dịch vụ logistics trong Nghị định 140/2007/NĐ-CP

 Phân loại theo Nghị định 140/2007/NĐ-CP:

Theo pháp luật Việt Nam, tại Điều 4 Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày5/9/2007 quy định chi tiết Luật thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics

và giới hạn trách nhiệm thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics quy định như sau:

Dịch vụ logistics theo quy định tại Điều 233 LTM được phân loại như sau:

 Các dịch vụ logistics chủ yếu, bao gồm:

• Dịch vụ bốc xếp hàng hoá, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container;

• Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh doanhkho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị;

• Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan

và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa;

• Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lýthông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cảchuỗi logistics; hoạt động xử lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hànghóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó;hoạt động cho thuê và thuê mua container

 Các dịch vụ logistics liên quan đến vận tải, bao gồm:

• Dịch vụ vận tải hàng hải;

• Dịch vụ vận tải thuỷ nội địa;

• Dịch vụ vận tải hàng không;

• Dịch vụ vận tải đường sắt;

• Dịch vụ vận tải đường bộ.

• Dịch vụ vận tải đường ống

 Các dịch vụ logistics liên quan khác, bao gồm:

• Dịch vụ kiểm tra và phân tích kỹ thuật;

• Dịch vụ bưu chính;

• Dịch vụ thương mại bán buôn;

• Dịch vụ thương mại bán lẻ, bao gồm cả hoạt động quản lý hàng lưu kho,thu gom, tập hợp, phân loại hàng hóa, phân phối lại và giao hàng;

• Các địch vụ hỗ trợ vận tải khác;

Sự phân loại này là rất có ý nghĩa trong việc đưa ra các quy định pháp luậtđiều chỉnh từng loại hình dịch vụ logistics tương ứng vì gắn với mỗi loại hình dịch vụ

có những đặc trưng riêng biệt

1.4 Xử lí các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa

Trong quá trình giao nhận hàng hóa có rất nhiều vấn đề phát sinh đòi hỏi cácdoanh nghiệp giao nhận phải giải quyết bao gồm: sai sót về thủ tục, chậm trễ trong giaonhận hàng hóa, hàng hóa bị hỏng và các sự cố khác

• Đối với trường hợp sai sót về thủ tục: trong trường hợp có sai sót về thủ tụcthì phải xem xét cụ thể loại chứng từ sai sót nếu là chứng từ do khách hàngcung cấp thì yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh, nếu sai sót trên tờ khai hải quanthì kê khai và điều chỉnh lại, sau đó hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ nộp lại cho

cơ quan hải quan

• Trường hợp chậm trễ trong giao nhận hàng hóa:

o Đối với hàng xuất khẩu: xin hãng tàu cho thêm giờ, trường hợp khôngxin được thêm giờ phải đi chuyến sau

o Đối với hàng nhập khẩu: có thể là chậm trễ trong việc dỡ hàng khỏi tàu,công tác đóng gói kéo dài so với lịch trình trong trường hợp này thìthông báo đến khách hàng và xin gia hạn thêm thời gian giao hàng

• Hàng hóa bị thiếu, hỏng: tiến hành kiểm tra thực tế, giám định tìm ra nguyênnhân xem xét việc hao hụt trong định mức và căn cứ vào hợp đồng để phânđịnh trách nhiệm giữa các bên.

• Hàng thừa không nhận: tiến hành kiểm hàng, xác định mã hàng, phẩm chấthành hóa và liên hệ với hãng tàu, đơn vị vận chuyển

• Các sự cố khác cần xác định cụ thể nguyên nhân để đua ra các biên pháp xử líthích hợp

1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến giao nhận hàng hóa

 Nhân tố khách hàng

Việc khách hàng vận chuyển mặt hàng nào, khối lượng bao nhiêu, địa điểm

ở đâu, thời hạn giao nhận hàng trong hợp đồng… tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp tới quytrình giao nhận của doanh nghiệp Đối với dịch vụ giao nhận thì khi thương mại quốc

tế ngày càng phát triển khách hàng nhận thấy vai trò đại lý môi giới của người giaonhận trở nên hạn chế rất nhiều, đặc biệt là việc các đại lý giao nhận không chịu tráchnhiệm về hàng hoá trong quá trình chuyên chở Khách hàng mong muốn có người thuxếp toàn bộ quá trình chuyên chở cũng như dịch vụ khác có liên quan như gom hàng vàmua bảo hiểm, thuê phương tiện vận tải…hoàn toàn chịu trách nhiệm trong quá trìnhchuyên chở đó để khách hàng tránh phải khiếu nại khi có tổn thất xảy ra Do vậy màngười giao nhận phải cung cấp các dịch vụ liên quan theo yêu cầu của khách hàng, phảiphát triển dịch vụ giao nhận theo nhiều mặt, nhiều hướng

 Các nhân tố tại doanh nghiệp

Trình độ đội ngũ nhân viên Trình độ đội ngũ công nhân viên tác động rất lớnđến kinh doanh dịch vụ giao nhận kho vận Đó là vì hoạt động kinh doanh này đòi hỏicác cán bộ phải có trình độ cao về nghiệp vụ, giỏi ngoại ngữ, am hiểu luật pháp, có

kiến thức sâu rộng và có sự nhạy bén trong công việc Khách hàng chỉ uỷ thác giaonhận toàn quyền cho công ty khi họ thấy sự tin tưởng vào hoạt động của công ty.

Cơ chế quản lý Với cơ chế quản lý cồng kềnh như hiện nay gây rất nhiều khókhăn cho hoạt động giao nhận Thời gian kể từ khi trình lên cấp trên chờ phê duyệthoặc từ cấp trên gửi xuống khá dài do phải thông qua nhiều tầng nấc… Chính vì vậy đãkhông ít lần bỏ lỡ cơ hội kinh doanh; thông tin liên lạc thì thiếu độ chính xác, làm sailệch hướng nhận định dẫn tới việc giải quyết sai

Nguồn vốn Ngoài việc sử dụng đồng vốn để nâng cấp trang thiết bị cơ sở vậtchất kỹ thuật cho đơn vị kinh doanh, dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế còn phải dùngtrong quá trình thực hiện các dịch vụ như ứng trước tiền thuê tàu, tiền làm thủ tục hảiquan, nộp thuế xuất nhập khẩu nên nếu không có vốn hoặc vốn yếu sẽ gây rất nhiềukhó khăn trong quá trình kinh doanh

Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty Dịch vụ giao nhận hàng hoá đòi hỏi ngườikinh doanh phải có một khối lượng cơ sở vật chất nhất định để đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao và khắt khe của khách hàng, trang thiết bị, phương tiện thông tin liên lạc hiệnđại để liên lạc như hệ thống mạng máy tính kết nối internet, các phương tiện dùngtrong quản lý hiện trường Chỉ khi có đủ điều kiện về phương tiện giao nhận vận tải,các thiết bị thông tin hiện đại mới có thể cạnh tranh trên thị trường và đáp ứng yêucầu giao nhận phát triển ngày càng mạnh mẽ như hiện nay

 Các nhân tố về điều kiện hạ tầng

Dịch vụ Cơ sở hạ tầng cũng là một nhân tố ảnh hưởng tới dịch vụ giao nhận

Ví dụ với cơ sở hạ tầng cũ nát chắp vá, địa hình hiểm trở của nước ta hiện nay gây rakhông ít khó khăn trong quá trình vận chuyển Hệ thống giao thông đường bộ chật hẹp,

chưa được nâng cấp hoàn chỉnh, còn nhiều đoạn đường xấu khó đi, nhiều cầu có tảitrọng nhỏ không chịu được sức nặng của nhiều lô hàng siêu trọng và nhiều đường sắtkhông phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế nên làm cho hàng hoá dễ bị hư hỏng trong quátrình vận chuyển và thời gian kéo dài Sở dĩ như vậy là vì để chở qua được cầu nhỏbuộc phải xé nhỏ lô hàng hoặc phải chuyển tải khi qua địa phận khác Trong quá trìnhchuyển tải, xé lẻ hàng hoá dễ bị đổ vỡ, bị xước và khi đó tất nhiên là thời gian sẽ bị kéodài Nếu thời gian kéo dài quá hạn giao hàng cũng như hàng hoá bị hư hỏng, người vậnchuyển sẽ bị phạt bồi thường và dẫn đến chi phí vận chuyển tăng, khi đó việc kinhdoanh sẽ không có lãi thậm chí là lỗ Vì vậy nếu cơ sở hạ tầng được đảm bảo, nâng cấpthường xuyên sẽ góp phần nâng hiệu quả dịch vụ giao nhận.

Chương 2: Thực trạng công tác xuất nhập nguyên vật liệu

và giao hàng hóa tại Công ty TNHH công nghiệp Fu-I 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty

Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP FU – I

Tên Tiếng Anh: FU – I INDUSTRIAL COMPANY LIMITED

Địa chỉ: Xã Tân Tập, Huyện Cần Giuộc, Tỉnh Long An

Hình 2.1: Logo công tyCông ty là tiền thân của tập đoàn LUCKY có trục sở ở Đài Loan, công tyTNHH FU-I là chi nhánh miền Nam Việt Nam của tập đoàn

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH Công Nghiệp Fu – I được thành lập theo giấy phép số 2046/GP

do Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 24 tháng 04 năm 1998 và giấy phép điều chỉnh

số 2046/GPD9C1-KCNLA do Ban Quản Lý KCN Tỉnh Long An cấp ngày 31 tháng 01năm 2001, 2046/GCND9C2-KCN-LA-BKH do Bô Kế Hoạch và Đầu Tư cấp ngày 08tháng 08 năm 2006; có trụ sở và nhà xưởng sản xuất đặt tại Xã Tân Tập, Huyện CầnGiuộc, Tỉnh Long An với tổng diện tích mặt bằng là 159,877 m2 Là doanh nghiệp100% vốn đầu tư nước ngoài để sản xuất cấu kiện bê tông dự ứng lực, các cấu kiện bêtông khác Đến tháng 2 năm 2008, sau khi nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụngđất, Công ty đã khẩn trương tiến hành các thủ tục chuẩn bị xây dựng nhà xưởng vàongày 26/06/2008 công ty đã làm thủ tục đăng ký doanh nghiệp và dự án đầu tư, vàongày 30/7/2008 Công ty đã được giấy chứng nhận đầu tư số 50102300139 do UBNNTỉnh Long An cấp và đồng ý bổ sung thêm hạng mục hoạt động nghiền clinker và sảnxuất xi măng, quy mô 900.000 tấn/ năm Sau khi nhận được giấy phép thay đổi, đồng

thời đã hoàn thành việc chọn vị trí xây dựng phần xây dựng nhà xưởng cũng như quy

mô thiết bị

Tháng 4 năm 2008 khi nhận được giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, công ty

đã tiến hành dò mìn, Công ty đã hoàn thành 02 bản cam kết bỏa vệ môi trường cho 02giai đoạn của Dự án Đến tháng 06 năm 2009 Công ty nhận được giấy phép xây dựng.Sau khi nhận được giấy phép xây dựng, Công ty đã khẩn trương tiến hành xây dựng cơ

sở hạ tầng cho nhà máy

Từ 12/2013 trở đi bắt đầu vận hành máy móc thiết bị đi vào hoạt động chínhthức sản xuất kinh doanh Hiện tại, Công ty chỉ mới hoàn thành Trạm nghiền và sảnxuấtxi măng

2.1.2 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh

Sản xuất và phân phối xi măng cho khắp các tỉnh thành ở khu vực phía Nam,

từ Sài Gòn đến Cà Mau phục vụ cho xây dựng

Công ty hiện tại đang sản xuất và phân phối 3 mặt hàng xi măng làPCB40,PSDD, B40 các sản phẩm điều có những đặc tính riêng như:

• PCB40: là sản phẩm đóng bao dưới dạng 50kg sử dụng loại bao PP, dùngcho xây tô và đổ bê tông

• PSDD: là sản phẩm đóng bao dưới dạng 50kg, dùng cho xây tô và đổ bêtông

• B40: là sản phẩm được phân phối dưới dạng xá, dùng cho các trạm trộn

đổ bê tông tươi

2.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH công nghiệp Fu-I

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức

(Nguồn: Tài liệu lưu hành nội bộ của công ty TNHH Công Nghiệp FU-I)

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban

Ban giám đốc

Chịu trách nhiệm chính về các hoạt động chính của công ty

Chịu trách nhiệm về ngoại giao, đưa các mục tiêu chủ trương chiến lược củacông ty

Giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty

Tổng vụ

Quản lý mua hàng từ nhà cung cấp

Quản lý kho nguyên liệu và thành phẩm

Quản lý văn thư

Kinh doanh

Chịu trách nhiệm tiềm kiếm khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ Đảm bảođầu ra cho hàng hóa, tiếp cận thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trườngcũng như thu hút khách mới

Chịu trách nhiệm làm việc trực tiếp với khách hàng, tìm hiểu nhu cầu củakhách hàng nhằm đáp ứng ngày càng thỏa đáng nguyện vọng của khách hàng

Soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa với khách hàng.

Chịu trách nhiệm phối hợp xử lý những kiến thức hoặc khiếu nại của kháchhàng

Chịu trách nhiệm về tiền lương và các chính sách đối với người lao động

Lưu trữ các loại giấy tờ, văn bản, soạn thảo thực hiện ký kết hợp đồng vànhững quyền lợi của nhân viên như phép năm, các chế độ bảo hiểm

Tiếp nhận, theo dõi và thực hiện công văn, chỉ thị, quyêt định liên quan đếnluật lao động bảo hiểm

Kế toán

Quản lý tài chính và chịu trách nhiệm về thuế, hạch toán, thanh toán, kiểm soáttài chính… cho công ty

Khai thác

Quản lý khai thác cảng và vận tải giao nhận đường bộ

 Nhiệm vụ

Nhiệm vụ của các phòng ban điều hướng tới một mục tiêu chung là “Thực hiện

và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO”, đó là mục tiêu chung và thống nhất củatoàn bộ các phòng ban được công ty đề ra và đảm bảo thực hiện ở toàn bộ công ty 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo tài chính công ty từ 2016 – 2018

% tăng giảm 2017- 2018

% tăng giảm 2018- 2019 Doanh

Tiền

lương 4,800,000,000 4,900,000,000 5,200,000,000 2 % 6 %Chi phí

nhân viên, tình hình đối thủ cạnh tranh là xi măng Long Sơn bắt đầu bán hàng nên công

ty phải tăng chí phí khuyến mại cho khách hàng nhưng lợi nhuận của năm 2019 cũngtăng hơn 2018 là 12%

2.2 Thực trạng công tác giao nhận nhập nguyên vật liệu và xuất hàng

hóa tại công ty trách nhiệm hữu hạn công nghiệp Fu-I

2.2.1 Thực trạng công tác nhập nguyên vật liệu:

Là chi nhánh của Công ty Xi măng Phúc Sơn tại Long An Công ty TNHH Công Nghiệp Fu – I đã có nguồn nguyên vật liệu từ phía công ty mẹ, và các đối tác củacông ty mẹ Do đó, về nguyên vật liệu đầu vào công ty không thể thiếu

Nguyên vật liệu bao gồm: clinker (nguyên liệu chính) và phụ gia Phụ gia bao gồm: thạch cao, đá vôi và đá puzolan Công tác nhập nguyên vật liệu chỉ nhập theo đường biển Đối với thạch cao công ty nhập khẩu từ nước ngoài, các nguyên liệu khác thì mua trong nước Theo sản xuất, clinker chiếm 65%-85%, thạch cao 3%-5%, đá puzolan 8%-25%, đá vôi 5%-10% ( có thể không dùng đá vôi) trong tỷ lệ phối liệu nghiền xi măng Thực tế số lượng nguyên vật liệu nhập vào công ty ở các năm như sau:

Bảng thống kê nhập nguyên vật liệu:

2.2.1.1 Quy trình nhập nguyên vật liệu:

Tại Công ty TNHH công Nghiệp Fu – I, nhập nguyên vật liệu vào có cả nhập trong nước và nhập khẩu Công tác nhập nguyên vật liệu theo quy trình của công ty banhành Quy trình hướng dẫn đối với nguyên liệu nhập khẩu và đối với nguyên liệu nhập trong nước hoặc nhập khẩu về tới cảng Fu – I, việc nhập nguyên vật liệu phải tuân thủ theo quy trình chung của công ty

Quy trình nhập khẩu hàng hóa của công ty Fu – I:

Bước 1: Đặt lịch tàu (booking tàu)

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên chính là booking tàu và cần phải tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)

Để lấy booking tàu, cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:

• Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của công ty được xếp lên tàu.

• Cảng chuyển tải: có hai hình thức là chuyển tải (transit) và đi thẳng

(direct) Tùy thuộc vào quy định, sự thống nhất giữa hai bên mà sẽ lựa chọn hình thức phù hợp

• Cảng đến (port of discharge): cảng Fu - I.

• Tên hàng, trọng lượng: dựa trên thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để

cung cấp

• Thời gian tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất phát.

• Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất giữa hai bên.

• Các yêu cầu khác:

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận booking

Bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là kiểm tra thông tin trên booking Hãy kiểm tra các thông tin về:

• Cảng đi, cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu chưa, đây là yếu tố

ảnh hưởng đến cả quá trình của lô hàng

Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót thì yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp tục kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu

Bước 3: Theo dõi tiến trình xuống hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình xuống hàng để cập nhật cho đối tác sẽ

do nhà xuất khẩu

Các thông tin cần phải được cập nhật như:

• Ảnh chụp hầm hàng