HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH MỘT CỬA CẤP PHƯỜNG

Đăng nhập hệ thống: Để đăng nhập hệ thống thì người dùng phải nhập vào tên đăng nhập và mật khẩu của mình vào ô tương ứng như hình trên.. Cập nhật lĩnh vực của thủ tục: Để cập nhật lĩnh

UBND QUẬN HOÀNG MAI

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH MỘT

CỬA CẤP PHƯỜNG THUỘC UBND QUẬN HOÀNG MAI

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CNTT THUẬN AN - 2012

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

Đăng nhập hệ thống: 3

Đổi mật khẩu: 3

I – Quyền quản trị hệ thống: 3

1 Cập nhật đơn vị quận, huyện: 3

2 Cập nhật đơn vị xã, phường: 4

3 Cập nhật đơn vị phòng ban: 4

4 Cập nhật chức danh: 4

5 Cập nhật lĩnh vực: 5

6 Cập nhật tài liệu thủ tục: 5

7 Cập nhật đơn vị tài liệu: 5

8 Cập nhật hình thức tài liệu: 6

9 Cập nhật thêm mới thủ tục: 6

10 Cập nhật người dùng: 7

II – Quyền chuyên viên một cửa: 8

1 Màn hình đăng nhập thành công: 8

2 Nhận hồ sơ mới: 8

3 Nhận hồ sơ chứng thực: 9

4 In biên nhận: 9

5 Trình lãnh đạo phường duyệt: 12

6 Tìm kiếm: 12

7 Trả hồ sơ: 13

8 In sổ nhật ký: 14

9 Báo cáo: 15

III – Quyền lãnh đạo phường: 16

1 Màn hình đăng nhập thành công: 16

2 Hồ sơ chưa giao xử lý: 16

3 Hồ sơ chờ duyệt kết quả xử lý: 17

4 Duyệt kết quả xử lý của phòng chuyên môn: 18

5 Tìm kiếm: 18

6 Báo cáo: 19

IV – Quyền chuyên viên phòng ban: 20

1 Màn hình đăng nhập thành công: 20

2 Hồ sơ chưa xử lý: 20

3 Hồ sơ đang xử lý: 20

4 Tìm kiếm hồ sơ: 21

5 Báo cáo: 22

Đăng nhập hệ thống:

Để đăng nhập hệ thống thì người dùng phải nhập vào tên đăng nhập và mật khẩu của mình vào ô tương ứng như hình trên

Đổi mật khẩu:

Khi mật khẩu mặc định ban đầu cấp cho người dùng chưa được đổi thì khi đăng nhập thành công,

hệ thống sẽ bắt người dùng phải đổi mật khẩu khác

Người dùng sẽ phải điền vào thông tin mật khẩu cũ và mật khẩu mới và nhấn nút cập nhật để ghi lại mật khẩu đã thay thế

I – Quyền quản trị hệ thống:

1 Cập nhật đơn vị quận, huyện:

Cho phép cập nhật thông tin về quận huyện mà phường xã đó trực thuộc

Người quản trị chọn chức năng tương ứng trên menu như hình vẽ và nhập thông tin cho đơn vị

2 Cập nhật đơn vị xã, phường:

Người quản trị chọn chức năng tương ứng trên menu như hình trên Nhập thông tin tương ứng vào

ô text Để sửa thông tin của phường thì kích chuột vào tên phường cần sửa trên danh sách

5 Cập nhật lĩnh vực của thủ tục:

Để cập nhật lĩnh vực thì người quản trị chọn vào cập nhật lĩnh vực trên menu chính, màn hình sẽ hiển thị như hình trên

6 Cập nhật tài liệu thủ tục:

Tài liệu thủ tục là phần tập hợp dữ liệu các loại tài liệu sẽ có trong các thủ tục cấp phường xã, nhỡ

có dữ liệu về tài liệu nên có thể xây dựng được các thông tin về thủ tục tại bộ phận 1 cửa phường

Để thêm mới một tài liệu ta vào mục cập nhật tài liệu và chọn thêm mới, màn hình hiện như hình trên Người dùng nhập vào thông tin tương ứng vào ô text và nhấn thêm mới

7 Cập nhật đơn vị tài liệu:

Chọn mục cập nhật tài liệu và chọn tiếp cập nhật đơn vị tài liệu, màn hình sẽ hiển thị như hình dưới:

Để thêm mới thủ tục thì người dùng phải nhập vào thông tin của thủ tục như tên thủ tục, tên lĩnh vực, mã thủ tục, số ngày giải quyết, lệ phí như hình trên

Để chọn tài liệu cho thủ tục thì kích chuột vào tên tài liệu trong bảng danh sách tài liệu và nhấn vào nút chọn, để bỏ chọn tài liệu thì kích chuột vào tài liệu cần bỏ ở bảng danh sách tài liệu chọn

và nhấn nút bỏ chọn

10 Cập nhật người dùng:

Chọn vào mục cập nhật người dùng như hình dưới:

Để sửa thông tin người dùng thì kích chuột vào tên người dùng tương ứng trong bảng danh sách

II – Quyền chuyên viên một cửa:

1 Màn hình đăng nhập thành công:

Khi đăng nhập thành công màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới

2 Nhận hồ sơ mới:

Người dùng chọn vào mục nhận hồ sơ trên menu chính

Người dùng chọn tên lĩnh vực và chọn thủ tục tương ứng Khi chọn một thủ tục thì hệ thống sẽ hiển thị các tài liệu cần có cho hồ sơ mà công dân phải nộp Người dùng sẽ tích vào ổ chọn cho tài liệu nào công dân có nộp Sau đó người dùng sẽ điền những thông tin của hồ sơ vào ô tương ứng Với những hồ sơ trả ngay thì người dùng tích vào ô trả ngay Khi thêm mới nếu tích vào ô trả ngay thì hệ thống sẽ cập nhật người xử lý là người nhập và tình trạng của hồ sơ là đã xử lý và trả cho công dân

in nhiều giấy biên nhận với công dân

Người dùng điên thông tin người nộp hồ sơ vào ô tương ứng Để thêm mới tài liệu ta nhấn vào nút thêm tài liệu khác Mỗi tài liệu được tích chọn khi lưu hồ sơ sẽ là một đầu hồ sơ và hệ thống sẽ tạo

ra các mã khác nhau

4 In biên nhận:

Khi người dùng điền đầy đủ thông tin vào bảng nhập hồ sơ và nhấn vào nút thêm mới thì màn hình

sẽ hiện thị thông tin hồ sơ vừa nhập như hình dưới:

Hình dưới là thông tin hồ sơ chứng thực vừa nhập:

Để in phiếu biên nhận với công dân ta chọn vào mục in biên nhận với công dân hoặc in chứng thực như hình trên như hình trên

Phiếu biên nhận với công dân

Phiếu biên nhận với công dân trường hợp hồ sơ chứng thực bản sao

Phiếu biên nhận chuyển hồ sơ với phòng chuyên môn

5 Trình lãnh đạo phường duyệt:

Những hồ sơ không trả ngay thì sẽ vào danh sách hồ sơ chưa trình lãnh đạo

Người chuyên viên một cửa phải trình lãnh đạo để giao xử lý

6 Tìm kiếm:

Người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ theo nhiều tiêu chí bằng cách chọn vào mục tìm kiếm tên menu chính như hình bên dưới:

Để xem thông tin chi tiết của hồ sơ thì ta kích chuột vào dãy mã số hồ sơ tương ứng Thông tin hồ

sơ sẽ hiển thị như sau:

Tại đây người dùng cũng có thể in các phiếu biên nhận

Hình trên là thông tin hồ sơ trả cho công dân

8 In sổ nhật ký:

Chọn chức năng này như hình trên Chọn các tiêu chí tìm kiếm và nhấn nút tìm kiếm hệ thống sẽ cho kết quả như hình bên dưới:

9 Báo cáo:

Hình dưới là thông tin báo cáo tiếp nhận và trả hồ sơ cho công dân Để chọn mục này người dụng chọn vào báo cáo trên menu chính

III – Quyền lãnh đạo phường:

1 Màn hình đăng nhập thành công:

Khi người lãnh đạo đăng nhập thành công thì màn hình hiển thị như hình trên

2 Hồ sơ chưa giao xử lý:

Là những hồ sơ mà chuyên viên một cửa trình lên mà chưa giao cán bộ chuyên môn xử lý Để vào danh sách này người dùng chọn vào mục hồ sơ chưa giao xử lý như hình dưới:

Trong danh sách chưa giao xử lý, người lãnh đạo phường có thể lựa chọn xử lý hồ sơ đó và trả về một cửa, bằng cách kích chuột vào xử lý duyệt hồ sơ Hoặc có thể giao cho chuyên viên xử lý, bằng cách chọn người xử lý tương ứng, tích vào ô chọn cho mỗi hồ sơ và nhấn cập nhật

Hình trên là khi lãnh đạo xử lý trực tiếp hồ sơ đó Có 3 tình trạng là đã xử lý, yêu cầu bổ sung và không xử lý Khi nhấn nút duyệt hồ sơ thì hồ sơ sẽ trả về một cửa với tình trạng tương ứng

3 Hồ sơ chờ duyệt kết quả xử lý:

Người lãnh đạo phường chọn chức năng này trên menu mục hồ sơ chờ duyệt kết quả

Để duyệt hồ sơ thì người dùng kích chuột vào Duyệt hồ sơ hoặc kích chuột vào dãy mã hồ sơ để xem chi tiết và nhấn vào nút duyệt hồ sơ

4 Duyệt kết quả xử lý của phòng chuyên môn:

Để xem chi tiết hồ sơ thì ta kích chuột vào dãy mã hồ sơ tương ứng Hình dưới là thông tin chi tiết

hồ sơ

6 Báo cáo:

Chọn chức năng này như hình bên dưới

IV – Quyền chuyên viên phòng ban:

5 Báo cáo:

Chọn chức năng báo cáo như hình bên dưới