TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

- Quyền chuyên viên phòng ban : Gồm các cán bộ thuộc một bộ phận, phòng ban trực thuộc Huyện có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ để xử lý, cho ý kiến, trình lãnh đạo ký - Quyền quản trị hệ thống

CÔNG TY TNHH GIẢI PHÁP CNTT THUẬN AN

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

CẬP QUẬN HUYỆN (Phiên bản mới 2014)

MỤC LỤC

Contents

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” 4

I QUYỀN QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 5

1 Đăng nhập hệ thống: 6

2 Báo cáo đanh giá dịch vụ: 7

3 Quản trị hệ thống: 8

4 Thêm mới thủ tục: 18

5 Kết nối thủ tục phường: 19

6 Cập nhật mẫu phiếu bổ sung: 19

7 Cập nhật mẫu biên nhận hồ sơ: 21

8 Cập nhật mẫu kết quả hồ sơ: 23

9 Cập nhật ngày nghỉ: 26

10 Đổi mật khẩu: 28

II QUYỀN CHUYÊN VIÊN MỘT CỬA 29

1.Trang chủ: 32

2.Nhận từ công dân: 40

3 Nhận từ Phường 53

4 Nhận kết quả xử lý: 55

5 Hồ sơ đang xử lý : 62

6 Trả công dân 66

7 Tìm kiếm 68

8 Báo cáo 77

9 Sổ nhật ký: 82

10 Thoát 84

III QUYỀN CHUYÊN VIÊN PHÒNG BAN 84

1 Nhận hồ sơ thụ lý 84

2 Xử lý hồ sơ 86

3 Tìm kiếm 89

4 Báo cáo 89

5 Xử lý hồ sơ thủ tục Cấp phép xây dựng nhà ở riêng lẻ đô thị và các công trình khác – Lĩnh vực Quản lý đô thị 90

6 Xử lý hồ sơ thủ tục Đăng ký biến động đối với trường hợp chuyển quyền sở hữu

QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” “MỘT CỬA LIÊN THÔNG”

- Quyền chuyên viên phòng ban : Gồm các cán bộ thuộc một bộ phận, phòng ban trực thuộc Huyện có nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ để xử lý, cho ý kiến, trình lãnh đạo ký

- Quyền quản trị hệ thống: Bao gồm cán bộ quản lý công nghệ thông tin của Huyện có nhiệm vụ điều chỉnh các thông tin về thủ tục, phòng ban một cách chính xác, cập nhật thêm các tài khoản mới cho người sử dụng

1 Đăng nhập hệ thống :

- Tài khoản quản trị bao gồm các chức năng sau:

o Phân quyền cho các phòng ban

o Phân quyền riêng theo từng cán bộ

o Cập nhật thủ tục, phiếu bổ sung ,mẫu biên nhận hồ sơ ,mẫu kết

quả hồ sơ, kết nối thủ tục phường

o Reset mật khẩu khi các cán bộ bị mất mật khẩu

2 Báo cáo đanh giá dịch vụ :

- Chức năng dùng để báo cáo thống kê chất lượng làm việc của các cán

bộ theo lĩnh vực mà công dân đã đánh giá, cho ý kiến

- Bước 1: Click chuột vào menu “Báo cáo đánh giá dịch vụ” như màn

- Bước 5: Để in báo cáo Click vào nút để in báo cáo

3 Quản trị hệ thống :

A Phân quyền hệ thống:

- Bước 1: Đưa chuột qua menu Quản trị hệ thống  Click chuột vào

menu “Phân quyền hệ thống ” như màn hình bên dưới:

- Bước 2 : Nhập vào cột “Tên lĩnh vực” , “Mã lĩnh vực ”, “Tình trạng”

như hình bên dưới :

- Bước 3 : Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các lĩnh

vực vừa thay đổi

b Cập nhật nhóm chức danh

- Dùng để thêm , sửa các nhóm chức danh : Lãnh đạo phòng ban, lãnh

đạo ủy ban,…

- Bước 1 :Click chuột vào menu “Cập nhật nhóm chức danh” như hình

bên dưới:

- Bước 2 : Nhập vào cột “Tên nhóm chức danh” , “Tình trạng” như

hình bên dưới

:

- Bước 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các

nhóm chức danh vừa thay đổi

c Cập nhật chức danh:

- Dùng để cập nhật các chức danh thuộc nhóm chức danh nào(Lãnh

đạo ủy ban , phòng ban, chuyên viên)

- Bước 1: Click chuột vào menu “Cập nhật chức danh” như hình bên

dưới:

- Bước 2 : Nhập vào cột “Tên chức danh” , chọn “Id Nhóm chức

danh”, “Tình trạng” như hình bên dưới

:

- Bước 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các chức

danh vừa thay đổi

d Cập nhật phòng ban:

- Dùng để cập nhật them , sửa các Phòng ban : Phòng Tư Pháp, Phòng

- Bước 2 : Nhập vào cột “Mã đơn vị” , chọn “Tên cấp đơn vị”,”Tên

đơn vị”,”Địa chỉ”,”Điện thoại”, “Số Fax”, “Email”, “Tình trạng” như

hình bên dưới :

- Bước 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các

phòng ban vừa thay đổi

- Bước 2 : Nhập vào cột “Mã đơn vị” , chọn “Tên cấp đơn vị”,”Địa

chỉ”,”Điện thoại”, “Số Fax”, “Email”, “Tình trạng” như hình bên

dưới :

- Bước 3: Click chuột vào nút để Thêm mới , cập nhật các

phường vừa thay đổi

f Cập nhật Người dùng:

- Bước 1: Click chuột vào menu “Cập nhật người dùng” như hình bên

dưới:

- Bước 2 : Nhập vào “Họ tên” ,”Tên đăng nhập”,”Ngày sinh(yêu cầu

đúng định dạng (dd/MM/yyyy)” ,”Địa chỉ”, “Điện thoại”, “Email”,

“Chức danh”,”Đơn vị ”,”Hình ảnh” như hình bên dưới :

- Bước 3: Click chuột vào nút để Thêm mới cán bộ người dùng

vào hệ thống

 Sửa người dùng:

- Bước 1: Click chọn Họ tên 1 cán bộ bất kỳ như hình bên dưới:

 Thông tin cán bộ đó được hiển thị như hình bên dưới:

- Bước 2: Nhập vào Thông tin của cán bộ cần thay đổi

- Bước 3: Click chuột vào nút để cập nhật thông tin mới của cán

bộ đó vào hệ thống

g Reset Password:

- Dùng để reset mật khẩu khi 1 cán bộ bất kỳ đang sử dụng hệ thống ,

họ bị mất mật khẩu thì cán bộ quản trị hệ thống có thể reset lại mật

khẩu cho cán bộ đó , để cán bộ đó có thể đăng nhập hệ thống và sử

dụng

- Bước 1: Click chuột vào menu “Reset password” như hình bên dưới:

- Bước 2: Click chuột vào tên Họ tên cán bộ bất kỳ để reset mật khẩu

cho cán bộ đó

- Bước 3: Click chuột vào nút Lưu ý mật khẩu sau khi reset

thành công sẽ mặc định là 1234

B Phân quyền theo chức năng

- Dùng để tạo quyền cho các phòng ban thuộc nhóm chức danh sử dụng

hệ thống bao gồm các quyền sử dụng trong hệ thống Ví dụ: Tạo

quyền cho các Chuyên viên Bộ phận 1 cửa có quyền : Nhập hồ sơ,

nhập hồ sơ bổ sung ,nhận hồ sơ kê khai,nhận kết quả xử lý ,nhận thư

xin lỗi , trả công dân……

- Click chuột vào menu “Trang chủ” ta được màn hình như hình bên

dưới :

 Thêm mới quyền:

- Bước 1: Đưa chuột qua menu “Quản trị hệ thống”  Click chuột vào

menu “Phân quyền chức năng”

- Bước 2: Click chuột vào chữ ta được màn

hình như bên dưới Chọn các Đơn vị phòng ban, Tên nhóm chức danh

- Bước 3: Click chuột chọn các quyền cho bộ phận , nhóm đó như hình

minh họa :

- Bước 4: Click chuột vào nút để Thêm các quyền cho đơn vị

phòng ban đã chọn

 Cập nhật quyền:

- Bước 1: Chọn 1 chức danh bất kỳ Ví dụ chọn Chức danh chuyên

viên của Bộ phận một cửa như hình minh họa :

 Màn hình sau khi click chuột vào “Chuyên viên” được hiển thị như

sau :

- Bước 2: Click chuột để Chọn / Bỏ chọn các quyền của phòng ban đó

- Bước 3: Click chuột vào nút để cập nhật các quyền cho đơn

vị phòng ban đó

C Phân quyền theo cán bộ

- Dùng để tạo quyền cho các cán bộ sử dụng hệ thống bao gồm các

quyền sử dụng trong hệ thống Ví dụ: Tạo quyền cho cán bộ Nguyễn

Anh Ngọc có quyền : Nhập hồ sơ, nhập hồ sơ bổ sung ,nhận hồ sơ kê

khai,nhận kết quả xử lý ,nhận thư xin lỗi , trả công dân……

- Bước 1: Đưa chuột qua menu “Quản trị hệ thống”  Click chuột vào

menu “Phân quyền theo người dùng”

- Bước 2: Click chuột vào Họ tên người dùng để chọn 1 cán bộ bất kỳ

Ví dụ hình ảnh minh họa chọn cán bộ “Nguyễn Anh Ngọc”:

- Bước 3: Click chuột vào Ô vuông để Chọn/Bỏ chọn quyền cho

cán bộ đó Hình ảnh minh họa:

- Bước 4: Click chuột vào nút để cập nhật các quyền cho cán

bộ đã chọn

4 Thêm mới thủ tục :

- Khi nhà nước đưa ra thủ tục bất kỳ thì quản trị phải đưa thêm thủ tục

đó vào hệ thống kịp thời để tránh tình trạng các bộ phận tiếp nhận hồ

sơ nhưng không có thủ tục đó trong hệ thống

- Bước 1: Đưa chuột qua menu Cập nhật TTHC  Click chuột vào

menu “Thêm mới thủ tục” Hình ảnh minh họa:

- Bước 3: Click chuột vào nút để thêm thủ tục mới vào hệ

- Bước 2: Chọn Tên lĩnh vực cần kết nối thủ tục với phường  Click

nút để tìm kiếm các hồ sơ liên quan tới lĩnh vực đó

- Bước 3: Chọn các thủ tục ở cột “Tên thủ tục quận” tương ứng với tên

thủ tục bên cột “Tên thủ tục phường”

- Bước 4: Click vào nút click vào nút cập nhật

6 Cập nhật mẫu phiếu bổ sung :

- Dùng để các phòng ban, bộ phận tạo mẫu phiếu yêu cầu bổ sung để

công dân bổ sung nội dung trong phiếu Khi mẫu phiếu yêu cầu bổ

sung cần thay đổi thì quản trị hệ thống có thể sử dụng chức năng này

để cập nhật lại phiếu yêu cầu bổ sung cho các phòng ban

- Bước 1: Đưa chuột qua menu” Cập nhật TTHC”  Click vào Menu

“Mẫu phiếu bổ sung”

- Bước 2: Sửa các thông tin cho mẫu đã có hoặc có thể lập mẫu mới

bằng cachs sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

chữ nghiêng , in đậm , gạch chân …

7 Cập nhật mẫu biên nhận hồ sơ :

- Dùng để tạo, thay đổi mẫu biên nhận bao gồm : Phiếu nhận hồ sơ (phiếu hẹn trả công dân), phiếu giao- nhận hồ sơ hành chính(phiếu chuyển giao cho cán bộ thụ lý hồ sơ) ,…

- Bước 1: Đưa chuột qua menu” Cập nhật TTHC”  Click vào Menu

“Mẫu biên nhận hồ sơ”

Bao gồm các loại mẫu sau : Mẫu Biên nhận hồ sơ 1 liên, 2 liên, mẫu biên nhận phòng ban, mẫu tư pháp

- Bước 2 : Click chuột chọn “Tên mẫu” bất kỳ cần cập nhật : Ví dụ:

Click chọn mẫu”Biên nhận hồ sơ 1 liên” , hình ảnh sau khi chọn hiển

thị như sau :

- Bước 3: Sửa các thông tin cho mẫu đã có hoặc có thể lập mẫu mới

bằng cách sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

chữ nghiêng , in đậm , gạch chân …

- Bước 4: Click vào nút để cập nhật lại biểu mẫu đã thay đổi

8 Cập nhật mẫu kết quả hồ sơ :

- Dùng để tạo , sửa mẫu phiếu thông báo kết quả tiếp nhận hồ sơ

Phiếu này được cán bộ thụ lý hồ sơ in ra và gửi về bộ phận 1 cửa để cán bộ 1 cửa có kết quả trả lời công dân

- Bước 1: Đưa chuột qua menu” Cập nhật TTHC”  Click vào Menu

“Mẫu kết quả hồ sơ”

- Bao gồm các loại mẫu sau : Mẫu thông báo chuyển sở của phòng LĐTBXH

- Bước 2 : Click chuột chọn “Tên mẫu” bất kỳ cần cập nhật : Ví dụ:

Click chọn mẫu”Thông báo chuyển sở của phòng LĐTBXH” , hình

ảnh sau khi chọn hiển thị như sau :

- Bước 3: Sửa các thông tin cho mẫu đã có hoặc có thể lập mẫu mới

bằng cách sử dụng các công cụ office phía trên : ví dụ căn chỉnh lề,

o Bước 2: Click chuột vào nút để thêm ngày nghỉ đó vào

hệ thống

 Cập nhật ngày nghỉ:

o Bước 1: Click chuột chọn 1 ngày nghỉ bất kỳ trong danh sách

ngày nghỉ như hình ảnh minh họa :

o Bước 2: Click chuột vào biểu tượng lịch để chọn ngày tháng năm thay đổi vào ngày nghỉ, Lý do nghỉ, Tình trạng

o Bước 3: Click chuột vào nút để cập nhật ngày nghỉ đó

vào hệ thống

- Dùng để cán bộ đang sử dụng hệ thống đổi mật khẩu Lưu ý mật

khẩu khi thay đổi bắt buộc là ít nhất 8 ký tự trở lên

- Bước 1: Đưa chuột qua menu “Trang chủ”  Click vào Menu “Đổi

mật khẩu“

 Ta được màn hình như sau :

- Bước 2:

o Nhập mật khẩu hiện tại đang sử dụng cho tài khoản đó

o Nhập mật khẩu mới (lưu ý mật khẩu ít nhất phải chứa 8 ký tự trở

lên)

o Nhập lại mật khẩu mới (dùng để kiểm tra người dùng đã nhập mật

khẩu chính xác hay chưa chính xác)

 Hình ảnh minh họa như sau :

- Bước 3: Click vào nút để cập nhật lại mật khẩu vừa thay đổi

II QUYỀN CHUYÊN VIÊN MỘT CỬA

Khi vào phần mềm trên góc bên trái của màn hình hiện ra mục “Tra

cứu nhanh thông tin hồ sơ” khi click vào danh mục màn hình hiển thị

như hình dưới :

Màn hình hiển thị yêu cầu nhập thông tin mã hồ sơ,mã xác nhận rồi

click vào nút “Xem thông tin hồ sơ” nếu có hồ sơ trong hệ thống và

nhập mã xác nhận đúng kết quả trả về sẽ là màn hình “Thông tin hồ

sơ” với đầy đủ các thông tin của công dân

.Màn hình tra cứu nhanh này thích hợp cho cán bộ 1 cửa tra cứu

nhanh các hồ sơ khi mà không muốn nhất thiết phải đăng nhập vào hệ

thống mới xem được.Hoặc nó cũng rất thuận tiện cho công dân khi

không được cấp tài khoản để đăng nhập vào phần mềm nhưng muốn

biết xem hồ sơ của mình đang trong tình trạng gì?,đã xong chưa?,kết

quả như thế nào?…

Đăng nhập hệ thống:

Để sử dụng phần mềm với quyền này bạn cần phải có tài khoản sử

dụng, màn hình đăng nhập hiện ra với Tên đăng nhập và Mật khẩu đã

được cấp:

+ Nhập tên đăng nhập đã được cấp vào phần mềm

+ Nhập mật khẩu được cấp vào phần mềm

+ Nhập xong nhấn vào nút Đăng nhập để vào phần mềm

Sau khi đăng nhập thành công giao diện phần mềm “Quản lý hồ sơ

hành chính một cửa” giao diện sử dụng phần mềm bao gồm:

4.2 Nhận yêu cầu bổ sung

4.3 Nhận thông báo thuế

4.4 Nhận thông báo gia hạn

4.5 Nhận thƣ xin lỗi

5 Hồ sơ đang xử lý

8.2 Báo cáo đánh giá dịch vụ

8.3 Báo cáo thƣ xin lỗi

mục trên thanh menu đối với các quyền.Thông tin cán bộ gồm họ tên đầy đủ

và chức danh của cán bộ.Cuối cùng ở chính giữa màn hình có các thông tin bao gồm :

-Tổng số hồ sơ đang xử lý

-Tổng hồ sơ đang xử lý quá hạn

-Tổng hồ sơ thời gian xử lý còn lại trong 2 ngày

Ở mỗi đường link vào xem tổng các hồ sơ cán bộ có thể thấy số liệu thống

kê cho từng danh mục, khi click chuột vào từng danh mục mà hình sẽ hiển

thị danh sách các hồ sơ theo các danh mục hiển thị kèm theo mục tìm kiếm ở

trên đầu của danh sách để thuận tiện cho việc tra cứu,cán bộ chỉ cần nhập

các thông tin cần tìm kiếm (không nhất thiết phải nhập hết các trường dữ

liệu) rồi ấn “Tìm kiếm”

Và cập nhật chuyển xử lý cho cán bộ phòng ban bằng cách chọn Người xử lý

tiếp,ấn “Cập nhật”

Trong thông tin hồ sơ sẽ bao gồm các phiếu biên nhận hồ sơ :

 Các mẫu phiếu đi kèm

Biên nhận hồ sơ :là phiếu có thể in cho công dân để xác định đã nhận hồ sơ

của công dân và để khi công dân đến nhận kết quả cán bộ 1 cửa sẽ có cơ sở

để trả công dân

Biên nhận hồ sơ 2 : là mẫu phiếu 2 liên để sử dụng đối với trường hợp cán

bộ 1 cửa muốn giao cho công dân 1 liên và giữ lại 1 liên làm căn cứ ,mẫu

phiếu này in trên 1 tờ giấy A4 nên có thể tiết kiệm giấy

In thông tin hồ sơ :Đây là phần cán bộ 1 cửa có thể in ra thông tin chi tiết hồ

sơ

1.1 Đổi mật khẩu

Trên danh mục “Trang chủ” di chuột vào chữ “Trang chủ” danh mục

“Đổi mật khẩu” xuất hiện ,click chuột vào chữ “Đổi mật khẩu” để

vào trang Đổi mật khẩu như hình dưới:

Màn hình đổi mật khẩu xuất hiện với các thông tin : Tên đăng nhập ,

mật khẩu cũ , mật khẩu mới , nhập lại mật khẩu Trong đó :

- Tên đăng nhập mặc định là tên đăng nhập hiện tại của cán bộ đó nên

không được chỉnh sửa hoặc nhập lại

- Mật khẩu cũ là mật khẩu cũ đang xử dụng của cán bộ

- Mật khẩu mới là mật khẩu cán bộ muốn đặt Lưu ý để bảo mật cán bộ

nên đặt mật khẩu với tên mật khẩu nên từ 8 ký tự trở lên,bao gồm của

chữ cả số hoặc các ký tự đặc biệt Chú ý các phím Caps Lock hoặc chữ

tiếng anh,tiếng việt

- Nhập lại mật khẩu mới là một bước để xác nhận lại 1 lần nữa xem mật

khẩu mới ở trên đã đúng chưa,số ký tự trên mật khẩu mới và nhập lại

mật khẩu đã khớp nhau chưa…

2.Nhận từ công dân :

Để nhập hồ sơ cán bộ di chuột vào danh mục “Nhận từ công dân” sẽ

hiển thị tất các các danh mục :Nhập hồ sơ ,Nhập bổ sung hồ sơ , Nhập biên

lai thuế , Nhập hồ sơ chứng thực Trong đó :

- Nhập hồ sơ : là nhập tất cả các hồ sơ mới trừ hồ sơ chứng thực

- Nhập bổ sung hồ sơ : là nhập mã hồ sơ bên phòng ban trả về để yêu cầu

công dân bổ sung tài liệu hồ sơ sau đó cán bộ một cửa trả lại hồ sơ cho

công dân để công dân bổ sung khi nào bổ sung xong rồi mới nhận lại hồ

sơ đó

- Nhận biên lai thuế

- Nhập hồ sơ chứng thực : là nhập tất cả các hồ sơ về mảng chứng thực

2.1 Nhập hồ sơ

Cán bộ di chuột vào danh mục Nhập hồ sơ rồi click vào Nhập hồ sơ

Màn hình hiển thị các trường yêu cầu trong quá trình nhận hồ sơ mới từ

công dân

Khi chọn tên 1 lĩnh vực cụ thể thì các thủ tục bên dưới sẽ lọc theo lĩnh vực

đã được chọn ở trên

Khi chọn tên 1 thủ tục bất kì thì mặc định tên hồ sơ và tài liệu hồ sơ sẽ hiển

thị cán bộ 1 cửa chỉ cần tick chọn vào các ô tài liệu trên phần mềm hiển thị

mà công dân mang đến

Đối với trường hợp tài liệu không có trong danh mục tài liệu hiển thị thì cán

bộ 1 cửa có thể click vào nút “Tài liệu khác” rồi điền tên các tài liệu thêm

vào

Chú ý không nhất thiết phải chọn hết các tài liệu yêu cầu mà tùy theo mỗi

đơn vị có cách xử lý riêng,hoặc tùy theo điều kiện,đặc điểm của công dân

Chú ý : các trường có dấu sao đỏ ngay cạnh là các trường yêu cầu bắt buộc

nên cán bộ 1 cửa yêu cầu phải chọn hoặc phải nhập

Khi đã nhập đủ các thông tin hồ sơ cán bộ ấn nút “Lưu thông tin” để lưu lại

hồ sơ

Màn hình hiển thị thông tin chi tiết hồ sơ kèm theo các mẫu phiếu đi kèm

Bên dưới của màn hình thông tin hồ sơ sẽ có các thông tin “Cập nhật chuyển

xử lý” để giao sang Phòng ban,cán bộ khi chọn xong ấn “Cập nhật”