Quy trình là gì?Một quy trình là một tập hợp các hành động và hoạt động liên quan đến nhau được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, hoặc dịch vụ. Mỗi quy trình được đặc trưng bởi các đầu vào, các công cụ và kỹ thuật áp dụng và kết quả đầu ra. Giám đốc dự án phải sử dụng Tài sản quá trình tổ chức và các Yếu tố môi trường doanh nghiệp làm dữ liệu đầu vào để lập Kế hoạch quản lý một dự án.Quy trình do chính những người thực hiện trong một chuyền của sản phẩm cùng thống nhất lập ra, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, kết quả đầu ra của từng bộ phận là những sản phẩm cụ thể, có chứng cứ xác nhận. Giám đốc dự án sẽ kiểm soát nhóm có thực hiện theo đúng quy trình hay không, có những chỉ dẫn để giúp họ hoàn thành công việc, trong quá trình thực hiện nếu có những bất cập không phù hợp sẽ duy trì việc cải tiến Quy trình để nâng cao chất lượng sản phẩm.
Trang 1CÁC TIẾN TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN PROJECT MANAGEMENT PROCESSES
PHẦN I – TỔNG QUÁT
Trình bày: LÊ HUỆ
Kỹ sư Kiến tạo & Công Chánh Hardskills in Project Management - PMI
Scrum Master
Trang 2Email: lehuethuduc@gmail.com 2
Sau khi hoàn thành chuyên đề này học viên có thể thực hiện được:
Xác định Danh mục Quy trình
Xác định Danh mục các Biểu mẫu
Soạn thảo được Quy trình
Thực hiện theo các Quy trình
Cải tiến liên tục các Quy trình
MỤC TIÊU
Trang 3 Quản lý công việc qua hệ thống;
Kiểm soát được hồ sơ lưu trữ;
T ạo sản phẩm đầu ra ổn định;
Đáp ứng, thoả mãn yêu cầu;
Giảm chi phí thực hiện;
Tác nghiệp nhanh ;
Thể hiện phong cách chuyên nghiệp ;
Kiểm soát chất lượng chặt chẽ;
TẠI SAO PHẢI THIẾT LẬP QUY TRÌNH?
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 4Email: lehuethuduc@gmail.com 4
QUÁ TRÌNH/ PROCESS Tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu
ra – 3.4.1 - ISO 9000
QUY TRÌNH/ PROCEDURE
Là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình – 3.5.1 –ISO 9000
QUY TRÌNH LÀ GÌ ? SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 5Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp
Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả
bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất Các rủi
ro cũng được phòng ngừa Các quy trình còn là cơ
sở cho việc cải tiến liên tục
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 6Email: lehuethuduc@gmail.com 6
VÒNG TRÒN DEMING (CHU TRÌNH PDCA)
Là một công cụ được sử dụng trong việc thiết
lập các quy trình
Check
Plan
Do Act
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 7CÁC BƯỚC THIẾT LẬP QUY TRÌNH
Bước 1: Xác định quy trình Bước 2: Liệt kê các hoạt động Bước 3: Xác định người thực hiện Bước 4: Xác định các điểm ra quyết định Bước 5: Xác định chuẩn chất lượng và tần suất Bước 6: Xác định các biểu mẫu liên quan
Bước 7: Kết nối các hoạt động
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
AI LÀ NGƯỜI VIẾT QUY TRÌNH?
QUY TRÌNH KHÔNG GIỚI HẠN BỞI CÁC PHÒNG BAN
Trang 8Email: lehuethuduc@gmail.com Page 6 8
HÌNH THỨC TRÌNH BÀY QUY TRÌNH
Nguồn PMI
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 9CÁCH VIẾT QUY TRÌNH
1 Viết ngắn gọn, dễ hiểu, dễ đọc, rõ nghĩa
2 Thể hiện theo trình tự và từng bước công việc
3 Dùng lưu đồ để minh họa
4 Format cở chữ, định lề, header, footer có tính
đồng nhất cho các quy trình
5 Cần phải xác định cần lập bao nhiêu quy trình,
không nên lập quá nhiều quy trình nếu không cần thiết, ngược lại không nên gộp các quy trình lại với nhau khi cải tiến các bước sẽ không thuận tiện
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 11VIẾT QUY TRÌNH
1 Mục đích
2 Phạm vi áp dụng
3 Tài liệu tham khảo
4 Nội dung công việc
5 Tài liệu và biểu mẫu đính kèm
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
QUY TRÌNH MẪU
Trang 12Email: lehuethuduc@gmail.com 12
CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN QUÁ TRÌNH
(5M + E + I)
SOẠN THẢO QUY TRÌNH
Trang 13DANH MỤC QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN - PMI
Trang 14Email: lehuethuduc@gmail.com 14
BIỂU MẪU CỦA PMI
Trang 15QUY TRÌNH VÀ BIỂU MẪU CỦA PMI
Trang 16Email: lehuethuduc@gmail.com 16
DANH MỤC QUY TRÌNH & BIỂU MẪU SOẠN THẢO
Trang 17DANH MỤC QUY TRÌNH & BIỂU MẪU SOẠN THẢO
Trang 18Email: lehuethuduc@gmail.com 18
PHẦN II QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG
Trang 190 TIẾN TRÌNH XÂY DỰNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ BĐS
Thu thập thông tin DA
Lập và xin chủ
trương đầu tư
Cấp chủ trương đầu tư
Lập, thẩm định,
phê duyệt QHCT
Lập, phê duyệt DAĐT
Cấp Chứng nhận đầu tư
Thuê/ Cấp đất
cho dự án
Đền bù, giải tỏa, tái định cư
Lập, phê duyệt KHQLDA đầu tư
Lập, phê duyệt
TK kỹ thuật
Lập, phê duyệt Tổng dự toán
Lập hồ sơ Xin phép xây dựng
Tổ chức chọn thầu xây lắp
Phê duyệt Kết quả chọn thầu
Nghiệm thu các bước
Nhà thầu Thực hiện dự án
Theo dõi và kiểm soát Nhà thầu thực hiện
Bàn giao cho khách hàng, vận hành
Bảo hành công trình
Lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo đầu tư
Trang 20Email: lehuethuduc@gmail.com 20
1 QUY TRÌNH LẬP CHỦ TRƯƠNG ĐẦU TƯ
LINK
Tìm dự án và hình thành ý tưởng đầu tư
Tìm hiểu thông tin QH
Kiểm tra phân tích pháp lý
Trang 212 QUY TRÌNH XIN CHẤP THUẬN ĐẦU TƯ VÀ CẤP CNĐT
Đăng ký làm chủ đầu tư
dự án phát triển nhà ở,
Đề nghị công nhận CĐT theo hình thức chỉ định đầu tư
Tham gia đấu thầu/đấu giá lựa chọn chủ đầu tư
Công nhận CĐT
Xin chấp thuận Đầu Tư
Xin cấp giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
Kết thúc
Không đầu tư hoặc thay đổi chủ trương đầu tư
Trang 22Lựa chọn các tư vấn khảo sát
đo đạc& thiết kế
Đo vẽ hiện trạng địa chính, địa hình, địa chất thủy văn
Thỏa thuận mép bờ cao, nguồn cấp điện, cấp nước, san lấp rạch, chiều cao công trình
Lập thiết kế ý tưởng toàn dự án
Duyệt thiết kế ý tưởng
Thiết kế cơ sở hạ tầng
Lập hồ sơ xin cấp giấy phép quy hoạch
Báo cáo dân
Duyệt hồ sơ xin cấp GPQH
Lập nhiệm vụ quy hoạch
Báo cáo dân, trình thẩm định Sở - Quận
Duyệt nội
bộ TKCS
hạ tầng
Phê duyệt nhiệm vụ quy hoạch
Lập đồ án quy hoạch chi tiết
Báo cáo dân, Sở - Quận
Phê duyệt đồ án quy hoạch chi tiết
Trang 234 QUY TRÌNH LẬP DỰ ÁN ĐẦU TƯ
Đo vẽ hiện trạng, xin chỉ tiêu
QH, xin thỏa thuận độ cao
Lập Kế hoạch kinh doanh, tiếp thị
Lập kế hoạch tiến độ triển khai dự án
Lập thiết kế cơ sở, và khái toán TMĐT dự án
Thỏa thuận quy hoạch, TKCS, PCCC, tầng cao, đấu nối HTKT, thỏa thuận cho vay
Lập đánh giá tác động môi trường, thẩm
Hoàn tất dự án đầu tư và trình thẩm định
Quyết định phê duyệt
dự án đầu tư
Kết thúc
11
Trang 24Nộp hồ sơ lên S.TNMT xem xét và theo dõi
Theo dõi tờ trình của Sở TNMT đã nộp cho
UBNN TP để ra quyết định
Xác nhận giá trị bồi thường của UBND quận,
huyện
Theo dõi việc xác định giá trị giao/ thuê đất
và trình cho UBND TP của S.TC
Theo dõi việc phê duyệt giá đất giao/thuê của
UBNDTP
Kết thúc Cấp GCNQSDĐ
Trang 25Thẩm định giá trị thị trường để bồi thường
Dự thảo phương án, niêm yết công khai phương án dự kiến
Ghi nhận ý kiến người dân, tổng hợp ý kiến đóng góp
Hoàn chỉnh phương án bồi thường và trình thẩm định
Thẩm định và Phê duyệt Phương án BTTT
Triển khai thực hiện đền bù
Trang 26Nộp hồ sơ xin cấp phép xây dựng
Sở Xây dựng kiểm tra hồ sơ, xin ý kiến chuyên môn
Kết thúc
Cấp GPXD
Đạt Không
Trang 278 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH QLDA
Kiểm tra
Phê duyệt
Hướng dẫn thực Hiện kế hoạch
Thực hiện Quản lý dự án
Điều chỉnh
kế họach
Kết thúc
8
Trang 28Lập báo cáo kết quả khảo sát
Kiểm tra, đánh giá báo cáo
Sửa chữa lỗi
Trang 2910 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THIẾT KẾ
Phê duyệt
Lựa chọn đơn vị tư
vấn
Lập kế hoạch quản lý chất lượng thiết kế, tiến độ thực hiện
Kiểm tra kế hoạch quản lý chất lượng thiết kế và tiến độ
Trang 30• Kế hoạch thi công toàn bộ CT
• Các Biện pháp thi công
• ITP
• Quy trình, checklist
• Kế hoạch nghiệm thu
• Hồ sơ kiểm tra nguồn lực
• Hồ sơ kiểm tra qua checklist
• Hồ sơ kiểm tra qua thí nghiệm
• Hồ sơ các bước chạy thử
• Hồ sơ kiểm tra qua quan trắc
• Hồ sơ kiểm định chất lượng
• Hồ sơ sự cố
• Danh mục defects
• Hồ sơ hoàn côn g
• Nhật ký thi công
• Các Hồ sơ nghiệm thu
• Danh mục những thay đổi
• BB xác nhận kết quả bảo hành
• Lưu HSTL
• Bài học kinh nghiệm
• Cải tiến quy trình
Trang 3112 QUY TRÌNH TỔ CHỨC NGHIỆM THU
Phê duyệt
Nghiệm thu vật liệu,thiết
bị, sản phẩm chế tạo sẳn trước khi sử dụng
Nghiệm thu công việc xây dựng
Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng
Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng
để đưa vào sử dụng
Kết thúc
8
Trang 32Xác định trình tự những
công việc
Ước tính những nguồn lực cho từng công việc
Ước tính thời gian cho từng công việc
Vẽ tiến độ tổng
Vẽ biểu đồ chi tiêu cho dự án
Trang 3314 QTQL THÔNG TIN & CÁC BÊN LIÊN QUAN
Phân phối thông tin
• Nhóm nội bộ để truyền thông tin qua
Zalo, viber, email
• Nhóm truyền thông tin với các bên
liên quan qua Zalo, viber, email
• Mẫu báo cáo thực hiện dự án
• Danh sách theo dõi phân
phối tài liệu đi và đến
• Phiếu yêu cầu cung cấp
thông tin/RFI
• Biên bản cuộc họp
• Các email, zalo, viber
• Các báo cáo đến và đi • Danh sách các bên liên quan,
và các yêu cầu cần đáp ứng được theo dõi cập nhật
• Danh sách theo dõi những yêu
cầu làm rõ
• Báo cáo kết thúc dự án
• Tài liệu truyền thông lưu trữ
Trang 34Xác định nguyên nhân gây
ra, trình giải pháp phòng ngừa tái phát và hành động khắc phục cho sự không phù hợp
Duyệt NCR
Nghiệm thu Khắc phục
Kết thúc Nhà thầu khắc phục
Trang 3516 QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI
Chủ đầu tư phê duyệt
Phân tích, tính toán chi phí, tiến độ thay đổi
Thực hiện &
nghiệm thu
Kết thúc
Trang 36Phê duyệt
Thành lập Ban QLDA
Quản lý nhân sự Ban QLDA- Tư vấn- Nhà thầu
Thực hiện công việc
và báo cáo
Kết thúc
Trang 38• Đề xuất tối thiểu 2 giải pháp
cho mỗi công việc để phòng ngừa rủi ro;
• Biểu tổng hợp theo dõi rủi ro
• Đánh giá và báo cáo
• Kế hoạch quản lý rủi
ro được phê duyệt
• Kết quả phòng ngừa rủi
rủi ro cho từng dự án
• Bài học kinh nghiệm
Trang 3920 QUY TRÌNH QUẢN LÝ AT-VSMT
Phê duyệt
Kế hoạch
Thực hiện đảm bảo ATLĐ-VSMT-PCCN
Thực hiện kiểm soát ATLĐ-VSMT-PCCN
Kết thúc
Trang 40Lập Kế hoạch bảo hành công trình
Thực hiện việc bảo
hành
Hoàn thành bảo hành
Kết thúc
Trang 4122 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHI PHÍ
Điều chỉnh TMĐT (nếu có)
Điều chỉnh TMĐT (nếu có)
Thanh toán/quyết toán
Lập Báo cáo Quyết toán vốn đầu tư
Thẩm định, Phê duyệt QTVĐT
Trang 42Xác nhận Bảo hành
Thanh lý các hợp đồng vói nhà thầu
Điều chuyển nhân sự
Cập nhật tài liệu
B/C đánh giá đầu tư
Tổng kết rút kinh nghiệm
Lưu trữ HSTL
Báo cáo hoàn tất dự án
8
9
Trang 43PHẦN III BIỂU MẪU CỦA QUY TRÌNH
Trang 44Email: lehuethuduc@gmail.com 44
I/1 MẪU DỰ ÁN ĐẦU TƯ
NỘI DUNG DỰ ÁN ĐẦU TƯ (Tham khảo NĐ 59/2015)
THUYẾT MINH DỰ ÁN
GIỚI THIỆU CHỦ ĐẦU TƯ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ
THÔNG TIN THỊ TRƯỜNG
GIỚI THIỆU DỰ ÁN VÀ MỤC ĐÍCH ĐẦU TƯ DỰ ÁN
QUY MÔ ĐẦU TƯ
ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG MÔI TRƯỜNG VÀ PCCN
PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH
PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM
VĂN BẢN VỀ CHỦ TRƯƠNG CHO PHÉP
VĂN BẢN VỀ CÁC THỎA THUẬN
DANH MỤC CÁC BÊN LIÊN QUAN VÀ NHỮNG YÊU CẦU
THIẾT KẾ CƠ SỞ
THUYẾT MINH THIẾT KẾ CƠ SỞ
BẢN VẼ THIẾT KẾ CƠ SỞ LINK
Trang 45I/2 CÁC BÊN LIÊN QUAN DỰ ÁN
LINK
Trang 46IV KẾ HOẠCH NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO
V BÁO CÁO THỰC HIỆN DỰ ÁN
VI SỰ TƯƠNG TÁC CÁC QUY TRÌNH TRONG VÒNG ĐỜI DỰ ÁN
VII ĐÁP ỨNG YÊU CẦU CỦA CÁC BÊN LIÊN QUAN VÀ NHỮNG KỲ VỌNG HOÀN THÀNH
DỰ ÁN VIII.TÀI LIỆU ĐÍNH KÈM:
LINK
WHAT? HOW?
WHEN?
Trang 47III/1 MẪU ĐỀ CƯƠNG GIÁM SÁT THI CÔNG
LINK
1 Mục đích
2 Phạm vi áp dụng
3 Tài liệu tham khảo
4 Nội dung đề cương giám sát:
a Tóm tắt qui mô công trình và phạm vi công việc
b Phạm vi công việc của giám sát
• Giám sát chất lượng
• Giám sát tiến độ
• Giám sát khối lượng:
• Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường & PCCN
a Hệ thống quản lý chất lượng của Tư vấn giám sát
b Biện pháp kiểm soát chất lượng của từng công việc
c Quy trình Giám sát thi công
d Kế hoạch nghiệm thu
e Phương pháp quản lý hồ sơ tài liệu
f Thực hiện báo cáo
5 Tài liệu đính kèm
• Quy trình giám sát thi công
• Các Biện pháp kiểm soát chất lượng từng công việc
Trang 483 Mối quan hệ phối hợp với các bên liên quan
4 Nội dung & những giải pháp quản lý thi công
(14 nội dung và Quy trình thực hiện)
5 Hồ sơ thi công trình Chủ đầu tư chấp thuận
6 Kế hoạch nghiệm thu & bàn giao công trình
7 Kế hoạch bảo hành công trình
8 Chế độ báo cáo
9 Tài liệu đính kèm
Trang 49III/3 MẪU BIỆN PHÁP THI CÔNG
LINK
1 Tài liệu tham khảo
2 Tiêu chuẩn thi công & nghiệm thu
3 Phạm vi công việc thi công
4 Nhân sự tham gia
5 Tiến độ thi công
6 Thiết bị,phương tiện thi công chính
Trang 50Email: lehuethuduc@gmail.com 50
III/4 MẪU BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG-QCP
LINK
Trang 51III/5 MẪU KẾ HOẠCH KIỂM TRA VÀ THÍ NGHIỆM - ITP
Trang 52Email: lehuethuduc@gmail.com 52
III/6 MẪU CHECKLIST KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG
LINK
Trang 53IV MẪU KIỂM SOÁT TỔNG HỢP
2 BIỂU THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI
1 BIỂU THEO DÕI HỒ SƠ TÀI LIỆU IN - OUT
3 BIỂU THEO DÕI NHỮNG LỖI CHẤT LƯỢNG
4 BIỂU THEO DÕI CÁC MỐC TIẾN ĐỘ
5 BIỂU THEO DÕI NHỮNG VẤN ĐỀ
6 BIỂU THEO DÕI CÁC BÊN LIÊN QUAN
7 BIỂU THEO DÕI RỦI RO
8 BIỂU THEO DÕI NHỮNG LỖI AT & MT
9 BIỂU THEO DÕI HỒ SƠ NGHIỆM THU
10 BIỂU THEO DÕI CHI PHÍ THANH TOÁN
Trang 54Cấp quyết định đầu tư:
Địa điểm xây dựng:
Quy mô công trình: Được duyệt:………… Thực hiện……
Tổng mức đầu tư được duyệt: ………
Thời gian khởi công - hoàn thành: Được duyệt:…Thực hiện
Tổng hợp chi phí đầu tư đề nghị quyết toán
Thuyết minh báo cáo quyết toán
Trang 55V/2 MẪU BÁO CÁO DỰ ÁN HOÀN THÀNH
BÁO CÁO HOÀN THÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG
(Tham khảo TT.04-2019-BXD)
1 Tên hạng mục công trình, công trình xây dựng:
2 Địa điểm xây dựng
3 Tên và số điện thoại liên lạc của cá nhân phụ trách trực tiếp:
4 Quy mô công trình xây dựng:
5 Danh sách các nhà thầu, giám sát thi công xây dựng
6 Ngày khởi công và ngày hoàn thành (KH và thực tế)
7 Phạm vi công việc xây dựng chủ yếu đã được thực hiện
8 Đánh giá về chất lượng công trình so với yêu cầu của thiết kế
9 Báo cáo về các điều kiện để đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng
10 Kèm theo báo cáo là danh mục hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng
Trang 56Email: lehuethuduc@gmail.com 56
A Guide to Project Management Body of Knowledge –
PMBOK - Sixth Edition - 2017
Construction Extension to the PMBOK Guide- 2016
Agile Practice Guide – Agile Alliance- PMBOK 6th -2017
TCVN ISO 21500:2012- Hướng dẫn quản lý dự án
TCVN ISO 21504:2015-Quản lý dự án, Chương trình và Danh
mục đầu tư: Hướng dẫn quản lý Danh mục đầu tư
TCVN ISO 21505:2017-Quản lý dự án, Chương trình và Danh
mục đầu tư: Hướng dẫn quản trị
Book of Forms - PMI
TÀI LIỆU THAM KHẢO