việc trong môi trường năng động, làm việc khoa học, bài bản, được học hỏi vàphát triển, thu nhập tốt.Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng được thành lập dựa trênluật doanh nghi
Trang 1Và thực tập tốt nghiệp cuối khóa là dịp chúng em được học hỏi, tiếp cận vớimôi trường làm việc thực tế tại cơ sở, qua đó có điều kiện so sánh và đánh giá líthuyết đã học thực tiễn mà trọng tâm là kiến thức chuyên ngành quản lí cung ứng
và phân phối thuốc
Thông qua quá trình học tập, chúng em được học hỏi và làm quen vớichuyên môn, bước đầu tìm hiểu thực tế các nội dung đã học ở chuyên ngành quản
lí cung ứng và phân phối thuốc Thực tập tốt nghiệp lần này là cơ hội quý báugiúp tôi gắn phần lý thuyết đã học với thực tế nghề nghiệp với 3 mục tiêu sau:
+ Tìm hiểu và nắm được cách thức các công việc cơ bản về chuyên ngành quản lí cung ứng và phân phối thuốc nói chung và của Công ty trách nhiệm hữu hạn Hoa Hồng nói riêng.
+ Tìm hiểu được mô hình tổ chức quản lý của Công ty
+Thực hành kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ và thực hiện được các chức trách nhiệm vụ của dược sĩ đại học tại các vị trí được phân công.
Trang 2NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP
I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
1.1 Tên giao dịch : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DƯỢC PHẨM HOA HỒNG
* Mã số đăng ký doanh nghiệp: 6200033758
1.2 Địa điểm kinh doanh phân phối thuốc: Số nhà 034, Đường Trần Phú, Tổ
14, Phường Tân Phong, Thành Phố Lai Châu, Lai Châu
* Người Đại diện pháp luật: PHẠM VĂN BẮC
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa
+ Gia công sản xuất nhập khẩu
+ Đấu thầu, cung cấp thuốc tại các bệnh viện, cơ sở y tế công lập
1.3 Quá trình hình thành, phát triển của công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng thành lập từ năm 2009tại Thành phố Lai Châu giữa lúc ngành Dược đang trên đà phát triển, ngành Côngnghiệp Dược trong nước bước đầu tạo dựng được thương hiệu, cơ chế nhập khẩuthuốc cũng được mở rộng Công ty thành lập và không ngừng phát triển, là nhàphân phối của nhiều hãng dược phẩm uy tín trong nước và nước ngoài: Công ty cổphần Dược VTYT Hải Dương - Việt Nam, Panpharma – Pháp, Anfarmhellas S.A -
Hy Lạp, Popular Pharmaceuticals Ltd – Bangladesh, Công ty CP FreseniusKabiBidiphar -Việt Nam – LD, … Các thuốc Công ty trách nhiệm hữu hạn dượcphẩm Hoa Hồng phân phối là các sản phẩm bán chạy, uy tín và có chất lượng,được nhiều bệnh viện, bác sỹ lựa chọn, nhiều bệnh nhân sử dụng
Chiến lược của công ty ngay từ đầu là phân phối các thuốc tốt, có chất lượngcao và mang lại nhiều lợi ích cho người bệnh và cho cộng đồng Nhân viên làm
Trang 3việc trong môi trường năng động, làm việc khoa học, bài bản, được học hỏi vàphát triển, thu nhập tốt.
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng được thành lập dựa trênluật doanh nghiệp, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của mìnhtrong số vốn do Công ty quản lý Qua quá trình hình thành và phát triển, với sự nỗlực không ngừng của đội ngũ ban giám đốc cũng như nhân viên, hiện nay công ty
có cơ sở vật chất đầy đủ, văn phòng, cửa hàng, nhà kho tạo nhiều thuận lợi chokinh doanh
Hiện nay, Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng mở rộng quy
mô, địa bàn hoạt động, hàng hóa được tiêu thụ với mạng lưới đại lý rộng khắp ởcác tỉnh miền Bắc và miền Trung Công ty đã có thị trường tương đối ổn địnhtrong lĩnh vực phân phối dược phẩm ở khu vực miền Bắc và miền Trung Là mộttrong những công ty phân phối có sự ảnh hưởng nhất định đến hệ thống phân phốidược phẩm ở khu vực, đặc biệt là những khu vực các tỉnh miền núi như Lai Châu,Điện Biên, Yên Bái
1.4 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Chức năng: Là một doanh nghiệp thương mại chuyên phân phối dược phẩm,
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng xác định là cầu nối giữangười sản xuất và tiêu dùng Công ty được thành lập với chức năng chính là buônbán dược phẩm, là đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa dược phẩm, gia côngsản xuất nhập khẩu, đấu thầu, cung cấp thuốc tại các bệnh viện, các cơ sở cônglập Kết hợp sự hiểu biết về thị trường tại địa phương với kiến thức và công nghệtiên tiến để gia tăng khả năng cạnh tranh của đối tác để cùng phát triển
Nhiệm vụ: dược phẩm là mặt hàng kinh doanh đặc biệt, tác động trực tiếp
đến sức khỏe, tính mạng con người Nên nhiệm vụ của công ty là phải đưa đượcnhững sản phẩm có chất lượng, uy tín đến người tiêu dùng, đó mới là mục tiêuhàng đầu vì sự phát triển của Công ty, tìm kiếm khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhucầu của khách hàng trong khoảng thời gian nhanh nhất Duy trì mối quan hệ vớikhách hàng, tạo dựng niềm tin vào công ty để từ đó cùng nhau phát triển
Trang 4Hệ thống nhà thuốc
Quy mô kinh doanh: quy mô hoạt động của công ty rộng khắp, phân phối tớicác bệnh viện, công ty Dược và hệ thống các đại lý, quầy thuốc, nhà thuốc
1.5.1 Tổ chức: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:
Công ty trách nhiệm hữu hạn dược phẩm Hoa Hồng là doanh nghiệp có quy
mô vừa, thực hiện hạch toán độc lập và quản lý theo chế độ một thủ trưởng (giámđốc), một phó giám đốc, công ty đã lựa chọn mô hình quản lý trực tuyến chứcnăng
1.5.2 Nhân sự
Nhân sự công ty là 18 người, trong đó có 2 dược sỹ đại học, 01 cử nhân kếtoán, 02 cử nhân quản trị kinh doanh, một lái xe, còn lại là các trình dược viên cótrình độ cao đẳng dược
1.5.3 Sơ đồ tổ chức của công ty
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty trách nhiệm hữu hạn dượcphẩm Hoa Hồng
- Phòng Hành chính nhân sự, kế toán: Trưởng phòng là Cử nhân kế toán
Phạm Văn Bằng: làm các công việc về văn phòng, tuyển dụng nhân sự của công
Trang 5ty Theo dõi tình hình tài chính, công nợ, lưu hóa đơn chứng từ, làm thuế, trảlương, thưởng cho nhân viên…
- Phòng Kinh Doanh : Trưởng phòng là Cử nhân kinh tế Nguyễn Văn Điệp
phụ trách mảng kinh doanh của công ty: lập kế hoạch, chiến lược kinh doanh, tìmhiểu, mở rộng thị trường, mặt hàng chiến lược của công ty, các chương trìnhmarketing, quảng cáo, xây dựng uy tín thương hiệu cho công ty…
- Phòng Kiểm soát chất lượng: Trưởng phòng là DSĐH Ngô Tuấn Hải kiểm
soát chất lượng đầu vào, hàng nhập, đầu ra các hàng hóa, sản phẩm của công ty,cảnh báo chất lượng sản phẩm, đề xuất với công ty, bên nhà sản xuất hoặc báo cáonhững sản phẩm kém chất lượng…
- Bộ phận Kho: Phụ trách kho là DSCĐ Nguyễn Thị Son: trực tiếp nhập –
xuất thuốc, đảm bảo các điều kiện bảo quản tốt cho từng loại sản phẩm, báo cáoxuất, tồn kho, những sản phẩm khó bảo quản của công ty
- Bộ phận Hồ sơ Thầu: DSĐH Đinh Tuấn Đạt: chuẩn bị giấy tờ hồ sơ thầu và
các công việc liên quan đến đấu thầu thuốc, gửi lên Sở Y tế
Ngoài ra, DSĐH Ngô Tuấn Hải còn tham gia quản lý Kho, hỗ trợ DSCĐ NguyễnThị Son bảo quản thuốc trong kho đúng quy định
Trang 6Hình ảnh công ty:
Trang 71.6 Hồ sơ pháp lý của công ty bao gồm :
1.6.1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: số 6200033758 đăng ký
lần đâu ngày 20/11/2009, lần 2 ngày 3/4/2014, do Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh LaiChâu cấp
Trang 81.6.2 Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược số
066/ĐKKD-/CLH cấp ngày 6/9/2018; Do Giám đốc Sở Y tế Tỉnh Lai Châu cấp
Trang 91.6.3 Giấy chứng nhận đạt “ THỰC HÀNH TỐT PHÂN PHỐI THUỐC”
( GDP) số 083/GDP cấp ngày 6/9/2018; Do Giám đốc Sở Y tế Tỉnh Lai Châu cấp
1.6.4 Chứng chỉ hành nghề của DS phụ trách chuyên môn: DSĐH Ngô Tuấn
Hải - Chứng chỉ Hành nghề Dược số 2677/LCH-CCHND ngày 14/4/2014 do Sở Y
tế Tỉnh Lai Châu cấp
Trang 10II CƠ SỞ VẬT CHẤT, KĨ THUẬT CỦA CÔNG TY
2.1.Diện tích, thiết kế và xây dựng
Trụ sở kinh doanh : Số nhà 034, đường Trần Phú, tổ 14, Phường Tân Phong, Thành phố Lai Châu, Tỉnh Lai Châu
Công ty phân phối dược phẩm nằm ở Phường Tân Phong là trung tâm củathành phố Lai Châu nên rất thuận tiện trong việc đi lại, giao thương, giới thiệusản phẩm
Công ty có đầy đủ phòng riêng cho các phòng ban:
Phòng giám đốc, phòng phó giám đốc được bố trí cùng dãy
Phòng tài chính kế toán, nhân sự, phòng kinh doanh riêng, bộ phận hồ sơthầu và bộ phận kiểm soát chất lượng được bố trí chung
Riêng khu vực kho được bố trí riêng biệt, có diện tích lớn hơn nhiều so vớicác phòng ban, được bố trí tại tầng 3 và tầng 4 với tổng diện tích 300 m2
Ngoài ra còn có phòng trưng bày sản phẩm mẫu, một số sản phẩm nổi bật
mà công ty chuyên phân phối
Nhận xét: thiết kế và bố trí các phòng ban của công ty rất hợp lý, coa cầu
thang máy vận chuyển hàng hóa, kho rộng rãi
2.2 Trang thiết bị:
- Địa điểm Kho chứa thuốc nhập mua về chưa phân phối
Trang 11- Kho có diện tích 80 m2, riêng biệt, tại tầng 3 của tòa nhà, cao ráo thoángmát, cách xa nguồn ô nhiễm.
- Thiết kế kho thuốc kín đảm bảo thuốc không bị tác động trực tiếp của ánhsáng mặt trời và ổn định nhiệt độ, độ ẩm trong kho thuốc theo yêu cầu GPP, hệthống đèn chiếu sáng đầy đủ, đảm bảo thuận tiện trong việc xuất nhập dượcphẩm Khu vực kho là nơi tránh được các tác động từ côn trùng, mối hoặc chuộtgián
- Trần nhà được thiết kế đặc biệt, tường và nền được lát cẩn thận, hạn chếtối đa bị ẩm tường, ảnh hưởng bởi thời tiết, dễ vệ sinh
- Hệ thống giá kệ đầy đủ, đảm bảo độ chắc chắn và an toàn, được sơn đểtránh các trường hợp bị gỉ, thuận tiện khi vệ sinh, được bố trí thuận tiện trongviệc xuất nhập dược phẩm
- Những sản phẩm dễ vỡ hoặc có khối lượng nặng được sắp xếp ở tầng dưới
để hạn chế tối đa tình trạng đổ vỡ và cũng thuận tiện trong việc xuất nhập
- Khu vực kho được gắn camera đầy đủ, ở các góc kho, thuận tiện trongviệc giám sát và theo dõi, hạn chế dối đa những sai sót
- Có điều hoà nhiệt độ, nhiệt kế, ẩm kế có hiệu chuẩn, tủ lạnh để bảo quảnnhững dược phẩm có yêu cầu về điều kiện bảo quản trong tủ lạnh hoặc nhiệt độthấp dưới 15 độ Có hệ thống báo cháy tự động và các phương tiện dập cháy đảmbảo đủ điều kiện khi cần thiết
- Có các phương tiện hỗ trợ trong quá trình xuất nhập hàng, xe đẩy, thangsắt, các phương tiện vận chuyển như xe hàng, xe của công ty
- Có hệ thống internet và máy tính để kiểm soát lượng hàng xuất nhập
Hệ thống trang thiết bị của công ty
Trang 123.1 Các văn bản quy phạm pháp luật
Luật Dược số 105/2016/QH13 ngày 06 tháng 4 năm 2016 có hiệu lực thihành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017
* Nghị định số 54/2017/NĐ-CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ:Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Dược
* Nghị định số 155/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2018 của Chínhphủ: Sửa đổi, bổ sung một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanhthuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Y tế
* Thông tư số 36/2018/TT- BYT ngày 22 tháng 11 năm 2018 của Bộ Y tế “Quy định về thực hành tốt bảo quản thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 03/2016/TT-BYT ngày 21 tháng 01 năm 2016 của Bộ Y tếQuy định về hoạt động kinh doanh dược liệu
* Thông tư số 03/2018/TT- BYT ngày 09 tháng 02 năm 2018 của Bộ Y tế:Quy định về “Thực hành tốt phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc - GDP”
* Thông tư số 09/2020/TT- BYT ngày 10 tháng 6 năm 2020 của Bộ Y tế:Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 03/2018/TT-BYT ngày 09 tháng
02 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về thực hành tốt phân phối thuốc,nguyên liệu làm thuốc - GDP”
* Thông tư số 07/2017/TT- BYT ngày 03 tháng 5 năm 2017 của Bộ Y tế: “Ban hành danh mục thuốc không kê đơn
* Thông tư số 20/2017/TT- BYT ngày 10 tháng 8 năm 2017 của Bộ Y tế
“Quy định chi tiết một số điều của Luật dược và Nghị định số 54/2017/ NĐ-CPngày 08/5/2017 của Chính phủ về thuốc và nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soátđặc biệt”
Trang 13* Thông tư số 06/2017/TT- BYT ngày 03 tháng 5 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Y tế ban hành “Thông tư ban hành Danh mục thuốc độc và nguyên liệu độclàm thuốc”
* Thông tư số 42/2017/TT- BYT ngày 13 tháng 11 năm 2017 của Bộ trưởng
Bộ Y tế ban hành “ Danh mục dược liệu độc dùng làm thuốc”
* Thông tư số 11/2018/TT- BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ Y tế “Quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 03/2020/TT- BYT ngày 22 tháng 01 năm 2020 của Bộ Y tế:Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 11/2018/TT- BYT ngày 04 tháng 5năm 2018 của Bộ Y tế Quy định về chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc”
* Thông tư số 13/2018/TT- BYT ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Bộ Y tế “Quy định về chất lượng dược liệu, thuốc cổ truyền”
* Thông tư số 01/2018/TT_BYT ngày 18 tháng 01 năm 2018 của Bộ Y tế “Quy định ghi nhãn thuốc, nguyên liệu làm thuốc và tờ hướng dẫn sử dụng thuốc”
* Thông tư số 07/2018/TT-BYT ngày 12 tháng 4 năm 2018 của Bộ Y tế: “Quy định chi tiết một số điều về kinh doanh dược của Luật dược và Nghị định số54/2017/NĐ- CP ngày 08 tháng 5 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một
số điều và biện pháp thi hành Luật dược” ”
* Thông tư số 19/2018/TT-BYT ngày 30 tháng 8 năm 2018 của Bộ Y tế:Ban hành Danh mục thuốc thiết yếu
Một số văn bản khác:
* Nghị định số 176/2013/NĐ – CP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Chínhphủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực y tế - Có hiệu lực thihành từ ngày 31/12/2013
* Thông tư số 06/2011/TTBYT ngày 25 tháng 01 năm 2011 của Bộ Y tế Quy định về quản lý mỹ phẩm
-* Luật An toàn thực phẩm - Luật số 55/2010/QH12 ngày 17 tháng 6 năm
2010 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2011
* Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 02 tháng 02 năm 2018 của Chínhphủ- Quy định chi tiết một số điều của Luật An toàn thực phẩm
Trang 14* Nghị định số 115/2018/NĐ – CP ngày 04 tháng 9 năm 2018 của Chínhphủ: Quy định xử phạt vi phạm hành chính về an toàn thực phẩm - Có hiệu lựcthi hành từ ngày 20/10/2018
* Thông tư số 43/2014/TTBYT ngày 24 tháng 11 năm 2014 của Bộ Y tế Quy định về quản lý thực phẩm chức năng
-3.2 Tài liệu chuyên môn
- Dược thư Quốc gia Việt Nam 2018
- Thuốc biệt dược và cách sử dụng
4 Sổ theo dõi tác dụng không mong muốn của thuốc (ADR) BM.GPP – 04
5 Sổ theo dõi thuốc bị đình chỉ lưu hành BM.GPP – 05
7 Sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho BM.GPP – 07
8 Sổ theo dõi khiếu nại của bệnh nhân BM.GPP – 08
9 Sổ ghi chép hoạt động thông tin thuốc BM.GPP – 09
10 Báo cáo trong trường hợp thất thoát, nhầm lẫn thuốc,
nguyên liệu làm thuốc phải kiểm soát đặc biệt
BM.KSĐB – 01
11
Sổ theo dõi xuất, nhập, tồn kho thuốc dạng phối hợp có
chứa dược chất gây nghiện, thuốc dạng phối hợp có chứa
dược chất hướng thần, thuốc dạng phối hợp có chứa tiền
chất, thuốc độc, nguyên liệu độc làm thuốc, thuốc và dược
chất thuộc danh mục chất bị cấm sử dụng trong một số
ngành, lĩnh vực
BM.KSĐB – 02
Hình ảnh sổ sách tại công ty:
Trang 153.4 Các Quy trình thao tác chuẩn áp dụng tại công ty:
NGÀY BAN HÀNH
2 Quy trình nhập thuốc và kiểm tra thuốc
25/8/1018
3 Quy trình bảo quản thuốc trong kho SOP 03.GDP 25/8/1018
4 Quy trình kiểm tra, theo dõi chất lượng
25/8/1018
5 Quy trình vệ sinh kho SOP 05.GDP 25/8/1018
6 Quy trình kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết
25/8/1018
7 Quy trình kiểm soát mối, mọt, côn trùng,
các loại gặm nhấm trong kho SOP 07.GDP
25/8/1018
8 Quy trình xử lý thuốc bị hư hỏng, đổ vỡ SOP 08.GDP 25/8/1018
Trang 169 Quy trình theo dõi, ghi chép điều kiện bảo
11 Quy trình bán thuốc SOP 11.GDP 25/8/1018
12 Quy trình tiếp nhận và xử lý thuốc trả về SOP 12.GDP 25/8/1018
14 Quy trình mua, bán và quản lý thuốc phải
IV CÁC HOẠT ĐỘNG MUA THUỐC:
4.1 Mua thuốc: Hoạt động mua thuốc của công ty được thực hiện theo SOP
01.GDP ban hành ngày 25/8/2018
* Nguồn thuốc: Nguồn thuốc của công ty Hồng Hoa là các hàng nội địa và
hàng nhập khẩu từ nước ngoài, mua từ các công ty có uy tín, đảm bảo chấtlượng, nắm được về nguồn gốc của sản phẩm và trong quá trình thu mua có hóađơn đỏ đầy đủ
- Nhà cung ứng thuốc phải có đủ điều kiện kinh doanh thuốc: có đủ tư cáchpháp nhân, có uy tín trên thị trường (có GCN ĐDDKKD, địa chỉ công ty, công ty
đã đạt GDP - GSP, tên người giao dịch, số điện thoại…), chính sách giá cả, phânphối hợp lý…
- Thuốc phải được Bộ Y tế cho phép lưu hành: có đủ SĐK, thuốc nhập khẩu
có dán tem nhà nhập khẩu
- Thuốc phải có bao bì nguyên vẹn, sạch sẽ, nguyên niêm phong Nên muathuốc có hạn dùng dài (> 12 tháng) Đối với thuốc có hạn dùng ngắn (6 thángđến 12 tháng) phải được sự đồng ý của chủ nhà thuốc
Một số nguồn mua thuốc của công ty:
Công ty Cổ phần Dược phẩm Hậu Giang
Trang 17Công ty Cổ phần XNK Y tế Domesco
Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây
Công ty Cổ phần Dược phẩm Traphaco
Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2
Công ty Cổ phần Hóa dược phẩm Mekophar
Công ty TNHH Mega Lifesciences
Công ty Cổ phần Dược trang thiết bị Bình Định
* Kiểm tra hạn sử dụng khi nhận thuốc và có bảng theo dõi cụ thể khi tiếnhành nhập thuốc vào kho, tránh tình trạng quá hạn
* Thuốc vào kho phải được kiểm tra đầy đủ số lượng, ghi rõ từng loại, sốlượng, nhóm tác dụng theo đúng hóa đơn hoặc phiếu mua hàng
* Thuốc nhập kho phải được sắp xếp theo từng khu vực đúng quy định,thuận tiện trong việc xuất nhập
* Hồ sơ sổ sách liên quan đến việc mua thuốc được lưu giữ bảo quản cẩnthận, không được phép tự ý chỉnh sửa khi chưa có quyết định cấp trên
Hóa đơn mua thuốc của công ty
Trang 184.2.Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì
* Khi Công ty đặt hàng xong, các nhà cung cấp sẽ vận chuyển chủ yếubằng xe ô tô chuyên chở hàng đạt chuẩn điều kiện GDP, các điều kiện bảo quảnhàng hóa trong thùng đạt yêu cầu so với yêu cầu bảo quản trên nhãn hàng hóa
* Bao bì còn nguyên vẹn, không rách nát, không bị ướt, không tác động đếnchất lượng sản phẩm khi bên mua nhận sản phẩm
* Trường hợp khi nhà cung cấp đóng thùng những hàng có cùng điều kiệnbảo quản để vận chuyển thì nhà cung cấp ghi rõ ở ngoài thùng: Tên công ty, địachỉ, số điện thoại của công ty
* Một số sản phẩm đặc biệt sẽ được vận chuyển riêng và theo hình thức hạnchế tối đa sự ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm
* Mỗi lần vận chuyển nhà cung cấp sẽ được lưu giữ thông tin, khi có sai sótCông ty gọi điện và đều được trích xuất về đơn hàng, thời gian vận chuyển
4.3 Giao hàng và gửi hàng
* Khi Nhà cung cấp giao hàng, nhân viên Công ty sẽ tiến hành kiểm trahóa đơn đúng về tên, địa chỉ công ty, kiểm tra trên máy tính về đơn hàng đãgọi, sau đó so sánh hóa đơn và số lượng hàng thực tế phía nhà cung cấpgiao, kiểm tra cẩn thận kết hợp kiểm soát chất lượng hàng, tránh sai sót Nếu
có sự chệnh lệch về về số lượng, hàng chưa đảm bảo chất lượng sẽ được để
ra khu vực chờ xử lý, phía công ty gọi điện trao đổi với nhà cung cấp để bùhàng hoặc trả hàng
* Thường Công ty sẽ lên đơn và mua hàng trong ngày Trường hợp hàngkhan hiếm hoặc phải chờ lâu, nhân viên của Công ty sẽ lên đơn hàng và báo sớm
Trang 19với nhà cung cấp, nhằm tránh sự thiếu hụt hàng hóa và đảm bảo trong kho luôn
đủ và dư thừa lượng hàng khi khách hàng cần gấp
* Hàng mua về cần yêu cầu bên phía nhà sản xuất, nhà phân phối ghi rõ tênđịa chỉ, không cần ghi số lượng và chủng loại bên ngoài
4.5 Khiếu nại, thu hồi, các sản phẩm bị trả lại
* Khi hàng hóa có lỗi từ nhà sản xuất thì sẽ làm đơn khiếu nại để đổi trả sảnphẩm cho nhà sản xuất, nhà phân phối sớm nhất có thể nếu hàng hóa nhận khôngđúng tiêu chuẩn chất lượng như cam kết ban đầu
* Khi sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng, hết hạn, ảnh hưởng đến chất lượng sảnphẩm thì công ty sẽ tiến hành làm đơn thu hồi sản phẩm và xử lí theo qui định củaluật dược
* Các sản phẩm bị trả lại sẽ được để ở khu vực kho riêng chờ kiểm tra và xử
lí, với các trường hợp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hình ảnh mỹ quan củasản phẩm thì sẽ liên hệ bên nhà sản xuất hoặc nhà phân phối
4.6 Tự kiểm tra
* Hàng hóa nhận về đều phải có hóa đơn đầy đủ và được lập danh sách trongmáy tính, hệ thống quản lí hàng hóa của công ty rõ ràng để thuận tiện cho việctheo dõi
* Khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì cần kiểm tra kĩ số lượng, phân loại, cảmquan chất lượng bằng mắt trên bao bì sản phẩm Kiểm tra lô, ngày sản xuất, hạn
sử dụng cẩn thận theo quy định
* Tiến hành tự kiểm tra theo đợt, theo chu kì để tránh sự sai sót lớn hoặc tùđọng sai sót
Trang 20Nhận xét: Mọi hoạt động mua thuốc của công ty Hồng Hòa đều thực hiện rất
nghiêm túc theo SOP, các hàng hóa mua về đều có hóa đơn, chứng từ đầy đủ,được nhập vào phần mềm quản lý mua hàng của công ty
V CÁC HOẠT ĐỘNG BÁN THUỐC
Hoạt động bán thuốc của công ty được thực hiện theo SOP 11.GDP ban hành ngày 25/8/2018
5.1 Bán thuốc: Thị trường tiêu thụ của công ty là thị trường nội địa, trong đó
chủ yếu là thị trường miền bắc, đặc biệt các tỉnh miền núi như Lai Châu, LàoCai, Yên Bái, Lạng Sơn…
Trước khi bán thuốc, Nhân viên công ty chốt tên thuốc, số lượng của kháchhàng gửi bộ phận kiểm kê
Bộ phận kiểm kê thực hiện lấy thuốc tại kho, kiểm tra, đối chiếu số lượng,chủng loại, chất lượng, hạn dùng trước khi xuất ra để bán cho khách hàng, phânphối cho các công ty, nhà thuốc
* Đơn hàng được lưu lại trên hệ thống máy tính quản lí hàng hóa của côngty
* Khi bán thuốc cho các đơn vị, cơ quan, bệnh viện thì phải có giấy giớithiệu của các đơn vị, cơ quan
* Người phụ trách xuất bán hàng phải có trình độ chuyên môn về dược, từtrung cấp dược trở lên, có sức khỏe, có đạo đức nghề nghiệp, không mắc bệnhtruyền nhiễm
* Trước khi mở cửa đón tiếp khách hàng, nhân viên bán hàng cần phải chuẩn
bị đầy đủ các phương tiện, sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, sạch sẽ và hợp lý để xuấtbán thuốc được nhanh chóng thuận tiện và tránh nhầm lẫn
* Đối với các đơn hàng lớn cần có nhiều người làm các công đoạn để vừa rútngắn thời gian vừa kiểm tra được sự chính xác của đơn hàng, tránh gây nhầm lẫn
* Bán xuất hàng theo nguyên tắc: ” hết hạn trước xuất trước, nhập trước xuấttrước”
5.2 Vận chuyển, bao bì vận chuyển và ghi nhãn trên bao bì
Trang 21* Vận chuyển chủ yếu bằng xe ô tô chuyên chở hàng của Công ty Nhữngđơn hàng xa sẽ được gửi qua giao hàng bưu điện.
* Các đơn hàng được đóng gói riêng, bao bì còn nguyên vẹn, không ráchnát, không bị ướt, không tác động đến chất lượng sản phẩm khi bên mua hàngnhận sản phẩm Ô tô của công ty sẽ trả hàng tận nơi trong ngày hoặc theo hẹn
* Trường hợp đóng thùng để vận chuyển thì được ghi rõ ở ngoài thùng tên,địa chỉ, số điện thoại người nhận và người gửi tránh gây nhầm lẫn
* Một số sản phẩm đặc biệt sẽ được vận chuyển riêng và theo hình thức hạnchế tối đa sự ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm như thuốc tiêm, thuốc đặt bảoquản lạnh sẽ được làm lạnh bằng đá khô và đóng trong thùng xốp kín
* Mỗi lần vận chuyển sẽ được lưu giữ thông tin
* Hàng giao đi, gửi đi sẽ được đóng gói cẩn thận, kèm hóa đơn
5.5 Khiếu nại, thu hồi, các sản phẩm bị trả lại
* Khi sản phẩm có dấu hiệu hư hỏng, hết hạn, ảnh hưởng đến chất lượng sảnphẩm thì công ty sẽ tiến hành làm đơn thu hồi sản phẩm và xử lí theo qui định củaluật dược
* Các sản phẩm bị trả lại sẽ được để ở khu vực kho riêng chờ kiểm tra và xử
lí, với các trường hợp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hình ảnh mỹ quan củasản phẩm thì sẽ liên hệ bên nhà sản xuất hoặc nhà phân phối để thông báo đổi, trảhoặc xử lý
5.6 Tự kiểm tra
Trang 22* Hàng hóa xuất đi cần kiểm tra kĩ số lượng, phân loại, đối chiếu với đơnhàng để tránh nhầm lẫn, sai sót.
* Hàng hóa xuất đi đều phải có hóa đơn đầy đủ và được lập danh sách trongmáy tính, hệ thống quản lí hàng hóa của công ty rõ ràng để thuận tiện cho việctheo dõi
* Tiến hành tự kiểm tra theo đợt, theo chu kì để tránh sự sai sót lớn hoặc tùđọng sai sót
Trang 23VI BẢO QUẢN THUỐC
Hoạt động bảo quản thuốc được thực hiện theo SOP 03.GDP, SOP 04.GDP, SOP 05.GDP, SOP 06.GDP, SOP 07.GDP, SOP 08.GDP, SOP 09.GDP, SOP 10.GDP
6.1 Cách sắp xếp trong kho
* Quy định trong kho
- Kho thuốc có các hoạt động: Nhập thuốc, bảo quản, xuất thuốc Kho thuốcthuộc quản lý của phòng kế hoạch kinh doanh công ty có cán bộ quản lý
Mọi nhân viên trong kho thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảoquản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và được quy định rõ trách nhiệm, công việccủa từng người bằng văn bản
Các cán bộ, tổ trưởng của kho thường giám sát, kiểm tra, ghi chép đầy đủ cáchoạt động của kho như:
+ Theo dõi điều kiện bảo quản kho, thiết bị bảo quản
+ Các thiết bị cần thiết trong kho như nhiệt kế, ẩm kế, tủ lạnh, điều hòa haichiều, hệ thống báo cháy và chữa cháy, giá, kệ
Trang 24+ Kiểm tra sự sắp xếp trong kho
+ Kiểm tra điều kiện bảo quản, phương tiện vận chuyển
+ Ghi chép toàn bộ công việc xuất nhập
- Tất cả thủ kho, nhân viên làm việc tại khu vực kho khi vào phải thay trang
phục, giày dép, vệ sinh cá nhân
* Sắp xếp hàng hóa trong kho
Hàng hoá khi nhập vào kho phải được phân loại thành từng nhóm khác nhau để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản, cấp phát
- Với các thành phẩm thuốc, sau khi nhập về phân loại như sau:
+ Phân loại theo nhóm thuốc : Thuốc phải KSĐB như thuốc gây nghiện, thuốc độc, thuốc hướng thần, tiền chất bảo quản tủ riêng, có khóa chắc chắn; các thuốc phải KSĐB khác để ở khu vực riêng
+ Phân loại theo tác dụng dược lý: Thuốc kháng sinh, thuốc hạ nhiệt giảmđau, thuốc tim mạch,
+ Phân loại theo dạng thuốc: Thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược
- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình tự A, B, C của danh pháp thông dụng quốc tế
- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp phải dựa trên nguyên tắc FIFO, tức là những thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài để tiện theo dõi, cấp phát
* Bảo quản
- Bảo quản theo yêu cầu của nhà sản xuất ghi trên bao bì sản phẩm
- Danh mục các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt do chủ nhà thuốc, ngườiquản lý lập
- Yêu cầu bảo quản:
+ Các thuốc yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ từ 2-15oC thì để ngăn tủ mát lạnh+ Các thuốc yêu cầu bảo quản tránh ánh sáng để trong chỗ tối
+ Các thuốc khác không có yêu cầu bảo quản đặc biệt thì bảo quản ở nhiệt
độ phòng, trên kệ, giá tủ Không để trên mặt đất, không để giáp tường, tránh mưahắt, ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp
