Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH ISERVICESOFT VN

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ISERVICESOFT VN ………... Tiền lương có vai trò tác động đòn bẩy kinh tế, tác động trực tiếp đến người

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI

CÔNG TY TNHH ISERVICESOFT VN

GVHD: TH.S ĐỖ THỊ THU THỦY SVTH: NGUYỄN THỊ MỘNG TUYỀN

MSSV: 1211516001

KHÓA: 2012 - 2014

TP.HỒ CHÍ MINH – THÁNG 08/2014

Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể qúy thầy, cô Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại Học Nguyễn Tất Thành đã cung cấp toàn bộ kiến thức về chuyên ngành kế toán và giúp tôi hoàn thành khóa học, đăc biệt là tạo cơ hội để tôi tiếp cận với môi trường thực tế thông qua đợt thực tập này

Tôi xin chân thành cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các anh chị - nhân viên Công ty Trách nhiệm hữu hạn ISERVICESOFT VN đã tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian tôi thực tập tại Quý Công ty Tôi đã tiếp thu được những kiến thức bổ ích về thực tế và góp phần to lớn trong việc từng bước hoàn thiện kỹ năng và kiến thức chuyên môn

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn giáo viên hướng dẫn – Cô Đỗ Thị Thu Thủy đã

hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành bài báo cáo thực tập đúng thời hạn quy định

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn cũng như các anh chị phòng kế toán của Công ty TNHH ISERVICESOFT VN đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này./

Tp.Hồ Chí Minh, ngày …… tháng … năm 2014

Sinh viên

Nguyễn Thị Mộng Tuyền

LỜI MỞ ĐẦU VÀ CAM KẾT ………

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH ISERVICESOFT VN ………

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ………

1.1.1 Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân………

1.1.2 Ngành nghề kinh doanh………

1.1.3 Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp………

1.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp ………

1.2.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán ………

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ ………

1.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán ………

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp ………

1.3.1 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng ………

1.3.2 Các chính sách kế toán áp dụng ………

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ISERVICESOFT VN ………

2.1 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty …………

2.1.1 Khái quát về quy trình ………

2.1.2 Chính sách quy trình ………

2.1.3 Quy trình ………

2.2 Kết quả công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty … 2.2.1 Các chứng từ liên quan ………

2.2.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty ………

2.2.2.1 Kế toán tiền lương ………

a) Tài khoản sử dụng ………

TRANG

1

2

2

2

2

2

3

3

3

4

5

5

5

8

8

8

8

9

13

13

13

13

13

c) Cách tính lương tại công ty ………

d) Hạch toán tổng hợp ………

2.2.2.2 Các khoản trích theo lương ………

a) Tài khoản sử dụng ………

b) Chứng từ sử dụng ………

c) Sổ sách kế toán liên quan ………

d) Quy định trích bảo hiểm hiện nay ………

e) Hạch toán tổng hợp ………

2.2.2.3 Xác đinh thuế thu nhập cá nhân ………

2.2.3 Các chứng từ, sổ sách, báo cáo liên quan………

2.2.4 Các công việc kế toán khác liên quan ………

2.2.5 Cách lưu trữ hồ sơ kế toán ………

CHƯƠNG 3: CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VÀ VĂN BẢN PHÁP LUẬT LIÊN QUAN ĐẾN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG ………

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ………

13

14

15

15

15

15

16

16

18

19

19

20

29

33

LỜI MỞ ĐẦU VÀ CAM KẾT

Trong nền kinh tế thị trường, lao động có vai trò quan trọng cơ bản trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó không chỉ là mối quan tâm của các nhà kinh tế, người lao động, mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội Vì vậy, Nhà nước luôn bảo vệ quyền lợi của người lao động, được biểu hiện cụ thể bằng luật lao động, chế độ tiền lương, chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ

Tiền lương có vai trò tác động đòn bẩy kinh tế, tác động trực tiếp đến người lao động, việc tính toán chính xác các khoản phải trả công nhân viên, kích thích người lao động quan tâm hơn đến kết quả lao động, doanh nghiệp phải tăng cường phát huy sang kiến cải tiến kỹ thuật nâng cao năng suất lao động, công tác tiền lương và các khoản trích theo lương

Để doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì công tác tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo tính đúng đắn, kịp thời và chính xác, giúp cho các nhà quản lý hiểu ra tính đúng đắn, hợp lý, hợp lệ các khoản chi phí về lao động cho vừa hạ được giá thành vừa đảm bảo đời sống vật chất cho người lao động, giúp cho người lao động hăng hái tham gia lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm đưa công ty từng bước ổn định và phát triển

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên em đã chọn đề tài: “ Quy trình Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH ISERVICESOFT VN” để làm đề tài cho bài báo cáo tốt nghiệp của mình

Nội dung báo cáo thực tập ngoài lời mở đầu và kết luận gồm có 3 chương như sau: Chương 1: Mô tả về hệ thống kế toán của Công ty TNHH ISERVICESOFT VN Chương 2: Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH ISERVICESOFT VN

Chương 3: Chuẩn mực kế toán và văn bản pháp luật liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Em xin cam kết tất cả những thông tin và số liệu trong bài báo cáo là số liệu thực

em lấy tại công ty.Nội dung bài báo cáo em dựa trên đề cương của trường Đại học Nguyễn Tất Thành tự nghiên cứu và làm, không sao chép từ các bài khác

CHƯƠNG 1: MÔ TẢ VỀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN

ISERVICESOFT VN

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Tên, địa chỉ, tư cách pháp nhân

- Người đại diện pháp luật: Ông LÝ VĂN NGẦU – Giám Đốc

- Địa chỉ trụ sở chính: Lầu 8, 35B-35C đường 3/2, Phường 11, Quận 10, TP.HCM

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

- Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính

- Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính

1.1.3 Sơ đồ tổ chức của Doanh nghiệp

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Iservicesoft VN 1.2 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp

 Kế toán ngân hàng và kế toán tiền mặt: phụ trách việc thu chi tài chính, báo cáo các khoản thanh toán của công ty và tài khoản tiền gửi ngân hàng, kiểm tra thường

THỦ QUỶ

KT THANH TOÁN

KT TIỀN MẶT VÀ

KT NGÂN HÀNG

KT LƯƠNG

xuyên và kịp thời hoạt động kế toán của các bộ phận nhằm theo dõi tình hình kinh doanh, quản lý chặt chẽ tiền hàng của công ty Quản lý hợp đồng vay vốn, thanh toán các khoản qua ngân hàng Theo dõi và thu chi tiền mặt, lập báo cáo cuối kỳ, phản ánh ghi chép kịp thời,đầy đủ tình hình thu chi, tồn quỹ tiền

 Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm về mọi nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài công ty

 Kế toán lương: có trách nhiệm chấm công, tính lương hàng tháng cho nhân viên, tính và trích theo lương các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định

 Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý số tiền hiện có của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán trưởng về số tiền do mình quản lý và cất giữ

1.2.3 Trình tự ghi số kế toán

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hình thức nhật ký chung

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

BẢNG CÂN ĐỐI PHÁT SINH

SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

SỔ QUỸ

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Doanh nghiệp

- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung Ghi sổ bằng phần mềm máy vi tính: Misa

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:

 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Giá gốc hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được ghi nhận khi giá gốc lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

- Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao TSCĐ và bất động sản đầu tư:

 Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vô hình, thuê tài chính): Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế Nguyên giá tài sản cố định bao gồm toàn bộ các chi phí mà Công ty phải bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó Các chi phí không thỏa mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ

 Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vô hình , thuê tài chính): Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính Thời gian này căn cứ theo quy định hiện hành: nhà cửa kiến trúc: 07-

25 năm, máy móc thiết bị: 03-07 năm, phương tiện vận tải, truyền dẫn: 06-12 năm, thiết bị, dụng cụ quản lý: 03-05 năm

- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Chi phí phải trả được ghi nhận dựa trên các ước tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng trong kỳ

- Nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu:

 Nguyên tắc ghi nhận vốn đầu tư của chủ sở hữu, thặng dư vốn cổ phần, vốn khác của chủ sở hữu: Vốn đầu tư của chủ sở hữu: Theo giấy đăng ký kinh doanh, vốn thực góp Thặng dự vốn cổ phần: ghi nhận theo quyết định của HđTV về lợi nhuận sau thuế

 Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Cuối năm tài chính theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng

- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:

 Doanh thu cung cấp dịch vụ: Sản phẩm dịch vụ (phần mềm ) hoàn thành và bàn giao cho khách hàng; khách hàng đã thanh toán đầy đủ tiền Khi cung cấp

dịch vụ, doanh thu được ghi nhận khi không còn những yếu tố không chắc chắn đáng kể liên quan đến việc thanh toán tiền hoặc chi phí kèm theo

 Doanh thu hoạt động tài chính: Tiền lãi, cổ tức được ghi nhận khi Công ty có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch và doanh thu được xác định tương đối chắc chắn Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất từng

kỳ Cổ tức được ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận cổ tức

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠICÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ISERVICESOFT VN

2.1 Quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

( Dựa vào bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2013)

2.1.1 Khái quát về quy trình

- Định nghĩa quy trình: Quy trình tiền lương bắt đầu từ thời gian làm việc của người lao động cho đến khi việc thanh toán lương được thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán

- Quy trình: bao gồm 3 quy trình

 Quy trình tính lương cho tất cả nhân viên

 Quy trình ký duyệt bảng lương

 Quy trình thanh toán và hạch toán lương

- Đối tượng chủ yếu liên quan đến quy trình này bao gồm:

 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài

 Nhân viên được trả lương vào ngày cuốicùng của tháng

 Công ty trả tiền lương, tiền thưởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập khác theo lương được quy định

- Chính sách thanh toán lương:

 Trên cơ sở lương cơ bản theo thang bảng lương của nhà nước, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo hiểm y tế (1,5%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) và bảo hiểm xã hội (7%) từ người lao động

 Công ty sẽ chịu 17% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp và 2% kinh phí công đoàn trên mức lương cơ bản

 Thanh toán bằng tiền VNĐ và bằng chuyển khoản

- Cơ sở tính lương: Bộ phận hành chánh nhân sự lập bảng chấm công; bảng chấm công được dùng để ghi lại số ngày và thời gian làm việc của người lao động ở công ty

2.1.3 Quy trình

Quy trình lương: Tính lương cho nhân viên

PHÒNG HÀNH

CHÁNH NHÂN SỰ

- Hằng ngày phòng nhân sự chấm công cho nhân viên, cuối tháng chuyển bảng

chấm công cho kế toán tiền lương

- Sau khi nhận được bảng chấm công, kế toán lương tiến hành lập bảng thanh

toán lương; tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân cho từng

nhân viên

 Mục đích: Đảm bảo thời gian làm việc của từng nhân viên là chính xác, đảm

bảo việc trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân được thực hiện

đúng theo luật lao động

Đối chiếu tính lương

Bảng thanh toán lương

Bảng chấm công thủ công

Lưu

2 - 1

Bảng chấm công thủ công

Bảng thanh toán lương

1 - 1

Quy trình lương: Ký duyệt bảng thanh toán lương

- Kế toán lương in bảng thanh toán lương ra và gửi sang kế toán trưởng và giám

đốc xét duyệt ký nhận

- Sau khi đã được ký duyệt đầy đủ, bảng lương được chuyển về phòng kế toán

cho kế toán lương

 Đảm bảo lương được kiểm tra và xét duyệt một cách đúng đắn trước khi chi

Bảng thanh toán lương

Bảng thanh toán lương

Bảng thanh toán lương

Kiểm tra, xét duyệt

Bảng thanh toán lương( đã xét duyệt)

2 - 1

Quy trình lương: Thanh toán lương và hạch toán

Kiểm tra, xét duyệt

Ngân hàng (làm thủ tục chuyển trả lương)

Ủy nhiệm chi (đã xét duyệt)

2 liên

Ủy nhiệm chi (chưa xét duyệt)

2 liên

Ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi (đã xét duyệt)

- Kế toán lương nhận bảng lương đã được ký duyệt sau đó chuyển sang bộ phận

kế toán ngân hàng và tiến hành hạch toán vào hệ thống kế toán

- Kế toán ngân hàng nhận bảng lương đã được ký duyệt tiến hành lập ủy nhiệm chi ( 2 liên) và chuyển ủy nhiệm chi sang cho Giám đốc ký duyệt

- Sau khi ủy nhiệm chi được ký duyệt ,kế toán ngân hàng cầm ủy nhiệm chi ra ngân hàng làm thủ tục chuyển khoản chi lương cho nhân viên

 Đảm bảo quá trình thanh toán lương được xét duyệt một cách trình tự , rõ ràng

và đảm bảo việc thanh toán lương cho nhân viên là chính xác và đúng thời gian

2.2 Kết quả công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

2.2.1 Các chứng từ liên quan

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương

- Ủy nhiệm chi

2.2.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty

2.2.2.1 Kế toán tiền lương

TK 3341 : Phải trả công nhân viên

Và các tài khoản có liên quan khác như 1121,6421, 3382…

Đối với nghiệp vụ tiền lương: công ty sử dụng sổ cái Tài Khoản 334, sổ cái Tài Khoản 338 để theo dõi lương phải trả, các khoản trích theo lương, sổ cái Tài Khoản

1121 theo dõi việc chi trả lương qua chuyển khoản

 Thu nhập chịu thuế = Lương cơ bản + Phụ cấp – Các khoản giảm trừ - (BHXH + BHYT + BHTN)

 Thu nhập thực lãnh = Thu nhập chịu thuế - Thuế thu nhập cá nhân

Ví dụ : Đối với nhân viênBùi Anh Khoa

 BHXH khấu trừ vào lương: 805.000 đ

 BHYT khấu trừ vào lương: 172.500 đ

 BHTN khấu trừ vào lương: 115.000 đ

 Thuế thu nhập cá nhân phải nộp: 965.865 đ

 Tổng thu nhập thực lãnh = 11.500.000 + 17.231.600 – (805.000 + 172.500 +

115.000 + 965.865) = 26.673.235 đ

( trích từ Bảng thanh toán tiền lương tháng 12/2013)

Tương tự đối với các nhân viên khác, kế toán lương sẽ tính lương cho các nhân

viên này và lập bảng thanh toán tiền lương cho công ty

Qua thực tế tại Công ty trách nhiệm hữu hạn ISERVICESOFT VN tại phòng kế toán của công ty trong tháng 12/ 2013 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về lương như sau: (đơn vị tính: VNĐ)

(1) 31/12: Tính lương tháng 12/2013

Nợ TK 6421: 124.862.720

Có TK 3341: 124.862.720 (2)31/12: Chi lương tháng 12/2013

Nợ TK 3341: 117.339.608

Có TK 1121: 117.339.608 (3) 31/12: Trích BHXH từ tiền lương công nhân viên

Nợ TK 3341: 4.354.000

Có TK 3383: 4.354.000 (4) 31/12: Trích BHYT từ tiền lương công nhân viên

Nợ TK 3341: 933.000

Có TK 3384: 933.000 (5) 31/12: Trích BHTN từ tiền lương công nhân viên

Nợ TK 3341: 622.000

Có TK 3389: 622.000 (6) 31/12: Tính thuế TNCN

Nợ TK 3341: 1.614.112

Có TK 3335: 1.614.112

2.2.2.2 Các khoản trích theo lương theo quy định

TK 338 :( Phải trả phải nộp khác ) được dùng để phản ánh tình hình thanh

toán các khoản phải trả, phải nộp khác ngoài nội dung, đã được phản ánh ở các tài khoản khác.Nội dung phản ánh trên các TK này: Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí SXKD và BHYT trừ vào thu nhập của CNV được phản ánh vào bên có Tình hình chỉ tiêu sử dụng KPCĐ, tính trả trợ cấp BHXH cho CNV và nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cơ quan quản lý cấp trên được phản ánh vào bên có

TK 338 công ty sử dụng 4 loại TK cấp 2 như sau:

 TK 3382: Kinh phí công đoàn

 TK 3383: Bảo hiểm xã hội

 Bảng thanh toán tiền lương

 Sổ chi tiết tài khoản 3382

 Sổ nhật ký chung

Ngoài các khoản tiền lương chính, lương phụ, tiền thưởng, công ty và công nhân viên (CNV) còn phải thực hiện nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội (BHXH ), bảo hiểm

y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) … theo quy định của Nhà nước, cụ thể như sau (Áp dụng cho giai đoạn năm 2012 - 2013) :

Ví dụ: Đối với nhân viên Đặng Yến Linh với mức lương cơ bản là 5.700.000 đ,

 Tài khoản 3382 – kinh phí công đoàn