Luận văn tốt nghiệp "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình"

Tháng 1/1957, Xí nghiệp X30, tiền thân của công ty giầy Thượng Đình ngày nay được thành lập, trụ sở ở 152 Thuỵ Khuê Hà Nội, thuộc sự quản lý của Cục quân nhu -Tổng cục Hậu cần Quân đội n

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức

quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình

LỜI NÓI ĐẦU

Kể từ khi nền kinh tế tập trung bao cấp của nước ta chuyển sang nền kinh

tế thị trường đã đem lại những cơ hội mới và cùng với cả những thách thức cho tất cả các thành phần kinh tế tham gia vào thị trường trong đó có cả các Doanh nghiệp Nhà nước Do vậy, có rất nhiều yêu cầu được đặt ra Một trong những yêu cầu đó là phải có bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với xu thế chung Thường khi nhắc đến các Doanh nghiệp Nhà nước là người ta nghĩ ngay đến một bộ máy

tổ chức quản lý cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả, trì trệ,

nhuận, điều cấp bách được đặt ra cho các Doanh nghiệp Nhà nước là giảm tối

đa chi phí gián tiếp Đối với các Doanh nghiệp sản xuất trong đó có cả Công

ty giầy Thượng Đình thì biện pháp giảm chi phí gián tiếp cũng là biện pháp cần phải thực hiện Muốn nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý thì phải nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức nếu chưa hợp

lý

Nhận thấy tầm quan trọng của việc hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở các Doanh nghiệp Nhà nước Cùng với những kiến thức tiếp thu được ở trường và qua thời gian thực tập tại Công ty giầy Thượng Đình Em đã lựa

chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình"

Phần 1: Thực trạng của bộ máy tổ chức quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình Phần 2: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý ở Công

ty giầy Thượng Đình

Do còn hạn chế nhiều về trình độ và kinh nghiệm thực tế nên bài luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong có sự thông cảm và chỉ bảo thêm của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn Thạc sỹ Nguyễn Thu Hà, cùng với sự giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong Phòng HC-TC đặc biệt là chú Phạm Hồng Việt Đã giúp đỡ em tận tình để hoàn thành bài luận văn này

Lê Công Song

PHẦN I THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ

Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH

1 Giới thiệu chung về Công ty giầy Thượng Đình

Loại hình Doanh nghiệp : Doanh nghiệp Nhà nước

Công ty Giầy Thượng Đình là một Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc

Sở công nghiệp Hà Nội, tiền thân là Xí nghiệp X30 thuộc Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam được thành lập năm 1957

Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giầy dép, phụ liệu, thiết bị da giầy và dịch vụ du lịch

Năng lực sản xuất đạt từ 4-5 triệu đôi giầy dép các loại/năm

2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty giầy Thượng Đình

Công ty giầy Thượng Đình Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc sở Công nghiệp thành phố Hà Nội có bề dày lịch sử 48 năm hình thành

và phát triển

Tháng 1/1957, Xí nghiệp X30, tiền thân của công ty giầy Thượng Đình ngày nay được thành lập, trụ sở ở 152 Thuỵ Khuê Hà Nội, thuộc sự quản lý của Cục quân nhu -Tổng cục Hậu cần Quân đội nhân dân Việt Nam, có nhiệm vụ sản xuất mũ cứng, giầy vải, dép xốp và mũ lồng vải lưới nguỵ trang cho bộ đội

Ngày 2/1/1961, Xí nghiệp X30 được chuyển giao từ Cục quân nhu sang Cục công nghiệp thuộc Uỷ ban hành chính Thành phố Hà Nội

Tháng 6/1965, X30 tiếp nhận một đơn vị công tư hợp doanh sản xuất giầy dép là liên xưởng kiến thiết giầy vải ở phố Trần Phú và Kỳ Đồng, và đổi tên thành nhà máy cao su Thụy Khuê, sản xuất hai loại sản phẩm chính và giầy vải và mũ cứng

Cuối năm 1970, nhà máy cao su Thuỵ Khuê sát nhập với xí nghiệp giầy vải Hà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Hà Nội

Tháng 6/1978, Xí nghiệp giầy vải Hà Nội hợp nhất với Xí nghiệp giầy vải

Hà Nội cũ lấy tên là Xí nghiệp giầy vải Thượng Đình đặt tại xã Khương Đình

Hà Nội Ngoài sản xuất giầy cho bộ đội, sản phẩm của Công ty đã vượt biên giới quốc gia đến Liên Xô, Cu Ba, Mông Cổ, Ba Lan, Cộng hoà dân chủ Đức

và Các nước trong phe xã hội chủ nghĩa

Những năm 1991 - 2002, mục tiêu được Xí nghiệp đề ra là phải có thị trường xuất khẩu và phải xuất khẩu bằng sản phẩm truyền thống của xí nghiệp Do vậy, Xí nghiệp đã quyết định vay vốn Ngân hàng Ngoại thương để nhập công nghệ sản xuất giầy cao cấp của Đài Loan

Xí nghiệp đã lắp đặt được 3 dây chuyền sản xuất giầy vải, đào tạo công nhân, tổ chức lại sản xuất được cả Xí nghiệp và Công ty Kỳ Quốc (Đài Loan)

nỗ lực thực hiện theo như thoả thuận trong hợp đồng cùng với sự hỗ trợ về vốn của Ngân hàng Ngoại thương

Tháng 9/1992, lô hàng đầu tiên của Xí nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế được xuất khẩu sang thị trường Pháp và Đức

Ngày 8/7/1993, theo quyết định của UBND thành phố Hà Nội, phạm vi chức năng của Xí nghiệp được mở rộng: trực tiếp xuất nhập khẩu và kinh doanh giầy dép cũng như các nguyên liệu máy móc, ngoài ra còn cả dịch vụ

du lịch Và chính thức được đổi tên thành Công ty Giầy Thượng Đình

Tháng 7/2004 Công ty Giầy Thượng Đình thành lập thêm nhà máy Giầy

Da xuất khẩu Hà Nam tại khuc Công nghiệp Đồng Văn Hà Nam

Tháng 2/2005 Công ty giầy tiếp nhận thêm công ty Cổ phần Cao su Hà Nội thành một trong các Công ty thành viên

Không chỉ coi trọng xuất khẩu, công ty còn chú ý đến sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường nội địa, nhằm tạo việc làm cho công nhân trong lúc trái

vụ Nhờ đặt chất lượng lên hàng đầu mà thị trường trong nước đã được Công

ty chiếm lĩnh phần lớn

Công ty vẫn không ngừng mở rộng sản xuất, cải tiến và bổ sung thiết bị

máy móc, đào tạo nâng cao tay nghề, trình độ, cải thiện đời sống cho

CBCNV

3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh :

3.1 Sản phẩm và nguyên vật liệu sản xuất

Cơ cấu sản phẩm của Công ty được chia thành 2 loại căn cứ vào phạm vi

mặt hàng sản xuất, đó là sản phẩm giầy nội địa sản xuất phụ thuộc vào nhu

cầu của thị trường và sản phẩm xuất khẩu sản xuất theo đơn đặt hàng của

khách nước ngoài Tỷ lệ sản phẩm sản xuất phục vụ việc tiêu thụ trên thị

trường nội địa năm 2003 chiếm 40% trong tổng số sản phẩm sản xuất ra, năm

2003 chiếm 38% gồm các loại giầy vải như giầy Bata, giầy bộ đội, giầy

Basket, giầy thể thao Mặt hàng giầy thể thao chiếm 70% cơ cấu hàng xuất

khẩu của Công ty, với nhiều kiểu mẫu khác nhau, 30% còn lại là các loại giầy

vải cao cấp, giầy thể dục nhịp điệu (phụ lục 1)

Nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất được nhập về theo từng mã sản phẩm

hoặc từng đơn hàng gồm có các loại: vải, mút, keo, cao su, hóa chất, chất phụ

gia, bao bì, Chi phí nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% giá thành sản phẩm

Nguyên vật liệu được khai thác từ nhiều nguồn khác nhau trong đó 80% là thu

mua trong nước, 20% còn lại chủ yếu được mua để sản xuất hàng xuất khẩu,

đó là các chi tiết trang trí giầy cao cấp, đinh khoá chất lượng cao, các loại vải

đặc chủng Phần lớn những nguyên vật liệu nhập khẩu đó trong nước chưa

sản xuất được hoặc đã sản xuất được nhưng chất lượng chưa đáp ứng được

yêu cầu cao của sản phẩm

Biểu: Tình hình cung ứng nguyên vật liệu năm 2004:

10 Bột nổ BN kg 1.125 1.200 106,6

3.2 Thị trường và đối thủ cạnh tranh

Công ty trải rộng khắp các tỉnh, thành phố trong cả nước Sản phẩm của Công

của Công ty đang dần trở nên phổ biến và các chi nhánh của Công ty ở thành phố Hồ Chí Minh đang tích cực tìm các biện pháp khai thác, mở rộng thị trường đầy tiềm năng này

Biểu: Bảng thống kê sản phẩm tiêu thụ nội địa 3 năm gần đây:

(đôi)

Giá trị (Đồng)

đã và đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hiện nay thị truờng này tương đối ổn định và có xu hướng mở rộng

Biểu: Bảng thống kê sản phẩm xuất khẩu 2002-2004:

10 Phần Lan 11,16 12,70 8,60 0,20 0,21 0,20

Tổng 5695,3 6157,42 4209,57 100 % 100 % 100 %

chịu những sức ép cạnh tranh rất lớn Trong cuộc đua tranh này, Công ty có được một số thuận lợi là hạn chế được việc cạnh tranh với các công ty của châu Âu, châu Mỹ nhưng lại gặp phải đối thủ cạnh tranh có ưu điểm giống mình là có thể sản xuất sản phẩm với giá bán thấp do giá lao động rẻ, có nhiều lợi thế hơn trong hoạt động nghiên cứu tìm kiếm thị trường, trong khả năng thay đổi liên tục kiểu dáng và mẫu mã sản phẩm, trong hoạt động xuất khẩu

trực tiếp không phải qua nhà trung gian

3.3 Máy móc thiết bị và quy trình công nghệ sản xuất

Công ty đang sử dụng các công nghệ sản xuất giầy vải, giầy thể thao, dép Sandal của Đài Loan, Hàn Quốc trên cơ sở cải tiến cho phù hợp với khả năng, trình độ và điều kiện lao động Đây là những dây chuyền có mức độ hiện đại, độ khép kín và tính tự động hoá phù hợp với tình hình thực tế của Công ty (Phụ lục 2)

hậu hoặc đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng Hiện nay, mặc dù Công ty đã trang bị dây chuyền sản xuất giầy vải, giầy thể thao khép kín và hiện đại, nhưng chỉ có dây chuyền sản xuất giầy vải là phát huy hiệu quả cao Đối với dây chuyền sản xuất giầy thể thao, do mới đầu tư áp dụng sản xuất nên chưa

có nhiều kinh nghiệm, không tận dụng được hết công suất của máy móc thiết

bị

Biểu: Danh mục một số máy móc thiết bị quan trọng:

TT Tên thiết bị

Số lượng (Đ/v chiếc)

Nguồn sản xuất

Năm sản xuất

Năm trang

bị

Chất lượng còn lại Ghi chú

Đài Loan Hàn Quốc

3.4 Vốn sản xuất kinh doanh

Những năm gần đây nguồn vốn kinh doanh của Công ty không ngừng tăng lên, trong đó nguồn vốn vay chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn kinh doanh Đặc điểm này có ảnh hưởng tới khả năng đảm bảo tài chính của Công ty, tỷ trọng này càng cao thì càng gây khó khăn cho quá trình sản xuất kinh doanh, đầu tư phát triển nhưng trong thời gian qua tỷ trọng này đã và đang giảm dần, đây là một nỗ lực rất lớn của Công ty cho dù mức độ giảm là rất chậm

Biểu: Vốn sản xuất kinh doanh của Công ty

3.5 Tình hình lao động của Công ty

Đặc điểm sản xuất của Công ty là sản xuất theo mùa vụ, lúc giáp vụ số lượng

công nhân phải được tăng cường để tập trung hoàn thành các đơn đặt hàng đúng

thời hạn, hết vụ lại giảm việc Năm 2003 số lao động của Công ty đã tăng 200

người, năm 2004 tăng 500 người là do kết quả đầu tư một dây chuyền sản xuất

giầy thể thao vào năm 2000 Cho dù với tổng số lao động hiện nay của Công ty

đã là 2052 lao động Như vậy nhu cầu lao động của Công ty vẫn luôn cần tăng

để có thể đảm bảo được hết công suất của dây chuyền sản xuất giầy thể thao này,

khi mà Công ty đã có các đơn đặt hàng cho loại giầy thể thao cao cấp Trong

năm 2005 mục tiêu về lao động của Công ty được giao cho phòng Hành chính -

Tổ chức là tuyển thêm 300 lao động phổ thông

Với đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất giầy dép, nhiều công đoạn

đòi hỏi sự tỷ mỉ, khéo léo nên lực lượng lao động nữ trong Công ty rất lớn, tỷ

lệ lao động nữ trong Công ty năm 2003 là 58,91%, năm 2004 là 58,22% và

năm 2005 là 61,26% Điều này gây ra không ít khó khăn và phức tạp trong

công tác lao động tiền lương, đặc biệt là trong viêc thực hiện các chính sách

xã hội cho lao động nữ

Biểu: Cơ cấu lao động theo trình độ và cấp bậc kỹ thuật

(Tính đến ngày 31/12/2004)

T

T Phân hạng CBCNV Tổng số

Trên Đại học

Đại học đẳng Cao học CN Trung bậc 5-7 CNKT bậc 1-4 CNKT Khác

Tuổi dưới

35

Tuổi 35-50

Tuổi trên 50

3.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong mấy năm gần đây

Trong vài năm trở lại đây, thị trường nội địa và thị trường xuất khẩu của Công ty nói riêng và của các công ty khác nói chung đều gặp phải những khó khăn và trở ngại về cạnh tranh, giá thành sản xuất, công nghệ Đứng trước những khó khăn này, doanh thu của năm 2003 giảm xuống chỉ đạt 88,76% so với năm 2002 Nhưng năm 2004 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức 106% so với năm 2003 và 94% so năm 2002 Mức độ tăng trưởng trở lại đạt được là nhờ áp dụng phương thức kinh doanh nhỏ gia công và mua nguyên vật liệu bán thành phẩm nên đã thu hút thêm được khách hàng xuất khẩu và nội địa Cũng nhờ vậy, trong năm 2004, tổng sản lượng, doanh thu, giá trị kim ngạch xuất khẩu và lợi nhuận đều tăng so với năm trước

Biểu Tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

3 Doanh thu Tỷ đồng 120 107,5 117 103,85 110

6 Lợi nhuận Triệu đồng 1.309 1.438 1.600 1.602 1.800

7 Đầu tư phát triển Triệu đồng 2.560 4.740 14.000 873 1.700

II THỰC TRẠNG CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ Ở CÔNG TY GIẦY THƯỢNG ĐÌNH

1 Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty giầy Thượng Đình được tổ chức theo mô hình kết hợp trực tuyến - chức năng Đây là mô hình tổ chức phổ biến mà rất nhiều Doanh nghiệp Nhà nước hiện nay đang áp dụng Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được phân thành hai cấp quản lý và trong phạm vi

đề tài chỉ đề cập đến cấp quản lý Doanh nghiệp:

- Cấp quản lý Doanh nghiệp (gồm Ban lãnh đạo và phòng ban chức năng)

- Thực trạng của cơ cấu tổ chức quản lý công ty Giầy Thượng Đình

Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy việc phân cấp quản lý là rất cụ thể

và rõ ràng Ngay trên sơ đồ đã thể hiện được các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty Từ việc đảm bảo mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên trực tiếp cho đến việc hỗ trợ giữa các bộ phận phòng ban ngang hàng với nhau trên nguyên tắc phối hợp cùng phục tùng Và theo mô tả công việc của các phòng ban và của các cá nhân thì việc phân định quyền hạn và trách nhiệm cũng được chỉ ra rất cụ thể Với những quy định về trách nhiệm như vậy là đã đảm bảo được việc thực hiện theo đúng nguyên tắc và yêu cầu chung của tổ chức quản lý

như vậy các công việc chức năng sẽ rất chuyên sâu và được đảm bảo quán xuyến hết khối lượng công việc được giao Tuy nhiên đôi khi vẫn còn tồn tại một vài trường hợp mà công việc bị chồng chéo Nguyên nhân là do những công việc phát sinh mà Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty muốn giao cho một vài khâu chức năng cùng giải quyết, xử lý Trong khi quyền hạn và trách nhiệm lại không được phân định rõ ràng như trường hợp công tác điều động lao động trong Công ty Công việc này thuộc về bộ phận quản lý lao động của Phòng Hành chính Tổ chức quản lý Và khi một bộ phận nào cần lao động phải thông qua Phòng Hành chính Tổ chức để xin lao động Nhưng trong thực

tế Giám đốc lại cho phép một vài bộ phận trực tiếp xin lao động ở Phân xưởng Trên nguyên tắc các bộ phận này khi xin người ở đâu cũng phải thông qua Phòng Hành chính Tổ chức Trường hợp sau đây sẽ minh chứng cho việc này: Khi Phòng Kế hoạch vật tư cần lao động cho việc kiểm đế ở Phân xưởng

Gò thể thao, lại không thông qua Phòng Hành chính Tổ chức mà lại trực tiếp xuống Phân xưởng xin lao động Như vậy Phòng Hành chính Tổ chức sẽ không kiểm soát được số lao động biến động này trong Công ty, dẫn tới công việc của bộ phận quản lý lao động không hoàn thành được nhiệm vụ một cách tốt nhất

Cơ cấu tổ chức của Công ty cũng rất linh hoạt trong những điều kiện thay đổi của bên ngoài cũng như bên trong nội bộ Công ty Trong vài năm qua cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý đã có nhiều lần thay đổi như tách ra nhập vào Đây cũng là do sự thay đổi của các môi trường bên ngoài như môi trường vĩ mô và do những yêu cầu cấp thiết bên trong đòi hỏi phải có sự thay đổi Trong thời gian tới sẽ có rất nhiều sự thay đổi từ môi trường vĩ mô như các chính sách, quyết định của thủ tướng chính phủ về việc sắp xếp lại bộ máy tổ chức của các doanh nghiệp Nhà nước Tất cả những điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải có một bộ máy linh hoạt, uyển chuyển với những thay đổi Mặc dù mỗi lần thay đổi là rất khó lấy lại được sự ổn định trong một thời gian ngắn Tuy nhiên đây lại là những yêu cầu cấp thiết mà các doanh nghiệp phải đáp ứng được nếu không sẽ bị tụt lại phía sau, dẫn tới kém hiệu quả trong công tác quản lý, làm ăn thua lỗ và phá sản

- Cấp quản lý Doanh nghiệp

Ban lãnh đạo của Công ty được sự giúp việc của các phòng, ban chức năng Trong Ban lãnh đạo có Giám đốc là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh

doanh của Công ty trước Nhà nước và toàn thể Công ty (xem Sơ đồ :Cơ cấu

tổ chức)

Trực tiếp giúp việc cho Giám đốc là 4 Phó giám đốc và 2 Trợ lý giám đốc,

và an toàn lao động Có cả đại diện của lãnh đạo về chất lượng - QMR

- Các mối quan hệ trong tổ chức của Công ty Giầy Thượng Đình

Quan hệ chỉ đạo

Là mối quan hệ trực tuyến theo chiều dọc từ trên xuống và từ dưới lên, đây

là mối quan hệ chủ yếu trong mọi doanh nghiệp nói chung và của Công ty giầy Thượng Đình nói riêng

- Mối quan hệ trong Ban lãnh đạo của Công ty

Ban lãnh đạo làm việc theo nguyên tắc một thủ trưởng, các Phó giám đốc

và Trợ lý giám đốc là những người giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện những mặt công tác cụ thể do Giám đốc phân công trách nhiệm hoặc ủy quyền Các Phó giám đốc có quyền quyết định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các mảng công việc do họ phụ trách Đối với những vấn đề mới phát sinh chưa có chủ trương thì báo cáo Giám đốc để bàn bạc và xin ý kiến giải quyết nhằm đưa ra được các quyết định một cách chính xác và đúng với phương hướng phát triển của Công ty

- Mối quan hệ của Ban lãnh đạo với các Phòng ban chức năng

Là mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo và quyết định các công việc của các phòng ban chức năng Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc và Ban lãnh đạo trong mọi công việc Và vẫn phải hoàn thành tốt những nhiệm vụ chức năng của mình Mối quan hệ này được thực hiện trên nguyên tắc điều khiển phục tùng Về cơ bản mối quan

hệ này rất đúng với nguyên tắc trên, nhưng đôi khi nguyên tắc này lại tạo ra một số vướng mắc cho các cấp thực hiện (cấp phục tùng) Nguyên nhân là do phát sinh một vài công việc có liên quan đến hai hoặc ba lãnh đạo trong Công

ty Giả dụ như việc chế độ nghỉ điều dưỡng tại nhà nghỉ của Công ty ở Sầm Sơn Việc này sẽ liên quan đến Phó giám đốc Thiết bị, An toàn lao động và

Vệ sinh môi trường và liên quan đến Tổ chức Công đoàn Công ty trong đó có

vị Chủ tịch Công đoàn Như vậy, sẽ không có vướng mắc nào nếu như ý kiến của các Lãnh đạo thống nhất Nhưng nếu mỗi vị Lãnh đạo lại có một ý kiến riêng thì sẽ rất khó cho các cấp dưới thực hiện Do đó trước khi đưa ra các quyết định mang tính mệnh lệnh, đòi hỏi phải có một sự thống nhất giữa các bên trong cấp lãnh đạo Có như vậy sẽ tránh khỏi trường hợp xảy ra việc cấp dưới không biết phải giải quyết ra sao để có thể thực hiện được cùng một lúc

cả hai ý kiến trái ngược nhau của cấp trên có liên quan

Quan hệ cộng tác

Là các mối quan hệ theo chiều ngang, giữa các phòng ban chức năng với nhau và giữa các bộ phận có liên đới trong công việc Trên cơ sở phối hợp cùng phục tùng nhằm hoàn thành các mục tiêu đã đề ra và các nhiệm vụ theo chức năng của mình

Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng với nhau: Các phòng ban

chức năng có nhiệm vụ hỗ trợ, bổ sung và tạo điều kiện cho nhau hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Các bộ phận này cùng nhau cung cấp các thông

hoạt động trong toàn Công ty, đạt tới hiệu quả chung cao nhất Nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài sự đùn đẩy thiếu trách nhiệm hay quá cứng nhắc, quá nguyên tắc trong công việc, dẫn tới tạo ra những khó khăn không cần thiết cho bộ phận có liên quan Mặc cho việc này có thể sẽ dẫn tới những

sự chậm chễ không đáng có hay những lợi ích và trách nhiệm khó xác định Như việc làm công tác quảng cáo và marketing của Công ty, đôi khi Giám đốc giao nhiệm vụ cùng một lúc cho hai đến ba bộ phận cùng thực hiện Nhằm mục đích tạo ra một sự hỗ trợ cho nhau giữa các bộ phận với những thông tin riêng của bộ phận tham gia Nhưng trong thực tế đôi lúc lại diễn ra ngược với chủ trương của Lãnh đạo Công ty Nguyên nhân là do tất cả cùng chịu chung trách nhiệm về kết quả cuối cùng nên khó tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hay ỷ lại, thiếu nhiệt tình trong công tác Để khắc phục tình trạng này, trong khi giao nhiệm vụ cho các bộ phận cùng thực hiện một công việc chung thì nên phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các phần công việc ở từng thời điểm Có như vậy mới tạo ra được một hiệu quả cao với những thành công nhất trong công việc

Ngoài công việc, nói chung ở Công ty các mối quan hệ không chính thức dựa trên cơ sở sự giao tiếp ứng xử, không mang tính hành chính là tương đối tốt

2 Chức năng và nhiệm vụ của Ban Giám đốc

- Giám đốc:

Là người đứng đầu Công ty, đại diện cho Nhà nước và công nhân viên, quản lý toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, đúng chính sách pháp luật của Nhà nước và Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức Giám đốc trực tiếp xây dựng định mức và chất lượng sản phẩm, coi đó là căn

cứ cơ bản để thực hiện chế độ lương, thưởng Giám đốc phải chịu mọi trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trước Nhà nước

và toàn thể Công ty

- Phó giám đốc Xuất nhập khẩu (XNK)

Phụ trách công tác XNK, công tác đối ngoại, giải quyết các công việc liên quan đến công tác XNK Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến khách hàng và thoả mãn các yêu cầu của khách hàng Phụ trách công tác thiết kế chế thử mẫu Phụ trách công tác hội nhập và ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh trong Công ty Phụ trách các phòng : Kinh doanh-Xuất nhập khẩu, Chế thử mẫu

- Phó giám đốc Sản xuất

Công tác quản lý kế hoạch sản xuất ngắn hạn, tổ chức sản xuất, tổ chức gia công bán thành phẩm và thành phẩm Công tác lao động và tiền lương khu vực sản xuất (Quyết định điều phối lao động giữa các phân xưởng sản xuất và phê duyệt thanh toán lương tuần của 2 phân xưởng May giầy vải và May thể thao) Công tác quản lý định mức cấp phát vật tư Phụ trách công tác sản xuất thử và sản xuất mẫu đối Phụ trách toàn bộ hệ thống kho của Công ty Chịu trách nhiệm cuối cùng về kế hoạch sản xuất và chất lượng giao hàng Phụ trách bộ phận kế hoạch của Phòng KH-VT, Phòng Sản xuất gia công, Xưởng sản xuất giầy vải, Xưởng sản xuất giầy thể thao

- Phó giám đốc Kỹ thuật công nghệ và chất lượng

Phụ trách công tác định mức vật tư Phụ trách công tác kỹ thuật công nghệ

và chất lượng sản phẩm Phụ trách quá trình thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000.Công tác đề tài, sáng kiến - cải tiến kỹ thuật Chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất thử và sản xuất mẫu đối Chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng sản phẩm Phụ trách phòng : Kỹ thuật công nghệ,

QC, Bộ phận hướng dẫn quá trình sản xuất của Phòng Chế thử mẫu, Bộ phận ISO thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức

- Phó giám đốc thiết bị, VSMT (vệ sinh môi trường) và ATLĐ (an toàn lao động)

Công tác quản lý, kiểm soát toàn bộ hệ thống máy móc, thiết bị áp lực trong Công ty Công tác lắp đặt, sửa chữa, bảo dưỡng, kiểm tra, kiểm định hệ thống máy móc, xem xét kế hoạch bổ sung thiết bị và phụ tùng thay thế Công tác quản lý việc sử dụng điện và nước trong toàn Công ty Công tác đào tạo công nhân vận hành máy móc thiết bị Công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường trong Công

ty Công tác bảo vệ và tự vệ Công tác chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, công tác dân số và kế hoạch hoá gia đình Công tác hành chính quản trị

và đời sống Công tác xây dựng, sửa chữa nhà xưởng và quản lý đất đai Phụ trách quỹ hỗ trợ công nhân, quỹ tai nạn rủi ro Thay mặt Giám đốc giải quyết mối liên hệ với các đoàn thể khi được uỷ quyền Phụ trách các bộ phận : Xưởng cơ năng, Phòng bảo vệ, Trạm Y tế, Ban vệ sinh công nghiệp và An toàn lao động, Bộ phận quản trị hành chính thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức

- Trợ lý Giám đốc

Tổng hợp các thông tin từ các phòng ban sau đó trình lên Giám đốc Tham

3 Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận phòng ban

Trong cơ cấu tổ chức của Công ty có 12 phòng ban chức năng và 01 Xưởng Cơ năng:

3.1 Phòng Hành chính - Tổ chức (HC - TC)

Tổ chức công tác lao động, tuyển dụng, đào tạo và quản lý lao động Tổ chức công tác tiền lương – BHXH: xây dựng các chính sách tiền lương, BHXH đối với người lao động, xây dựng và quản lý quỹ tiền lương trong Công ty, giải quyết các chế độ chính sách cho người lao động theo quy định của Nhà nước và Công ty Tổ chức công tác hành chính quản trị, văn thư và công tác đời sống, dịch vụ, du lịch của cán bộ công nhân viên Tổ chức công tác sửa chữa xây dựng nhà xưởng, cơ sở hạ tầng và công tác môi trường của Công ty Tổ chức hội chợ triển lãm, quảng cáo và công tác đối ngoại về các phần việc có liên quan Phụ trách về công nghệ thông tin trong Công ty Công tác thi đua: tham mưu cho Giám đốc, Hội đồng thi đua các chính sách thưởng, phạt thi đua; tổ chức xét duyệt các danh hiệu thi đua và quỹ tiền thưởng của Công ty Quản lý bộ phận ISO; Văn phòng Giám đốc Tham mưu cho Giám đốc các chính sách đối với người lao động về tiền lương, BHXH theo pháp luật và quy định của Nhà nước Nghiên cứu đề xuất với Giám đốc phương án sắp xếp tổ chức lao động định biên cho các bộ phận

Tóm lại, Phòng Hành chính - Tổ chức phải đảm nhận hầu hết các công việc nằm ngoài nghiệp vụ chuyên môn mà các phòng ban khác đang đảm nhận và thực hiện Từ quản lý vệ sinh môi trường, công tác sửa chữa, xây dựng cho đến các công việc mang tính nghiệp vụ chuyên môn khác như công tác quản lý nhân sự, công tác tiền lương, Tuy tất cả các công việc trong Phòng đều có sự tách biệt nhau, thành từng khối công việc riêng biệt hầu như không có sự liên quan đến nhau Và cũng không nằm chung trong một nơi mà lại nằm ở nhiều nơi khác nhau trong Công ty Cùng với nhiều bộ phận như vậy nên tổng số nhân viên của Phòng cũng rất đông Với nhiều bộ phận và đông cán bộ nhân viên như vậy nên mối quan hệ trong Phòng cũng đáng nói

Để quản lý từng đấy công việc và bấy nhiêu con người là một điều rất khó Và vấn đề ở đây là người đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý chung cho cả Phòng, đó là Trưởng phòng Trưởng phòng là người trực tiếp đưa ra các quyết định về tất cả các công việc mà Phòng đang đảm nhận Như vậy, có thể sẽ tạo

ra một sự thiếu triệt để, do bởi Trưởng phòng sẽ phải tiếp nhận có thể là cùng một lúc rất nhiều thông tin cần phải được xử lý ngay

Cùng với chức năng và nhiệm vụ rộng như vậy, nên tổng số cán bộ nhân viên của Phòng cũng rất đông Tính đến ngày 31/12/2004 tổng số cán bộ, nhân viên là 55 người Có thể nói một Phòng mà có khoảng 55 người với rất

nhiều việc phải đảm nhận, thì sự quản lý của các cán bộ đứng đầu là không thể tránh khỏi những thiếu sót Khi nói đến một Phòng ban với gần 60 nhân viên, người ta sẽ cho rằng đó là một phòng phải đảm nhận rất nhiều việc nên

có rất nhiều nhân viên như vậy Và với số nhân viên như thế vẫn có thể cho là quá nhiều và không cần thiết phải đông như vậy Nhưng trong thực tế, công việc tạp vụ, nhà ăn đã chiếm khoảng 30 nhân viên trong tổng số nhân viên của Phòng Trong khi hai bộ phận này không nhất thiết phải thuộc sự quản lý của Phòng Hành chính Tổ chức, mà có thể độc lập hoặc thuộc Bộ phận Hành chính quản trị trực tiếp quản lý Như vậy, phải có giải pháp khắc phục tình trạng cùng trong một phòng mà có bộ phận lại thiếu người trong khi lại có bộ phận rất nhiều người Như vậy, cơ cấu tổ chức của Phòng sẽ trở lên quá tổng hợp và ôm đồm nhiều việc mà chưa biết là có thể giải quyết hết không, giải quyết được thì hiệu quả đạt được có cao không,

* Biên chế nhân sự:

Trình độ Tuổi đời Chức năng

Số lượn

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài

chính kế toán của Công ty Điều hành, theo dõi hoạt động cũng như công việc

kế toán, tập hợp số liệu, xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo tài chính

theo từng kỳ

- Kế toán tổng hợp: Trợ giúp kế toán Trưởng, tổng hợp hết các số liệu do

các kế toán viên cung cấp Theo dõi công nợ của Công ty Tính toán nộp ngân

sách theo định kỳ

- Kế toán xuất khẩu: Phối hợp với các bộ phận kinh doanh thực hiện hợp

đồng xuất khẩu, cùng theo dõi hợp đồng Chịu toàn bộ trách nhiệm tài chính

của hợp đồng như đối chiếu chứng từ, theo dõi công nợ, quyết toán hợp đồng

- Kế toán nhập khẩu: Giống với kế toán xuất khẩu, chịu trách nhiệm theo

dõi các hợp đồng nhập khẩu

- Kế toán Chi nhánh và Xí nghiệp: Hướng dẫn các chi nhánh và xí nghiệp

các nghiệp vụ về mở sổ sách theo dõi hạot động của đơn vị, chế độ báo cáo

thống kê kế toán, hạch toán nội bộ theo kỳ nhất định

- Kế toán Chi phí và lương: Hạch toán các chi phí hoạt động kinh doanh

của Công ty Chịu trách nhiệm tính lương, thưởng, hoa hồng… cho nhân viên

Có trách nhiệm chấm công và phát lương cho nhân viên theo định kỳ

- Kế toán về tiền: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp các nghiệp

vụ thu chi, tiền quỹ Tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài Công ty, tổng

hợp tình hình vay vốn, huy động vốn