Thiết kế công việc tại công ty điện lực kon tum

Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổchức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được cáctiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹnăng của ngư

PHẠM XUÂN VINH

THIẾT KẾ CÔNG VIỆCTẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã số: 8.34.01.01

Đà Nẵng - 2020

Người hướng dẫn KH: TS Đoàn Thị Liên Hương

Phản biện 1: TS Nguyễn Xuân Lãn

Phản biện 2: PGS.TS Lê Chí Công

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn tốtnghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Kinh tế, Đạihọc Đà Nẵng vào ngày 17 tháng 10 năm 2020

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì cần có một đội ngũlao động có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp thu được khoa họccông nghệ tiên tiến trên thế giới Bởi đội ngũ lao động là nhân tốquyết định sự thành công của một tổ chức cũng như sự phát triển của

nó Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ta thì phải gây dựng chomình một đội ngũ người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; côngtác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác,phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực

Thiết kế công việc là điều cần thiết phải làm và cần thực hiệntốt để có nền tảng hoạt động cũng như quản lý tốt nhân sự Tại nước

ta thì hầu như thiết kế công việc còn khá mới mẻ, các doanh nghiệphoạt động nhưng chư xây dựng cụ thể thiết kế công việc Hoạt độngquản lý nhân sự còn chưa nhận thức và đánh giá đúng đắn, chưa hiểu

rõ bản chất của thiết kế công việc, vai trò của thiết kế công việc đốivới quản lý nhân sự do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tácnày Tại công ty điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc chưađược quan tâm và thực hiện đầy đủ

Thiết kế có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xemxét từ nhiều góc độ Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổchức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được cáctiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹnăng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là nhữngnhìn nhận trong thiết kế công việc Sự bỏ qua một trong những khíacạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của

tổ chức cũng như sự thỏa mãn của người lao động.

Ở nước ta thiết kế công việc được xây dựng và áp dụng nhiềuđối với dạng doanh nghiệp tư nhân Còn với doanh nghiệpnhà nước thiết kế công việc tồn tại dưới dạng lệnh miệng,văn bản giao nhiệm vụ, phân công công việc và mang tínhtổng hợp không chi tiết cụ thể Nó được hình thành trên cở

sở quy trình, quy định Tại Công ty Điện lực Kon Tum, côngtác thiết kế công việc được hình thành dưới dạng văn bảngiao nhiệm vụ và phân công công việc từ Phòng tổ chứchành chính ban hành Nó mang tính tổng quát công việc của

bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiếttừng công việc cụ thể Tại công ty, kết quả công tác thiết kếcông việc chỉ được đánh giá là phù hợp khi thang điểm đánhgiá thành tích hàng tháng, công trình, dự án,… được vậndụng tối đa trong công việc Cùng với sự chỉ đạo của Tậpđoàn Điện lực Việt Nam trong ba năm vừa qua việc sát nhậpcác đơn vị từ cấp điện áp 110kV qua 22kV (Công ty Điệnlực Kon Tum) kéo theo là việc sát nhập các bộ phận, phân bổnhân sự không phù hợp, do đó có rất nhiều tình trạng phòngban thừa, thiếu cán bộ công nhân viên Cán bộ không chuyênvẫn đảm nhiệm công việc, sự không phù hợp đến lĩnh vực -kinh nghiệm công việc giao, không đúng chuyên môn vànăng lực làm việc, ảnh hưởng của tuổi tác không bắt kịpđược với nhu cầu về công nghệ,….sinh ra tình trạng côngviệc giao chồng chéo và liên tục thay đổi mà khó có cáchgiải quyết hiệu quả, đánh giá không đúng năng lực đi kèmthù lao lao động, gây ra hình tượng bất bình chán nản không

khóc” Tinh thần trách

nhiệm không cao chất lượng công việc không đạt và năng suất làmviệc dần sẽ đi xuống Gần đây nhất là đã có một vài đơn xin nghỉviệc của cán bộ văn phòng, công nhân Theo khảo sát, đến cuối năm

2018, số công việc được thiết kế, sắp xếp lại chưa nhiều cung nhưcông tác thiết kế công việc chưa được chú trọng, mới chỉ dừng lại ởcác văn bản phân công, mang tính tổng quát công việc của bộ phậnphòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụthể

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác thiết kế công

việc, tôi lựa chọn đề tài “Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon

Tum” làm đề tài nghiên cứu Tuy nhiên phạm vi đề tài chỉ xét trong

lĩnh vực kế hoạch – kỹ thuật – Vật tư

2 Tổng quan nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến công tác thiết kế công việc

- Phân tích thực trạng thiết kế công việc tại công ty điện lực tỉnh Kon Tum

- Trên cơ sở phân tích và đi sâu tìm hiểu thuận lợi, khó khăn,những thành công cũng như hạn chế, qua đó đề xuất một số giải phápnhằm nâng cao hiệu quả công tác thiết kế công việc tại công ty điệnlực tỉnh Kon Tum

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng

Công tác Thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư Công ty điện lực Kon Tum

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác thiết kế côngviệc cho Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lựcKon Tum

Thời gian: Luận văn nghiên cứu vấn đề thiết kế công việc với

dữ liệu thiết kế công việc có liên quan được thu thập trong thời gian

2017 đến 2019 và định hướng phát triển thiết kế công việc choPhòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực trong giaiđoạn từ nay đến 2025

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Bố cục luận văn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1.1 Thiết kế công việc

a Khái niệm thiết kế công việc

Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạclại với nhau để tạo thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một

cá nhân, hay nhân viên thực hiện Nói cách khác thiết kế công việc làquá trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành và các phươngpháp được sử dụng để hoàn thành công việc cũng như mối quan hệcủa công việc đó với các công việc khác trong tổ chức Thiết kế côngviệc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai vànhững nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu

b Ý nghĩa của thiết kế công việc

Đối với người lao động, giúp bản thân người lao động hiểuđược các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc

Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đốivới các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng.Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc

c Các hình thức thiết kế công việc

Hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng côngviệc (job enlargement) và làm phong phú công việc (job enrichment)

d Các phương pháp thiết kế công việc

Phương pháp truyền thống:

Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động

e Tầm quan trọng của thiết kế công việc

- Giúp quy hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác:

- Giúp cho việc sắp xếp công việc hợp lý, cân bằng (Công việcphù hợp với mỗi người, con người phù hợp với công việc):

- Giúp nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công

việc:

- Giúp quản lý thù lao lao động một cách hữu hiệu:Bên cạnh đó giúp nâng cao chất lượng công việc đạt được

1.1.2 Các văn bản thiết kế công việc

- Bản mô tả công việc:

- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

1.2 NỘI DUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.2.1 Chuẩn bị thiết kế công việc

a Lựa chọn nguồn thông tin

Cán bộ thiết kế cần lắng nghe và ghi nhận những nguồn thôngtin nghiệp cụ thể tại các bộ phận khác có liên quan đến việc phối hợpcông việc với chức danh công việc cần thiết kế

c Lựa chọn phương pháp về hệ thống thu thập thông tin

Phương pháp bảng hỏi

Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồmnhững câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc

cụ thể Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điềnthông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn Bảng câu hỏi làphương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương phápnày quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thờigian và chi phí Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phùhợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềmmáy tính Tuy nhiên, việc thiết kế bảng câu hỏi khá tốn kém thời gian

và chi phí

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ thiết kế tiếnhành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc ngườigiám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động vềcác thông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ thiết kếcông việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏngvấn

Phương pháp quan sát-trao đổi

Trong phương pháp quan sát, cán bộ thiết kế công việc thiết

kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếpquá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vàomẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: quy trình thực hiệncông việc; các mối quan hệ trong công việc; máy móc, phương tiệnđược sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sátđược áp dụng chủ yếu những công việc mà hoạt động lao động diễn

ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ

dàng quan sát được pháp này là tốn thời gian quan sát, thông tin thuđược dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát vàngười được quan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết đangđược quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện côngviệc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liênquan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành

vi ra ngoài để quan sát như lập kế

hoạch, thiết kế… Phương pháp hội thảo

chuyên gia

Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằmthảo luận về công việc cần thiết kế giữa các chuyên gia là nhữngngười có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc,những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêmthông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thểphục vụ nhiều mục đích thiết kế công việc Tuy nhiên đây là phươngpháp tốn chi phí và thời gian

Phương pháp ghi chép nhật ký

Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thựchiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến côngviệc của mình vào biểu mẫu đã được thiết kế sẵn

1.2.2 Tiến hành thiết kế công việc

Công tác thiết kế công việc được tiến hành theo các bước nhưsau:

Bước 1: Đánh giá công việc hiện tại:

Xác định thiết kế công việc có cần thiết hay khả thi không? tổchức thảo luận quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên

quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi, hoặc phải đào tạo.

Bước 2: Phân tích công việc:

Kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phảilàm Cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm gì nơi làm việc mà có tầmquan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đó đồng thời xác định cácvấn đề liên quan

Bước 3: Thiết kế công việc:

Xác định các phương pháp để tiến hành công việc, thời gianlàm việc nghỉ ngơi, các kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cầnthiết, các thiết bị cần sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làmviệc

Việc thiết kế cần các bước nhỏ như sau:

- Mô tả công việc

- Phân tích tiêu chuẩn đối với bộ phận, cá nhân thực hiện công

việc

- Thiết kế, phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, cánhân

Công việc sau khi được thiết kế được giao cho từng bộ phận,

cá nhân thực hiện Đây là bước tiếp theo sau khi công việc được thiết

kế cụ thể

- Phân tích tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Xác định nội dung đánh giá: Có hai nội dung cơ bản về tiêuchuẩn hoàn thành công việc gồm: nội dung thuộc về số lượng, nộidung thuộc chất lượng Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mỗi tiêuchuẩn hoàn thành công việc có thể bao gồm một hay nhiều tiêu chíđánh giá Tiêu chí đánh giá bao gồm tiêu chí định tính và tiêu chí

định lượng.

Nội dung thiết kế những thông tin về công việc phải căn cứvào đặc điểm phát triển của tổ chức, tùy theo mục đích phân tíchkhác nhau mà có sự điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụngnguồn nhân lực đặc thù của từng tổ chức

1.3 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM CỦA THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.3.1 Yêu cầu đối với bản mô tả công việc

Trước tiên phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu vềcông việc

Hơn nữa, các nhiệm vụ và trách nhiệm được sắp xếp theođúng trình tự thực hiện trong thực tế

Ngoài ra, ngôn ngữ viết dễ hiểu, ngắn gọn: Mô tả công việc làmột tài liệu không chỉ cho nhà quản trị mà cho cả NLĐ sử dụng

1.3.2 Đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

Thứ nhất, các tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánhđược năng lực người có thể thực hiện công việc

Thứ hai, tiêu chuẩn đối với người thực hiện là yêu cầu tốithiểu đủ để thực hiện công việc: các tiêu chuẩn được mô tả là nhữngyêu cầu ở mức tối thiểu đối với người đảm nhiệm công việc, khôngphải là trình độ, năng lực thực tế của người đang thực hiện công việcđó

Thứ ba, tiêu chuẩn phải cụ thể, rõ ràng: các tiêu chuẩn chỉ nênbao gồm các yêu cầu có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện côngviệc và có thể xác định được Tránh đưa ra những yêu cầu mơ hồ,

thậm chí khó có thể xác định, hoặc không liên quan đến công việc(tôn giáo, giới tính ) dẫn đến sự phân biệt đối xử trong tập thể laođộng.

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÕNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC

KON TUM 2.1 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty Điện lực Kon Tum là đơn vị điện lực tỉnh có các đơn

vị phụ trợ sản xuất kinh doanh với tổng số cán bộ công nhân viên là

483 người

Công gồm 15 phòng được phối hợp thường xuyên chặt chẽ vớinhau nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kế hoạch chung củacông ty, đảm bảo cho công tác điều hành quản lý của công ty đượcđồng bộ thông suốt và hiệu quả

2.1.3 Kết quả hoạt động

Bảng 2.1: Tình hình sử dụng vốn của công ty giai đoạn

(Nguồn: Phòng kế hoạch và đầu tư, số liệu báo cáo 2019) Qua

bảng ta thấy nguồn vốn của Công ty không ổn định giữacác năm Tổng vốn tăng khoảng gần 1,3% so với năm 2018 trong đóvốn lưu động tăng 1,25%, vốn cố định tăng 1,37% so với 2017 Năm

2019 tổng vốn tăng 1,17% so với 2018

- Chỉ tiêu lợi nhuận trên doanh thu:

Năm 2017 cứ một đồng doanh thu thì công ty thu được 0,037đồng lợi nhuận Năm 2018 cứ một đồng doanh thu thu được 0,036đồng lợi nhuận giảm 0,001 đồng so với 2017 2019 thu được 0,037đồng lợi nhuận trên một đồng doanh thu tăng 1,02% so với 2018

- Chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn kinh doanh:

Năm 2017 cứ một đồng vốn bỏ ra công ty thu được 0,16 đồng lợi nhuận Đến 2019 thu được 0,13 đồng lợi nhuận

2.1.4 Cơ cấu lao động của công ty

a Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo

là công ty sản xuất và kinh doanh nên số lao động trẻ chiếm tỷ trọngcao nhất và tăng đều qua các năm.

Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi

c Cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp

Bảng 2.6: Cơ cấu lao động trực tiếp và gián tiếp

Hiện tại Công ty Điện lực Kon Tum chưa có quy trình thiết kế

công việc riêng cho các phòng trực thuộc, hệ thống văn bản thiết kếcông việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ Công ty chỉ mớixây dựng được hệ thống văn bản quyết định phân công chức năngnhiệm vụ cho phòng và cá nhân của đơn vị Văn bản này nêu ranhững nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện đốivới từng đối với từng chức danh cụ thể tại các bộ phận.

Nhìn chung cũng như nhiều phòng ban khác, phòng kế hoạch– kỹ thuật – vật tư cũng chưa xây dựng được hai văn bản thiết kếcông việc quan trọng là bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện côngviệc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

b Thực trạng tiến hành thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch-Vật tư Kỹ thuật

* Chức năng nhiệm vụ của Phòng KH-VTKT được quy định như sau

* Đội ngũ nhân sự của Phòng KH-VTKT

Hiện tại phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư có 13 nhân sự.Đứng đầu là 01 trưởng phòng điều hành chung, 01 phó phòng hỗ trợquản lý Các nhân viên còn lại chia thành ba tổ: tổ kế hoạch (02 nhânviên), tổ kỹ thuật (04 nhân viên); tổ Vật tư (04 nhân viên trong đó có

02 nhân viên thủ kho) Ngoài ra có 1 nhân viên kỹ thuật an toàn - bảo