Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon Tum

Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của

Mã số: 8.34.01.01

Đà Nẵng - 2020

Công trình được hoàn thành tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn KH: TS Đoàn Thị Liên Hương

Phản biện 1: TS Nguyễn Xuân Lãn

Phản biện 2: PGS.TS Lê Chí Công

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 17 tháng 10 năm 2020

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì cần có một đội ngũ lao động có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp thu được khoa học công nghệ tiên tiến trên thế giới Bởi đội ngũ lao động là nhân tố quyết định sự thành công của một tổ chức cũng như sự phát triển của

nó Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ta thì phải gây dựng cho mình một đội ngũ người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực

Thiết kế công việc là điều cần thiết phải làm và cần thực hiện tốt để có nền tảng hoạt động cũng như quản lý tốt nhân sự Tại nước

ta thì hầu như thiết kế công việc còn khá mới mẻ, các doanh nghiệp hoạt động nhưng chư xây dựng cụ thể thiết kế công việc Hoạt động quản lý nhân sự còn chưa nhận thức và đánh giá đúng đắn, chưa hiểu

rõ bản chất của thiết kế công việc, vai trò của thiết kế công việc đối với quản lý nhân sự do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác này Tại công ty điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc chưa được quan tâm và thực hiện đầy đủ

Thiết kế có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem xét từ nhiều góc độ Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những nhìn nhận trong thiết kế công việc Sự bỏ qua một trong những khía cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của

tổ chức cũng như sự thỏa mãn của người lao động

Ở nước ta thiết kế công việc được xây dựng và áp dụng nhiều đối với dạng doanh nghiệp tư nhân Còn với doanh nghiệp nhà nước thiết kế công việc tồn tại dưới dạng lệnh miệng, văn bản giao nhiệm vụ, phân công công việc và mang tính tổng hợp không chi tiết

cụ thể Nó được hình thành trên cở sở quy trình, quy định Tại Công

ty Điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc được hình thành dưới dạng văn bản giao nhiệm vụ và phân công công việc từ Phòng

tổ chức hành chính ban hành Nó mang tính tổng quát công việc của

bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụ thể Tại công ty, kết quả công tác thiết kế công việc chỉ được đánh giá là phù hợp khi thang điểm đánh giá thành tích hàng tháng, công trình, dự án,… được vận dụng tối đa trong công việc Cùng với

sự chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong ba năm vừa qua việc sát nhập các đơn vị từ cấp điện áp 110kV qua 22kV (Công ty Điện lực Kon Tum) kéo theo là việc sát nhập các bộ phận, phân bổ nhân sự không phù hợp, do đó có rất nhiều tình trạng phòng ban thừa, thiếu cán bộ công nhân viên Cán bộ không chuyên vẫn đảm nhiệm công việc, sự không phù hợp đến lĩnh vực - kinh nghiệm công việc giao, không đúng chuyên môn và năng lực làm việc, ảnh hưởng của tuổi tác không bắt kịp được với nhu cầu về công nghệ,….sinh ra tình trạng công việc giao chồng chéo và liên tục thay đổi mà khó có cách giải quyết hiệu quả, đánh giá không đúng năng lực đi kèm thù lao lao động, gây ra hình tượng bất bình chán nản không có văn hóa trong doanh nghiệp Người lao động không muốn cống hiến cho Công ty Bởi đơn giản “Cha chung không ai khóc” Tinh thần trách

nhiệm không cao chất lượng công việc không đạt và năng suất làm việc dần sẽ đi xuống Gần đây nhất là đã có một vài đơn xin nghỉ việc của cán bộ văn phòng, công nhân Theo khảo sát, đến cuối năm

2018, số công việc được thiết kế, sắp xếp lại chưa nhiều cung như công tác thiết kế công việc chưa được chú trọng, mới chỉ dừng lại ở các văn bản phân công, mang tính tổng quát công việc của bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụ thể

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác thiết kế công

việc, tôi lựa chọn đề tài “Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon Tum” làm đề tài nghiên cứu Tuy nhiên phạm vi đề tài chỉ xét trong

lĩnh vực kế hoạch – kỹ thuật – Vật tư

2 Tổng quan nghiên cứu

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến công tác thiết kế công việc

- Phân tích thực trạng thiết kế công việc tại công ty điện lực tỉnh Kon Tum

- Trên cơ sở phân tích và đi sâu tìm hiểu thuận lợi, khó khăn, những thành công cũng như hạn chế, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác thiết kế công việc tại công ty điện lực tỉnh Kon Tum

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng

Công tác Thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư Công ty điện lực Kon Tum

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác thiết kế công việc cho Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực Kon Tum

Thời gian: Luận văn nghiên cứu vấn đề thiết kế công việc với

dữ liệu thiết kế công việc có liên quan được thu thập trong thời gian

2017 đến 2019 và định hướng phát triển thiết kế công việc cho Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực trong giai đoạn từ nay đến 2025

5 Phương pháp nghiên cứu

6 Bố cục luận văn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1 TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.1.1 Thiết kế công việc

a Khái niệm thiết kế công việc

Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc lại với nhau để tạo thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một

cá nhân, hay nhân viên thực hiện Nói cách khác thiết kế công việc là quá trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành và các phương pháp được sử dụng để hoàn thành công việc cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu

b Ý nghĩa của thiết kế công việc

Đối với người lao động, giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc

Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc

c Các hình thức thiết kế công việc

Hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công việc (job enlargement) và làm phong phú công việc (job enrichment)

d Các phương pháp thiết kế công việc

Phương pháp truyền thống:

Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động

e Tầm quan trọng của thiết kế công việc

- Giúp quy hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác:

- Giúp cho việc sắp xếp công việc hợp lý, cân bằng (Công việc phù hợp với mỗi người, con người phù hợp với công việc):

- Giúp nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công việc:

- Giúp quản lý thù lao lao động một cách hữu hiệu:

Bên cạnh đó giúp nâng cao chất lượng công việc đạt được

1.1.2 Các văn bản thiết kế công việc

- Bản mô tả công việc:

- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:

- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

1.2 NỘI DUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.2.1 Chuẩn bị thiết kế công việc

a Lựa chọn nguồn thông tin

Cán bộ thiết kế cần lắng nghe và ghi nhận những nguồn thông tin nghiệp cụ thể tại các bộ phận khác có liên quan đến việc phối hợp công việc với chức danh công việc cần thiết kế

c Lựa chọn phương pháp về hệ thống thu thập thông tin

Phương pháp bảng hỏi

Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồm những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc

cụ thể Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điền thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn Bảng câu hỏi là phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm máy tính Tuy nhiên, việc thiết kế bảng câu hỏi khá tốn kém thời gian và chi phí.”

Phương pháp phỏng vấn

“Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ thiết kế tiến hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra Cán bộ thiết kế công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng vấn

Phương pháp quan sát-trao đổi

“Trong phương pháp quan sát, cán bộ thiết kế công việc thiết

kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: quy trình thực hiện công việc; các mối quan hệ trong công việc; máy móc, phương tiện được sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sát được áp dụng chủ yếu những công việc mà hoạt động lao động diễn

ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ

dàng quan sát được pháp này là tốn thời gian quan sát, thông tin thu được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và người được quan sát Đặc biệt là người được quan sát, khi biết đang được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công việc Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành

vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…”

Phương pháp hội thảo chuyên gia

“Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằm thảo luận về công việc cần thiết kế giữa các chuyên gia là những người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc, những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng, ban…Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có thể phục vụ nhiều mục đích thiết kế công việc Tuy nhiên đây là phương pháp tốn chi phí và thời gian.”

Phương pháp ghi chép nhật ký

“Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công việc của mình vào biểu mẫu đã được thiết kế sẵn

1.2.2 Tiến hành thiết kế công việc

Công tác thiết kế công việc được tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1: Đánh giá công việc hiện tại:

Xác định thiết kế công việc có cần thiết hay khả thi không? tổ chức thảo luận quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên

quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi, hoặc phải đào tạo.”

“ Bước 2: Phân tích công việc:

Kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phải làm Cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm gì nơi làm việc mà có tầm quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đó đồng thời xác định các vấn đề liên quan

Bước 3: Thiết kế công việc:

Xác định các phương pháp để tiến hành công việc, thời gian làm việc nghỉ ngơi, các kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần thiết, các thiết bị cần sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làm việc

Việc thiết kế cần các bước nhỏ như sau:

- Mô tả công việc

- Phân tích tiêu chuẩn đối với bộ phận, cá nhân thực hiện công việc

- Thiết kế, phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân

Công việc sau khi được thiết kế được giao cho từng bộ phận,

cá nhân thực hiện Đây là bước tiếp theo sau khi công việc được thiết

kế cụ thể

- Phân tích tiêu chuẩn hoàn thành công việc

Xác định nội dung đánh giá: Có hai nội dung cơ bản về tiêu chuẩn hoàn thành công việc gồm: nội dung thuộc về số lượng, nội dung thuộc chất lượng Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mỗi tiêu chuẩn hoàn thành công việc có thể bao gồm một hay nhiều tiêu chí đánh giá Tiêu chí đánh giá bao gồm tiêu chí định tính và tiêu chí

định lượng.”

“Nội dung thiết kế những thông tin về công việc phải căn cứ vào đặc điểm phát triển của tổ chức, tùy theo mục đích phân tích khác nhau mà có sự điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụng nguồn nhân lực đặc thù của từng tổ chức.”

1.3 CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM CỦA THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

1.3.1 Yêu cầu đối với bản mô tả công việc

Trước tiên phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu về công việc

Hơn nữa, các nhiệm vụ và trách nhiệm được sắp xếp theo đúng trình tự thực hiện trong thực tế

Ngoài ra, ngôn ngữ viết dễ hiểu, ngắn gọn: Mô tả công việc là một tài liệu không chỉ cho nhà quản trị mà cho cả NLĐ sử dụng

1.3.2 Đối với bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc

Thứ nhất, các tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánh được năng lực người có thể thực hiện công việc

Thứ hai, tiêu chuẩn đối với người thực hiện là yêu cầu tối thiểu đủ để thực hiện công việc: các tiêu chuẩn được mô tả là những yêu cầu ở mức tối thiểu đối với người đảm nhiệm công việc, không phải là trình độ, năng lực thực tế của người đang thực hiện công việc

đó

Thứ ba, tiêu chuẩn phải cụ thể, rõ ràng: các tiêu chuẩn chỉ nên bao gồm các yêu cầu có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện công việc và có thể xác định được Tránh đưa ra những yêu cầu mơ hồ,

thậm chí khó có thể xác định, hoặc không liên quan đến công việc

(tôn giáo, giới tính ) dẫn đến sự phân biệt đối xử trong tập thể lao

động

1.4 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ CÔNG

VIỆC

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÕNG KẾ

HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƯ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC

KON TUM 2.1 TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty Điện lực Kon Tum là đơn vị điện lực tỉnh có các đơn

vị phụ trợ sản xuất kinh doanh với tổng số cán bộ công nhân viên là

483 người

Công gồm 15 phòng được phối hợp thường xuyên chặt chẽ với

nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kế hoạch chung của

công ty, đảm bảo cho công tác điều hành quản lý của công ty được

đồng bộ thông suốt và hiệu quả

2.1.3 Kết quả hoạt động

Bảng 2.1: Tình hình sử dụng vốn của công ty giai đoạn

(Nguồn: Phòng kế hoạch và đầu tư, số liệu báo cáo 2019)

Qua bảng ta thấy nguồn vốn của Công ty không ổn định giữa các năm Tổng vốn tăng khoảng gần 1,3% so với năm 2018 trong đó vốn lưu động tăng 1,25%, vốn cố định tăng 1,37% so với 2017 Năm

2019 tổng vốn tăng 1,17% so với 2018

- Chỉ tiêu lợi nhuận trên doanh thu:

Năm 2017 cứ một đồng doanh thu thì công ty thu được 0,037 đồng lợi nhuận Năm 2018 cứ một đồng doanh thu thu được 0,036 đồng lợi nhuận giảm 0,001 đồng so với 2017 2019 thu được 0,037 đồng lợi nhuận trên một đồng doanh thu tăng 1,02% so với 2018

- Chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn kinh doanh:

Năm 2017 cứ một đồng vốn bỏ ra công ty thu được 0,16 đồng lợi nhuận Đến 2019 thu được 0,13 đồng lợi nhuận