(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty maersk line thành phố hồ chí minh

HỒ CHÍ MINH --- NGUYỄN NGỌC PHƯƠNG UYÊN HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY MAERSK LINE THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ T

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-

NGUYỄN NGỌC PHƯƠNG UYÊN

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY MAERSK LINE THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - Năm 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HCM

- NGUYỄN NGỌC PHƯƠNG UYÊN

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG

TY MAERSK LINE THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

Mã số: 60.34.01.02

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGÔ THỊ ÁNH

TP Hồ Chí Minh - Năm 2012

LỜI CAM ĐOAN

***

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu, phân tích và thực hiện của riêng tôi Các dữ liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2012

Người viết Nguyễn Ngọc Phương Uyên

LỜI CẢM ƠN

***

Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ và động viên rất nhiệt tình từ thầy cô, gia đình, bạn bè và đồng nghiệp Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến:

Cô Ngô Thị Ánh - người tận tâm hướng dẫn và chỉ bảo tôi tận tình trong suốt quá trình thực hiện luận văn, chính nhờ sự hướng dẫn của cô mà tôi có thể hoàn thành bài một cách hoàn chỉnh hơn, đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đặt ra

Quý thầy cô trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh – những người đã nhiệt tình giảng dạy và truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu trong suốt thời gian học tập tại trường

Đồng nghiệp – những người đang cùng tôi làm việc tại công ty Maersk Line Việt Nam, nhờ họ mà tôi có thể thực hiện các khảo sát cần thiết cho đề tài

Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình và bạn bè lớp Cao học khoá 18 của trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện luận văn

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2012

Người viết Nguyễn Ngọc Phương Uyên

MỤC LỤC

Trang DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH VẼ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Đặt vấn đề 2

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO 5

1.1 Khái niệm dự báo và dự báo số lượng container rỗng 5

1.1.1 Khái niệm dự báo 5

1.1.2 Hoạt động dự báo số lượng container rỗng 7

1.2 Vai trò của hoạt động dự báo trong hoạt động của doanh nghiệp 9

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo 10

1.3.1 Hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo 10

1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo 11

1.3.2.1 Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức 12 1.3.2.2 Nhóm yếu tố bên trong tổ chức 14 Tóm tắt chương 1 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY MAERSK LINE TP HỒ CHÍ MINH 19 2.1 Giới thiệu tổng quan về Maersk Line và hoạt động của Maersk Line tại Việt Nam 19 2.2 Tình hình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP HCM 22 2.2.1 Nhiệm vụ của hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM 22 2.2.2 Qui trình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM 23 2.2.2.1 Các bộ phận tham gia vào qui trình dự báo container rỗng 24 2.2.2.2 Qui trình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng 24 2.2.3 Chất lượng hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM 30 2.2.3.1 Yêu cầu về chất lượng và hiệu quả của hoạt động dự báo

container rỗng của Maersk Line TP.HCM 30 2.2.3.2 Đánh giá chất lượng của hoạt động dự báo container rỗng của Maersk Line TP.HCM 31 2.2.3.3 Tác động của hoạt động dự báo container rỗng đối với sự hài lòng của khách hàng tại TP.HCM 45

2.3 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động dự báo

container rỗng 48

2.3.1 Các yếu tố của môi trường bên ngoài công ty 50

2.3.1.1 Nhu cầu của thị trường thế giới 50

2.3.1.2 Tính mùa vụ của hàng xuất khẩu 50

2.3.1.3 Sự hợp tác của khách hàng 50

2.3.1.4 Thay đổi trong mùa cao điểm 54

2.3.1.5 Năng lực của cảng, bãi container 55

2.3.2 Các yếu tố của môi trường bên trong công ty 55

2.3.2.1 Qui trình dự báo 55

2.3.2.2 Sự phối hợp với khách hàng 56

2.3.2.3 Thông tin tham khảo để dự báo 57

2.3.2.4 Việc phối hợp trong nội bộ 57

Tóm tắt chương 2 59

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY MAERSK LINE TP.HCM 60

3.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện hoạt động dự báo container rỗng 60 3.2 Giải pháp cho qui trình dự báo 61

3.2.1 Mục tiêu 61

3.2.2 Phương thức tiến hành 62

3.2.2.1 Phân tích độ chính xác của dự báo 62

3.2.2.2 Tiến hành dự báo 64

3.3 Giải pháp cho sự phối hợp với khách hàng 67

3.3.1 Mục tiêu 67

3.3.2 Phương thức tiến hành 67

3.4 Giải pháp về container 68

3.4.1 Mục tiêu 69

3.4.2 Phương thức tiến hành 70

3.4.2.1 Tìm hiểu tiêu chuẩn về container của khách hàng 70

3.4.2.2 Cải thiện chất lượng container rỗng cung cấp cho khách hàng 72 3.4.2.3 Xây dựng hệ thống điều phối container toàn cầu 72

3.5 Giải pháp cho sự phối hợp nội bộ 72

3.5.1 Mục tiêu 72

3.5.2 Phương thức tiến hành 73

3.6 Giải pháp về thông tin 76

3.6.1 Mục tiêu 76

3.6.2 Phương thức tiến hành 77

3.7 Giải pháp cho các yếu tố của thị trường 78

3.7.1 Mục tiêu 78

3.7.2 Phương thức tiến hành 78

3.8 Giải pháp duy trì và củng cố các cải tiến 79

3.8.1 Mục tiêu 79

3.8.2 Phương thức tiến hành 79

Tóm tắt chương 3 80

KẾT LUẬN 81 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1: Danh sách các chuyên gia được lấy ý kiến

PHỤ LỤC 2: Phiếu khảo sát ý kiến chuyên gia

PHỤ LỤC 3: Bảng tổng hợp cho điểm của các chuyên gia về các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng của hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty Maersk Line TP HCM

PHỤ LỤC 4: Phiếu đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đối với chất lượng của hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty Maersk Line TP HCM

PHỤ LỤC 5: Bảng tổng hợp kết quả cho điểm của các chuyên gia PHỤ LỤC 6: Bảng câu hỏi khảo sát ý kiến khách hàng

PHỤ LỤC 7: Tổng hợp kết quả khảo sát ý kiến khách hàng năm

2011 và 2012

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TEU: twenty-foot equivalent units trong tiếng Anh, tức "đơn vị tương đương 20 foot" 1 TEU tương đương với một container tiêu chuẩn 20 feets (chiếm khoảng 39m³ thể tích)

20DC: 20 feet dry standard container – container tiêu chuẩn loại 20 feet, kích thước 20’ x 8’ x 8’6”

40DC: 40 feet dry standard container – container tiêu chuẩn loại 40 feet, kích thước 40’ x 8’ x 8’6”

40HC: 40 feet dry standard container – container tiêu chuẩn loại 40 feet, kích thước 40’ x 8’ x 9’6”

45HC: 40 feet dry standard container – container tiêu chuẩn loại 45 feet, kích thước 45’ x 8’ x 9’6”

20RF: 20 feet reefer container - container tiêu chuẩn loại 20 feet dùng chứa hàng lạnh, kích thước 20’ x 8’ x 8’6”

40RF : 40 feet reefer container - container tiêu chuẩn loại 40 feet dùng chứa hàng lạnh, kích thước 40’ x 8’ x 8’6”

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang

Bảng 2.1: Sản lượng và doanh thu của Maersk Line (2008 – 2012) 21

Bảng 2.2:Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 20DC 32

Bảng 2.3: Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 40DC 35

Bảng 2.4: Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 40HC 37

Bảng 2.5: Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 45HC 39

Bảng 2.6: Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 20RF 41

Bảng 2.7: Bảng thống kê độ chính xác của dự báo cho container 40HR 43

Bảng 2.8: Bảng thống kê kết quả khảo sát ý kiến khách hàng năm 2011 45

Bảng 2.9: Bảng thống kê kết quả khảo sát ý kiến khách hàng năm 2012 46

Bảng 2.10: Bảng tổng hợp kết quả cho điểm của các chuyên gia 47

Bảng 3.1: Danh sách các khách hàng trọng tâm của hoạt động dự báo 67

DANH MỤC HÌNH VẼ

Trang

Hình 2.1: Qui trình thực hiện hoạt động dự báo 26 Hình 2.2: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 20DC 33 Hình 2.3: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 40DC 36 Hình 2.4: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 40HC 38 Hình 2.5: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 45HC 40 Hình 2.6: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 20RF 41 Hình 2.7: Đồ thị biểu diễn độ chính xác của dự báo cho container 40HR 44 Hình 3.1: Qui trình thực hiện hoạt động dự báo mới – phần 1 64 Hình 3.2: Qui trình thực hiện hoạt động dự báo mới – phần 2 65

Nhà nước ta đã và đang dành nhiều cơ chế, chính sách để phát triển ngành kinh tế quan trọng này, đặc biệt là thu hút sự tham gia của các doanh nghiệp trong và ngoài nước Có thể nói, hầu hết các tên tuổi lớn trong ngành hàng hải quốc tế đều đã có mặt tại Việt Nam, trong đó

có Maersk Line – một thương hiệu của tập đoàn AP Moller đến từ Đan Mạch

Maersk Line là một công ty vận tải tàu biển với qui mô hoạt động trên toàn cầu, chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa trên các tuyến đường hàng hải quốc tế bằng container Theo danh mục thuật ngữ của công ty, container là thùng chứa chịu được nắng mưa dành cho việc chuyên chở hàng hoá, thường được dùng trong các chuyến hàng xuất khẩu ra nước ngoài Container có thể được tách rời khỏi bộ khung gầm xe tải khi xếp lên tàu thuỷ hay ô tô ray (Container is weatherproof box designed for the shipment of freight, generally used for overseas shipments The container is separable from the chassis when loaded onto vessels or rail cars)

Container rỗng là thành phần cơ bản trong dịch vụ công ty cung cấp cho khách hàng trong việc vận chuyển hàng xuất khẩu từ Việt Nam

đi các nước trên thế giới và là nhân tố không thể thiếu trong hệ thống

cơ sở hạ tầng của công ty Do đó, việc chuẩn bị và cung cấp container ảnh hưởng đến nhiều mặt trong hoạt động của công ty, trong đó quan trọng nhất là doanh thu, chi phí hoạt động và sự hài lòng của khách hàng

Trong việc chuẩn bị container rỗng, hoạt động dự báo số lượng container đóng vai trò quan trọng nhất vì phải có dự báo mới có thể chuẩn bị lượng container đầy đủ, kịp thời vì lợi ích của khách hàng cũng như của công ty Do đó, hoạt động dự báo số lượng container rỗng là một “mắt xích” không thể thiếu trong dây chuyền hoạt động của công ty Chất lượng của hoạt động dự báo container rỗng là một thành

tố quan trọng trong chất lượng dịch vụ và hoạt động của công ty Tuy nhiên, hiện nay tại công ty Maersk Line Việt Nam nói chung và trụ sở chính của Maersk Line tại Việt Nam đặt tại Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) nói riêng, hoạt động dự báo này chưa đạt được hiệu quả như mong muốn vì nhiều nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan

Xuất phát từ thực tế đó, có thể thấy rằng việc hoàn thiện hoạt động dự báo container rỗng cho hàng xuất khẩu là việc làm cấp thiết trong giai đoạn hiện nay đối với công ty Maersk Line Việt Nam Việc hoàn thiện hoạt động dự báo sẽ góp phần nâng cao chất lượng của hoạt động của công ty nói chung, đặc biệt là chất lượng của dịch vụ cung cấp cho khách hàng, giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động, giữ vững và gia tăng thị phần trong một môi trường kinh doanh sôi động với nhiều cạnh tranh gay gắt

Với lý do đó, người viết đã chọn đề tài “Hoàn thiện hoạt động

dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty Maersk Line Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài cho luận văn của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích thực trạng của hoạt động dự báo số lượng container rỗng (gọi tắt là hoạt động dự báo container rỗng) cho hàng xuất khẩu tại Maersk Line TP HCM, xác định được các tồn tại

và hạn chế trong hoạt động này

- Xác định được các nguyên nhân cụ thể gây ra bất ổn trong hoạt động dự báo container rỗng

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại Maersk Line TP HCM

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: hoạt động dự báo số lượng container rỗng chuẩn bị cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Maersk Line Việt Nam – đặc biệt là qui trình thực hiện, cách thức thu thập và xử lý thông tin

- Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian, trong khuôn khổ của luận văn này, người viết tập trung nghiên cứu hoạt động dự báo số lượng container rỗng chuẩn bị cho hoạt động xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Maersk Line Việt Nam - diễn ra tại trụ sở chính ở TP.HCM

Về thời gian: các số liệu nghiên cứu được thu thập và các khảo sát được tiến hành trong khoảng thời gian từ tháng 6 năm 2011 tới tháng 9 năm

2012

4 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được thực hiện thông qua các phương pháp:

- Phương pháp hệ thống và phương pháp tổng hợp để nghiên cứu tình hình thực tế của hoạt động dự báo container rỗng của Maersk Line tại TP.HCM và tổng hợp dữ liệu thứ cấp từ các tài liệu và báo cáo lưu hành nội bộ, các thông tin cập nhật trên website của công ty

- Phương pháp chuyên gia: tham khảo ý kiến của nhóm chuyên gia (danh sách chuyên gia: Phụ lục 1) gồm các thành viên là đại diện các

bộ phận của Maersk Line TP.HCM đang tham gia vào hoạt động dự báo và cung cấp container rỗng phục vụ cho việc đóng hàng xuất khẩu, nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng hoạt động này cũng như mức độ ảnh hưởng của các yếu tố Kết quả phân tích là nền tảng xây dựng các giải pháp hoàn thiện hoạt động dự báo của công ty

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, luận văn gồm có 3 chương:

- Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động dự báo

- Chương 2: Thực trạng của hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty Maersk Line TP HCM

- Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động dự báo số lượng container rỗng cho hàng xuất khẩu tại công ty Maersk Line TP HCM

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO

***

1.1 Khái niệm dự báo và dự báo số lượng container rỗng

1.1.1 Khái niệm dự báo

Theo Hồ Tiến Dũng (2009, trang 81):

“Dự báo là khoa học và nghệ thuật nhằm tiên đoán những sự kiện sẽ xảy ra trong tương lai Đây là hoạt động rất quan trọng đối với doanh nghiệp, vì có dự báo chính xác ta mới đề ra những quyết định sản xuất và kinh doanh hợp lý.”

Theo Từ điển Kinh doanh (trực tuyến) Business Dictionary của công ty tư vấn WebFinance, Inc.:

Dự báo là một công cụ lập kế hoạch hỗ trợ giới quản lý trong nỗ lực của họ nhằm đương đầu với sự bất định của tương lai, dự báo chủ yếu dựa trên dữ liệu trong quá khứ cũng như hiện tại và sự phân tích các xu hướng Dự báo bắt đầu với những giả định nhất định dựa trên kinh nghiệm, kiến thức và nhận định của các nhà quản lý

(Forecasting is a planning tool that helps management in its attempts to cope with the uncertainty of the future, relying mainly on data from the past and present and analysis of trends Forecasting starts with certain assumptions based on the management's experience, knowledge, and judgment)

Theo định nghĩa của công ty tư vấn ValueClick Inc phổ biến trên trang web Investopedia:

Dự báo là việc sử dụng các thông tin về quá khứ để xác định phương hướng của các xu hướng trong tương lai Các doanh nghiệp sử

dụng dự báo để quyết định cách thức phân bổ các nguồn lực của họ trong khoảng thời gian sắp tới

(Definition of 'Forecasting' : The use of historic data to determine the direction of future trends Forecasting is used by companies to determine how to allocate their budgets for an upcoming period of time.)

Khi tiến hành dự báo doanh nghiệp dựa vào các căn cứ sau (Hồ Tiến Dũng, 2009):

Thứ nhất, căn cứ vào các yếu tố của môi trường tác động đến doanh nghiệp để tiến hành dự báo cho phù hợp

Thứ hai, căn cứ vào tình hình của doanh nghiệp thông qua số liệu thống kê của nhiều năm và những số liệu này được xử lý bằng những công cụ và phương pháp tính toán phù hợp

Thứ ba, khi tiến hành dự báo nhà quản trị còn sử dụng cả những kinh nghiệm thực tế của họ

Có thể phân loại dự báo theo thời gian hoặc lĩnh vực dự báo Nếu xét theo thời gian, có thể chia dự báo thành 3 loại như sau (Hồ Tiến Dũng, 2009):

- Dự báo ngắn hạn: là những dự báo có thời gian ngắn, phổ biến là những dự báo dưới 3 tháng

- Dự báo trung hạn là những dự báo có thời gian từ 3 tháng đến 3 năm

- Dự báo dài hạn là những dự báo có thời gian từ 3 năm trở lên (Hồ Tiến Dũng, 2009)

Theo lĩnh vực dự báo, các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp thường sử dụng 3 loại dự báo: dự báo kinh tế, dự báo kỹ thuật, dự báo nhu cầu

- Dự báo kinh tế do các cơ quan kinh tế, cơ quan nghiên cứu, cơ quan dịch vụ thông tin, các bộ phân tư vấn trong các cơ quan nhà nước

Có thể nói, dự báo có phạm vi ứng dụng đa dạng trong mọi ngành kinh tế - xã hội và mọi doanh nghiệp với các qui mô hoạt động khác nhau

1.1.2 Hoạt động dự báo số lượng container rỗng

Ngành giao thông vận tải được xem là “xương sống” của nền kinh tế quốc dân, trong đó lĩnh vực hàng hải quốc tế là một trong những cầu nối giao thương quan trọng gắn kết nền kinh tế trong nước với thị trường quốc tế Như các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác, các doanh nghiệp hàng hải quốc tế cũng vận dụng hoạt động dự báo trong hoạt động quản trị điều hành phục vụ cho việc hoàn thành vai trò cầu nối giao thương của mình Hoạt động dự báo được thực hiện nhằm hỗ trợ các nhà quản lý tiên đoán xu hướng phát triển của các nhân tố có tầm ảnh hưởng quan trọng tới hoạt động của doanh nghiệp để có sự chuẩn bị phù hợp, như: số lượng container rỗng phục

vụ cho hàng xuất khẩu; tải trọng, sức chứa của tàu; giá cước vận chuyển…

Theo Vũ Mạnh Trần Hùng, 2010: Với các doanh nghiệp hoạt động trong ngành hàng hải quốc tế sử dụng container (international containerised shipping industry), dự báo số lượng container rỗng là việc dự đoán và lập kế hoạch xác định số lượng container rỗng các khách hàng là các nhà xuất khẩu cần sử dụng cho các đơn hàng xuất khẩu thông qua các cảng biển tại các nước Hoạt động dự báo này thường được thực hiện tại các chi nhánh và công ty con phụ trách các địa bàn mà từ đó hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài sử dụng container và dịch vụ hàng hải quốc tế Dự báo lượng container rỗng thường mang tính ngắn hạn với phạm vi thời gian dự báo dưới 3 tháng

để theo kịp các thay đổi mới nhất trong nhu cầu của khách hàng

Mục đích của hoạt động dự báo này nhằm xác định lượng container rỗng mà một đơn vị kinh doanh cần chuẩn bị để phục vụ nhu cầu xuất khẩu hàng hóa của các khách hàng của mình Phạm vi về mặt thời gian của dự báo tùy thuộc vào khả năng và điều kiện của từng đơn

vị, đặc biệt là việc họ có thể chuẩn bị lượng container rỗng trong khoảng thời gian bao lâu sau khi nhận được yêu cầu thông qua dự báo?

Dự báo lượng container rỗng có thể được thực hiện trên qui mô khu vực hay toàn cầu và ở tầm trung hạn hay dài hạn để lên kế hoạch luân chuyển lượng container đang được đưa vào sử dụng hoặc sản xuất container rỗng mới, phục vụ cho các kế hoạch và chiến lược kinh doanh của các công ty đa quốc gia có phạm vi hoạt động trải dài qua các thị trường khu vực và toàn cầu

1.2 Vai trò của hoạt động dự báo trong hoạt động của doanh nghiệp

Theo George Palmatier (2005):

Ngày nay các doanh nghiệp phấn đấu để vận hành tốt hơn và có được lợi thế cạnh tranh Trong quá trình nỗ lực đó, càng ngày họ càng nhận ra tác động của hoạt động dự báo đối với khả năng của một doanh nghiệp trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đồng thời quản lý các nguồn lực của mình

Dự báo hiệu quả và chất lượng giúp nhà quản lý giải quyết vấn

đề nan giải, đó là các yêu cầu của khách hàng ngày càng khó đáp ứng hơn trong khi các cổ đông cũng đòi hỏi cao hơn về lợi nhuận Để giải quyết tình thế khó khăn này, người ta trông đợi các nhà quản lý có khả năng phục vụ khách hàng tốt hơn mà lại tiêu tốn các nguồn lực ít hơn

Trong môi trường kinh doanh hiện nay tầm quan trọng của việc

dự báo có hiệu quả và chất lượng ngày càng được nâng cao Trong các công ty sản xuất và phân phối hàng hóa, dịch vụ: dự báo không chỉ đơn thuần là việc lập kế hoạch cho các thương vụ trong tương lai, đó là yêu cầu về một sản phẩm, dịch vụ (hay yêu cầu cho các nguồn lực để đảm bảo việc cung cấp các sản phẩm dịch vụ này) Với việc định nghĩa “dự báo là yêu cầu về sản phẩm hay dịch vụ”, sự chính xác của dự báo trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Dự báo chính xác cũng trở nên hết sức cần thiết cho việc sử dụng các nguồn lực một cách phù hợp Ví dụ: nếu một sản phẩm được yêu cầu và dự báo nhưng không bán được hay bán chậm, các nguồn lực đã được huy động một cách không cần thiết Khi một sản phẩm hay dịch vụ không được

dự báo nhưng doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thông thường điều này được thực hiện với chi phí cao hơn đáng kể so

với mức thông thường, nghĩa là việc sử dụng các nguồn lực kém hiệu quả

Theo các kết quả nghiên cứu của công ty KPMG vào năm 2007:

Dự báo kém có tác động đặc biệt bất lợi đến hoạt động của doanh nghiệp, khi mà sự cần thiết của dự báo được đề cao hơn bao giờ hết: Vòng đời của sản phẩm và dịch vụ đang trở nên ngắn hơn, các đối thủ cạnh tranh có thể xuất hiện từ bất cứ nơi nào trong thị trường toàn cầu và mỗi doanh nghiệp phải trở nên năng động và biết nhìn xa trông rộng để tồn tại

Đâu là lợi ích của việc dự báo? Thành công trong hoạt động kinh doanh

có mối liên hệ chặt chẽ với các thách thức của việc dự báo hiệu quả hơn Ví dụ: các công ty có khả năng dự báo chính xác nhất có mức tăng trưởng giá cổ phiếu cao hơn, khi mức độ tin cậy của dự báo được hoàn thiện , khả năng nắm bắt các cơ hội kinh doanh cũng tăng lên cùng với việc gia tăng năng lực quản lý rủi ro

Tóm lại, hoạt động dự báo và hiệu quả của nó tác động quan trọng và lâu dài đến hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là việc thực hiện các mục tiêu và chiến lược kinh doanh, nâng cao khả năng cạnh tranh để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh toàn cầu hóa với nhiều biến động và cơ hội luôn luôn song hành với khó khăn và thách thức

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng của hoạt động

dự báo

1.3.1 Hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo

Dự báo là một phần quan trọng trong hoạt động quản trị sản xuất

và điều hành của doanh nghiệp

Do đó khái niệm chất lượng của của công tác dự báo trước hết được xây dựng trên nền tảng những khái niệm tổng quát, có liên quan tới chất lượng của dịch vụ, chất lượng của một công việc và kết quả của

nó - hơn chỉ là tập trung vào một sản phẩm tiêu dùng cụ thể

Theo (Mask A Moon et al, 1998): Dự báo hiệu quả giúp doanh nghiệp phục vụ khách hàng tốt hơn Khi nhu cầu của khách hàng được

dự báo một cách chính xác, doanh nghiệp có thể đáp ứng các nhu cầu này một cách kịp thời và hiệu quả, đem lại sự hài lòng cho các đối tác trong chuỗi cung ứng và nhất là các khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng Dự báo chính xác còn giúp các doanh nghiệp tránh được việc bỏ

lỡ các thương vụ trong kinh doanh, không lâm vào cảnh thiếu hàng cung ứng cho khách hàng và nhất là giữ chân khách hàng, không để họ đến với các đối thủ cạnh tranh

Điều quan trọng nhất: hiệu ứng của dự báo chính xác có thể lan tỏa rất sâu rộng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hoạt động Ví dụ:

Dự báo chính xác về nhu cầu nguyên vật liệu trong sản xuất giúp công

ty chuẩn bị trước với chi phí hợp lý, tránh việc phải mua vào giờ chót với giá cao

1.3.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo

Hoạt động dự báo là thành tố quan trọng trong hoạt động quản trị sản xuất và điều hành của doanh nghiệp Ở mức độ tổng quát, có thể nói hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo cũng chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố tác động đến chất lượng hoạt động của doanh nghiệp Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng và chúng có thể được chia thành hai nhóm yếu tố chủ yếu, đó là nhóm yếu tố bên ngoài và nhóm yếu tố bên trong tổ chức

1.3.2.1 Nhóm yếu tố bên ngoài tổ chức

- Nhu cầu của nền kinh tế

Ở bất cứ trình độ nào, với mục đích sử dụng gì, chất lượng sản phẩm bao giờ cũng bị chi phối, bị ràng buộc bởi hoàn cảnh, điều kiện

và nhu cầu nhất định của nền kinh tế được thể hiện ở các mặt: nhu cầu của thị trường, trình độ kinh tế, trình độ sản xuất…(Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010)

Sự thay đổi trong nhu cầu của nền kinh tế tác động tới tương quan Cung – Cầu, trong đó Cung bao gồm sản lượng hàng hóa được sản xuất trong nước cũng như xuất - nhập khẩu của các doanh nghiệp

• Nhu cầu của thị trường trong nước: Khi nhu cầu của thị trường trong nước đối với một mặt hàng gia tăng, các doanh nghiệp cần tăng sản lượng để đáp ứng, hoặc nhập khẩu từ nước ngoài để tăng nguồn cung trên thị trường

• Nhu cầu của thị trường ngoài nước: Sự tăng, giảm trong nhu cầu của thị trường ngoài nước đối với hàng hoá xuất khẩu từ Việt Nam tác động trực tiếp tới sản lượng hàng hóa được sản xuất để xuất khẩu, ví dụ: trong năm 2012, tình hình suy thoái kinh tế và nợ xấu tại

Mỹ và Châu Âu khiến nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ các nước – trong

đó có Việt Nam giảm sút, sản lượng của một số mặt hàng từ Việt Nam xuất sang hai thị trường chủ lực này cũng giảm so với cùng kỳ năm trước

Nếu nhu cầu gia tăng ngoài tầm dự báo, độ chính xác và chất lượng của dự báo sẽ bị sụt giảm

- Trình độ kinh tế, trình độ sản xuất

Nền kinh tế Việt Nam càng phát triển thì trình độ sản xuất cũng được tăng cường theo Việt Nam có thể sản xuất các mặt hàng xuất khẩu có chất lượng cao hơn và có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng được nâng cao của các thị trường khó tính Ví dụ: Hàng nông sản xuất khẩu vào thị trường Châu Âu luôn được kiểm tra nghiêm ngặt về yếu tố biến đổi gien Tuy nhiên, nếu trình độ sản xuất của doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam không theo kịp các đối thủ cạnh tranh, thị phần trên thị trường thế giới sẽ bị thu hẹp Tất cả sẽ tác động trực tiếp và lâu dài đến sản lượng hàng xuất khẩu

Chất lượng của hoạt động dự báo cũng bị ảnh hưởng bởi các yếu tố mang tính vĩ mô này

- Sự phát triển của khoa học – kỹ thuật

Trong thời đại ngày nay, cùng với đặc điểm là khoa học kỹ thuật trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp thì trình độ chất lượng của bất cứ sản phẩm nào cũng gắn liền và bị chi phối bởi sự phát triển của khoa học – kỹ thuật, đặc biệt là sự ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất Hướng chính của việc áp dụng các kỹ thuật tiến bộ hiện nay là:

• Sáng tạo ra vật liệu mới hay vật liệu thay thế

• Cải tiến thay đổi mới công nghệ

• Cải tiến sản phẩm cũ và chế tạo thử sản phẩm mới

(Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010)

Sự phát triển của khoa học kỹ thuật có thể ảnh hưởng tích cực tới nguồn cung của một loại sản phẩm, giúp gia tăng sản lượng tốt hơn để đáp ứng nhu cần đã được dự báo Mặt khác, nhu cầu về một loại sản phẩm có thể thay đổi cùng với sự tăng tiến trong công nghệ, sản phẩm

ra đời sau với những tính năng vượt trội có thể làm giảm nhu cầu đối

với các sản phẩm của đời trước, khiến cho chất lượng của dự báo về nhu cầu của các sản phẩm này bị ảnh hưởng

Mặt khác, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin có thể hỗ trợ và gia tăng hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo, ví dụ như việc chia sẻ, cập nhật thông tin phục vụ hoạt động dự báo sẽ diễn ra qua nhiều kênh thông tin hiện đại: website, email, chat…

- Hiệu lực của cơ chế quản lý

Tác động rõ nhất của nhân tố này thể hiện qua các quyết định cấm hay hạn chế xuất khẩu và nhập khẩu của nhà nước, ví dụ như việc

áp thuế chống bán phá giá lên một số sản phẩm xuất khẩu từ Việt Nam

sẽ khiến sản lượng xuất khẩu sụt giảm nhanh chóng Trong nhiều trường hợp, hoạt động dự báo cũng không thể “dự báo” trước các diễn biến này, do đó hiệu quả và chất lượng dự báo bị ảnh hưởng đáng kể 1.2.2.2 Nhóm yếu tố bên trong tổ chức

Trong phạm vi một tổ chức, chúng ta đặc biệt chú ý đến 4 yếu tố

cơ bản ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của các hoạt động trong sản xuất – kinh doanh, đó là:

- Men (con người):

Yếu tố này là lực lượng lao động trong tổ chức (bao gồm tất cả thành viên trong tổ chức, từ cán bộ lãnh đạo đến nhân viên thừa hành) Năng lực phẩm chất của mỗi thành viên và mối liên kết giữa các thành viên có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng (Tạ Thị Kiều An và cộng

sự, 2010)

Hoạt động dự báo chịu tác động của yếu tố con người thông qua:

• Trình độ, tay nghề, kinh nghiệm làm việc của mỗi nhân viên tham gia hoạt động dự báo

• Tinh thần làm việc trách nhiệm và nỗ lực đóng góp vào thành quả chung

• Tinh thần đồng đội khi phối hợp và cùng chia sẻ, gánh vác trách nhiệm với các bộ phận khác

- Methods (phương pháp):

Là phương pháp công nghệ, trình độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của tổ chức Với phương pháp công nghệ thích hợp, với trình

độ tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất tốt sẽ tạo điều kiên cho tổ chức

có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm (Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010)

Để tác động đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo, chúng ta có thể tác động đến phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu, đặc biệt là việc sử dụng dữ liệu và thông tin để nâng cao chất lượng hoạt động dự báo, ví dụ như dùng thông tin về thành tích trong quá khứ

để dự báo cho hoạt động trong tương lai

- Machines (máy móc thiết bị):

Là khả năng về công nghệ, máy móc thiết bị của tổ chức Trình

độ công nghệ, máy móc thiết bị có tác động rất lớn trong việc nâng cao những tính năng kỹ thuật của sản phẩm và năng suất lao động (Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010)

Ảnh hưởng của yếu tố máy móc đối với hoạt động dự báo thể hiện qua chất lượng xử lý thông tin của các máy tính do nhân viên sử dụng và khả năng bảo mật, lưu trữ thông tin của máy chủ

- Materials (nguyên vật liệu):

Là vật tư, nguyên nhiên liệu và hệ thống tổ chức đảm bảo vật tư, nguyên nhiên liệu của tổ chức Nguồn vật tư, nguyên nhiên liệu được đảm bảo những yêu cầu chất lượng và được cung cấp đúng số lượng, đúng thời hạn sẽ tạo điều kiên đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm (Tạ Thị Kiều An và cộng sự, 2010)

Ngoài 4 yếu tố cơ bản trên, chất lượng còn chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố khác như Information (thông tin), Environment (môi trường), Measurenment (đo lường), System (hệ thống)…

Nguyên vật liệu quan trọng nhất cho hoạt động dự báo là thông tin Nếu thông tin được thu thập đầy đủ và xử lý tốt hoạt động dự báo

có thể diễn ra trên một nền tảng cơ sở tốt hơn

Các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo:

- Thông tin thị trường

- Biến đổi của thời tiết

- Các hệ thống xử lý dữ liệu phục vụ nhu cầu tác nghiệp của các phòng ban trong công ty

- Các hệ thống và phương pháp đo lường…

Chất lượng nói chung và hiệu quả và chất lượng của hoạt động

dự báo nói riêng chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố đa dạng bên ngoài cũng như bên trong tổ chức Việc tìm hiểu về các yếu tố này sẽ giúp phân tích hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo trong điều kiện hoạt động cụ thể của doanh nghiệp một cách bài bản và hệ thống hơn

Tóm tắt chương 1

Chương 1 trình bày những lý thuyết làm nền tảng cho đề tài, bao gồm các khái niệm cơ bản về dự báo và dự báo số lượng container, hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo Dự báo đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày cũng như sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả và chất lượng của hoạt động này – xuất phát từ môi trường bên ngoài cũng như bên trong của doanh nghiệp

“Chất lượng” và “dự báo” không còn là những khái niệm mang tính

“học thuật và hàn lâm” xa vời, mà có thể được cụ thể hóa trong những công việc thiết thực của một công ty

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO

SỐ LƯỢNG CONTAINER RỖNG CHO HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY

MAERSK LINE TP.HCM

***

2.1 Giới thiệu tổng quan về Maersk Line và hoạt động của Maersk Line tại Việt Nam

Thành lập vào năm 1904, tập đoàn A.P Moller - Maersk (Đan Mạch) là một trong những tập đoàn đa quốc gia lớn nhất thế giới Tập đoàn không chỉ hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hải mà còn tham gia vào nhiều lĩnh vực khác như khai thác dầu khí, vận tải hàng không, cung cấp dịch vụ quản lý chuỗi cung ứng, môi giới về giá cước vận chuyển…Ra đời từ năm 1904 trong những ngày đầu tiên của tập đoàn, Maersk Line là một phân nhánh của tập đoàn hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hoá bằng container trên những tuyến đường biển quốc tế Maersk Line nhiều năm liền liên tục đứng trong nhóm “Top 5” – 5 thương hiệu hàng đầu của ngành Sau hơn 100 năm gầy dựng và phát triển, Maersk Line đã vươn lên trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực này, với thực lực mạnh mẽ:

- Đội tàu gồm 600 chiếc

- 2,3 triệu container các loại

- 325 văn phòng và công ty con hiện diện trên khắp thế giới

- Hoạt động chính thức tại 125 quốc gia thuộc mọi vùng lãnh thổ

- 25000 nhân viên thuộc mọi quốc gia, trong đó có 7600 thuỷ thủ

Triết lý hoạt động của công ty: trở thành một doanh nghiệp tầm

cỡ quốc tế, một đối tác kinh doanh đáng tin cậy, nhà tuyển dụng thu hút nhân tài và thực hành trách nhiệm xã hội tốt Sứ mạng công ty đặt ra cho mình là đem lại các cơ hội kinh doanh trong nền thương mại quốc

tế

Các điểm khác biệt mang tính chiến lược giúp công ty trở nên đặc biệt so với các đối thủ cạnh tranh là trở thành lực chọn hàng đầu của khách hàng nhờ vào sự thuận lợi trong quan hệ hợp tác, uy tín và

độ tin cậy khó ai sánh kịp trong dịch vụ, tạo lập thành tích tốt nhất trong bảo vệ môi trường Với kinh nghiệm hoạt động và bề dày văn hoá

của công ty, Maersk Line cung cấp các dịch vụ đa dạng và đáng tin cậy với tầm “phủ sóng” rộng khắp tại các quốc gia trên toàn thế giới

Công ty TNHH Maersk Line Việt Nam là công ty con tại Việt Nam của Maersk Line Mạng lưới tổ chức hoạt động của Maersk Line tại thị trường Việt Nam gồm có:

- 5 văn phòng tại TP.HCM, Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Qui Nhơn

- 2 văn phòng đại lý (Nha Trang, Cần Thơ)

- 200 nhân viên toàn thời gian

- Hệ thống văn phòng và bến bãi tại các cảng đầu mối của Việt Nam: Cát Lái, Cái Mép, Đà Nẵng, Qui Nhơn, Chùa Vẽ, Đình Vũ…

Maersk Line Việt Nam cung cấp dịch vụ vận tải đường biển xuất phát hàng tuần từ các cảng chính của Việt Nam kết nối với tàu

“mẹ” (mother vessel) trong mạng lưới vận tải toàn cầu của tập đoàn thông qua các cảng trung chuyển chính tại Châu Á (Tanjung Pelepas, Singapore, Kaohsiung) dành cho hàng xuất khẩu và nhập khẩu Maersk Line thiết lập văn phòng đại diện đầu tiên tại TP.HCM vào năm 1991 Vào giữa năm 2005, Maersk Line được phép thành lập công ty vận tải đường biển 100% vốn nước ngoài đầu tiên tại Việt Nam Qua quá trình

21 năm gắn bó và cùng phát triển với Việt Nam, công ty đã tạo dựng được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường Hoạt động của Maersk Line phân bổ ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, trong đó miền Nam với

TP HCM – nơi đặt văn phòng chính của Maersk Line tại Việt Nam – đóng góp 74% sản lượng và doanh thu hàng xuất khẩu của Maersk Line tại Việt Nam Với những phương tiện hiện đại và chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ khách hàng không ngừng được nâng cao, Maersk Line đã nắm vững khoảng 20% thị phần của thị trường vận tải đường

biển quốc tế tại Việt Nam (Thống kê này do phòng Kế hoạch và Marketing của công ty tổng hợp từ nhiều nguồn tin khác nhau, số liệu thống kê không bao gồm hàng hoá xuất khẩu đi các nước thuộc Châu Á

vì mảng thị trường này do MCC – một công ty khác trong tập đoàn phụ trách)

Bảng 2.1: Sản lượng và doanh thu của Maersk Line tại Việt Nam (giai đoạn 2008 – 2012)

Sản lượng xuất khẩu

(TEU) 251,697 249,875

252,750 255,840 253,654

(Nguồn: Báo cáo và thống kê nội bộ của Maersk Line TP.HCM)

Hàng tháng công ty sử dụng trung bình hơn 20,000 container rỗng các loại cho hàng xuất khẩu Việc chuẩn bị một lượng lớn container đa dạng về chủng loại như thế đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, trong đó chịu trách nhiệm chính là phòng Điều hành

và Vận chuyển container, phòng Kế hoạch và Marketing và phòng Kinh doanh

Có thể nói, hiệu quả và chất lượng của hoạt động chuẩn bị và cung cấp container rỗng là tổng hòa của chất lượng các hoạt động có liên quan, trong đó xuất phát điểm quan trọng nhất là hiệu quả và chất lượng của hoạt động dự báo

2.2 Tình hình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM

2.2.1 Nhiệm vụ của hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM

Hoạt động dự báo là bước đầu tiên trong việc chuẩn bị và cung cấp container rỗng cho hàng xuất khẩu tại Maersk Line TP.HCM

Tại Việt Nam, Maersk Line chưa có nhà máy sản xuất container mới nên việc chuẩn bị container rỗng để đáp ứng nhu cầu sử dụng của khách hàng hoàn toàn phụ thuộc vào nguồn cung cấp bên ngoài:

- Container chứa hàng nhập khẩu: Sau khi rút hàng, các nhà nhập khẩu sẽ trả container rỗng lại cho Maersk Line Một số container dạng này có thể được sử dụng ngay cho các đơn hàng xuất khẩu, một số khác cần được vệ sinh, sửa chữa trước khi bổ sung vào nguồn dự trữ và cung cấp container rỗng

- Container rỗng được nhập trực tiếp từ nước ngoài vào Việt Nam: trên các tàu đi từ nước ngoài vào nước ta để lấy hàng sẽ mang theo container rỗng bổ sung cho nguồn cung cấp container rỗng của Maersk Line

Tuy nhiên, cả hai nguồn đều có những điểm bất lợi:

- Maersk Line không hoàn toàn chủ động sử dụng nguồn container chứa hàng nhập khẩu Việc container được trả về nhanh hay chậm tùy thuộc vào tốc độ giải phóng hàng của các nhà nhập khẩu, hơn nữa, nhiều container còn cần được vệ sinh, sửa chữa để đạt tiêu chuẩn sử dụng trong hoạt động xuất khẩu

- Việc đưa container rỗng từ nước ngoài vào Việt Nam cũng có một số khó khăn:

• Chi phí lớn: container rỗng chiếm chỗ trên tàu gần như tương đương với lượng hàng nhập khẩu, chỉ chiếm ít trọng lượng hơn

• Việc chuyển container về phải được lên kế hoạch trước để chuẩn bị chỗ trên tàu và tìm nơi có nguồn container phù hợp với nhu cầu của các nhà xuất khẩu Việt Nam tại thời điểm đó

Hoạt động dự báo – với yêu cầu về sự chính xác và kịp thời – mang nhiệm vụ xây dựng nền tảng vững chắc cho việc chuẩn bị container rỗng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vốn là một phần không thể thiếu trong dịch vụ công ty cung cấp cho khách hàng

Việc dự báo và chuẩn bị lượng container đầy đủ, kịp thời để phục vụ nhu cầu của khách hàng là yêu cầu bắt buộc với mọi chi nhánh của Maersk Line trên toàn cầu trong đó có Maersk Line TP.HCM Việc này còn ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cả tập đoàn ở qui mô toàn cầu, khu vực cũng như địa phương

2.2.2 Qui trình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM

2.2.2.1 Các bộ phận tham gia vào qui trình

- Phòng Kinh doanh: Phòng Kinh doanh có hai bộ phận quản lý hàng “khô” và hàng “lạnh”

Hàng “khô”: hàng sử dụng các loại container trừ container lạnh Hàng khô thường xuyên là mặt hàng chủ lực, chiếm ít nhất 95% trong tổng lượng container được dự báo Do vậy, sự tham gia của bộ phận kinh doanh hàng “khô” là không thể thiếu, họ cũng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện chất lượng của hoạt động dự báo container rỗng

Hàng “lạnh”: các loại hàng đông lạnh như thủy hải sản, sử dụng container lạnh chuyên dụng Hàng lạnh chỉ chiếm khoảng 5% lượng container sử dụng của Maersk Line Tuy nhiên, container “lạnh” cũng đòi hỏi sự chuẩn bị lâu dài và cẩn thận hơn container “khô” nên việc dự báo cũng cần được chú trọng

- Phòng Kế Hoạch và Marketing: phụ trách nghiên cứu tình hình thị trường, thực hiện các báo cáo, hỗ trợ phòng Kinh doanh thực hiện các dự báo như dự báo lượng container rỗng, dự báo sản lượng…

- Phòng Điều hành và Vận chuyển container: chịu trách nhiệm chuẩn bị container rỗng theo dự báo của phòng Kinh doanh và phòng

Kế Hoạch và Marketing, quản lý các container rỗng chưa sử dụng, sắp xếp việc sửa chữa, nâng cấp container để cung cấp cho khách hàng 2.2.2.2 Qui trình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng

Hiện nay, qui trình thực hiện hoạt động dự báo container rỗng tại Maersk Line TP.HCM có thể tóm tắt trong 4 bước với sự tham gia của

3 phòng như sau:

Bước I – Phòng Kinh doanh

(I.1) Để có con số dự báo hàng tuần, vào mỗi ngày thứ hai, nhân viên Kinh doanh kiểm tra, báo cáo số liệu về số lượng container đã xuất đi trong các tuần trước

(I.2) Họ kiểm tra thêm:

- Số lượng đơn hàng sẽ xuất tuần này (công ty đã xác nhận

và gửi lệnh kéo container cho khách hàng)

- Số lượng đơn hàng sẽ xuất trong tuần sau (công ty cũng đã xác nhận và gửi lệnh kéo container cho khách hàng)

(I.3) Từ các số liệu này họ tính toán số lượng container rỗng cần sử dụng và gửi cho Trưởng phòng Kinh doanh theo từng loại container chủ yếu: 20DC, 40DC, 40HC, 45HC

(I.4) Trưởng phòng Kinh doanh kiểm tra, tính toán con số dự báo cho tuần hiện tại và 3 tuần sắp tới và chuyển cho phòng Kế hoạch và Marketing

Bước II: Phòng Kế hoạch và Marketing

(II.1) Mỗi sáng thứ hai hàng tuần, Phòng Kế hoạch và Marketing nhận con số dự báo của Phòng Kinh doanh

(II.2) Phòng Kế hoạch và Marketing kiểm tra lại với bộ phận Điều hành

và Vận chuyển container về số lượng container đã xuất, cũng như mức

độ chính xác của con số dự báo trong các tuần trước đó, tức từ tuần N–

2 đến N–5

(II.3) Nếu không đồng ý với con số dự báo của Phòng Kinh doanh, họ

sẽ đề nghị điều chỉnh và thảo luận để lập ra dự báo mới

(II.4) Nếu đồng ý, họ lập con số dự báo cuối cùng và chuyển cho phòng Điều hành và Vận chuyển để tiến hành chuẩn bị container rỗng cho 4 tuần bao gồm tuần hiện tại và 3 tuần sắp tới

Bước III : Phòng Điều hành và Vận chuyển nhận con số dự báo từ Phòng Kế hoạch và Marketing và tiến hành các bước chuẩn bị cần thiết (hình 2.1)

Qua việc thực hiện theo qui trình dự báo hiện tại, có một số điểm ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động dự báo tại Maersk Line TP HCM:

(1) Nhân viên Kinh doanh cần dự báo nhu cầu container rỗng của các tuần sắp tới, tức bắt đầu từ tuần thứ N+1, không phải tuần thứ N Phòng Điều hành và Vận chuyển cần thời gian 2 tuần để chuẩn bị container, nếu đầu tuần mà dự báo cho nhu cầu sử dụng container trong tuần, ý nghĩa về sự “kịp thời” của dự báo không còn nữa

(2) Trưởng phòng Kinh doanh cần làm việc với nhân viên để đưa ra con số dự báo cho 4 tuần sắp tới và phòng Kinh doanh cần tham khảo

số liệu về những đơn hàng sẽ xuất trong các tuần sau đó để tính toán nhu cầu về lượng container của khách hàng

Tuy nhiên, cho dù phòng Kế hoạch và Marketing có chuẩn bị một báo cáo về các đơn hàng trong các tuần sắp tới, báo cáo đó cũng không nên được coi là nguồn thông tin tham khảo duy nhất Công ty vẫn nhận thêm đơn hàng đến ngày thứ hai trước khi tàu chạy, miễn là tàu còn chỗ, ngoài bãi còn container và khách hàng cảm thấy họ có thể đóng xong hàng và hạ bãi trước giờ “cắt máng” (giờ “cắt máng” là giờ chót nhận container vào bãi hoặc cảng cho một chuyến tàu)

HÌNH 2.1 QUI TRÌNH THNguồn: Tài liệu nộ

HÌNH 2.1 QUI TRÌNH THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG DỰ BÁO

ội bộ của công ty Maersk Line Việt Nam

Do đó, nếu chỉ dùng số liệu này để dự báo cho 4 tuần sau, và không

có sự điều chỉnh phù hợp, độ chính xác nói riêng và chất lượng của hoạt động dự báo sẽ sút giảm

(3) Nhân viên Kinh doanh tham khảo số liệu về thành tích trong quá khứ để dự đoán nhu cầu trong tương lai, nhưng là sản lượng hàng được xếp lên tàu không phải số lượng container khách hàng đã lấy, trong khi mục đích của dự báo là tính toán và dự đoán trước số lượng container, không phải sản lượng hàng hoá

(4) Phòng Kế hoạch và Marketing cần báo cáo cập nhật hơn về độ chính xác của con số dự báo trong các tuần trước đó, đặc biệt là tuần N-1 Khách hàng được phép lấy container để đóng hàng ít nhất 1 tuần trước ngày tàu chạy Một số đơn hàng có số lượng container lớn, khách hàng có thể cần lấy container sớm hơn để có đủ thời gian chuẩn bị

Một tuần Maersk Line có ít nhất 3 chuyến tàu khởi hành từ TP HCM và Vũng Tàu, lượng container rỗng cung cấp cho các đơn hàng trên

3 chuyến tàu này đều được dự báo và chuẩn bị tại TP HCM Nếu tuần trước (N – 1) dự báo thiếu, lượng container không đủ phục vụ nhu cầu sử dụng của khách hàng trong tuần đó, một số khách hàng chưa thể lấy container đóng hàng, họ có thể chuyển đơn hàng và việc lấy container sang tuần này, làm ảnh hưởng dây chuyền đến lượng container cần dự báo

và chuẩn bị trong tuần này và cả tuần sau (tuần N và N + 1) Nếu tuần trước dự báo dư, khách hàng không sử dụng hết lượng container đã được chuẩn bị, số lượng container tồn đọng sẽ chuyển sang tuần này

Như vậy, nếu không tính đến độ chính xác của con số dự báo trong các tuần trước đó để điều chỉnh lượng container dự báo cho phù hợp sẽ