(Luận văn thạc sĩ) các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại việt nam

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam” là công trình nghiên cứu của riêng tôi.. Do đó

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN THỊ HỒNG YẾN

CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG ERP TẠI VIỆT NAM

Chuyên ngành : Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học:

TS NGUYỄN THỊ THU HIỀN

TP Hồ Chí Minh – Năm 2016

Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai

thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam” là công trình

nghiên cứu của riêng tôi Các kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Học viên

Nguyễn Thị Hồng Yến

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Câu hỏi nghiên cứu 2

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 3

5.1 Nghiên cứu định tính 3

5.2 Nghiên cứu định lượng 3

6 Ý nghĩa nghiên cứu 4

7 Các đóng góp của luận văn 4

8 Cấu trúc luận văn 5

Chương 1: TỔNG QUAN 6

1.1 Các công trình nghiên cứu liên quan 6

1.1.1 Các nghiên cứu nước ngoài 6

1.1.1.1 Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (2002) 6

1.1.1.2 Nghiên cứu của Gede Rasben Dantes (2011) 10

1.1.1.3 Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005) 12

1.1.2 Các nghiên cứu trong nước 14

1.1.2.1 Nghiên cứu của Tiến sĩ Nguyễn Bích Liên (2012) 14

1.1.2.2 Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012) 15

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 20

2.1 Tổng quan về hệ thống ERP 20

2.1.1 Khái niệm 20

2.1.2 Quá trình hình thành, phát triển hệ thống ERP 20

2.1.3 Đặc điểm của hệ thống ERP 21

2.1.4 Lợi ích của ERP 22

2.1.5 Hạn chế của ERP 23

2.1.6 Lý do nên triển khai ERP 24

2.1.7 Phương pháp triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP 25

2.1.8 Phân hệ kế toán trong hệ thống ERP 27

2.2 Quan điểm về hệ thống thông tin thành công 30

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP31 Chương 3: PHƯƠNG PHÁP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 34

3.1 Quy trình nghiên cứu 34

3.2 Phương pháp nghiên cứu 36

3.2.1 Nghiên cứu định tính 36

3.2.2 Nghiên cứu định lượng 36

3.2.2.1 Thiết kế mẫu nghiên cứu 36

3.2.2.2 Thiết kế bảng câu hỏi 37

3.2.2.3 Phương pháp thu thập dữ liệu 37

3.2.2.4 Phương pháp phân tích dữ liệu 38

3.3 Mô hình nghiên cứu 38

Chương 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 45

4.1 Đánh giá thực trạng áp dụng ERP tại Việt Nam 45

4.2 Kết quả nghiên cứu định tính 48

4.3 Kết quả nghiên cứu định lượng 53

4.3.1 Đánh giá độ tin cậy thang đo 53

tầm nhìn rõ ràng 54

4.3.1.3 Đánh giá độ tin cậy thang đo Tái cấu trúc quy trình kinh doanh 55 4.3.1.4 Đánh giá độ tin cậy thang đo Sự chính xác của dữ liệu kế toán 55 4.3.1.5 Đánh giá độ tin cậy thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn 56

4.3.1.6 Đánh giá độ tin cậy thang đo Đào tạo 57

4.3.1.7 Đánh giá độ tin cậy thang đo Người sử dụng 57

4.3.1.8 Đánh giá độ tin cậy thang đo Môi trường văn hoá 58

4.3.1.9 Đánh giá độ tin cậy thang đo Triển khai thành công phân hệ kế toán trong ERP 59

4.3.2 Phân tích nhân tố khám phá EFA 60

4.3.3 Phân tích hồi quy và kiểm định giả thuyết 64

Chương 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 71

5.1 Kết luận 71

5.2 Kiến nghị 74

5.3 Hạn chế của nghiên cứu và hướng nghiên cứu tiếp theo 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

CNTT: Công nghệ thông tin

ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GAP: Tài liệu về sự khác biệt giữa nghiệp vụ của doanh nghiệp với chức năng nghiệp vụ trên ERP

Bảng 3.1 Thang đo Likert 5 điểm 37

Bảng 4.1: Bằng chứng khảo sát chuyên gia 48

Bảng 4.2 Cronbach‟s Alpha của thang đo Sự tham gia của lãnh đạo 54

Bảng 4.3 Cronbach‟s Alpha của thang đo Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng 54

Bảng 4.4 Cronbach‟s Alpha của thang đo Tái cấu trúc quy trình kinh doanh 55

Bảng 4.5 Cronbach‟s Alpha của thang đo Sự chính xác của dữ liệu kế toán 55

Bảng 4.6 Cronbach‟s Alpha của thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn 56

Bảng 4.7 Cronbach‟s Alpha của thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn (lần 2) 57

Bảng 4.8 Cronbach‟s Alpha của thang đo Đào tạo 57

Bảng 4.9 Cronbach‟s Alpha của thang đo Người sử dụng 58

Bảng 4.10 Cronbach‟s Alpha của thang đo Người sử dụng (lần 2) 58

Bảng 4.11 Cronbach‟s Alpha của thang đo Môi trường văn hóa 59

Bảng 4.12 Cronbach‟s Alpha của thang đo Triển khai thành công phân hệ kế toán trong ERP 59

Bảng 4.13 Kết quả kiểm định KMO và Bartlett 60

Bảng 4.14 Bảng Eigenvalues và phương sai trích 60

Bảng 4.15 Ma trận hệ số tải nhân tố 61

Bảng 4.16 Ma trận tương quan giữa các biến 64

Bảng 4.17 Đánh giá độ phù hợp của mô hình 66

Bảng 4.18 Kiểm định độ phù hợp của mô hình 66

Bảng 4.19 Kết quả phân tích hồi quy tuyến tính bội 67

Hình 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại các doanh nghiệp

ở Trung Quốc 9

Hình 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công dự án ERP tại các doanh nghiệp ở Phần Lan 14

Hình 2.1 Mô hình tích hợp dữ liệu từ các phân hệ khác về sồ cái tài khoản 27

Hình 2.2: Mô hình nghiên cứu ban đầu 33

Hình 3.1 Quy trình nghiên cứu 35

Hình 3.2 Mô hình nghiên cứu đề xuất 44

Hình 4.1 Mô hình nghiên cứu chính thức 52

Hình 4.2 Mô hình nghiên cứu hiệu chỉnh 63

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế Từ thập niên

1990, đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều chuyển sang áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp (Abdelmageed Elsadek Abdelrazek, 2015) Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực canh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế

ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản

lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Trong đó, phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị là một phân hệ cốt lõi của hệ thống ERP Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con như: Kế toán tổng hợp, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC,… Tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác hoặc các phần mềm tích hợp đều sẽ đổ về phân hệ kế toán Vì vậy, khối lượng công việc của phân hệ kế toán khi triển khai ERP là khá lớn do phải kiểm soát được các

dữ liệu đổ về, đảm bảo sự chính xác của dữ liệu kế toán Do đó, việc triển khai thành công phân hệ này góp phần không nhỏ vào sự cải thiện chất lượng của thông tin kế toán Chất lượng của thông tin kế toán cũng là một yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh Từ đó giúp cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh và thu hút thêm nhiều đầu tư nước ngoài

Thực tế hiện nay tại Việt Nam tỷ lệ triển khai thành công ERP cho các doanh nghiệp không cao Số lượng doanh nghiệp, tập đoàn triển khai ERP trên thực tế lớn hơn số lượng doanh nghiệp công bố triển khai ERP bởi triển khai ERP không đơn giản và đã có những dự án bị sụp đổ hoặc không đạt được sự thành công như mong đợi khi không thể thay đổi cách thức quản trị truyền thống, khiến doanh nghiệp

không muốn quảng bá, tuyên truyền (ICTnews, 2013) Việc thất bại ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp: thiệt hại về chi phí tài chính, nguồn nhân lực tham gia dự án, niềm tin của người sử dụng

Do đó nghiên cứu xác định và đo lường các nhân tố giúp doanh nghiệp triển khai thành công hệ thống ERP nói chung và phân hệ kế toán trong hệ thống ERP nói riêng tại thị trường Việt Nam là rất cần thiết Nó giúp cho doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhân tố này để từ đó cải thiện hoạt động doanh nghiệp, giúp cho việc triển khai ERP được thành công hơn, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đặc biệt là nâng cao chất lượng thông tin kế toán và cải thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Theo nghiên cứu của tác giả, tại Việt Nam, số lượng các nghiên cứu về ERP không nhiều, đa phần là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP Với lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam”

2 Mục tiêu nghiên cứu

Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai phân hệ

kế toán trong hệ thống ERP tại doanh nghiệp Đồng thời, xác định mức độ tác động của từng nhân tố đến việc triển khai thành công phân hệ này tại các doanh nghiệp,

tổ chức

Đề xuất một số kiến nghị tác động vào các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP để giúp doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống ERP trong hoạt động hằng ngày, góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán cũng như công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp

3 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi nghiên cứu 1: Những nhân tố nào ảnh hưởng đến sự thành công

trong việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP?

Câu hỏi nghiên cứu 2: Mức độ tác động của từng nhân tố này đến sự thành

công trong việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP như thế nào?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: các nhân tố tác động đến việc triển khai thành công

phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại các doanh nghiệp, tổ chức

Phạm vi nghiên cứu: các doanh nghiệp tại Việt Nam ở tất cả các lĩnh vực đã

triển khai ứng dụng hệ thống ERP

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Nghiên cứu định tính

Tác giả thực hiện nghiên cứu định tính bằng các phương pháp sau:

- Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến việc triển khai thành công hệ thống ERP nhằm tổng kết các công trình nghiên cứu hiện có về triển khai ERP

- Phương pháp phân tích: Phân tích các nghiên cứu hiện có trong và ngoài nước nhằm khám phá các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP

- Phương pháp khảo sát chuyên gia: Nghiên cứu sơ bộ định tính tiếp tục được thực hiện bằng phương pháp khảo sát các chuyên gia trong việc triển khai ERP tại thị trường Việt Nam Mục đích của việc thảo luận này nhằm phát hiện, khẳng định các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai dự án, các thang đo phù hợp với các dự án tại Việt Nam, từ đó bổ sung, điều chỉnh biến quan sát

5.2 Nghiên cứu định lượng

Nghiên cứu định lượng được thực hiện nhằm đánh giá giá trị, độ tin cậy và mức độ phù hợp của các thang đo, kiểm định mô hình nghiên cứu, giả thuyết nghiên cứu Bên cạnh đó xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam Các giai đoạn như sau:

- Thiết kế nghiên cứu

- Thu thập số liệu: Bảng câu hỏi khảo sát được gửi đến các đối tượng là các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP và các doanh

nghiệp đã triển khai ERP Mẫu nghiên cứu được lấy theo phương pháp lấy mẫu thuận tiện

- Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu bằng phần mềm SPSS 20.0 với các kỹ thuật phân tích và kiểm định: Cronbach Alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích hồi quy bội

6 Ý nghĩa nghiên cứu

Nghiên cứu sẽ giúp các doanh nghiệp xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam Từ đó giúp các doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt hơn trước khi quyết định triển khai hoặc có các giải pháp tác động vào các nhân tố này để đảm bảo cho việc triển khai thành công hệ thống ERP nhằm giảm thiểu tổn thất về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như nâng cao chất lượng thông tin kế toán cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, nghiên cứu có thể được sử dụng như là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu trong tương lai về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam

7 Các đóng góp của luận văn

Luận văn này tổng hợp được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công

hệ thống ERP ở các nước trên thế giới

Từ đó xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam, đặc biệt đối với phân hệ kế toán

Đề xuất các giải pháp góp phần giúp cho các nhà quản lý có được định hướng

và quyết định đúng đắn khi quyết định triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình, tránh được các tổn thất không đáng có về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, luận văn sẽ là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu trong tương lai về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam

8 Cấu trúc luận văn

Chương 1: Tổng quan

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Phương pháp và mô hình nghiên cứu

Chương 4: Kết quả nghiên cứu

Chương 5: Kết luận và Kiến nghị

Chương 1: TỔNG QUAN

1.1 Các công trình nghiên cứu liên quan

1.1.1 Các nghiên cứu nước ngoài

1.1.1.1 Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (2002)

Nghiên cứu này được Liang Zhang và các cộng sự thực hiện năm 2002 Trong nghiên cứu này, các tác giả đã đưa ra 10 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của ERP là: (1) Sự tham gia của lãnh đạo; (2) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh; (3) Quản lý dự án hiệu quả; (4) Sự cam kết của toàn doanh nghiệp; (5) Đào tạo; (6) Người sử dụng; (7) Sự phù hợp phần mềm và phần cứng; (8) Sự chính xác của dữ liệu kế toán; (9) Sự hỗ trợ của nhà cung cấp; (10) Văn hoá tổ chức

Trong đó:

Sự tham gia của lãnh đạo: Theo C.C.Sum và K.K Yang (1992), P Dchessi,

C.M Schaininger và D.R Hobbs (1999) và một số nghiên cứu khác đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cần có sự hỗ trợ của lãnh đạo để triển khai thành công một

dự án ERP Cấp lãnh đạo của doanh nghiệp phải tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện phần mềm ERP và lãnh đạo cũng phải tham gia vào dự án đó Lãnh đạo sẵn sàng cung cấp các tài nguyên cần thiết như cam kết ban đầu khi thực hiện dự án ERP Việc triển khai phần mềm ERP có thể bị gián đoạn, ngưng trệ nghiêm trọng nếu một số nguồn lực (ví dụ: con người, kinh phí và thiết bị) không sẵn sàng

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh

được định nghĩa bởi Hammer và Champy (2001) đó là: “Suy nghĩ cơ bản và thiết kế lại triệt để quy trình kinh doanh nhằm đạt được những cải thiện quan trọng cho doanh nghiệp Ví dụ như sự cải tiến đáng kể về hiệu suất, chi phí, chất lượng, dịch

vụ và tốc độ” Phần mềm ERP được xây dựng không phải phù hợp với tất cả doanh nghiệp Tùy theo từng lĩnh vực kinh doanh, ngành nghề, quy mô,… mà tiến hành thay đổi quy trình hiện có của mình để làm sao phù hợp với phần mềm ERP đó V.Grover và cộng sự (1995) cho rằng tổ chức ngày càng sẵn sàng cho những thay đổi sẽ dễ dàng thành công trong việc triển khai hệ thống ERP

Quản lý dự án hiệu quả: Theo Dennis Lock (1996) thì việc quản lý dự án liên

quan đến lập kế hoạch, phối hợp và kiểm soát những hoạt động phức tạp và đa dạng của các dự án công nghiệp và thương mại hiện đại Triển khai ERP là một chuỗi những hoạt động phức tạp, liên quan đến mọi chức năng của doanh nghiệp và thường kéo dài từ một đến hai năm Do đó doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý

dự án hiệu quả để kiểm soát được quá trình triển khai, tránh vượt ngân sách và đảm bảo được lịch trình triển khai

Sự cam kết của toàn doanh nghiệp: Hệ thống ERP là hệ thống thông tin toàn

doanh nghiệp, nó tích hợp và xử lý thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp nên bắt buộc phải có sự hỗ trợ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp Người đứng đầu các bộ phận là những người tiên phong của dự án ERP, họ cung cấp các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ cho cấp dưới Những người khác bên ngoài dự án cũng góp phần hỗ trợ dự án thành công

Đào tạo: Đào tạo là một quá trình cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên

một cái nhìn khái quát về hệ thống ERP (Sum và cộng sự, 1997) Do đó, người sử dụng có thể hiểu hơn về mối liên hệ giữa công việc của họ với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp Đào tạo các khái niệm giúp cho mọi người hiểu lý

do triển khai hệ thống ERP và sự cần thiết của việc triển khai Trong khi đó, đào tạo chức năng giúp người sử dụng xử lý tốt hơn các tình huống trên hệ thống Ngoài ra người đào tạo cần cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan đến nội dung cần đào tạo để người sử dụng nắm rõ và chủ động hơn

Người sử dụng: Người sử dụng liên quan đến việc tham gia vào quá trình thực

hiện phát triển hệ thống và đại diện của các nhóm người dùng mục tiêu Trong quá trình tham gia triển khai, người sử dụng làm quen dần với hệ thống nên khi phần mềm ERP đưa vào vận hành thực tế sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn

đề cần giải quyết và lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình Phần cứng, sau đó, được lựa chọn dựa trên yêu cầu của hệ thống ERP

Sự chính xác của dữ liệu: Bởi vì các phân hệ của hệ thống ERP kết nối với

nhau một cách chi tiết, sự sai sót dữ liệu đầu vào của một phân hệ có thể ảnh hưởng đến những phân hệ khác Theo Sum và cộng sự (1997), sự chính xác của dữ liệu quyết định sự thành công của dự án ERP Dữ liệu luôn phải đảm bảo tính toàn vẹn

và phải được kiểm tra trước khi nhập vào phần mềm ERP

Sự hỗ trợ của nhà cung cấp: Hầu hết các doanh nghiệp không tự phát triển

phần mềm ERP mà mua từ nhà cung cấp bên ngoài Phần mềm ERP có những bộ quy trình chuẩn và có thể khác với quy trình thực tế của doanh nghiệp Do đó, sự hỗ trợ của nhà cung cấp là rất quan trọng Đội ngũ nhân viên của nhà cung cấp phải có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp với khách hàng Ngoài ra, thời gian đáp ứng dịch vụ cũng như sự tham gia tích cực của nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai ERP

Văn hoá tổ chức: Densley (1999) cho rằng việc triển khai ERP cần phải thích

ứng với phong cách văn hoá của từng doanh nghiệp, văn hoá tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng của việc triển khai dự án ERP Doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP cần thay đổi quy trình kinh doanh của cho phù hợp với phần mềm ERP

Sự thay đổi này tác động đến văn hoá tổ chức của doanh nghiệp và những ràng buộc liên quan đến văn hoá của doanh nghiệp

Hình 1.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại các doanh nghiệp ở Trung Quốc

Nguồn: Liang Zhang và cộng sự (2002)

Quản lý dự

án hiệu quả

Sự cam kết của toàn doanh nghiệp

Hỗ trợ từ nhà cung cấp

Sự hỗ trợ của nhà cung cấp

Yếu tố văn hoá

Văn hoá tổ chức

Triển khai thành công ERP

1.1.1.2 Nghiên cứu của Gede Rasben Dantes (2011)

Nghiên cứu này được Gede Rasben Dantes công bố năm 2011 Mục đích của bài nghiên cứu này nhằm so sánh quá trình triển khai ERP tại hai tổ chức khác nhau thuộc hai quốc gia khác nhau

Tổ chức A là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong ngành in PCB với hơn 500 nhân viên Tổ chức này là một doanh nghiệp chủ chốt trong thị trường PCB, phục vụ trong các lĩnh vực như điện tử, viễn thông, các thiết bị chăm sóc y tế

và kiểm soát

Tổ chức B là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong ngành thiết bị lưu trữ

và điện tử với hơn 500 nhân viên Kể từ khi bắt đầu hoạt động vào năm 1999, hàng triệu sản phẩm đã được phân phối đến khách hàng ở khắp các châu lục

Nghiên cứu tiến hành khảo sát về quá trình triển khai ERP bằng cách phỏng vấn các nhà quản lý, người sử dụng cấp cao, nhân viên, chuyên viên tư vấn dự án liên quan trong quá trình triển khai hệ thống Bài nghiên cứu so sánh quá trình triển khai ERP dựa trên ba đặc tính là: con người, quy trình và tổ chức, công nghệ

Kết quả nghiên cứu cho thấy, để thực hiện thành công hệ thống ERP, công ty cần xem xét một số nhân tố quan trọng của quá trình triển khai thuộc ba đặc tính cụ thể như sau:

Nhóm đặc tính về con người

(1) Sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao: Theo Holland và Light (1999), Lee và Olson (2010) thì việc triển khai thành công hệ thống ERP đòi hỏi sự lãnh đạo, cam kết và tham gia mạnh mẽ của các nhà lãnh đạo cấp cao Họ sẽ cung cấp những nguồn lực và quyền hạn cần thiết để đạt được sự thành công của việc triển khai (Bhatti, 2005)

(2) Làm việc theo nhóm: Nhóm dự án ERP nên bao gồm những thành viên được lựa chọn về kĩ năng, kinh nghiệm, danh tiếng và sự linh hoạt Nhóm triển khai dự án rất quan trọng bởi vì họ sẽ chịu trách nhiệm xây dựng những kế hoạch ban đầu, chi tiết và lịch trình dự án xuyên suốt chiều dài dự án

(3) Sự tham gia của người sử dụng: Sự tham gia của người sử dụng dùng để chỉ trạng thái tâm lý của cá nhân và được định nghĩa như tầm quan trọng và mục đích cá nhân của một hệ thống cho một người dùng (T.R.Bhatti, 2005) Nó cũng được định nghĩa là sự tham gia của người sử dụng trong quá trình triển khai Người sử dụng sẽ tham gia vào giai đoạn định nghĩa về nhu cầu hệ thống ERP của công ty cũng như trong việc triển khai hệ thống này

(4) Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn: Việc lựa chọn chính xác chuyên viên tư vấn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc triển khai thành công hệ thống ERP Lựa chọn những chuyên viên tư vấn có kiến thức trong lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động có thể giúp triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Nhóm đặc tính về quy trình và tổ chức

(1) Các doanh nghiệp cần có mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu rõ ràng là một hướng dẫn cần thiết cho doanh nghiệp trong việc đạt được sự thành công trong quá trình triển khai ERP Mục tiêu đó là đạt được sự thành công với thời gian và chi phí định sẵn và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

(2) Chiến lược triển khai ERP: Có rất nhiều sự lựa chọn về chiến lược triển khai ERP Theo O‟Leary (2000), chiến lược triển khai ERP có thể được chia thành: triển khai áp dụng hoàn toàn hệ thống mới (big bang), triển khai từng phân hệ (pilot project) và áp dụng song song cả hệ thống mới và hệ thống cũ (parallel implementation)

(3) Quản lý dự án: Một dự án muốn thành công cần phải có người quản lý dự án giỏi Nó bao gồm một mục tiêu rõ ràng, xây dựng cả kế hoạch công việc và

kế hoạch nguồn lực, kiểm soát tốt tiến độ dự án

(4) Quản lý sự thay đổi: Cấu trúc tổ chức hiện tại của doanh nghiệp thường không tương thích với hệ thống ERP Hệ thống ERP có những logic của riêng nó về chiến lược của doanh nghiệp, tổ chức và văn hoá Do đó, triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu sự tái cấu trúc những quy trình chủ yếu

của doanh nghiệp và phát triển những quy trình mới để đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp

(5) Quản lý rủi ro: Theo Donovan (1999), quản lý rủi ro không chỉ là nhận ra những rủi ro mà còn là sự chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn

(8) Đào tạo: Huấn luyện/ đào tạo có lẽ là nhân tố quan trọng nhất làm nên sự thành công của dự án ERP Nếu nhân viên hiểu được hệ thống hoạt động như thế nào thì họ có thể khéo léo xử lý tình huống của mình dựa trên những chức năng của hệ thống

(3) Sản phẩm ERP tốt

1.1.1.3 Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005)

Trong nghiên cứu này tác giả đã đưa ra mô hình nghiên cứu gồm 6 yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại Phần Lan: (1) Sự tham gia của lãnh đạo, (2) Quản lý dự án hiệu quả, (3) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh, (4) Sự phù hợp phần mềm và phần cứng, (5) Đào tạo, (6) Người sử dụng

Trong đó:

Sự tham gia của lãnh đạo: Duchessi và cộng sự (1989) kết luận rằng sự tham

gia của lãnh đạo là yếu tố quan trọng góp phần thành công cho việc triển khai hệ thống ERP Lãnh đạo phải tham gia và phân bổ nguồn lực có giá trị cho các nỗ lưc hoàn thành dự án Các cam kết của lãnh đạo cần được nhấn mạnh trong doanh nghiệp

Quản lý dự án hiệu quả: Quản lý dự án hiệu quả là việc vận dụng các kiến

thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đảm bảo dự án triển khai thành công Quản lý

dự án được thực hiện thông qua quy trình: khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc (PMBOK Guide 2000)

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là phân

tích các quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp để xác định cách tốt nhất để làm việc Các nghiên cứu của Sutcliffe (1999) và O‟Leary (2000) cũng đã phân tích

về vấn đề tái cấu trúc quy trình kinh doanh, nó phụ thuộc vào hệ thống ERP mà doanh nghiệp lựa chọn triển khai, phải điều chỉnh lại quy trình của doanh nghiệp cho phù hợp với phần mềm ERP đó

Sự phù hợp phần mềm và phần cứng: Có nhiều nhà cung cấp giải pháp ERP

trên thế giới như SAP, Oracle, BAAN… Mỗi nhà cung cấp cũng đưa ra nhiều phiên bản để các doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn Do đó, doanh nghiệp cần phân tích

và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất để tránh tối đa thiệt hại và rủi ro

Đào tạo: Thông thường người sử dụng có thể quen với phần mềm ERP trong

vòng một năm Mục tiêu chính của đào tạo ERP là giúp người sử dụng hiểu các quá trình kinh doanh khác nhau đằng sau các ứng dụng ERP (Majed al-Mashari và cộng

sự, 2003)

Người sử dụng: Đối với phần mềm ERP mới, có thể yêu cầu người sử dụng

tham gia vaò dự án từ ban đầu, và người sử dụng cũng góp phần vào quyết định này Khi tham gia vào việc triển khai phần mềm ERP, người sử dụng có thể hiểu được hệ thống mới sớm hơn và cho ý kiến phản hồi của mình hoặc quan điểm riêng của mình Khi người sử dụng hiểu được một số ý tưởng sớm hơn thì việc đào tạo dễ dàng được chấp nhận

Hình 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công dự án ERP tại các doanh nghiệp ở Phần Lan

Nguồn: Jiang Yingji (2005)

1.1.2 Các nghiên cứu trong nước

1.1.2.1 Nghiên cứu của Tiến sĩ Nguyễn Bích Liên (2012)

Nghiên cứu của TS Nguyễn Bích Liên thực hiện tại trường Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, năm 2012 về “Xác định và kiểm soát các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp Việt Nam”

Luận án dựa vào từng thành phần hệ thống theo mô hình “hệ thống hoạt động” theo từng giai đoạn của quá trình phát triển của một hệ thống và các kết quả nghiên cứu về ERP đã được công bố trên các tạp chí để nhận diện các nhân tố làm hệ thống ERP tin cậy, thành công và theo nguyên lý suy diễn bắc cầu (chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào người sử dụng và hệ thống tạo và cung cấp sản phẩm), luận án nhận diện đó chính là các thành phần nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin ERP bao gồm 12 nhân tố, đồng thời qua việc phân tích đặc điểm ứng dụng ERP tại Việt Nam thì các nhân tố ảnh hưởng chất lượng thông tin ERP cũng chính là 12 nhân tố đó

Sự tham gia của lãnh đạo

Người sử dụng

Quản lý dự án hiệu quả

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Sự phù hợp phần mềm và phần cứng

Đào tạo

Triển khai thành công ERP

Do nhân tố chính sách phát triển ERP được đo theo 3 khái niệm khác nhau do tính tương đối khác nhau và tầm quan trọng của nó nên luận án điều chỉnh thành 14 nhân tố

Sau đó, luận án đã tiến hành kiểm định độ tin cậy thang đo bằng Cronbach‟s Alpha thì 12 nhân tố được xem xét và sử dụng phân tích kết quả khảo sát bao gồm các nhân tố sau:

1 Tầm nhìn, cam kết và sự hỗ trợ của ban quản lý cấp cao doanh nghiệp

2 Năng lực và kinh nghiệm và sự hỗ trợ của nhà tư vấn triển khai

3 Năng lực đội dự án

4 Thử nghiệm hệ thống

5 Huấn luyện và tham gia của nhân viên doanh nghiệp

6 Chất lượng dữ liệu

7 Qui trình xử lý và chất lượng phần mềm ERP

8 Chất lượng thiết bị, cơ sở hạ tầng

9 Chiến lược, chính sách phát triển ERP

10 Môi trường văn hoá doanh nghiệp

11 Môi trường giám sát, kiểm tra

12 Người sử dụng bên ngoài doanh nghiệp

Chất lượng thông tin là một trong các nhân tố quan trọng đánh giá một hệ thống thông tin thành công theo mô hình nghiên cứu của Willahm DeLone và Ephraim McLean năm 2003 Như vậy qua bài luận án của TS Nguyễn Bích Liên

đã giúp chúng ta nhận diện phần nào các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng thành công ERP

1.1.2.2 Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012)

Tiếp đến một nghiên cứu khác của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ, trường Đại học Kinh tế Huế, đăng trên tạp chí khoa học, Đại học Huế, tập 72B, số 3, năm 2012 về

“Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại Việt Nam: Một áp dụng cải tiến các yếu tố của mô hình hệ thống thông tin thành công” đã đóng góp một phát hiện nhỏ về các nhân tố ảnh hưởng đến thực hiện

thành công ERP giúp các doanh nghiệp có thêm kinh nghiệm và quyết định cho mình

Bài nghiên cứu với mục đích kiểm định giả thuyết về các nhân tố quan trọng trong triển khai thành công ERP: chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin và đào tạo tác động tích cực đến ý định, thái độ, hành vi của người sử dụng ERP và ảnh hưởng đến lợi ích thuần của doanh nghiệp với các giả thuyết sau:

H1: Chất lượng hệ thống ERP có một tác động tích cực đến thái độ hướng đến sử dụng hệ thống ERP

H2: Chất lượng thông tin ERP có một tác động tích cực đến thái độ hướng đến sử dụng hệ thống ERP

H3: Đào tạo sử dụng hệ thống ERP có một tác động tích cực đến thái độ đối với việc sử dụng hệ thống ERP

H4: Thái độ trong việc sử dụng hệ thống có một ảnh hưởng tích cực đến ý định hành vi sử dụng

H5: Ý định sử dụng có một ảnh hưởng tích cực đến lợi ích tổ chức

Bài nghiên cứu xác định đối tượng nghiên cứu là người sử dụng ERP và thực hiện phương pháp lấy mẫu truyền thống lựa chọn tại 3 thành phố đại diện, kết hợp với lấy mẫu trực tuyến thông qua Website khảo sát trực tuyến, email đính kèm file điện tử với 60 bảng câu hỏi được đo bằng thang đo Likert 5 điểm từ Rất không đồng

ý đến Hoàn toàn đồng ý đã được phát hành

Kết quả phân tích dữ liệu cho thấy nghiên cứu đã đóng góp một phát hiện chính là yếu tố đào tạo, huấn luyện là yếu tố quan trọng hơn hẳn yếu tố chất lượng

hệ thống, chất lượng thông tin, đồng thời tất cả các yếu tố độc lập đều tác động có ý nghĩa đến ý định sử dụng ERP của người sử dụng tại Việt Nam Do vậy, các doanh nghiệp cần đầu tư chi phíli, thời gian cho việc huấn luyện, đào tạo để giúp người sử dụng nắm bắt được phương pháp quản lý này, từ đó góp phần triển khai thành công

hệ thống ERP tại doanh nghiệp

1.1.2.3 Nghiên cứu của Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung

(2013)

Một nghiên cứu khác về các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP đã được thực hiện ngay tại thành phố Hồ Chí Minh do Nguỵ Thị Hiền và Phạm Quốc Trung, trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia – thành phố Hồ Chí Minh thực hiện và đăng trên tạp chí Khoa học và Công nghệ, tập 16 số Q2-

2013 với mục đích nhận diện các nhân tố chính ảnh hưởng đến sự thành công của

dự án ERP, thu thập dữ liệu và kiểm định mô hình nghiên cứu tại thành phố Hồ Chí Minh, từ đó tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao sự thành công của các dự án ERP tại Việt Nam

Theo đó tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, với

200 mẫu khảo sát tại thành phố Hồ Chí Minh, sử dụng thang đo Likert 5 điểm , kết quả có 162 bảng câu hỏi hợp lệ được sử dụng phân tích kết quả Sau khi phân tích

độ tin cậy của thang đo thông qua Cronbach‟s Alpha, kết hợp phân tích nhân tố khám phá EFA và phân tích hồi quy kết quả nghiên cứu đã xác định 6 yếu tố ảnh hưởng lên sự thành công của hệ thống ERP là:

 Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo

 Đặc điểm đội dự án ERP

 Đặc điểm của doanh nghiệp

 Đặc điểm của người dùng

 Đặc điểm của hệ thống ERP

 Chất lượng của đơn vị tư vấn, triển khai ERP

Trong đó, 3 yếu tố tác động mạnh đến sự thành công của dự án ERP là: Sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, Đặc điểm đội dự án, Chất lượng của đơn vị tư vấn triển khai ERP

1.1.2.4 Một số nghiên cứu khác

Bên cạnh các nghiên cứu trên thì còn có một số nghiên cứu về việc triển khai thành công hệ thống ERP trong các luận văn thạc sĩ như sau:

Năm Tên đề tài Tác giả Nội dung nghiên cứu chính

2011 Factor impacting ERP

implementation success in

Vietnam

Le Thi Kim Thoa

Nghiên cứu các nhân tố tác động đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam

2012 Critical Success Factors

Tác giả nghiên cứu 4 nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP tại thị trường Việt Nam Đồng thời xem xét tác động của nhân tố Môi trường văn hóa đến 4 nhân tố này

2013 Các yếu tố ảnh hưởng đến

triển khai thành công hệ

thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp

Ngô Duy Hinh Nghiên cứu các yếu tố ảnh

hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại các doanh nghiệp, tổ chức đã triển khai ERP tại Việt Nam

Nghiên cứu thực nghiệm tại công ty TNHH MTV SMC Pneumatics (Việt Nam) về các nhân tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng thành công hệ thống ERP

2015 Các nhân tố chính quyết

định triển khai thành công

dự án ERP tại Việt Nam

Trần Đức Quý Đánh giá các nhân tố ảnh

hưởng đến việc triển khai thành công một dự án ERP tại thị trường Việt Nam

1.2 Xác định khe hổng nghiên cứu

Đã có nhiều nghiên cứu về việc triển khai ERP trên thế giới Theo tổng kết của Moon (Moon, 2007) về các bài đăng trên tạp chí từ năm 2000 đến 31/05/2006 thì trong 313 bài liên quan đến ERP thì có đến 135 bài về triển khai hệ thống ERP, chiếm hơn 40%

Tại Việt Nam, các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành công hay thất bại của ERP tại Việt Nam

Từ đó, tác giả nhận thấy các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước tuy đã có nhiều nghiên cứu về việc triển khai hệ thống ERP nhưng chưa có nghiên cứu nào thực hiện cho phân hệ kế toán trong hệ thống ERP Trong hệ thống ERP, phân hệ kế toán được xem là cốt lõi, do đó, việc ứng dụng thành công phân hệ này sẽ góp phần không nhỏ để cải thiện hệ thống kế toán, nâng cao chất lượng thông tin kế toán trong doanh nghiệp Do đó, việc thực hiện nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP là rất cần thiết

Tóm tắt chương 1

Chương 1 đã trình bày tóm tắt một số nghiên cứu trong và ngoài nước đã được nghiên cứu trước đây về triển khai thành công ERP Từ đó, tác giả nhận thấy các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước chưa có nghiên cứu nào thực hiện cho phân hệ kế toán trong hệ thống ERP Do đó, việc thực hiện nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP là rất cần thiết

Chương 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tổng quan về hệ thống ERP

2.1.1 Khái niệm

ERP là chữ viết tắt của Enterprise Resource Planning

Hiện nay có rất nhiều định nghĩa khác nhau về ERP:

ERP là một bộ các mô đun hay ứng dụng kinh doanh liên kết các đơn vị trong một doanh nghiệp như tài chính, kế toán, sản xuất, nguồn nhân lực… thành một hệ thống tích hợp chặt chẽ duy nhất với một nền tảng chung cho luồng thông tin xuyên suốt trong toàn bộ công việc kinh doanh (Benheshti, 2006)

Theo Gartner Group định nghĩa thì ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng, nó cung cấp những mô hình quy trình và dữ liệu sâu rộng về các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp như tài chính, nhân sự, sản xuất…

Bên cạnh đó, theo quan điểm hệ thống thông tin thì ERP là các gói phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh doanh, chia sẻ

dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and Labuschagne, 2005)

2.1.2 Quá trình hình thành, phát triển hệ thống ERP

Vào những năm 1960, hệ thống phần mềm đặt hàng (Reoder Point System) ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý hàng tồn kho nhằm xác định yêu cầu bổ sung hàng tồn kho; quản lý việc đặt hàng tồn kho và cũng như việc sử dụng hàng trong kho và báo cáo hàng tồn kho

Những năm 1970, phần mềm hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Requirement Planning) ra đời giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và mua nguyên vật liệu về mặt thời gian, nhu cầu Đây là một bước tiến lớn trong quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Đến những năm 1980, phần mềm hoạch định sản xuất (MRP II – Manufacturing Resource Planning) được phát triển từ phần mềm MRP Từ mục tiêu

là hoạch định và kiểm soát sản xuất và tồn kho, MRP II được mở rộng để tích hợp các chức năng chủ yếu như sản xuất, marketing, tài chính với các chức năng khác

như nhân sự, kỹ thuật và mua hàng vào hệ thống lập kế hoạch để gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất MRP II đã bổ sung thêm việc quy hoạch năng lực và xây dựng lịch trình cũng như đôn đốc, giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất Vào những năm 1990, sự cải tiến trong công nghệ tiếp tục cho phép MRP II được mở rộng để hợp nhất tất cả những hoạch định nguồn lực trong toàn bộ doanh nghiệp như: thông tin kho bãi, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định nguồn nhân lực, tài chính, quản lý chất lượng, thiết kế sản phẩm và quản lý dự án,…Trong khi MRP II chủ yếu tập trung vào lập kế hoạch và lịch trình cho các nguồn lực nội bộ doanh nghiệp thì ERP hướng tới lập kế hoạch và lịch trình tới cả người cung cấp nguồn lực cho doanh nghiệp trên cơ sở lập kế hoạch nhu cầu và lịch trình khách hàng một cách năng động ERP không những được sử dụng ở những doanh nghiệp sản xuất mà còn được sử dụng ở bất kì doanh nghiệp nào muốn tăng cường năng lực cạnh tranh

Từ sau năm 2000, một thế hệ mới của ERP, còn gọi là ERP II ra đời ERP II

đã phát triển từ ERP và kết hợp với Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management), Quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management) cùng với sự phát triển của thương mại điện tử Và những năm gần đây, thuật ngữ Kinh doanh thông minh (BI – Business Intelligence) cũng được tích hợp vào ERP

Như vậy hệ thống ERP được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản

lý và kiểm soát kinh doanh hay nói cách khác là từ các phương pháp quản lý kinh doanh Sự phát triển của ERP cũng gắn đồng thời với sự phát triển của công nghệ máy tính, từ những giai đoạn phần mềm được chạy trên những máy tính lớn, sau đó trên các máy tính PC với giải pháp khách chủ và hiện nay là thời kỳ mạng Internet cho các xử lý kinh doanh điện tử

2.1.3 Đặc điểm của hệ thống ERP

Tính linh hoạt: Phần mềm ERP có khả năng thích ứng với sự thay đổi nhu cầu của tổ chức trong tương lai

Tính toàn diện: Phần mềm ERP bao gồm nhiều mô đun khác nhau nên có thể

hỗ trợ nhiều quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Tính mở và mô đun hoá: Phần mềm ERP cho phép bất kì mô đun nào tích hợp vào cũng như tách ra khỏi hệ thống mà không ảnh hưởng những mô đun còn lại Tính kết nối: ERP không chỉ bị giới hạn bên trong doanh nghiệp mà còn hỗ trợ kết nối từ các đơn vị bên ngoài doanh nghiệp

2.1.4 Lợi ích của ERP

Theo Shari Shang và Peter B Seddon (2000), việc ứng dụng ERP mang lại các lợi ích sau:

 Lợi ích hoạt động: ERP giúp giảm thiểu chi phí cho các hoạt động trong doanh nghiệp cũng như rút ngắn thời gian thực hiện chu kỳ bán hàng và mua hàng thông qua việc hỗ trợ các hoạt động của khách hàng trong việc đặt hàng, giao hàng, thanh toán…, hỗ trợ các hoạt động của nhà cung cấp như tốc độ thanh toán, kết hợp nhiều đơn hàng để đạt được chiết khấu ERP cho phép doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong khi sử dụng nguồn lực ít hơn từ đó năng suất cũng được cải thiện rất nhiều Khi sử dụng ERP, dữ lieu khách hàng, thông tin sản phẩm được quản lý đầy đủ hơn nên chất lượng dịch vụ khách hàng cũng tốt hơn

 Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung cho toàn bộ doanh nghiệp giúp cho việc quản lý nguồn lực được tốt hơn Bên cạnh đó, do việc

sử dụng dữ liệu dùng chung này nên khả năng phân tích và cung cấp dữ liệu kịp thời và chính xác tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và kiểm soát hiệu suất hoạt động ở các bộ phận cũng như toàn doanh nghiệp tốt hơn

 Lợi ích chiến lược: ERP cung cấp nhiều lợi thế cạnh tranh trên cơ sở ứng dụng CNTT ERP giúp doanh nghiệp giảm hạn mức tồn kho, lập kế hoạch bán hàng, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định nguồn lực sản xuất tốt hơn

 Lợi ích cơ sở hạ tầng CNTT: các lợi ích này bao gồm

 Hỗ trợ kế hoạch phát triển kinh doanh hiện tại và tương lai như tăng trưởng kinh doanh trong khối lượng giao dịch, khả năng xử lý, tăng trưởng kinh doanh với các sản phẩm hoặc dịch vụ kinh doanh mới

 Xây dựng đổi mới kinh doanh như: hình thành chiến lược thị trường mới, xây dựng quy trình mới…

 Xây dựng cách thức quản lý chi phí bằng cách đạt được quy mô kinh tế thông qua quá trình sắp xếp hoặc phân chia hợp lý các dịch vụ

 Tạo ra hoặc tăng cường sự khác biệt sản phẩm như cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng thích ứng và đáp ứng các nhu cầu của các khách hàng khác nhau

 Xây dựng mối liên kết bên ngoài với nhà cung cấp, nhà phân phối và các đối tác kinh doanh

 Lợi ích về tổ chức: ERP giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình và liên kết các quy trình để tối ưu hoá chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của doanh nghiệp Bên cạnh đó, tạo điều kiện học tập kinh doanh và mở rộng kĩ năng làm việc cho nhân viên, truyền thông trong doanh nghiệp thuận tiện và nhanh chóng hơn, từ đó cải thiện văn hoá doanh nghiệp

Sự không phù hợp hay nói cách khác là khoảng cách giữa các chức năng được cung cấp bởi phần mềm ERP và yêu cầu của tổ chức sử dụng ERP về các vấn đề tổ chức dữ liệu, xử lý và nội dung và hình thức thông tin cũng là một khó khăn mà doanh nghiệp khi ứng dụng ERP gặp phải

Bên cạnh đó, một khó khăn cũng rất quan trọng là tỷ lệ giữa tái cấu trúc doanh nghiệp và mục tiêu tuỳ chỉnh theo yêu cầu khách hàng Không phải quy trình xử lý

và kinh doanh nào của ERP viết sẵn cũng phù hợp với doanh nghiệp sử dụng nó Tuy vậy, việc sửa chữa theo yêu cầu tuỳ chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và thậm chí làm mất luôn mục tiêu ban đầu của phần mềm ERP là nâng cao chất lượng cho xử lý kinh doanh

2.1.6 Lý do nên triển khai ERP

Theo Rothlin (2010) và Shang và Seddon (2003), việc triển khai ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và đó là lý do tại sao ERP phát triển cho đến ngày hôm nay Những lợi ích đó bao gồm:

- Hệ thống ERP được xây dựng để tích hợp và tự động hóa các quy trình quản

lý Vì vậy ERP sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn như giảm chi phí hoạt động, cải thiện quá trình sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm, cải thiện dịch vụ khách hàng

- Hệ thống ERP giúp cho các doanh nghiệp quản lý và khai thác tốt nguồn lực của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho việc ra quyết định trong công tác điều hành, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

- Hệ thống ERP hỗ trợ cho doanh nghiệp có được các sự thay đổi như tăng trưởng, liên doanh, liên kết, thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc tích hợp thông tin với nhà cung cấp, khách hàng Hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp ổn định, không bị xáo trộn mỗi khi có sự thay đổi

- Khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cũng xem xét và đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin cho hiện tại và tương lai Việc quản lý tập trung hạ tầng thông tin giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí cho công nghệ thông tin và cải thiện chất lượng thông tin do hệ thống cung cấp

2.1.7 Phương pháp triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP

Chiến lược triển khai ERP có thể được chia thành: triển khai áp dụng hoàn toàn hệ thống mới (big bang), triển khai từng phân hệ (pilot project) và áp dụng song song cả hệ thống mới và hệ thống cũ (parallel implementation) Do đó, việc triển khai từng phân hệ trong hệ thống ERP hay triển khai ứng dụng hoàn toàn hệ thống mới cũng cần trải qua các giai đoạn chung cho một dự án ERP

Việc triển khai hệ thống ERP tương đối phức tạp và cần nhiều thời gian, tiềm

ẩn nhiều nguy cơ thất bại Chính vì vậy có nhiều công trình nghiên cứu về phương pháp triển khai dự án đã thực hiện và đề xuất nhiều phương pháp khác nhau Pastor

và Esteves (1999) đề xuất quy trình triển khai ERP bao gồm các bước sau: Giai đoạn ra quyết định sử dụng ERP, Giai đoạn khảo sát, Giai đoạn triển khai, Giai đoạn vận hành và bảo trì

Giai đoạn ra quyết định sử dụng ERP: Trong giai đoạn này doanh nghiệp

cần cân nhắc đến chiến lược công nghệ thông tin có sử dụng hệ thống ERP Các nhà quản lý cần phân tích xem họ có nhu cầu sử dụng hay không và các yêu cầu cần hệ thống ERP giải quyết là gì Tiếp theo đó họ phải phân tích về chi phí và thời gian cũng như kỳ vọng cho hệ thống ERP Cuối cùng họ phải đánh giá được tính khả thi khi quyết định triển khai dự án (Pator và Esteves, 1999)

Giai đoạn khảo sát: Giai đoạn này doanh nghiệp thành lập ban dự án ERP

nhằm chọn lựa các giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của họ mà yêu cầu chỉnh sửa hệ thống là ít nhất Ngoài việc lựa chọn giải pháp phần mềm, doanh nghiệp cũng phải chọn ra được nhà triển khai dịch vụ ERP tốt nhất Một điều quan trọng nữa cần phải phân tích chỉ số ROI, điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp đánh giá và so sánh được khoản đầu tư của mình Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cũng xem xét, bố trí lại hệ thống hạ tầng thông tin nhằm đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống ERP (Pastor và Esteves, 1999; Pastor và Bibiano, 2006)

Giai đoạn triển khai: Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng nhất trong quá

trình triển khai ERP Trong giai đoạn này, các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp được phân tích và đối chiếu với các chức năng của hệ thống ERP Vai trò

của tư vấn có tầm quan trọng và quyết định sự thành công của giai đoạn này bởi vì

họ sẽ thực hiện các công việc quan trọng như khảo sát, phân tích quy trình, đào tạo người dùng… (Pastor và Esteves, 1999)

Theo Theodor (2009), các công việc chính trong giai đoạn này bao gồm:

 Thành lập đội dự án: bao gồm các vị trí Quản trị dự án, Tư vấn nghiệp vụ, Nhân viên IT, Người sử dụng, Ban lãnh đạo

 Chuẩn bị kế hoạch dự án: kế hoạch dự án được lập, trong đó nêu rõ mục tiêu, công việc, thời gian, nguồn lực thực hiện,…

 Xây dựng quy trình và chỉnh sửa chức năng: bước này sẽ xây dựng quy trình nghiệp vụ theo các chức năng của ứng dụng ERP Các bước của quy trình được đối chiếu lên chức năng chuẩn của hệ thống ERP, đối với những chức năng không đáp ứng được thì đưa vào GAP và có giải pháp khác

 Phân tích GAP: bước này sẽ ghi nhận và phân tích những sự khác biệt giữa quy trình của doanh nghiệp hiện tại so với quy trình trên phần mềm và đề xuất ra giải pháp để giải quyết GAP

 Tạo dữ liệu Master Data (danh mục khách hàng, nhà cung cấp, mặt hàng…):

dữ liệu Master Data cần phải được chuẩn hoá theo yêu cầu của hệ thống ERP

 Thiết lập ứng dụng: thiết lập các tham số trên phần mềm ERP nhằm đáp ứng được các quy trình, chức năng của doanh nghiệp

 Kiểm tra hệ thống: ứng dụng cần phải được kiểm tra để loại bỏ những lỗi phát sinh

 Chuyển đổi dữ liệu: chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

 Đào tạo người sử dụng: người sử dụng được đào tạo theo quy trình, chức năng của hệ thống

 Golive: đưa hệ thống vào vận hành

Giai đoạn vận hành và bảo trì: Khi đưa hệ thống vào sử dụng, doanh nghiệp

khai thác những lợi ích của hệ thống ERP Hệ thống tiếp tục được theo dõi và đánh giá khả năng đáp ứng Trong giai đoạn này cũng sẽ tồn tại các lỗi của hệ thống và

cần được chỉnh sửa Các yêu cầu thêm của doanh nghiệp cũng được ghi nhận và xử

lý thêm trên hệ thống ERP (Pastor và Esteves, 1999; Pastor và Bibiano, 2006)

2.1.8 Phân hệ kế toán trong hệ thống ERP

Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản

lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính

Các giao dịch kế toán được tích hợp với các phân hệ quản lý khác như Quản lý kho, quản lý mua hàng hoá – vật tư, quản lý bán hàng, … Nhờ đó, khi các giao dịch tác nghiệp xảy ra thì các bút toán hạch toán tương ứng như tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), công nợ phải thu (từ phân hệ bán hàng), công nợ phải trả (từ phân hệ mua hàng), kế toán chi phí giá thành được tạo ra tự động và ghi vào các sổ phụ kế toán Cuối kì, kế toán phải thực hiện việc đóng sổ tại phân hệ Sổ cái tổng hợp để hoàn tất việc quyết toán cho kì đó Phân hệ này cung cấp các báo cáo theo quy định của Nhà nước cũng như các báo cáo quản trị theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Hệ thống tích cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu và luôn đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán phát sinh

Hình 2.1 Mô hình tích hợp dữ liệu từ các phân hệ khác về sồ cái tài khoản

Kế toán tổng hợp (GL – General Ledger)

 Liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ kế toán chi tiết: Vốn bằng tiền, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí giá thành, tài sản cố định, bán hàng, mua hàng, tồn kho, …

 Hạch toán kế toán tiền lương và các khoản phải trả công nhân viên, các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ

 Các bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh tự động, tùy chọn theo phương thức quản lý, hạch toán

 Tổng hợp dữ liệu từ tất cả các phân hệ kế toán khác để lên các báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo chế độ

Kế toán công nợ phải thu

 Nhận số liệu phát sinh công nợ phải thu từ các phân hệ nghiệp vụ kinh

doanh

 Quản lý công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, nhóm khách hàng, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng, sản phẩm, công trình, theo cán bộ kinh doanh quản lý

 Quản lý công nợ phải thu theo hạn thanh toán của từng đối tượng, quy định

và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời gian nợ

 Bút toán bù trừ công nợ

 Tổng hợp phát sinh của từng khách hàng theo tài khoản

Kế toán công nợ phải trả

 Nhận số liệu phát sinh công nợ phải trả từ các Phân hệ nghiệp vụ

 Quản lý công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, từng hóa đơn, thương vụ, hợp đồng

 Quản lý công nợ phải trả theo hạn thanh toán của từng đối tượng, từng hóa đơn mua hàng, quy định và quản lý công nợ theo hạn mức về giá trị và thời gian nợ

 Bút toán bù trừ công nợ

 Tổng hợp phát sinh của từng nhà cung cấp theo tài khoản

Phân hệ Quản lý kế toán tài sản cố định – Công cụ dụng cụ

 Theo dõi tăng giảm tài sản theo từng nhóm tài sản, bộ phận sử dụng, nguồn vốn hình thành

 Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn, mục đích sử dụng

 Dễ dàng quản lý tài sản theo nhóm, bộ phận, mục đích sử dụng, …

 Tùy chọn dễ dàng phương thức tính khấu hao, cách lấy giá trị tính khấu hao,

 Các báo cáo về CCDC: Danh mục CCDC, báo cáo phân bổ CCDC

Kế toán chi phí giá thành

 Tính giá thành theo nhiều phương pháp: Phương pháp trực tiếp, định mức, hệ

số, hoàn nguyên, phân bước, hỗn hợp

 Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho từng sản phẩm, công trình hoặc nhóm sản phẩm, nhóm công trình, … theo từng giai đoạn Khai báo giá thành kế hoạch, giá thành định mức, so sánh giá thành thực tế với giá thành kế hoạch, giá thành định mức để từ đó có được những phân tích sắc bén làm cơ sở để

đề ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn

 Tự động phân bổ, kết chuyển chi phí Cho phép phân bổ chi phí chung theo nhiều tiêu thức

 Báo cáo: Báo cáo giá thành chi tiết, Bảng tổng hợp giá thành, Bảng tiêu hao nguyên vật liệu cho sản phẩm, …

2.2 Quan điểm về hệ thống thông tin thành công

Theo nghiên cứu của Willamh DeLone và ephraim McLean(2003) về “Mô hình DeLone và McLean về hệ thống thông tin thành công” đã đưa ra kết quả về 6 yếu tố đánh giá một hệ thống thông tin thành công như sau:

Thứ nhất: Chất lượng hệ thống

Bao gồm khả năng sử dụng, tính sẵn có, thời gian xử lý, độ tin cậy, khả năng thích ứng và phản ứng… là những tính năng được đánh giá cao bởi người sử dụng của một hệ thống thương mại điện tử

Thứ hai: Chất lượng thông tin

Để đạt được chất lượng thông tin thì hệ thống nên được cá nhân hoá, hoàn chỉnh, phù hợp, dễ hiểu, và an toàn nếu chúng ta mong đợi khách hàng tiềm năng hoặc các nhà cung cấp thực hiện giao dịch thường xuyên

- Nhân viên của hệ thống có kiến thức để làm công việc của họ (sự bảo đảm)

- IS có mang lại lợi ích tốt nhất cho người sử dụng bằng cả trái tim (sự đồng cảm)

Thứ tư: Cách sử dụng

Cách sử dụng đề cập đến cách thức để làm mọi thứ từ việc đăng nhập đến việc

đi vào hệ thống truy cập thông tin, thực hiện giao dịch

Thứ năm: Sự hài lòng của người sử dụng

Đây là một phương tiện quan trọng để đo lường ý kiến khách hàng của hệ thống thương mại điện tử bao gồm toàn bộ quá trình trải nghiệm của khách hàng từ tìm kiếm thông tin đến việc mua, thanh toán, nhận hàng và các dịch vụ

Thứ sáu: Lợi ích thuần

Là nhân tố thành công quan trọng nhất bởi vì họ nắm bắt được sự cân bằng các tác động tích cực và tiêu cực của thương mại điện tử đối với các khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, các tổ chức, thị trường, ngành công nghiệp, nền kinh tế… đem lại lợi ích cho công ty từ hệ thống được thiết lập

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP

Nghiên cứu vể việc triển khai thành công hệ thống ERP, trong phạm vi hiểu biết và nỗ lực tra cứu của tác giả, tính đến nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu

về vấn đề này Thông qua kết quả các công trình nghiên cứu đã được công bố, có thể rút ra một số nhân tố chính mà các nhà nghiên cứu trước đã phát hiện và kiểm định được bao gồm:

- Sự tham gia của lãnh đạo: Lãnh đạo phải tham gia và cam kết phân bổ

nguồn lực có giá trị cho các nỗ lực hoàn thành dự án Sự tham gia của ban lãnh đạo sẽ giúp cho dự án đi đúng hướng, cũng như các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả

- Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng: Phải có mục tiêu rõ ràng,

tập trung và xác định phạm vi trước khi thực hiện ERP, xác định chi phí, thời gian thực hiện hệ thống, xác định các lợi ích đạt được khi hoàn thành hệ

thống ERP

- Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là phân

tích các quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp để xác định cách tốt nhất

để làm việc Việc thay đổi, chuẩn hoá lại quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp sẽ giúp cho quy trình nghiệp vụ phù hợp hơn với quy trình ERP, từ

đó sẽ làm giảm các chỉnh sửa hệ thống ERP và làm tăng thành công của dự

án ERP

- Sự phù hợp phần mềm và phần cứng: Nhà cung cấp ERP sử dụng những nền

tảng phần cứng, cơ sở dữ liệu và hệ thống hoạt động khác nhau và một số gói ERP này chỉ phù hợp với cơ sở dữ liệu và hệ thống hoạt động của một số doanh nghiệp Mỗi nhà cung cấp cũng đưa ra nhiều phiên bản để các doanh

nghiệp có nhiều sự lựa chọn Do đó, doanh nghiệp cần phân tích và lựa chọn

giải pháp phù hợp nhất để tránh tối đa thiệt hại và rủi ro

- Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn: Đội ngũ chuyên

viên tư vấn giữ vai trò quan trọng trong dự án, chuyên viên tư vấn là người nắm rõ chức năng sản phẩm, hiểu được nghiệp vụ để đưa ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp Do đó, chuyên viên tư vấn có kiến thức liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của công ty, có nhiều kinh nghiệm trong triển khai ERP, hiểu biết về quy trình kinh doanh và kiểm soát tại công ty, đáp ứng kì vọng của tổ chức và hợp tác tốt với nhóm dự án sẽ có tác động tích cực đến sự thành công của dự án ERP

- Đào tạo: Khi dự án bắt đầu đưa vào sử dụng thì người sử dụng phải là người

chịu trách nhiệm chính trong việc vận hành hệ thống tại doanh nghiệp của

họ, chính vì vậy vấn đề đào tạo để người sử dụng nắm được hệ thống là một vấn đề quan trọng phải đặt ra ngay từ đầu dự án Người đào tạo phải có kiến thức, kĩ năng, kinh nghiệm về phần mềm ERP Việc đào tạo phải được kết hợp giữa lý thuyết với thực hành các chức năng cụ thể để người sử dụng thành thạo trong việc sử dụng hệ thống

- Người sử dụng: Người sử dụng phải có khả năng lĩnh hội được các kiến thức

được đào tạo Người sử dụng có thể được yêu cầu tham gia vào dự án từ lúc

dự án vẫn đang được xác định, và người sử dụng cũng góp phần vào quyết định này Khi tham gia trong việc triển khai ERP, người sử dụng có thể hiểu được hệ thống mới sớm hơn và cho ý kiến phản hồi của mình hoặc quan điểm của mình

- Môi trường văn hoá: Theo các số liệu thống kê thì mỗi nước, mỗi vùng miền

có tỷ lệ triển khai thành công ERP khác nhau Đây là một vấn đề mà nhiều người trong ngành thường chú ý và họ cũng đã có ý kiến cho rằng nhân tố Môi trường văn hoá có ảnh hưởng đến việc triển khai thành công Các chuyên gia trong ngành ERP cho rằng chính các thói quen của người dùng trong việc thay đổi để đáp ứng hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến kết quả ứng