Nhóm 4 chương 5 quản trị thông tinquản lý văn bản đến đi

- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải trình thủ trưởng cơ quan, hoặc Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính ở cơ quan không có Chánh văn phòng xem xét và đề xuất ý kiến

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

KHOA KINH TẾ

BÀI TẬP NHÓM 4 – 59QTKD2 MÔN: QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ THÔNG TIN

CHỦ ĐỀ: QUẢN TRỊ QUẢN LÝ VĂN BẢN

ĐẾN- ĐI

DANH SÁCH NHÓM

Khánh Hòa, ngày 15 tháng 11 năm 2020

MỤC LỤC

A TRẢ LỜI CÂU HỎI 2

Câu 1: Nguyên tắc chung để xử lý văn bản đến? 2

Câu 2: Nghiệp vụ xử lý văn bản đến? 2

Câu 3: Nghiệp vụ xử lý văn bản đi? 3

Câu 4: Các mẫu sổ văn bản đến, văn bản đi – cách ghi chép? 3

B NỘI DUNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4

2 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN (VĂN BẢN ĐẾN)……… ……… ………4

3 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI………… ………… ……….6

4 LẬP VÀ NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO PHÒNG LƯU TRỮ CƠ QUAN… … …7

CHƯƠNG 5 QUẢN TRỊ THÔNG TIN

A TRẢ LỜI CÂU HỎI

Câu 1: Nguyên tắc chung để xử lý văn bản đến?

- Tất cả văn bản gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức, bất kể do ai chuyển, đều phải qua bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng

ký

- Văn bản gửi đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật

- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải trình thủ trưởng cơ quan, hoặc Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính ở cơ quan không

có Chánh văn phòng xem xét và đề xuất ý kiến về việc phân phối cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Mọi người, từ thủ trưởng đến nhân viên khi nhận văn bản đều phải

ký vào sổ chuyển văn bản

Câu 2: Nghiệp vụ xử lý văn bản đến?

Câu 3: Nghiệp vụ xử lý văn bản đi?

Câu 4: Các mẫu sổ văn bản đến, văn bản đi – cách ghi chép?

- Mẫu sổ văn bản đến:

Nhận văn bản đến Bóc bì văn bản đến Đóng dấu đến

Trình thủ

trưởng cơ quan Đăng ký văn bản đến

Chuyển giao văn bản đến

Theo dõi việc giải quyết văn bản

Giúp lãnh đạo

soạn thảo văn

bản

Trình ký và làm thủ tục gửi văn bản đi bưu điện

Sắp xếp và bảo quản bản lưu

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Số ký

hiệu

công văn

Ngày tháng công văn

Trích yếu nội dung công văn

Nơi nhận công văn

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Ghi chú

Cột 1: Số và ký hiệu công văn: Ghi số và ký hiệu của văn thư

Cột 2: Ngày tháng của công văn: Là ngày ký và gửi văn thư đi Cột 3: Trích yếu nội dung công văn: Ghi tên loại và nội dung văn thư

Cột 4: Nơi nhận công văn: Ghi nơi văn thư được gửi đến

Cột 5: Đơn vị hoặc người nhận bản lưu văn thư đó, để khi cần có thể tìm ra được dễ dàng

Cột 6: Ghi chú: Ghi những lưu ý cần thiết

B NỘI DUNG

1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CƠ QUAN BÊN NGOÀI

DOANH NGHIỆP

(Luồng thông tin nội bộ)

2 XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐẾN (VĂN BẢN ĐẾN)

Một trong những công việc hàng ngày của người thư ký là tham gia vào việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan Để làm hết được công việc đó, thư ký phải hiểu biết về nguyên tắc chung và nghiệp vụ cụ thể của việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong mỗi cơ quan

a) Nguyên tắc chung

- Tất cả văn bản gửi đến cơ quan dưới mọi hình thức, bất kể do ai chuyển, đều phải qua bộ phận văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

- Văn bản gửi đến cơ quan phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và đảm bảo bí mật

- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải trình thủ trưởng cơ quan, hoặc Chánh văn phòng, hoặc Trưởng phòng hành chính ở cơ quan không

có Chánh văn phòng xem xét và đề xuất ý kiến về việc phân phối cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Mọi người, từ thủ trưởng đến nhân viên khi nhận văn bản đều phải ký vào sổ chuyển văn bản

b) Nghiệp vụ xử lý văn bản đến

 Nhận văn bản đến:

-Mọi văn bản, tài liệu, thư từ, sách báo, tạp chí,…do nhân viên bưu điện, liên lạc cơ quan đem đến đều phải qua bộ phận văn thư cơ quan tiếp nhận

-Khi nhận văn bản đến, nhân viên văn thư phải thực hiện các bước sau đây:

-Xem nhanh một lượt, văn bản nào gửi không đúng cơ quan mình thì gửi trả lại nhân viên bưu điện, văn bản nào đã bóc phong bì hoặc nghi ngờ

có dấu hiệu bị bóc thì phải lập biên bản Sau khi tiếp nhận xong, nhân viên văn thư phải ký vào sổ giao nhận văn bản

 Sơ bộ phân loại văn bản đến thành các loại:

+ Thư riêng, báo, tạp chí (xuất bản phẩm nói chung) không phải bóc bì, đăng ký, của đơn vị hoặc cá nhân nào, chuyển thẳng cho đơn vị hoặc cá nhân đó

+ Văn bản gửi cơ quan; loại này lại tiếp tục chia thành 2 loại: loại phải bóc bì, đăng ký, gồm văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, gửi thủ trưởng cơ quan, gửi các đơn vị chức năng của cơ quan; loại không phải bóc bì mà chỉ đăng ký các yếu tố ngoài bì rồi chuyển thẳng, gồm văn bản ngoài bì đề rõ tên người nhận, văn bản mật, văn bản gửi đảng ủy và các đoàn thể, văn bản gửi các đơn vị trực thuộc

c) Bóc bì văn bản đến

- Những bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc), bóc trước

- Các bì văn bản có dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật) chỉ bóc bì ngoài, nếu quy định của cơ quan cho phép, nhân viên văn thư được bóc tất cả bì văn bản đến thì nhân viên văn thư mới được phép bóc

- Khi bóc bì văn bản đến phải dồn cho văn bản chuyển về một bên, dùng kéo cắt mép bì, nhẹ nhàng lấy văn bản ra khỏi bì, tránh làm rách văn bản

- Kiểm tra lại bì cẩn thận để tránh bỏ sót văn bản trong bì

- Nếu phát hiện thấy trong bì có văn bản gửi nhầm cho cơ quan mình thì phải gửi trả lại cho cơ quan gửi

- Những văn bản quan trọng, thông thường có kèm theo phiếu gửi Nếu trong bì có phiếu gửi thì phải đối chiếu giữa phiếu gửi và văn bản nhận được có đúng như trong phiếu gửi hay không? Trường hợp phiếu gửi yêu

- Các đơn, thư khiếu tố…, khi bóc bì, phải giữ lại bì và đính kèm vào thư, đơn đó để làm bằng chứng xem xét sau này

d) Đóng dấu đến

e) Trình thủ trưởng cơ quan

f) Đăng ký văn bản đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Số

đến Ngày đến Nơi gửi

công văn đến

Số ký hiệu công văn đến

Ngày tháng công văn

Trích yếu nội dung công văn

Hồ

sơ số

Nơi nhận hoặc người nhận công văn

Ký nhận Ghi chú

Cột 1: Số đến (Số thứ tự): Được ghi liên tục từ số 01 vào ngày 01/01 và kết thúc 31/12 Số đến trong sổ công văn đến này phải khớp với số đến ghi trong dấu đến đóng trong văn thư

Cột 2: Văn thư được nhận vào được ngày nào thì ghi ngày này, ngày tháng năm ghi trong sổ công văn đến này phải khớp với ngày đến đóng trên văn thư

Cột 6: Trích yếu nội dung công văn: Những văn thư có tên loại và trích yếu thì ghi lại nội dung đó vào cột này, nếu những văn thư không

có phần trích yếu thì phải tóm tắt ý chính nội dung để ghi vào cột này

Cột 8: Nơi hoặc người nhận công văn: Căn cứ théo ý kiến của người phụ trách đã ghi bên lề văn thư

Cột 9: Ký nhận: Người nhận công văn phải ký tên vào cột này để chứng tỏ mình đã nhận và chịu hoàn toàn trách nhiệm về văn thư này

g) Chuyển giao văn bản đến

h) Theo dõi việc giải quyết văn bản

Trách nhiệm của thư ký trong việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

3 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI

Trong tiến trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan, người thư ký có những trách nhiệm cụ thể sau:

a Giúp lãnh đạo soạn thảo văn bản

 Khi lãnh đạo thảo văn bản bằng phương pháp viết tay

 Trường hợp người lãnh đạo đọc cho người thư ký đánh máy trực tiếp

 Trường hợp người lãnh đạo đọc cho người thư ký ghi tốc ký

 Trường hợp người lãnh đạo đọc vào máy ghi âm

 Người thư ký soạn thảo văn bản

 Viết thư chúc mừng, bài phát biểu, lời chia buồn

b Trình ký và làm thủ tục gửi văn bản đi bưu điện

c Sắp xếp và bảo quản bản lưu

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:

Số ký

hiệu

công văn

Ngày tháng công văn

Trích yếu nội dung công văn

Nơi nhận công văn

Đơn vị hoặc người nhận bản lưu

Ghi chú

Cột 1: Số và ký hiệu công văn: Ghi số và ký hiệu của văn thư

Cột 2: Ngày tháng của công văn: Là ngày ký và gửi văn thư đi

Cột 3: Trích yếu nội dung công văn: Ghi tên loại và nội dung văn thư

Cột 4: Nơi nhận công văn: Ghi nơi văn thư được gửi đến

Cột 5: Đơn vị hoặc người nhận bản lưu văn thư đó, để khi cần có thể tìm ra được dễ dàng

Cột 6: Ghi chú: Ghi những lưu ý cần thiết

4 LẬP VÀ NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO PHÒNG LƯU TRỮ

CƠ QUAN

Người thư ký phải lập hồ sơ đối với những công việc mà mình giải quyết và công việc do người lãnh đạo trực tiếp giải quyết để làm tốt việc này người thư ký phải có những hiểu biết nhất định về hồ sơ và phương pháp lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1 Những khái niệm chung về hồ sơ, danh mục hồ sơ, thời hạn bảo quản của hồ sơ

 Xác lập hồ sơ

 Tổ chức trong văn bản, tài liệu trong hồ sơ

 Hoàn chỉnh hồ sơ

3 Nộp lưu hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan

4 Trách nhiệm của thư ký trong việc tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ trong các cơ quan xí nghiệp