Bài word chương 2 quản trị và điều hành văn phòng

Chương 2 NHÂN TỐ CON NGƯỜI TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP Một khi các cấp quản trị doanh nghiệp và khoa quản trị doanh nghiệp chuyển dịch một trọng tâm quản trị sang công việc văn phòn

Chương 2 NHÂN TỐ CON NGƯỜI TRONG VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP

Một khi các cấp quản trị doanh nghiệp và khoa quản trị doanh nghiệp chuyển dịch một trọng tâm quản trị sang công việc văn phòng, thì để thực hiện được sự chuyển dịch đó, vấn đề then chốt quyết định là nhân tố con người ở văn phòng

Nhân lực văn phòng được phân làm hai loại:

- Lực lượng thư ký

- Các quản trị viên văn phòng

2.1 NGHỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG:

2.1.1

Giới thiệu chung:

Bất cứ một cứ quan đơn vị nào cũng cần phải có thư ký Nghề thư ký phải được đào tạo một cách bài bản về nghiệp vụ thì kết quả làm việc mới đạt hiệu quả cao Thư ký văn phòng là một nghề mà phạm vi nghề khá phức tạp Không đơn giản chỉ

là đọc, viết, tính toán là làm được

Đối tượng:

Các học viên đang làm công tác văn phòng có nhu cầu và cần trang bị kiến thức để làm thư ký

Các đối tượng đang làm nhân viên tại các lĩnh vực khác có ý định chuyển qua làm công tác thư ký

Những sinh viên thuộc các khối ngành kinh tế, tài chính, chuẩn bị tốt nghiệp cần trang bị kiến thức để chuẩn bị xin việc làm

Nhiệm vụ:

Là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả Họ thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc

Phạm vi tay nghề:

Phạm vi tay nghề chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát mười một nhiệm vụ: kế toán, tài chính, xử lý văn bản, xử lý dữ liệu, in ấn, bưu tín, viễn thông, bảo quản hồ

sơ tài liệu, nhân sự, tổng hợp, quản trị và được thể hiện thành mười bốn nhiệm vụ

- Xử lý bưu tín ( văn thư đến-đi);

- Nhận và nói điện thoại;

- Biên tập các văn thư thông thường;

- Chuẩn bị các thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo cáo;

- Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp;

- Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và dịch ra;

- Thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp và nạp vào máy tính;

- Đánh máy, sao in tài liệu và chuẩn bị phát hành;

- Phân phối thông tin và truyền đạt công việc cho người khác;

- Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ;

- Chuẩn bị các cuộc họp: Chương trình cuộc họp, các tài liệu, lập biên bản cuộc họp;

- Chuẩn bị các chuyến đi: hành trình, tài liệu, các khoản chi;

- Làm việc với tài chính, ngân hàng, công ty bảo hiểm, dịch vụ nhà đất, luật

sư và toà án;

- Hỗ trợ công tác quản lý;

2.1.2 Phần giao cho mỗi thư ký thường khác nhau, mặc dù họ được đào tạo cơ bản

giống nhau, có những năng lực nghiệp vụ thư ký giống nhau, với những hiểu biết

về hành chính sự nghiệp và kinh doanh giống nhau

2.1.3 Vị trí cụ thể của mỗi thư ký thường rất khác nhau:

- Nhân viên phòng hồ sơ-lưu trữ;

- Thư ký đánh máy;

- Thư ký xử lý văn bản;

- Thư ký kế toán;

- Trợ lý giám đốc;

- Thư ký điều hành

Nhưng họ đều cùng nhau thực hiện chức năng xử lý thông tin, góp phần tham mưu cho cấp quản trị, có quan hệ giao tiếp ứng xử với nhiều người

2.1.4 Tay nghề thư ký văn phòng phải được đào tạo có hệ thống Số thư ký trước

đây chưa qua đào tạo, nay cần được sắp xếp cho đi bồi dưỡng đạt trình độ quy định Nội dung đào tạo phải bám sát các đòi hỏi của doanh nghiệp trên bốn mặt sau đây:

* Trước hết là các kỹ năng cơ bản: nói, nghe, đọc, viết, tính toán và năng lực suy đoán Đây là những kỹ năng thu nhận từ những năm phổ thông, nay cần được tinh luyện và năng cao hơn nữa

* Các kỹ năng nghiệp vụ thư ký: Phải đáp ứng mười bốn nhiệm vụ nêu trên

và nhấn mạnh một số tiêu chuẩn:

- Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ một phút ( tiếng anh đạt 50 wpm )

- Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ một phút ( tiếng anh đạt 80 wpm )

- Tin học văn phòng: xử lý văn bản, xử lý dữ liệu

- Trình bày ( bản đánh máy, bản viết, bản in từ máy tính ) hấp dẫn, đẹp

- Sử dụng thành thạo điện thoại, telex, fax

- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng

- Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh

- Biết và sử dụng được ngoại ngữ trong nghiệp vụ thư ký.

Tất cả các kỹ năng đó đều phải được cập nhật hóa theo kịp những đổi mới không ngừng diễn ra

* Các hiểu biết và năng lực về kinh tế:

- Có kiến thức kinh tế cơ sở, có tầm nhìn về: kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế

- Nhanh chóng nắm bắt được và hiểu sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp

* Các phẩm chất cá nhân

Đây là mặt mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm nhưng lại khó nắm bắt chính xác Chính đây cũng là nhiệm vụ nặng nhất của công tác đào tạo đồng thời cũng là mặt phấn đấu gay go của các học viên Bởi lẽ:

- Người thư ký phải là người tin cậy, vì người thư ký, nhất là thư ký giám đốc, biết mọi việc một cách cặn kẽ ( She knows everything about everything )

- Người thư ký phải rất năng động, giỏi hợp tác, giỏi giao tiếp mới làm tốt công việc

- Người thư ký giỏi, cũng là đối tượng mà cấp quản trị nhắm vào để đề bạt khi cần đến

Vị trí ngưòi thư ký càng cao trên nấc thang nghề nghiệp thì đòi hỏi về phẩm chất cá nhân càng cao Đồng thời có xu hướng các đòi hỏi về phẩm chất cá nhân người thư ký ở các vị trí thấp hơn cũng được nâng cao dần lên

Do nội dung các yêu cầu có nhiều, xin được đề cập sâu 3 điểm sau đây:

2.1.5 Ba mức yêu cầu về phẩm chất cá nhân

a) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người lao động bình thường

Có 7 điểm:

- Thẳng thắn, chân thành, trung thực

- Nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, chu đáo

- Thấu hiểu công việc được giao một cách chính xác, có mức độ linh hoạt khi được giao thêm việc

- Có ý thức kỷ luật, ý thức hoàn thành công việc một cách tốt nhất

- Dễ làm quen, dễ kết bạn, tương trợ, giúp đỡ nhau

- Biết giữ gìn sức khỏe, bảo đảm sức làm việc

- Ăn mặc, đi đứng, giao tiếp đúng mức

b) Rèn luyện những tính cách và phẩm chất của người thư ký trong văn phòng hiện đại:

Người thư ký cần có mười tính cách và phẩm chất sau đây:

- Cao vọng nghề nghiệp, phấn đấu vươn lên không ngừng

- Ý thức tôn trọng nhau và hợp tác với nhau tạo thành ý thức đồng đội, êkíp

- Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc

- Tạo được sự tin cậy nhau, dựa vào nhau

- Ý thức làm việc tích cực, cần cù, hiệu quả

- Ý thức giữ kín loại tin tức không được tiết lộ

- Sự chín chắn

- Sự tự trọng

- Sự phấn đấu bền bỉ

- Năng lực sử dụng quản lý thời giờ hợp lý, hiệu quả

c) Những yêu cầu càng cao hơn khi người thư ký phấn đấu vươn lên vị trí thư ký cấp cao:

Đó là cao vọng nghề nghiệp, được các doanh nghiệp khuyến khích, được trường lớp đào tạo sớm nêu ra để người thư ký tương lai nuôi dưỡng và rèn luyện:

Có mười yêu cầu theo hướng đó:

- Ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực

- Tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc

- Tài năng tổ chức trong xây dựng chương trình, triển khai công việc, đảm bảo tính thời gian

- Năng lực thích nghi nhanh chóng và vững chắc với sự thay đổi

- Chủ động và sáng tạo

- Tự tin, hài hoà, khéo ngoại giao, khéo léo trong ứng xử

- Năng lực diễn đạt đúng cả trong thông tin nói và viết

- Tài năng phân tích, dự báo và suy đoán

- Năng lực quan hệ, làm việc tốt với mọi người - đồng cấp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp

- Năng lực sử dụng tính vui vẻ, hoà nhã pha chút khôi hài đúng lúc trong giao tiếp - ứng xử

Vì thư ký cấp cao được xếp cùng nhóm với quản trị viên hạng trung, nên những yêu cầu trên đây rõ ràng là cao hơn một mức so với những yêu cầu nêu ở điểm (b) dành cho thư ký ở bậc khởi điểm và thư ký hạng trung

Tóm lại:

Có thể nói nghề thư ký không dễ chút nào Để thành công bên cạnh những kiến thức chuyên môn phải có thêm ngoại hình và khả năng ăn nói linh hoạt cộng vốn ngoại ngữ và cần pha chút nghệ thuật Bắt buộc phải học cách thích nghi với môi trường làm việc, cách sắp xếp công việc một cách khoa học, cách giải quyết vấn đề khéo léo và hợp tình hợp lý Ngoài ra còn phải tự rèn luyện cho mình tính linh dộng và khôn khéo trong cách ứng xử Đặc biệt phải tập cho mình khả năng chịu

áp lực công việc cao

2.2 NGHỀ LÀM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP:

Những người làm nghề quản trị văn phòng được gọi là các quản trị viên văn phòng Được xếp vào hàng quản trị viên văn phòng gồm: phụ tá hành chính; chánh, phó văn phòng; trợ lý văn phòng; kế toán trưởng

Chuyên viên, nhân viên văn phòng: Làm việc tại các bộ phận hành chính,

tổ chức nhân sự, văn phòng trong các cơ quan nhà nước, văn phòng cho các tổ chức xã hội từ trung ương đến địa phương và làm văn phòng doanh nghiệp, công

ty, tổ chức

Nhân viên hành chính, văn thư, thư ký, lễ tân, trợ lý tại văn phòng cho các

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Vị trí lãnh đạo: Nếu bạn thực sự có năng lực có thể đảm nhiệm các vị trí quản lý, lãnh đạo bộ phận hành chính, nhân sự văn phòng tại cơ quan

Giảng viên, nghiên cứu viên: có cơ hội làm việc tại các sở nghiên cứu, sở đào tạo và quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, đại học

Văn phòng nhà nước và Chính Phủ: Văn phòng Bộ, Hội đồng nhân dân, Văn phòng Sở, ban ngành, văn phòng cơ quan Đảng, Đoàn và Hiệp hội

Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, xếp cùng nhóm quản trị viên văn phòng còn có: thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc

Quản trị viên văn phòng hiện đại cần được đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống, nội dung đào tạo phải phản ánh sát đúng các tiêu chuẩn của chức danh quản trị viên văn phòng Các tiêu chuẩn gồm bốn điểm sau:

2.2.1 Mức độ am hiểu các chức năng quản trị:

a) Như ta đã biết có bốn chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm tra Cả ba cấp quản trị đều cần nắm bốn chức năng ấy, nhưng với mức

độ có khác nhau Cấp cao tập trung nhiều hơn vào chức năng hoạch định và tổ chức; Cấp trung và sơ cấp cơ sở dồn sức nhiều hơn cho chức năng điều khiển và kiểm tra

b) Đối với cấp quản trị viên văn phòng mức độ am hiểu và vận dụng cả bốn chức năng ấy phải sâu sắc bởi vì văn phòng có chức năng xử lý thông tin cả trên bốn mặt ấy, cung cấp thông tin và tư vấn, tham mưu cho cấp quản trị để xem xét để ra quyết định cả trên bốn mặt ấy

c) Với sự am hiểu cả bốn chức năng ấy càng sâu sắc thì quản trị viên văn phòng càng có kiến thức năng lực phát triển các quy tắc nghiệp vụ để đi sâu, đi sát điều hành công việc văn phòng

2.2.2 Mức độ vận dụng các kỹ năng quản trị

a) Như ta đã biết có ba loại kỹ năng mà các cấp quản trị viên đều nắm được:

Kỹ năng nghiệp vụ - kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử, kỹ năng tư duy chiến lược Tuy nhiên ba cấp quản trị cần nắm ba loại kỹ năng ấy với mức độ khác nhau Cấp cao cần tập trung sức vào vận dụng kỹ năng tư duy chiến lược Cấp cơ

sở phải giỏi kỹ năng kỹ thuật Cấp trung là cầu nối cấp trên với cấp cơ sở cần hiểu biết và vận dụng được ba kỹ năng ấy

b) Đối với cấp quản trị viên văn phịng, mức độ am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đĩ phải đủ phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lý thơng tin đạt cả năm yêu cầu đầy đủ, chính xác, nhanh chĩng, kịp thời, chất lượng

c) Sự am hiểu và vận dụng cả ba loại kỹ năng đĩ càng sâu sắc, sáng tạo thì quản trị viên văn phịng càng triển khai tốt cơng việc điều hành

Cĩ khả năng thành thạo tin học văn phịng và am hiểu các ứng dụng của phần mềm Microsoft Office, các phần mềm chuyên dụng Nắm vững các kỹ năng phần cứng, phần mềm của hệ thống cơng nghệ thơng tin trong văn phịng Cĩ đầy đủ kỹ năng phân tích và vận hành các hệ thống mạng, hệ thống thơng tin chuyên phục vụ cho cơng tác quản trị, quản lý hồ sơ, tài liệu Khả năng khai thác, nghiên cứu thơng tin nhanh nhạy trong quản trị văn phịng Tự nâng cao trình độ cá nhân

về ngành quản trị văn phịng Khả năng giao tiếp tốt, biết đàm phán khéo léo và tạo lập mối quan hệ Kiểm sốt thời gian và xây dựng kế hoạch hiệu quả trong cơng việc

KỸ NĂNG YÊU CẦU

TƯ DUY

(NHẬN

THỨC)

- Khả năng khái quát hoá các mối quan hệ giữa các sự vật - hiện tượng qua đó giúp cho việc nhận dạng vấn đề và đưa ra giải pháp.

-Tầm nhìn chiến lược, tư duy có hệ thống,

KỸ THUẬT

(CHUYÊN

MÔN ) - Nắm bắt và thực hành được công việc chuyên môn

liên quan đến phạm vi mình phụ trách -Hiểu biết về nhu cầu , động cơ , thái độ , hành vi của con người

-Biết tạo động lực làm việc cho nhân viên

- Khả năng thiết lập những quan hệ hợp tác có hiệu quả , có nghệä thuật giao tiếp tốt

- Quan tâm và chia sẻ đến người khác

QUAN

HỆ

( NHÂN

SỰ)

KỸ NĂNG

CHUYÊN MÔN (KỸ THUẬT)

KỸ NĂNG NHÂN SỰ

KỸ NĂNG

TƯ DUY

QTV CẤP CAO

QTV CẤP TRUNG

QTV CẤP THẤP

2.2.3 Quản trị viên văn phịng phải giỏi điều hành cơng việc văn phịng

Một khi am hiểu cơng việc văn phịng và vận dụng các chức năng và kỹ năng quản trị, quản trị viên văn phịng phải đủ sức thực hiện bảy nhiệm vụ sau đây:

- Tổ chức, sắp xếp tốt chỗ làm việc của văn phịng

- Điều hành tốt các thơng tin

- Điều hành tốt cơng tác nhân sự

- Điều hành tốt việc kết hợp các nghiệp vụ truyền thống với các thiết bị hiện đại

- Điều hành tốt vịng đời của tài liệu

- Điều hành tốt một ngày làm việc ở văn phịng

- Làm tốt cơng tác kiểm tra

2.2.4 Những yêu cầu và phẩm chất cá nhân:

Cả hai mươi bảy yêu cầu đề ra cho thư ký, từ thư ký ở bậc khởi điểm đến thư ký hạng cao (được xếp vào nhĩm quản trị viên cấp trung ) đều áp dụng cho quản trị viên văn phịng Tuy nhiên, riêng đối với quản trị viên văn phịng cịn cần nhấn mạnh tám điểm phẩm chất sau đây:

- Thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lịng tự tin

- Tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích, phê bình và gợi ý

- Nhận diện được các nhân tố quan trọng của một tình huống cá biệt, cĩ thái

độ phân tích khách quan

- Xác định chính xác các ưu tiên

- Hồn thành cơng việc thơng qua sự phối hợp với đồng sự, với người khác

- Quyết làm cơng việc tới cùng một cách tự tin, khơng sợ va vấp

- Dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm

- Làm nhiều cơng việc hơn mức quy định

2.3 Phong thái cần thiết của quản trị viên văn phịng

2.3.1 Dáng vẻ bề ngoài:

Tạo một ấn tượng tự nhiên, nhã nhặn, giản dị

a) Dáng điệu nên tránh:

- Lưng còng xuống, ngực ưỡn về phía trước (sát cạnh bàn)

- Mắt nhìn đăm đăm phía trước (hoặc vào người đối diện) hoặc ngược lại một cái nhìn cầu khẩn, tha thiết

- Vừa nói vừa “khoa tay múa chân” hoặc bất động như một pho tượng

- Dáng bộ đi hối hả hoặc mệt mỏi

- Dùng ngón tay chỉ vào mặt người đối thoại khi tiếp xúc

b) Trang phục:

- Nghiêm chỉnh, đúng mức, tươm tất nhưng không lập dị (nếu theo thời trang thì phải phù hợp với dáng điệu của mình), quần áo không được nhàu nát, nhăn, nhưng quá chú ý tới dáng vẻ bề ngoài

- Chú ý tới kiểu giầy, tất, và màu sắc của nó phù hợp với quần áo, lứa tuổi

- Chú ý tới dáng ngồi trong trường hợp mặc áo dài, váy, đầm,

c) Mũ đội: Ngay ngắn, đơn giản, cân xứng với khuôn mặt, mái tóc, quần áo đang mặc

d) Trang điểm:

- Kín đáo

- Đừng quá lạm dụng son phấn và nước hoa

- Chăm sóc đôi bàn tay, móng tay

2.3.2 Cách nói nên tránh:

- Sỗ sàng, thô tục, cà lăm, nói xui xẻo, nói gây hiểu lầm

- Những giải thích không đúng, nói bóng, nói gió hay đệm tiếng nước ngoài không cần thiết

2.3.3 Cách cư xử:

a) Sự dịu dàng:

- Biểu lộ tình cảm đúng chỗ

- Chế ngự được sự nhút nhát

- Việc làm ngày càng hoàn thiện tạo tin tượng của cấp trên và đồng nghiệp b) Sự dễ thương: Làm cho mọi người có cảm tình với mình, giúp đỡ mọi người nhưng không nô lệ, khúm núm

c) Lịch sự:

Tuân thủ những nguyên tắc lịch sự đối thoại với các đối tượng khác như:

- Đàn ông hoặc đàn bà

- Người lớn tuổi hay người trẻ tuổi hơn mình

- Lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng, nhân viên của mình

Tất cả các đối tượng này không nên thân mật quá độ

d) Sự chính xác: Tôn trọng giờ giấc, những lời hẹn, hứa

e) Vẻ vui tươi: Vẻ mặt vui tươi trầm tĩnh, tự chủ được mình, sáng suốt đối phó với tình huống khó khăn trong công việc

2.3.4 Phẩm chất: Trật tự, kín đáo, làm việc có phương pháp, có trí nhớ, có sáng

kiến chủ động trong công tác, có tinh thần trách nhiệm

* Trả lời câu hỏi ôn tập:

Câu 1: Mục đích của việc tổ chức sắp xếp chỗ làm việc trong văn phòng?

-Tổ chức nơi làm việc của văn phòng là một nội dung quang trọng của công tác tổ chức văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác văn phòng Mục đích của việc tổ chức sắp xếp chỗ làm việc trong văn phòng là:

+Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng cơ động diện tích văn phòng +Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc di chuyển giữa các bộ phận của người lao động nói chung và nhân viên văn phòng nói riêng

+Tạo môi trường làm việc khoa học cho nhân viên văn phòng nhằm nâng cao năng suất lao đông và bảo vệ sức khỏe

+Tạo điệu kiện thuận lời nhất cho công tác thu thập, xử lý thông tin

+Tiết kiệm chi phí văn phòng

+Bảo đảm an toàn kỹ thuật, tuân thủ những quy định về bảo mật, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động theo quy định

+Sắp xếp bàn ghế nơi làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thân nhân viên phấn chấn, giảm bớt căn thẳng tăng năng suất lao động

Câu 2: Nguyên tắc tổ chức không gian làm việc?

-Đáp ứng nhu cầu sử dụng:

Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổ cách bố trí hiện tại, người quản lí cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc củng như thiết bị văn phòng

Không có quy định cụ thể nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng thông thường vị trí quản lí, người có chức vụ thì thường được bố trí mặt bằng rộng hơn, tùy vào diện tích mặt bằng chung mà công ty có được

Vị trí văn phòng cũng được chọn tùy theo chức năng công việc Chẳng hạn, nếu là văn phòng cung tiêu thì bố trí gần xưởng hoặc kho để phục vụ sản xuất Các phòng

có chức năng tiếp xúc nhiều với khách hàng thì sắp xếp ở phía trước, gần cổng… Việc cung cấp máy móc, thiết bị củng cần phù hợp với tính chất cộng việc và số người thực hiện công việc

-Phù hợp với mối tương quan giữa luồng công việc, người làm việc và thiết bị làm việc:

Trong công việc văn phòng việc sắp xếp, bố trí cũng phải theo hướng hạn chế sự

di chuyển không cần thiết, công việc đi theo đường thẳng, tránh đi xuyên ngang hoặc đi theo đường vòng Nhờ vào lưu đồ quy trình nghiệp vụ, người quản lí sẽ có cách thức bố trí, sắp xếp phòng làm việc thích hợp với luồng công việc, bằng cách nghiên cứu khoảng cách di chuyển giữa chỗ làm việc của nhân viên đến chỗ làm việc của lãnh đạo, vị trí bàn vi tính so với máy in hay khoảng cách từ bàn nhân viên tới tủ hồ sơ,… Những bộ phận thực hiện công việc có liên quan thì nên bố trí gần nhau Khi bố trí văn phòng cũng cần lưu ý lối thoát hiểm trong những trường hợp cấp bách và ngăn ngừa cái nguy cơ

-Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sữ dụng:

Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lí cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc Loại ghế sữ dụng cho văn phòng thường là loại ghế điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng

và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết Nói chung, cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng năng suất làm việc mà đến cả sức khỏe và sự an toàn của nhân viên

Câu 3: Vai trò của không gian làm việc và môi trường làm việc?

Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc

Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện, thoải mái, an toàn cho nhân viên trong thao tác hoạt động thực hiện nhiệm vụ công việc là một yêu cầu

mà người quản trị cần quan tâm và đáp ứng

Không gian làm việc là một môi trường rất dể tác động đến trạng thái tâm lí làm việc cũng như hiểu suất công việc của nhân viên Do đó, các nhà thiết kế khuyên rằng tùy theo lĩnh vực của công việc mà cần lựa chọn những kiểu dáng và mô hình không gian làm việc thích hợp Nhân viên nào cũng mong muốn làm việc trong môi trường năng động, dể chịu, thoải mái Ngoài ra, họ cần nơi làm việc có sự tiện nghi, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng nhằm mục đích hỗ trợ cho hiệu quả công việc

Ngày nay, khi nhu cầu làm việc không đơn thuần chỉ là làm việc khi các nhà tâm lí học thấy rằng nhân viên văn phòng là người năng động nhấ, linh hoạt nhất nhưng cũng dễ mẫm cảm nhất với các tác động của không gian và môi trường làm việc Với một môi trường làm việc tốt, không gian thoáng mát và cung cách làm việc không quá năng nề là nguồn động lực mạnh mẻ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những