Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

TÓM LƯỢC

Công ty TNHH DEKA là một doanh nghiệp ở Hà Nội hoạt động tương đối lâunăm và có uy tín trong lĩnh vực phân phối trang thiết bị hóa chất y tế nhập khẩu Quaquá trình thực tập tại công ty, em đã tìm hiểu được thực tế hoạt động kinh doanh củaDEKA, phát hiện ra một số vấn đề bất cập về dự trữ và thực hiện nghiên cứu trongkhóa luận này Cùng với sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty DEKA, và đặc biệt

là giảng viên hướng dẫn - thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm, em đã hoàn thành khóa luậntốt nghiệp của mình với đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công

ty TNHH DEKA”

Với mục tiêu phân tích thực trạng và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiệncông tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA, dựa trên phương pháp thuthập sơ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp, khóa luận tiến hành nghiên cứu theo 3 phần baogồm: một số lí luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp,phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHHDEKA, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữcủa công ty TNHH DEKA Trong đó, phần lí luận trình bày một số khái niệm có liênquan, các nội dung chủ yếu và yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức dự trữ hàng hóa trongdoanh nghiệp Phần thứ hai của nghiên cứu tập trung vào việc phân tích và đánh giáthực trạng, làm rõ các ưu nhược điểm trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công

ty TNHH DEKA Khóa luận cho thấy những nhược điểm lớn nhất trong dự trữ củaDEKA như: rất hạn chế trong việc ứng dụng tin học vào quản lí dự trữ, nhân lực kho

có trình độ thấp, không có kho hàng tạm thời hay lưu động nên tính linh hoạt thấp,…

Từ đó, ở phần ba, nghiên cứu cũng đề xuất các giải pháp cụ thể và một số kiến nghịnhằm nâng cao hiệu quả tổ chức dự trữ trên cơ sở mục tiêu và định hướng của chínhcông ty TNHH DEKA trong thời gian tới

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện khoá luận với đề tài:" Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hànghoá của công ty TNHH DEKA", ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân qua quá trìnhhọc tập tại trường Đại Học Thương Mại và thực tập tại công ty TNHH DEKA, em cònnhận được sự giúp đỡ rất nhiều của nhà trường, các thầy cô, cùng ban lãnh đạo và cácanh chị cô chú trong công ty DEKA

Trước hết, em xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côkhoa Quản trị kinh doanh, các thầy cô trong bộ môn Quản trị tác nghiệp thương mạicùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại Học Thương Mại đã tận tình giảngdạy và tạo điều kiện tốt nhất cho em trong suốt quá trình học tập tại trường

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm đã trựctiếp hướng dẫn, giúp đỡ em tận tình trong thời gian thực hiện khoá luận này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của Ban lãnh đạo cùng toàn thểcác nhân viên, phòng ban của công ty TNHH DEKA đã cung cấp thông tin và tạo điềukiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để em có thể tích lũy kiếnthức và kỹ năng thực tế hoàn thành tốt bài khoá luận này

Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2019

Sinh viên thực hiệnTriệu Thị Lệ Giang

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH DEKA

Hình 2.2 Sơ đồ kho tàng công ty TNHH DEKA

Hình 2.3 Ảnh một góc tầng hầm tận dụng làm kho để các tài sản không phải là hànghóa tại DEKA

Hình 2.4 Hình ảnh trụ sở đồng thời là kho bãi của công ty TNHH DEKA ở địa điểm

cũ (bên trái) và địa điểm hiện tại (bên phải)

Hình 2.5 Biểu đồ mức độ đáp ứng của địa điểm kho bãi của công ty hiện nay

Hình 2.6 Đánh giá mức độ thực hiện công tác nhập kho của nhân viên DEKA

Hình 2.7 Ảnh hàng hóa của DEKA đã giao nhận tại tầng 1 và chờ sắp xếp vào kho

Hình 2.8 Phiếu nhập kho công ty TNHH DEKA

Hình 2.9 Quy tắc 5S tại công ty DEKA

Hình 2.10 Bảo quản và sắp xếp hàng hóa trong kho DEKA

Hình 2.11 Hàng hóa bảo quản tại kho DEKA được phân loại, dán nhãn, xếp chồngtừng loại trên các kệ để tiện theo dõi và quản lí

Hình 2.12 Kho lạnh mini bảo quản hóa chất ở tầng 5

Hình 2.13 Đánh giá về mức độ thực hiện kiểm kê hàng hóa ở DEKA

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LIFO Last in – first out: Nhập sau – Xuất trướcFIFO First in- first out: Nhập trước – Xuất trướcEAN The European Article Numbering system

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường và hội nhập như hiện nay, để tồn tại và phát triển,các doanh nghiệp không những phải nắm bắt tốt các cơ hội từ môi trường kinh doanhbên ngoài mà còn phải tổ chức tốt các hoạt động bên trong doanh nghiệp của mình.Trong đó, công tác tổ chức dự trữ hàng hoá là một trong những khâu rất quan trọng,đặc biệt là đối với những doanh nghiệp thương mại phân phối và sản xuất Dự trữ làmột trong những hoạt động tác nghiệp chính của doanh nghiệp, chi phí dự trữ là một

bộ phận chi phí không nhỏ trong chi phí hoạt động, nó ảnh hưởng lớn tới kết quả kinhdoanh của các công ty Vì vậy, để hoạt động kinh doanh của được diễn ra một cáchthường xuyên và liên tục, có hiệu quả thì cần phải hoàn thiện tốt công tác dự trữ hànghoá Tuy nhiên trên thực tế không ít doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác nàyhoặc thực hiện chưa khoa học, chưa đem lại hiệu quả mà còn làm tăng chi phí kinhdoanh Việc dự trữ hàng hoá không đủ mức cần thiết sẽ làm cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp bị gián đoạn Còn nếu dự trữ hàng hoá quá nhiều sẽ dẫn đến tìnhtrạng ứ đọng hàng hoá, ứ đọng vốn lưu động, gây lãng phí, tăng chi phí kinh doanhcho doanh nghiệp

Tình trạng về công tác tổ chức dự trữ hàng hoá của công ty TNHH DEKA cũngkhông tránh khỏi những tồn tại đó và còn biểu hiện nhiều bất cập Trong quá trình thựctập tại DEKA để học hỏi tích lũy các kiến thức và kỹ năng thực tế, em nhận thấy côngtác tổ chức dự trữ hàng hoá có vai trò hết sức quan trọng bởi đây là một công tythương mại chuyên về phân phối sản phẩm các trang thiết bị y tế Song công tác nàychưa được quan tâm đúng mức, vẫn còn nhiều tồn tại như: hệ thống kho bãi còn hạnchế về số lượng và chủng loại, dù mới được đầu tư nhưng chưa đáp ứng được hết nhucầu kho bãi dự trữ hàng hoá ở hiện tại và tương lai, một số cơ sở vật chất còn bố tríchưa hợp lí, đội ngũ nhân lực quản lý hàng hoá dự trữ còn lộ những yếu kém về cảtrình độ và số lượng…Những điều này đã ảnh hưởng không ít tới hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp như: mất hàng, sót hàng, tính toán sai, giao hàng chưa kịp tiến

độ cho khách, Từ đó gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động kinh doanh chung của công ty

Vì vậy, với mong muốn giải quyết phần nào vấn đề này nhằm nâng cao hiệu quả kinh

doanh và năng lực cạnh tranh của DEKA trên thị trường, em đã mạnh dạn lựa chọn đềtài: “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hoá của công ty TNHH DEKA”.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến đề tài hoànthiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp, em nhận thấy hiện nay cókhông ít khóa luận, luận văn của các tiền bối đã viết về vấn đề này Những công trìnhnghiên cứu của các sinh viên năm trước cho thấy họ đã hiểu được vai trò và tầm quantrọng của công tác tổ chức dự trữ hàng hoá trong doanh nghiệp, đi sâu vào phân tích,đánh giá thực trạng dự trữ của các doanh nghiệp cụ thể và đề ra phương hướng cùngmột số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức dự trữ hàng hoá cho doanhnghiệp đó Có thể kể đến một số như:

Triệu Thị Thảo, lớp K50A4, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mạinăm 2018 do Thạc sĩ Đào Thị Phương Mai hướng dẫn với đề tài “Hoàn thiện công tácquản trị dự trữ hàng hóa của công ty TNHH một thành viên sản xuất và dịch vụ thươngmại Thiên Hà”- một doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm chính là xe nâng, phụtùng xe và kim loại xây dựng Nghiên cứu đã đưa ra các lí luận cơ bản về quản trị dựtrữ hàng hóa, phân tích, đánh giá thực trạng về toàn bộ các nội dung của quản trị dựtrữ ở công ty Thiên Hà, đồng thời đưa ra các kết luận về thành công và hạn chế củacông ty, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ Nộidung đề tài là toàn bộ quá trình quản trị dự trữ từ việc xác định nhu cầu, tổ chức dự trữđến việc đánh giá công tác dự trữ của công ty, tiếp cận theo hướng của quản trị tácnghiệp để làm rõ các vấn đề dự trữ và đã thực hiện phân tích khá sâu tình hình công tyThiên Hà Tuy nhiên, đề tài lại thiếu hẳn phần nội dung thứ ba: “Đánh giá công tác dựtrữ của doanh nghiệp”

Vũ Thị Minh Phương, lớp K49A2, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thươngmại năm 2017 do Thạc sĩ Lã Tiến Dũng hướng dẫn với đề tài: “Hoàn thiện công tácquản trị dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần Thép miền Bắc” Cũng bố cục tương tự đềtài trên, tác giả đề cập tới các vấn đề lí luận cơ bản và áp dụng phân tích vào doanhnghiệp đang dự trữ các loại nguyên vật liệu và sản phẩm thép Phần thực trạng của đềtài đề cập tới hai vấn đề lớn là xác định nhu cầu dự trữ và tổ chức công tác dự trữ ở

tầm khái quát, còn khá chung chung, chưa làm rõ được thực trạng dự trữ của công ty

cổ phần Thép miền Bắc

Nguyễn Tài Kính, lớp K49A5, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thương mạinăm 2017 do Thạc sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm hướng dẫn với đề tài: “Hoàn thiện côngtác quản trị dự trữ của công ty TNHH Nhật Minh” Khóa luận nghiên cứu về công tychuyên kinh doanh thương mại các sản phẩm nhựa phục vụ công nghiệp và các dụng

cụ gia công cơ khí Nghiên cứu cho thấy tác giả đã tìm hiểu và phân tích tương đối kĩ

về công tác quản trị dự trữ của doanh nghiệp Nhưng cũng mắc hạn chế giống như tácgiả Triệu Thị Thảo ở bên trên, đề tài này không hề đề cập đến nội dung đánh giá dự trữ

mà công ty Nhật Minh đang thực hiện như thế nào

Trương Đức Tiến, lớp K47A6, khóa luận tốt nghiệp trường Đại học Thươngmại năm 2015 với đề tài: “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa ở siêu thị minimart T&T”, chuyên dự trữ các loại hàng tiêu dùng, hàng hóa bán lẻ Ngoài phần lí luận

cơ bản và tổng quan tình hình dự trữ hàng hóa và các giải pháp hoàn thiện công tácnày ở siêu thị T&T, khóa luận còn đề cập được dự báo triển vọng và quan điểm nângcao quản trị dự trữ trong thời gian tới tại siêu thị Tuy nhiên, các giải pháp tác giả đưa

ra chưa thực sự có giá trị để có thể cải thiện được công tác dự trữ ở công ty này

Các đề tài nghiên cứu về công tác dự trữ hiện nay có khá nhiều và có ở các loạihình doanh nghiệp khác nhau Dù cùng chủ đề nhưng mỗi đề tài đã đi theo một hướngtiếp cận khác nhau, và phần lớn là theo hướng quản trị dự trữ Trong khi đó đề tài của

em sẽ tập trung vào các vấn đề về công tác tổ chức dự trữ của công ty TNHH DEKAdưới góc độ tác nghiệp mà không phải nghiên cứu toàn bộ nội dung quản trị dự trữ, bỏqua phần xác định nhu cầu và đánh giá công tác dự trữ của doanh nghiệp Qua tìm hiểu

em cũng nhận thấy chưa có đề tài nào nghiên cứu về tổ chức dự trữ của công tyDEKA Hơn nữa, một phần nghiên cứu của em sẽ đề cập tới ứng dụng tin học trongquản trị dự trữ hàng hóa - là phần mà chưa thấy các tác giả trước nhắc tới Do vậy, đềtài của em tuy có sự tham khảo và trích dẫn các nghiên cứu trước, nhưng có tính kếthừa và điểm mới mẻ Đây là một công trình nghiên cứu hoàn toàn độc lập của cá nhân

em và không bị trùng lặp với bất kì đề tài nào trước đó

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là đề xuất một số giải pháp trên cơ sở tìm hiểu,phân tích và đánh giá về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công tyTNHH DEKA, hướng tới hoàn thiện hơn công tác này giúp công ty tiết kiệm chi phí,thời gian, nâng cao hiệu quả tồn kho và dự trữ để làm tăng hiệu quả kinh doanh chungcủa doanh nghiệp

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:

• Hệ thống hóa và tổng hợp một số lí luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóanhư: các khái niệm có liên quan đến dự trữ, các nội dung chủ yếu và các yếu tố ảnhhưởng đến dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp;

• Phân tích và đánh giá thực trạng, qua đó thấy được những thành công và hạn chế côngtác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

• Thông qua quá trình phân tích và đánh giá thực trạng, đề xuất một số giải pháp vàkiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHHDEKA

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công tyTNHH DEKA

Phạm vi nghiên cứu:

• Về thời gian: các năm 2016, 2017, 2018

• Về không gian: công ty TNHH DEKA tại địa chỉ trụ sở chính: BT số 15, N06A, khu

đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

5. Phương pháp nghiên cứu

a. Phương pháp thu thập dữ liệu

Đề tài sử dụng kết hợp cả các dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp, cụ thể là:

• Dữ liệu thứ cấp

- Giáo trình: Quản trị sản xuất, Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, Quản trịLogistics kinh doanh,…của trường Đại học Thương mại

- Khóa luận, luận văn, công trình nghiên cứu đi trước như: Vũ Thị Minh Phương

(2017), Hoàn thiện công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần Thép miền

Bắc; Triệu Thị Thảo (2018), Hoàn thiện công tác quản trị dự trữ hàng hóa của công ty TNHH một thành viên sản xuất và dịch vụ thương mại Thiên Hà,…

- Các số liệu kinh doanh, bảng biểu sơ đồ từ các phòng ban và bộ phận của công tyTNHH DEKA như: sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, bảng kết quả kinh doanh, bảng kêhàng hóa, phiếu xuất nhập tồn,…

b. Công cụ thu thập dữ liệu

Nghiên cứu đã sử dụng các công cụ: phỏng vấn sâu, quan sát hành vi, khảo sát,phỏng vấn nhóm,…

c. Phương pháp phân tích xử lí dữ liệu

Khóa luận xử lí dữ liệu bằng phương pháp so sánh, thống kê và tổng hợp dữliệu Tác giả tạo nhóm thông tin và kết nối các dữ liệu trên máy tính, nhập liệu và thiết

kế bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ qua Excel, Word, Paint và một số công cụ khác

6. Kết cấu đề tài

Ngoài tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danhmục từ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, cũng như các phần phụ lục khác, kết cấu đề tàibao gồm 3 chương như sau:

Chương 1: Một số lí luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa trongdoanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóacủa công ty TNHH DEKA

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổchức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP

1.1. CÁC KHÁI NIỆM CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm dự trữ

Theo Trần Văn Trang (2018, tr.234), Giáo trình Quản trị sản xuất - Đại học

Thương mại viết: “Theo dòng chảy của quá trình vận hành, dự trữ được hiểu là việclưu trữ hàng hóa ở trong quá trình sản xuất và phân phối Dự trữ là bước đệm cần thiếtgiữa mua hàng và sản xuất và giữa sản xuất và phân phối trong chuỗi vận hành, cungứng của doanh nghiệp” Việc chủ động hình thành một khối lượng hàng hóa, nguyênvật liệu tập trung ở các vị trí và thời điểm nhất định nhằm thỏa mãn nhu cầu cung ứngcủa sản xuất và tiêu dùng đều được coi là dự trữ

1.1.2 Khái niệm dự trữ hàng hóa

Theo An Thị Thanh Nhàn (2018), Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh

-Đại học Thương mại, dự trữ hàng hóa “là sự tích lũy và ngưng đọng vật tư, nguyênliệu, bán thành phẩm, thành phẩm và hàng hóa tại bất kì vị trí nào trong hệ thốnglogistics nhằm đáp ứng nhu cầu của sản xuất và phân phối tại doanh nghiệp” Dự trữ

hỗ trợ cho doanh nghiệp trong cung ứng chuỗi hoạt động và duy trì tiêu dùng đều đặn 1.1.3 Khái niệm hàng hóa dự trữ

Hàng hoá dự trữ ở các doanh nghiệp thương mại được hình thành khi doanhnghiệp nhập hàng về và kết thúc khi bán hàng (giao hàng) cho khách hàng Theo An

Thị Thanh Nhàn (2018, tr.212), Giáo trình Quản trị Logistics kinh doanh - Đại học

Thương mại viết: “Tất cả sản phẩm, hàng hóa được duy trì trong trạng thái tích lũy để

làm điều kiện cho kinh doanh được gọi là hàng hóa dự trữ” Hàng hoá dự trữ được

hiểu là toàn bộ hàng hoá được dự trữ ở các kho, trạm, cửa hàng, quầy hàng, siêu thị,đại lý, trung tâm mua sắm… của doanh nghiệp

Hàng hóa dự trữ được chia thành 4 loại bao gồm: nguyên vật liệu, bộ phận cấuthành; sản phẩm dở dang; thành phẩm; dụng cụ và thiết bị

1.1.4. Khái niệm quản trị dự trữ

“Theo cách tiếp cận chức năng, quản trị dự trữ được hiểu là quá trình bao gồmcác hoạt động hoạch định, tổ chức và kiểm soát hàng hoá dự trữ trong doanh nghiệp

nhằm đạt được các mục tiêu xác định” (Trần Văn Trang (2018), Giáo trình Quản trị sản xuất, Đại học Thương mại).Tuy nhiên quản trị dự trữ là một hoạt động tác nghiệp

đặc thù và nên được tiếp cận ở các nội dung tác nghiệp Theo các tiếp cận này, “quảntrị dự trữ là quá trình thiết lập một hệ thống lưu trữ và theo dõi các loại hàng hóa dựtrữ và ra quyết định về số lượng , thời gian đặt hàng nhằm tối ưu hóa hoạt động sản

xuất kinh doanh” (trích Giáo trình Quản trị sản xuất- Trần Văn Trang) Quản trị dự trữ

nói chung là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự trữ, tổ chức dự trữ và đánhgiá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp

1.1.5. Khái niệm tổ chức dự trữ hàng hóa

Tổ chức dự trữ hàng hoá là một trong ba hoạt động chính của quản trị tácnghiệp dự trữ hàng hóa Tổ chức dự trữ hàng hóa bao gồm các hoạt động: tổ chức hệ

thống kho bãi dự trữ hàng hoá, tổ chức quản trị dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật và tổ

chức dự trữ hàng hóa về mặt giá trị

1.1.6. Khái niệm dự trữ thấp nhất

Theo Lê Quân (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, Đại học Thương mại, “dự trữ thấp nhất là mức dự trữ tối thiểu doanh nghiệp phải

có để đảm bảo hoạt động bán hàng đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường cả về số lượng

và chất lượng” Đây là mức dự trữ để đảm bảo nhu cầu hàng hoá kinh doanh trongkhoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng của doanh nghiệp

1.1.7. Khái niệm dự trữ cao nhất

Dự trữ cao nhất là mức dự trữ tối đa mà doanh nghiệp có thể đạt được trong

một khoảng thời gian nhất định Cũng theo Lê Quân (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, Đại học Thương mại, “mức dự trữ cao nhất là sự cụ

thể hoá chính sách mua hàng của doanh nghiệp” Mức dự trữ cao nhất càng lớn thì

doanh nghiệp quyết định mua hàng với số lượng lớn để nắm bắt cơ hội thị trường do giá cả tăng lên hoặc ưu đãi mua số lượng lớn Ngược lại, mức dự trữ lớn nhất sẽ thấp khi doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng liên tục với số lượng nhỏ, thực hiện dự

trữ bằng 0

1.1.8. Khái niệm dự trữ bình quân

Dự trữ bình quân là trung bình cộng của dự trữ cao nhất và dự trữ thấp nhất

Chỉ tiêu dự trữ bình quân thể hiện mức dự trữ hợp lý của doanh nghiệp, việc xác định mức dự trữ bình quân và tính toán chi phí lãi vay.

1.1.9. Khái niệm dự trữ bảo hiểm

“Dự trữ bảo hiểm là mức dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng

khi có những biến động ngoài dự kiến như hàng hoá không được cung ứng theo kế

hoạch, gián đoạn vận chuyển…”( trích Giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, Đại học Thương mại) Doanh nghiệp thương mại thường tiến hành dự trữ

bảo hiểm nhằm phòng tránh các trường hợp không có hàng để triển khai hợp đồng bán

ra, từ đó mất uy tín với khách hàng và chịu phí tổn do phạt hợp đồng.

1.1.10. Khái niệm kho bãi dự trữ

Kho bãi dự trữ được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ

hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2. CÁC NỘI DUNG LÍ LUẬN CHỦ YẾU CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP

1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa

Tổ chức dự trữ kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trangthiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm cáccông việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ

sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi

1.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ

Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi có thể bao gồm các loại như:

• Kho bãi phục vụ mua, tiếp nhận hàng hoá: là loại kho bãi này thường được đặt ở nơithu mua hoặc tiếp nhận hàng hoá

• Kho bãi trung chuyển: là loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá củadoanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hoá từ phương tiện vậnchuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

• Kho bãi dự trữ: dùng để dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanhnghiệp Kho bãi dự trữ có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc các điểm bán hàng

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ và định mức dự trữ hànghoá của mình Diện tích cần có thường bao gồm:

- Diện tích nghiệp vụ chính của kho: dùng để tiếp nhận và xuất hàng hoá, bảo quản hànghoá, xử lý hàng hoá (bao gói lại, đánh mã vạch và các xử lý khác nếu cần)

- Diện tích khác: bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ phận bảo

vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành các trang thiết bị

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiềuphương pháp khác nhau như:

• Phương pháp kinh nghiệm: căn cứ trên định mức dự trữ bao gồm dự trữ định mức tối

đa, định mức dự trữ bình quân để xác định nhu cầu kho bãi Để thuận tiện, doanhnghiệp sẽ xác định từng loại diện tích dự trữ cho từng nhóm hàng, ngành hàng, diệntích nghiệp vụ chính, diện tích hành chính…Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụthể, doanh nghiệp lên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ tổng thể

• Phương pháp tính theo trọng tải: áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theotải trọng Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hoá chất xếp trên giá, kệ,chất đống…

S = D/sTrong đó: S: là diện tích kho bãi cần có

D: là định mức dự trữ theo ngàys: là trọng tải trên m

• Phương pháp tính theo thể tích: áp dụng cho những hàng hoá chứa đựng và bảo quảntheo đơn vị m

V = D/vTrong đó: V: là thể tích cần có

D: là định mức theo ngàyv: là hệ số thể tích chứa đựng cần có cho một đơn vị sản phẩm

Tương tự S,V có thể được tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân

Mỗi loại hàng hoá nó có những đặc điểm riêng về hình dáng, kích thước, tínhchất cơ lý hoá, hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ… Do vậy, doanhnghiệp cần phải lựa chọn các kho dự trữ phù hợp với những đặc tính của hàng hoá

1.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi,bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tưhay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ

• Quyết định địa điểm đặt kho bãi

Một địa điểm đặt kho bãi tốt đáp ứng các yêu cầu sau:

- Đáp ứng được các yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp Doanh nghiệp có đủ diệntích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình

- Chi phí về kho bãi thấp Chi phí kho bãi bao gồm: chi phí thuê kho, chi phí vậnchuyển, chi phí đi lại của nhân viên

- Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra

- Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường

• Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi

Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có những doanhnghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi Do đó nếu đi thuê có thểlàm chi phí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư Doanhnghiệp sẽ cân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của mình

• Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi

Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhómchủ yếu sau:

- Các bục, kệ, giá, tủ…

- Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng;

- Hệ thống chiếu sáng;

- Hệ thống điều hoà, hút ẩm;

- Trang thiết bị nâng hạ, bao gói;

- Trang thiết bị vệ sinh kho bãi;

- Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy;

- Trang thiết bị phục vụ quản lý dự trữ;

1.2.2 Theo dõi và quản lí hàng hoá về mặt hiện vật

Tổ chức quản lý dự trữ hàng hoá về mặt hiện vật nhằm mục đích giữ gìn hànghoá vềgiá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hoá trong kho Mặt khác tổchức quản trị hàng hoá về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất - nhập hàngtrong kho được dễ dàng, các nhà quản trị luôn nắm được số lượng từng loại hàng trongkho để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn về cung ứng hàng hoá Tổ chức

quản trị dự trữ hàng hoá dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hoạt động được chiathành bốn nhóm công việc chính:

- Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho;

- Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa;

- Tổ chức giao xuất hàng hóa;

- Tổ chức kiểm kê hàng hóa;

1.2.2.1 Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho

Tổ chức nhận hàng hoá vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

• Nhận đúng số lượng, chất lượng hàng hoá theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hoá đơnhoặc vận đơn

• Chuyển nhanh hàng hoá từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến

• Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vận chuyển,bảo quản và chế biến của kho

Mỗi loại hàng hoá có những đặc điểm, tính chất riêng Mỗi nguồn hàng khi giaonhận có những yêu cầu và quy định khác nhau Cụ thể:

- Tất cả hàng hoá nhập kho phải có chứng từ hợp lệ

- Tất cả hàng hoá nhập kho phải được kiểm nhận, kiểm nghiệm Có một số hànghoá cần phải được hoá nghiệm

- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu thấy hàng hoá có lỗi thì phải tiến hành làmthủ tục theo đúng quy định

- Khi nhận hàng xong, phải chú ý ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chấtlượng của chúng và cùng với người giao hàng xác nhận vào chứng từ

- Trước khi nhận hàng, cần tiến hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị khochứa, phương tiện, nhân lực, chứng từ cần thiết có liên quan đến giao nhận hàng hoá

- Khi thực hiện nhận hàng, cân đo, đong, đo, đếm và đối chiếu với số lượnghàng hoá có trong hoá đơn

Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý khi nhận hàng:

- Trường hợp chứng từ không hợp lệ: phải lập biên bản có đại diện, đôi bên hữuquan xác nhận và làm rõ trách nhiệm của các bên liên quan, đồng thời đề ra các biệnpháp xử lý kịp thời

- Trường hợp thiếu hoá đơn: cán bộ nghiệp vụ phải căn cứ vào hợp đồng kếhoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để nhập phiếu nhập hàng Trên phiếu nhập có ghi:

“Hàng nhập kho chưa có hoá đơn”, đồng thời vào sổ theo dõi: “Hoá đơn chưa đến”

- Trường hợp nhận được hoá đơn mà hàng chưa đến: Nếu đã nhận trả tiền thì bộphận nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng kinh tế rồi chuyển qua bộ phận kế toán, kiểmtra lại nội dung hoá đơn đề nghị vào sổ: “Hàng đang trên đường đi” Nếu chưa nhận trảtiền thì bộ phận nghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hoá đơn đến khi hàng hoá đến sẽ giảiquyết như khi hàng hoá và hoá đơn đến cùng một lúc

1.2.2.2 Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hoá thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạtđộng của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hoá Các hoạtđộng này bao gồm:

• Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hàng hoá

Đối với mỗi đơn vị hàng hoá, chủng loại cụ thể, được sắp xếp và một vị trí cụthể theo: Gian kho, ngăn, ô, hoặc thiết bị chứa đựng trong kho Người ta có thể dùngchữ cái, hoặc chữ số biểu hiện vị trí chi tiết cho hàng hoá cụ thể

• Kê lót hàng hoá trong kho

Đây là điều kiện để giữ gìn phẩm chất hàng hoá bảo đảm, để chống lại tác hạicủa môi trường Thực tế cho thấy những biểu hiện biến chất, giảm sút chất lượng hànghoá là nguyên nhân do các kho không thực hiện kê lót hàng hoá Mặt khác, nếu chấtxếp hàng hoá không có vật kê lót, hàng hoá sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau, không bảođảm độ thông thoáng… Điều đó khẳng định việc kê lót là một yêu cầu đặt ra trong bảoquản hàng hoá ở kho Yêu cầu đặt ra đối với các vật kê lót là phải không có phản ứng

lý hoá gây tác động có hại về cơ học với hàng hoá, đảm bảo vệ sinh kho, hàng hoá vàkhông gây ô nhiễm môi trường

• Chất xếp hàng hoá trong kho

Về thực chất là sắp xếp hàng hoá vào những nơi quy định theo từng loại cụ thể

để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kinh tế của hoạt động kho được phản ánh trên nhữngđặc trưng sau:

- Tính kỹ thuật, biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hàng, chi tiếtsản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí Khoảng cách giữa các thiết bịchồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với cấu trúc nhà kho…

- Tính kinh tế, biểu hiện ở sự sắp xếp hợp lý, khoa học, gọn gàng hàng hoá theo quyđịnh tiết kiệm được vật liệu lót và tận dụng tối đa diện tích, chiều cao nhà kho, dunglượng của thiết bị chứa đựng Tạo điều kiện tốt cho nghiệp vụ kiểm tra, kiểm kê chămsóc hàng hoá và nắm vững được lực lượng hàng hoá trong kho

• Điều hoà nhiệt độ và độ ẩm trong kho

Nhiệt độ và độ ẩm của kho ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác bảoquản Nhiều loại hàng hoá không chịu được tác động của nhiệt độ, độ ẩm dễ bị biếnchất, không còn giá trị sử dụng Điều này cho thấy độ ẩm và nhiệt độ của môi trườngbảo quản ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hoá Bởi vậy việc điều hoà nhiệt độ,

độ ẩm của môi trường là một nội dung quan trọng của bảo quản hàng hoá

• Kiểm tra, chăm sóc hàng hoá và vệ sinh kho hàng

Mục đích của công việc này là nhằm kịp thời phát hiện thiếu sót và tìm nguyênnhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá bảo quản Để từ đó có những biện pháp xử

lý thích hợp hiệu quả Muốn vậy, cần phải quy định thành những chế độ nội dung kiểmtra chăm sóc hàng hoá và thực hiện một cách thường xuyên nghiêm túc đối với từng

bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng

• Chống côn trùng và vật gặm nhấm Một số loại hàng hoá dễ bị hư hỏng biến chất docác loại côn trùng, vật gặm nhấm phá hoại Để hạn chế những thiệt hại này cần chú ýthực hiện tốt các vấn đề sau:

- Phải vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản và hàng hoá trước khi đưa vào bảoquản;

- Phải có những phương tiện dụng cụ hoá chất cần thiết để ngăn ngừa côn trùng và vậtgặm nhấm;

- Phải cách ly những sản phẩm đã bị phá hoại để tránh sự lây lan sang các sản phẩmkhác;

- Dùng nhiệt độ cao, hoá chất để tiêu diệt côn trùng

1.2.2.3 Tổ chức giao xuất hàng hóa

Giao hàng là khâu kết thúc quá trình nghiệp vụ kho, trực tiếp thực hiện nhiệm

vụ bán hàng hoặc điều động hàng hoá qua kho Để đảm bảo phục vụ kịp thời cho cácyêu cầu riêng của khách hàng và thực hiện nhiệm vụ giao hàng đúng số lượng, chấtlượng, giao hàng nhanh gọn, an toàn, khi giao hàng cần thực hiện tốt các quy định sauđây:

- Tất cả hàng hoá khi xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ xuất theo đúng sốlượng, phẩm chất, quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận hàng phải có đầy đủgiấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hoá

- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị

- Chuẩn bị hàng hoá theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trên phiếu xuất kho.Nếu phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hoá trong kho, thì chủ kho phải đềnghị với người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác

- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàng kiểmtra số lượng, chất lượng hàng hoá giao nhận và giải quyết các trường hợp phát sinhphù hợp với các quy định chung Khi giao hàng xong, cán bộ giao nhận, thủ kho cùngvới người nhận hàng làm đầy đủ các thủ tục giao nhận hàng hoá

- Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ kí của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuất kho Hàngxuất bán ra bên ngoài trên hoá đơn xuất kho phải có chữ kí của thủ trưởng đơn vị vàchữ kí của kế toán trưởng

- Khi giao nhận hàng hoá với khách hàng có thể xảy ra những trường hợp không bìnhthường, không đúng với kế hoạch, tiến độ… thì cần có sự bàn bạc giữa hai bên đểcùng nhau giải quyết

- Tất cả các hình thức giao hàng đều quy định trong một thời gian nhất định Nếu mộtbên không chấp hành đúng thời hạn thì bên đó phải chịu mọi phí tổn do việc khôngchấp hành gây ra

- Tất cả những trường hợp hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất phẩm chất, không đồng bộ…thuộc lô hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, hai bên phải lập biên bảnkiểm nghiệm tại chỗ, quy định rõ trách nhiệm, làm cơ sở pháp lý cho việc xử lý saunày

- Trường hợp giao hàng thiếu hoặc không đúng yêu cầu của người mua hàng nếu kháchhàng phát hiện ra, kiểm tra lại thấy đúng thì thủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ.

1.2.2.4 Tổ chức kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hoá là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoá

và danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hoá cho phép đếm số lượng hàng dự trữ, so sánhvới số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân thiếu hụt để khắc phục vàcải tiến Kiểm kê hàng hoá giúp nhận thấy: chủng loại hàng hoá, nguyên vật liệu dựtrữ, số lượng ghi trên sổ sách, chứng từ tìm ra nguyên nhân để khắc phục hạn và cảitiến

Hiện nay có một số loại kiểm kê mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó là:kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đột xuất và kiểm kê định kỳ

Vấn đề đặt ra là có nên kiểm kê hàng hóa thường xuyên hay không, nên kiểm

kê hàng hóa định kỳ theo tuần, tháng hay năm Đồng thời cũng cần lựa chọn thời điểmkiểm kê (trong giờ làm việc, vào buổi tối sau khi hết khách hay vào chủ nhật, ngàynghỉ) Việc quyết định tần suất kiểm kê phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp vàhoạt động kiểm kê có thể gay gián đoạn quá trình kinh doanh

1.2.3 Theo dõi và quản lí hàng hoá dự trữ về mặt giá trị

1.2.3.1 Phương pháp tính theo giá mua thực tế

Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế Phương pháp nàycho phép tính chính xác số vốn hàng hóa còn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thựchiện trên thực tế bởi vì không lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa nàođược mua với giá nào

1.2.3.2 Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền

Đây là phương pháp tương đối dễ thực hiện nên thường áp dụng trong thực tế,bởi vì dựa vào sổ sách nhập kho người ta có thể dễ dàng tính được giá mua bình quângia quyền (vì vậy đại lượng giá trị này chỉ là số gần đúng) Giá bình quân gia quyềnđược tính bằng công thức sau:

Giá bình quân gia quyền =

1.2.3.3 Phương pháp tính theo lô

Theo lô, có hai phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ:

• Phương pháp “Nhập trước xuất trước” – FIFO (First in Firs out)

Theo phương pháp này người ta định giá các lô hàng được bán (xuất) theo trình

tự lô hàng nào nhập trước sẽ được bán (xuất) trước, hết lô nọ sẽ đến lô tiếp theo Nhưvậy hàng hóa dự trữ sẽ thuộc lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lôđó

• Phương pháp “Nhập sau xuất trước” – LIFO (Last in First out)

Ngược lại với phương pháp FIFO, theophương pháp LIFO, hàng bán ra theotrình tự bán từ lô hàng nhập vào sau cùng dần cho đến lô hàng vào đầu tiên Như vậyhàng hóa dự trữ thuộc lô nhập đầu tiên và phải hạch toán theo giá lô đó

Như vậy các phương pháp hạch toán khác nhau sẽ cho giá trị hàng hóa dự trữkhông giống nhau và các giá trị mua vào của hàng bán ra khác nhau, dẫn đến lãi gộpkhông giống nhau Vì vậy các nhà quản trị có thể sử dụng các phương pháp hạch toánkhác nhau để quyết định giá bán ra có lợi nhất và làm thay đổi mức lợi nhuận trên sổsách

1.2.4 Ứng dụng tin học trong quản trị dự trữ hàng hóa

1.2.4.1 Thẻ kho

Thẻ kho là công cụ dùng để ghi lại toàn bộ dữ liệu dự trữ Thẻ kho bao gồm cácphần:

- Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu

- Đơn giá mua hàng

- Đơn giá bán từng loại mặt hàng

- Điểm đặt hàng bổ sung

- Lượng hàng dự trữ ban đầu

- Thời điểm cần đặt mua thêm

Để thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lí khongười ta thường in trên hàng hóa một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch củahàng hóa Mã số mã vạch của hàng hóa bao gồm 2 phần: mã số của hàng hóa và mãvạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc Hiện nay trong thương mạitrên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã số hàng hóa là UPC và EAN.

Nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp khi áp dụng mã số mã vạch là quản lí

mã mặt hàng của mình theo nguyên tắc mỗi mã số tương ứng với một loại sản phẩmduy nhất, không được nhầm lẫn

1.2.4.3 Phần mềm quản lí dự trữ hàng hóa

Phần mềm quản lí dự trữ được xây dựng giúp doanh nghiệp giảm bớt các côngtác hành chính Phần mềm quản trị dự trữ cho phép lập và tổng hợp nhanh chóng cácloại báo cáo chủ yếu sau:

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng nhập;

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng xuất;

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho;

- Báo cáo giá trị hàng tồn kho;

- Thẻ kho;

Với một số doanh nghiệp có kết nối với các nhà cung ứng, phần mềm quản trị

dự trữ có thể đưa ra các lệnh đặt hàng tự động khi hàng hóa dự trữ đạt mức tối thiểu

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA

1.3.1. Yếu tổ chủ quan

1.3.1.1. Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp

Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp là căn cứ quan trọng nhất đểxác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo cho hoatđộng bán hàng Tương thích với từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng, doanhnghiệp sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng

1.3.1.2. Chính sách mua hàng của doanh nghiệp

Chính sách mua hàng của doanh nghiệp quan hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữcủa doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm,lượng hàng dự trữ sẽ ở mức thấp nhất Ngược lại, nếu doanh nghiệp mua hàng theo lô

lớn đầu cơ, tích trữ, khai thác các cơ hội thị trường thì khi đó lượng hàng dự trữ có thểgia tăng

1.3.1.3. Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy mô, trình độ dự trữ

và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi Nếu doanh nghiệp có lượng vốn lưu động lớn thì

có thể tăng mức dự trữ của mình nhằm bình ổn giá cả đầu vào Ngoài ra, với nguồn lựctài chính lớn doanh nghiệp sẽ tăng khả năng dự trữ thông qua đầu tư cơ sở hạ tầng khobãi

1.3.1.4. Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi của doanh nghiệp

Trên cơ sở năng lực về kho bãi thực tế, doanh nghiệp sẽ xác định mức hàng hóa

dự trữ Với nhiều loại hàng hóa đòi hỏi phải có cơ sở vật chất dự trữ chuyên biệt thìyếu tố cơ sở hạ tầng kho bãi đóng vai trò then chốt trong xác định nhu cầu dự trữ Đây

là khả năng đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm cả hệ thống

cơ sở vật chất của doanh nghiệp và khả năng đi thuê ngoài

1.3.1.5. Trình độ quản lí cung ứng của doanh nghiệp

Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũnhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng, dự trữ hàng hóa và mức độ tin họccủa hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp có trình độ quản lý tốt

có thể giảm thiểu lượng hàng dự trữ

1.3.2. Yếu tố khách quan

1.3.2.1. Khả năng cung ứng của thị trường

Khả năng cung ứng của thị trường có ảnh hưởng đến công tác dự trữ của cácdoanh nghiệp Đây là khả năng mà doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và

dịch vụ đảm bảo thực hiện kế hoạch bán ra của mình Trong nhiều trường hợp, hàng hóa

trên thị trường khan hiếm, hoặc cung ứng trên thị trường không đáp ứng được yêu cầu

về thời gian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án gia tăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh.

1.3.2.2. Tình hình biến động giá cả trên thị trường

Tình hình biến động giá cả trên thị trường gây ảnh hưởng trực tiếp đến dự trữ

Nếu giá cả hàng hóa ít biến động thì doanh nghiệp không cần thiết phải gia tăng dự

trữ Ngược lại, nếu giá cả có xu hướng gia tăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng

dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vào của mình

1.3.2.3. Quan hệ với nhà cung ứng

Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung ứng quyết định mức dự trữ Doanh nghiệp

có quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức dự trữ Ngượclại, một địnhmức dự trữ thấp đi kèm với mối quan hệ không tốt, không chắc chắn với nhà cung cấpthì rủi ro gián đoạn dự trữ sẽ rất cao

1.3.2.4. Tính thời vụ trong kinh doanh

Tính thời vụ trong kinh doanh cũng là một nhân tố ảnh hưởng Với hàng hóa có

tính thời vụ, doanh nghiệp cần phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ.

1.3.2.5. Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có các tính chất vật lí, hóa học khác nhau quyết định đếnđiều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển khác nhau

Các biến động về pháp luật như lệnh cấm hoặc khuyến khích kinh doanh, xuấtnhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ Các thay đổi về thuế và cácrào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng và giá thành mua hàng

Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp

Một số yếu tố khác về điều kiện tự nhiên như độ ẩm, nhiệt độ, thời tiết, khí hậu,

… cũng có ảnh hưởng tới công tác tổ chức dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hóa củadoanh nghiệp

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ

CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DEKA

2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DEKA

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH DEKA

Tên giao dịch: DEKA Co., Ltd

Địa chỉ trụ sở chính: BT số 15, N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường DịchVọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

Điện thoại: 84.4.62654488

Fax: 84.4.62654477

Email: dekavietnam@deka.vn

Mã số thuế: 0101148323

Người đại diện pháp luật: Bùi Thị Thanh Huyền

Giám đốc: Bùi Thị Thanh Huyền

Lĩnh vực: Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

Website: http://deka.vn

Về quá trình hình thành và phát triển, công ty TNHH DEKA có một số cột mốcnhư sau:

Ngày 30-07-2001: ngày cấp giấy phép kinh doanh;

Ngày 01-08-2001: công ty bắt đầu đi vào hoạt động Thời điểm này DEKA mớichỉ buôn bán hàng dược phẩm nhập khẩu từ Đức;

Ngày 01-02-2002: thành lập chi nhánh công ty TNHH DEKA với mã số thuế:0101148323-001 ở thành phố Hồ Chí Minh;

Năm 2004: mở rộng mặt hàng mĩ phẩm Florena;

Năm 2005: trở thành nhà phân phối của mĩ phẩm Essence – LG Hàn quốc;Năm 2006: bắt đầu nhập khẩu trực tiếp hóa chất sinh phẩm Merieux của Pháp;Năm 2008: nhập khẩu và phân phối các sản phẩm hóa chất xét nghiệm, trangthiết bị y tế;

Năm 2015: chuyển địa điểm công ty về địa chỉ hiện tại

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự

Công ty TNHH DEKA là đại diện phân phối các sản phẩm hoá chất xétnghiệm vi sinh, công nghệ sinh học, trang thiết bị và vật tư tiêu hao dùng trong phòngxét nghiệm của các công ty hàng đầu châu Âu, Mỹ cho các bệnh viện, viện nghiêncứu

Với cam kết là “Công ty cung cấp các sản phẩm chất lượng tốt”, công tyTNHH DEKA đã được các quý khách hàng tin tưởng lựa chọn nhờ chất lượng sảnphẩm tốt được cung cấp bởi các hãng sản xuất uy tín trên thế giới và phong cách phục

vụ chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên công ty (trích từ website công ty deka.vn).2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH DEKA

2.1.2.1. Chức năng của công ty

Công ty TNHH DEKA là doanh nghiệp có chức năng tổ chức mua bán, xuấtnhập khẩu các trang thiết bị y tế

Chức năng chính của DEKA là cung cấp dược phẩm, hoá chất xét nghiệm, trangthiết bị y tế và vật tư tiêu hao, phần mềm ứng dụng dùng trong phòng xét nghiệm củacác cơ sở khám chữa bệnh, viện nghiên cứu, nhà máy chế biến thực phẩm…

Bên cạnh đó, công ty còn mang chức năng hợp tác, trở thành đối tác tin cậytrong hợp tác phát triển thương mại với các nhà sản xuất thiết bị, hóa chất xét nghiệm

uy tín trên thế giới Mục đích cuối cùng là để tạo dựng uy tín, thương hiệu DEKA, mởrộng thị trường, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh

2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty

Công ty TNHH DEKA có một số nhiệm vụ cơ bản như sau:

- Tăng cường, mở rộng hợp tác, liên kết kinh tế cả trong và ngoài nước Công ty đã hợptác với các hãng uy tín trên thế giới như: BIOMERIEUX – Pháp/ Mỹ, SIFIN – Đức,KUGEL – Đức, MAST – Anh, MES – Israel…

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch của công ty, không ngừng nâng cao hiệuquả kinh doanh và đáp ứng ngày càng cao các nhu cầu của khách hàng Công ty cónhiệm vụ không ngừng cập nhật các kỹ thuật xét nghiệm tiên tiến phù hợp với nhu cầu

sử dụng của các phòng xét nghiệm tại Việt Nam từ thủ công đến tự động hoàn toàn,cung cấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu của các khoa phòng xét nghiệm

Giám đốc

Phó Giám đốc

Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩuPhòng kinh doanhPhòng hành chính nhân sựPhòng tài chính kế toán

- Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên có trình độ, giàu nhiệt huyết, liên tục đượcđào tạo chuyên môn và kỹ năng phục vụ khách hàng tại các trung tâm đào tạo của cáchãng sản xuất thiết bị

- Thực hiện các trách nhiệm xã hội và nhiệm vụ được Nhà nước giao

2.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH DEKA

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH DEKA

Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự Công ty TNHH DEKA có bộ máy tổ chức gọn nhẹ, đơn giản Đứng đầu công

ty là Giám đốc người có thẩm quyền cao nhất đồng thời là pháp nhân đại diện trướcpháp luật và khách hàng Nhiệm vụ chính của từng bộ phận như sau:

- Giám đốc: là người phụ trách chung về hoạt động sản xuất kinh doanh, về nhân sự vàtrực tiếp chỉ đạo phòng kế toán

- Phó Giám đốc: phụ trách kinh doanh và quản lý các phòng chức năng; chịu tráchnhiệm trước giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra về các mặt công tác mà giám đốc giao,đồng thời thay mặt cho giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt trongphạm vi phụ trách và có thể được uỷ quyền

- Phòng hành chính: xây dựng và biên chế lao động hàng năm, lập kế hoạch, dự án đàotạo, tuyển dụng, bố trí sử dụng lao động một cách hợp lý theo đúng chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn

- Phòng tài chính kế toán: tính toán, ghi chép, phản ánh liên tục, toàn diện và có hệthống các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh, giám sát mọi hoạtđộng của công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong

quá trình hạch toán; cung cấp các thông tin cho quản lý về tình hình hoạt động củacông ty.

- Phòng kinh doanh: xây dựng và tham mưu cho lãnh đạo về kế hoạch tìm kiếm, khảosát thị trường và tiêu thụ sản phẩm; chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận kinh doanhcủa phòng, thực hiện các hợp đồng kinh tế do giám đốc uỷ thác

- Phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu: xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, chủ động tìmkiếm thị trường trong và ngoài nước

Với mô hình tổ chức công ty theo như trên, công ty DEKA thực hiện chuyênmôn hoá từng năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp

vụ chuyên môn vào công tác quản lý, tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng,nhiệm vụ giữa các bộ phận, thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, nângcao chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề

2.1.4. Ngành nghề kinh doanh của công ty

Theo giấy đăng kí kinh doanh, DEKA hoạt động ở lĩnh vực bán buôn máy móc,thiết bị và phụ tùng máy khác và có ngành nghề kinh doanh cụ thể như bảng 1.2 sauđây

Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh công ty TNHH DEKA

3250 Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình và phục hồi chức năng

4632 Bán buôn thực phẩm

4649 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình

46530 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp

4659 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác

4669 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu

4933 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ4772

Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh

7730 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác

Nguồn: Phòng Kinh doanh

Mặc dù đăng kí kinh doanh khá rộng nhưng các sản phẩm chính mà công tykinh doanh hiện nay bao gồm:

- Các hóa chất định danh vi sinh vật và làm kháng sinh đồ: môi trường nuôi cấy, các kitđịnh danh vi sinh vật, các test thử độ nhạy kháng sinh đồ, hóa chất nhuộm vi sinh vật,các chủng vi khuẩn chuẩn;

- Các kit xét nghiệm miễn dịch: các test nhanh VIKIA, VIKIA HIV, HBs Ag, HCG…;

- Các trang thiết bị y tế: máy xét nghiệm vi sinh, máy xét nghiệm miễn dịch, máy và hóachất xét nghiệm sinh học phân tử

2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH DEKA qua 3 năm 2016-2018

Xem bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty DEKA giai đoạn

2016-2018 tại phụ lục 3

Về doanh thu, công ty TNHH DEKA đạt mức tăng trưởng doanh thu khá tốt,năm 2017 tăng hơn 13,2 tỉ đồng tương ứng 53% và năm 2018 tăng 16,3 tỉ đồng tươngứng 43% năm 2018 Điều này được trưởng phòng kinh doanh tiết lộ là do đội ngũ kinhdoanh của DEKA đã phát triển rất tốt và giành được các hợp đồng với các khách hànglớn như bệnh viện đa khoa quốc tế Thu Cúc (thiết bị cho cơ sở mới của Thu Cúc ở CầuGiấy), bệnh viện Lao Phú Thọ,… Điều này chứng tỏ thị trường và năng lực bán hàngcủa công ty khá ổn định và tăng trưởng đều đặn

Về chi phí, các khoản chi phí quản lí kinh doanh, giá vốn hàng hóa tăng tươngứng với tỉ lệ tăng doanh thu của công ty Điều này cũng dễ hiểu bởi khi bán ra nhiềuhàng hơn thì phải tốn nhiều vốn nhập nhiều hàng, phải quản lí hàng hóa nhiều hơn.Chi phí tài chính năm 2017 do phải trả cả lãi suất và gốc cho khoản nợ của 2016 nênchi phí này của DEKA tăng hơn gấp đôi lên tăng 155% so với 2016 Công ty cũng đãkiểm soát hơn được chi phí lãi vay trong năm 2018, chỉ để nó tăng thêm 19, 38% ứngvới hơn 1,4 tỉ đồng Dĩ nhiên con số này vẫn là rất cao so với năm 2016

Về lợi nhuận, kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của DEKA đều có lãi Năm

2017 có sự chênh lệch giảm 8% (227,5 triệu đồng) so với 2016 do chịu khoản chi phílãi vay lớn Lợi nhuận công ty tăng gấp rưỡi (155%) và đạt hơn 4,23 tỉ đồng vào năm

2018 do thay đổi khoản đầu tư từ tài sản dài hạn sang tài sản ngắn hạn Công ty DEKAcũng đang hướng tới mục tiêu duy trì mức lợi nhuận này vì thị trường trang thiết bị y

tế và dược phẩm các năm gần đây ở Việt Nam có sức tiêu thụ tốt và dự báo còn tăngtrưởng hơn nữa

2.1.6 Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức dự trữ hàng hóa của công ty TNHH DEKA

2.1.6.1. Yếu tổ chủ quan

a) Kế hoạch bán hàng và mua hàng của công ty TNHH DEKA

Kế hoạch bán hàng và mua hàng là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu

dự trữ của công ty TNHH DEKA Nhiệm vụ này do phòng Kế hoạch và xuất nhậpkhẩu đảm nhiệm Nhận chỉ đạo từ giám đốc và các báo cáo phân tích nhu cầu dự trữ,phòng này sẽ lập ra từng loại kế hoạch bán hàng và mua hàng, sau đó có sự cho phépcủa lãnh đạo công ty sẽ xác định kế hoạch dự trữ tương ứng

b) Chính sách mua hàng của công ty TNHH DEKA

Với đặc điểm là một công ty nhỏ, nhập khẩu hàng theo đơn đặt hàng trước làchủ yếu nên công ty TNHH DEKA áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm Do

đó, lượng hàng dự trữ trong kho của công ty thường ở mức thấp nhất

c) Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp

Tổng mức vốn kinh doanh của DEKA có tăng qua các năm Năm 2016 và 2017,

cơ cấu vốn chủ yếu là tài sản dài hạn, chiếm khoảng 74% để đầu tư vào kho bãi, trangthiết bị kiểm tra và thử nghiệm sản phẩm nhập khẩu Năm 2018, khi đầu tư xong thìcông ty tập trung vốn để nhập hàng hóa vào kho dự trữ và kho hàng bán thường xuyênnên cơ cấu tài sản ngắn hạn và dài hạn có sự thay đổi ngược dòng, 2/3 tổng tài sản làngắn hạn và 1/3 là dài hạn

Chính sự đầu tư về nguồn lực tài chính của DEKA vào năm 2016-2017 đã làmtăng quy mô kho bãi dự trữ, trình độ dự trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi Năm

2018 lượng vốn lưu động lớn của công ty lớn để có thể tăng mức dự trữ của mìnhnhằm bình ổn giá cả đầu vào Công ty DEKA với chiến lược nguồn lực tài chính quacác năm đã làm tăng khả năng dự trữ thông qua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi

d) Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi của công ty TNHH DEKA

Do mới được đầu tư lại nên cơ sở hạ tầng kho bãi của công ty ở tầng 4 và tầng 5của tòa nhà tại BT số 15, N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quậnCầu Giấy, thành phố Hà Nội có đủ khả năng đáp ứng nhu cầu dự trữ hiện tại của doanhnghiệp mà không phải đi thuê ngoài Trên cơ sở năng lực về kho bãi thực tế, công ty sẽxác định mức hàng hóa dự trữ ở từng thời điểm khác nhau Việc tồn kho, dự trữ hàng

hóa nhập khẩu được phân chia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm,hóa chất sinh phẩm,…để đảm bảo điều kiện kho phù hợp DEKA xây dựng kho hàng ởtòa nhà khá lớn, có diện tích lớn, gần đường, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa,giúp đáp ứng kịp thời - nhanh - chính xác theo nhu cầu của khách hàng.

e) Trình độ quản lí cung ứng của doanh nghiệp

Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũnhân sự tham gia vào quá trình quản lý cung ứng, dự trữ hàng hóa và mức độ tin họccủa hệ thống quản trị dự trữ doanh nghiệp Hiện tại công ty DEKA mới chỉ có 3 ngườitrông kho thực hiện quản lí kho thủ công và nhập trên máy tính Quá trình quản lícung ứng từ việc xuất nhập hàng hóa do phòng kế hoạch và xuất nhập khẩu tiến hành.Trình độ quản lí cung ứng của công ty DEKA còn rất hạn chế về cả số lượng và chấtlượng

2.1.6.2. Yếu tố khách quan

a) Khả năng cung ứng của thị trường

Khách hàng của DEKA là các tổ chức y tế, bệnh viện, phòng khám Công tythường đặt hàng theo các đơn hàng đặt trước, chỉ có một lượng rất nhỏ các đơn hàngphát sinh Hơn nữa mặt hàng trang thiết bị y tế không phải là loại hàng dễ chịu tácđộng nên khả năng cung ứng trên thị trường khá ổn định Điều này cũng tạo thuận lợicho công tác dự trữ hàng hóa của DEKA không bị ảnh hưởng và có nhiều biến động

Tuy nhiên công ty cũng vẫn có các phương án gia tăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi

ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu không

đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về thời gian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi

kèm…

b) Tình hình biến động giá cả trên thị trường

Mặt hàng trang thiết bị y tế mà công ty DEKA hiện đang kinh doanh là một mặthàng khá ổn định, giá cả ít biến động nên công ty chỉ dự phòng một lượng rất nhỏhàng hóa dự trữ

c) Quan hệ với nhà cung ứng

DEKA có quan hệ tốt với các nhà cung cấp uy tín giúp cho công ty có nhữnglợi thế nhất định về nguồn cung ứng, đảm bảo các mặt hàng có chất lượng tốt nhất,không bị ép giá hay các đơn hàng không được thực hiện Do đã hoạt động lâu năm nên

công ty DEKA có nguồn cung ứng sẵn có và uy tín từ các thương hiệu lớn trên thếgiới Mối quan hệ này diễn ra khá tốt với nhiều công ty nổi tiếng như: BIOMERIEUX– Pháp/ Mỹ, SIFIN – Đức, KUGEL – Đức, MAST – Anh, MES – Israel…Đây là mộtthuận lợi trong quá trình quyết định hạ thấp mức dự trữ của công ty.

d) Tính thời vụ trong kinh doanh

Tính thời vụ trong kinh doanh cũng là một nhân tố ảnh hưởng Tuy nhiên vớihàng hóa trang thiết bị y tế thì tính thời vụ gần như không ảnh hưởng, nên DEKA

không cần phải áp dụng định mức dự trữ thời vụ.

e) Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hóa có các tính chất vật lí, hóa học, những điều kiện bảo quảntheo quy định pháp luật khác nhau quyết định đến điều kiện dự trữ, bảo quản, vậnchuyển khác nhau Việc tồn kho, dự trữ hàng hóa nhập khẩu của công ty DEKA đượcphân chia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm, hóa chất sinh phẩm,…

để đảm bảo điều kiện kho phù hợp Các hàng hóa phân bổ vào 3 loại kho của công tybao gồm: kho thiết bị; kho vật tư, linh kiện; kho lạnh

f) Các yếu tố khác

Về công nghệ, hàng hóa của DEKA kinh doanh có sự biến đổi không nhanhnhưng cũng không phải chậm Công ty phải không ngừng cập nhật các kỹ thuật xétnghiệm, máy móc tiên tiến phù hợp với nhu cầu sử dụng của các phòng xét nghiệm tạiViệt Nam từ thủ công đến tự động hoàn toàn Như vậy công ty mới có năng lực đảmbảo về chất lượng sản phẩm và đáp ứng các nhu cầu khác nhau của khách hàng Tuynhiên ở thị trường Việt Nam, các tổ chức y tế chưa đạt đến mức độ cập nhật quá nhanhcác sản phẩm công nghệ về y tế, nên DEKA vẫn có thể nhập hàng hóa với khối lượnglớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào

Về pháp luật, đặc điểm hàng hóa của DEKA là các sản phầm y tế, có tácđộng trực tiếp tới sức khỏe người dùng nên mặt hàng này được pháp luật quy định chặtchẽ Hơn nữa các luật thường xuyên có sự sửa đổi, bổ sung nên công ty phải luôn cậpnhật để chấp hành đúng quy định của Nhà nước Hàng hóa dự trữ của DEKA phải tuânthủ theo các quy định của pháp luật về bảo quản, dự trữ như: Nghị định 36/2016/NĐ-

CP về quản lý trang thiết bị y tế; Nghị định 169/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định36/2016/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế;…

Một số yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới công tác tổ chức dự trữ hàng hóa củacông ty TNHH DEKA như: biến động thuế quan, chính trị, điều kiện tự nhiên…

2.2 PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC

DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH DEKA

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa

2.2.1.1 Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ

Ở công ty TNHH DEKA, khi được hỏi về quá trình xác định nhu cầu kho bãi

dự trữ, bà Bùi Thị Thanh Huyền – giám đốc DEKA cho biết công ty xác định theophương pháp kinh nghiệm đúc rút từ việc tham khảo của nhiều nhân viên lâu năm, cácchuyên gia và tổng hợp nhu cầu dự trữ thực tế qua các năm gần đây Công ty căn cứtrên định mức dự trữ của mình bao gồm dự trữ định mức tối đa, định mức dự trữ bìnhquân để xác định nhu cầu kho bãi DEKA đã xác định từng loại diện tích dự trữ phânchia theo các mặt hàng: trang thiết bị y tế, kit xét nghiệm, hóa chất sinh phẩm,…đểđảm bảo điều kiện kho phù hợp Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, công tylên phương án tổng thể và vẽ sơ đồ kho bãi dự trữ tổng thể (hình 2.2- xem chi tiết vàđầy đủ tại phụ lục 10) Các loại kho bảo quản hiện tại của DEKA bao gồm:

- Diện tích cho bộ phận bảo vệ: phòng 12m2 tại tầng 4 của tòa nhà; và một phần tầng 1

là phòng bảo vệ chung của công ty;

- Diện tích dừng đỗ xe: 20m2 phía cổng phụ và tận dụng vỉa hè, rìa đường cạnh khunhà;

- Diện tích khác: khoảng 15m2 cho xếp chờ hàng hóa, lắp đặt và vận hành các trangthiết bị,…tại tầng 1 tòa nhà; khoảng không gian tận dụng để các loại tài sản khôngphải là hàng hóa tại tầng hầm tòa nhà

Hình 2.3 Ảnh một góc tầng hầm tận dụng làm kho để các tài sản không phải là

hàng hóa tại DEKA

Nguồn: Bộ phận kho 2.2.1.2 Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ

Công ty TNHH DEKA đã thiết lập hệ thống kho bãi như sau:

a. Quyết định địa điểm đặt kho bãi tại chính trụ sở của công ty, ở tòa nhà số BT số 15,N06A, khu đô thị mới Dịch Vọng, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố HàNội Quyết định này được thực hiện vào năm 2015 khi công ty di chuyển cả trụ sở từ

số 3, lô 4A khu đô thị mới Trung Yên về đây So với kho bãi cũ, địa điểm mới này đẹp,rộng rãi và thuận tiện cho việc vận chuyển hơn rất nhiều.

Hình 2.4 Hình ảnh trụ sở đồng thời là kho bãi của công ty TNHH DEKA ở địa

điểm cũ (bên trái) và địa điểm hiện tại (bên phải)

Nguồn: Bộ phận kho

Theo kết quả khảo sát 18 nhân viên DEKA ở các bộ phận khác nhau, địa điểmđặt kho bãi hiện tại được đánh giá khá tốt, cụ thể ở biểu đồ trong hình 2.5 dưới đây

Hình 2.5 Biểu đồ mức độ đáp ứng của địa điểm kho bãi của công ty hiện nay

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

- Yêu cầu về kho bãi của doanh nghiệp: 94% các ý kiến cho rằng địa điểm kho hiện tạiđạt mức độ trung bình trở lên Tầng 4 và tầng 5 tòa nhà có đủ diện tích kho bãi theođúng yêu cầu (khoảng 150m2) Kho bảo quản có diện tích tương đối phù hợp vớichủng loại và số lượng trang thiết bị y tế được bảo quản; đáp ứng yêu cầu bảo quảnkhác của trang thiết bị y tế theo hướng dẫn sử dụng

- Chi phí về kho bãi thấp: do là kho tại tòa nhà của công ty nên tiết kiệm được đáng kểkhoản chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên Dù ở các bộphận khác nhau nhưng 78% nhân viên cho rằng chi phí kho bãi của công ty đạt mức

độ trung bình và tốt Tuy nhiên 22% còn lại đánh giá khoản chi này ở mức yếu và kém,tức là chi phí này vẫn cần phải được cải thiện nhiều hơn nữa

- Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra: có 61% ýkiến cho rằng kho DEKA đang đáp ứng tốt và rất tốt tiêu chí này Bởi lẽ, dịa điểm khonày lưu thông khá thuận lợi, nằm ở trung tâm thành phố Hà Nội, trong khu đô thị mớiphát triển, gần các đường lớn, thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, giúp đáp ứngkịp thời - nhanh - chính xác nhu cầu khách hàng Song bên cạnh đó, 12% nhân viênchỉ đánh giá thời gian vận chuyển ở mức yếu kém Những người này thuộc bộ phậnkinh doanh nên cực kì coi trọng việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, vì DEKA còn xảy

ra tình trạng trì hoãn, giao hàng chậm cho khách ở ngay nội thành Hà Nội nên họ cócái nhìn rất khắt khe về vấn đề này

- Đảm bảo an ninh, vệ sinh, môi trường: tòa nhà nằm trong khu biệt thự, khu đô thị mớiDịch Vọng nên an ninh rất tốt, ít khói bụi, nhiều cây xanh và còn gần công viên CầuGiấy nên môi trường khá trong lành, đảm bảo thoáng, khô ráo, sạch sẽ, không gần cácnguồn gây ô nhiễm Nhân viên công ty đánh giá rất cao về môi trường xung quanh địađiểm này, không có ý kiến nào chê yếu kém và 50% nhân viên đánh giá tốt, 11% đánhgiá rất tốt cho tiêu chí này

Về quyết định đầu tư hay đi thuê kho, bà Bùi Thị Thanh Huyền- Giám đốccông ty đã tiết lộ: “Theo dự báo của CBRE, giá thuê kho bãi trên thị trường logisticsViệt Nam sẽ tăng trong các năm tới Nhu cầu nhà kho tại Việt Nam sẽ tiếp tục tăngmạnh nhờ các ngành sản xuất phát triển và người dân tăng chi tiêu tiêu dùng Theo đó,giá thuê nhà kho cũng được kỳ vọng sẽ tăng trong các năm tới từ 1,5% đến 4% mỗinăm Sau khi tính toán chi phí và cân nhắc thì Ban lãnh đạo công ty DEKA đã quyếtđịnh đầu tư kho bãi để tránh phải đi thuê khi giá thuê đang tăng” Khoản đầu tư nàyđược thực hiện vào năm 2015-2017 khi công ty chuyển địa điểm từ số 3, lô 4A khu đôthị mới Trung yên, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội về địa chỉ hiện tại

b. Danh mục trang thiết bị kho bãi của công ty TNHH DEKA

Theo kết quả phỏng vấn ông Trần Quang Lâm - trưởng bộ phận kho củaDEKA, hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ của công ty bao gồm các tài sản thuộc vềcác nhóm chủ yếu sau:

Bảng 2.2 Danh mục trang thiết bị tài sản dự trữ ST

10 Xe đẩy hàng cái 2 Trang thiết bị vệ sinh

để loại bỏ nấm mốc, côn trùng, tủ sấy…);

- Các phương tiện phòng chống cháy gồm cả nguồn nước và hệ thống dẫn nước, hệthống tín hiệu báo cháy;

- Các phương tiện làm vệ sinh gồm cả các loại bột cọ rửa, xà phòng, nước thơm, hoáchất, và bảo hộ lao động (quần áo bảo hộ, găng tay, mặt nạ phòng độc, khẩu trang…)