Tiểu luận xử lý việc chấp hành điều kiện thanh toán chi trả đối với các khoản chi lương và sửa chữa tài sản cố định

Ngày 10/08/2015 đơn vị lập một chứng từ chuyển khoản tiền chi lương và phụ cấp tháng 07/2015 cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan và một chứng từ chi chuyển khoản thanh toán tiềnsửa c

MỤC LỤC

PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 3

1 Mô tả tình huống 3

2 Xác định mục tiêu xử lý tình huống: 4

3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả 5

3.1 Nguyên nhân 5

3.2 Hậu quả 5

4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống 7

4.1 Căn cứ pháp lý 7

4.2 Phương án giải quyết vấn đề 7

5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện 12

PHẦN III: KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 16

1 Kiến nghị 16

2 Kết luận 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

1

PHẦN I LỜI NÓI ĐẦU

Tháng 8/2015, được sự quan tâm và tạo điều kiện của lãnh đạo Sở Tài chính

Hà Nội, em được tham dự học lớp Bồi dưỡng kiến thức quản lý Nhà nước ngạchchuyên viên do Trường đào tạo cán bộ Lê Hồng Phong mở từ tháng 08/2015 đếntháng 02/2016

Em mong muốn trong quá trình công tác sẽ vận dụng thật tốt những kiến thức đãđược các thầy cô truyền giảng để mang lại hiệu quả công việc tốt nhất

Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992

đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị quyết số 51/2002/QH10 ngày 25/12/2001 củaQuốc hội hóa X, kỳ họp thứ 10 quy định về lập, chấp hành, kiểm tra, thanh tra,kiểm toán, quyết toán ngân sách Nhà nước và về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan

nhà nước các cấp trong lĩnh vực ngân sách nhà nước.

Sau 3 tháng học lớp Bồi dưỡng tiêu chuẩn ngạch chuyên viên, với nhữngkiến thức đã có trong thực tế của quá trình công tác, em nhận thức được tầm quantrọng của việc chi, kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước Do đó, em xin lựa chọn đề

tài “Xử lý việc chấp hành điều kiện thanh toán chi trả đối với các khoản chi lương và sửa chữa tài sản cố định” để viết tiểu luận cuối khóa Trong khoảng thời

gian hạn hẹp và sự hạn chế của bản thân nên đề tài không thể tránh hỏi những thiếusót, những hạn chế cả về nội dung lẫn hình thức, em rất mong nhận được sự góp ýcủa các thầy cô giáo đối với đề tài

Em xin trân trọng cảm ơn!

PHẦN II

3

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

1 Mô tả tình huống

Đơn vị A mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước Hà Nội Ngày 10/08/2015 đơn

vị lập một chứng từ chuyển khoản tiền chi lương và phụ cấp tháng 07/2015 cho cán

bộ công nhân viên trong cơ quan và một chứng từ chi chuyển khoản thanh toán tiềnsửa chữa ô tô cho đơn vị B (đơn vị A trả lương qua tài khoản tại Ngân hàng Đầu tư

và phát triển chi nhành Hà Thành, đơn vị B có tài khoản tại Ngân hàng Côngthương Thanh Xuân)

Sau khi kế toán Kho bạc kiểm tra toàn bộ chứng từ đã đảm bảo tính hợp lệ,hợp pháp nhưng hồ sơ thanh toán theo yêu cầu kiểm soát chi thì còn chưa đủ điềukiện chi:

- Đối với chứng từ chi lương và phụ cấp lương: Sau khi đối chiếu giữa bảngthanh toán tiền lương tháng 07 với bảng đăng ký biên chế quỹ tiền lương đơn vị đãnộp cho Kho bạc trước đó, kế toán phát hiện có sự chênh lệch giữa số tiền trên giấyrút dự toán lớn hơn biên chế quỹ lương Cán bộ của đơn vị A cho biết trong Quý IIIđơn vị có tăng thêm 01 biên chế nhưng đơn vị chưa lập bảng biên chế tăng (giảm)

để cấp có thẩm quyền phê duyệt gửi Kho bạc Do vậy, kế toán Kho bạc đã từ chốichuyển khoản tiền chi lương nói trên

- Đối với chứng từ chuyển khoản thanh toán tiền sửa chữa ô tô: Các yếu tốtrên chứng từ hoàn toàn hợp lệ, riêng hồ sơ thanh toán còn thiếu biên bản nghiệmthu, đồng thời số tiền trên hóa đơn đỏ và hợp đồng nhỏ hơn số tiền chuyển cho đơn

vị B Do hồ sơ chưa đầy đủ và chưa rõ ràng nên kế toán Kho bạc cũng từ chốichuyển khoản tiền sửa chữa ô tô này

Trước thái độ kiên quyết của Kế toán Kho bạc, kế toán đơn vị A cho rằngKho bạc gây khó khăn, phiền hà cho đơn vị, thủ tục chi rườm rà, máy móc, thiếulinh động cho khách hàng đến giao dịch từ đó có ấn tượng không tốt đối với cáccán bộ Kho bạc.

Kế toán Kho bạc là cán bộ quản lý quan trọng để quản lý quỹ ngân sách Nhànước, kiểm tra kiểm soát tình hình thực hiện thu – chi quỹ ngân sách Nhà nước.Qua đó các khoản chi ngân sách nhà nước tại đơn vị phải được kiểm tra, kiểm soáttrước, trong và sau quá trình cấp phát thanh toán Kho bạc Nhà nước có trách nhiệmkiểm soát các hồ sơ, chứng từ, điều kiện chi và thực hiện cấp phát thanh toán kịpthời các khoản chi ngân sách theo đúng chế độ quy định và có quyền từ chối nhữngkhoản chi không đúng chế độ

Xuất phát từ nhiệm vụ trên, kế toán Kho bạc từ chối không thanh toán 02 nộidung chi nói trên của đơn vị A là không có gì sai Nhưng việc kế toán Kho bạc lạikhông giải thích cho kế toán của đơn vị A về các hồ sơ còn thiếu và yêu cầu giảitrình rõ lý do chuyển tiền sửa chữa ô tô nhiều hơn so với hợp đồng và hóa đơn lại làkhông đúng Đồng thời, kế toán Kho bạc cần phối hợp chặt chẽ với kế toán của đơn

vị A để hướng dẫn kế toán chấp hành bổ sung đầy đủ các chứng từ theo quy định

5

(bản thuyết minh biến động tăng về số lượng công chức dẫn đến tăng tiền lương vàphụ cấp so với tháng trước) để các khoản chi trên của đơn vị được thanh toán theođúng tiến độ thời gian Bên cạnh đó, kế toán đơn vị A khi bị từ chối thanh toántrước hết phải tự kiểm tra, kiểm soát lại toàn bộ chứng từ chi chuyển Kho bạc đểxem xét về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.

3 Phân tích nguyên nhân và hậu quả

3.1 Nguyên nhân

Kế toán đơn vị nộp thiếu bảng tăng biên chế quỹ lương đã được cơ quan cóthẩm quyền phê duyệt cho kế toán Kho bạc kiểm soát; chưa thực hiện đúng chế độhóa đơn, chứng từ khi có nhu cầu thanh toán,chi trả do kế toán đơn vị thụ hưởngngân sách chưa thực hiện đúng quy định về chế độ, tiêu chuẩn định mức chi tiêungân sách, việc nắm các văn bản, chế độ về công tác quản lý tài chính ngân sáchNhà nước ở đơn vị chưa được tốt

Kế toán kiểm soát chi của Kho bạc thì thiếu nhiệt tình, trách nhiệm trongviệc hướng dẫn đơn vị hoàn tất thủ tục, hóa đơn, chứng từ hợp lệ để thực hiện thanhtoán các khoản chi nói trên đúng tiến độ thời gian để đáp ứng được nhu cầu côngviệc của đơn vị, gây nên sự hiểu lầm giữa kế toán kiểm soát chi của Kho bạc và đơn

vị làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả công việc của cả hai bên

3.2 Hậu quả

* Về phía đơn vị A

Kế toán đơn vị A do không nắm chắc chuyên môn nên khâu tập hợp và kiểmsoát chứng từ tại đơn vị chưa được chính xác và hợp lệ (thiếu chứng từ kèm theo).Khi kế toán Kho bạc kiểm tra chứng từ và từ chối các khoản thanh toán thì kế toánđơn vị A lại không trình bày rõ việc tại sao chưa nộp bảng lương bổ sung được cấp

có thẩm quyền phê duyệt để giải quyết kịp thời việc chi trả lương dẫn đến tình trạngcán bộ công nhân viên trong cơ quan thắc mắc, làm việc kém nhiệt tình vì thu nhậpchính của họ chính là tiền lương hàng tháng Việc đảm bảo trả lương đúng hạn hàngtháng giúp họ yên tâm về tài chính để thực hiện tốt công tác chuyên môn Vì vậy,việc trả lương chậm gây tâm lý không tốt giữa cán bộ công nhân viên trong cơ quanvới bộ phận kế toán, tài vụ.

Ngoài ra, kế toán đơn vị A không kiểm tra kỹ các chứng từ thanh toán dẫngiữa số đề nghị thanh toán chênh lệch với số liệu trên chứng từ dẫn đến việc kếtoán Kho bạc từ chối thanh toán khiến cho việc thanh toán cho đơn vị B sau khinhận được xe đã sửa chữa bị chậm Việc thanh toán chậm này sẽ làm cho đơn vị Amất chữ tín với đối tác, ảnh hưởng đến những lần sau này khi phát sinh nhu cầu sửachữa ô tô

Bản thân bộ phận kế toán của đơn vị cũng bị ảnh hưởng đến uy tín trước lãnhđạo đơn vị do không hoàn thành nhiệm vụ được giao Đặc biệt nguyên nhân củaviệc chậm thanh toán đó lại do trình độ chuyên môn của kế toán

* Về phía Kho bạc

Kế toán kiểm soát chi của Kho bạc trong tình huống này cần xử sự linh hoạthơn, mềm mỏng hơn sẽ đạt được hiệu quả công việc cao hơn, đó là tận tình hướngdẫn để cán bộ đơn vị A hiểu cần phải bổ sung những chứng từ còn thiếu và nhữngchứng từ chưa hợp lệ để thanh toán các khoản chi trên đúng thời gian, đảm bảohoàn thành tốt nhiệm vụ được lãnh đạo đơn vị giao cho

Từ đó tránh được sự hiểu lầm của kế toán đơn vị A từ chỗ không nắm vữngLuật ngân sách cụ thể là các điều kiện kiểm soát chi đến việc cho rằng kế toán Khobạc sách nhiễu, gây phiền hà, khó khăn cho đơn vị, làm ảnh hưởng đến hình ảnhcủa Kho bạc nói chung và người làm công tác kế toán nói riêng

4 Xây dựng, phân tích và lựa chọn phương án giải quyết tình huống

Căn cứ Thông tư số 103/1998/TT-BTC ngày 18/7/1998 của Bộ Tài chínhhướng dẫn việc phân cấp, lập, chấp hành quyết toán NSNN

Căn cứ Thông tư 202/2010/TT-BTC ngày 14/12/2010 của Bộ Tài chính quyđịnh về tổ chức thực hiện dự toán NSNN năm 2011

Căn cứ Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chínhHướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nướcqua Kho bạc Nhà nước

Căn cứ Công văn số 1187/KB/KHTH ngày 10/9/2003 của Kho bạc Nhà nước

về hướng dẫn kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua Kho bạc Nhà nước

4.2 Phương án giải quyết vấn đề

* Phương án 1

Kế toán đơn vị phải bình tĩnh nhìn nhận sự việc từ góc độ chuyên môn chứkhông dùng cảm tính cá nhân để đánh giá kế toán Kho bạc Kế toán đơn vị phải cókiến với kế toán Kho bạc để lương, phụ cấp của cán bộ công nhân viên đượcthanh

toán đúng thời gian bằng cách hứa sẽ khắc phục ngay những thiếu sót về chuyênmôn và đề nghị Kho bạc linh động cho giải quyết khoản thanh toán lương, phụ cấpcho cán bộ cơ quan, đồng thời khẩn trương gửi lại cho Kho bạc chứng từ mà đơn vịcòn thiếu và nhận hồ sơ thanh toán tiền sửa chữa ô tô về để hoàn chỉnh hồ sơ,chứng từ thanh toán hợp lệ, đầy đủ.

Nếu thực hiện phương án này việc kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước tuychưa chặt chẽ đối với các khoản chi lương, phụ cấp nhưng đó là nhu cầu thiết yếu

để đảm bảo hoạt động của đơn vị (thực tế đơn vị đã được tăng thêm biên chế và đãđược cơ quan có thẩm quyền quyết định bổ sung thêm biên chế) Mặt khác, đối vớikhoản thanh toán tiền sửa chữa ô tô, Kho bạc đã thực hiện kiểm soát chi theo đúngquy định, đúng chế độ, ngăn chặn được hiện tượng thông đồng, móc ngoặc giữa kếtoán đơn vị với đơn vị cung cấp dịch vụ (đơn vị B)

Thực hiện phương án này một mặt tạo điều kiện cho đơn vị đảm bảo thanhtoán lương cho cán bộ công nhân viên kịp thời Mặt khác, đối với những khoảnthanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ, Kho bạc Nhà nước yêu cầu thực hiện đúngtheo Luật Ngân sách sẽ tạo ý thức cho đơn vị hiểu phải tuân thủ chấp hành đúngnguyên tắc quản lý tài chính cho đơn vị

* Phương án 2

Kế toán kiểm soát chi của Kho bạc trả lại đơn vị toàn bộ hồ sơ, chứng từ vàhướng dẫn đơn vị bổ sung những hồ sơ còn thiếu đảm bảo đơn vị có đầy đủ hồ sơ,chứng từ chi để thực hiện thanh toán lương, phụ cấp và tiền sửa chữa ô tô theo quyđịnh (tránh tình trạng phải đi lại nhiều lần gây tâm lý ức chế cho kế toán đơn vị)

Nếu thực hiện phương án này, mặt bất lợi cho đơn vị là kéo dài thời gianđược nhận lương, phụ cấp của cán bộ nhân viên trong đơn vị A cũng như chậm

thanh toán cho đơn vị B khiến đơn vị A vi phạm hợp khoản cam kết tiến độ thanhtoán trong hợp đồng đã ký (có thể đơn vị phải nộp phạt vì chậm thanh toán) Đơn vịcòn gặp khó khăn nếu trường hợp đến hết năm ngân sách đơn vị không giải trìnhđược khoản chi này sẽ bị hủy dự toán (đơn vị không hoàn thành kế hoạch dự toánngân sách năm) và phải sử dụng tiền của cá nhân để thanh toán.

Đối với Kho bạc đảm bảo thực hiện tốt chức năng kiểm soát chi theo LuậtNgân sách, tạo cho đơn vị có ý thức chấp hành chế độ chứng từ kế toán cho nhữnglần sau và để đơn vị đi vào nề nếp trong việc thực hiện Luật Ngân sách

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 5 của Luật ngân sách năm 2002 thì chingân sách Nhà nước chỉ được thực hiện khi có đủ các điều kiện sau:

- Điều kiện 1: đã có trong dự toán chi ngân sách Nhà nước được giao, trừ trường hợp sau:

+ Dự toán ngân sách và phương án phân bổ ngân sách chưa được cơ quanNhà nước có thẩm quyền quyết định, cơ quan tài chính được phép tạm cấp kinh phícho các nhu cầu không thể trì hoãn được cho tới khi dự toán ngân sách và phương

án phân bổ ngân sách được quyết định

+ Trong năm có nhu cầu chi đột xuất cần phải điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước theo quy định

+ Bổ sung dự toán ngân sách Nhà nước từ nguồn thưởng vượt thu để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng

- Điều kiện 2: Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định

Định mức tiêu chuẩn chi là giới hạn tối đa các mức chi tiêu cho một mụcđích cụ thể của đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước được cơ quan chức năng cóthẩm quyền ban hành Định mức tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng để lập dự toánchi ngân sách Nhà nước hàng năm và là căn cứ để kiểm soát chi ngân sách Nhànước

Những khoản chi đã có định mức, tiêu chuẩn thì dự toán ngân sách của cácđơn vị phải tuân theo định mức tiêu chuẩn đó và Kho bạc Nhà nước căn cứ vào tiêuchuẩn định mức để kiểm soát khi cấp phát thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sáchNhà nước Những khoản chi chưa có tiêu chuẩn định mức được cơ quan có thẩmquyền phê duyệt thì Kho bạc Nhà nước căn cứ vào dự toán được cơ quan cấp trêntrực tiếp của đơn vị sử dụng ngân sách phê duyệt làm căn cứ để kiểm soát

- Điều kiện 3: đã được cơ quan tài chính phê duyệt, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định chi.

+ Đối với các khoản chi do cơ quan tài chính cấp phát trực tiếp, thì quyếtđịnh chi là “Lệnh chi tiền” của cơ quan tài chính Cơ quan tài chính chịu trách

nhiệm kiểm tra, kiểm soát nội dụng, tính chất từng khoản chi, đảm bảo các điềukiện cấp phát ngân sách Nhà nước theo quy định; Kho bạc Nhà nước thực hiện chitrả, thanh toán cho đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước theo nội dung ghi tronglệnh chi tiền của cơ quan tài chính

+ Đối với các khoản chi cơ quan tài chính thẩm tra phương án phân bổ dựtoán ngân sách, khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước lập và gửiKho bạc Nhà nước giấy rút dự toán ngân sách Nhà nước theo phương án phân bổ

đã được cơ quan tài chính phê duyệt

- Điều kiện 4: có đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán

Ngoài dự toán đầu năm được giao (gửi Kho bạc vào đầu năm), nhu cầu chicác quý (gửi vào cuối quý trước), tùy theo tính chất của từng khoản chi mà đơn vị

sử dụng ngân sách Nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước các hồ sơ chứng từ thanh toántheo quy định

Như vậy, nếu cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra thì đơn vị A và Kho bạc

đã vi phạm điều kiện 4 về chi ngân sách Nhà nước, gây ảnh hưởng đến uy tín vàthành tích của cả hai đơn vị

Vì vậy, căn cứ theo quy định của Luật ngân sách năm 2002 và các văn bản,chế độ hướng dẫn kiểm soát chi ngân sách Nhà nước tôi lựa chọn phương án 1 đểgiải quyết tình huống này

Bởi vì thông qua công tác kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước sẽ làm thayđổi phương thức làm việc, thói quen sử dụng, chi tiêu ngân sách Nhà nước, các đơn

vị dự toán ngân sách Nhà nước sẽ chấp hành tốt hơn công tác quản lý tài chính, cụthể là quản lý chứng từ chi ngân sách.

Bên cạnh đó, đề cao vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cơ quan kiểm soátchi – Kho bạc Nhà nước trong công tác quản lý tài chính, đảm bảo các quy định vềkiểm soát chi theo Luật ngân sách luôn được thực hiện đúng

5 Lập kế hoạch tổ chức thực hiện

Sau khi được cán bộ kế toán Kho bạc hướng dẫn, kế toán đơn vị A cần nhanhchóng hoàn chỉnh hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hợp lệ để thanh toán, đơn vị A đãmang chứng từ đến Kho bạc vào ngày hôm sau để hoàn thiện hồ sơ, chứng từ thanhtoán lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên đã được kế toán Kho bạc cho nợ vàthanh toán chuyển tiền cho nhà cung cấp dịch vụ là đơn vị B

Khi đó, kế toán Kho bạc kiểm tra lần nữa để đảm bảo tính hợp lệ, hợp phápcủa chứng từ và kế toán Kho bạc sẽ tiến hành tuần tự theo các bước sau:

* Đối với khoản rút lương, phụ cấp lương:

- Ghi giảm dự toán kinh phí chi thường xuyên của đơn vị A, ký vào phần kế toán trên giấy rút dự toán

- Trình kiểm soát trước quỹ và ký vào phần kiểm soát

- Trình kế toán trưởng phê duyệt

- Chuyển hồ sơ cho cán bộ kiểm soát trước quỹ đóng dấu

- Sang thủ quỹ chi tiền cho đơn vị A

- Kế toán hạch toán chuyển chứng từ sang kế toán thanh toán bù trừ để lậpbảng kê đưa sang Ngân hàng Đầu tư và phát triển, sau đó Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển sẽ ghi Có cho tài khoản của đơn vị B số tiền đơn vị A thanh toán lương,phụ cấp Kế toán đơn vị gửi danh sách bảng lương cho các phòng, ban của đơn vị