Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại bộ lao động thương binh và xã hội

không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình học, hàng năm, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức các đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS NGUYỄN THỊ HƯỜNG

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THU THẢO LINH

Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVA033, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13A

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, ngoài

sự cố gắng, nỗ lực của bản thân, tôi đã may mắn nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Qua đây, tôi xin được bày tỏ lòng tri ân sâu sắc đến ThS Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, người đã trực tiếp hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện khóa luận Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các quý thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình cung cấp tài liệu cần thiết và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để tôi hoàn thành khóa luận này

Bên cạnh đó, tôi cũng mong muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ông Nguyễn Tiến Mai – Trưởng phòng Hành chính Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội cùng toàn thể các cán bộ, công chức tại Bộ đã chia sẽ kiến thức, thảo luận, cung cấp tài liệu hướng dẫn, cùng những lời giải đáp thắc mắc giúp tôi hoàn thành tốt khóa luận của mình

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe, công tác tốt Kính chúc Trường Đại học Nội vụ và Khoa Quản trị văn phòng đạt được nhiều thành công trong công tác giáo dục

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thu Thảo Linh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Thực trạng và giải

pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” dưới sự hướng dẫn của ThS

Nguyễn Thị Hường – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi, không sao chép của bất cứ

ai

Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về khóa luận tốt nghiệp của mình

Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2017

Người cam đoan

Nguyễn Thu Thảo Linh

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 5

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

6 Giả thuyết nghiên cứu 6

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 7

NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 8

1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hành chính 8

1.1.1 Khái niệm văn bản 8

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lí nhà nước 8

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính 8

1.2 Phân loại văn bản hành chính 9

1.2.1 Văn bản hành chính cá biệt 9

1.2.2 Văn bản hành chính thông thường 9

1.3 Các chức năng, vai trò chủ yếu của văn bản hành chính 9

1.3.1 Các chức năng chủ yếu của văn bản hành chính 9

1.3.2 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước 10

1.4 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 11 1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành 11

1.4.2 Yêu cầu về nội dung 11

1.4.3 Yêu cầu về thể thức 12

1.4.4 Yêu cầu về văn phong 12

1.4.5 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ 13

1.4.6 Yêu cầu về quy trình 13

1.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 14

Tiểu kết chương 1 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN

BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG –THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 16

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 16

2.1.1 Lịch sử hình thành 16

2.1.2 Chức năng 16

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 16

2.1.4 Cơ cấu tổ chức 18

2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 18

2.1.4.2 Lãnh đạo Bộ 19

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội 19

2.2.1 Một số văn bản quy định liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản do cơ quan ban hành 19

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 20

2.2.3 Thống kê các hình thức và số lượng văn bản hành chính ban hành trong 10 năm trở lại đây 20

2.2.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan 21

2.2.5 Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 26

2.2.6 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản 30

2.3 Nhận xét 31

2.3.1 Ưu điểm 31

2.3.2 Hạn chế 33

2.3.3 Nguyên nhân 35

Tiểu kết chương 2 36

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢCÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 38

3.1 Hoàn thiện thể chể chế về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 38

3.1.1 Đối với Nhà nước 38

3.1.1.1 Về thể thức văn bản hành chính 38

3.1.1.2 Về quy trình ban hành văn bản hành chính 39

3.1.2 Đối với Bộ lao động – Thương binh và Xã hội 40

3.2 Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của Bộ Lao động – Thương binh và xã

hội 41

3.2.1 Đối với các cấp lãnh đạo 41

3.2.1.1 Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 41

3.2.1.2 Tổ chức hướng dẫn, đào tạo nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản hành chính 42

3.2.1.3 Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng 44

3.2.1.4 Lập dự kiến chương trình, kế hoạch kinh phí phục vụ công tác soạn thảo, ban hành văn bản dài hạn và hàng năm của Bộ 45

3.2.2 Đối với các cán bộ trực tiếp thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản 47

3.3 Đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin và cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản 48

3.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin 48

3.3.2 Cơ sở vật chất 50

Tiểu kết chương 3 51

KẾT LUẬN 53

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp luôn là nhu cầu cơ bản giữa con người với con người Hoạt động giao tiếp diễn ra liên tục trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong hầu hết các công việc Văn bản được biết đến là một phương tiện, đồng thời cũng chính là sản phẩm của quá trình giao tiếp Đó là một công cụ đặc biệt, hỗ trợ quá trình giao tiếp nói chung và phục vụ công tác quản lý hành chính nói riêng Văn bản hành chính được dùng để ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin từ hệ thống quản lý đến hệ thống bị quản lý và ngược lại Văn bản là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể tại các

cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội…

Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành, giải quyết công việc đều gắn liền với văn bản hành chính, cũng có nghĩa là gắn liền với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Do đó, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức đóng vai trò vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả điều hành, quản lý cũng như thực hiện công việc tại cơ quan, tổ chức đó Có thể thấy được rằng, thực hiện thành thạo kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những yếu tố quyết định, bảo đảm cho các hoạt động hành chính tại mỗi cơ quan, tổ chức được thực hiện thông suốt, nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay

Soạn thảo và ban hành văn bản đã trở thành một kỹ năng được chú trọng đào tạo tại các trường đại học, đặc biệt đối với các khối đào tạo công tác hành chính, văn phòng Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tôi có điều kiện được hướng dẫn, học tập, nghiên cứu sâu hơn về kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản tại nhà trường Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách nhất định Để thu hẹp khoảng cách ấy, để sinh viên khi ra trường

không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình học, hàng năm, Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức các đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế bên ngoài trước khi tốt nghiệp.Trong thời gian thực tập tại Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội, tôi đã có cơ hội tìm hiểu tình hình thực tế cũng như có điều kiện vận dụng những kiến thức đã được học tại nhà trường để thực hành một số khâu nghiệp vụ trong công tác quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ, bước đầu rèn luyện tay nghề, phong cách làm việc của một người cán bộ văn phòng trong tương lai

Bên cạnh đó, tôi thường xuyên được tiếp xúc với rất nhiều các văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy song song với những ưu điểm, công tác soạn thảo và ban hành các văn bản nói chung cũng như văn bản hành chính nói riêng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn tồn tại nhiều hạn chế, chưa thực sự hiệu quả, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hành chính tại Bộ cũng như tới tất cả các hoạt động của toàn cơ quan Với mong muốn nâng cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, góp phần thúc đẩy hiệu quả công tác hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, tôi đã quyết định lựa chọn

đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả của Công tác soạn thảo và

ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội”

làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

Chính Phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Hiện nay đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về các vai trò, giải pháp nâng cao kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản được công bố Vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan, tổ chức không còn là một nội dung nghiên cứu xa lạ Đặc biệt đối với các đơn vị, cá nhân đào tạo, học tập, làm việc chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu nội dung này là nhiệm vụ không thể tránh khỏi Điều này cho thấy, kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản không chỉ là vấn đề thiết thực, được nhiều người quan tâm, mà còn là vấn đề phức tạp Kết quả lịch sử nghiên cứu về các nội dung liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn

bản hành chính tại cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể kể đến như: Giáo trình

Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản của Đại học Luật Hà

Nội (2002); Giáo trình Nghiệp vụ Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội (2009); Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Vương Đình Quyền (2005); Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư của Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006); Soạn thảo văn bản hành chính của Ngô Sỹ

Trung (2015); …

Ngoài ra, có khá nhiều Luận án tiến sĩ, Khóa luận tốt nghiệp với chủ đề liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính có thể kể đến

như: Luận án Tiến sĩ Luật học của Nguyễn Thế Quyền năm 2004 về “Hiệu lực

và hiệu quả quản lý văn bản hành chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2012 của

sinh viên Phạm Tú Anh, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện

Hành chính về “Giải pháp nâng cao vai trò của công tác soạn thảo và ban hành

văn bản tại Bộ Tài chính”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2014 của sinh viên Lê Thị

Hà, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính“Khảo sát

thực trạng trạng vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng công ty Sông Đà”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2015 của sinh viên Phạm

Mai Phương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Đẩy

mạnh công tác hành chính tại Bộ Công thương”;

Một số bài đăng trên các tạp chí như: Bài viết của tác giả Trần Hà Anh,

Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước (Tạp chí khoa học

Việt Nam Trang số 10 tháng 02/2013), bàn về thủ tục ban hành các văn bản tại một số cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đưa ra một số giải pháp rút gọn quy trình cùng các thủ tục hành chính trong quá trình ban hành văn bản; Tác giả

Phạm Thị Bích Hải, Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực quản lý

nhà nước (Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 03/2014), bàn về vai trò của

công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính trong các

cơ quan Nhà nước; Tác giả Trần Hoài, Về quy trình ban hành văn bản quản lý

nhà nước (Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 04/2007), đưa ra các nhận

xét về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của nước ta theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật 1996, sửa đổi bổ sung năm 2004; …

Có thể nhận thấy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính không còn là một lĩnh vực nghiên cứu mới mẻ Có rất nhiều các nghiên cứu trước đây về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Tuy nhiên nhiều nghiên cứu còn sơ sài, chủ quan hoặc chưa cập nhật đầy đủ các quy định hiện hành của nhà nước quy định về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Bên cạnh đó, các đề tài nghiên cứu một cách hệ thống và toàn diện

về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có số lượng rất hạn chế Các đề tài nghiên cứu chưa đi sâu phân tích thực trạng và giải pháp công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính hoặc chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vị một đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Các đề tài liên quan tới công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có thể kể đến như: Khóa luận tốt nghiệp năm 2010 của sinh viên Nguyễn Văn

Đông, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Thực trạng

và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư ở Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội”; Khóa luận tốt nghiệp năm 2016 của sinh viên Vi Thị Lợi, Khoa

Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Nâng cao hiệu quả tổ

chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội; Khóa luận tốt nghiệp năm 2016 của sinh viên Ngô Thị Diên, Khoa Quản

trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội về “Hiện đại hóa công tác văn

phòng tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”…

Vì vậy, trong khóa luận này tôi xin được kế thừa có chọn lọc những kết quả nghiên cứu nói trên đồng thời đưa ra một hướng tiếp cận, nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

3 Mục tiêu nghiên cứu

Khóa luận gồm những mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

 Hệ thống lại các kiến thức lý luận liên quan tới kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính;

 Đề xuất một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

 Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

 Đưa ra các cơ sở lý luận và thực tiễn liên quan tới công tác soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính;

 Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, phân tích rõ ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân hạn chế tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

 Phân tích một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

 Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống văn bản pháp lý liên quan tới văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

 Phạm vi nghiên cứu: Từ năm 2007 đến năm 2017

6 Giả thuyết nghiên cứu

 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thực hiện thường xuyên, đáp ứng kịp thời hầu hết các yêu cầu công việc tại Bộ

 Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn tồn tại một vài hạn chế, chưa thực sự hiệu quả, gây ảnh hưởng trực tiếp tới công tác hành chính tại Bộ cũng như tới tất cả các hoạt động của toàn cơ quan

 Nghiên cứu các giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đóng vai trò then chốt quyết định kết quả của công tác tổ chức, quản lý công tác hành chính tại cơ quan và trong tất cả các hoạt động quản lý khác của cơ quan nói chung

 Xây dựng mẫu văn bản hành chính ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội giúp công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác, thống nhất, hiệu quả

7 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp là con đường thực hiện một công trình nghiên cứu để khám phá đối tượng Vì vậy, xác định chính xác các phương pháp nghiên cứu giúp quá trình nghiên cứu thu được kết quả tốt nhất và khách quan Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình, các phương pháp nghiên cứu được thực hiện song song, xuyên suốt khóa luận có thể kể đến như sau:

 Phương pháp phân tích tổng hợp lý thuyết: là phương pháp phân tích, nghiên cứu lý thuyết dựa trên những cơ sở các dữ liệu, công trình nghiên cứu

khoa học sẵn có, từ đó tổng kết, xây dựng cơ sở lý luận và các giả thuyết khoa học cho khóa luận;

 Phương pháp quan sát: quan sát quy trình soạn thảo văn bản cũng như các văn bản hành chính đã được ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại đây;

 Phương pháp điều tra khảo sát, thống kê (thực tiễn): phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội; thông kê chi tiết số lượng văn bản hành chính của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành tại trang web: Molisa.gov.vn, lấy đó làm cơ sở và căn cứ cho việc nghiên cứu và giải quyết vấn đề nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

 Phương pháp sơ đồ hóa: sơ đồ hóa cơ cấu tổ chức, quy trình soạn thảo

và ban hành văn bản hành chính giúp dễ dàng hình dung, nắm bắt các quy trình

8 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Tôi đã đúc kết những kết quả thu được và đưa ra các đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trong khóa luận tốt nghiệp Cụ thể, khóa luận tốt nghiệp của tôi có bố cục như sau:

Chương 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Chương 2: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

NỘI DUNG CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ

BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lí nhà nước, văn bản hành chính

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

1.1.2 Khái niệm văn bản quản lí nhà nước

Văn bản quản lí nhà nước là những quyết định và thông tin quản lí thành văn do các cơ quan quản lí nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định của Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lí nội bộ nhà nước hoặc giữa

cơ quan nhà nước với các tổ chức công dân

Văn bản quản lí nhà nước gồm 03 loại cơ bản gồm: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên môn – kỹ thuật

1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật hoặc chứa đựng những thông tin điều hành được cơ quan hành chính hoặc cá nhân, tổ chức có thẩm quyền ban hành nhằm giải quyết các công việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành

Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị,

xã hội Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm pháp luật

1.2 Phân loại văn bản hành chính

Theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại:

Văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường

1.2.1 Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc trong quản lý hành chính nhà nước Các loại văn bản cá biệt thường gặp là: quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức…

1.2.2 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả các hoạt động trong các cơ quan nhà nước hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân

Văn bản hành chính thông thường bao gồm: thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển

1.3 Các chức năng, vai trò chủ yếu của văn bản hành chính

1.3.1 Các chức năng chủ yếu của văn bản hành chính

 Chức năng thông tin: Đây là chức năng cơ bản nhất của văn bản

hành chính, gồm: ghi lại các thông tin, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý hành chính, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác

 Chức năng quản lý: Chức năng này được thể hiện ở chỗ là công cụ,

phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc Trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, văn bản hành chính là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý

Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản hành chính có thể bao gồm 02 loại:

 Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan như: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều lệ…

 Văn bản giúp cho cơ quan quản lý hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…

 Chức năng văn hóa – xã hội: Những văn bản hành chính được soạn

thảo đúng yêu cầu về nội dung và thể thức có thể được xem là một biểu mẫu văn hóa không chỉ có ý nghĩa đối với đời sống hiện nay mà còn cho tương lai Nhiều

mô thức văn hóa truyền thống có giá trị đã được xây dựng chính trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan quản

lý hiện còn lưu giữ tại các kho lưu trữ nhà nước

 Các chức năng khác: chức năng thống kê, chức năng kinh tế…

1.3.2 Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà nước

 Văn bản hành chính đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước;

 Văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý;

 Văn bản hành chính là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của

bộ máy lãnh đạo và quản lý;

 Văn bản hành chính là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật

1.4 Những yêu cầu đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền ban hành

Văn bản hành chính phải được ban hành đúng thẩm quyền theo quy định của Nhà nước, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp Vì vậy, văn bản hành chính phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định

 Đối với văn bản hành chính cá biệt: là loại văn bản áp dụng luật, được ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của chính cơ quan ban hành do các cơ quan, tổ chức, cá nhân

có thẩm quyền ban hành

 Đối với văn bản hành chính thông thường: là loại văn bản ra đời theo nhu cầu và tính chất công việc nên không quy định thẩm quyền ban hành Trên thực tế mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông thường

1.4.2 Yêu cầu về nội dung

 Tính mục đích: Văn bản hành chính được ban hành với danh nghĩa là

cơ quan nhằm đề ra các chủ trương, chính sách hay giải quyết các vấn đề sự việc

cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó Vì vậy, trước khi soạn thảo cần phải xác định rõ mục đích ban hành văn bản, vấn đề và giới hạn giải quyết vấn đề, kết quả của việc thực hiện văn bản

 Tính khoa học: Văn bản hành chính có tính khoa học phải đảm bảo:

Có đủ lượng thông tin cần thiết, thông tin phải được xử lý và đảm bảo chính xác; logic về nội dung, bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề; thể thức văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước; đảm bảo tính hệ thống của văn bản

 Tính đại chúng: Văn bản hành chính phải được viết rõ ràng dễ hiểu để

phù hợp với trình độ dân trí nói chung để mọi đối tượng có liên quan đến việc thi hành văn bản đều có thể nắm hiểu được nội dung văn bản đầy đủ

 Tính công quyền: Văn bản hành chính phải được ban hành đúng thẩm

quyền, nếu ban hành trái thẩm quyền thì coi như văn bản đó là bất hợp pháp Vì vậy, văn bản hành chính phải có nội dung hợp pháp, được ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định

 Tính khả thi: Đây là một yêu cầu quan trọng đối với văn bản hành

chính, đồng thời là kết quả của sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính công quyền

1.4.3 Yêu cầu về thể thức

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể Văn bản hành chính phải được soạn theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày quy định tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và theo quy định chung tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đảm bảo các tiêu chí: khổ giấy, định lề trang văn bản, kiểu trình bày, phông chữ

 Về cơ bản văn bản hành chính bao gồm 09 yếu tố cơ bản: Quốc hiệu

và tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận

 Ngoài ra còn có thể có các thành phần khác: Dấu chỉ mức độ mật; Dấu chỉ mức độ khẩn…

1.4.4 Yêu cầu về văn phong

 Chính xác, rõ ràng: Đây là tiêu chuẩn quan trọng đầu tiên của văn

phong hành chính Tính chính xác được hiểu văn bản được viết sao cho mọi người đều hiểu như nhau, muốn vậy phải diễn đạt chính xác, rõ ràng, gọn ghẽ, mạch lạc, diễn tả ý tưởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác;

 Phổ thông, đại chúng: Văn bản hành chính phải viết bằng những từ

ngữ phổ thông, ngắn gọn, dễ hiểu Một văn bản hành chính dể hiểu là một văn

bản được người nhận hiểu nhanh nhất, dùng từ ngữ giản dị, càng rõ, chính xác, hạn chế sử dụng từ Hán-Việt, từ ngoại lai;

 Khách quan, phi cá nhân: Thực hiện ý chí cơ quan, ý chí tập thể,

khách quan, không mang tính cá nhân;

 Trang trọng, lịch sự: Thể hiện tính trang trọng uy nghiêm Lời văn

trang trọng thể hiện sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản Tính trang trọng lịch sự của văn bản hành chính phản ánh trình độ giao tiếp "văn minh hành chính" của một nền hành chính dân chủ, pháp quyền, hiện đại;

 Khuôn mẫu: Đây là đặc trưng cơ bản của văn bản hành chính, đòi hỏi

bố cục nội dung theo các khuôn mẫu Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công sức, đồng thời giúp cho người đọc dễ hiểu

1.4.5 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ

 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;

 Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt;

 Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản;

 Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;

 Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh), trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó

1.4.6 Yêu cầu về quy trình

Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản hành chính có thể xây dựng một quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tương ứng Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nói chung cần đảm bảo cơ bản gồm các bước sau: Chuẩn bị; Lập đề cương, viết bản thảo; Trình

duyệt, ký văn bản; Hoàn thiện thủ tục hành chính để bàn giao văn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính phải tuân thủ theo quy trình nhằm đảm bảo tính hợp pháp, khả thi của văn bản Cán bộ soạn thảo văn bản, các cán

bộ văn thư cần thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ của mình, đảm bảo thực hiện đúng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

1.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý

có thẩm quyền tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình Đó là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà các cơ quan nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

 Phân công soạn thảo: cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo;

 Xác định mục đích ban hành, đối tượng và phạm vi áp dụng của văn bản;

 Xác định tên loại văn bản;

 Thu thập và xử lý thông tin

Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo

Lập đề cương: Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản được xây dựng trên những vấn đề được xác định trong mục đích và giới hạn của văn bản Có thể xây dựng đề cương chi tiết hoặc sơ lược

Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những

dự kiến được xác lập ở đề cương Khi viết bản thảo cần bám sát đề cương, phân chia dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý Kiểm tra, rà soát bản thảo về: bố cục, nội dung, thể thức, ngôn ngữ diễn đạt

Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua Hồ sơ trình duyệt bao

gồm các giấy tờ sau: Tờ trình hoặc phiếu trình dự thảo văn bản; Bản dự thảo; Văn bản thẩm định (nếu có); Bản tập hợp ý kiến tham gia (nếu có); Các văn bản giấy tờ liên quan (nếu có) Trường hợp không có hơ trình duyệt thì phải trực tiếp tường trình với thủ trưởng bằng văn bản

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

 Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản;

 Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản;

 Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản;

 Nhân văn bản đủ số lượng ban hành;

 Đóng dấu cơ quan;

 Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

Tiểu kết chương 1

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác quản lý hành chính, nhà nước đã ban hành nhiều quy định, quyết định, thông tư hướng dẫn… liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính Đó là cơ sở để các cán bộ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản thực hiện công việc nhanh chóng, thống nhất và đúng theo quy định Từ đó giúp công việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được giải quyết có hiệu quả, tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực

Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại nhiều văn bản hành chính còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và trình tự thủ tục ban hành; văn bản không có tính khả thi, … gây ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan,

tổ chứ Vì vậy tìm hiểu, nghiên cứu các đặc điểm, yêu cầu, quy trình công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là vô cùng cần thiết đối với nhân viên văn phòng nói chung cũng như các cán bộ chuyên làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO

VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

2.1 Khái quát về tổ chức và hoạt động của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2.1.1 Lịch sử hình thành

Bộ Lao động- Thương binh và Xã hội được thành lập ngày 16/02/1987 theo Quyết định số 782/HĐNN của Hội đồng Nhà nước trên cơ sở hợp nhất hai Bộ: Bộ Lao động và Bộ Thương binh và xã hội Sự phát triển của Bộ Lao động –Thương binh và Xã hội là kết quả của quá trình xây dựng và phát triển, của sự tiếp thu, kế thừa và phát huy chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của 07 Bộ và

cơ quan: Bộ Lao động, Bộ Cứu tế Xã hội, Bộ Xã hội, Bộ Thương binh - Cựu binh, Bộ Nội vụ, Bộ Thương binh và Xã hội và Ủy ban điều tra tội ác chiến tranh

2.1.2 Chức năng

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Lao động, tiền lương; việc làm, giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có công; bảo trợ xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ sự nghiệp công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ vàNghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội (Nghị định số 14/2017/NĐ-CP xem ở Phụ lục VIII) Những nhiệm vụ,

quyền hạn cụ thể của Bộ được quy định như sau:

 Về pháp luật: Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của

Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội,

dự thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ

 Về chiến lược quy hoạch, kế hoạch: Trình Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

 Về thực hiện thẩm quyền quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động,

thương binh và xã hội:

 Ban hành thông tư và các văn bản khác về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý như: Lao động, tiền lương; việc làm, giáo dục nghề nghiệp; bảo hiểm xã hội; an toàn, vệ sinh lao động; người có công; bảo trợ

xã hội; trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội trong phạm vi cả nước

 Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọng quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

 Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành

 Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnh vực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế

 Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội

 Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham

nhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật

 Về cải cách hành chính: Hướng dẫn và tổ chức thực hiện hợp tác

quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội; Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được Chính

phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

 Về tổ chức bộ máy: Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ,

công chức, viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh

vực lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật

 Về tài chính: Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

2.1.4.1 Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

 Cơ cấu tổ chức của Bộ được quy định rõ tại Nghị định số 14/2017/NĐ-CP ngày 17/02/2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (Sơ đồ

Cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội xem ở Phụ lục I)

 Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội là đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan đơn vị thực

hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ (Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Văn

phòng Bộ Lao động – Thương binh và xã hội xem ở Phụ lục II)

 Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng,

có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác hành chính, văn thư

lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ theo quy định của Nhà nước và cơ quan (Sơ đồ Cơ cấu

tổ chức của Phòng Hành chính Bộ Lao động – Thương binh và xã hội xem ở Phụ lục III)

và Thứ trưởng Đào Hồng Lan

2.2 Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội

2.2.1 Một số văn bản quy định liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản do cơ quan ban hành

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội diễn ra thường xuyên liên tục, đóng vai trò quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước, truyền đạt các quyết định quản lý và là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã ban hành một số văn bản quy định liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ có thể kể đến như:

 Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 quy định về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

 Quyết định số 437/QĐ-BLĐTBXH ngày 30/3/2007 quy chế xây dựng

và ban hành văn bản quy phạm pháp luật về lao động, thương binh và xã hội;

 Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 quyết định ban hành quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội;

 Thông tư số 03/2013/TT-BLĐTBXH ngày 19/02/2013 quy định công tác bảo vệ bí mật nhà nước;

 Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20/5/2005 của Văn phòng Bộ ban hành về việc sử dụng phiếu trình và tờ trình khi trình Lãnh đạo Bộ;

 Công văn số 3043/LĐTBXH-VP ngày 31/8/2006 của Văn phòng Bộ

ban hành về việc thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ về soạn thảo và ban hành văn bản hướng dẫn Luật, Pháp lệnh;

 Công văn số 1124/LĐTBXH-PC ngày 04/4/2007 của Vụ Pháp chế đính chính Điều 10 Quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật kèm theo Quyết định số 437/QĐ-LĐTBXH ngày 30/3/2007;

 Công văn số 1487/LĐTBXH-VP ngày 04/05/2007 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư lưu trữ năm 2006

2.2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản

Để thực hiện được các chức năng, nhiệm vụ của mình Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có thẩm quyền ban hành các loại văn bản sau:

 Văn bản quy phạm pháp luật gồm: Thông tư và Thông tư liên tịch

 Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), thông báo, hướng dẫn, chương trình, quy định, thông cáo, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, quyết định, chỉ thị, quy chế,biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi nhớ, giấy ủy quyền, giấy giới thiệu, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu trình, giấy chứng nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển, giấy biên nhận hồ sơ, thư công, bản cam kết, bản thỏa thuận

2.2.3 Thống kê các hình thức và số lượng văn bản hành chính ban hành trong 10 năm trở lại đây

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là một cơ quan thuộc Chính phủ,

có chức năng quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của đất nước, với cơ cấu tổ chức phức tạp bao gồm nhiều tổ chức, đơn vị trực thuộc, vì vậy trong quá trình hoạt động của mình Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội đã sản sinh ra một khối lượng văn bản rất lớn, đặc biệt là văn bản hành chính

Theo thống kê, số lượng văn bản hành chính được ban hành tại Bộ năm

2016 giảm 575 văn bản so với năm 2015 Tuy nhiên nhìn chung, so với 10 năm trở lại đây, số lượng văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã

hội đã tăng lên đáng kể Nguyên nhân do Bộ chịu trách nhiệm thêm một số chức năng, nhiệm vụ mới Bên cạnh đó, Bộ cũng thành lập thêm một số Cục, Vụ như: Cục Quản lý lao động ngoài nước và Vụ bình Đẳng Giới Do nhu cầu thông tin tăng lên nên số lượng văn bản tại Bộ cũng ngày càng tăng

Sau đây là số liệu thống kê số lượng văn bản hành chính do Bộ Lao động

- Thương binh và Xã hội ban hành trong 10 năm trở lại đây:

Tính trung bình mỗi năm trong quá trình hoạt động, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội phát hành khoảng 7.000 văn bản đi Đây là một khối lượng văn bản rất lớn so với nhiều cơ quan khác trong cả nước Chính vì vậy, công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cần được chú trọng đầu tư hơn nữa

2.2.4 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan

Thể thức và kỹ thuật trình bày các văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội soạn thảo và ban hành dựa trên cơ sở các văn bản quy

định và hướng dẫn cụ thể như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 của Quốc hội

Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5) Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng) Các văn bản hành chính tại

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được các cán bộ phụ trách soạn thảo văn bản thực hiện khá chuẩn xác Tuy nhiên vẫn tồn tại nhiều văn bản hành chính còn định lề trang văn bản sai, chưa thống nhất trong các văn bản soạn thảo

Văn bản hành chính do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành gồm 09 yếu tố thể thức cơ bản gồm: Quốc hiệu và tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức

vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận

Quốc hiệu và tiêu ngữ ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Phần thể thức Quốc hiệu, tiêu ngữ được trình bày đầy đủ trong tất cả các văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Nội dung phần Quốc hiệu,

tiêu ngữ được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải

Phần thể thức này được trình bày đầy đủ tuy nhiên trong một số văn bản hành chính tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội vẫn tồn tại sai sót khi soạn thảo Quốc hiệu và tiêu ngữ có cùng cỡ chữ 13 hoặc 14

Tên cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội tổ chức ban hành văn bản được ghi đầy đủ, không viết tắt Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái Tên cơ quan chủ quản Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội dài nên được trình bày thành 02 dòng

Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản của các văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đa phần đáp ứng đúng theo hướng dẫn tại Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Tuy nhiên, tính tới thời điểm này vẫn còn tồn tại một số văn bản do các đơn vị trong Bộ soạn thảo chỉ trình bày phần tên

cơ quan chủ quản mà không đề cập đến tên đơn vị chủ trì soạn thảo, trình bày sai kỹ thuật

 Số văn bản: Số của các văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

 Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận) soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có)

Số, ký hiệu văn bản trình bày giữa dưới tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ: Số: 09/BC-LĐTBXH (Báo cáo số 09 của Bộ Lao động - Thương

binh và Xã hội); Số: 135/QĐ-HTQT (Quyết định số 135 của Vụ Hợp tác Quốc

tế Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội); …

 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Địa danh: Văn bản của Bộ ban chủ yếu tại thành phố Hà Nội Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ví dụ: Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có trụ sở tại thành phố Hà

Nội, văn bản ban hành ngày 07/02/2017 được ghi địa danh và ngày, tháng năm

ban hành văn bản như sau: Hà Nội, ngày 07 tháng 02 năm 2017

Phần địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đa phần được trình bày đúng kỹ thuật Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu Còn tồn tại văn bản sai thể thức ngày, tháng, năm do lỗi đánh máy

Ví dụ: Công văn số 14/BCH ban hành ngày 20/6/2016 của Ban chỉ huy

quân sự, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội trình bày sai thể thức tên cơ quan chủ quản ban hành văn bản, sai chính tả thể thức ngày tháng năm ban hành

văn bản vẫn được đóng dấu ban hành (Một số văn bản hành chính sai thể thức

xem ở Phụ lục VI) Sửa lỗi:

BỘ LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH

VÀ XÃ HỘI BAN CHỈ HUY QUÂN SỰ

Số: 14/BCH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2016

Các văn bản khi ban hành đều được ghi tên loại, trừ công văn Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản

Đôi khi trong quá trình soạn thảo các công chức, viên chức chưa chú trọng việc viết trích yếu trong soạn thảo công văn dẫn tới việc khi làm thủ tục lấy số và đóng dấu lưu hành còn gặp nhiều khó khăn như việc không khớp giữa

trích yếu và nội dung, gây khó khăn cho việc vào sổ, đăng ký văn bản, khai thác

và sử dụng tài liệu; đánh dấu chấm cuối phần trích yếu nội dung văn bản

Các văn bản được soạn thảo và ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội được dự thảo và xét duyệt kỹ lưỡng về nội dung trước khi ban hành nên rất hiếm khi gặp sai sót về mặt nội dung

Các văn bản tại Bộ đa số soạn thảo đúng phần quyền hạn, chức vụ, họ tên

và chữ ký người có thẩm quyền Tuy nhiên vẫn tồn tại một số văn bản sai về quyền hạn ký

Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo quy định tại Quyết định 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội và các quy định khác của pháp luật

Việc đóng dấu trên văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối vớivăn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

+ Dấu của cơ quan: được đóng tại đúng vị trí phần gần cuối văn bản; +Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết, thi hành, kiểm tra, giám sát,

để báo cáo, để trao đổi công việc, để biết và để lưu

Tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi nhận được xác định cụ thể trong văn bản Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm

đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định

Nơi nhận được trình bày phía cuối bên trái văn bản, phía phần “Kính gửi” đầu văn bản (nếu có)

2.2.5 Mô tả quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là công việc không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan nào, nhưng quá trình soạn thảo ở các cơ quan thì không phải cơ quan nào cũng giống nhau, đặc biệt là đối với những cơ quan lớn như các cơ quan cấp Bộ thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản càng cần chặt chẽ, đúng quy trình

Các văn bản hành chính của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chủ yếu được soạn thảo bởi các cán bộ chuyên môn thuộc các đơn vị, phòng, ban trong cơ quan

Quy trình soạn thảo văn bản của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội được thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản hành chính cần soạn thảo, lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức của Bộ soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản;

Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm: Xác định mục đích ban hành văn bản, đối tượng và phạm vi áp dụng văn bản; Hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản;Thu thập, xử lý thông tin

có liên quan khác

Bước 2: Lập đề cương, viết bản thảo

Lập đề cương: Dựa vào những nội dung đã thu thập được, cán bộ soạn thảo tiến hành biên tập, lập đề cương theo ý kiến chỉ đạo của cấp trên

Viết bản thảo: Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những

dự kiến được xác lập ở đề cương Khi viết bản thảo bám sát đề cương, phân chia

dung lượng trong từng chương, mục, đoạn cho hợp lý Kiểm tra, rà soát bản thảo về: bố cục, nội dung, thể thức, ngôn ngữ diễn đạt

Trường hợp cần thiết, cán bộ soạn thảo đề xuất với Lãnh đạo Bộ (hoặc lãnh đạo đơn vị) tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan, cá nhân có liên quan (hình thức lấy ý kiến có thể bằng văn bản hoặc đăng tải thông tin lên cổng thông tin điện tử của Bộ), nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Bước 3: Trình duyệt, ký văn bản

Cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét thông qua

Sau khi hoàn thành bản thảo, cán bộ chuyên môn tiến hành trình duyệt dự thảo văn bản đã viết kèm tài liệu có liên quan cho Trưởng phòng của đơn vị mình để kiểm tra về nội dung.Sau đó trình Chánh văn phòng kiểm tra về thể thức.Khi Trưởng phòng của đơn vị, Chánh văn phòng duyệt xong nếu văn bản mang tính chất thành luật, cán bộ chuyên môn phải gửi sang Vụ Pháp chế để xin

ý kiến

Trong trường hợp không được thông qua thì cơ quan soạn thảo phải chỉnh

lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời gian quy định

Hồ sơ trình duyệt bao gồm các giấy tờ sau:Cán bộ chuyên môn mang những văn bản đã hoàn thành thủ tục duyệt lên cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền để phê duyệt Văn bản phải đi kèm với 01 phiếu trình ký

để tổng hợp chữ ký duyệt của tất cả những người có thẩm quyền phê duyệt văn bản Văn bản phải có đầy đủ chữ ký ở phiếu trình mới được chuyển sang thủ tục

tiếp theo (Mẫu Phiếu trình xem ở Phụ lục IV)

Người có thẩm quyền tiến hành đọc văn bản và sửa chữa nếu cần Nếu sửa chữa thì văn bản phải chuyển lại cho cán bộ và làm lại các bước Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm sửa chữa, bổ sung bản thảo theo yêu cầu của người có thẩm quyền ký.Nếu không phải sửa thì người có thẩm quyền tiến hành ký văn bản Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu /.) trước khi trình người có thẩm

quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định

Chánh Văn phòng Bộ giúp Bộ trưởng kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm

về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Bộ và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”

Thẩm quyền ký văn bản: được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXHngày 11/12/2006 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh

và Xã hội về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội và các quy định khác của pháp luật.Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ

ký của người có thẩm quyền: Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội

có thẩm quyền ký tất cả các văn bản do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành Các trường hợp ký thay ghi: “KT.”, ký thừa lệnh ghi: “TL.”; ký thừa

ủy quyền ghi: “TUQ.”; ký thay mặt ghi: “TM.”

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành văn bản

Sau khi văn bản có chữ ký, cán bộ chuyên môn mang văn bản xuống Phòng Hành chính để làm thủ tục Cán bộ văn thư tiến hành các nghiệp vụ văn thư như:

 Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản;

 Vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản;

 Kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản;

 Nhân văn bản đủ số lượng ban hành;

 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có): Văn bản hành chính được chuyển xuống cho văn thư đóng dấu Văn thư tự tay đóng dấu

và chỉ đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ sau khi có chữ ký của lãnh đạo và người có thẩm quyền, không đóng dấu khống chỉ Dấu tròn được ưu tiên đóng trước Nếu văn bản thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục đóng dấu chức danh và họ tên người ký;

 Bao gói và chuyển giao văn bản

Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản

Tuy nhiên, có sự khác biệt giữa việc gửi văn bản nội Bộ với việc gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ trong bước “làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát”:

Đối với văn bản gửi nội Bộ: sau khi văn bản đã được đăng ký vào sổ công văn đi, văn thư đơn vị (hoặc cán bộ đi lưu hành công văn) sẽ chuyển trực tiếp tới các đơn vị và chịu trách nhiệm về việc chuyển phát văn bản này

Đối với văn bản gửi các cơ quan, tổ chức ngoài Bộ: sau khi đăng ký, đóng dấu lưu hành văn bản đi, các văn bản gửi tới các cơ quan tổ chức ngoài Bộ như: Văn phòng Chính phủ, Các cơ quan Bộ, các tỉnh…, Văn thư tiến hành làm bì văn bản đăng ký vào sổ gửi văn bản đi Số bì văn bản này sẽ được chuyển qua đường bưu điện tới nơi nhận

Ngoài hình thức gửi văn bản trực tiếp và gửi qua bưu điện, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội còn gửi văn bản qua Fax Văn bản chuyển qua đường fax thường là những văn bản gấp như Giấy mời họp… Văn bản mật tuyệt đối không được chuyển qua đường này

Tất cả các văn bản hành chính do cơ quan Bộ Lao động - Thương binh và

Xã hội ban hành đều phải lưu 03 bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ, 01 bản lưu tại Văn thư đơn vị dùng làm tài liệu tham khảo chung cho toàn đơn vị, 01 bản đính kèm hồ sơ công việc để theo dõi và giao nộp vào lưu trữ Các văn bản lưu tại văn thư cần được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, được cất giữ cẩn thận và giao nộp lên lưu trữ khi đến thời hạn

So với quy định hiện hành thì quy trình soạn thảo văn bản hành chính của

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cũng không có quá nhiều sự khác biệt Ngoài các bước cơ bản thì quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính cũng có một số bước thay đổi như: sau khi trình Chánh Văn Phòng ký để kiểm tra về thể thức thì văn bản phải chuyển qua Vụ Pháp chế để kiểm tra Sau đó, Vụ Pháp chế căn cứ theo nội dung văn bản mà phân chia cho các phòng mà mình

quản lý tiến hành kiểm tra về nội dung văn bản xem có tính khả thi không, đúng luật không, đúng quy định của cơ quan không Sau đó, văn bản mới được chuyển lại cho cán bộ chyên môn để làm thủ tục tiếp theo

Đối với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể là đối với Thông tư và Thông tư liên tịch thì dự thảo thông tư được đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan trong thời gian ít nhất là sáu mươi ngày

để cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia ý kiến.Tùy theo tính chất và nội dung của

dự thảo, dự thảo thông tư được gửi lấy ý kiến của bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có liên quan Vụ Pháp chế của Bộ có trách nhiệm thẩm định dự thảo văn bản theo các nội dung quy định nhằm đảm bảo tính hợp pháp của các thông tư và thông tư liên tịch

Quy trình cho thấy rằng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các cá nhân,

đơn vị để đảm bảo chất lượng mỗi văn bản do mình soạn thảo (Sơ đồ hóa Quy

trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính – Xem ở phụ lục V)

2.2.6 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản

Một trong các yếu tố quan trọng hỗ trợ đắc lực cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là các trang thiết bị văn phòng Chúng giúp quá trình soạn thảo và ban hành văn bản diễn ra nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn Vì vậy, vấn đề đầu tư về các trang thiết bị văn phòng luôn được quan tâm, đầu tư ở Bộ Tại tất cả các phòng ban thuộc Bộ đều được trang bị những trang thiết bị văn phòng cơ bản phục vụ công tác chuyên môn như: máy tính, máy in, điện thoại bàn, bút bi, bút xóa, dập ghim…

Sau đây là bảng thống kê một số thiết bị chính hỗ trợ công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Phòng Hành chính Bộ:

2.3 Nhận xét

2.3.1 Ưu điểm

 Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo và ban

hành văn hành chính phù hợp với công tác quản lý của Bộ

Có thể nói việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ là phương thức phổ biến và hữu hiệu nhất hiện nay để Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện vai trò quản lý của mình Dựa trên các văn bản pháp luật của cơ quan quản lý cấp trên và văn bản của cơ quan quản lý liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản, Bộ đã xây dựng và cụ thể hoá các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với công tác quản lý của Bộ Có thể kể đến như:

Thứ nhất: Quyết định số 1860/QĐ-LĐTBXH ngày 11/12/2006 quy định

về việc ban hành quy chế làm việc của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Chương V, Điều 20 quy định rõ Thẩm quyền ký văn bản của Bộ trưởng, Thứ trưởng và thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ; Chương V, Điều 21 quy định về việc Ban hành và phát hành văn bản

Thứ hai: Quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày 03/10/2013 quyết định

ban hành quy chế văn thư và lưu trữ của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội:

1 Máy vi tính 11 Chiếc Soạn thảo, tra tìm, quản lý

văn bản, lưu trữ thông tin

2 Máy in 04 Chiếc In văn bản

3 Máy Scan 02 Chiếc Scan văn bản lên máy tính

4 Máy photocoppy 03 Chiếc Sao chụp văn bản

5 Máy fax 02 Chiếc Nhận, gửi fax

6 Máy hủy tài liệu 01 Chiếc Hủy tài liệu

Tại Chương 2, Mục 1 quy định về công tác Soạn thảo, ban hành văn bản Trong

đó quy định rõ các nội dung: Điều 5: Hình thức văn bản; Điều 6: Thể thức văn bản; Điều 7: Soạn thảo văn bản; Điều 8 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt; Điều 9 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; Điều 10 Ký văn bản; Điều 11 Bản sao văn bản

Thứ ba: Thông tư số 03/2013/TT-BLĐTBXH ngày 19/02/2013 quy định

công tác bảo vệ bí mật nhà nước: Tại Chương II, Điều 6 quy định công tác Soạn thảo, in, sao chụp tài liệu mang bí mật nhà nước thuộc danh mục bí mật nhà nước trong ngành Lao động - Thương binh và Xã hội

Thứ tư: Công văn số 1503/LĐTBXH-VP ngày 20/5/2005 về việc sử dụng

phiếu trình và tờ trình khi trình Lãnh đạo Bộ Công văn này hướng dẫn sử dụng phiếu trình và tờ trình trong việc trình Lãnh đạo Bộ ký văn bản và giải quyết công việc

 Nội dung các văn bản soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

được xây dựng cẩn thận,đáp ứng nhu cầu công việc

Các văn bản hành chính được soạn thảo và ban hành tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội được dự thảo và xét duyệt kỹ lưỡng theo đúng quy trình

về nội dung văn bản trước khi ban hành, đặc biệt là đối với công tác soạn thảo

và ban hành văn bản các văn bản quy phạm pháp luật rất hiếm khi gặp sai sót về mặt nội dung văn bản Đa phần các văn bản ban hành đều có nội dung hợp lý, có tính khả thi, đáp ứng đầy đủ yêu cầu công việc

 Trang thiết bị văn phòng đầy đủ, hiện đại

Về cơ bản các trang thiết bị trong văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các khâu nghiệp vụ góp phần tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả Điều đó cũng chứng tỏ sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội nói chung và Lãnh đạo Văn phòng Bộ nói riêng tới công tác văn phòng Sự bố trí phù hợp các trang thiết bị đã tạo thuận lợi cho các cán bộ trong các thao tác nghiệp vụvà cụ thể là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Đặc biệt, bộ phận văn thư phòng Hành chính được trang bị máy hủy tài