Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán trình bày khái niệm và bản chất hệ thống thông tin kế toán; vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong một hệ thống quản lý, đặc biệt là một doanh nghiệp; vai trò của người kế toán viên trong một hệ thống thông tin kế toán, trong điều kiện kế toán thủ công, điều kiện có máy tính, và điều kiện tự động hóa công tác kế toán.
Trang 1BÀI 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hướng dẫn học
Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:
Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn
Đọc tài liệu:
1 Viện KTKT (2015) Bài giảng môn học Hệ thống thông tin kế toán
2 Hall, J Accounting Information Systems, 7th Edition, South Western – Cengage Learning (Chương 1)
3 Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems – 12 Edition NXB Prentice Hall 2012 (Chương 1)
Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email
Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học
Nội dung
Bài 1 trong học phần Hệ thống thông tin kế toán nghiên cứu những vấn đề tổng quan về
hệ thống, hệ thống thông tin, và hệ thống thông tin kế toán Học phần cũng đi sâu vào giới thiệu các thành phần chủ yếu của một hệ thống nói chung bao gồm đầu vào, xử lý, và đầu
ra và áp dụng các yếu tố này đối với các bậc quản lý khác nhau của doanh nghiệp Phần này cũng nêu sự thay đổi vai trò và chức năng của kế toán viên trong các điều kiện thủ công, điều kiện công nghệ thông tin phát triển
Mục tiêu
Giúp sinh viên nắm chắc khái niệm và bản chất hệ thống thông tin kế toán
Giúp sinh viên hiểu được vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong một hệ thống quản lý, đặc biệt là một doanh nghiệp
Giúp sinh viên nắm vững được vai trò của người kế toán viên trong một hệ thống thông tin kế toán, trong điều kiện kế toán thủ công, điều kiện có máy tính, và điều kiện
tự động hóa công tác kế toán
Trang 2T ình huống dẫn nhập
Hệ thống thông tin kế toán Công ty L&N
Sau một thời gian làm quản lý khu vực cho một công ty bán lẻ, PHL cùng PLN thành lập công ty
tư nhân Họ thành lập Công ty “L&N” chuyên bán linh kiện điện tử cho khách hàng PHL và PLN theo đuổi chiến lược thương mại điện tử bằng việc thuê mặt bằng kinh doanh trong một khu đông đúc của thành phố
L&N đầu tư đủ tiền cho 6 tháng kinh doanh đầu tiên Công ty thuê tuyển 15 nhân viên: 3 nhân viên xếp hàng lên giá, 4 nhân viên bán hàng, 6 nhân viên quầy tính tiền, hai nhân viên đảm trách các công việc hành chính khác
L&N sẽ tổ chức lễ ra mắt trong tháng tới Và hiện tại, hai chủ sở hữu công ty đang cân nhắc những vấn đề chính sau:
1 Những quyết định nào về giá bán, về chính sách tín dụng, về nhân sự và tiền
lương, về dòng tiền vào – ra… họ cần đưa ra để đảm bảo công ty thành công
và có lãi?
2 Để ra được các quyết định nêu trên thì L&N cần có những thông tin gì?
3 Các quy trình kinh doanh nào cần thực hiện và thực hiện như thế nào?
Trang 31.1 Khái niệm về hệ thống và hệ thống thông tin quản lý
1.1.1 Khái niệm về hệ thống
Hệ thống (System): là một hệ thống là một tập hợp gồm hai hoặc nhiều hơn các bộ
phận có thể tương tác nhau để hoàn thành một mục tiêu Một hệ thống bao gồm các bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng được giao và chúng được hỗ trợ bởi các thành phần cấu thành nên bộ phận con đó
Ba thành phần cơ bản của hệ thống: (1) Các yếu tố đầu vào (Inputs); (2) Xử lý, chế biến (Processing); và (3) Các yếu tố đầu ra (Outputs)
Hệ thống con: Là hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác
Một hệ thống con thuộc một hệ thống “lớn” nào đó nhưng nó lại chứa đựng các hệ thống con khác thực hiện những công việc khác nhau của hệ thống Chúng ta có thể mô tả các yếu tố của một hệ thống theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.1: Các yếu tố của một hệ thống 1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
1.1.2.1 Khái niệm
Là một tập hợp các chu trình chuẩn mà qua đó dữ liệu được thu thập, xử lý và cung cấp cho người dùng
Một hệ thống thông tin quản lý được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan
hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi
và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định, và kiểm soát thông tin
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các thành phần của hệ thống thông tin
Xử lý
Lưu trữ
Hàng tồn kho
Sản xuất
Bán hàng
nhân lực
Tài chính;
Kế toán Lãnh
đạo
Trang 41.1.2.2 Các thành phần thuộc hệ thống thông tin quản lý
Dữ liệu (Data): Là những “thực tế” đã được thu thập, ghi nhận, và xử lý bởi hệ
thống thông tin Dữ liệu thường là các quan sát hoặc đo lường về hoạt động của doanh nghiệp cần thiết cho người sử dụng thông tin Trong các doanh nghiệp, nhiều loại dữ liệu cần phải thu thập bao gồm, các sự kiện liên quan đến các nghiệp vụ/hoạt động đã phát sinh; Các nguồn lực bị tác động bởi các nghiệp vụ/hoạt động; Các cá nhân tham gia vào hoạt động/nghiệp vụ
Thông tin: Là dữ liệu đã được tổ chức và xử lý để có ý nghĩa cho người sử dụng
nhằm đưa ra các quyết định kinh doanh Người dùng có thể đưa ra quyết định tốt hơn khi số lượng và chất lượng thông tin được nâng lên Tuy nhiên thông tin quá nhiều có thể gây nhiễu Thông tin về doanh nghiệp có thể được cung cấp cho nội bộ và ngoài doanh nghiệp Lưu ý rằng thông tin với người này là dữ liệu với người khác
1.1.2.3 Phân loại hệ thống thông tin
Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
o Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)
Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên của tổ chức đó
Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…
Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê
Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản
o Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for
Competitive Advantage, ISCA)
Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh
Được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác của cùng ngành…
Trang 5o Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems, MIS)
Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược
Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu
Nguồn thông tin: các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức
MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép sử dụng thông tin của tổ chức
o Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)
Trợ giúp các hoạt động ra quyết định – là một quy trình được tạo thành từ
ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án
Là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và
sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình
CẤP ĐIỀU HÀNH DOANH NGHIỆP (CẤP CAO)
Dự báo khuynh hướng bán hàng trong dài hạn
Kế hoạch hoạt động trong dài hạn
Dự báo ngân sách trong dài hạn
Lập kế hoạch lợi nhuận
Lập kế hoạch nguồn nhân lực
Cấp độ quản lý: Cấp trung
Quản lý bán hàng, phân tích, định giá bán
Phân tích, dự báo hán hàng
Định giá sản phẩm, quảng cáo
Kiểm soát hàng tồn kho
Lập kế hoạch sản xuất
Lập kế hoạch kho hàng
Lập dự toán,
hàng năm
Dự báo tài chính
Ké hoạch đầu
tư vốn
Phân tích CVP
Phân tích chi phí
Phân tích đầu tư
Phân tích sự phân bổ lao động
Phân tích chi phí hợp đồng lao động
Cấp độ hoạt động
Xử lý nghiệp vụ bán hàng
Xác định giá bán
Nghiên cứu thị trường
Khuyến mãi
Triển khai sản phẩm mới
Thực hiện kế hoạch sản xuất
Thực hiện kế
nhập nguyên vật liệu
Sử dụng máy móc, nhân công
Thực hiện kế hoạch tài chính
chính sách huy động vốn
Thực hiện chính sach về lãi vay,
về cổ tức
Kế toán tài chính
Kế toán quản trị
Kế toán chi phí
Kế toán thuế…
Thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo
Thực hiện chính sách trả lương, trả thưởng, phụ cấp
HTTT bán hàng
và thị trường
HTTT sản xuất sản phẩm, dịch vụ
HTTT tài chính HTTT kế toán HTTT nguồn
nhân lực
ESS
MIS
DSS
TPS
Trang 6o Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)
Sử dụng các công cụ tin học những tri thức góc độ chuyên gia về một lĩnh vực nào đó
Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát: hiệu quả và năng lực của tổ chức; thị hiếu của khách hàng; các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh; năng lực của các nhà cung cấp…
Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO)
Phân loại hệ thống thông tin theo bộ phận nghiệp vụ
Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược
o Hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing;
o Hệ thống thông tin tài chính;
o Hệ thống thông tin kế toán;
o Hệ thống thông tin quản lý nhân sự
1.2 Khái niệm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán (AIS)
1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh
tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau Nó nhận biết và ghi nhận những ảnh hưởng tài chính của các nghiệp vụ của doanh nghiệp AIS phân bổ thông tin về các nghiệp vụ cho những người liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị
Phân biệt mối quan hệ, sự khác biệt giữa kế toán và hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý bằng sơ đồ sau:
1.2.2 Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Mục tiêu của hầu hết các tổ chức là cung cấp giá trị gia tăng cho khách hàng của
họ Giá trị gia tăng có nghĩa là làm cho giá trị của sản phẩm/dịch vụ cuối cùng lớn hơn tổng số do các bộ phận rời rạc khác cộng lại Nói cách khác, điều này có thể
có nghĩa là:
Trang 7o Làm nhanh hơn;
o Làm cho tin cậy hơn;
o Cung cấp dịch vụ tốt hơn hoặc lời khuyên hữu ích hơn;
o Cung cấp những sản phẩm mà nguồn cung hạn hẹp;
o Cung cấp các đặc trưng đã được tăng cường;
o Hướng đến khách hàng…
Giá trị được cung cấp bởi một loạt các hành vi được gọi là chuỗi giá trị (value
chain) Các hoạt động bao gồm:
o Các hoạt động cơ bản;
o Các hoạt động bổ trợ
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò là bộ phận sản xuất ra thông tin phục vụ cho việc ra quyết định Thông tin phải có chất lượng cao và phải với chi phí có được các thông tin ở mức thấp nhất Các đặc tính đo lường tính hữu ích của thông tin:
Phù hợp (Relevance);
Tin cậy (Reliability);
Đầy đủ (Completeness);
Kịp thời (Timeliness);
Có thể hiểu được (Understandability);
Có thể kiểm chứng (Verifiability);
Có thể tiếp cận (Accessibility)
1.3 Các yếu tố cấu thành một hệ thống thông tin kế toán
Một AIS có thể là hệ thống kế toán thủ công với bút mực, chứng từ, sổ sách… hệ thống kế toán với máy tính; hệ thống kết hợp kế toán thủ công và kế toán máy Bất kỳ
hệ thống nào được sử dụng cũng bao gồm các công việc thu thập, lưu trữ, xử lý… (sản xuất thông tin)
Một AIS sử dụng kế toán máy bao gồm các thành phần sau:
o Nhân sự: người điều khiển hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau;
o Các trình tự, thủ tục sử dụng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin về các hoạt động của doanh nghiệp (Lưu đồ);
o Dữ liệu về tổ chức và quá trình xử lý;
o Phần mềm để xử lý dữ liệu của tổ chức;
o Trang thiết bị công nghệ;
o Kiểm soát nội bộ và các phương thức an toàn tài liệu
Lưu ý rằng, công nghệ chỉ đơn giản là một công cụ để khởi tạo, duy trì, hoặc hoàn thiện một hệ thống
Sáu (6) thành phần nêu trên sẽ đảm bảo cho AIS thực hiện được ba chức năng:
Thu thập và lưu trữ về các hoạt động của doanh nghiệp, các nguồn lực và nhân sự liên quan
Trang 8 Chuyển đổi dữ liệu sang thành thông tin hữu ích cho người sử dụng để đưa
ra các quyết định kinh doanh
Cung cấp các cách thức kiểm soát và an ninh về tài sản, về thông tin nhằm làm cho dữ liệu luôn sẵn có, chính xác, và tin cậy
Phân biệt hệ thống thông tin kế toán (AIS) và hệ thống thông tin quản lý (MIS)
o Hệ thống thông tin kế toán xử lý những nghiệp vụ tài chính như doanh thu bán hàng và các nghiệp vụ phi tài chính nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình xử
lý các nghiệp vụ tài chính, ví dụ việc bổ sung danh sách người mua, người bán
o Hệ thống thông tin quản lý xử lý những nghiệp vụ mà thường không thuộc hệ thống thông tin kế toán truyền thống, ví dụ theo dõi sự phàn nàn của khách hàng, phản ứng của khách hàng…
Mô hình chung cho AIS
Theo sơ đồ trên, nguồn dữ liệu là các nghiệp vụ tài chính được đưa vào hệ thống
thông tin từ các nguồn bên trong và bên ngoài Các nghiệp vụ tài chính bên ngoài
là những nguồn dữ liệu chủ yếu của các đơn vị/tổ chức Ví dụ, bán hàng và cung
cấp dịch vụ, mua hàng tồn kho, thu tiền, chi tiền… Các nghiệp vụ tài chính bên
trong liên quan đến sự trao đổi hoặc dịch chuyển của các nguồn lực trong tổ chức
Ví dụ, xuất kho vật liệu cho sản xuất, phân bổ chi phí sản xuất chung, kết chuyển chi phí dở dang vào giá thành sản phẩm, trích và phân bổ khấu hao…
External Sources of Data
Data Collection Processing Data Information Generation End Users External
Database Management
Internal Sources of Data
Internal End Users
The External Environment
The Business Organization Feedback
The Information System
Feedback
Trang 9 Các chức năng chuyển đổi dữ liệu thành thông tin trong một mô hình AIS chung bao gồm:
o Thu thập dữ liệu bao gồm các công việc như nắm bắt dữ kiện về các giao
dịch; ghi nhận dữ liệu vào các biểu mẫu khác nhau; hợp thức hóa và hiệu chỉnh
dữ liệu
o Xử lý dữ liệu: phân loại; sao chép; sắp xếp; nhóm gộp; hợp nhất; tính toán;
tổng hợp; so sánh
o Quản lý dữ liệu: lưu trữ; lấy lại dữ liệu; xóa bỏ dữ liệu
o Sản xuất thông tin: biên soạn; sắp xếp; formatting; trình bày
1.4 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 1.4.1 Các giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
Giai đoạn 1, đầu những năm 1960, hệ thống thông tin chưa phát triển, IT mới chỉ
sử dụng vào một số nghiệp vụ hoặc đối tượng có sự tính toán nhiều Giai đoạn này chưa có sự gắn kết giữa dữ liệu và chương trình xử lý
Giai đoạn 2, vào những năm 1970 – 1980
o Phạm vi áp dụng IT vào kế toán được mở rộng, cung cấp một số thông tin hữu ích bên cạnh các thông tin tài chính (truyền thống)
o Ứng dụng IT vào một số vùng xử lý khác như sản xuất, marketing
o Chi phí đầu tư vào công nghệ thông tin lớn hơn và mang lại hiệu quả cao hơn
o Database và mạng ra đời Sự độc lập dữ liệu và chương trình cao
Giai đoạn 3, cuối những năm 1980
o Sử dụng phổ biến hệ quản trị cơ sở dữ liệu
o Mô hình tổ chức kế toán được xây dựng một cách rõ ràng
o Hệ thống mạng máy tính được áp dụng và dần phát triển nhanh
Các mức độ ứng dụng IT trong kế toán:
o Xử lý bán thủ công: Máy tính trợ giúp kế toán – Excel
o Tự động xử lý kế toán, theo đó chứng từ giấy, nhập dữ liệu từ chứng từ vào máy, tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết, dữ liệu không được chia sẻ ra bên ngoài phòng kế toán
o Tự động hoạt động quản lý (ERP: Enterprise Resource Planning System)
Sử dụng mạng máy tính xử lý
Tích hợp các chức năng kế toán, marketing, nhân sự, sản xuất, lập kế hoạch…
Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu Các phòng ban đều có thể chia sẻ dữ liệu với các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp
Dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn: Bộ phận, kế toán, hệ thống nhập liệu thông thường, mạng EDI, chứng từ điện tử
o Truyền thống: The Evolution of IS Models: The Flat - File Model
Trang 10o Ngày nay, mô hình sử dụng cơ sở dữ liệu:
1.4.2 Sự thay đổi vai trò kế toán viên
Kế toán viên như là người dùng hệ thống thông tin
o Kế toán viên phải có khả năng chuyển những nhu cầu thông tin của mình cho các chuyên gia thiết kế hệ thống
o Kế toán viên nên tham gia một cách tích cực và chủ động vào các dự án phát triển hệ thống để đảm bảo việc thiết kế hệ thống một cách phù hợp
User
Customer Sales (Current Accounts Receivable)
Customer Data Sales Invoices Cash Receipts Product Service Schedule Other Entity Data
Customer Sales (Historic/
Demographic Orientation)
Customer Sales (Historic/Product Orientation)
Accouting
Marketing
Product Services
DBMS
Software
Shared Database
Customer Data (Current Accounts Receivable)
Sales Invoices
Cash Receipts
Customer Data (Historic/Demographic Orientation)
Sales Invoices
Billing/Accounts Receivable System
Product Promotion System Accouting
Marketing