(Luận văn thạc sĩ) hoạt động tham mưu của văn phòng bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn về công tác văn thư lưu trữ

Tham mưu của Văn phòng chủ yếu trên các lĩnh vực như: Tổ chức điều hành công việc của cơ quan; đề ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý; đề xuất xây dựng và trực tiếp xây dựng c

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THÖY NGỌC

HOẠT ĐỘNG THAM MƯU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng

HÀ NỘI - 2018

2

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TẠ THỊ THÖY NGỌC

HOẠT ĐỘNG THAM MƯU CỦA VĂN PHÕNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

Chuyên ngành: Quản trị Văn phòng

Mã số: 60340406

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2018

3

MỤC LỤC

Lời nói đầu……… ……… 6

Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng, hoạt động tham mưu về công tác văn thư - lưu trữ………

1.1 Một số thuật ngữ có liên quan………

1 1.1.1 Khái niệm về văn phòng……… … 15

2 1.1.2 Khái niệm về hoạt động tham mưu……….… 17

3 1.1.3 Đối tượng tham mưu……… 20

4 1.1.4 Vai trò, tầm quan trọng của tham mưu……… 22

5 1.1.5 Nội dung của tham mưu……… 24

6 1.1.6 Nguyên tắc của tham mưu……… 26

7 1.1.7 Yêu cầu của tham mưu……… 29

8 1.1.8 Hình thức tham mưu……… …… 33

9 1.1.9 Cách thức và quy trình tham mưu……… …… 35

10 1.1.10 Khái niệm Công tác văn thư……….………… 37

11 1.1.11 Khái niệm Công tác lưu trữ ……… ……… 38

1.2 Tham mưu trong công tác văn thư - lưu trữ ………

12 1.2.1 Vai trò của công tác văn thư - lưu trữ ……….… 39

13 1.2.2 Nội dung công tác văn thư - lưu trữ ……… 40

14 1.2.3 Nội dung quản lý công tác văn thư - lưu trữ của Bộ ………… 40

15 1.2.4 Nội dung tham mưu trong công tác văn thư - lưu trữ ……… 41

Chương 2: Thực trạng hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ về công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT 16 2.1 Khái quát về Bộ Nông nghiệp và PTNT……… 45

4

17 2.2 Khái quát về Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT………… 48

18 2.3 Thực trạng tham mưu về quản lý công tác VT-LT

19 2.3.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ 52

24 2.3.6 Tham mưu về kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ 60

25 2.3.7 Tham mưu đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư - lưu trữ 60

26 2.3.8 Tham mưu ứng dụng tiến bộ Khoa học công nghệ vào công tác văn thư - lưu trữ 61

27 2.4 Thực trạng tham mưu về nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ

28 2.4.1 Quản lý văn bản đi, đến 63

29 2.4.2 Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 69

30 2.4.3 Thu thập và quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ 73

31 2.4.4 Phân loại, xác định giá trị, loại hủy hồ sơ, tài liệu và nộp lưu trữ lịch sử 76

32 2.5 Hình thức tham mưu 82

33 2.6 Cách thức và quy trình tham mưu 83

Chương 3: Các giải pháp tham mưu của Văn phòng Bộ Nông

nghiệp và PTNT về công tác văn thư - lưu trữ ………

5

3.1 Đánh giá chung công tác tham mưu của Văn phòng Bộ về

công tác văn thư - lưu trữ ……….……

34 3.1.1 Ưu điểm……….……… … 87

35 3.1.2 Hạn chế ……… ……… 89

36 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế ……… 90

3.2 Các nhóm giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ ……… …………

37 3.2.1 Nhóm giải pháp về thể chế ……… 92

38 3.2.2 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ, kỹ thuật ……… 96

39 3.3.3 Nhóm giải pháp về tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng, kỷ luật 102 40 3.3.4 Nhóm giải pháp hỗ trợ 104 41 KẾT LUẬN……… ……… 106

42 Tài liệu tham khảo……… 108

Phụ lục I: Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và PTNT

Phụ lục II: Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Nông nghiệp

và PTNT

Phụ lục III: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ tại Cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT

Phụ lục IV: Phiếu điều tra, khảo sát

6

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn này là đề tài nghiên cứu của riêng tôi, trong luận văn tôi có tham khảo nội dung nghiên cứu của các tác giả khác và thông tin có trong các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính của các cơ quan Nhà nước song đã có chú thích cụ thể khi viện dẫn Kết quả của luận văn này là trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào./

HỌC VIÊN

Tạ Thị Thúy Ngọc

Tham mưu của Văn phòng chủ yếu trên các lĩnh vực như: Tổ chức điều

hành công việc của cơ quan; đề ra và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý;

đề xuất xây dựng và trực tiếp xây dựng các quy chế các quy định về quản lý và điều hành các lĩnh vực hoạt động của cơ quan; tổ chức, đôn đốc, theo dõi, kiểm

tra việc thực hiện các quy chế, quy định; quản lý công tác văn thư - lưu trữ (sau

đây xin được viết tắt là: VT-LT); tổ chức khoa học quản trị công sở và đảm bảo

cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan Trong đó, tham mưu tổ chức thực hiện công tác VT-LT là một trong những nhiệm vụ quan trọng, giữ vị trí trọng yếu của Văn phòng

Nếu công tác VT-LT trong mỗi cơ quan, tổ chức được làm tốt sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, đơn vị và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ

Trong những năm qua, công tác VT-LT đã được Lãnh đạo Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT quan tâm như: tham mưu cho Lãnh đạo Bộ chỉ đạo các đơn vị thuộc Bộ tổ chức thực hiện tốt những quy định của Nhà nước về công tác VT-LT; đồng thời vận dụng sáng tạo văn bản quy định của Nhà nước để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý công tác VT-LT của Bộ

Tuy nhiên, cũng như một số các cơ quan nhà nước khác, công tác VT-LT tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (sau đây xin được viết tắt là: Bộ

9

Nông nghiệp và PTNT) vẫn còn những tồn tại Một số tồn tại mang tính chất hệ thống, cần phải tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng những quy định của nhà nước và đòi hỏi nâng cao chất lượng tham mưu trong quản lý công tác VT-LT nhằm phục vụ ngày càng tốt hơn hoạt động chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ trong giai đoạn hiện nay Điều đó đòi hỏi những người làm công tác tham mưu, quản

lý công tác VT-LT tại Văn phòng Bộ phải xác định rõ trách nhiệm và thường xuyên đổi mới công tác tham mưu

Hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác VT-LT là hết sức cần thiết vì những lý do sau:

- Đa phần lãnh đạo đơn vị chưa nhận thức đầy đủ vị trí vai trò của công tác

VT-LT tại cơ quan, đơn vị, do đó chưa có sự đầu tư thích đáng;

- Việc tham mưu ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác VT-LT tại Bộ Nông nghiệp và PTNT vẫncòn nhiều vướng mắc, bất cập, chưa đồng bộ, kịp thời; hiệu quả chưa cao;

- Việc áp dụng Công nghệ thông tin trong công tác VT-LT chưa đồng bộ, văn bản giấy tờ còn nhiều;

- Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự được quan tâm và đi vào nền nếp, tài liệu chưa được lập hồ sơ hoàn chỉnh và nộp lưu theo quy định;

- Việc xây dựng, bố trí kho tàng để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu

tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác VT-LT còn nhiều hạn chế, hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chưa cao

Với những lý do và nhận thức trên, việc chọn đề tài: "Hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về công tác văn thư - lưu trữ” làm Luận văn Thạc sỹ thểhiện sự cần thiết, trách nhiệm của một công chức đang công tác tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT, muốn hoàn thiện thể chế công tác VT-LT, đóng góp một phần nhỏ của mình vào sự phát triển chung của ngành Nông nghiệp và PTNT

- Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tham mưu của Văn phòng

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về công tác VT-LT;

- Hai là, chỉ ra những hạn chế trong việc thực hiện hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác VT-LT;

- Ba là, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác VT-LT

từ đó đề xuất một số giải pháp trước mắt cũng như lâu dài để góp phần thực hiện hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác VT-

LT ngày một tốt hơn, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của Lãnh đạo Bộ

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tham mưu tổ chức thực hiện công tác VT-LT của Văn phòng Bộ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động và có tác động đến hiệu quả và chất lượng chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Bộ

3.1 Về công tác tham mưu của Văn phòng

Có thể kể đến một số bài viết, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học như:

- Bài viết của PGS.TS, nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ Văn Tất Thu “Vị trí,

vai trò, yêu cầu và nguyên tắc của công tác tham mưu trong Văn phòng các bộ,

11

cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” (Tạp chí Tổ chức Nhà nước số

01/2010);

- Luận văn thạc sỹ của Bùi Thị Ngọc Hiền, Học viện Hành chính Quốc gia:

“Về công tác tham mưu tổng hợp của Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước cấp bộ trong nền kinh tế tri thức” của Thạc sỹ Trần Thị Hải Vân: ”Nâng cao chất lượng công tác tham mưu tại Văn phòng Bộ trong giai đoạn hiện nay”;

- Đề tài nghiên cứu khoa học ”Nghiên cứu thực trạng, đề xuất giải pháp

nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ cấp ủy trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa“ của Văn phòng Tỉnh ủy phối hợp với Sở Khoa

học và Công nghệ Quảng Ngãi thực hiện

3.2 Về công tác văn thư - lưu trữ

Về vấn đề lý luận, quản lý, chỉ đạo công tác VT-LT cũng đã thu hút được

sự quan tâm của nhiều cơ quan, cá nhân thông qua các xuất bản phẩm, bài viết, luận văn thạc sỹ, cụ thể:

"Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác VT-LT của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ", Luận văn Thạc sỹ của tác giả Lâm Thu Hằng

- Có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa học, các cơ quan viết về vấn đề này như:

Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học Xã hội, 1987; Văn bản và Lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục chuyên nghiệp, 1990; Văn bản và Lưu trữ học

đại cương; NXB Giáo dục, 1996, tái bản: 1997; Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Lao động Xã hội, 2001; Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn

phòng của TS Lê Văn In, Phạm Hưng, Nghiêm Kỳ Hồng, NXB Thành phố Hồ

Chí Minh; Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của TS Lưu Kiếm Thanh, NXB Giáo dục, 2005; Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị

văn phòng - Lý luận và thực tiễn; Kỷ yếu hội thảo khoa học về Cải cách hành chính của Bộ Nội vụ, 2007

12

Ngoài ra, còn khá nhiều luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, bài viết, chuyên

đề nghiên cứu đề cập đến vấn đề này tại các cơ quan, Đảng và nhà nước Các nội dung nghiên cứu và trình bày trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề tổ chức thông tin, soạn thảo ban hành văn bản trong hoạt động của các Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác VT-LT; thể hiện phần nào vị trí, vai trò của công tác VT-LT trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức, chức năng tham mưu của Văn phòng nói chung Tuy nhiên, các công trình đó đều nghiên cứu mang tính chất lý thuyết chung hoặc đi vào nghiên cứu một lĩnh vực rất cụ thể mang tính đặc thù của một loại hình tài liệu nhất định và còn thiên về công tác văn thư hoặc lưu trữ; hoặc công tác tham mưu chung của văn phòng cấp ủy, mà chưa có công trình nào nghiên cứu về lý luận tham mưu, tham mưu trong công tác VT-LT nói chung và hoạt động tham mưu về công tác VT-LT cho một cơ quan nói riêng, đặc biệt là tại Bộ Nông nghiệp và PTNT

Đây là một đề tài mới, mang tính tổng hợp, chưa được cá nhân hay tập thể,

tổ chức nào quan tâm nghiên cứu Vì vậy, đề tài không trùng lặp về đối tượng và phạm vi nghiên cứu với các công trình nghiên cứu trước đó

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện được các mục tiêu nêu trên, đề tài đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chính sau:

- Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn tham mưu trong quản lý công tác VT-LT;

- Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tham mưu trong quản lý công tác VT-LT tại Bộ Nông nghiệp và PTNT trong thời gian qua Chỉ ra các ưu điểm và hạn chế cũng như những nguyên nhân của các hạn chế trong công tác tham mưu

về VT-LT tại Cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT

- Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả tham mưu trong quản lý công tác VT-LT tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT

13

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này, ngoài phương pháp luận có tính liên ngành của

khoa học hành chính, quản trị học, chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp này được dùng để thu thập

những tài liệu, văn bản và các số liệu có liên quan đến các nội dung quy định về công tác VT-LT Các tài liệu này sẽ đóng vai trò quan trọng trong phân tích cơ sở

lý luận, các minh chứng thực tế cho nội dung nghiên cứu

- Phương pháp thống kê, tổng hợp: Phương pháp này sử dụng các phương

pháp, công cụ để thống kê tình hình công tác VT-LT; từ kết quả thống kê để làm

cơ sở tổng hợp đề xuất các giải pháp tham mưu của Văn phòng Bộ về công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan Bộ thuộc trách nhiệm của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT

- Phương pháp điều tra: Phương pháp này dùng để khảo sát một nhóm

công chức thực hiện nhiệm vụ công tác VT-LT tại một số Vụ, Cục…đơn vị thuộc Bộ nhằm phát hiện trình độ nhận thức, hiểu biết của công chức đơn vị, sự quan tâm của lãnh đạo đơn vị về công tác VT-LT

- Các phương pháp khác: Vận dụng quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp lịch sử với phương pháp logic Ngoài ra, tác giả cònsử dụng phương pháp so sánh, hệ thống hoá

6 Nguồn tư liệu nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, chúng tôi đã sử dụng một số nguồn tài liệu sau:

6.1 Các văn bản của Đảng và Nhà nước có liên quan

Luật Lưu trữ và một số văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Nội

vụ và một số công văn hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

14

6.2 Giáo trình lý luận về công tác văn thư, lưu trữ, về công tác tham mưu

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền

(2005), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

- Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn

Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990

- Văn bản và Lưu trữ học đại cương, NXB Giáo dục, 1996, tái bản: 1997

- Văn phòng hiện đại và nghiệp vụ hành chính văn phòng của TS Lê Văn

In, Phạm Hưng, Nghiêm Kỳ Hồng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh;

- Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của TS Lưu

Kiếm Thanh, NXB Giáo dục, 2005;

- Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn

- Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước của

TS Lưu Kiếm Thanh,

6.3 Một số tài liệu có liên quan

- Quyết định số 484/QĐ-BNN-VP ngày 12/3/2012 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và PTNT ban hành Bộ Quy chế của Bộ gồm: Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, Quy chế công tác lưu trữ

- Báo cáo tổng kết, Báo cáo tổng hợp, Báo cáo chuyên đề về công tác

VT-LT (từ năm 2013 đến, 2017)

- Các Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ (từ năm 2013 đến 2017)

- Hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác VT-LT (từ năm 2013 đến 2017)

- Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT các đơn vị trực thuộc Bộ (từ năm 2013 đến 2017)

7 Đóng góp của Luận văn

Nếu được triển khai thành công, kết quả của Luận văn có thể có một số

đóng góp sau:

- Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ thêm hoạt động tham mưu

về công tác VT-LT của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT

- Về mặt thực tiễn: Đánh giá thực trạng thực thi các chính sách, văn bản

cụ thể của nhà nước về công tác VT-LT tại Bộ Nông nghiệp và PTNT hiện nay,

từ đó:

+ Chỉ ra được những ưu điểm và hạn chế hoạt động tham mưu của Văn

phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT về công tác VT-LT tại cơ quan

+ Đề xuất một số giải pháp trước mắt cũng như lâu dài để tham mưu công

tác VT-LT tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT đáp ứng được yêu cầu phát

triển trong giai đoạn mới

Ngoài ra, nếu các mục tiêu của đề tài luận văn được đưa vào áp dụng thực

hiện tại cơ quan Bộ nó sẽ có tác động không chỉ ở việc tiết kiệm thời gian, chi phí

cho các hoạt động có liên quan mà quan trọng hơn cán bộ, công chức khi thi hành

công vụ ý thức được các hồ sơ, tài liệu quan trọng để có biện pháp quản lý phù hợp

và nộp lưu đúng quy định, từ đó thúc đẩy sự phát triển của hoạt động quản lý, góp

phần vào sự phát triển chung của ngành Nông nghiệp và PTNT

8 Kết cấu của Luận văn

Ngoài phần mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung

chính của Luận văn được cấu trúc thành 3 chương, bao gồm:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng, hoạt động tham mưu về công tác văn thư - lưu trữ

16

Trong chương này, tác giả trình bày và làm rõ các khái niệm được sử dụng

trong Luận văn như: các khái niệm “văn phòng”, “tham mưu”, “hoạt động tham

mưu”, đưa ra đối tượng, tầm quan trọng, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu, hình

thức, phương pháp của tham mưu ,khái niệm “công tác VT-LT” Đồng thời,

trình bày nội dung tham mưu công tác VT-LT

Chương 2: Thực trạng tham mưu của Văn phòng Bộ về công tác văn thư -

lưu trữ tại cơ quan Bộ Nông nghiệp và PTNT

Ở chương này, tác giả trình bày thực trạng hoạt động tham mưu của Văn

phòng Bộ về công tác VT-LT tại cơ quan Bộ như: thực trạng tham mưu Quản lý

Nhà nước, quản lý về nghiệp vụ, thực hiện nghiệp vụ

Chương 3: Các giải pháp tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp

và PTNT về công tác văn thư - lưu trữ

Trên cơ sở thực tiễn tổ chức và quản lý công tác VT-LT của Văn phòng Bộ

Nông nghiệp và PTNT, chúng tôi mạnh dạn đề xuất một số giải pháp trước mắt

cũng như lâu dài nhằm góp phần thực hiện hoạt động tham mưu của Văn phòng

Bộ về công tác VT-LT ngày một tốt hơn, đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành

của Lãnh đạo Bộ trong giai đoạn mới hiện nay

Trong quá trình thực hiện Đề tài, chúng tôi cũng nhận được sự đồng tình,

ủng hộ và sự giúp đỡ của Phòng VT-LT, Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT,

thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Đặc biệt là sự giúp đỡ,

hướng dẫn tận tình của PGS.TS Đào Đức Thuận Qua đây, cho phép chúng tôi

gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy hướng dẫn PGS.TS Đào Đức Thuận, Văn

phòng Bộ, Phòng VT-LT (Văn phòng Bộ), các thầy, cô, bạn bè, đồng nghiệp

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện Đề tài, chúng tôi cũng gặp không ít

khó khăn như Đề tài chưa có nghiên cứu đi trước, tài liệu tham khảo, nghiên cứu

về vấn đề này chưa nhiều… Do vậy, Luận văn không trách khỏi những hạn chế,

chúng tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và

các bạn để Luận văn được hoàn thiện hơn

17

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG, HOẠT ĐỘNG THAM MƯU VỀ

CÔNG TÁC VT-LT 1.1 Một số thuật ngữ có liên quan

1.1.1 Khái niệm "Văn phòng"

Ở bất cứ một cơ quan nào cũng cần có bộ phận làm công tác công văn giấy

tờ, công tác hành chính và giúp lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động cơ quan, đồng thời thực hiện một số công việc khác liên quan đến việc đảm bảo cơ sở vật chất của cơ quan như nhà cửa, thiết bị…đó là bộ phận văn phòng

Hiện nay có rất nhiều khái niệm về văn phòng Từ điển Tiếng Việt do Văn

Tân chủ biên giải thích: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư

hành chính trong cơ quan” Từ điển Tiếng Việt do Hoàng Phê chủ biên cũng

nêu định nghĩa như vậy Còn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chủ biên

cũng giải thích tương tự: “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong

một cơ quan” [tr.128] Theo những định nghĩa này thì văn phòng chỉ là bộ phận

phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, văn bản hành chính Trên thực tế, khái niệm này chưa thể hiện được đầy đủ nội dung công việc của văn phòng Trong cuốn sách “Cẩm nang tổ chức hành chính văn phòng” do Hồ Ngọc Cẩn chủbiên, NXB Tài chính, 2003, đã tổng kết có một số khái niệm văn phòng như sau:

(1)“Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo” Người ta có

thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”;

(2) Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị là địa điểm để cán bộ công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ như: “Văn phòng Quốc hội”, “Văn phòng Chính phủ”, “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng UBND”; (3) Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan nhà nước, trong các đơn vị, xí nghiệp Như vậy văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (Nói đến văn phòng

18

người ta thường nghĩ đến bộ phận chỉ là những công việc liên quan đến công tác văn thư);

(4) Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị

Qua việc tổng kết như vậy, ông đã chỉ ra rằng: Cả bốn cách hiểu trên đều

có những khía cạnh đúng, nhưng nó thường chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng Từ đó ông đã định nghĩa khái niệm "văn

phòng" như sau: “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,

đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức”

Theo Vương Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng” NXB

Trẻ, TP Hồ Chí Minh, năm 2000, đã nêu khái niệm “Văn phòng theo nghĩa hẹp

là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là bộ máy giúp việc của cơ quan” [tr13]

Theo Nguyễn Hữu Tri - trong cuốn Hội thảo khoa học về Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn [2005-NXB Đại học Quốc gia] đã quan niệm văn phòng như sau:

Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Theo nghĩa hẹp (văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp quản trị những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu

tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không có đủ tư cách pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại

Dù theo nghĩa nào thì văn phòng cũng là một thực thể tồn tại khách quan có

hệ thống cơ cấu, được quản lý điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn là thuật ngữ “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì thuật ngữ này trùng với thuật ngữ “cơ quan, đơn vị”

19

Như vậy, chúng ta có thể nhận diện văn phòng từ những góc nhìn khác nhau, và do đó cũng có những cách diễn đạt khác nhau về khái niệm này Theo

PGS.TS Đào Xuân Chúc: "Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của một

cơ quan, doanh nghiệp; là nơi giao tiếp thu nhận và xử lý thông tin nhằm phục

vụ cho lãnh đạo, quản lý; là nơi đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của

cơ quan và tổ chức"

Khái niệm trên vừa phản ánh được bao quát chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bao gồm chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần đồng thời khẳng định vai trò của văn phòng trong bộ máy tổ chức của một cơ quan

Như vậy, trong khuôn khổ Luận văn này, chúng tôi sử dụng cách hiểu "văn

phòng" như sau: "Văn phòng là tổ chức thuộc cơ quan, đơn vị có chức năng

tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo; tổ chức thực hiện công tác hành chính,

VT-LT và đảm bảo hậu cần nhằm đảm bảo cho công tác lãnh đạo của cơ quan đạt hiệu quả"

1.1.2 Khái niệm hoạt động tham mưu

1.1.2.1 Khái niệm hoạt động

Mọi hoạt đô ̣ng của con người đều có tính mu ̣c đích Con người hiểu được mục đích hoạt động của mình, từ đó mới đi ̣nh rõ chức năng , nhiê ̣m vu ̣, đô ̣ng lực của hoạt động để đa ̣t hiê ̣u quả trong công viê ̣c Karl Marxcho rằng, hoạt động của con người là hoạt động có mu ̣c đích, có ý thức; mục đích, ý thức ấy như một quy luâ ̣t, quyết đi ̣nh phương thức hoạt động và bắt ý chí con người phụ thuộc vào nó Theo quan điểm lý thuyết về hoạt động, A.N Leontiev, Tiến sỹ tâm lý học,

GS, Viện sĩ Viện Hàn lâm khoa học giáo dục Liên Xô, cho rằng hoạt động “là

một tổ hợp các quá trình con người tác động vào đối tượng nhằm đạt mục đích thỏa mãn một nhu cầu nhất định và chính kết quả của hoạt động là sự cụ thể hóa nhu cầu của chủ thể”

Lý thuyết về hoạt động chú trọng vai trò của chủ thể hoạt động Chủ thể (con người) chủ động tổ chức, điều khiển các hoạt động (hành vi, tinh thần, trí tuệ, v.v.) tác động vào đối tượng (sự vật, tri thức, v.v.) Hoạt động của con

20

người được phân biệt với hoạt động của loài vật ở tính mục đích của hoạt động Nghĩa là chủ thể (con người) thực hiện ý đồ của mình, biến cái “vật chất được chuyển vào trong đầu mỗi người được cải biến trong đó” (C.Marx) thành hiện thực Như vậy, nhờ có hoạt động, con người làm ra sản phẩm đáp ứng nhu cầu

cụ thể của mình

Theo cách hiểu như trên, hoạt động có những đặc điểm sau đây:

- Chủ thể của hoạt động - tức là người thực hiện các hành động - làm việc theo kế họach, ý đồ nhất định Trong quá trình hoạt động, con người biết cách tổ chức các hành động tạo thành hệ thống (tổ hợp), lựa chọn, điều khiển linh hoạt các hoạt động phù hợp với đối tượng, hoàn cảnh, tình huống

- Hoạt động bao giờ cũng có đối tượng của nó Đối tượng của hoạt động là

sự vật, tri thức, v.v Con người thông qua hoạt động để tái tạo chiếm lĩnh, sử dụng nó (đối tượng) nhằm thỏa mãn nhu cầu

- Hoạt động có tính mục đích Đây là nét đặc trưng thể hiện trình độ, năng lực người trong việc chiếm lĩnh đối tượng Con người sử dụng vốn hiểu biết, kinh nghiệm, phương tiện để phát hiện, khám phá đối tượng chuyển thành ý thức, năng lực của chính mình (chủ thể hóa khách thể) Tính mục đích định hướng cho chủ thể họat động, hướng tới chiếm lĩnh đối tượng

1.1.2.2 Khái niệm “tham mưu”

Hoạt động của đời sống xã hội hết sức phong phú, đa dạng, bởi vậy các nhà quản lý không thể theo dõi được mọi diễn biến của quá trình đó và sẽ rất khó khăn khi đề ra các quyết định điều chỉnh tất cả các đối tượng quản lý của mình Chính vì thế rất cần có bộ phận trợ giúp để theo dõi, giám sát và thu thập tài liệu

về hoạt động của đơn vị từ đó phân tích, đánh giá rút ra những kết luận cần thiết,

bộ phận đó chính là bộ phận tham mưu

Theo nghĩa gốc, tham mưu là một từ Hán - Việt chỉ người, tổ chức tham dự việc vạch mưu kế cho lãnh đạo, người cầm quyền “Tham” có nghĩa là dự vào, góp vào, “mưu” là kế hoạch, kế sách (Nguyễn Lân: Từ điển từ và ngữ Hán - Việt, NXB Văn học, Hà Nội, 2003, tr 583)

21

Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri: “Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm

góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định”

Theo PGS.TS Văn Tất Thu: “Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa

ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương

án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng

cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất”

1.1.2.3 Hoạt động tham mưu

Hoạt động tham mưu xuất hiện rất sớm trong đời sống xã hội, nhất là khi xuất hiện các hoạt động quản lý Quản lý cần cho các hoạt động hiệp tác và phân công lao động như Karl Marx đã khẳng định: “Người nghệ sĩ độc tấu có thể tự điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trưởng" Chủ thể quản lý phải điều hành một số lượng khách thể có quy mô lớn hơn mình nhiều lần và hoạt động phân tán theo các lĩnh vực, không gian và thời gian khác nhau

Để đạt hiệu quả cao, người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị

và khớp nối được các hoạt động của họ với nhau một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy, bản thân nhà quản lý phải tinh thông trong nhiều lĩnh vực, phải

có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác, kịp thời mọi vấn đề…, điều đó đã vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Thực tế khách quan

đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trên nhiều phương diện, đó chính là hoạt động tham mưu

Hoạt động tham mưu không thể tự do tùy tiện mà phải được tổ chức chặt chẽ, khoa học do cấp có thẩm quyền quyết định thực hiện Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan, đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể được tồn tại tương đối độc lập với chủ thể quản lý Trong công tác thiết kế tổ chức các cơ quan, đơn

vị, nhà quản lý thường đặc biệt quan tâm đến bộ phận làm công tác tham mưu để đảm bảo cho công tác này đạt kết quả cao nhất Các nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng tham mưu được ghi nhận trong nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan,

22

đơn vị và mang tính ổn định tương đối Trong thực tế các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại Văn phòng để giúp cho các hoạt động của công tác này được thuận lợi, đồng thời tăng cường hiệu quả của công tác thông tin, để các công tác này cùng với công tác hậu cần tạo thành một hệ thống trợ giúp đắc lực cho người lãnh đạo

1.1.3 Đối tượng tham mưu

Tham mưu đối với hoạt động công vụ có đặc trưng nổi bật đó là hoạt động theo thức bậc trên - dưới rõ ràng, chặt chẽ Trên cơ sở đó để thiêt lập các mối quan hệ dọc, ngang trong phân công, phối hợp và lãnh đạo, quản lý, điều hành theo nguyên tắc cấp dưới phục tùng cấp trên một cách tất yếu như: Bộ tham mưu cho Chính phủ; các tổ chức thuộc Bộ tham mưu cho Bộ; UBND cấp tỉnh tham mưu cho Chính phủ; UBND cấp dưới tham mưu cho UBND cấp trên; cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND cùng cấp

Ở Đề tài Luận văn này, đối tượng được tham mưu bao gồm 03 chủ thể, cụ thể như sau:

1.1.3.1 Tham mưu cho Bộ trưởng

Để thực hiện được nhiệm vụ đã được Chính phủ giao theo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ của mình, Bộ trưởng giao cho Chánh Văn phòng tổ chức, quản lý công tác VT-LT trong phạm vi trách nhiệm của mình Bộ trưởng

có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến cơ quan,

có thể giao cho Lãnh đạo Văn phòng giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết văn bản đó; phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo định của Nhà nước; có thể giao cho Thứ trưởng ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng; giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh một số văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng như chỉ đạo điều hành công tác VT-LT của cơ quan

Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, Bộ trưởng có thể làm một số những công việc cụ thể như: xem xét cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản

23

đến, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác VT-LT ở các đơn vị trực thuộc

1.1.3.2 Tham mưu cho Chánh Văn phòng

Trên cơ sở của Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01/9/2016 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của các Bộ, cơ quan ngang bộ, các cơ quan cấp bộ đã cụ thể hóa văn bản này bằng các Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng, theo đó, nhiệm vụ, quyền hạn của Lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư như sau: Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Bộ trưởng tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác VT-LT của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ ở các Cục,

Vụ, Viện và các đơn vị trực thuộc

Chính vì vậy, Phòng VT-LT có trách nhiệm tham mưu cho Chánh Văn phòng một số nhiệm vụ sau:

- Trên cơ sở các quy định về công tác VT-LT, Phòng tham mưu Chánh Văn phòng Bộ trong việc xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm về công tác VT-LT của Bộ, Văn phòng Bộ

- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi - đến, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan;

- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ VT-LT cho toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan; mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý công tác VT-LT cho lãnh đạo các đơn vị trong cơ quan;

- Xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa

- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác VT-LT và hướng dẫn việc thực hiện các quy định, quy chế này

- Xử lý văn bản đến của Bộ, báo cáo Bộ trưởng về những công việc quan trọng

24

- Giao ký thừa lệnh, thừa ủy quyền Bộ trưởng một số lĩnh vực, công việc cụ thể (theo Quyết định của Bộ trưởng về ủy quyền Chánh Văn phòng, Lãnh đạo Văn phòng ký thừa ủy quyền, thừa lệnh Bộ trưởng)

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Bộ trưởng

- Xử lý văn bản đi của Bộ

- Xử lý văn bản đi, đến của Văn phòng Bộ

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ thi đua khen thưởng trong công tác VT-LT

- Bố trí, sắp xếp, điều động nhân sự làm công tác VT - LT của Văn phòng

Bộ

- Tham mưu, tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán

bộ, công chức, chuyên viên làm công tác VT-LT tại các đơn vị thuộc Bộ

1.1.3.3 Tham mưu cho Lãnh đạo phòng

Trên cơ sở của phân công nhiệm vụ, Đề án vị trí việc làm đã được Bộ phê duyệt, từng chuyên viên, nhân viên thực hiện nhiệm vụ VT - LT của Phòng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo phòng những nhiệm vụ thuộc lĩnh vực mình phụ trách

1.1.4 Vai trò, tầm quan trọng của tham mưu

Hoạt động tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý

và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thày dùi kiểu Bàng Hồng” (PGS.TS Văn Tất Thu, Tạp chí Nhà nước, số 01/2010)

Công tác tham mưu tại Văn phòng các cơ quan đảng, nhà nước nói chung, của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ nói riêng có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng bởi nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan Chức

25

năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước, cụ thể như: “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng”(2) “Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục

vụ hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội”(3)

“Văn phòng chủ tịch nước là cơ quan giúp việc của Chủ tịch nước, có chức năng nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ các hoạt động của Chủ tịch nước, các phó chủ tịch nước”(4), “Văn phòng Chính phủ là bộ máy giúp việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở”(5) Văn phòng của bộ, cơ quan ngang bộ “có chức năng giúp Bộ trưởng tổng hợp điều phối các hoạt động các tổ chức của Bộ theo chương trình kế hoạch làm việc”(6), “giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ”

Chức năng tham mưu của văn phòng Bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng Chức năng tham mưu của văn phòng bộ được xác định bởi đặc điểm, đặc thù và địa vị pháp lý của nó Đây là tổ chức trực tiếp giúp Bộ trưởng, lãnh đạo bộ điều hành công việc và các hoạt động của bộ và cơ quan ngang bộ; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng bộ có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các vụ chức năng do có đầy đủ các cơ sở dữ liệu

26

thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích, xử lý, tổng hợp tham mưu cho Bộ trưởng, cho lãnh đạo bộ ra các quyết định quản lý chính xác Tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định

về phạm vi, yêu cầu, quy trình, tiến độ, …và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể

thức của văn bản… Tham mưu của Văn phòng chủ yếu là tham mưu về mặt tổ

chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo

1.1.5 Nội dung của tham mưu

Hoạt động tham mưu, đề xuất của văn phòng bộ trong tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo bộ, của cơ quan bộ cũng như tham mưu, đề xuất trong xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của cơ quan bộ, tham mưu trong quản lý công tác VT-LT của cơ quan bộ, trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp, trong công tác kế hoạch - tài chính, kế toán, tài sản, trong quản trị hành chính của cơ quan bộ đều phải dựa trên các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật, không được "phá rào, lách luật", không được tùy tiện theo suy nghĩ chủ quan

Để hoạt động tham mưu có chất lượng, từng bộ phận tham mưu của văn phòng cần phải có đủ trình độ, năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, tri thức về các lĩnh vực có liên quan đến nội dung được tham mưu; có khả năng tổng hợp, bởi chất lượng "tổng hợp" quyết định chất lượng "tham mưu"

Hoạt động tham mưu cần phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó, thực trạng các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy được giao thực hiện nhiệm vụ; chỉ ra được các

ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện

27

các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất Đây cũng chính là yêu cầu khi tham mưu, đề xuất phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quan duy ý chí, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu, đề xuất Chỉ có trên cơ

sở hiện thực khách quan và các luận cứ khoa học đầy đủ thì các ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, tham mưu, đề xuất mới khả thi và trở thành hiện thực

Ngoài ra, hoạt động tham mưu phải đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra đối với công tác tham mưu của văn phòng bộ trước hết là phải đề cao trách nhiệm trong xây dựng và hoàn thiện hệ thống các thể chế (các quy chế, quy định) nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của cơ quan bộ nói chung và văn phòng bộ nói riêng được thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất Cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan bộ phải được bắt đầu từ đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong văn phòng bộ, cụ thể là trong công tác văn thư, trong quy trình xử

lý, giải quyết văn bản đến, trong quy trình trình ký, ban hành văn bản đi, trong đơn giản hoá, chuẩn hoá thể thức văn bản của bộ Trong tham mưu xây dựng các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và công tác của bộ, cơ quan bộ và của văn phòng bộ như “Quy chế làm việc của Bộ”, “Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ”, “Quy chế xây dựng, ban hành và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quản lý hành chính của Bộ”, “Quy chế công tác VT-LT trong Bộ”, “Quy chế công tác thông tin báo cáo trong ngành”.v.v phải đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ Các quy định, quy trình xử lý, giải quyết công việc vừa chặt chẽ, vừa thông thoáng, đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ thực hiện, bảo đảm và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo bộ và các hoạt động của cơ quan bộ một cách thông suốt và đạt hiệu quả cao Tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng bộ phải theo hướng tinh gọn, không có đơn vị, bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nói chung, đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên của Văn phòng Bộ nói riêng phải theo hướng chuyên nghiệp, chuyên môn hoá cao; cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc trong

đủ mạnh để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra thì khó thể nói việc tham mưu, đề xuất đó có chất lượng và chính xác

1.1.6 Nguyên tắc của tham mưu

Để hoạt động tham mưu đảm bảo đúng quy định, nâng cao chất lượng, đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra, đòi hỏi chúng ta phải đáp ứng 4 nguyên tắc sau:

Một là, đảm bảo đúng các quy định hiện hành của pháp luật, các chế độ, chính sách của nhà nước

- Nguyên tắc này yêu cầu mọi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ phải dựa trên cơ

sở các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ của pháp luật, không làm trái các quy định của pháp luật, không được “phá rào, lách luật”, không được tuỳ tiện theo suy nghĩ chủ quan, mong muốn của mình

- Khi đề xuất giải quyết các nhiệm vụ được giao, nếu việc thực hiện nhiệm vụ, vấn đề được giao gặp khó khăn do rào cản của pháp luật, vướng các quy định hiện hành của pháp luật phải báo cáo lãnh đạo biết để kiến nghị, đề xuất với các cấp có thẩm quyền nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật, đồng thời đề xuất các giải pháp, các phương án khả thi để tháo gỡ nhưng cũng chỉ được phép trong khuôn khổ, giới hạn pháp luật cho phép

29

- Trong tham mưu, việc tuân thủ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cấp trên cũng phải theo nguyên tắc nhất định Đồng thời, phải có chính kiến bảo vệ được, giữ được các suy nghĩ, các kiến nghị đề xuất có tính chất độc lập của mình

- Đối với các vấn đề liên quan đến các quy định của pháp luật, các quy định của chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước thì người tham mưu, đề xuất là phải báo cáo rõ “làm theo những quy định nào?” và “nếu không theo các quy định đó sẽ dẫn đến hậu quả thế nào”; “tác hại của các hậu quả” đến cơ quan, đơn vị như thế nào?

- Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật:

Đây là nguyên tắc trong hoạt động công vụ, trong quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan nhà nước Tham mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường Điều này dễ thấy trong thực tiễn thực hiện các quyết định quản lý

+ Muốn tham mưu đúng pháp luật, đúng chế độ, chính sách hiện hành của nhà nước phải am hiểu pháp luật, chế độ, chính sách thuộc phạm vi, lĩnh vực công tác được giao và các lĩnh vực công tác có liên quan để không sai, không vi phạm;

+ Khai thác triệt để và vận dụng sáng tạo giới hạn cho phép của pháp luật

và các chế độ, chính sách, vận dụng tối đa các quy định, các chế độ, chính sách

có lợi cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên, cho cơ quan, đơn vị nhưng không vi phạm các quy định chung của pháp luật

Hai là, có cơ sở khoa học, khách quan, trung thực

Nguyên tắc này xuất phát từ yêu cầu phải đảm bảo chất lượng, chính xác của các vấn đề tham mưu, đề xuất Nói một cách khác, tuân thủ nguyên tắc này tạo cơ sở và bảo đảm cho các vấn đề tham mưu, đề xuất chính xác và có chất lượng cao

Chỉ trên cơ sở phân tích các luận cứ khoa học, những cơ sở lý luận và thực tiễn của nhiệm vụ, công việc được giao mới có thể tham mưu, đề xuất được chương trình, kế hoạch và các giải pháp thực hiện hữu hiệu Chỉ trên cơ

sở các phương pháp luận khoa học và nghiệp vụ, tri thức chuyên môn mới có thể xem xét, phân tích thấu đáo tình hình nhiệm vụ, công tác mà văn phòng đang được giao thực hiện, đang được giao tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo trong lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành

30

Nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất yêu cầu phải xuất phát

từ thực tế hay thực trạng khách quan công việc hay nhiệm vụ do văn phòng đang giải quyết, khả năng hiện thực, điều kiện, năng lực thực tế của đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức, nhân viên, các nguồn lực và điều kiện cơ sở vật chất

để thực hiện Hiện trạng của cơ quan, đơn vị, cho phép đến đâu thì tham mưu,

đề xuất các nhiệm vụ, chương trình kế hoạch và các giải pháp thực hiện đến đó Tôn trọng nguyên tắc khách quan sẽ loại bỏ được yếu tố chủ quan duy ý chí, lồng các ý muốn và tham vọng cá nhân trong tham mưu, đề xuất công việc của

cơ quan, đơn vị Tôn trọng nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan, xây dựng chiến lược quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành bảo đảm tính khả thi và hiện thực, đạt kết quả cao Tôn trọng nguyên tắc khách quan trong tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, quy chế, các văn bản của cơ quan sẽ đáp ứng được yêu cầu

Nó đảm bảo cho công tác tham mưu cho lãnh đạo đúng và chính xác Nguyên tắc này đòi hỏi người cán bộ làm công tác tham mưu phải có đủ tri thức, tài năng, đức độ, thẳng thắn, trung thực trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo

Yêu cầu hay nguyên tắc tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị Tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến các đề xuất lệch lạc, không chính xác, không đủ độ tin cậy để lãnh đạo ra các quyết định quản lý Nếu lãnh đạo vẫn dựa trên những ý kiến tham mưu, đề xuất không trung thực để ra các quyết định quản lý sẽ không tránh khỏi các sai lầm và thất bại

Ba là, đề cao trách nhiệm trong công tác tham mưu

Yêu cầu tuân thủ nguyên tắc này nhằm làm cho việc tham mưu, đề xuất bảo đảm đúng chủ trương, quan điểm, đường lối của Đảng, pháp luật của nhà nước, bảo đảm tính khoa học, khách quan và trung thực Khi tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quyết định một vấn đề hệ trọng, tập thể và cá nhân phải hết sức thận trọng, cân nhắc, tính toán thấu đáo, phải lường trước được các hậu quả

Nếu tham mưu, đề xuất không đúng, từng cá nhân và tập thể phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo, trước cơ quan, đơn vị và pháp luật Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, đòi hỏi

31

người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính chính xác của các vấn đề

do mình tham mưu, đề xuất Đề cao trách nhiệm là bổn phận của cá nhân trước

sự tin cậy, uỷ thác của lãnh đạo, của đơn vị, tổ chức giao cho nhiệm vụ tham mưu Đề cao trách nhiệm trong tham mưu cũng là để hạn chế những sai lầm, rủi

ro không cần thiết có thể xảy ra

Bốn là, tham mưu phải đảm bảo nguyên tắc toàn diện, tổng hợp

Nguyên tắc này yêu cầu trong tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quản lý,

chỉ đạo điều hành, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị xuất phát và dựa trên quan điểm toàn diện, tổng hợp

Nghĩa là, khi tham mưu, đề xuất quyết định một vấn đề nào đó phải xem xét một cách toàn diện vấn đề đó trong quá khứ (đã được giải quyết như thế nào), hiện tại (đang được thực hiện như thế nào), tương lai (sẽ giải quyết theo cách nào); những điều kiện về nguồn lực thực hiện như con người (lao động), vật chất (kinh phí, kỹ thuật); thời gian; phương án thực hiện; đánh giá sự tác động (nếu giải quyết tốt vấn đề đó sẽ có tác động như thế nào hoặc không giải quyết tốt sẽ tác hại và hậu quả ra sao; giải quyết vấn đề đó có liên quan và ảnh hưởng gì đến các vấn đề, lĩnh vực khác trong cơ quan, tổ chức vv) Đồng thời, phải tính đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn nghiệp vụ,

kỹ thuật và các yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính đang đặt ra cho các cơ quan, đơn vị

Tôn trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp trong tham mưu sẽ khắc phục được các yếu tố chủ quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng các ý tưởng, kiến nghị, tham mưu đề xuất

1.1.7 Yêu cầu của tham mưu

Để hoạt động tham mưu hiệu quả, đòi hỏi phải đáp ứng được 4 yêu cầu cụ thể như sau:

Thứ nhất là, tham mưu phải đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ quản lý, chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan bộ, của bộ, ngành

Chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của bộ và các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất hàng năm Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ ngày một nặng nề và phức tạp Yêu cầu nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo bộ ngày một tăng, đòi hỏi công tác tham

32

mưu của văn phòng bộ phải đáp ứng các yêu cầu đặt ra Điều này có nghĩa là, việc xây dựng, triển khai, đôn đốc và kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của bộ, của cơ quan bộ phải bảo đảm để chương trình, kế hoạch công tác thực hiện được đúng thời hạn, chất lượng Yêu cầu, nhiệm vụ quản lý các lĩnh vực công tác của bộ, cơ quan bộ đặt ra đến đâu, công tác tham mưu phải đưa ra được các kiến nghị, đề xuất các giải pháp thực hiện đến đó Quan trọng là đưa ra được các giải pháp hữu hiệu và đủ mạnh để giải quyết thành công các yêu cầu và nhiệm vụ quản lý Chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của bộ ngày càng mở rộng, nhiệm vụ, công việc đột xuất Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ ngày một nhiều thì việc chỉ đạo, điều hành tổ chức thực hiện càng phải khoa học và chặt chẽ, theo một quy trình xử lý, giải quyết công việc hợp lý,

cụ thể, rõ ràng và thông suốt Do đó, khi tham mưu cho lãnh đạo bộ xây dựng và hoàn thiện quy chế làm việc của bộ phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo bộ cũng như các hoạt động chung của cơ quan bộ

Thứ hai là, đảm bảo chất lượng tham mưu, đề xuất

Tham mưu, đề xuất của văn phòng bộ trong tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo bộ, của cơ quan bộ cũng như tham mưu, đề xuất trong xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định và hướng dẫn nghiệp vụ về các lĩnh vực hoạt động khác nhau của cơ quan bộ, tham mưu trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan bộ, trong tổ chức các hội nghị, cuộc họp, trong công tác kế hoạch - tài chính, kế toán, tài sản, trong quản trị hành chính của cơ quan bộ đều phải bảo đảm chất lượng, nghĩa là phải tham mưu, đề xuất chính xác tuyệt đối, không được sai Để tham mưu, đề xuất có chất lượng, đảm bảo chính xác và đúng, cần phải có đủ trình độ, năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, phải có đủ tri thức về các lĩnh vực khoa học xã hội và công nghệ; phải có đầy đủ thông tin, kể cả thông tin quá khứ, thông tin hiện tại, thông tin dự báo về các lĩnh vực, các vấn đề cần tham mưu, đề xuất; phải nắm chắc các chủ trương, đường lối của Đảng, quy định pháp luật và các quy định trong chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước; phải trung thực, khách quan, sát thực và phải đề

33

cao trách nhiệm cá nhân về các vấn đề tham mưu, đề xuất; không được chủ quan duy ý chí và phải có tầm nhìn chiến lược, tầm nhìn xa và sâu Tham mưu đề ra chủ trương, đường lối, mục tiêu, nhiệm vụ đúng là rất quan trọng nhưng chưa

đủ Cần phải tính toán chính xác các nguồn lực như nguồn lực lao động, vật chất, kỹ thuật, thời gian và các điều kiện khác để thực hiện các chủ trương, đường lối, mục tiêu cụ thể Mục tiêu càng lớn, nhiệm vụ càng phức tạp thì nguồn lực lao động, vật chất kỹ thuật càng phải đầu tư nhiều hơn Ngoài ra, phải tính toán và lường trước được những thuận lợi, khó khăn, rủi ro, kể cả khách quan và chủ quan có thể xảy ra để chủ động đề xuất các giải pháp để ngăn chặn

và khắc phục Để đảm bảo và nâng cao chất lượng tham mưu, đề xuất trong tổ chức triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ, của cơ quan bộ cũng như thực hiện các công việc đột xuất do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao cho bộ, cần đặc biệt chú ý đến việc đề xuất kế hoạch hành động và các giải pháp

tổ chức thực hiện Mục tiêu, nhiệm vụ công việc và hoạt động của cơ quan bộ đặt ra đến đâu thì giải pháp thực hiện phải được đề xuất, kiến nghị đến đó Không đề ra được các giải pháp hữu hiệu, đủ mạnh để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đề ra thì khó thể nói việc tham mưu, đề xuất đó có chất lượng và chính xác Để nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của bộ, của cơ quan bộ, cần thiết phải hoàn thiện công tác tham mưu của văn phòng bộ

Thứ ba là, đảm bảo tính khả thi và hiện thực trong công tác tham mưu Yêu cầu này đòi hỏi khi tham mưu, đề xuất thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng bộ cũng như thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ và của cơ quan bộ, cần phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó, thực trạng các quy định pháp lý, thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy được giao thực hiện nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất Đây cũng chính là yêu cầu khi tham mưu, đề xuất

34

phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quan duy ý chí, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu, đề xuất Chỉ có trên cơ sở hiện thực khách quan và các luận cứ khoa học đầy đủ thì các ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, tham mưu, đề xuất mới trở thành khả thi và hiện thực

Thứ tư là phải đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính

Tham mưu luôn đặt ra yêu cầu cải cách hành chính thực sự để nâng cao chất lượng, đáp ứng tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra đối với công tác tham mưu của văn phòng bộ trước hết là phải đề cao trách nhiệm trong xây dựng và hoàn thiện hệ thống các thể chế (các quy chế, quy định) nhằm tạo cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của cơ quan bộ nói chung và văn phòng bộ nói riêng được thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất Cải cách thủ tục hành chính trong cơ quan bộ phải được bắt đầu từ đơn giản hoá các thủ tục hành chính trong văn phòng bộ, cụ thể là trong công tác văn thư, trong quy trình xử

lý, giải quyết văn bản đến, trong quy trình trình ký, ban hành văn bản đi, trong đơn giản hoá, chuẩn hoá thể thức văn bản của bộ Trong tham mưu xây dựng các quy chế, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và công tác của bộ, cơ quan bộ và của văn phòng bộ như “Quy chế làm việc của Bộ”, “Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ”, “Quy chế xây dựng, ban hành và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quản lý hành chính của Bộ”, “Quy chế công tác văn thư lưu trữ trong Bộ”, “Quy chế công tác thông tin báo cáo trong ngành”.v.v phải đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ Các quy định, quy trình xử

lý, giải quyết công việc vừa chặt chẽ, vừa thông thoáng, đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ thực hiện, bảo đảm và đáp ứng yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của lãnh đạo bộ và các hoạt động của cơ quan bộ một cách thông suốt và đạt hiệu quả cao Tham mưu hoàn thiện tổ chức bộ máy của văn phòng bộ phải theo hướng tinh gọn, không có đơn vị, bộ phận tổ chức trung gian, trùng lắp, chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ, hoạt động có chất lượng, hiệu quả cao Tham mưu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nói chung, đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên của văn phòng bộ nói riêng phải theo hướng

35

chuyên nghiệp, chuyên môn hoá cao; cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên làm việc trong văn phòng bộ phải tinh thông nghề nghiệp, vừa tổng hợp, vừa chuyên sâu, tận tụy, có trách nhiệm cao và thái độ, hành vi ứng xử phù hợp trong thực thi công vụ

Ở Đề tài Luận văn này, tác giả chỉ đề cập đến một vấn đề nhỏ trong công tác tham mưu tại Văn phòng đó là tham mưu về công tác VT-LT Tham mưu của Văn phòng là tham mưu tổng hợp, tuy nhiên hoạt động tham mưu của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và PTNT là tham mưu chuyên môn, bởi theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng tổ chức thực hiện quản lý về công tác VT-

LT Đây là một công tác rất quan trọng của công tác văn phòng, nó thể hiện được tính chuyên nghiệp của một văn phòng

1.1.8 Hình thức tham mưu

Ở Đề tài Luận văn này, tác giả tiếp cận vấn đề tham mưu của Văn phòng

Bộ Nông nghiệp và PTNT theo cách tiếp cận trực diện hành chính cụ thể:

Thứ nhất, tham mưu là “trình” các vấn đề thuộc chức trách, nhiệm vụ được giao để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định

Theo thứ bậc, đã nói đến tham mưu là cấp dưới phải trình cấp trên có tính bắt buộc phải chấp hành, như tham mưu chuẩn bị đề án, dự án, các loại văn bản quy phạm pháp luật và hành chính, chuyên môn thuộc chức trách nhiệm vụ được giao trong hoạt động công vụ

Vì sao tham mưu phải trình là bởi những vấn đề thuộc thẩm quyền của cấp trên thì cấp dưới phải trình theo quy trình, thủ tục quy định để người có thẩm quyền: (1) Ký và ban hành hoặc trình tiếp; (2) Phê duyệt để thực hiện; (3) Cho ý kiến hoặc ủy quyền cho cấp dưới theo từng loại vấn đề cụ thể

Lý do tham mưu là trình còn ở chỗ vấn đề đó chưa phân cấp, ủy quyền cho cấp dưới quyết định

Tham mưu theo cấp độ “trình” là cơ bản nhất và chính thống nhất trong hệ thống hành chính - công vụ Việt Nam

36

Thứ hai, tham mưu theo cấp độ cá nhân hoặc tổ chức “tự đề xuất” với cấp trên hay người có thẩm quyền về vấn đề nào đó, nhưng không mang tính bắt buộc, tức là không do cấp trên giao

Tự đề xuất chủ yếu các vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình khi xét thấy cần thiết và hợp lý để cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định (nếu minh giải thuyết phục được có tính khả thi cao);

Tham mưu ở cấp độ tự đề xuất thường những người có phản xạ chính trị,

xã hội nhanh nhạy, vượt trội dựa trên nền chuyên môn, nghề nghiệp và có bề dày kinh nghiệm thực tế

Thứ ba, Tham mưu là thực thi quá trình “kiểm soát” đối tượng thuộc lĩnh vực được phân công chịu trách nhiệm

Cấp độ tham mưu này như là vai trò người “gác cổng” về lĩnh vực đó thuộc chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn trong thực thi công vụ; đặc biệt nếu để xảy ra vấn đề gì phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ đó

Dù tham mưu ở cấp độ nào, thực tế khẳng định vai trò của tham mưu trong mọi thời đại là tham mưu ở mọi cấp độ lãnh đạo, quản lý, điều hành

Theo vị trí, vai trò của tham mưu được xác định là “tai - mắt”, nên phải

“tiên phong” đi trước biết trước; nắm bắt vấn đề nhanh nhạy; nghe trước Người làm công tác tham mưu đặc biệt ở cấp cao có lợi thế so sánh, nắm bắt được rất nhiều thông tin có giá trị, có nhiều mối quan hệ bên trong và bên ngoài

Tham mưu là một nghề có tính chuyên sâu và uyên thâm Từ đó, tham mưu phải “đúng” và “trúng” với các vấn đề đặt ra vào các thời điểm có ý nghĩa và tính thuyết phục cao Tham mưu là trên cơ sở nghiên cứu chuyên sâu để chuẩn

bị và trình hoặc đề xuất hoặc đề xuất cấp trên có thẩm quyền quyết định Tham mưu còn có trách nhiệm “hướng dẫn, tổ chức thực hiện” cụ thể vấn đề thuộc chuyên môn, nghiệp vụ có tính thống nhất toàn hệ thống

1.1.9 Cách thức và quy trình tham mưu

1.1.9.1 Cách thức tham mưu

37

Về nguyên tắc, cách thức tham mưu rất đa dạng, phong phú tùy theo cấp độ

và lĩnh vực tham mưu Khái quát chung có các cách thức tham mưu sau:

Một là: Tham mưu bằng cách “giao cho cấp dưới xử lý, chuẩn bị” để trình theo quy trình, thủ tục quy định

Hai là: Khi cần thiết, những vấn đề khó, phức tạp, nhạy cảm thì người đứng đầu cấp trình “trực tiếp xử lý, chuẩn bị” vấn đề tham mưu để trình theo quy định

Ba là: Tham mưu dưới hình thức:

+ Họp chung với lãnh đạo để trình bày về vấn đề tham mưu được chuẩn bị theo yêu cầu

+ Hoặc là việc riêng với cá nhân lãnh đạo khi cấp trên yêu cầu để trình bày

cụ thể từng vấn đề tham mưu

+ Tham mưu bằng cách “tham gia ý kiến” gửi văn bản hoặc phát biểu ý kiến tại cuộc họp với cơ quan chủ trì trách nhiệm chuẩn bị trình

1.1.9.2 Quy trình tham mưu

Quy trình tham mưu là cụ thể hóa thành các bước theo trình tự lôgíc và chứa đựng hàm lượng cải cách công tác tham mưu

Quy trình áp dụng theo từng loại sản phẩm tham mưu:

- Tham mưu dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật như: Dự án luật, pháp lệnh, Nghị quyết của Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Nghị định của Chính phủ thì thực hiện theo quy trình sau:

+ Lập Ban soạn thảo và Tổ biên tập;

+ Xây dựng đề cương và xin ý kiến Ban soạn thảo;

+ Soạn thảo chi tiết sản phẩm tham mưu;

+ Tổ chức hội thảo lấy ý kiến các chuyên gia, nhà quản lý;

+ Tiếp thu và hoàn chỉnh sản phẩm, hồ sơ để trình theo quy định

38

- Tham mưu đối với các loại văn bản hành chính như tham mưu các các Kế hoạch công tác VT-LT hàng năm:

- Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị soạn thảo

+ Giao nhiệm vụ cụ thể cho một công chức, hoặc một nhóm công chức (trong đó có một người chịu trách nhiệm trách nhiệm chính) soạn thảo theo đúng

kế hoạch nội dung và thời gian

+ Tổ chức thảo luận trong tập thể lãnh đạo đơn vị đối với kế hoạch dài hạn + Tổng hợp, giải trình việc tiếp thu các ý kiến tham gia;

+ Đề nghị mức độ mật, khẩn, phạm vi lưu hành của văn bản;

+ Chỉ đạo hoàn chỉnh dự thảo, hồ sơ trình ký, ký trình Lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị

Trách nhiệm của người soạn thảo

+ Soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu nội dung, thời hạn, thể thức kỹ thuật trình bày của văn bản;

+ Đề xuất mức độ mật, khẩn của văn bản;

+ Lấy ý kiến của các đơn vị liên quan theo quy định hoặc theo yêu cầu của thủ trưởng đơn vị;

+ Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn được giao, tính pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản;

+ Trong trường hợp vấn đề phức tạp, quan trọng, công chức được phân công soạn thảo cần chủ động đề xuất, xin ý kiến thủ trưởng đơn vị

+ Lập Ban soạn thảo và Tổ biên tập;

+ Xây dựng đề cương và xin ý kiến Ban soạn thảo;

+ Soạn thảo chi tiết sản phẩm tham mưu;

+ Tổ chức hội thảo lấy ý kiến các chuyên gia, nhà quản lý;

+ Tiếp thu và hoàn chỉnh sản phẩm, hồ sơ để trình theo quy định

1.1.10 Khái niệm công tác văn thư

39

1.1.10.1 Khái niệm văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản cá nhân, gia đình dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư Phòng

1.1.10.2 Khái niệm công tác văn thư

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện chính được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…, dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chung như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ…Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức Theo PGS,

Vương Đình Quyền “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công

việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản

lý của các cơ quan, tổ chức” [42;8]

Điều này cho thấy rằng, phạm vi của công tác văn thư rất rộng Có thể nói,

ở tất cả các bộ, cơ quan, tổ chức, đều có các công tác chỉ đạo, quản lý mặt hoạt động của mình; trong tất cả các công tác đó đều cần đến công văn, giấy tờ, cần đến công tác văn thư Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị - xã hội mà

là những công việc cụ thể, đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng cơ quan, tổ chức

40

1.1.11 Khái niệm về công tác lưu trữ

1.1.11.1.Khái niệm lưu trữ

Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp “arch”, ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước, nên ngôn nhà bảo quản tài liệu trở thành biểu tượng, tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước

Người Việt hiểu thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn Trong Từ điển Tiếng Việt của Nhà xuất bản Khoa học xã hội, năm 2001 định

nghĩa “Lưu trữ là cất giữ và sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu để tiện tra

cứu, khai thác" Ví dụ: lưu trữ tài liệu, phòng lưu trữ hồ sơ

Từ điển Bách khoa Việt Nam của NXB Từ điển Bách khoa (năm 2005) ghi:

“…Ngày nay, lưu trữ chỉ công việc thu thập, chỉnh lý, bảo quản, giám định, thống kê điện văn, biên bản, tài liệu quân sự, kỹ thuật, nguyên cảo xuất bản phẩm, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình, công văn, giấy tờ có giá trị sử dụng, tra cứu”

Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi :

Lưu trữ là: “1 Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm

bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.2 Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”

Nhìn chung, những hồ sơ của cá nhân, các nhóm, các tổ chức và Chính phủ

có chứa thông tin có giá trị đều được lưu trữ Hồ sơ lưu trữ là sản phẩm của hoạt động hàng ngày của mọi cơ quan, tổ chức

Theo Luật Lưu trữ 2011, "hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh

lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ"

1.1.11.2 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ tiếng Anh là: Archives work