(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng bộ công an

Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũng như kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bản nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin,

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THÀNH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THỊ THÀNH

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG KHO HỒ SƠ SỐ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ

đã hướng dẫn tôi tận tình, luôn quan tâm, động viên tôi, đưa ra cho tôi những

ý kiến đóng góp xác đáng trong suốt quá trình làm luận văn

Không chỉ có thế, để thực hiện được luận văn này phải kể đến nguồn tài liệu mà tôi thu thập được trong quá trình công tác tại Văn phòng Bộ Công an cũng như quá trình tôi đi khảo sát thực tế tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III Tôi xin được bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc đến các cán bộ tại Văn phòng Bộ Công an, cán bộ tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã giúp đỡ tôi thu thập những tài liệu cần thiết, cũng như chỉ bảo cho tôi nhiều kinh nghiệm thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn

và tạo điều kiện giúp tôi có thể vừa học vừa làm

Sau cùng tôi xin cảm ơn gia đình tôi, bạn bè tôi đã động viên, tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Xin chân thành cảm ơn!

Học viên

Nguyễn Thị Thành

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

MỤC LỤC 1

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG 5

DANH MỤC HÌNH VẼ 6

MỞ ĐẦU 7

Chương 1 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 16

1.1 Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 16

1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 17

1.2.1 Thành phần tài liệu 19

1.2.2 Nội dung của tài liệu 21

1.2.3 Giá trị của tài liệu 21

1.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an 25

1.3.1 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 25

1.3.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 29

Chương 2 KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 33

2.1 Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 33

2.1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu 33

2.1.2 Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ 36

2.1.3 Quy trình công nghệ số hóa 40

2.1.4 Tiêu chuẩn đối với tài liệu lưu trữ điện tử 44

2.1.5 Nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức 46 2.2 Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại văn phòng Bộ Công an 49

2.2.1 Bước 1: Chuẩn bị về kinh phí 49

2.2.2 Bước 2: Chuẩn bị về công nghệ số hóa 52

2.2.3 Bước 3: Chuẩn bị tài liệu 58

2.2.4 Bước 4 Chuẩn bị nhân lực 62

2.2.5 Bước 5: Chuẩn bị môi trường và trang thiết bị 65

2.2.6.Bước 6: Vận hành và kiểm tra chất lượng 67

2.2.7 Bước 7: Chuyển đổi sang Microfilm 68

2.2.8 Bước 8: Quản lý CSDL sau số hóa 69

2.3 Các trang thiết bị (phần cứng) cần thiết của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 70

2.3.1 Máy chủ 70

2.3.2 Máy trạm 71

2.3.3 Thiết bị ngoại vi và thiết bị hỗ trợ 71

2.4 Phần mềm của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 73

2.4.1 Phần mềm hệ thống 73

2.4.2 Phần mềm quản lý lưu trữ và khai thác 74

2.4.3 Phần mềm số hóa 79

2.4.4 Phần mềm biên mục hồ sơ tài liệu 81

2.4.5 Phần mềm bóc tách thông tin 83

2.5 Hệ thống mạng của kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 84

2.5.1 Vai trò của hệ thống mạng 84

2.5.2 Các thành phần cần thiết của hệ thống mạng 85

Chương 3 GIẢI PHÁP QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CSDL TẠI VĂN PHÒNG

BỘ CÔNG AN 86

3.1 Giải pháp lưu trữ CSDL 86

3.1.1 Lưu trữ dữ liệu trực tuyến 86

3.1.2 Lưu trữ dữ liệu dự phòng 86

3.2 Đào tạo nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ 87

3.2.1 Mục tiêu đào tạo 88

3.2.2 Cấu trúc thời gian học 88

3.3 Bảo mật, bảo đảm an toàn cho thông tin 90

3.3.1 Hệ thống đảm bảo an toàn, an ninh bên trong 90

3.3.2 Hệ thống an ninh cho kết nối mạng diện rộng WAN 91

3.3.3 Xây dựng chính sách an ninh 93

3.4 Khắc phục thảm họa mất dữ liệu 93

3.5 Xây dựng chính sách khai thác, sử dụng CSDL 95

3.6 Bảo trì CSDL 96

KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

SAN Storage Area Network

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an 18 Bảng 1.2 Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm 27 Bảng 2.1: Tình trạng vật lý của tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an 61 Bảng 2.2 chức năng nhiệm vụ của các vị trí tham gia vào quá trình xây dựng kho hồ sơ số 64 Bảng 3.1: Chương trình chuyển giao công nghệ số hóa tại Văn phòng Bộ Công an 88 Bảng 3.2: Các thành phần chính của hệ thống đảm bảo an ninh mạng chiều sâu 92

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Quy trình quản lý và chia sẻ thông tin số 48 Hình 2.2: Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 52 Hình 2.3: Quy trình quét ảnh và đưa vào phần mềm số hóa 53 Hình 2.4: Sơ đồ kiến trúc hệ thống kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an 66 Hình 2.5: Quy trình sản xuất Microfilm sẽ được áp dụng tại kho hồ sơ số Văn phòng Bộ Công an 68

/ / /Administrator/Desktop/LUANVANTOTNGHIEP/LVTN TRANTRONG THUONG NGAY 23-12-2012 phien ban cuoi/LuanVanThacSy_TranTrongThuong_23-12-2012.doc - _Toc344029455

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Theo khái niệm của ngành Công nghệ thông tin thì số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (các bit thông tin dữ liệu) Các loại hình tài liệu (giấy, ảnh, phim…) sau khi qua công đoạn xử lý bằng các thiết bị chuyên ngành và phần mềm ứng dụng sẽ được số hóa thành các bit mang thông tin dữ liệu, tạo nên những sở dữ liệu mở, dễ dàng tìm kiếm, trao đổi và chia sẻ kiến thức một cách thuận tiện nhất Hiện nay, khối kiến thức khổng lồ của nhân loại hình thành hàng trăm năm, trong đó có cả tài liệu lưu trữ như: văn bản, sách, hình ảnh…còn hạn chế về khả năng tiếp cận cho người khai thác sử dụng Mặt khác những tác động cơ học của con người, môi trường sẽ gây khó khăn cho việc bảo quản tài liệu Việc số hóa sẽ giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản

lý và khai thác tập trung Từ đó các cơ quan lưu trữ có thể tạo điều kiện cho độc giả tăng khả năng tiếp cận, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác

và tiện lợi

Nhận thức được tầm quan trọng của công nghệ thông tin nói chung cũng như kỹ thuật số hóa nói riêng, Bộ Công an đã ban hành hàng loạt văn bản nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, đẩy mạnh hiện đại hóa công tác hồ sơ, lưu trữ trong đó số hóa tài liệu là một nhiệm vụ trọng tâm Những văn bản đã được Bộ Công an ban hành như: Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an

về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo

vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân gần đây nhất là chỉ thị số 04/CT-BCA-V11 ngày 19/7/2013 về tăng cường chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân Theo tinh thần của những văn bản chỉ đạo trên thì một số dự án về ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ được xây dựng và triển khai, trong đó có Dự án “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” đã được tiến hành tại các đơn vị địa phương trong đó Văn phòng Bộ Công an chủ trì Tuy nhiên đến nay toàn bộ khối tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho Văn phòng Bộ Công an “khoảng 908m giá” vẫn còn nằm nguyên trên giá, chỉ một số nhỏ được lập hồ sơ hoàn chỉnh, chưa hề được số hóa Một trong những nguyên nhân dẫn tới tình trạng này là thiếu những cơ sở khoa học mang tính định hướng Vì vậy, tôi lựa chọn

đề tài “Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an”

nhằm nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số một cách tối ưu trên cơ sở khoa học, thực tiễn và những thành tựu, kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức đã đi trước, áp dụng một cách hợp lý, sáng tạo vào điều kiện và hoàn cảnh của Văn phòng Bộ Công an Kết quả nghiên cứu góp phần đẩy nhanh và nâng cao hiệu quả “hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ” trong Văn phòng Bộ Công an, hỗ trợ hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Văn phòng Bộ Công an, của lãnh đạo các Vụ, Cục, Phòng/ban trong việc đảm bảo cung cấp thông tin phục

vụ hoạt động của bộ máy hành chính

2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

Sự ra đời của công nghệ số hóa tài liệu là một tất yếu trong quá trình phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tôi tiến hành nghiên cứu lý luận chung về số hóa tài liệu: những khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa; ưu và nhược điểm của công

nghệ số hóa tài liệu; quy trình số hóa tài liệu; tiêu chuẩn đối với tài liệu điện

tử, nhu cầu số hóa văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, trong bài nghiên cứu của mình, tôi nghiên cứu thực tiễn số hóa và quản lý tài liệu sau

số hóa của một số nước thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế SARBICA Thông qua việc nghiên cứu và khảo sát, tôi lựa chọn những công nghệ phổ biến nhất

để áp dụng hợp lý, sang tạo vào khối tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an Do đặc thù lưu trữ của lực lượng Công an nhân dân, đề tài không nghiên cứu để áp dụng công nghệ số hóa đối với khối tài liệu nghiệp

vụ vì tài liệu nghiệp vụ do Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh và Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát quản lý, không thuộc đối tượng quản lý của Văn phòng Bộ Công an

3 Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:

Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số đối với tài liệu đang được bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an phục vụ cho việc lưu trữ và khai thác thông tin từ các tài liệu lưu trữ Đây sẽ là cơ sở cho việc thực hiện dự án

“Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước” một cách

hiệu quả, góp phần hoàn thành thắng lợi mục tiêu mà Bộ Công an đã đề ra

Để đảm bảo thực hiện thành công đề tài, tác giả đã đề ra nhiệm vụ nghiên cứu chủ yếu như sau:

- Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

- Lý luận cơ bản về số hóa

- Nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của xã hội và của các cơ quan nhà nước

- Quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số

- Mô hình kho hồ sơ số (phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng)

- Giải pháp quản lý, sử dụng những CSDL

4 Lịch sử nghiên cứu

Trong cuốn sách đã được dịch sang tiếng Việt “Ảnh số trong thư viện và

lưu trữ” của trường Đại học Cornell của Mỹ có viết “Kỹ thuật ảnh số đã được

biết đến khá lâu nhưng nó mới bắt đầu được sử dụng rộng rãi từ thập niên

1990, khi những tiến bộ kỹ thuật cho ra đời những hình ảnh rõ nét hơn, chi phí thấp hơn và khả năng truy cập cao hơn” [30, tr2] Ảnh số cũng như kỹ

thuật số hóa đã hình thành từ sớm nhưng phải tới thế kỷ thứ 21 với sự phát triển kỳ diệu của máy tính cá nhân, hệ thống mạng rộng lớn có tốc độc cao trở nên phổ biến, máy quét có độ phân giải cao thì công nghệ đó mới phát triển nhanh chóng Vào những năm của thập niên 90 của thế kỷ 20 có nhiều cuộc nghiên cứu hội thảo về công nghệ số trong lưu trữ Như ngay từ những năm

1990 trường Đại học Cornell và Tập đoàn Xeorox bắt đầu hợp tác để phát triển chương trình quét ảnh nhằm lưu giữ một cách có chất lượng với mục đích giải quyết phần nào sự khủng hoảng trong việc quản lý sách ở Mỹ Năm

1994, một loạt hội thảo dành cho cán bộ quản lý lưu trữ của bang New York

đã được tổ chức tại trường Đại học Cornell Năm 1997, hội thảo quốc tế đầu tiên ở Mỹ với chủ đề “Nghiên cứu tài liệu điện tử” với nhiều vấn đề được bàn đến như: chính sách, giá trị pháp lý, yêu cầu quản lý, lưu trữ và khai thác Sau

đó Hội đồng lưu trữ quốc tế thành lập Ủy ban tài liệu điện tử và lưu trữ quốc gia của nhiều nước bắt đầu triển khai nghiên cứu các đề tài về tài liệu điện tử, thậm chí thành lập các tổ chức chuyên nghiên cứu về tài liệu điện tử như: Trung tâm tài liệu điện tử thuộc Lưu trữ quốc gia Mỹ…Những cuộc hội thảo

và các công trình nghiên cứu này đánh dấu sự phát triển của công nghệ số hóa trên thế giới

Trong bài tham luận của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Hội thảo

số hóa tài liệu lưu trữ chia sẻ kinh nghiệm 2009 có viết: “Năm 1993 Cục Lưu

trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đã lập và trình Thủ tướng Chính phủ cho phép thực hiện Đề án cấp cứu Châu bản, mộc bản Một trong những nội dung chỉnh của Đề án này là xây dựng hệ thống thông tin

quản lý, tra tìm tài liệu Châu bản, Mộc bản Việc thực hiện nội dung này của

Đề án tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia vào năm 1996 đánh dấu sự khởi đầu của việc số hóa tài liệu lưu tữ ở Việt Nam” [24,tr4] Năm 1997, Cục Lưu

trữ Nhà nước tổ chức Hội thảo “Lưu trữ tài liệu điện tử” trong đó tập trung vào vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lưu trữ tài liệu Từ đó nhiều dự án số hóa được tiến hành nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc

tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Điều này cũng được đề cập một phần trong

luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Thị Tâm năm 2003 “Các giải pháp bảo

hiểm tài liệu giấy tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”.

Đối với lực lượng Công an việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số hóa vào công tác lưu trữ là một vấn đề khá mới Đối với khối tài liệu nghiệp vụ thì ngày 27/12/2010, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư dự án: Trung tâm dữ liệu nghiệp vụ Bộ Công an (DA-DC12/10) nhằm xây dựng hệ thống tích hợp CSDL nghiệp vụ hiện có, sao lưu dự phòng cho các CSDL này Sử dụng hệ thống trung tâm dữ liệu để đảm bảo an ninh

an toàn tối đa cho các dữ liệu nghiệp vụ của Bộ Công an… Còn đối với khối

hồ sơ do Văn phòng Bộ Công an quản lý ngày 30/10/2009, Bộ trưởng Bộ Công an ký Quyết định phê duyệt dự án “Hiện đại hóa công tác hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước tại Văn phòng Bộ Công an” Cho đến nay tài liệu tuy chưa được số hóa nhưng Văn phòng Bộ xây đang xây dựng kế hoạch và

sẽ được số hóa trong tương lai

Sau một thời gian nghiên cứu tài liệu và khảo sát các công trình nghiên cứu, tôi nhận thấy công nghệ số hóa tài liệu còn khá mới mẻ, đặc biệt đề tài

“Nghiên cứu xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an” chưa có

công trình nghiên cứu nào tương tự Vì vậy đây là một đề tài nghiên cứu hoàn

toàn mới

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã vận dụng phương pháp như sau:

+ Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên

cứu, tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau Phương pháp này được vận dụng để phân tích nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan

+ Phương pháp khảo sát: tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo

sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa, quản lý tài liệu

số của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An Ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III để thu thập dữ liệu thực tế

+ Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến số hóa, xây

dựng và quản lý kho hồ sơ số trên lý luận cũng như thực tế có nhiều điểm khác nhau Cho nên tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh

sự tương đồng và sự khác nhau về mặt lý luận cũng như thực tiễn của việc số hóa tài liệu Trên cơ sở đó tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế để lựa chọn một mô hình kho hồ sơ số phù hợp nhất với điều kiện củaVăn phòng Bộ Công an

+ Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, tôi

đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác Đây là nguồn thông tin rất

quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình hình, kết quả trong việc triển khai số hóa, quản lý tài liệu sau khi số hóa, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình.

Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũng

phương pháp nghiên cứu này được vận dụng một cách khoa học dựa trên những quan điểm mang tính khoa học của chủ nghĩa Mac-Lê nin Đây thực sự

là công cụ quan trọng để tôi tiến hành nghiên cứu sự vật, hiện tượng trong phạm vi đề tài, trên cơ sở đó phát hiện ra bản chất của nó và đưa ra giải pháp

để củng cố, giải quyết vấn đề đặt ra một cách khoa học, hợp lý

6 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau:

- Những bài giảng, giáo án của thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, sách tham khảo của nước ngoài về số hóa tài liệu, tài liệu điện tử…

- Những văn bản, tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử của Nhà nước của nhà nước nói chung cũng như của Ngành Công an như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH213 ; Nghị đinh số 01/2013/NĐ-

CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của luật Lưu trữ ; Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm

2011 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành Quy trình và Hướng dẫn thực hiện Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng ; Chỉ thị số 12/2001/CT-BCA(E11) ngày 27/09/2001 của Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ công tác bảo đảm an ninh chính trị và giữ gìn trật tự an toàn xã hội trong tình hình mới; Chỉ thị số 05/CT-BCA(C11) ngày 06/06/2003 của Bộ

trưởng Bộ Công an về việc chấn chỉnh công tác nghiệp vụ cơ bản của lực lượng CSND trong tình hình mới; Chỉ thị số 07/2004/CT-BCA(A11) ngày 6/5/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc tăng cường công tác hồ sơ nghiệp vụ an ninh trong tình hình mới; Chỉ thị số 20/2007-CT-BCA(V11) của

Bộ trưởng Bộ Công an về tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trong lực lượng Công an nhân dân…

- Tài liệu nghiên cứu về số hóa tài liệu, xây dựng CSDL điện tử đăng trên các trang báo, tạp chí như: Tạp chí Văn thư – lưu trữ, Tàng thư Thông tin nghiệp vụ Cảnh sát của Cục Hồ sơ Nghiệp vụ Cảnh sát…

- Những công trình nghiên cứu của sinh viên, học viên khoa Lưu trữ học

an, Cục Hồ sơ Nghiệp vụ An ninh, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III

Tất cả những tư liệu tham khảo trên đã được thống kê cụ thể tại danh mục “Tài liệu tham khảo” sắp xếp ở phần cuối của luận văn này

7 Bố cục luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận thì luận văn gồm ba chương như sau:

Chương 1: Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Trong chương này, trước hết tác giả nghiên cứu về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an, nghiên cứu về thành phần, nội dung và phân tích giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng

Bộ Công an Cuối cùng tác giả đi sâu nghiên cứu về thực trạng quản lý tài liệu

lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an để thấy được những mặt tồn tại, hạn chế của công tác này

Chương 2: Kho hồ sơ số, giải pháp đối với tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Chương này tác giả đi sâu nghiên cứu một số khái niệm và thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ Từ đó, tác giả phân tích ưu điểm, nhược điểm của công nghệ số hóa, quy trình công nghệ số hóa, tiêu chuẩn đối với tài liệu điện tử, nhu cầu của xã hội và của cơ quan nhà nước đối với việc

số hóa văn bản, tài liệu Tiếp đó tác giả xây dựng quy trình và phương pháp xây dựng kho hồ sơ số tại Văn phòng Bộ Công an ; các hệ thống phần cứng,

hệ thống phần mềm, hệ thống mạng của một kho hồ sơ số sẽ được xây dựng trong tương lai

Chương 3: Giải pháp quản lý, sử dụng CSDL tại Văn phòng Bộ Công an

Chương này trình bày giải pháp quản lý, sử dụng đối với CSDL như : Giải pháp đối với việc lưu trữ dữ liệu; đào tạo nguồn nhân lực và chuyển giao công nghệ; bảo mật, đảm bảo an toàn cho hệ thống thông tin ; khắc phục thảm họa mất dữ liệu; chính sách khai thác, sử dụng CSDL; Bảo trì CSDL

Chương 1 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN

1.1 Tổng quan về sự hình thành, phát triển của bộ phận quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Cách đây 55 năm, trước yêu cầu đòi hỏi của nhiệm vụ bảo vệ an ninh trật

tự trong tình hình mới, ngày 27/3/1957, Bộ trưởng Bộ Công an đã ký Quyết định số 530-VF/NĐ thành lập Phòng Hồ sơ trực thuộc Văn phòng Bộ Công

an (tiền thân của lực lượng hồ sơ Công an nhân dân ngày nay) Phòng Hồ sơ Văn phòng Bộ có nhiệm vụ chỉ đạo công tác hồ sơ của toàn ngành Công an, lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu, biên soạn tài liệu địch tình, cung cấp và giải đáp các yêu cầu thông tin có trong hồ sơ tài liệu và thực hiện công tác bảo vệ

bí mật trong ngành Công an Từ đó đến nay, lực lượng Hồ sơ Công an nhân dân đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành

Ngày 08/02/1968, Hội đồng Chính phủ có Quyết định số 23/CP thành lập Cục Hồ sơ thuộc Bộ Công an, có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng Bộ Công an nghiên cứu xây dựng các chế độ thể lệ về lưu trữ, thống kê, sử dụng hồ sơ thuộc ngành Công an; chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, thể lệ, sưu tầm, thu thập, thống kê, sắp xếp và quản lý kho hồ sơ của cơ quan Bộ; Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác hồ sơ lưu trữ Công tác hồ sơ lưu trữ đã trở thành một trong những công tác quan trọng không thể thiếu của ngành Công an Năm 1985, trước yêu cầu đổi mới, lãnh đạo Bộ Công an đã quyết định tách Cục Hồ sơ thành: Cục Hồ sơ nghiệp vụ An ninh trực thuộc Tổng cục An ninh nhân dân và Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát trực thuộc Tổng cục Cảnh sát nhân dân Những hồ sơ chung củ Bộ do Cục Tham mưu tổng hợp (nay là Văn phòng Bộ) quản lý, nhiệm vụ này được Văn phòng Bộ giao cho Phòng Hành chính đảm nhiệm

Theo Quyết định số 1000/2008/QĐ-X11(X13) ngày 02/6/2008 của Tổng Cục Xây dựng lực lượng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức

bộ máy của Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an, Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công an có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng

Bộ tổ chức, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ văn bản, tài liệu có liên quan của Bộ Công an; thống nhất quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn chế độ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật trong Công an nhân dân theo quy định chung của Bộ; đăng ký, quản lý công văn, tài liệu gửi đi và tiếp nhận, phân loại, xử lý lưu giữ các công văn , tài liệu gửi đến Bộ Công an

và Đảng ủy Công an Trung ương

Do đặc thù tài liệu của Bộ Công an chủ yếu là tài liệu mật nên lãnh đạo

Bộ Công an chủ trương sẽ hình thành một trung tâm tài liệu quản lý nhà nước của Bộ Công an do Văn phòng Bộ Công an quản lý

Về tổ chức bộ máy, Quyết định 1000 quy định: Phòng Hành chính do trưởng phòng phụ trách và có từ 02 đến 03 phó phòng giúp việc

Tổ chức bộ máy của Phòng gồm 03 Đội:

- Đội Văn thư

- Đội Quản lý hồ sơ lưu trữ

- Đội số hóa

Mỗi Đội có 01 Đội trưởng phụ trách, có từ 01 đến 02 phó Đội trưởng giúp việc

1.2 Thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Qua khảo sát thực tế tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động Bộ Công

an đã sản sinh ra một khối lượng văn bản, tài liệu tương đối lớn, hiện nay số tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là 908

m giá Khối lượng văn bản, tài liệu tại đây phong phú, đa dạng về thành phần, nội dung và chúng có giá trị về nhiều mặt

Bảng 1.1 Thống kê thành phần, số lượng, giá trị trị tài liệu lưu trữ

tại Văn phòng Bộ Công an

Tài liệu

Số lượng (m giá)

Tỉ lệ tài liệu có giá trị hiện hành (%)

Tỉ lệ tài liệu có giá trị lịch sử (%)

Tập lưu văn bản đi đến

60%

- Hội nghị Công an toàn

quốc, hội nghị tổng kết

công tác năm, sơ kết 6

tháng của lực lượng Công

an nhân dân từ khi thành

lập cho tới nay

đã được tập hợp trong

báo cáo quý)

- Tài liệu về lĩnh vực hậu

20% (tập công văn tham

gia ý kiến cho các đơn vị,

hồ sơ về điều lệnh hàng năm, phục vụ đám hiếu,

80%

a- Tài liệu các Văn phòng

lãnh đạo Bộ

108

20% (Tập đơn thư khiếu

nại không có ý kiến trả lời, giấy mời, báo cáo tuần của các đơn vị)

* Tài liệu hành chính: khoảng 800 m giá chiếm 88% số tài liệu trong

kho, đây là loại hình tài liệu chiếm số lượng tương đối lớn trong hoạt động của cơ quan Bộ Công an Loại tài liệu này được hình thành trong hoạt động tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo Bộ của các cơ quan Bộ: Văn phòng Bộ, Vụ Pháp chế Bộ, Cục Xây dựng phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, Cục Tài Chính, Thanh tra Bộ, Ủy ban kiểm tra Đảng ủy Công an trung ương Nó bao gồm rất nhiều loại tài liệu khác nhau như: công văn, quyết định, chị thị, nghị quyết, báo cáo, thông tư, kế hoạch, công điện, thông tri của Đảng, Nhà nước,

Bộ Công an, các Bộ ngành, địa phương và cá nhân liên quan đến công tác giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng, hậu cần – kỹ

thuật của lực lượng Công an nhân dân

* Tài liệu khoa học kỹ thuật: Khoảng 100 m giá, chiếm 11% tài liệu

trong kho, tài liệu chủ yếu trong nhóm này là các đề án, dự án của các đơn vị

cơ quan Bộ như: Đề án biển đảo, đề án xây dựng, phần mềm thống kê số liệu trong Công an nhân dân, Đề án cải cách thủ tục hành chính, dự án xây dựng

trung tâm thông tin chỉ huy Bộ Công an v.v…

* Tài liệu nghe nhìn: Khoảng 8 m giá, chiếm 0,1% tài liệu trong kho,

chủ yếu là băng, đĩa phim, ghi âm các cuộc họp của Đảng ủy Công an Trung ương và lãnh đạo Bộ Công an; hoạt động của các đồng chí lãnh đạo Bộ Công

an như: đón tiếp lãnh đạo Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các Bộ, ngành, địa

phương, khách quốc tế, người có công v.v…

* Tài liệu điện tử: Đây là loại hình tài liệu mới đang lưu tại các phòng, ban trong Văn phòng Bộ, chưa giao nộp về kho lưu trữ, chủ yếu là báo cáo

của Công an các đơn vị địa phương và bộ phận phía nam gửi về lãnh đạo Bộ qua đường truyền mạng nội bộ của ngành Tài liệu này sẽ được ghi lại trong ổ

cứng và nộp lưu lên kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an

1.2.2 Nội dung của tài liệu

Tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an chủ yếu phản ánh các mặt hoạt động chung của Đảng ủy Công an Trung ương, lãnh đạo Bộ Công an

và Đơn vị thuộc Bộ bao gồm các nội dung sau:

- Tập lưu công văn đi đến của Đảng bộ, Đảng ủy Công an Trung ương, Văn phòng Đảng ủy Công an Trung ương, Bộ Công an, Văn phòng Bộ

- Hội nghị Công an toàn quốc, hội nghị tổng kết công tác năm, sơ kết 6 tháng của lực lượng Công an nhân dân từ khi thành lập cho tới nay

- Tài liệu về lĩnh vực an ninh

- Tài liệu về lĩnh vực cảnh sát

- Tài liệu về lĩnh vực hậu cần – kỹ thuật

- Tài liệu về lĩnh vực xây dựng lực lượng

- Tài liệu về công tác Đảng

- Tài liệu các Văn phòng lãnh đạo Bộ

1.2.3 Giá trị của tài liệu

Qua tìm hiểu về thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ Công an, ta thấy khối lượng tài liệu hình thành ra trong hoạt động của cơ quan Bộ Công an là rất lớn, phản ánh đầy

đủ các mặt nghiệp vụ của Công an nhân dân Do đó chúng có ý nghĩa, giá trị về nhiều mặt không chỉ đối với lực lượng Công an nhân dân mà còn đối với cả quốc gia

* Cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo chỉ huy

Để có những chủ trương, kế hoạch, biện pháp đấu tranh có hiệu quả với

âm mưu, hoạt động của các thế lực thù địch xâm phạm an ninh quốc gia, cũng như các hành vi phạm tội xâm phạm trật tự, an toàn xã hội đòi hỏi phải thu thập đầy đủ thông tin, một trong những nguồn thông tin quan trọng là thông tin được khai thác từ tài liệu lưu trữ

Những loại thông tin được phản ánh trong tài liệu lưu trữ bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an là:

Thông tin về âm mưu, ý đồ về chiến lược, chính sách…của các nước đối với nước ta: âm mưu, phương thức, thủ đoạn hoạt động của các

thế lực thù địch; của các cơ quan đặc biệt nước ngoài, của bọn phản động các loại và các loại tội phạm xâm phạm an ninh quốc gia khác chống phá Việt Nam; tình hình liên quan đến an ninh quốc gia trong các lĩnh vực dân tộc, tôn giáo, an ninh nội bộ, nông thôn, an ninh trên các, lĩnh vực kinh tế, văn hóa – tư tưởng…

Thông tin về các loại tội phạm: Số vụ việc xảy ra, phân loại tội phạm

trong thời gian qua, thủ đoạn hoạt động của các loại tội phạm, nhất là các thủ đoạn hoạt động mới xuất hiện; những sơ hở thiếu sót của chúng ta trong quản lý kinh tế, văn hóa, xã hội…khiến cho tội phạm lợi dụng để hoạt động phạm tội

Thông tin về tình hình lực lượng Công an: Cơ cấu tổ chức, biên chế,

nhân sự, chất lượng thực hiện công tác chuyên môn; những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện công tác chuyên môn của các cơ quan đơn vị Công an

Thông tin về tình hình nhân dân: Dư luận quần chúng về các chủ

trương, chính sách của Đảng, Nhà nước của cấp ủy đảng, chính quyền địa phương đang được thực hiện; những khó khăn, vướng mắc của quần chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; những mâu thuẫn, tranh chấp trong nhân dân…; Tình hình tổ chức, hoạt động của các tổ chức đảng, chính quyền, đoàn thể quần chúng có liên quan đến công tác bảo vệ an ninh trật tự Tình hình đặc điểm địa bàn, lĩnh vực, đối tượng có liên quan và những vấn đề khác

mà lãnh đạo yêu cầu cơ quan tham mưu phải thu thập để đề xuất lãnh đạo biện pháp giải quyết

Những thông tin trong tài liệu lưu trữ sẽ được các cán bộ, chiến sĩ làm công tác tham mưu tổng hợp, phân tích, đánh giá và xử lý thông tin nhằm giúp lãnh đạo:

Phát hiện vấn đề cần ra quyết định: Trong thực tế công tác lãnh đạo

chỉ huy, người lãnh đạo có nhiều vấn đề cần phải ra quyết định Đối với các công tác cụ thể khác nhau có những quyết định khác nhau Thông thường những quyết định liên quan về những chủ trương, đối sách lớn thuộc về sách lược; cũng có những quyết định về những vấn đề về chiến thuật, biện pháp cụ thể…Thông qua tài liệu lưu trữ, lãnh đạo sẽ xác định được tính chất và tính cấp bách của từng loại vấn đề

Lựa chọn phương án tối ưu: Các quyết định của lãnh đạo phải là

những phương án tối ưu, đạt hiệu quả cao nhất với lực lượng tham gia và các chi phí vật chất thấp nhất Muốn đạt được điều đó, lãnh đạo phải dựa trên những thông tin từ tài liệu lưu trữ, cụ thể như tài liệu phản ánh về:

- Nhiệm vụ chính trị của Đảng đặt ra trong thời gian đưa ra các quyết định;

- Chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước;

- Nhiệm vụ chung của lực lượng Công an nhân dân;

- Các chỉ thị, nghị quyết công tác đã được ban hành;

- Điều kiện thực tế của đơn vị thực hiện quyết định và dự kiến các phương án thực hiện

* Cung cấp thông tin phục vụ các yêu cầu nghiệp vụ

Tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an cung cấp thông tin nhằm tạo ra sức mạnh tổng hợp, nâng cao hiệu quả lãnh đạo và các hoạt động nghiệp vụ Một mặt bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng Bộ Công an đáp ứng yêu cầu của các đơn vị, mặt khác chủ động thống kê, phân tích tình hình, kết quả việc thực hiện công tác nghiệp vụ cung cấp cho lãnh đạo Công an các đơn vị, địa phương Trong những năm qua công tác này đã

tiến hành có kết quả, cung cấp được nhiều thông tin có giá trị cho các đơn vị nghiệp vụ và các yêu cầu khác Bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng Bộ Công an đã khai thác hồ sơ mật thám Pháp, cung cấp nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng, quý giá về thân thế và sự nghiệp cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các đồng chí lãnh đạo Đảng, Nhà nước và Bộ Công an cho Viện Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện nghiên cứu lịch sử Công an nhân dân, cung cấp nhiều tài liệu cho Ban biên giới Chính phủ, Bộ Nội vụ và các cơ quan hữu quan khảng định chủ quyền quốc gia về hai quần đảo Hoàng Sa và Trường

Sa Đặc biệt trong công tác bảo vệ Đảng, bảo vệ nội bộ, phát hiện nội gián, bộ phận hồ sơ đã thông tin kịp thời, chính xác cho lực lượng Công an các cấp đấu tranh thắng lợi nhiều vụ án quan trọng, bắt tập trung cải tạo nhiều đối tượng nguy hiểm, bóc gỡ nhiều mạng lưới nội gián, phát hiện nhiều trường hợp cán bộ, đảng viên trong thời kỳ hoạt động cách mạng bị bắt đã đầu hàng; đồng thời cũng đã làm rõ và minh oan cho nhiều cán bộ cách mạng bị địch bắt, bôi lem Trong các kỳ Đại hội Đảng, Đại hội Công an toàn quốc tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quan trọng liên quan đến nhân sự nhằm giúp Đảng, Nhà nước, Bộ Công an kiện toàn tổ chức, giải quyết chính sách, kết nạp đảng viên mới…

* Cung cấp thông tin phục vụ đường lối đối ngoại

Trong sự nghiệp đổi mới của đất nước, chính sách đối ngoại có vai trò quan trọng Bộ phận quản lý hồ sơ tại Văn phòng Bộ Công an đã dựa trên tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an đồng thời kết hợp với Cục Quản lý xuất nhập cảnh để cung cấp thông tin kịp thời phát hiện những đối tượng nội gián có liên quan đến an ninh quốc gia, từ đó các đơn vị nghiệp

vụ và những địa phương quản lý các đối tượng trên có chính sách đấu tranh nhanh chóng, hiệu quả, góp phần không nhỏ vào nhiệm vụ bảo vệ và làm trong sạch nội bộ Đảng, đấu tranh với kế hoạch hậu chiến của địch

1.3 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ và công nghệ thông tin tại Văn phòng Bộ Công an

1.3.1 Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản, tài liệu chưa được thực hiện triệt

để, hiệu quả mang lại chưa cao

1.3.1.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Theo quy định về giao nộp hồ sơ, tài liệu quy định trong Chế độ Công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ văn bản quản lý nhà nước trong lực lượng Công an nhân dân ban hành kèm theo Quyết định 200/QĐ-BNV ngày 20/10/1992 của

Bộ trưởng Bộ Nội vu và Thông tư 71/2009/TT-BCA-V11 ngày 15/12/2009 của Bộ Công an quy định về công tác văn thư hành chính, hồ sơ lưu trữ văn bản quản lý nhà nước trong Công an nhân dân:

Tài liệu hành chính phải nộp sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; Tài liệu nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học công nghệ sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán Tuy nhiên, trong thực tế các quy định trên chưa được thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ Các đơn vị chỉ tiến hành giao nộp tài liệu về kho khi đã hết diện tích chứa

Trừ khối công văn đi đến ở văn thư gửi lên, các tài liệu khi giao nộp vào Kho lưu trữ còn ở tình trạng bó gói, một số nhỏ được lập hồ sơ sơ bộ, chưa có biên mục, tài liệu chưa được sắp xếp theo trình tự logic, chưa xác định giá trị tài liệu

1.3.1.2 Đối với công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

* Phân loại tài liệu

Tài liệu được lưu trữ tại kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an bao gồm tài liệu của cơ quan Bộ (tài liệu của Văn phòng Bộ, các Vụ, Cục trực thuộc Bộ)

Qua khảo sát, các đơn vị này có cơ cấu tổ chức hay thay đổi nên theo lý luận chung cần phải áp dụng phương án phân loại thống nhất chức năng, nhiệm vụ

- thời gian cho toàn bộ khối tài liệu đang được bảo quản trong kho Tuy nhiên tới thời điểm tôi tiến hành khảo sát thì tài liệu trong kho lưu trữ chưa được phân loại theo một phương án phân loại trên Các tài liệu sau khi được các đơn vị giao nộp vào trong kho thì được để theo từng đơn vị giao nộp và sắp xếp lên giá

* Xác định giá trị tài liệu

Do công tác lập hồ sơ hiện hành, công tác chỉnh lý tài liệu chưa được thực hiện tốt nên hầu hết tài liệu trong kho lưu trữ Văn phòng Bộ Công an chưa được xác định giá trị tài liệu một cách đúng mức Sau khi các đơn vị giao nộp tài liệu, cán bộ lưu trữ ở đây chỉ loại bỏ báo cáo tuần, ngày, tài liệu trùng thừa Vì chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản riêng nên những tài liệu khác sẽ được giữ lại lưu trữ

1.3.1.3 Công tác bảo quản tài liệu

Với diện tích lưu trữ tương đối hạn chế 150 m2, bảo quản hơn 900 m giá tài liệu nên chỉ đủ để đặt các giá tài liệu mà chưa phân ra làm các phòng chỉnh

lý và phòng khai thác tài liệu Trong kho được trang bị các trang thiết bị phục

vụ cho công tác bảo quản tài liệu như: Giá, hộp để tài liệu, quạt thông gió, máy điều hoà nhiệt độ, các thiết bị phòng cháy chữa cháy và hệ thông chiếu sáng, hệ thống báo cháy và chữa cháy.… Tuy nhiên để đối chiếu với các tiêu chuẩn và quy định của nhà nước thì còn nhiều khâu chưa đạt như giá, hộp bảo quản tài liệu còn ở mức độ thô sơ, chưa có giá compac, hộp là hộp nhựa, tài liệu chưa được khử trùng, khử axit trước khi đưa vào bảo quản

1.3.1.4 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

Do đặc thù tài liệu ngành Công an có tính bảo mật cao, thêm vào đó là diện tích kho lưu trữ còn hạn hẹp nên việc khai thác sử dụng tài liệu mới chủ

yếu phục vụ cho cán bộ, chiến sỹ trong ngành và mới chỉ áp dụng hai phương pháp: đọc, ghi chép tại chỗ, cho mượn tài liệu về nơi làm việc

Theo báo cáo tổng kết công tác năm 2010, 2011, 2012, 2013 của Phòng

Hành chính ( Phụ lục số 07, 08, 09, 10), số lượng lượt người đến khai thác và

số lượng tài liệu được mang ra khai thác sử dụng là:

Bảng 1.2 Số lượng lượt người đến khai thác sử dụng, tài liệu được mang ra khai thác sử dụng tại Kho Lưu trữ Văn phòng Bộ Công an qua các năm

* Khó khăn

- Không gian lưu trữ hạn chế

Hiện nay, diện tích kho lưu trữ cũng đã đến giới hạn Nguyên nhân là do các tài liệu được lưu trữ từ nhiều năm trước Có những tài liệu đã không còn giá trị nhưng chưa được phân loại, tách riêng để tiêu hủy nên vẫn để lưu trữ trong kho Qua nhiều năm, số lượng tài liệu trong kho được bổ sung thêm nhiều mà diện tích lưu trữ có hạn nên hiện nay kho lưu trữ khá chật

- Mất an toàn đối với văn bản, tài liệu đang lưu trữ trong kho

+ Mất văn bản, tài liệu: Trang thiết bị đảm bảo an toàn cho kho lưu trữ

ở mức độ thô sơ, các tài liệu lưu trữ chưa có chế độ làm vệ sinh định kỳ Do

vậy văn bản, tài liệu sẽ mục nát theo thời gian; hỏng hóc do việc khai thác, sử dụng hàng ngày hoặc mất mát do thiên tai, cháy nổ…Đặc biệt là hiện nay, Văn phòng Bộ cũng chưa có phương án khôi phục tài liệu có giá trị trong trường hợp bị mất

+ Mất mát nội dung thông tin: Với cách sắp xếp các tài liệu như hiện

nay, một số thông tin nhạy cảm trong văn bản, tài liệu hoặc toàn bộ nội dung văn bản, tài liệu có thể được cung cấp cho những người không có trách nhiệm hoặc bị phát tán đi vì mục đích xấu nào đó Tuy nhiên, trên thực tế nếu thay đổi cách sắp xếp các văn bản, tài liệu theo cấp độ mật của tài liệu để quản lý nhằm bảo mật thông tin thì sẽ không đáp ứng được yêu cầu hàng ngày về việc lấy các thông tin trong văn bản, tài liệu liên quan trong kho lưu trữ của cán

bộ, chiến sỹ tới khai thác Ngoài ra để thực hiện sắp xếp này phải tốn rất nhiều thời gian và công sức

- Mất nhiều thời gian thống kê, bảo quản

Văn bản, tài liệu chưa được biên mục nên rất mất thời gian cho công tác thống kê tài liệu Do không phân loại được mức độ quan trọng của các tài liệu khác nhau nên cũng không có kế hoạch lưu trữ riêng đối với các tài liệu có mức độ bảo mật cao

- Khó hoặc không có khả năng tìm kiếm văn bản tức thời (hoặc các văn bản có liên quan đến nhau)

Việc tìm kiếm hầu hết là thủ công Để mượn được các tài liệu đang lưu trữ trong kho để đòi hỏi người hoặc phòng yêu cầu phải có được chính xác ít nhất một trong hai nội dung sau:

+ Số/ký hiệu văn bản

+ Trích yếu nội dung

Tuy nhiên, trên thực tế, đòi hỏi cán bộ hoặc các cấp lãnh đạo nhớ chính xác được các thông tin nhằm trong tiêu chí tìm kiếm trên là không khả

thi, nhất là với các văn bản đã có thời gian lưu trữ khá lâu Đôi khi, theo cách nhìn nhận chủ quan từ phía lãnh đạo, việc không có được văn bản biết là có trong kho lại coi là việc không hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ

Về nghiệp vụ, khi nhận được các thông tin liên quan đến văn bản, tài liệu, bộ phận lưu trữ sẽ tra sổ để xác nhận sự tồn tại của văn bản, tài liệu trong kho, sau đó mới tiến hành tìm kiếm lại các giá - ngăn - hộp tài liệu, tiến hành phô tô cho đơn vị yêu cầu Như vậy, trong trường hợp chỉ nhớ “láng máng” thông tin thì bộ phận lưu trữ rất khó để tìm thấy được văn bản, tài liệu theo yêu cầu Với các yêu cầu về một chuỗi các văn bản, tài liệu liên quan đến nhau nhiều khi không tìm được đầy đủ và mất nhiều thời gian vào khâu thực hiện tìm kiếm Đặc biệt, các văn bản, tài liệu có liên quan đến nhau nằm trong khoảng thời gian dài (trong vòng 5 năm trở lên) và số lượng tài liệu liên quan nhiều (trên 10 đầu tài liệu), việc đáp ứng yêu cầu đối với bộ phận lưu trữ thực

sự rất khó khăn

Với hiện trạng như trên thì việc khai thác dữ liệu để tổng hợp thông tin phục vụ cho công tác nghiệp vụ hàng ngày, công tác tham mưu cho lãnh đạo rất hạn chế Chính điều này gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng công việc của lãnh đạo cũng như cán bộ, chiến sỹ Xu thế hiện nay, thông tin lưu trữ phải gắn với khai thác và việc khai thác thông tin phải tuân thủ nguyên tắc “thông

tin luôn sẵn sàng phục vụ người cần và có quyền” để đảm bảo tính bảo mật

1.3.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Công an

Từ năm 2004 đến nay, Văn phòng Bộ đang sử dụng phần mềm Lotus Note để ứng dụng vào công tác quản lý văn bản Tuy nhiên, với quy trình

xử lý văn bản như trên thì phần mềm này cũng chỉ quản lý được các văn bản được văn thư đề xuất đưa thành văn bản điện tử và đồng thời được lãnh đạo phê duyệt Do vậy, khi tiến hành tìm kiếm trên hệ thống máy tính nếu

không thể tìm được, người dùng buộc phải đến kho lưu trữ để liên hệ tìm tài liệu gốc

Văn phòng Bộ Công an đã có hệ thống mạng LAN để kết nối máy tính trong nội bộ với nhau

Có 2 đường kết nối mạng nội bộ ra ngoài, cụ thể:

- Đường kết nối mạng WAN của Bộ Công an

- Đường kết nối ra Internet

Do đặc thù là đơn vị của ngành Công an nên các máy tính được nối ra ngoài Internet không được phép kết nối với mạng LAN nội bộ và mạng WAN của ngành

Các ứng dụng phục vụ công việc hành chính hàng ngày chủ yếu là: Microsof Word, MS Excel là chính, ngoài ra sử dụng thêm một số trình đọc văn bản khác như PDF, Notepad…

Hiện Văn phòng Bộ cũng đã có Website nội bộ phục vụ cung cấp các thông tin cho lãnh đạo và cán bộ chiến sỹ Hệ thống quản lý văn bản cũng đã được đấu nối với Website để người dùng tiện tra cứu Các mẫu văn bản hành chính chưa được đưa lên hệ thống Website để chia sẻ cho người dùng trong Văn phòng Bộ Công an Chưa có phương thức tập trung toàn bộ dữ liệu lại dưới dạng Datacenter phục vụ cho việc tra cứu và tìm kiếm các thông tin liên quan đến việc xử lý văn bản hàng ngày của các cấp lãnh đạo cũng như cán bộ

thực hiện

* Khó khăn

Xuất phát từ một số yêu cầu tức thời về việc quản lý văn bản, qua thời gian dài sử dụng cho đến nay, quy trình nghiệp vụ về văn thư có nhiều thay đổi, khai thác thông tin từ hệ thống của cán bộ chiến sỹ nhiều hơn nên phần mềm hiện nay đã bộc lộ nhiều hạn chế Điển hình:

- Các văn bản lưu trữ chưa được lưu toàn văn mà chỉ lưu dưới dạng List siêu dữ liệu Với việc lưu trữ này, việc sử dụng thông tin trong các văn bản

điện tử rất khó thực hiện Ví dụ: trích xuất một số văn bản, tài liệu để đưa lên

hệ thống Web portal của Bộ trong tương lai; tạo được một hệ CSDL con về một số chuyên đề như: An ninh trật tự, hậu cần kỹ thuật…để phát triển hoặc cấp thông tin cho các ứng dụng liên quan Ở mức độ người khai thác thông tin, người dùng hiện nay có nhu cầu tự tổ chức các văn bản tài liệu điện tử theo tiêu chí riêng nhằm đáp ứng việc tra cứu, tìm kiếm phục vụ công tác hàng ngày Mấu chốt quan trọng của một hệ thống phục vụ cho quá trình lưu trữ và khai thác thông tin là phải tính đến bài toán xây dựng cấu trúc thông tin Vì khi đã có cấu trúc thông tin lưu trữ thì việc phát triển các công cụ khai thác thông tin bao trùm được mọi yêu cầu hoàn toàn khả thi…

- Không có khả năng tìm kiếm theo toàn nội dung văn bản, chỉ có thể tìm kiếm theo nội dung trích yếu của văn bản mà bộ phận văn thư đã biên tập Như vậy, người dùng sử dụng máy tính để tra cứu thông tin nhưng cách thức tìm kiếm thông tin lại vẫn mang tính cảm tính và mất nhiều thời gian Như vậy, khai thác thông tin trên hệ thống Lotus notes hiện nay mới dừng lại ở mức độ thô sơ

- Đặc biệt, hệ thống tra cứu các văn bản được quét chưa có cơ chế phân quyền đối với người truy nhập và thiết lập bảo mật cho tài liệu…trong khi đây

là những tính năng hết sức quan trọng đối với một hệ thống quản lý văn bản điện tử Cơ chế bảo mật thông tin mới dừng lại ở mức vật lý: Những máy tính nào được cấp hàng đầu mạng LAN và có Account truy cập hệ thống thì sẽ được truy cập để xem toàn bộ văn bản được lưu trong hệ thống Về mặt logic, phân quyền người dùng được chia thành hai dạng Account:

- Account tra cứu thông tin: áp dụng cho toàn bộ người dùng đảm bảo hai yếu tố trên

- Account nhập tài liệu: áp dụng cho các cán bộ văn thư có nhiệm vụ quét tài liệu đưa vào hệ thống (hiện nay có 03 đồng chí thực hiện)

- Thiết lập các báo cáo thống kê về văn bản mới dừng lại ở mức độ đơn giản theo một số tiêu chí nhất định: Báo cáo dạng thống kê, báo cáo dạng list thông tin văn bản….với các báo cáo mang tính chất phức tạp, tổ hợp từ nhiều thông tin thì hệ thống không thể đáp ứng được

- Không có cơ chế gắn kết văn bản tài liệu điện tử và tài liệu trong kho lưu trữ Do vậy, trong nhiều trường hợp, người dùng tìm thấy văn bản điện tử trên hệ thống Lotus Notes và vì yêu cầu thì họ vẫn phải liên hệ với bộ phận lưu trữ để mượn bản gốc Cán bộ lưu trữ thực hiện việc tìm kiếm thủ công và độc lập với các văn bản lưu trữ trong hệ thống Lotus Notes Như vậy việc mở rộng thêm các tính năng trong hệ thống để gắn công tác văn thư và lưu trữ hiện nay là không thể Với các yêu cầu cao hơn cần đáp ứng như: xác định được các văn bản nào hiện nay đang có trên hệ thông đã hết thời gian lưu trữ, đến thời gian giải mật/gỡ mật…để báo lại cho bộ phận Lưu trữ có kế hoạch thực hiện nhằm giải phóng kho lưu trữ, tăng hiệu quả sử dụng với diện tích có giới hạn của kho, có chế độ bảo quản riêng với từng loại văn bản/tài liệu

- Về nghiệp vụ, các văn bản tài liệu cần gửi cho các đơn vị (các Tổng cục, các Cục, Vụ trực thuộc Bộ), hàng tuần/tháng bộ phận văn thư phải thực hiện lập các báo cáo gửi xuống các đơn vị thông báo về số lượng các văn bản

đã gửi trong tuần/tháng cùng danh sách các văn bản đã gửi Cán bộ lập báo cáo vẫn phải thực hiện thủ công trên máy tính, không có chế độ thiết lập báo cáo tự động định kỳ Mức cao hơn nữa là các báo cáo khi được lập không có khả năng thống kê, phân loại theo các tiêu chí khác nhau giúp cho các đơn vị phía dưới khai thác và tìm kiếm lại các văn bản trên hệ thống email chủ

động hơn

Tóm lại: trên cơ sở văn bản của Chính phủ về ứng dụng CNTT trong

hoạt động của cơ quan nhà nước và hiện trạng lưu trữ các văn bản hành chính;

hệ thống công nghệ thông tin và các công tác hành chính hàng ngày cũng như các hoạt động nghiệp vụ khác của Văn phòng Bộ Công an, việc xây dựng cấu

trúc, nội dung và quản lý kho văn bản số là nhiệm vụ cấp bách cần thực hiện

Chương 2 KHO HỒ SƠ SỐ, GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ CÔNG AN 2.1 Tổng quan về kỹ thuật số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

2.1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa văn bản, tài liệu

Tài liệu điện tử: “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu

số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” [47, tr26]

Hồ sơ số (gọi cách khác là hồ sơ điện tử) : “là một hồ sơ có khả năng

lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm cả siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn.” [39, tr18]

Số hóa:“Số hóa tài liệu là sự chuyển hóa thông tin tài liệu từ dạng

truyền thống (chữ viết, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh-dạng analog) trên giấy, băng, đĩa,…sang máy tính và được máy tính nhận biết dưới dạng số (digital)

Nói cách khác số hóa tài liệu là sự chuyển hóa dữ liệu từ “bản cứng” (tài liệu dạng giấy, film) thành dạng số và lưu trữ dưới dạng “bản mềm” trong máy tính hoặc thiết bị lưu trữ nào đó” [44, tr 11]

Tài liệu lưu trữ: :“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn

từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ” [42, tr 346]

Số hóa tài liệu lưu trữ:

Trên phương diện nghĩa hẹp: “Số hóa tài liệu là phương thức ghi ký,

xử lý, truyền, sử dụng, quản lý….thông tin dưới dạng một loại ngôn ngữ tìm tin mà trong thông tin học được gọi là đảm bảo ngôn ngữ bằng công cụ kỹ thuật và các phần mềm tương ứng” [53, tr 10]

Trên phương diện nghĩa rộng: “Số hóa là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau từ giai đoạn chuẩn bị số hóa (xây dựng kế

hoạch dự án, mục tiêu, chuẩn bị tài liệu…), giai đoạn tiến hành số hóa (quét tài liệu, hiệu chỉnh, lưu tài liệu…) và giai đoạn quản lý, sử dụng tài liệu số hóa (xây dựng hệ thống quản lý, sử dụng CSDL an toàn, tin cậy, bảo trì, nâng cấp hệ thống…) Chúng gắn kết với mục tiêu được xác định như: tăng cường việc bảo quản bản gốc và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ bằng cách tăng khả năng tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng số thay việc sử dụng bản gốc của tài liệu Vì vậy, số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các công việc của chuỗi số hóa hoặc quy trình số hóa tài liệu lưu trữ từ giai đoạn chuẩn bị cho đến giai đoạn quản lý, sử dụng theo mục tiêu đã định, đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy và độ xác thực của

Kho hồ sơ số: Trong một bài phỏng vấn tiến sỹ Trần Thắng – Giám

dốc công ty 1VS đăng trên tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại, số 7 về

thuật ngữ "kho Lưu trữ điện tử", Ông có giải thích như sau : "Đây là một khái

niệm mới, cũng dễ hiểu, bởi vì để thiết lập "lưu trữ điện tử" thì cần có một số yếu tố: công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai.” [58, tr1]

Đối với lưu trữ liên bang Đức, trong bài báo cáo tham luận tại hội thảo khoa học “tính xác thực của tài liệu lưu trữ” diễn ra vào ngày 10 tháng 9 năm

2014, Michale Ucharim đã chỉ ra cấu trúc của lưu trữ trung gian số hay nói cách khác chính là “kho hồ sơ số” tại đất nước mình Michale Ucharim chỉ ra rằng: Lưu trữ trung gian số gồm nhiều phần khác nhau Trước tiên là tầng người dùng gồm những liên kết đặc biệt, thứ hai là tầng bảo mật với ba mô-đun bảo mật, thứ ba là phần lưu trữ Nói chi tiết hơn, tầng người dùng có thể

là một hệ thống hoặc dịch vụ web cung cấp mọi chức năng cần thiết cho việc

sử dụng lưu trữ trung gian số Các liên kết này rất cần thiết cho việc cấu trúc

dữ liệu và quay số từ hệ thống các cơ quan liên bang đến lưu trữ trung gian số bằng ngôn ngữ mô tả dịch vụ web Các mô- đun bảo mật tạo thành lớp trung gian riêng Chúng đều cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của dữ liệu cũ được lưu trữ Thứ ba là phần lưu trữ, nó có thể bao gồm tất cả hệ thống lưu trữ, cũng có thể là một mạng khu vực lưu trữ, một lưu trữ đi kèm mạng hoặc bất kỳ thứ gì khác

Nói tóm lại: Kho hồ sơ số thực chất là một hệ thống lưu trữ tồn tại ở giữa

đối tượng hình thành nên tài liệu lưu trữ, hệ thống quản lý thông tin lưu trữ số

và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nó thu thập tài liệu lưu trữ từ các

phòng lưu trữ cơ quan rồi lại cung cấp thông tin lưu trữ cho người sử dụng

Để kho hồ sơ số có thể thực hiện thành công tất cả các chức năng phải

có thì cần bám sát một số quy tắc và tiêu chuẩn nhất định Những quy tắc và tiêu chuẩn này đã được Tiến sỹ Trần Thắng – Giám dốc công ty 1VS đề cập đến trong bài đăng trên tạp chí Doanh nghiệp và Thương mại như sau :

Nguyên tắc ghi nhận và theo dõi, tức là tổ chức ghi nhận và theo dõi chính xác các thông tin được lưu Do đó, có thể loại trừ việc mất mát tài liệu, nguyên tắc kiểm soát tức là tài liệu mới cần được nhập hệ thống một cách có

hệ thống và được đăng ký Mức độ quan trọng và thời hạn lưu cần phải được theo dõi cẩn thận

Nguyên tắc thống nhất, là hệ thống lưu trữ cần phải thống nhất và chặt chẽ Điều này để đảm bảo theo dõi các liên kết giữa mỗi tài liệu với mỗi hồ sơ

cụ thể hay hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh

Nguyên tắc dễ tiếp cận, là hệ thống cần phải thuận tiện và thân thiện với người sử dụng, ngay cả đối với người có kỹ năng sử dụng máy tính ở mức

độ vừa phải

Nguyên tắc thuận lợi, giúp người sử dụng có thể dễ dàng định hướng trong hệ thống Công cụ tìm kiếm chi tiết cho phép người sử dụng tìm các tài liệu với các thông tin tối thiểu

Nguyên tắc kịp thời nói đến quá trình xây dựng kho lưu trữ điện tử không được mất nhiều thời gian bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại và tính chuyên nghiệp của các chuyên gia của trung tâm lưu trữ

Nguyên tắc bí mật, tức là thông tin lưu chiểu không được phép chuyển cho những người không được phép tiếp cận với nó Nguyên tắc này áp dụng cho cả lưu trữ điện tử trong nội bộ công ty, cũng như ngoài công ty như tại trung tâm lưu trữ Mức độ truy cập thông tin được xác định riêng cho mỗi người sử dụng hoặc cho nhóm người sử dụng

Nguyên tắc về độ tin cậy, nghĩa là việc chuyển thông tin vào lưu trữ cần phải được bảo vệ chắc chắn để không bị đánh cắp và làm mất Nguyên tắc này cũng có nghĩa là tạo ra các bản sao lưu dự phòng trong trường hợp có sự

cố không lường trước

Việc tuân thủ các nguyên tắc trên cho phép đảm bảo xây dựng một hệ thống lưu trữ điện tử với khả năng truy cập thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và liên tục

2.1.2 Ưu và nhược điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

Số hóa tài liệu lưu trữ nói riêng và tài liệu, tư liệu nói chung, đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin nhằm thực hiện các mục tiêu và sứ mệnh khác nhau của công tác thông tin, thư viện và công tác lưu trữ Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hóa tài liệu đang được tiến hành rất khẩn trương và ồ ạt Số hóa tài liệu ở nước ta càng được thực hiện mạnh mẽ khi công việc này trở thành một trong những nhiệm vụ bắt buộc của các cơ quan thông tin, thư viện và lưu trữ Để hiểu sâu hơn về công nghệ này, chúng

ta sẽ tìm hiểu về ưu điểm và nhược điểm của nó:

2.1.2.1 Ưu điểm của số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ

Một là: Số hóa giúp việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin

một cách dễ dàng, bảo quản an toàn cho tài liệu gốc Ta có thể thấy rõ được

ưu điểm này của công nghệ số hóa thông qua việc so sánh, đối chiếu với bảo hiểm tài liệu lưu trữ Mục đích của bảo hiểm tài liệu lưu trữ là bảo quản tài liệu gốc và tạo lập ra các bản sao bảo hiểm có chất lượng cao đối với tài liệu gốc Các bản sao này được xem là bản dự phòng trong trường hợp tài liệu gốc

bị huỷ hoại, có thể thay thế tài liệu gốc và khi cần có thể được sao lưu thành nhiều bản sao thế hệ tiếp theo để phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài Mục đích của số hóa tài liệu lưu trữ là kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu, quản lý và khai thác tập trung Như vậy bảo hiểm tài liệu chỉ đạt được một trong ba mục tiêu mà công nghệ số hóa có thể thực hiện được đó là kéo dài tuối thọ cho tài liệu bản gốc, khi cần có thể được sao lưu thành nhiều bản sao để phục vụ khai thác sử dụng Ưu điểm này bao gồm tổng hoà các thuận tiện trong công tác quản lý, bảo quản, bảo vệ, khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ với một ngân hàng dữ liệu số Số hóa thay thế việc sử dụng trực tiếp, thường xuyên tài liệu gốc và áp dụng các biện pháp củng cố, nâng cao chất lượng đối với tài liệu gốc để kéo dài tuổi thọ; nâng cao việc quản lý và tổ chức sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ của cơ quan lưu trữ phục vụ việc chia sẻ, tra tìm, truy cập nguồn thông tin của các đối tượng độc giả một cách nhanh chóng, chính xác, thuận tiện vượt qua giới hạn về không gian và thời gian; nâng cao chất lượng hiển thị của nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ bản gốc (có tình trạng vật lý, nội dung kém như: mờ, vết bẩn, thủng…) tốt hơn bằng chương trình phần mềm hiệu chỉnh/đồ họa chuyên dụng như: tăng

độ nét, độ sáng tối, xóa vết bẩn trên bề mặt tài liệu gốc…; ngoài ra kỹ thuật số hóa có thể được sử dụng để hỗ trợ lẫn nhau với các phương pháp khác để tăng cường khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả hơn

Hai là: Số hóa giúp linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các loại dữ

liệu số khác nhau Sự chuyển đổi phổ biến nhất là chuyển đổi định dạng các