BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG

BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG BC 363 CÔNG tác QUẢN TRỊ dự TRỮ HÀNG hóa tại CÔNG TY TNHH TM DV tứ HƯNG

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG THƯƠNG MẠI

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Giảng viên hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Thùy Dương

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Qúi Dậu

Đà Nẵng, tháng 5 năm 2015

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực hiện đề tài của mình, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thị Thùy Dương đã giúp em hoàn thiện đề tài này Bên cạnh đó, em cũng chân thành cảm ơn các Anh/Chị trong công ty TNHH TM

& DV Tứ Hưng đã hỗ trợ, giúp đỡ em một cách nhiệt tình Giúp em có cơ hội tiếp xúc với công việc thực tế cũng như cung cấp những tài liệu cần thiết để em có thể hoàn thành đề tài này

Do còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên đề tài của em chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, vì vậy em rất mong nhận được ý kiến của Qúy Thầy Cô cũng như các Anh/Chị để đề tài em hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Đà Nẵng, tháng 5 năm 2015

Sinh viên

Nguyễn Thị Quí Dậu

DANH MỤC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Chương 2

Bảng 2.1 Thực trạng tiêu thụ sắt thép ở các thị trường của Công ty TNHH TM & DV

Tứ Hưng qua các năm (2012-2014)……… 16

Bảng 2.2 Doanh số tiêu thụ ở các thị trường của mặt hàng sắt thép xây dựng tại công ty Tứ Hưng qua các năm (2012-2014)……… … 18

Bảng 2.3 Đối thủ cạnh tranh của Công ty………19

Bảng 2.4 Các nhà cung ứng của công ty Tứ Hưng qua các năm 2012- 2014…… 20

Bảng 2.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2012-2014……… 21

Bảng 2.6 Hệ thống kho bãi……… 23

Bảng 2.7 Cơ cấu trang thiết bị……… 23

Bảng 2.8 Thương hiệu và thông số kích thước thép dự trữ chủ yếu……… 24

Bảng 2.9 Thép cuộn……… 25

Bảng 2.10 Thép tròn hợp kim……… 26

Bảng 2.11 Thép thanh tròn trơn……… …….26

Bảng 2.12 Số lượng thép dự trữ giai đoạn 2012- 2014………27

Bảng 2.13 Tình hình dự trữ năm 2014……….28

Bảng 2.14 Phiếu nhập kho………39

Bảng 2.15 Phiếu xuất kho………40

Bảng 2.16 Biên bảng giao hàng………41

Bảng 2.18 Biên bảng kiểm kê hàng hóa……… 42

Chương 3: Bảng 3.1.Trang thiết bị bổ sung thay thế……… 35

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Tác động của dự trữ đến lợi nhuận của doanh nghiệp……….3

Hình 1.2 Sơ đồ dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm……… 5

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty………15

Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức phòng kho vận………24

Hình 2.3 Quy trình xuất bán theo đơn đặt hàng……….31

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN vi

DANH MỤC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC BẢNG BIỂU ix

DANH MỤC HÌNH VẼ x

MỤC LỤC xi

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 2

1.1 Khái niệm, chức năng và phân loại dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp 2

1.1.1 Khái niệm dự trữ 2

1.1.2 Chức năng dự trữ 2

1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ 3

1.1.4 Phân loại dự trữ 4

1.1.4.1 Theo vị trí hàng hóa trong chuỗi cung ứng 4

1.1.4.2 Theo nguyên nhân hình thành dự trữ 4

1.1.4.3 Theo mục đích dự trữ 5

1.1.4.4 Theo giới hạn của dự trữ 5

1.1.4.5 Theo kỹ thuật phân tích ABC 5

1.2 Quản trị dự trữ 6

1.2.1 Khái niệm quản trị dự trữ 6

1.2.2 Mục đích của quản trị dự trữ hàng hóa 6

1.2.3 Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hóa 6

1.1.4 Những nguyên tắc của quản trị dự trữ hàng hóa 6

1.1.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ hàng hóa 7

1.1.6 Quy trình quản trị dự trữ hàng hóa 8

1.2.6.1 Lập kế hoạch dự trữ 8

1.2.6.2 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa 9

1.2.6.3 Tổ chức tiếp nhận hàng hóa 10

1.1.4.1 Tổ chức bảo quản hàng hóa 12

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV TỨ HƯNG 14

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng 14

2.1.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng 14

2.1.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng 14

2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển 14

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 15

2.1.2.1 Chức năng 15

2.1.2.2 Nhiệm vụ 15

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 15

2.1.3 Đặc điểm về môi trường kinh doanh 15

2.1.3.1 Lĩnh vực kinh doanh 15

2.1.3.2 Đặc điểm sản phẩm 16

2.1.3.3 Đặc điểm thị trường 16

2.1.3.4 Đặc điểm khách hàng 19

2.1.3.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh 19

2.1.3.6 Đặc điểm nhà cung cấp 20

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2012- 2014 21

2.2 Thực trạng công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng 22

2.2.1 Hệ thống kho bãi, trang thiết bị 22

2.2.2 Nhân sự trong kho 23

2.2.3 Quy trình dự trữ hàng hóa 24

2.2.3.1 Lập kế hoạch dự trữ 24

2.2.3.2 Quy trình nhập kho 27

2.2.3.3 Quy trình bảo quản hàng hóa 29

2.2.3.4 Quy trình xuất kho 30

2.2.3.5 Kiểm kê hàng tồn kho 31

2.3 Đánh giá và nhận xét về thực trạng quản trị dự trữ tại Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng 32

2.3.1 Những ưu điểm 32

2.2.2 Nhược điểm 32

Chương 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV TỨ HƯNG 34

3.1 Những căn cứ để xây dựng giải pháp 34

3.1.1 Tình hình cung, cầu thị trường sắt thép trong nước và thế giới 34

3.1.1.1 Thị trường sắt thép thế giới 34

3.1.1.2 Thị trường sắt thép trong nước 34

3.1.2 Phương hướng và mục tiêu 35

3.1.2.1 Phương hướng 35

3.1.2.2 Mục tiêu 35

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại Công ty TNHH TM & DV Tứ Hƣng 35

3.2.1 Bổ sung thay thế trang thiết bị trong kho 35

3.2.2 Hướng dẫn và đào tạo nhân viên 36

3.2.3 Lập dự trữ bảo hiểm 36

3.2.4 Đẩy mạnh công tác tiêu thụ hàng hóa 36

3.2.5 Ứng dụng các phần mềm VsoftBMS.IM và VsoftHQ.IM vào công tác quản trị hàng dự trữ 37

3.2.6 Tiến hành điều tra, dự báo, nắm bắt nhu cầu 38

3.2.7 Chú trọng công tác phân bố, chất xếp hàng hóa và bảo quản hàng hóa 38 3.2.8 Bổ sung máy móc, trang thiết bị đảm bảo an ninh và an toàn lao động 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển chung của cả nước, trong những năm gần đây nền kinh tế của đất nước có sự phát triển nhanh chóng Trong sự phát triển chung đó thì nhu cầu xây dựng các cơ sở hạ tầng, các công trình công nghiệp và nhà cửa cũng phát triển với tốc độ nhanh chóng Đây là một cơ hội thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vật liệu xây dựng nói chung và sắt thép nói riêng

Thép là loại vật liệu đặc thù không thể thiếu được của ngành công nghiệp xây dựng và quốc phòng Và ngành thép cũng là ngành công nghiệp được xác định ưu tiên phát triển trong thời gian tới

Sử dụng tối đa nguồn nguyên liệu sẵn có trong nước và kết hợp nhập khẩu một phần sản phẩm của nước ngoài đang là hướng đi đúng đắn của ngành thép Trong thời gian tới, mục tiêu chiến lược của ngành thép là dần thay thế sản phẩm nhập khẩu bằng

tự sản xuất nhằm thỏa mãn nhu cầu trong nước tiến tới xuất khẩu thép Phấn đấu đến năm 2020 có một ngành thép phát triển bền vững với tốc độ tăng trưởng cao, đầy đủ về

số lượng cũng như chủng loại, đảm bảo về chất lượng đáp ứng nhu cầu phát triển kinh

bị gián đoạn Đây là vấn đề cần quan tâm ở hầu hết các doanh nghiệp

Như vậy chúng ta thấy rằng quản trị dự trữ là một yếu tố rất quan trọng của phần lớn các doanh nghiệp Chính vì thế mà việc nghiên cứu và áp dụng các phương pháp cũng như mô hình quản trị dự trữ trong doanh nghiệp là hết sức cần thiết Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH TM&DV Tứ Hưng, em nhận thấy hoạt động quản trị dự trữ của công ty còn nhiều bất cập và chưa được quan tâm đúng mức

Đó là lý do em thực hiện đề tài “CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH TM & DV TỨ HƯNG”

Kết cấu đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty TNHH TM & DV

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, chức năng và phân loại dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm dự trữ

Dự trữ là việc lưu giữ những hàng hóa hay nguyên liệu trong kho của chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhu cầu sản phẩm của khách hàng

Theo GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, “Dự trữ là các hình thái kinh tế của sự vận động các sản phẩm hữu hình trong hệ thống cung ứng nhằm thỏa mãn nhu cầu của sản xuất và tiêu dùng với chi phí thấp nhất.”

Như vậy hàng hóa bao gồm nguyên liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, sản phẩm… Tất cả sản phẩm hữu hình này được tích lũy lại chờ đợi để sử dụng sau nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Hay nói cách khác dự trữ của doanh nghiệp bao gồm: Tất cả các sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp có để bán, tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất

ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có các dạng hàng

dự trữ khác nhau và hoạt động hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau

1.1.2 Chức năng dự trữ

Dự trữ có ba chức năng cơ bản sau đây:

- Chức năng cân đối cung cầu: Nhằm đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian Trong sản xuất và kinh doanh, phải tập trung khối lượng dự trữ thời vụ, dự trữ chở đến trước do điều kiện giao thông vận tải và khí hậu, dự trữ dề phòng những biến động của nền kinh tế Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay, dự trữ như là phương tiện tăng cường uy tín đối với khách hàng Tuy nhiên doanh nghiệp cần tính toán lượng dự trữ phù hợp, bởi dự trữ quá ít sẽ không đáp ứng được nhu cầu, dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả kinh doanh

- Chức năng điều hòa những biến động: Trong quá trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp phải những biến động không mong muốn Dự trữ để đề phòng những biến động ngắn hạn do sự biến động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng Do đó, trong hoạt động của mình, doanh nghiệp nhất thiết phải có dự trữ bảo hiểm

- Chức năng giảm chi phí: Dự trữ nhằm giảm những chi phí trong quá trình sản xuất và phân phối Chẳng hạn nhờ dự trữ tập trung, có thể vận chuyển những lô hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển

Hình 1.1 Tác động của dự trữ đến lợi nhuận của doanh nghiệp

1.1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến dự trữ

Quyết định dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như:

- Các nhân tố sản xuất bao gồm:

+ Quy mô sản xuất của doanh nghiệp lớn hay nhỏ ảnh hưởng tương ứng đến lượng dự trữ

+ Dự trữ của doanh nghiệp phụ thuộc vào danh mục hàng hóa dự trữ Hàng hóa bán chạy, tạo ra giá trị cao được dự trữ thường xuyên hơn với lượng nhiều hơn các loại hàng hóa còn lại

+ Tính chất thời vụ và chu kỳ sản xuất

+ Trình độ công nghệ sản xuất: Quy trình công nghệ dài kéo theo việc dự trữ sản phẩm lớn

- Các nhân tố tiêu dùng: Gồm quy mô và sự thay đổi tiêu dùng trong một đơn vị thời gian ảnh hưởng đến quy mô dự trữ, danh mục hàng hóa tiêu dùng, tính chất thời

vụ và chu kỳ của sự tiêu dùng

- Phân bố lực lượng sản xuất và giao thông vận tải: Lực lượng sản xuất phân bố hợp lý, đường sá, cầu cống thuận tiện, phương tiện vận tải đồng bộ, có vận tốc và độ

an toàn cao giúp làm giảm dự trữ

- Điều kiện tự nhiên như nhiệt độ, độ ẩm, các mùa trong năm, thời tiết… ảnh hưởng đến thời gian và điều kiện dự trữ Việt Nam có khí hậu nhiệt đới gió mùa, nóng

Dự trữ

Thiếu hàng

bán

Chi phí dự trữ tăng

Giảm lợi nhuận

Ngừng sản xuất

Mất khách

hàng

Tồn đọng vốn

Thiếu nguyên liệu

nguyên liệu

ẩm mưa nhiều tác động trực tiếp đến chất lượng các nguyên vật liệu, hàng hóa dự trữ tại kho, bến bãi Khí hậu nóng ẩm cũng tạo điều kiện cho côn trùng, vi sinh vật hoạt động làm cho sản phẩm bị phân hủy, nấm mốc, thối rửa…

- Văn hóa xã hội: Bao gồm sự tăng trưởng dân số, nghề nghiệp, tâm lý, tôn giáo, phong tục tập quán

- Vốn kinh doanh và nguồn nhân lực của doanh nghiệp

- Đặc điểm của hàng hóa, giá trị của văn hóa và nhu cầu: Đặc điểm, tính chất cơ,

lý, hóa của hàng hóa ảnh hưởng lớn đến dự trữ Với giá trị của hàng hóa cao thấp khác nhau, việc đảm bảo bán được hàng dự trữ sẽ ảnh hưởng khác nhau đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp Bên cạnh đó cần chú trọng dự trữ những hàng hóa cho những thị trường có nhu cầu lớn và khôi phục lại dự trữ ấy mất nhiều chi phí về thời gian và tiền bạc

1.1.4 Phân loại dự trữ

1.1.4.1 Theo vị trí hàng hóa trong chuỗi cung ứng

Như ta đã biết, chuỗi cung ứng bao gồm tất cả các doanh nghiệp tham gia, một cách trực tiếp hay gián tiếp, trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng, thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung ứng ban đầu đến khách hàng cuối cùng Như vậy, chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm nhà sản xuất và nhà cung ứng, mà còn công ty vận tải, nhà kho, nhà bán lẻ và khách hàng của nó Dựa vào vị trí của hàng hóa trong chuỗi cung ứng, ta có các loại hình dự trữ sau:

- Dự trữ nguyên vật liệu: Là lượng dự trữ các yếu tố đầu vào đảm bảo cho quá trình sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp

- Dự trữ bán thành phẩm: Là lượng dự trữ các sản phẩm còn dở dang chưa hoàn thiện nhằm cung cấp cho quá trình sản xuất để hoàn thiện thành sản phẩm cuối cùng

- Dự trữ sản phẩm trong lưu thông: Là lượng dự trữ hàng hóa nhằm đảm bảo cho quá trình trao đổi lưu thông hàng hóa trên thị trường

1.1.4.2 Theo nguyên nhân hình thành dự trữ

Theo nguyên nhân hình thành thì dự trữ chia làm ba loại:

- Dự trữ định kỳ: Là lượng dự trữ đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng giữa hai kỳ nhập hàng kế tiếp nhau Dự trữ thường xuyên đạt tối đa khi doanh nghiệp nhập hàng và đạt tối thiểu trước kỳ nhập hàng trước sau đó

- Dự trữ trên đường vận chuyển: Được hình thành từ khi doanh nghiệp mua hàng, xếp hàng lên phương tiện vận chuyển đến khi dở hàng tại kho của doanh nghiệp Dự trữ trên đường bao gồm lượng hàng đang được vận chuyển trên các phương tiện vận tải, hàng đang được bốc, xếp,dỡ, lưu kho tại đơn vị vận tải

- Dự trữ an toàn hay dự trữ bảo hiểm: Là lượng dự trữ để phòng ngừa trường hợp hàng nhập về không đủ số lượng, không đúng chất lượng hoặc sai lệch thời gian giao hàng do sản xuất gián đoạn, vận chuyển gặp khó khăn… Doanh nghiệp cần tính toán lượng dự trữ bảo hiểm phù hợp vì nếu ít quá sẽ không giúp khắc phục tình huống phát sinh, còn nếu thừa sẽ làm tăng chi phí dự trữ

- Dự trữ tích trữ đầu cơ: Là loại hoạt động nhà đầu cơ bỏ tiền ra mua hàng về dự trữ đơi khi giá cả tăng bán ra thu lãi Ví dụ : khi dự đoán giá gạo sẽ tăng lên trong thời

gian ba tháng tới thì nhà đầu cơ sẽ bỏ tiền ra để tích trữ thật nhiều gạo sau đó, khi giá tăng sẽ bán kiếm lời Như vậy, việc đầu cơ đơn thuần như những hành động kinh tế khác Điều này có được khi nhà đầu cơ có đủ năng lực về tiền bạc cũng như khả năng

xuất quanh năm

1.1.4.4 Theo giới hạn của dự trữ

Theo giới hạn của dự trữ, dự trữ bao gồm:

- Dự trữ tối đa: Là mức dự trữ cao nhất để doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hiệu quả

- Dự trữ tối thiểu: Là mức dự trữ thấp nhất doanh nghiệp có thể duy trì mà vẫn đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh được tiến hành liên tục

- Dự trữ bình quân: Là mức dự trữ hàng hóa bình quân trong một năm của doanh nghiệp

Hình 1.2 Sơ đồ dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm

1.1.4.5 Theo kỹ thuật phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC được phát triển dựa trên một nguyên lý do nhà kinh tế người Italia là Pareto tìm ra vào năm 1906 Theo phương pháp này, những hàng hóa

dự trữ khác nhau có vai trò không giống nhau Để quản trị dự trữ hiệu quả, doanh nghiệp phải phân loại thành 3 nhóm A, B, C theo mức độ quan trọng của chúng trong

dự trữ, bảo quản

Để phân loại hàng hóa theo ABC, ta thực hiện các bước sau:

(1) Xác định doanh thu của sản phẩm bằng cách lấy giá đơn vị của sản phẩm nhân với nhu cầu hàng năm của mặt hàng đó

(2) Lập bảng sắp xếp sản phẩm theo thứ tự doanh thu từ cao đến thấp Sau đó, tính tỷ trọng doanh thu của từng mặt hàng và điền vào bảng

(3) Bắt đầu từ trên xuống, tính tỷ trọng doanh thu cộng dồn (TTDTCD) và tỷ trọng mặt hàng cộng dồn (TTMHCD)

TTDTCDi = TTDTCDi-1 + TTDTi

TTMHCDi = STTi/n

Với n: Số mặt hàng có trong bảng

(4) Tiến hành phân nhóm hàng hóa căn cứ vào kết quả tính toán và quy tắc phân loại: Loại A gồm 10-20% mặt hàng đầu tiên chiếm tỷ lệ khoảng 60-80% tổng giá trị hàng năm Loại B: Là các mặt hàng có mức tăng 0% mặt hàng tương ứng mức tăng % giá trị hằng năm Loại C: Là các mặt hàng còn lại

1.2 Quản trị dự trữ

1.2.1 Khái niệm quản trị dự trữ

Quản trị dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan tới công tác dự trữ để đảm bảo dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí Một cách cụ thể hóa, quản trị dự trữ là tổ chức thực hiện những công việc sau: Nhận hàng, dự trữ hàng, kiểm tra hàng, ghi sổ, sắp xếp, đặt mua hàng

1.2.2 Mục đích của quản trị dự trữ hàng hóa

Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp thông qua việc xây dựng và thực hiện kế hoạch dự trữ một cách hợp lý Đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất và đảm bảo an toàn cho mọi hoạt động bán ra của doanh nghiệp, đồng thời đẩy nhanh vòng quay của vốn hàng hóa của doanh nghiệp

Tối thiểu hóa chi phí dự trữ bằng cách giữ gìn hàng hóa, mặt giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa Tránh làm thất thoát hư hao hàng hóa

1.2.3 Tầm quan trọng của quản trị dự trữ hàng hóa

Quản trị dự trữ hàng hóa đảm bảo cho hàng hóa trong kho đủ về số lượng, đáp ứng được nhu cầu của sản xuất, cơ cấu bán ra của doanh nghiệp, không làm cho quá trình sản xuất, quá trình bán ra bị gián đoạn tránh ứ đọng hàng hóa

Quản trị dự trữ hàng hóa đảm bảo cho lượng vốn hàng hóa tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức tối ưu

Quản trị dự trữ hàng hóa góp phần tránh gây tổn thất tài sản của doanh nghiệp Quản trị dự trữ hàng hóa tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp

1.1.4 Những nguyên tắc của quản trị dự trữ hàng hóa

Quản trị dự trữ hàng hóa là quá trình tổ chức quản lý nắm vững lực lượng hàng hóa dự trữ trong kho Dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt hàng hóa dự trữ, cũng như xử lý các hiện tượng ảnh hưởng xấu đến số lượng và chất lượng hàng hóa nhập, xuất, dự trữ, bảo quản ở trong kho nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sản xuất, lưu thông hàng hóa của doanh nghiệp

Như vậy, quản trị dự trữ hàng hóa trong doanh nghiệp phải thực hiện đúng một

Qua khái niệm trên cho thấy hàng hóa không đủ mức cần thiết sẽ làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nguy cơ bị gián đoạn và ngược lại nếu

dự trữ vượt mức cần thiết sẽ dẫn dến ứ đọng hàng hóa, ứ đọng vốn gây lãng phí cho doanh nghiệp, bởi vậy để có đủ hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng dự trữ quá ít hoặc quá nhiều cần phải tiến hành định mức dự trữ hàng hóa Khi tiến hành định mức dự trữ hàng hóa, cần phải tuân theo các quy tắc sau: Qui tắc 1: Phải xác định đại lượng dự trữ tối thiểu, tối đa và bình quân nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh của doanh nghiệp được duy trì bình thường trong mọi tình huống

Qui tắc 2: Phải xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch liên quan đến khả năng cung ứng và khả năng thực tế tiêu dùng của kỳ báo cáo cũng như quan tâm tới hệ thống giao thông mạng lưới thương mại, tình hình thị trường và khả năng cạnh tranh

Qui tắc 3: Phải tiến hành định mức dự trữ từ cụ thể đến tổng hợp để tính toán một cách đầy đủ các điều kiện cung ứng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nguyên tắc 2: thực hiện đúng các nguyên tắc, nhiệm vụ, nội dung của các nghiệp

vụ nhập, xuất hàng hóa ở kho và nhiệm vụ, nội dung của nghiệp vụ bảo quản hàng hóa

ở kho

Nguyên tắc 3: Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế đọ sổ sách của kho, đặc biệt là thẻ kho Hạch toán cập nhật kịp thời nghiệp vụ nhập, xuất hàng hóa vào thẻ kho

Nguyên tắc 4: Phân bố hàng hóa trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết của kho

Tổ chức chất xếp hàng hóa khoa học Thường xuyên kiểm tra, chăm sóc hàng hóa trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng hóa dự trữ để khắc phục kịp thời

Nguyên tắc 5: Cần xây dựng và có chế độ đãi ngộ thích đáng đối với trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ, cũng như tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân lực tham gia và công tác quản trị dự trữ hàng hóa, mà ở đây phải đặc biệt quan tâm đến bộ phận trực tiếp như bộ phận kho, nhất là thủ kho

1.1.5 Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị dự trữ hàng hóa

Các yếu tố thuộc về doanh nghiệp:

Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp: Đây là căn cứ quan trọng để

xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp

Chính sách mua hàng của doanh nghiệp: Yếu tố này có quan hệ chặt chẽ với nhu

cầu dự trữ của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp áp dụng chính sách mua hàng đúng thời điểm, lượng hàng dự trữ sẽ ở mức thấp nhất và ngược lại

Vốn kinh doanh và nguồn lực của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có vốn kinh

doanh lớn, có điều kiện , trong cùng một thời điểm nhập được nhiều mặt hàng khác nhau với khối lượng lớn, có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có kinh nghiệm trên thương trường, sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được nguồn hàng phong phú và mở rộng được thị trường

Điều kiện cơ sở hạ tầng, kho bãi: Đây là yếu tố đóng vai trò then chốt trong xác

định nhu cầu dự trữ, điều kiện cơ sở hạ tầng là khả năng đáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp

Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp

Các yếu tố thuộc về thị trường:

Các nhân tố tiêu dùng: Bao gồm quy mô, khối lượng và cơ cấu tiêu dùng mặt

hàng, sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng, tính chất thời vụ, các khu vực và khách hàng tiêu dùng chủ yếu có quan hệ với doanh nghiệp

Quan hệ với nhà cung cấp: Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định

mức dự trữ Doanh nghiệp có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức

dự trữ, được hưởng một số chế độ ưu đãi khi mua hàng

Một số yếu tố khác:

Điều kiện tự nhiên: Các yếu tố thuộc về khí hậu, thời tiết, các mùa, nhiệt độ, độ

ẩm…Không chỉ liên quan đến điều kiện kinh doanh mà còn liên quan đến dự trữ, bảo quản, bảo vệ hàng hóa dự trữ

Đặc điểm của hàng hóa: Là tính chất cơ lý, hóa học của hàng hóa, quyết định

điều kiện dự trữ, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa của doanh nghiệp

Tiến bộ khoa học- công nghệ mới có ảnh hưởng đến việc dự trữ, bảo quản hàng

hóa

Những biến động về công nghệ, luật pháp và thuế quan…

1.1.6 Quy trình quản trị dự trữ hàng hóa

1.2.6.1 Lập kế hoạch dự trữ

a) Danh mục hàng dự trữ

Danh mục hàng dự trữ là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên liệu hoặc sản phẩm đang được doanh nghiệp dự trữ trong kho Xác định nguyên vật liệu dự trữ là việc xác định những nguyên vật liệu nào cần thiết để tiến hành dự trữ Tùy vào ngành nghề kinh doanh của công ty, mà xác định nguyên vật liệu

dự trữ cho phù hợp Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào kết quả hoạt động kinh doanh,

mà xác định nguyên vật liệu nào bán ra với số lượng nhiều, nguyên vật liệu nào còn ứ đọng mà xác định nguyên vật liệu dự trữ cho phù hợp

b) Số lượng hàng dự trữ

Xác định số lượng nguyên vật liệu là bước đầu tiên của việc lập kế hoạch mua, nên nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Việc đảm bảo nguyên vật liệu cung ứng có được kịp thời,đầy đủ, đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại… hay không, một phần lớn do việc tính toán nhu cầu nguyên vật liệu quyết định Căn cứ vào kết quả bán hàng những năm trước cùng với sự nghiên cứu nhu cầu thị trường mà đưa ra quyết

định số lượng nguyên vật liệu dự trữ cho phù hợp Việc xác định số lượng nguyên vật liệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

- Lượng nguyên vật liệu tùy theo khả năng kho chứa Tuy nhiên, mua theo khả năng kho chứa có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc dự trữ không đủ

- Tùy theo khả năng về vốn, tình trạng cũng có thể xảy ra như trên tức là quá nhiều hoặc quá ít hoặc không đủ kho chứa nguyên vật liệu

- Tùy theo mức tiêu dùng nguyên vật liệu từ lần đặt hàng này đến lần đặt hàng sau Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng

- Tùy theo mức độ khó khăn của nguyên vật liệu, mức chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản và giá trị của nguyên vật liệu Tùy theo trọng tải của phương tiện vận tải và chi phí vận chuyển

Ngoài ra việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu giúp cho doanh nghiệp tránh lãng phí không cần thiết về chi phí dự trữ và các loại chi phí khác Số lượng dự trữ được xác định bằng các mô hình như EOQ hay cạn dự trữ được thực hiện dựa trên các nguyên tắc nhất định và phải phù hợp với doanh nghiệp Cần xem xét các loại nhu cầu sau để xác định lượng dự trữ:

nguyên vật liệu thông thường

- Nhu cầu về nguyên vật liệu dự kiến tăng lên

- Nhu cầu về loại nguyên vật liệu mới để đáp ứng sản xuất sản phẩm mới hay để bán theo yêu cầu có triển vọng của khách hàng

- Nhu cầu nguyên vật liệu để sửa chữa, bảo quản máy móc, thiết bị hoặc kho xưởng

Doanh nghiệp thực hiện việc kiểm soát số lượng hàng dự trữ sao cho vừa đủ tại mỗi thời điểm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Nếu doanh nghiệp có số lượng hàng dự trữ quá ít thì sẽ gặp không ít khó khăn Còn nếu lượng hàng dự trữ quá nhiều thì doanh nghiệp sẽ tốn chi phí để lưu hàng và chậm thu hồi vốn

1.2.6.2 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa

a) Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ

Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức hệ thống kho bãi bao gồm tổ chức hệ thống nhà kho, sân bãi, các trang thiết bị để chứa đựng và bảo quản sản phẩm

Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính như xác định nhu cầu kho bãi, quy hoạch mạng lưới cho kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị kho bãi

Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại hình sau:

- Kho bãi phục vụ thu mua tiếp nhận hàng hóa: Loại kho bãi này thường đặt ở nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa

- Kho bãi trung chuyển: Loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiện vận chuyển này sang phương tiện vận tải khác

- Kho bãi dự trữ: Loại kho bãi này thường dùng để dự trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra hàng ngày của doanh nghiệp

Kho bãi của doanh nghiệp có thể chia theo các tiêu chí khác nhau như theo độ bền, theo sở hữu, theo tính chất chuyên dụng và theo quy mô…

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp cần căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của mình Diện tích cần có thường bao gồm:

- Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo quản hàng hóa và xử lý hàng hóa

- Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho và diện tích dừng đổ xe… b) Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiết lập hệ thống kho bãi Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa điểm đặt kho bãi, quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư tài sản và trang thiết bị dự trữ

- Quyết định địa điểm đặt kho bãi cần đáp ứng yêu cầu sau:

+ Đáp ứng nhu cầu về kho bãi của doanh nghiệp, doanh nghiệp có đủ diện tích kho bãi theo đúng yêu cầu của mình

+ Chi phí về kho bãi thấp nhất: Chi phí kho bãi bao gồm: Chi phí thuê kho, chi phí vận chuyển, chi phí đi lại của nhân viên

+ Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán

ra

+ Đảm bảo an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường

- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi: Thực tế doanh nghiệp không nhất thiết đầu tư kho bãi vì có những doanh nghiệp chuyên cung cấp những dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi

- Lên danh mục và triển khai đầu tư trang thiết bị kho bãi Hệ thống trang thiết bị, tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm sau:

+ Các bục, kệ, giá dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ, và trang thiết bị bảo quản

+ Hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều hòa hút ẩm

+ Trang thiết bị vệ sinh kho bãi

+ Tiếp nhận sơ bộ: Tiếp nhận theo đơn vị bao bì hàng hóa bằng phương pháp đếm số lượng các đơn vị hàng hóa chứa lượng hàng hóa tiêu chuẩn để xác định tổng lượng hàng hóa Tiếp nhận sơ bộ chỉ trong trường hợp hàng hóa đựng trong bao bì tiêu chuẩn nguyên vẹn, không bị dập vỡ, không có dấu hiệu mất an toàn

+ Tiếp nhận chi tiết: Áp dụng trong trường hợp hàng hóa đã qua tiếp nhận sơ bộ, hoặc hàng hóa không có bao bì, bao bì không an toàn Tiếp nhận chi tiết có thể tiến hành trên mẫu đại diện Sau khi tiếp nhận chi tiết, trách nhiệm vật chất về mặt lượng của hàng hóa được chuyển giao cho bên nhận hàng

Trong quá trình tiếp nhận, nếu phát hiện hàng hóa thừa hoặc thiếu, phải lập biên bản để quy trách nhiệm vật chất

b) Tiếp nhận chất lượng

Tiếp nhận chất lượng bao gồm các mặt công tác nhằm kiểm tra tình trạng chất lượng hàng hóa thực nhập và xác định trách nhiệm giữa các bên giao nhận về tình trạng không đảm bảo chất lượng của hàng hóa nhập kho

- Tiếp nhận chất lượng hàng hóa phải tiến hành theo các bước sau:

+ Thứ nhất, phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng: Việc kiểm tra chất lượng có thể không tiến hành đối với toàn bộ lô hàng, do đó phải lấy mẫu để kiểm tra Tuy nhiên, vẫn có nhiều trường hợp cần phải kiểm tra toàn bộ lô hàng khi tiếp nhận Chẳng hạn:

Số lượng hàng hóa tiếp nhận ít, hàng hóa tiếp nhận có giá trị cao, hàng hóa quan trọng…

+ Thứ hai, phải xác định phương pháp kiểm tra và đánh giá chất lượng: Có 2 phương pháp kiểm tra chủ yếu là phương pháp cảm quan và phương pháo phân tích thí nghiệm

để kiểm tra chất lượng Các chỉ tiêu cảm quan thường là: màu sắc, mùi vị, âm thanh,

độ cứng…

tích trong phòng thí nghiệm để xác định các chỉ tiêu chất lượng về lý, hóa, sinh…Yêu cầu quan trọng của phương pháp này là phải có những thiết bị có độ chính xác cao Trong quá trình kiểm tra và đánh giá, nếu phát hiện chất lượng hàng hóa không đảm bảo tiêu chuẩn và các cam kết, bao bì và hàng hóa không đúng quy cách, phải lập biên bản về tình trạng chất lượng với sự có mặt của bên giao hàng hoặc cơ quan giám định chất lượng hàng hóa

c) Lập chứng từ nhận hàng

Sau khi kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, nếu lô hàng đảm bảo thì tất cả hàng hóa nhập kho phải ghi vào “ sổ hàng nhập”, đồng thời phải ghi chép số liệu hàng nhập vào thẻ kho để nắm được tình hình nhập xuất và tồn kho

Mỗi lần nhập hàng vào kho phải kiểm tra kĩ chứng từ Nếu chứng từ giao hàng hợp lệ và phù hợp, người nhận hàng ký tên vào chứng từ giao hàng và hóa đơn, rồi hoàn lại cho người giao hàng Trường hợp hàng hóa không đảm bảo số lượng và chất lượng hoặc không có chứng từ đi kèm thì phải tiến hành lập biên bản và tùy theo tình hình cụ thể để xử lý

1.1.4.1 Tổ chức bảo quản hàng hóa

a) Phân bố và chất xếp hàng hóa

Phân bố và sắp xếp hàng hóa hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hóa, tiếp nhận và phát hàng, đồng thời tận dụng tốt nhất diện tích và dung tích kho hàng hóa

- Nguyên tắc của chất xếp và phân bố hàng hóa:

+ Không gây ảnh hưởng xấu giữ hàng hóa này với hàng hóa khác Để thực hiện nguyên tắc này, khi phân bố phải căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa đưa vào bảo quản

+ Phân chia theo khu vực, địa điểm cụ thể cho từng kiện hàng, từng nhóm hàng Mỗi khu vực bảo quản cần có sơ đồ đánh số hoặc ghi ký hiệu để dễ phân biệt và

dễ tìm

+ Dễ tìm, dễ lấy, dễ kiểm kê hàng hóa, xếp đúng ký hiệu hướng dẫn ngoài bao

bì

- Phương pháp chất xếp hàng hóa:

+ Phương pháp đổ đống: Thường áp dụng đối với những hàng hóa ở dạng rời

và không có bao bì.Phương pháp này thực hiện nhanh gọn, dễ dàng, ít tốn kém chi phí chất xếp hàng hóa Tuy nhiên hàng hóa khi đổ đống cần diện tích nơi chất xếp hàng hóa phải rộng và làm hàng hóa dễ hư hỏng

+ Phương pháp xếp trên giàn, giá, bục, tủ: Thường áp dụng để chất xếp hàng hóa đã mở bao, hàng lẻ, hàng xuất còn thừa, hoặc hàng cần bảo quản trên giá tủ chuyên dùng Chất xếp hàng hóa theo phương phaps này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu, tiết kiệm được diện tích Tuy nhiên phải đầu tư một khoản chi phí cho các thiết bị phục vụ cho phương pháp chất xếp này

+ Phương pháp chất xếp thành chồng: Thường sử dụng đối với những hàng hóa bảo quản nguyên bao, nguyên kiện Phương pháp chất xếp thành chồng có kiểu xếp thành khối tháp và kiểu hình khối lập phương Phương pháp này giúp dễ dàng tìm kiếm hàng hóa khi có nhu cầu, tiết kiệm được diện tích và bảo quản tốt hàng hóa Nhưng nhược điểm của nó là tốn kém chi phí chất xếp

b) Chăm sóc và giữ gìn hàng hóa

Hàng hóa trong thời gian bảo quản tại kho, dưới ảnh hưởng của các yếu tố bên ngoài có thể bị suy giảm số lượng và chất lượng Để tạo điều kiện thích hợp bảo quản hàng hóa, phát hiện hàng hóa bị giảm sút chất lượng, đề phòng hàng hóa mất mát, phải

sử dụng một hệ thống các mặt công tác như: Quản lý nhiệt độ và độ ẩm, phòng chống con trùng và vật gặm nhấm, phòng cháy, chữa cháy và phòng gian bảo mật, kiểm tra

 Biện pháp hạn chế nhiệt độ cao: Để hạn chế nhiệt độ cao có 3 phương pháp thực hiện: Dùng bạt phủ kín, thông hơi, thông gió và hạn chế bớt nhiệt độ của môi trường chuyển vào

thông gió để hạ bớt độ ẩm và dùng chất hóa học để hút ẩm

- Phòng chống côn trùng và vật gặm nhấm

Một nguyên nhân gây ra sự hư hỏng biến chất ở một số hàng hóa là do côn trùng

và vật gặm nhấm phá hoại Như vậy phương châm” phòng là chính, kết hợp với phòng

và trị” Muốn chống côn trùng và vật gặm nhấm phá hoại như: mọt, mối, kiến, sâu bọ, chim, chuột…có hiệu quả, cần nghiên cứu quy luật hoạt động, đối tượng phá hoại, quy luật sinh sản và cách phòng trừ từng loại hiệu quả nhất Mặt khác phải thường xuyên kiểm tra để sớm ngăn ngừa sự phá hoại

+ Các biện pháp phòng: Vệ sinh kho sạch sẽ, ngăn nắp, khi nhập hàng hóa thì phải kiểm tra kho kỹ, phải có phương tiện, dụng cụ hóa chất để phòng côn trùng gặm nhấm từ ngoài xâm nhập vào trong kho

+ Các biện pháp chống: Sử dụng nhiệt độ cao hoặc thấp để diệt côn trùng, sử dụng hóa chất để tiêu diệt chúng, cách ly hàng hóa đã bị côn trùng gặm nhấm và đảo chuyển kho dự trữ loại hàng hóa khác để làm mất đối tượng phá hoại

- Biện pháp hòng cháy, chữa cháy

Cháy là hiện tượng thường dễ xảy ra do sơ xuất trong sản xuất và sinh hoạt gây tổn thất nghiêm trọng tài sản của doanh nghiệp Do đó phòng chống cháy là công tác cần phải được quan tâm đặc biệt Những biện pháp phòng cháy chủ yếu:

+ Đối với kho: Khi thiết kế và chọn địa điểm xây dựng, chọn vật liệu xây dựng kho phải đảm bảo yêu cầu phòng cháy và thuận tiện khi chữa cháy

+ Trong bảo quản: Phân bố, chất xếp hàng hóa phải thuận tiện cho công tác kiểm tra, vệ sinh và chữa cháy Làm tốt công tác chống nóng để ngăn nguồn phát nhiệt + Về tổ chức: Xây dựng nội quy phòng cháy, chữa cháy, sẵn sàng các phương tiện, dụng cụ chữa cháy và bóa động, thường xuyên kiểm tra kho hàng, tổ chức luyện tập chữa cháy theo phương án của đơn vị

- Biện pháp phòng gian bảo mật

+ Xây dựng nội quy phòng gian bảo mật và kiểm tra đôn đốc nhân viên kho thực hiện tốt chế độ và nội quy đó

+ Tổ chức lực lượng bảo vệ kho, hàng hóa

+ Không bố trí khu vực sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên trong khu vực kho + Giáo dục và nêu cao tinh thần cảnh giác phòng chống trộm cắp cho cán bộ và nhân viên kho hàng

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI

CÔNG TY TNHH TM & DV TỨ HƯNG 2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng

2.1.1 Vài nét sơ lược về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng

2.1.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng

- Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tứ Hưng

Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng ra đời dựa trên nhu cầu có thực của xã hội

về mặt hàng sắt thép xây dựng, kèm theo đó là sự phát triển mạnh mẽ của các ngành công nghiệp nặng và nhẹ, đặc biệt là ngành sắt thép thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng

Công ty TNHH TM & DV Tứ Hưng được thành lập vào ngày 01/03/1999 theo quyết định số 297/QĐ-SDNTP ngày 10/04/1999, giấy phép kinh doanh số 071271, do

Sở kế hoạch đầu tư TP Đà Nẵng cấp ngày 12/03/1999.Đây là công ty tư nhân với sự quản lý của Giám đốc Nguyễn Đình Tứ và hiện có hơn 60 công nhân viên chính thức b) Quá trình phát triển

Xuyên suốt thời gian hoạt động của mình, doanh nghiệp đã không ngừng phát triển để bắt kịp với xu hướng phát triển chung của xã hội

- Giai đoạn từ năm 1999 đến năm 2002 là giai đoạn mới thành lập, công ty hoạt động với mục tiêu chính là ổn định tổ chức và thâm nhập thị trường nên mặt hàng kinh doanh của công ty chưa đa dạng và quy mô kinh doanh còn nhỏ lẻ Trong giai đoạn này công ty gặp không ít khó khăn và trở ngại, nhưng nhờ sự cố gắn nổ lực của toàn thể cán bộ nhân viên công ty cùng sự lãnh đạo, dẫn dắt sáng suốt của ban lãnh đạo, công ty đã vượt qua được giai đoạn đầy thăng trầm này và phát triển một cách bền vững

- Từ năm 2002 đến nay, với quyết tâm mở rộng quy mô, hoạt động kinh doanh của công ty không ngừng phát triển, từ 1 kho hàng đến nay công ty đã có 3 kho hàng lớn, số lượng công nhân viên cũng gia tăng, thị trường tiêu thụ được mở rộng Sự tăng trưởng về quy mô kinh doanh, số lượng khách hàng trung thành đã giúp công ty ngày càng khẳng định vị thế vững chắc của mình trên thị trường sắt thép hiện nay

- Lĩnh vực hoạt động: kinh doanh các sản phẩm sắt thép trong và ngoài nước sản xuất

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

2.1.2.1 Chức năng

Chức năng chủ yếu của công ty là buôn bán và phân phối các loại sắt, thép xây dựng được mua từ các nhà sản xuất uy tín trong và ngoài nước nhằm phục vụ nhu cầu cho người tiêu dùng

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh dịch vụ cho thuê kho hàng, dịch vụ vận tải và không ngừng tìm hiểu nắm bắt kịp thời nhu cầu mới nảy sinh trên thị trường và tìm cách thỏa mãn tốt nhất những nhu cầu đó

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức

(Nguồn: Phòng TC hành chính) Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ phối hợp

Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty

2.1.3 Đặc điểm về môi trường kinh doanh

Phòng kho vận

Phòng KH kinh doanh

Phòng tài chính hành chính

Ø6 đến Ø50 chiếm chủ yếu doanh số bán ra của doanh nghiệp và nguyên vật liệu ngành luyện kim (kim lọai màu,…) Công ty kinh doanh cả hàng liên doanh và hàng nội địa với giá cả tùy thuộc và từng loại mặt hàng

2.1.3.2 Đặc điểm sản phẩm

- Đối với hàng liên doanh: Phôi sản xuất của nó được nhập từ nước ngoài và dây

chuyền công nghệ của mỗi công ty sản xuất ra nó rất tốt Hàng này có nhiều mẫu mã, chất lượng và giá cả cao hơn so với hàng nội địa Trên mỗi thanh sắt đều có thương hiệu riêng của mỗi công ty như: Công ty thép miền Nam thương hiệu chữ V, công ty sản xuất thép Vinausted (Công ty thép Việt Úc) thương hiệu VUC và số phi trên cây sắt, công ty sản xuất thép Việt Nhật thương hiệu là HPS, công ty sản xuất thép Việt Hàn thương hiệu là VPS Chính vì thế mà người mua sẽ không bị tráo hàng và nhầm lẫn về giá cả

- Đối với hàng nội địa: Hàng này được sản xuất từ phôi phế liệu thải ra và đem

nấu lại để cán ra thép, hơn nữa máy móc thiết bị và dây chuyền công nghệ không được tốt cho nên mẫu mã không được nhẵn, chất lượng không được tốt Chính vì thế giá cả mặt hàng này thấp hơn hàng liên doanh Hàng ngày thường được sử dụng cho những công trình đơn giản hay những ngôi nhà sơ cấp

Ngoài ra, công ty còn kinh doanh một số loại đinh như: đinh 6, đinh 8, đinh 10 và dây kẽm luộc

Các sản phẩm của công ty thường là các loại thép có trọng lượng lớn do đó rất phức tạp trong quá trình vận chuyển và lưu kho, làm tốn nhiều diện tích kho bãi và thời gian công nhân sắp xếp Việc bảo quản không phức tạp bằng các sản phẩm khác nhưng cũng là một vấn đề cần quan tâm, vì trong quá trình lưu kho, thép có thể bị oxi hóa và dễ hư hỏng

Bảng 2.1 Thực trạng tiêu thụ sắt thép ở các thị trường của Công ty TNHH TM &

DV Tứ Hưng qua các năm (2012-2014)

Thị trường

Sản lượng (Tấn)

Tỷ trọng (%)

Sản lượng (Tấn)

Tỷ trọng (%)

Sản lượng (Tấn)

Tỷ trọng (%)

Qua bảng số liệu trên, ta thấy sản lượng tiêu thụ của công ty ở các thị trường có

sự biến động qua các năm Mặt khác, lượng tiêu thụ ở thị trường Đà Nẵng và Quảng Nam luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng sản lượng tiêu thụ của công ty Có thể xem đây là hai thị trường chính của công ty Cụ thể:

Năm 2012, tổng sản lượng tiêu thụ đạt 32.200 tấn, trong đó thị trường Đà Nẵng đạt 17.598 tấn, chiếm tỷ trọng 54,65%, Quảng Nam đạt 6.542 tấn, chiếm tỷ trọng 20,04% Thị trường Quảng Ngãi và Tây Nguyên có mức tiêu thụ tương đối sát nhau,

cụ thể Quảng Ngãi đạt 3.588 tấn, chiếm 11,14% và Tây Nguyên đạt 3.936 tấn, chiếm 12,22% Thị trường khác chiếm tỷ trọng 1,95% với mức tiêu thụ 626 tấn

Sang năm 2013, tổng sản lượng tiêu thụ tăng vượt bật từ 32.200 tấn lên đến 43.024 tấn, tăng 10.824 so với năm 2012 Trong đó, thị trường Đà Nẵng đạt 20.755 tấn chiếm tỷ trọng 48, 27%, Quảng Nam đạt 9.423 tấn chiếm tỷ trọng 21,90%, Quảng Ngãi đạt 4.828 chiếm 11,21%, Tây Nguyên đạt 6.210 chiếm 14,42% và thị trường khác đạt 4,2% với sản lượng tiêu thụ tăng hơn 2,5 lần so với năm trước lên 1.808 tấn Năm 2014, sản lượng tiêu thụ giảm 2.478 tấn so với năm 2011, trong đó thị trường Đà Nẵng tiêu thụ 21.055 tấn, chiếm 51,93% tổng sản lượng tiêu thụ Thị trường Quảng Nam đạt 8.779 tấn chiếm 21,65%, Quảng Ngãi đạt 5.837 tấn chiếm 14,40%, Tây Nguyên đạt 4.051 tấn chiếm 9,99% và thị trường khác đạt 824 tấn chiếm 2,03% Sản lượng tiêu thụ giảm là do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, thêm vào đó các thành phần thép giá rẻ xuất xứ từ các quốc gia lân cận đồng loạt “ tấn công” vào thị trường trong nước đặc biệt là thép Trung Quốc, với thị trường gần, giá rẻ, khối lượng lớn và chất lượng tạm chấp nhận Chính những điều này làm cho công ty Tứ Hưng nói riêng

và nhiều công ty sắt thép trong nước nói chung bị nhiều phen “ điêu đứng”

Bảng 2.2 Doanh số tiêu thụ ở các thị trường của mặt hàng sắt thép xây dựng tại công

Số tiền

Tỷ trọng (%)

Số tiền

Tỷ trọng (%)

Năm 2012, doanh số tiêu thụ ở Đà Nẵng đạt trên 49 tỷ đồng và chiếm tỷ trọng 38,81%, doanh số tiêu thụ ở Quảng Nam đạt trên 41 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 32,41% Thị trường Quảng Ngãi đạt doanh số trên 14 tỷ đồng chiếm tỷ trọng 11,25%, ở Tây Nguyên đạt hơn 13 tỷ đồng, chiếm 10,46% và thị trường khác đạt doanh số hơn 9 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 7,07%

Năm 2013 với năm 2012, doanh số có sự tăng trưởng rõ rệt từ 127.353.183 nghìn đồng lên 175.407.571 nghìn đồng Cụ thể: doanh số ở thị trường Đà Nẵng đạt trên 63

tỷ đồng, tăng 14.045.369 nghìn đồng, chiếm tỷ trọng 36,18% Doanh số thị trường Quảng Nam đạt trên 48 tỷ đồng, chiếm tỷ trọng 27,87%, thị trường Quảng Ngãi đạt trên 18 tỷ đồng, tăng hơn 4 tỷ đồng so với năm trước, chiếm tỷ trọng 10,78% Thị trường Tây Nguyên đạt doanh số 30.837.367 nghìn đồng, chiếm tỷ trọng 17,58% và thị trường khác đạt 13.310.818, chiếm 7,59%

Bước sang năm 2014, tổng doanh số tiêu thụ giảm 6.412.167 tỷ đồng so với năm

2013 Cụ thể, thị trường Đà Nẵng đạt 67.544.966 nghìn đồng chiếm 39,97%, Quảng Nam đạt 46.721.042 nghìn đồng, chiếm tỷ trọng 27,65% Thị trường Quảng Ngãi đạt 18.647.952 nghìn đồng, chiếm 11,03% Thị trường Tây Nguyên giảm mạnh so với năm trước, cụ thể giảm 11.783.630 nghìn đồng và chiếm 11,27% tỷ trọng Thị trường khác đạt 17.027.707 nghìn đồng, chiếm 10,08% tỷ trọng Trong lúc kinh tế khó khăn như hiện nay, sự sụt giảm doanh số như thế này là một vấn đề đáng lưu ý của công ty hiện nay

Tuy nhiên ở các thị trường chủ lực của công ty như Đà Nẵng, Quảng Nam vẫn đảm bảo đầu ra cho công ty, đây là một tín hiệu đáng mừng trong thời buổi khó khăn hiện nay

và còn rất nhiều hộ gia đình khác nữa

Các công ty thương mại, cửa hàng kinh doanh sắt thép, vật liệu xây dựng, các công ty xây dựng, kết cấu thép và các công ty cơ khí chế tạo Các công ty thương mại như: Công ty TNHH TM &DV Hùng Tuấn (Tam Kỳ- Quảng Nam), Công ty TNHH Kiều Danh ( TP Đà Nẵng), Công ty TNHH Phúc Lâm An ( Lê Độ- TP Đà Nẵng), Công ty TNHH TM & DV Minh Kỳ, Công ty TNHH Thành Lợi (Đà Nẵng) và rất nhiều công ty khác trên phân bố ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên…

Trong đó khách hàng mục tiêu mà công ty hướng đến các công ty thương mại, của hàng kinh doanh sắt thép xây dựng, các công ty xây dựng và các công ty cơ khí chế tạo Bởi đối tượng khách hàng này chiếm tỷ trọng lớn (trên 80%) trong tổng số khách hàng của công ty và họ thường mua hàng với số lượng lớn, đều đặn, đem lại lượng doanh thu không nhỏ cho công ty Các công ty, cửa hàng này không phải là thành viên trong kênh phân phối của công ty, mà tồn tại hoàn toàn độc lập Họ mua hàng hóa của công ty và bán lại nguyên dạng để kiếm lời Ngoài ra, công ty còn có khách hàng mục tiêu là các công ty xây dựng, công ty cơ khí chế tạo, họ mua sắt thép

về làm nguyên liệu tham gia vào quá trình sản xuất, xây dựng khác nhau của doanh nghiệp

2.1.3.5 Đặc điểm đối thủ cạnh tranh

Hiện tại thị trường tiêu thụ của Tứ Hưng có 4 ĐTCT chính Bao gồm: Công ty TNHH Lê Hiền, Các xí nghiệp trực thuộc Công ty Kim khí Miền Trung, Công ty cổ phần Xây lắp và Thương mại Tân Khang và Nhà máy sản xuất và kinh doanh sắt thép Thiên Kim Những đối thủ này có điểm mạnh, điểm yếu như sau:

Bảng 2.3 Đối thủ cạnh tranh của Công ty

Công ty TNHH

Lê Hiền

Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng với nhiều loại giá khác nhau và hoạt động theo quy mô gia đình nên xác định lợi nhuận thấp Chính điều này làm cho Lê Hiền cạnh tranh mạnh về giá và nguồn hàng phong phú, đa dạng

Hoạt động theo tính phi vụ, không theo đuổi mục tiêu dài hạn

Tìm kiếm nguồn hàng giá

rẻ nên việc đẩm bảo chất lượng không cao