Các công cụ quản lý cũ có trở nên lạc hậu?

Cách đây gần một năm, tôi đã có bài viết về các công cụ quản lý của Bain.. Nguồn: thelanguagemenu.com Tái thiết quy trình kinh doanh BPR - Business Process Reengineering 1 vẫn là công cụ

Các công cụ quản lý cũ có trở nên lạc hậu?

Trước một thực tiễn kinh doanh đầy biến động hiện nay, liệu những công cụ quản lý

cũ có trở nên lạc hậu? Hãy cùng bàn luận vấn đề này qua bài viết của Tom

Davenport dưới đây

Cách đây gần một năm, tôi đã có bài viết về các công cụ quản lý của Bain Hôm nay tôi

lại được xem một danh sách trong bản khảo sát của Tạp chí CIO Insight, do bạn tôi -

Allan Alter thực hiện, dựa trên sự điều tra về 188 nhà quản lý IT (IT - Công nghệ thông tin) Hai bài viết trên cùng có một điểm chung: Các công cụ quản lý cũ vẫn tiếp tục được tạo ra

Các công cụ quản lý sẽ được thay đổi cho phù hợp với nội dung quản lý hay chỉ là những phương thức cũ?

Nguồn: thelanguagemenu.com Tái thiết quy trình kinh doanh (BPR - Business Process Reengineering 1) vẫn là công cụ

quản lý phổ biến nhất trong danh sách của Tạp chí CIO Insight và là công cụ hàng đầu

đối với Bain Tôi không hiểu điều này lắm, cho đến khi công ty của tôi tiến hành tái thiết quy trình kinh doanh theo cách dễ hiểu nhất

Những người trả lời câu hỏi trắc nghiệm chắc phải đang sử dụng một định nghĩa rất rộng

về tái thiết quy trình kinh doanh (mặc dù họ có lẽ đã không tính đến Six Sigma và TQM2 (Total Quality Management: Quản lý chất lượng đồng bộ) - hai công cụ này rõ ràng đã bị

đa số mọi người coi nhẹ)

Những công cụ định hướng cho quá trình kinh doanh không còn là duy nhất trong cả hai bản danh sách trên Các công cụ khác cũng khá phổ biến ở cả hai bản khảo sát như:

• Benchmarking3 (Phương pháp so sánh đối thủ kinh doanh)

• Balanced Scorecards4 (Hệ thống đo lường, đánh giá kết quả hoạt động)

• Core Competency Analysis5 (Phân tích nội lực chính)

• Scenario Planning6 (Hoạch định

theo kịch bản)

Tôi cho rằng nếu những người trả lời bản

khảo sát của Tạp chí CIO Insight được

hỏi nhiều hơn về các công cụ mà Bain đã

khảo sát, thậm chí họ sẽ có nhiều kết quả

chung hơn

Sự tồn tại này có thể được xem là mặt

tích cực hoặc tiêu cực Mặt tiêu cực

(Allan Alter đã đề cập đến) là chúng

không tạo ra được một ý tưởng nào mới

Mặt tích cực là điều mà tôi muốn chứng

minh:

Những công cụ này thực tế lại không hề

lạc hậu một chút nào Trái ngược hẳn với

những chỉ trích dựa trên hiểu biết thông

thường về xu hướng quản lý Những

công cụ này tác động đến quá trình kinh

doanh một cách từ từ và các công ty thành công cần thực hiện triệt để chúng

Làm thế nào bạn có thể thành công mà không cần liên tục cải tiến cách thức làm việc (với một số dạng quản lý quy trình)?

Tiêu chuẩn hoá rõ ràng là hữu ích nếu bạn muốn có những quy trình sản xuất hay dịch vụ khách hàng tốt nhất có thể Nó thường hữu ích trong việc tạo ra ý tưởng về những khả năng cốt lõi khi bạn đề ra chiến lược Đó là điều hiển nhiên không cần phải bàn cãi

Một số ý tưởng trở nên phổ biến đến nỗi có vẻ như chúng không phải là điều gì đó mới

mẻ (nhưng chúng cũng đã từng như thế) Vì vậy, sẽ tốt hơn nếu những người phụ trách

Qua khảo sát một số công cụ đã bị xem nhẹ bên cạnh những công cụ được xem là cần thiết

Nguồn: homeexchangetravel.blogs.com

bộ phận quản lý và các công ty biết thừa nhận những ý tưởng Điều đó sẽ đem lại sự thành công chứ không phải sự trì trệ

Khía cạnh tiêu cực duy nhất là các công ty đã quá lạm dụng những ý tưởng này Trong bản điều tra của Bain, một công ty trung bình sử dụng 15,3 công cụ quản lý Tôi không biết con số hợp lý là bao nhiêu, nhưng 15,3 công cụ thì quả thật là quá nhiều

Cần bao nhiêu công cụ quản lý và loại bỏ loại công cụ nào

để thích hợp với công ty là điều mà các nhà quản lý nên suy xét

Nguồn: businessballistics.com

Ví dụ: Trong thời kỳ cực thịnh của Jack Welch, khi mà các công cụ quản lý được thực hiện rất hiệu quả, GE tin rằng 5 hoặc 6 công cụ quản lý là con số thích hợp nhất Họ chủ động hạn chế việc tăng thêm số lượng công cụ quản lý Và nếu áp dụng một công cụ quản lý mới, họ sẽ lại bỏ đi một công cụ cũ đã sử dụng từ trước Công ty này nhận thức

rõ ràng rằng quan tâm đến quản lý là nhân tố xác định giới hạn dẫn đến thực hiện thành công các ý tưởng Đó là điều hiển nhiên không cần phải bàn cãi

- Bài viết của Tom Davenport trong chuyên mục “Khởi xướng thảo luận” trên trang Harvard Business Online

-• HBV-TVN

Đề nghị ghi rõ “Bản quyền @Harvard Business School Publishing”, hoặc “Bản quyền tiếng Việt @Công ty phần mềm và truyền thông

VASC” khi trích dẫn lại thông tin này trên các tài liệu in ấn và photocopy, và ghi rõ “Trích từ trang Harvard’S-TVN” khi xuất bản trực tuyến.

BPR - Business Process Reengineering - Tái thiết quy trình kinh doanh: Đây là quá trình xem xét, cải tiến và tái thiết một cách triệt để quy trình kinh doanh để tạo ra những tiến bộ vượt trội cho tổ chức hay doanh nghiệp.

2

TQM - Total Quality Management - Quản lý chất lượng đồng bộ: Là phương pháp quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp, định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên nhằm đem lại sự thành công dài hạn, thông qua sự cải tiến không ngừng của chất lượng, nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng và lợi ích của mọi thành viên trong công ty cũng như tham gia vào lợi ích cho xã hội.

3

Benchmarking – Phương pháp so sánh đối thủ kinh doanh: Là quá trình thực tiễn về điều tra nghiên cứu và tìm ra những quy trình hoạt động

nổi trội do có được những biện pháp đem lại lợi ích và giá trị lớn nhất Nội dung của Benchmarking là không ngừng xem xét lại mình, phân tích việc thực hiện và tiến hành cải tiến liên tục quá trình bên trong nội bộ của tổ chức bằng sự sáng tạo để cải tiến và thực hiện tốt chiến lược của mình.

4

Balanced Scorecard - Hệ thống đo lường, đánh giá kết quả hoạt động: Hệ thống này được Robert Kaplan, trường Kinh doanh Havard và

David Norton, sáng lập viên của công ty tư vấn CNTT khởi xướng vào những năm đầu của thập niên 1990 Hệ thống quản lý này đã được áp dụng cho nhiều tổ chức và nhiều ngành nghề và đạt được rất nhiều thành công to lớn.

5 Core Competency Analysis - Phân tích nội lực chính: Bao gồm kỹ năng chính yếu của nhân viên và các tài nguyên vật chất của một doanh

nghiệp Nếu được tập trung quản lý và xử dụng sẽ tạo ra thế mạnh cạnh tranh trên thị trường, và do đó tạo ra giá trị cho các chủ sở hữu những tài nguyên này.

6 Scenario Planning - Hoạch định theo kịch bản: Là việc hoạch định có tiên liệu những tình huống liên quan nhằm đánh giá sự tác động của

những hành vi thay thế.