1. Tính cấp thiết của đề tài Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Hầu hết các hoạt động trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư, lưu trữ). Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Để thực hiện một cách đầy đủ, đúng quy định và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cần đến rất nhiều yếu tố. Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớn trong việc đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và phát triển.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
HUỲNH VĂN TIỀN EM
NĂNG LỰC CÔNG CHỨC LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN
Trang 2Công trình được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Lê Thị Hương
Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 2: TS Nguyễn Thành Dũng
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia (Phân viện khu vực Tây Nguyên) Địa điểm: Phòng số 3, Phân viện khu vực Tây Nguyên, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Phân viện Khu vực Tây
Nguyên, Học viện Hành chính Quốc gia - Số 51 Phạm Văn
Đồng - TP Buôn Ma Thuột - Tỉnh Đắk Lắk
Thời gian: vào hồi 07 giờ 30, ngày 27 tháng 5 năm 2017
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
Trang 3MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với hoạtđộng quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức Hầu hết các hoạtđộng trong quản lý hành chính, điều hành, thực thi công vụ trên tất
cả các lĩnh vực đều gắn liền với công tác công văn, giấy tờ (văn thư,lưu trữ) Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việcgiải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức Để thực hiện một cách đầy đủ, đúng quyđịnh và phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ cần đến rấtnhiều yếu tố Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất và cóảnh hưởng rất lớn trong việc đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nềnếp và phát triển
Trong những năm qua, đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ ở các
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng đã từng bước trưởngthành và đáp ứng được yêu cầu công việc Tuy nhiên, khi đất nướctiến hành công cuộc đổi mới và thực hiện công nghiệp hóa, hiện đạihóa, chủ động hội nhập kinh tế quốc tế thì đội ngũ viên chức làmcông tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị này đã bộc lộ nhiềubất cập về năng lực, trình độ, kể cả công tác đào tạo, bồi dưỡng, quyhoạch cán bộ và tổ chức bộ máy; chưa đáp ứng được ngang tầm với
sự phát triển sâu sắc, toàn diện trên các lĩnh vực khác của đất nước
Vì vậy, cần nghiên cứu một cách toàn diện, đánh giá đúng thực trạng
và tìm ra các giải pháp nhằm nâng cao năng lực đội ngũ viên chứclàm công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả công tácvăn thư, lưu trữ trong tình hình mới
Trang 4Xuất phát từ thực trạng năng lực của đội ngũ cán bộ làm côngtác văn thư, lưu trữ hiện nay và yêu cầu nâng cao năng lực công táccủa đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng, đề tài
“Năng lực viên chức Văn thư - Lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng” được
tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ, chuyên ngành Quản lýcông
Tác giả đề tài đã thừa kế những kết quả ở các công trình của cáctác giả đi trước đồng thời đi sâu phân tích làm rõ thực trạng năng lựcđội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và tìm các giải pháp nhằm nângcao năng lực của đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,đơn vị trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng
3 Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
- Mục đích
Làm rõ cơ sở khoa học năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tỉnhLâm Đồng Khảo sát, đánh giá thực trạng năng lực đội ngũ viên chứclàm công tác văn thư, lưu trữ; từ đó tìm ra những ưu điểm và hạn chế
và đề xuất giải pháp cơ bản nhằm nâng cao năng lực viên chức vănthư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
- Nhiệm vụ
Trang 5Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu
trữ và năng lực viên chức
Thứ hai, khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến năng lực viên
chức văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng hiện nay Đánh giáthực trạng, làm rõ ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân
Thứ ba, đề xuất các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn
thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng trong giai đoạn hiện nay
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu luận văn
- Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chủ yếu là thực trạng năng lực viên chứcvăn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng
- Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian: trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng
+ Về thời gian: Từ năm 2012 đến năm 2016
5 Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
sử cụ thể trong toàn bộ sự vận động chung của xã hội
- Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa
có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụngcác phương pháp điều tra, khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, sosánh, phân tích thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ, kháiquát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm của tỉnh
Trang 66 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Ý nghĩa về mặt lý luận
+ Luận văn góp phần làm phong phú thêm kho tàng lý luận vềnăng lực viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ thông qua việc phântích khái niệm, đặc điểm cũng như các yếu tố cấu thành và các yếu tốảnh hưởng đến năng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ,
từ đó xác định các giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư,lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ mới
+ Các giải pháp của luận văn nêu ra có thể sử dụng để đánh giánăng lực của viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ nước ta hiệnnay
+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong giảng dạy, nghiên cứu
- Ý nghĩa thực tiễn
+ Đề xuất một số giải pháp có giá trị thực tiễn cao, nhằm mụcđích nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ
+ Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo để các nhà lãnh đạo,quản lý nghiên cứu trong việc đề ra những chính sách phù hợp trongcông tác nâng cao năng lực đội ngũ viên chức làm công tác văn thư,lưu trữ
7 Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tham khảo, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở khoa học về năng lực viên chức văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ và thực trạng năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao năng lực viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng
Trang 7Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Nhận thức chung về viên chức văn thư, lưu trữ
1.1.1 Quan niệm về công tác văn thư, lưu trữ
1.1.1.1 Quan niệm về công tác văn thư
- Công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các
cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu.
- Đặc điểm công tác văn thư
Thứ nhất: Công tác văn thư mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật Thứ hai: Công tác văn thư mang tính chính trị cao
Thứ ba: Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ, viên
chức trong cơ quan, tổ chức
Thứ tư: Công tác văn thư không phải là một ngành hay một
lĩnh vực hoạt động riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chứcchính trị, chính trị - xã hội, mà là những công việc cụ thể, đan xenliên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý trong từng
cơ quan, tổ chức
- Vai trò của công tác văn thư
+ Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan, tổ chức
+ Phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ
+ Góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan
+ Tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ
1.1.1.2 Quan niệm về công tác lưu trữ
Trang 8- Công tác lưu trữ: là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
- Đặc điểm công tác lưu trữ:
+ Công tác lưu trữ có tính chính trị
+ Công tác lưu trữ có tính cơ mật
+ Công tác lưu trữ có tính khoa học
- Vai trò công tác lưu trữ
+ Công tác lưu trữ có vai trò đảm bảo thông tin và cung cấpkịp thời những thông tin cho các yêu cầu hết sức rộng lớn của xã hội.+ Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư
và hành chính, văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa cơ quan
+ Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng một nền hành chính hiện đại, tiên tiến.+ Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thờithông tin sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chínhnhà nước được thông suốt
1.1.2 Quan niệm về viên chức và viên chức văn thư, lưu trữ
1.1.2.1 Khái niệm viên chức văn thư, lưu trữ
Căn cứ Điều 2 Luật Viên chức số 58/2010/QH12 ngày 15
tháng 11 năm 2010 quy định: Viên chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng theo vị trí việc làm, làm việc tại đơn vị sự nghiệp công lập theo chế độ hợp đồng làm việc, hưởng lương từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật.
Tại Điều 7 Luật Lưu trữ quy định người làm lưu trữ như sau:
“Người làm lưu trữ ở cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập phải có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của pháp luật; được đào
Trang 9tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật”.
Có thể nói, cho đến nay chưa có một định nghĩa nào về viênchức văn thư, lưu trữ Tuy nhiên, căn cứ vào các quy định pháp luật
hiện hành có thể hiểu: Viên chức văn thư, lưu trữ là những người
trực tiếp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các đơn vị sự nghiệp công lập có đủ các tiêu chuẩn theo quy định; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi, phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2 Tiêu chuẩn của viên chức văn thư, lưu trữ
- Tiêu chuẩn của viên chức văn thư: được quy định tại Thông
tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy địnhchức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cácngạch công chức ngành văn thư (Thông tư này áp dụng cho viênchức văn thư tại các đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị xãhội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp)
- Tiêu chuẩn của viên chức lưu trữ: được quy định tại Thông
tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã
số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưutrữ
1.2 Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
1.2.1 Quan niệm về năng lực, năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
1.2.1.1 Quan niệm về năng lực: Năng lực là khả năng làm
việc của một người để làm một công việc hay một nhiệm vụ nào đó
Trang 10trong điều kiện hoàn cảnh nhất định Khả năng đó là quá trình biếntiềm năng của người đó như kiến thức, kỹ năng và các phẩm chất đểđạt được mục tiêu đã định trước.
1.2.1.2 Quan niệm về năng lực của viên chức
Năng lực của viên chức là khả năng thực tế của viên chức đểhoàn thành nhiệm vụ được giao trong điều kiện, hoàn cảnh nhất định
1.2.1.3 Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
Năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ bao gồm từ trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, tác phong, phẩm chất đạo đức… mà người viên chức sử dụng để hoàn thành được nhiệm vụ mà mình đảm trách một cách tốt nhất, hay đó là khả năng thực hiện nhiệm vụ
ở các cơ quan, đơn vị.
1.2.2 Yêu cầu về năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
- iến thức chuyên môn: Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao thì viên chức cần có kiến thức chuyên môn, chuyên sâu vềlĩnh vực được phân công Yêu cầu về trình độ đào tạo như thế nào?Yêu cầu về chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ? Yêu cầu
về trình độ ngoại ngữ, tin học…
- Kiến thức quản lý nhà nước: Tất cả các công chức, viên chức
nói chung và viên chức văn thư, lưu trữ nói riêng sau khi được tuyểndụng vào làm việc tại các cơ quan đơn vị đều phải qua lớp bồi dưỡngquản lý nhà nước tương ứng với ngạch, chức danh nghề nghiệp đangđảm nhiệm
- Kỹ năng và kinh nghiệm công tác: Yêu cầu người viên chức
văn thư, lưu trữ phải có kỹ năng làm việc theo chương trình, kếhoạch; phải thận trọng, tỉ mỉ, cẩn thận trong công tác lưu trữ, nhanhnhạy trong công tác văn thư, chắc về nghiệp vụ để xử lý kịp thời,nhanh chóng các công việc một cách chuyên nghiệp Bên cạnh đócũng cần có kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng lập hồ sơ công việc…
Trang 111.3 Các yếu tố cấu thành và các yếu tố ảnh hưởng đến năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ
1.3.1 Các yếu tố cấu thành năng lực của viên chức văn thư, lưu trữ: Kiến thức; Kỹ năng; Kinh nghiệm; Thái độ hành vi; Sức khỏe
Sơ đồ 1.1 Các yếu tố cấu thành năng lực viên chức văn thư, lưu trữ
Trình độkiến thức
Năng lực viên chức
- Định hướng giá trị của cá nhân.
- Cơ hội thăng tiến
1.3.2.2 Các yếu tố khách quan:
- Tuyển dụng viên chức;
- Chính sách tiền lương và chế độ ưu đãi;
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và công tác kiểm tra, đánh giá viên chức.
Trang 12Chương 2 THỰC TRẠNG ĐỘI NGŨ VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ VÀ THỰC TRẠNG NĂNG LỰC VIÊN CHỨC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TỈNH LÂM ĐỒNG 2.1 Thực trạng đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
2.1.1 Khái quát về đội ngũ viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
2.1.1.1 Về số lượng
Tính đến ngày 31/12/2016, theo thống kê của Sở Nội vụ tỉnhLâm Đồng, viên chức văn thư, lưu trữ trên toàn tỉnh là 226 người,trong đó viên chức nữ 215 người, chiếm 95 %; viên chức nam 11người, chiếm 5% Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại các thànhphố, các huyện trên địa bàn tỉnh được nêu trong Bảng 2.1
Bảng 2.1 Số lượng viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016) 2.1.1.2 Về chất lượng
- Theo giới tính:
Trang 13Do đặc thù ngành văn thư, lưu trữ đòi hỏi tính cẩn thận, tỷ mỉ,
vì vậy nhìn biểu đồ ta có thể thấy, viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnhLâm Đồng đa số là nữ, chiếm tỉ lệ lớn và có biến động nhẹ qua cácnăm; số lượng viên chức nam ổn định, không thay đổi (11 người)
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.1 Biểu đồ số lượng so sánh các tỷ lệ nam, nữ từ
năm 2012-2016 của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
- Theo dân tộc: Số viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc
Kinh chiếm tỉ lệ lớn, cụ thể 215 người (chiếm 95,13%); Ngoài ra còn
có viên chức văn thư, lưu trữ là người dân tộc ít người như dân tộcCơho, Cil, Thổ, Churu, Tày, Thái, mỗi dân tộc từ 01 người đến 05 người (chiếm 4,87%)
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.2 Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ viên chức văn
thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng là người dân tộc
Trang 14- Theo nhóm tuổi:
+ Dưới 30 tuổi: 119 người (chiếm 52,65%)
+ Từ 31 đến 40 tuổi: 79 người (chiếm 34,95%)
+ Từ 41 đến 60 tuổi: 28 người (chiếm 12,40%)
(Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Lâm Đồng 2016)
Biểu đồ 2.3 Biểu đồ số lượng so sánh tỷ lệ các nhóm tuổi
của viên chức văn thư, lưu trữ tỉnh Lâm Đồng
- Theo cơ cấu chức danh nghề nghiệp:
Đối với chức danh nghề nghiệp văn thư: Nhân viên văn thư:
91 người (chiếm 85,85%); Văn thư trung cấp: 13 người (chiếm
12,26%); Văn thư: 02 người (chiếm 1,89%)
Đối với chức danh nghề nghiệp lưu trữ: Lưu trữ viên trung cấp: 113 người (chiếm 94,17%); Lưu trữ viên: 7 người (chiếm
5,83%)
- Theo trình độ văn hóa: trung học phổ thông:
+ Bậc 10/10: 03 người (chiếm 1,33%);
+ Bậc 12/12: 223 người (chiếm 98,67%)
- Theo trình độ chuyên môn: trong đó trung cấp: 191 người
(chiếm 84,51%), cao đẳng: 19 người (chiếm 8,41%), đại học: 16người (chiếm 7,08%) và thạc sỹ: 0 người (chiếm 0%)
Bảng 2.2 Trình độ chuyên môn viên chức văn thư, lưu trữ tại tỉnh Lâm Đồng năm 2016