1. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự phát triển mọi mặt của xã hội, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu của đời sống xã hội. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động của các cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay. Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, văn phòng cần phải chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giải quyết các vấn đề công việc một cách nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt là trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ của cơ quan tổ chức. Việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ, nghiêm túc sẽ góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, kiểm tra, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội của cơ quan. Ngoài ra nó còn góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan tổ chức. Đặc biệt là trong công tác xây dựng Đảng thì công tác quản lý hồ sơ đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng viên càng có vai trò rất quan trọng, giúp cấp ủy quản lý đảng viên và phục vụ lãnh đạo về công tác cán bộ. Qua hồ sơ đảng viên, tổ chức đảng nắm chắc hoàn cảnh xuất thân, quá trình công tác, những ưu điểm, khuyết điểm, năng lực, sở trường công tác, phẩm chất đạo đức của từng đảng viên, cán bộ, để có biện pháp thiết thực bồi dưỡng, đào tạo, bố trí, sử dụng. Hàng năm, việc cập nhật phiếu đảng viên vào cơ sở dữ liệu đảng viên ở các cấp ủy cơ sở phải được thực hiện thường xuyên, đúng quy trình, bảo đảm đầy đủ, chính xác. Công tác quản lý hồ sơ đảng viên ở đảng bộ cơ sở cũng cần thực hiện đúng theo quy định của Điều lệ Đảng. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ đảng viên có lúc vẫn chưa được thực hiện kịp thời, gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình khai thác thông tin và quản lý đảng viên. Đa số việc quản lý hồ sơ đảng viên chủ yếu thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách. Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, thống kê, báo cáo, sắp xếp và quản lý hồ sơ. Qua nghiên cứu tài liệu, rút kinh nghiệm từ thực tế công việc đang làm so sánh đối chiếu, phân tích, tổng hợp, thực hành thực tế rất thiết thực, theo xu hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ. Bản thân em nhận thấy việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý hồ sơ nói chung và trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên nói riêng là rất cần thiết. Do vậy em đã chọn đề tài: “Ứng dụng microsoft excel trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn” là đề tài thực tập chuyên ngành.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TT VÀ TRUYỀN THÔNG
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
Thái Nguyên, năm 2020
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự phát triển mọi mặt của xã hội, việc ứng dụng công nghệthông tin đã trở thành một nhu cầu không thể thiếu của đời sống xã hội Đặc biệt là việcứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạt động củacác cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Để nâng cao hiệu quả công việc, đápứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội, văn phòng cần phải chú trọng đến việc áp dụngcông nghệ thông tin vào các lĩnh vực hoạt động của mình nhằm giải quyết các vấn đềcông việc một cách nhanh chóng hiệu quả, đặc biệt là trong công tác lập hồ sơ và quản lý
hồ sơ của cơ quan tổ chức
Việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chặt chẽ, nghiêm túc sẽ góp phần đảm bảo thôngtin cho hoạt động quản lý, kiểm tra, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậyphục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của cơ quan Ngoài ra nó còngóp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan tổ chức Đặc biệt làtrong công tác xây dựng Đảng thì công tác quản lý hồ sơ đảng viên và cơ sở dữ liệu đảngviên càng có vai trò rất quan trọng, giúp cấp ủy quản lý đảng viên và phục vụ lãnh đạo vềcông tác cán bộ Qua hồ sơ đảng viên, tổ chức đảng nắm chắc hoàn cảnh xuất thân, quátrình công tác, những ưu điểm, khuyết điểm, năng lực, sở trường công tác, phẩm chất đạođức của từng đảng viên, cán bộ, để có biện pháp thiết thực bồi dưỡng, đào tạo, bố trí, sửdụng Hàng năm, việc cập nhật phiếu đảng viên vào cơ sở dữ liệu đảng viên ở các cấp ủy
cơ sở phải được thực hiện thường xuyên, đúng quy trình, bảo đảm đầy đủ, chính xác.Công tác quản lý hồ sơ đảng viên ở đảng bộ cơ sở cũng cần thực hiện đúng theo quy địnhcủa Điều lệ Đảng
Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ đảng viên có lúc vẫn chưa được thực hiện kịp thời,gây ra những khó khăn nhất định trong quá trình khai thác thông tin và quản lý đảng viên
Đa số việc quản lý hồ sơ đảng viên chủ yếu thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổsách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việctìm kiếm, thống kê, báo cáo, sắp xếp và quản lý hồ sơ
Qua nghiên cứu tài liệu, rút kinh nghiệm từ thực tế công việc đang làm so sánh đốichiếu, phân tích, tổng hợp, thực hành thực tế rất thiết thực, theo xu hướng ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ Bản thân em nhận thấy việc ứng dụng tin họctrong công tác quản lý hồ sơ nói chung và trong công tác quản lý hồ sơ đảng viên nóiriêng là rất cần thiết Do vậy em đã chọn đề tài: “Ứng dụng microsoft excel trong công tácquản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn” là đề tàithực tập chuyên ngành
Trang 33 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ Đảng viên
- Phạm vi nghiên cứu:
Những quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ Đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương,huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn
Ứng dụng microsoft excel trong việc quản lý hồ sơ Đảng viên thay cho việc quản
lý bằng sổ ghi chép tay thông thường
4 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài.
4.1 Ý nghĩa khoa học
Đánh giá được ưu điểm của việc ứng dụng microsoft excel trong công tác quản lý
hồ sơ nói chung và công tác quản lý hồ sơ đảng viên nói riêng trên cơ sở đó đưa ra đượcquy trình quản lý hồ sơ đảng viên và cơ sở dữ liệu đảng viên
4.2 Ý nghĩa thực tiễn
Tìm hiểu thực trạng quản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba
Bể, tỉnh Bắc Kạn Để từ đó đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tácquản lý hồ sơ đảng viên tại Đảng bộ xã Mỹ Phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn
Trang 4Chương 1.TỔNG QUAN VỀ HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN VÀ QUẢN LÝ
HỒ SƠ, HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN
1.1 Khái quát chung về hồ sơ, hồ sơ Đảng viên
1.1.1 Hồ sơ
1.1.1.1 Khái niệm
Văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi đã
giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng phục vụ
cho hoạt động của cơ quan hoặc các yêu cầu cần nghiên cứu khác Đây
là một yêu cầu mang tính tất yếu, nếu không sẽ gây khó khăn, trở ngại
cho hoạt động quản lý, sản xuất, nghiên cứu của các cơ quan tổ chức
Do đó, từ rất lâu hồ sơ đã trở thành một thuật ngữ được dùng phổ biến
trong công tác hành chính văn phòng, công tác lưu trữ ở Việt Nam và
trên các nước trên Thế giới
Khái niệm về hồ sơ được nhiều giáo trình tài liệu và văn bản
quản lý của Nhà nước đưa ra Tuy nhiên các khái niệm này đều thống
nhất ở một số đặc điểm cơ bản của Hồ sơ như là tập hợp các văn bản,
tài liệu có “ liên quan” với nhau về nội dung hoặc hình thức của văn
bản; phản ánh quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân; phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ của các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp…
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Quốc tế
xuất bản năm 1988 thì khái niệm hồ sơ được nêu như sau: Hồ sơ là một
tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan với nhau về một vấn đề,
sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự
việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình
thức như cùng chủng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban
hành
Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011 – QH 13 ngày 11
tháng 11 năm 2011 nêu khái niệm Hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập
tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối
tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.”
1.1.1.2 Phân loại hồ sơ
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản
được sử dụng làm phương tiện chính để truyền đạt các quyết định quản
lý Do đó, việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành làm minh chứng
cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ là một yêu cầu mang tính
tất yếu Tuy nhiên, văn bản, tài liệu có nội dung, hình thức thể hiện
phong phú, đa dạng và hình thành từ nhiều thời điểm khác nhau nên
Trang 5các hồ sơ được lập ra cũng có nhiều loại khác nhau Về cơ bản, trong
quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ hình
thành một số nhóm hồ sơ cơ bản sau:
- Hồ sơ công việc: Hồ sơ mà các văn bản có liên quan với nhau
về một vấn đề, sự việc và phản ánh trình tự diễn biến quá trình giải
quyết công việc, loại hồ sơ này được gọi là hồ sơ công việc Nói cách
khác, hồ sơ công việc phản ánh quá trình thực hiện chức năng nhiệm
vụ của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
Nhóm hồ sơ này được hình thành phổ biến và có số lượng lớn nhất bởi mỗi cơ quan, tổchức được thành lập đều có sứ mạng, chức năng, nhiệm vụ nhất định Trong quá trìnhthực hiện các nhiệm vụ, tất yếu phải sử dụng các phương tiện truyền đạt thông tin và cácquyết định quản lý Vì vậy, nội dung văn bản hay các hồ sơ được lập ra tất yếu sẽ phảnánh việc thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức
Ví dụ: Tại bệnh viện thì sẽ hình thành Hồ sơ bệnh án của các
bệnh nhân, hồ sơ này phản ánh quá trình điều trị và kết quả khám chữa
bệnh,…Tại Cơ quan Công an thì hình thành hồ sơ phản ánh quá trình
điều tra, truy bắt tội phạm,…
- Hồ sơ nhân sự: Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức còn
hình thành nên loại hồ sơ nhân sự Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản,
tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Cán
bộ, hồ sơ Học sinh - Sinh viên…) Hồ sơ nhân sự thường được lập ở
đơn vị, bộ phận phụ trách công tác tổ chức cán bộ của một cơ quan
( Phòng tổ chức Cán bộ,…) nhằm phục vụ cho việc quản lý và sử dụng
cán bộ
- Hồ sơ nguyên tắc: Trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
ngoài Hồ sơ nhân sự và Hồ sơ công việc còn hình thành một loại hồ sơ
là tập văn bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về từng mặt công
tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải
quyết công việc hàng ngày Loại hồ sơ này được gọi là Hồ sơ nguyên
tắc
Hồ sơ nguyên tắc được coi là cẩm năng làm việc của cán bộ chuyên viên, giúp cho việcthực thi công việc luôn theo các quy định của Nhà nước Trong thành phần hồ sơ nguyêntắc luôn được thay đổi, bổ sung những văn bản mới khi văn bản quy phạm pháp luật đượcsửa đổi, bổ sung hoặc thay thế Nghị định số 128 – CP ngày 08 tháng 9 năm 1968 của HộiĐồng Chính Phủ quy định: “ Các đơn vị công tác phải thường xuyên tập hợp và sắp xếptheo thứ tự ngày tháng tất cả những văn bản, giải thích, hướng dẫn thi hành các chínhsách, chế độ, thể lệ có liên quan tới từng mặt nghiệp vụ của mình lập thành hồ sơ nguyêntắc để giúp cho việc tra cứu, tìm hiểu luật lệ trong công việc hàng ngày được dễ dàng,nhanh chóng”
- Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ chuyên ngành thường được hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan chuyên môn, tài liệu
có hình thức và phương pháp chế tác có tính đặc thù Ví dụ: Hồ sơ thiết
kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; Hồ sơ thiết kế, chế tạo sản
Trang 6phẩm công nghiệp; Hồ sơ đo đạc, trắc địa, bản đồ, khí tượng – thủyvăn; Hồ sơ về nghiên cứu khoa học công nghệ,…
1.1.1.3 Vai trò của hồ sơ trong quản lý hành chính nhà nước
Tài liệu được lập thành hồ sơ sẽ giúp cho việc tra tìm nhanhchóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả,nâng cao năng suất và chất lượng công việc của cán bộ viên chức.Trong cơ quan đơn vị nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết
và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại khoa học theotừng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan vàtừng đơn vị tổ chức, bộ phận sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơquan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đềđược hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xácđáng và kịp thời
Có hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn
bí mật thông tin của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị Mỗi khi văn bảnđược lập thành hồ sơ thì sẽ tạo điều kiện cho cán bộ thủ trưởng cơ quanquản lý tài liệu chặt chẽ, nắm chắc được thành phần nội dung và khốilượng văn bản của cơ quan, biết được những tài liệu nào phải bảo quảncẩn thận, chu đáo, biết được những văn bản bị thất lạc, cho mượn tùytiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật cơ quan
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt chocông tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài
1.1.1.4 Lập hồ sơ
Khái niệm: Hồ sơ là một khái niệm về phân loại các loại văn
bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cánhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các điểm khác của văn bản như: tênloại, tác giả, thời gian ban hành,….Trên cơ sở khái niệm về hồ sơ có
thể đưa ra khái niệm về lập hồ sơ như sau: “Lập hồ sơ là việc tập hợp
sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định” ( Khoản 11, điều 2 Luật lưu trữ số 01/2011-QH13)
Lập hồ sơ hiện hành thuộc trách nhiệm của người được giaothực hiện, giải quyết công việc lập, được tiến hành đồng thời với quátrình giải quyết công.việc Việc lập hồ sơ đảm bảo văn bản, tài liệuphản ánh đúng công việc, chất lượng hồ sơ khi nộp vào lưu trữ theoyêu cầu
Yêu cầu của lập hồ sơ
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan, đơn vị hoặc cán bộ lập hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ của mỗi
cơ quan, đơn vị là cơ sở cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đó Mỗi cơquan đơn vị có chức năng nhiệm vụ nhất định do cơ quan cấp trên cóthẩm quyền giao do đó văn bản hình thành ở cơ quan đơn vị nào tất yếu
Trang 7phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị đó và phản ánh hoạt
động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, vấn đề, sự việc cụ
thể
Toàn bộ hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, đơn vị, thể hiện được các chức năng, nhiệm vụ đó trong giải
quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ Những loại văn bản, tài liệu
không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến
để biết thì không lập thành hồ sơ
- Các văn bản giấy tờ thu thập được trong hồ sơ phải đảm bảo
mối liên hệ khách quan và phản ánh trình tự giải quyết công việc Các
văn bản, tài liệu trong hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản
ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc, trình tự giải quyết công việc
Quá trình giải quyết công việc đơn giản hay phức tạp, ngắn hay dài
quyết định số lượng, thành phần, nội dung các văn bản, tài liệu hình
thành, có khởi đầu và kết thúc Tuy mỗi văn bản có sứ mệnh khác nhau
nhưng các văn bản, tài liệu đó có mối liên hệ khách quan với nhau Hồ
sơ lập ra đảm bảo mối liên quan chặt chẽ của các văn bản, tài liệu với
nhau thì mới phản ánh được vấn đề, sự việc một cách trọn vẹn, giữ
được mối liên hệ bên trong của văn bản
Người lập hồ sơ phải biết phân định hồ sơ cho hợp lý không xé
lẻ những văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề sự việc để thành
lập hồ sơ khác nhau và không được để lẫn tài liệu này vào hồ sơ khác
Hồ sơ lập theo các đặc trưng về hình thức văn bản không thực hiện theo yêu cầu này
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều
Các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị có giá trị khác nhau: có vănbản có ý nghĩa lịch sử, thực tiễn lâu dài, có văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thờigian ngắn, hoặc không còn ý nghĩa sau khi hoàn thành công việc
Yêu cầu nghiên cứu, sử dụng các văn bản trên cũng không giống
nhau nên thời gian bảo quản là khác nhau Đối với mỗi hồ sơ khác
nhau giá trị khác nhau nên khi hết giá trị thì sẽ hủy theo quy định hiện
hành
Thời gian và yêu cầu bảo quản, lưu giữ các văn bản tuỳ thuộc
vào giá trị của sử dụng của nó nên khi lập hồ sơ cần phân biệt giá trị
của văn bản sao cho các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị Thực
hiện được các yêu cầu này thì tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu
trữ cho cán bộ lưu trữ trong quá trình sử dụng
Hồ sơ lập ra phải bao gồm những văn bản đầy đủ giá trị pháp lý
(đúng thể thức, là bản chính hoặc bản sao hợp pháp), có ý nghĩa thực
tiễn lâu dài, có giá trị bảo quản tương đối đồng đều
- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức
Giá trị pháp lý của văn bản không chỉ thê hiện ở nội dung mà
còn thể hiện ở hình thức văn bản một văn bản có hiệu lực cần đảm bảo
thể thức văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định
Trang 8Hồ sơ có bản gốc bản chính bản sao nhưng trong hồ sơ thườngđược lưu trữ bản chính Bản chính và bản sao đều có giá trị như nhaunói chung đều có giá trị pháp lý giống nhau nhưng dưới góc độ sử liệuthì bản chính có độ chính xác cao hơn.
- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ chính xác
Khi lập hồ sơ cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong vàngoài bì hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung của văn bảntrong hồ sơ để tra cứu và nhanh chóng thuận lợi Biên mục hồ sơ khôngphức tạp nhưng tốn nhiều thời gian nên công tác lập danh mục hồ sơchưa được thực hiện một cách tốt nhất
- Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản
Công tác lập hồ sơ có nhiều cách lập nhưng đòi hỏi cán bộ lập
hồ sơ phải lập làm sao thuận lợi nhất với việc tìm kiếm và sử dụng vìmục đích cuối cùng của công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là phục vụcho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu Do đó việc lập hồ sơ phải cótính khoa học thông nhất để phục vụ công tác khai thác sử dụng
Nội dung của việc lập hồ sơ: Điều 21, Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thưquy định nội dung của việc lập hồ sơ là:
-Mở hồ sơ: là bắt đầu triển khai công việc lập hồ sơ Mở hồ sơbắt đầu từ khi nhận công việc được giao Người thụ lý hồ sơ nhận bìa
hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ và đưa văn bản đầu tiên của công việc vào hồ
sơ Từ đó trong quá trình giải quyết công việc, khi xuất hiện văn bản,giấy tờ tiếp tục đưa các văn bản khác vào hồ sơ
- Thu thập cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá trìnhtheo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc kết thúc, cán bộđược giao trách nhiệm giải quyết công việc phải tiến hành biên mục hồsơ
Ý nghĩa của việc lập hồ sơ
- Phạm vi chung
Văn bản hình thành trong hoạt của cơ quan tổ chức sau khi đãđược đối với văn bản chứa đựng thông tin về chủ trương chính sách vềquy hoạch, kế hoạch công tác chiến lược kế hoạch kinh doanh … cầnđược giữ lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục vụ cho cácmục đích thực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử
Xét ở tầm vĩ mô tức trong phạm vi toàn quốc văn bản hìnhthành trong cơ quan tổ chức phản ánh chủ trương đường lối của Đảng
và nhà nước những thành quả về đấu tranh chống giặc ngoại xâm, laođộng sang tạo… đó là những ghi chép lịch sử về sự nghiệp xây dựng vàbảo vệ tổ quốc của toàn thể dân tộc nên nguồn tài liệu sử liệu chân thực
và giá trị nghiên cứu lớn
- Đối với cơ quan
Trang 9Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công
việc kịp thời, mang lại hiệu quả;
Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ
quan;
Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động
của cơ quan;
Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra,
thanh tra và giám sát, là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành
quyền lực nhà nước;
Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt
và về sau; Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;
Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu; Nâng cao chất lượng
hiệu xuất công tác của cán bộ viên chức
1.1.2 Hồ sơ Đảng viên
1.1.2.1 Khái niệm Đảng viên
Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam hay còn gọi là Đảng viên
là người gia nhập và được kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam đồng
thời sinh hoạt tại tổ chức này Theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam
thì đảng viên phải là công dân Việt Nam từ mười tám tuổi trở lên và
người này phải thừa nhận và tự nguyện thực hiện các Cương lĩnh chính
trị, Điều lệ Đảng, tiêu chuẩn và nhiệm vụ đảng viên, hoạt động trong
một tổ chức cơ sở Đảng (Chi bộ, Đảng bộ ) được nhân dân tín nhiệm,
sau đó được giới thiệu kết nạp, thử thách, sinh hoạt và công nhận chính
thức “Đảng viên Đảng Cộng sản Việt Nam là chiến sĩ cách mạng
trong đội tiên phong của giai cấp công nhân, nhân dân lao động và
dân tộc Việt Nam, suốt đời phấn đấu cho mục đích,lý tưởng của Đảng,
đặt lợi ích của Tổ quốc, của giai cấp công nhân và nhân dân lao động
lên trên lợi ích cá nhân; chấp hành nghiêm chỉnh Cương lĩnh chính trị,
Điều lệ Đảng, các nghị quyết của Đảng và pháp luật của Nhà nước; có
lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; có đạo đức và lối sống
lành mạnh; gắn bó mật thiết với nhân dân; phục tùng tổ chức, kỷ luật
của Đảng, giữ gìn đoàn kết thống nhất trong Đảng” (Điều 1 Điều lệ
Đảng Cộng sản Việt Nam).
1.1.2.2 Khái niệm hồ sơ Đảng viên
Hồ sơ Đảng viên được hiểu như sau: “Hồ sơ Đảng viên là loại
hồ sơ bao gồm: Lý lịch đảng viên (theo mẫu do Ban Tổ chức Trung
ương phát hành); các nghị quyết và quyết định của cấp uỷ về kết nạp
đảng viên, về công nhận đảng viên chính thức, về đề bạt, khen thưởng,
kỷ luật; đảng viên; các bản kiểm điểm, nhận xét đảng viên; giấy
chuyển sinh hoạt đảng…” (Quy định số 29 - QĐ/TW ngày 25/07/2016
của Ban Chấp hành Trung ương về quy định Điều lệ Đảng)
1.1.2.3 Thành phần hồ sơ Đảng viên
Trang 10Việc quản lý hồ sơ đảng viên thực hiện theo Điểm 6.2 Quy định
số 29-QĐ/TW, ngày 25-7-2016 của Ban Chấp hành Trung ương Đảngkhóa XII về thi hành Điều lệ Đảng, cụ thể như sau:
a) Khi được kết nạp vào Đảng
+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng nhận thức về Đảng
+ Đơn xin vào Đảng
+ Lý lịch của người vào Đảng và các văn bản thẩm tra kèm theo.+ Giấy giới thiệu của đảng viên chính thức được phân công giúpđỡ
+ Nghị quyết giới thiệu đoàn viên ưu tú vào Đảng của ĐoànThanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh hoặc của công đoàn cơ sở
+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của tổ chức chính trị - xã hội nơilàm việc và chi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với người vào Đảng
+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của chi bộ
+ Báo cáo thẩm định của đảng ủy bộ phận (nếu có)
+ Nghị quyết xét, đề nghị kết nạp đảng viên của đảng ủy cơ sở.+ Quyết định kết nạp đảng viên của cấp ủy có thẩm quyền.+ Lý lịch đảng viên
+ Phiếu đảng viên
b) Khi đảng viên đã được công nhận chính thức có thêm các tàiliệu sau:
+ Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới
+ Bản tự kiểm điểm của đảng viên dự bị
+ Bản nhận xét đảng viên dự bị của đảng viên được phân cônggiúp đỡ
+ Tổng hợp ý kiến nhận xét của tổ chức chính trị - xã hội nơilàm việc và chi ủy (hoặc chi bộ) nơi cư trú đối với đảng viên dự bị
+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức củachi bộ
+ Báo cáo thẩm định của đảng ủy bộ phận (nếu có)
+ Nghị quyết xét, đề nghị công nhận đảng viên chính thức củađảng ủy cơ sở
+ Quyết định công nhận đảng viên chính thức của cấp ủy cóthẩm quyền
+ Các bản bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm
+ Các bản thẩm tra, kết luận về lý lịch đảng viên (nếu có)
+ Các quyết định của cấp có thẩm quyền về điều động, bổnhiệm, nghỉ hưu, nghỉ mất sức, chuyển ngành, phục viên, xuất ngũ, kỷluật, khen thưởng; bản sao các văn bằng chứng chỉ về chuyên môn, lýluận chính trị, ngoại ngữ, tin học
+ Hệ thống giấy giới thiệu sinh hoạt đảng từ khi vào Đảng.+ Các bản tự kiểm điểm hằng năm (của 5 năm gần nhất) và khichuyển sinh hoạt đảng của đảng viên
Trang 11- Ngoài những tài liệu trên, những tài liệu khác kèm theo trong
hồ sơ đảng viên đều là tài liệu tham khảo
- Các tài liệu trong hồ sơ đảng viên (trừ phiếu đảng viên đượcsắp xếp, quản lý theo quy định riêng) được ghi vào bản mục lục tài liệu
và sắp xếp theo trình tự như trên, đưa vào túi hồ sơ để quản lý; bảnmục lục các tài liệu trong hồ sơ đảng viên phải được cấp ủy quản lý hồ
sơ đảng viên kiểm tra, xác nhận, ký và đóng dấu cấp ủy
c) Bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ đảng viên
- Đối với đảng viên được kết nạp vào Đảng từ khi thực hiện Quyđịnh số 29-QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị khóa VIII đếnnay, trong hồ sơ đảng viên phải có đủ các tài liệu như quy định tạiĐiểm a, b nêu trên
- Đối với những đảng viên được kết nạp vào Đảng trước khi cóQuy định số 29-QĐ/TW, ngày 02-6-1997 của Bộ Chính trị khóa VIIIthì các cấp ủy được giao quản lý hồ sơ đảng viên tổ chức kiểm tra, sưutầm, thu thập bổ sung các tài liệu còn thiếu trong hồ sơ đảng viên đểhoàn thiện hồ sơ đảng viên, sắp xếp, quản lý theo quy định
Trường hợp đã sưu tầm, thu thập tài liệu nhưng vẫn không đủcác tài liệu trong hồ sơ đảng viên theo quy định thì cấp ủy nơi quản lý
hồ sơ đảng viên xác nhận, ký tên, đóng dấu vào bản mục lục các tàiliệu có trong hồ sơ đảng viên đang quản lý, làm cơ sở cho việc quản lýđảng viên và chuyển sinh hoạt đảng chính thức của đảng viên
- Bổ sung hồ sơ đảng viên hằng năm và khi chuyển sinh hoạtđảng chính thức:
+ Định kỳ hằng năm và khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảngchính thức, đảng viên phải ghi bổ sung những thay đổi về: trình độ (lýluận chính trị, học vấn, chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính ),đơn vị, chức vụ công tác, nghề nghiệp, khen thưởng, kỷ luật, hoàn cảnhgia đình (cha, mẹ, vợ, chồng, các con ) để tổ chức đảng bổ sung vào
hồ sơ đảng viên và đóng dấu của cấp ủy vào chỗ đã bổ sung
+ Chi ủy, chi bộ hướng dẫn, thu nhận, kiểm tra, xác nhận phiếu
bổ sung hồ sơ đảng viên, viết bổ sung những thay đổi vào danh sáchđảng viên của chi bộ và chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lênđảng ủy cơ sở (nếu là chi bộ cơ sở thì chi ủy xác nhận vào mục củacấp ủy cơ sở)
+ Cấp ủy cơ sở ghi bổ sung vào lý lịch đảng viên và danh sáchđảng viên của đảng bộ, chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lêncấp ủy cấp trên trực tiếp
+ Cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng bổ sung vàophiếu đảng viên, lý lịch đảng viên, danh sách đảng viên và cơ sở dữliệu đảng viên; lưu giữ phiếu bổ sung cùng với hồ sơ đảng viên, nếucấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên thì chuyển phiếu cho cấp ủy cơsở
Trang 121.2 Công tác Quản lý hồ sơ, hồ sơ đảng viên
1.2.1 Công tác quản lý hồ sơ
1.2.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ
Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản, hồ sơ trong tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy trong hoạt động của một tổ chức.
Quản lý hồ sơ, tài liệu có một vị trí đặc biệt quan trọng Nóđược ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm chodòng máu tốt được chảy đều, đúng, chính xác, đầy đủ và kịp thời vàliên tục trong cơ thể và lên bộ não, không để xảy ra ùn tắc, rò rỉ Côngtác quản lý hồ sơ, tài liệu bao gồm toàn bộ công việc liên quan đếnđăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tàiliệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
tổ chức và doanh nghiệp cho đến khi bị tiêu hủy hoặc được lựa chọn đểbảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ lịch sử
Xét về bản chất, quản lý hồ sơ, tài liệu là quản lý thông tin vănbản, bao gồm thông tin tài liệu hiện hành và thông tin tài liệu quá khứ.Trong thời đại bùng nổ thông tin, mỗi cơ quan, tổ chức, đặc biệt là cácdoanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững phải có năng lựcnhanh nhạy trong xử lý thông tin nói chung và thông tin tài liệu nóiriêng
Về cụ thể, quản lý hồ sơ, tài liệu là một hệ thống công việc đòihỏi tất cả những ai cần sử dụng tài liệu đều phải tham gia thực hiệntheo những nguyên tắc và nghiệp vụ phù hợp Hệ thống công việc cókhởi đầu tại thời điểm hình thành tài liệu (xem khái niệm tài liệu vàvăn bản), thời kỳ khai sinh tài liệu, hồ sơ - bắt đầu ở khâu văn thư(quản lý văn bản đi văn bản đến và lập hồ sơ thuộc giai đoạn văn thư)liên tiếp qua khâu lưu trữ cơ quan và kết thúc bằng việc thực hiện cácnghiệp vụ đưa vào lưu trữ lịch sử
1.2.1.2 Vai trò của việc quản lý hồ sơ
- Quản lý hồ sơ được nghiêm túc, khoa học sẽ giúp cho việc tra
cứu thông tin trong cơ quan, tổ chức được nhanh chóng, đủ căn cứchính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả
- Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu sẽ góp phần giữ gìn bí mật củaĐảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị
- Quản lý hồ sơ khoa học, hiệu quả sẽ là mắt xích gắn liền côngtác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công táclưu trữ
Trang 13- Đối với từng cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết côngviệc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến
và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác
- Đối với cơ quan, đơn vị nếu làm tốt việc lập hồ sơ sẽ quản lýđược công việc của cơ quan, đơn vị, quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bímật Lập hồ sơ và quản lý tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trongcông tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưutrữ, tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lưutrữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu
1.2.1.3 Những nguyên tắc của việc quản lý hồ sơ
Có một số nguyên tắc phải tuân thủ khi quản lý một hệ thốnglưu trữ hồ sơ Vì thế nên có cách tiếp cận hồ sơ sao cho có thể nhanhchóng tìm ra khi cần
- Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếukhông, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làmchậm trễ việc truy cập
- Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, các doanhnghiệp cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một sốlượng lớn hồ sơ khi cần
- Phải xem xét việc tiết kiệm chi phí lập hệ thống và chi phí điềuhành nó Tính có thể nén được là một lý do quan trọng để bảo đảm hệthống có thể phù hợp với khoảng trống sẵn có
- Phải xem xét tính an toàn chống lại những thứ như hỏa hoạn
và sự hư hỏng hồ sơ do bụi, chất bẩn và tính an toàn của các hồ sơ mật.Tính phù hợp chung của hệ thống trong điều kiện hoạt động của tổchức là một xem xét khác
- Cách tạo chỉ mục của hệ thống nên thích hợp với mục đích vàcung cấp đủ tham chiếu qua lại đối với những tài liệu bao gồm một sốlãnh vực
- Phải có sự kiểm soát để theo dõi bất kỳ tài liệu nào được lấy ra
và biết được chúng đang ở đâu
- Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo antoàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩmnang, sách hướng dẫn về danh mục hồ sơ đã sắp xếp
- Thiết kế và sử dụng các biểu mẫu thống nhất theo sự chỉ đạochung Như vậy, một cơ quan, tổ chức phải thiết kế hệ thống lưu trữ hồ
sơ của mình phù hợp với các yêu cầu và bảo đảm rằng hệ thống đó đủlinh động để theo kịp các thay đổi, đặc biệt là những thay đổi liên quanđến việc mở rộng hệ thống và các yêu cầu quản trị hiện đại
Nên sử dụng những thiết bị bảo quản hiệu quả để lưu giữ vàphân biệt những loại hồ sơ khác nhau Tài liệu của hồ sơ nên luôn luônđưa vào theo trình tự giải quyết công việc, tài liệu nào ban hành trướcđược đặt trước trong hồ sơ Nên tránh viết tắt trong các tên gọi hồ sơ
Trang 14Cũng nên tránh dùng từ đồng nghĩa Tài liệu nên được phân loại theomột phương án phân loại phù hợp để lưu trữ.Với tài liệu hành chính cóthể phân loại theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức hoặc thời gian -mặt hoạt động; tài liệu nhân sự phân loại theo vần chữ cái, gồm từ Ađến F, G đến L, M đến R và từ S đến Z.
1.2.2 Công tác quản lý hồ sơ đảng viên
1.2.2.1 Khái niệm quản lý hồ sơ đảng viên
Quản lý hồ sơ đảng viên là việc quản lý sổ danh sách đảng viên,thẻ đảng viên, phiếu đảng viên, các thông tin lý lịch và các giấy tờ tàiliệu liên quan đến cá nhân các đảng viên, tiến hành rà soát, phân loại vàquản lý hồ sơ đảng viên theo các hướng dẫn của Đảng bộ cấp trên
1.2.2.2 Yêu cầu quản lý hồ sơ đảng viên
a) Hồ sơ đảng viên phải được tổ chức đảng quản lý chặt chẽtheo chế độ bảo mật, không được tẩy xoá, tự ý sửa chữa Khi có đủ căn
cứ pháp lý, được cấp ủy có thẩm quyền đồng ý bằng văn bản thìcấp ủy được giao quản lý hồ sơ mới được sửa chữa vào hồ sơ đảng viên
và đóng dấu của cấp ủyvào chỗ sửa chữa
b) Hồ sơ đảng viên do cấp ủy cơ sở nơi đảng viên đang sinhhoạt đảng chính thức quản lý, kể cả đảng viên là cán bộ thuộc diệncấp ủy cấp trên quản lý Cấp ủy cơ sở không có điều kiện quản lý vàbảo quản hồ sơ đảng viên thì đề nghị cấp ủy cấp trên trực tiếp quản lý,bảo quản
c) Quản lý hồ sơ khi chuyển sinh hoạt đảng:
- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng, cấp ủy nơi đảng viênchuyển đi làm đầy đủ thủ tục, niêm phong hồ sơ, giao cho đảng viêntrực tiếp mang theo để báo cáo với cấp ủy nơi đảng viên chuyểnđến; trường hợp đặc biệt thì tổ chức đảng chuyển hồ sơ
- Tổ chức đảng tiếp nhận đảng viên phải kiểm tra chặt chẽ hồ sơđảng viên theo danh mục các tài liệu có trong hồ sơ, vào sổ theo dõi,sắp xếp, quản lý; nếu chưa có xác nhận của cấp ủy quản lý hồ sơ đảngviên (nơi đảng viên chuyển đi) trong danh mục hồ sơ đảng viênthì chưa tiếp nhận sinh hoạt đảng
d) Quản lý hồ sơ đảng viên khi tổ chức đảng bị giải tán, giải thể,sáp nhập, hợp nhất hoặc chia tách:
Hồ sơ của đảng viên ở những tổ chức đảng bị giải tán, giải thể,sáp nhập, hợp nhất hoặc chia tách do cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổchức đảng đó kiểm tra, thu nhận, quản lý và xử lý theo quy định
đ) Hồ sơ của đảng viên từ trần hoặc bị đưa ra khỏi Đảngthì cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lý
e) Nghiên cứu, khai thác hồ sơ đảng viên:
- Cán bộ, đảng viên muốn nghiên cứu hồ sơ đảng viên phải được
sự đồng ý của cấp ủy quản lý hồ sơ và phải thực hiện đúng hướng dẫn
Trang 15của cán bộ quản lý hồ sơ đảng viên Việc nghiên cứu hồ sơ đảng viênđược tiến hành tại phòng hồ sơ Trường hợp cần sao chụp hồ sơ đảngviên để nghiên cứu thì phải được cấp ủy quản lý hồ sơ đồng ý.
- Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ đảng viên tuyệt đối khôngđược tẩy xoá, sửa chữa, ghi thêm, đưa thêm hoặc rút bớt tài liệu trong
g) Quản lý, sử dụng phiếu đảng viên:
- Phiếu đảng viên do cấp ủy huyện và tương đương quản lý(thay cho sơ yếu lý lịch đảng viên M2) theo thứ tự trong danh sáchđảng viên của từng tổ chức cơ sở đảng trực thuộc Sơ yếu lý lịch M2được chuyển về lưu giữ cùng với hồ sơ đảng viên, không được thanhlý
- Khi đảng viên chuyển sinh hoạt đảng chính thức ra khỏi đảng
bộ huyện và tương đương thì không phải khai lại phiếu đảng viên, màphiếu đảng viên được chuyển giao cùng với hồ sơ đảng viên đến đảng
bộ mới để quản lý
h) Tổ chức quản lý hồ sơ đảng viên:
- Hệ thống sổ theo dõi, quản lý hồ sơ đảng viên gồm: sổ danhsách đảng viên đang sinh hoạt tại chi bộ (cả đảng viên chính thức và dựbị); sổ đảng viên đã ra khỏi Đảng (xin ra, xóa tên, khai trừ); sổ đảngviên đã từ trần; sổ theo dõi giao nhận hồ sơ đảng viên và mượn đọc hồ
sơ đảng viên
- Hồ sơ đảng viên được sắp xếp theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy và
dễ bảo quản theo từng loại hồ sơ đảng viên ở mỗi cấp quản lý
- Nơi lưu giữ hồ sơ đảng viên phải có phương tiện chống mốimọt, ẩm ướt, phòng hỏa, lũ lụt; thực hiện đúng chế độ bảo mật
Định kỳ 6 tháng phải đối chiếu danh sách đảng viên với sốlượng hồ sơ đảng viên, kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơđảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay Khi thay đổi cán bộ quản lý phải
có biên bản giao nhận chặt chẽ, đúng quy định
1.2.2.3 Trách nhiệm xây dựng và quản lý Hồ sơ đảng viên Bộ
Chính trị quy định (Quy định số 29 – QĐ/TW):
a) Cấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên và danh sách đảng viên,cấp ủy cơ sở nào không có điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ đảngviên thì cấp ủy cấp trên trực tiếp quản lý, bảo quản
b) Cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng quản lýphiếu đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở trực
Trang 16thuộc; quản lý hồ sơ đảng viên và danh sách đảng viên đối với đảng
viên đi lao động, học tập tự túc ở nước ngoài Đảng ủy Ngoài nước
quản lý hồ sơ đảng viên, thẻ đảng viên và danh sách đảng viên trong
Đảng bộ theo quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Ban Tổ chức
Trung ương
c) Hằng năm, các cấp ủy chỉ đạo, kiểm tra việc bổ sung lý lịch
đảng viên và quản lý hồ sơ đảng viên
d) Hồ sơ đảng viên là tài liệu mật của Đảng, không được tẩy
xóa, tự ý sửa chữa Tổ chức đảng phải quản lý chặt chẽ hồ sơ đảng viên
theo chế độ bảo mật
Ban Tổ chức Trung ương giúp Trung ương hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hồ sơ đảngviên trong toàn Đảng
Theo điểm 8.3, Hướng dẫn số 01-HD/TW ngày 20/9/2016 Ban
Chấp hành Trung ương đã Hướng dẫn như sau:
a) Đối với đảng viên:
- Phải tự khai lý lịch, phiếu đảng viên của mình một cách đầy
đủ, rõ ràng, chính xác, trung thực theo quy định
- Định kỳ hằng năm hoặc khi chuyển sinh hoạt đảng chính thức
phải ghi đầy đủ những thay đổi của mình vào phiếu bổ sung hồ sơ đảng
viên, báo cáo chi ủy, chi bộ
- Bảo quản, giữ gìn cẩn thận hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng,
không làm hỏng, không cho người khác mượn; nếu để mất, làm hỏng
hồ sơ đảng viên phải báo cáo cấp ủy rõ lý do để mất, làm hỏng, kèm
theo bản xác nhận của cấp ủy hoặc công an xã, phường, nơi bị mất,
làm hỏng hồ sơ đảng viên để được xem xét, làm lại hồ sơ đảng viên
b) Đối với cấp cơ sở:
- Chi ủy, chi bộ, đảng ủy bộ phận (nếu có) quản lý sổ danh sách
đảng viên
- Cấp ủy cơ sở quản lý hồ sơ đảng viên và sổ danh sách đảng
viên theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản hồ sơ đảng viên; hướng
dẫn, kiểm tra, thu nhận phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên, ghi bổ sung vào
lý lịch đảng viên và danh sách đảng viên của đảng bộ, chi bộ cơ sở,
chuyển phiếu bổ sung hồ sơ đảng viên lên cấp ủy cấp trên trực tiếp;
định kỳ (3 tháng 1 lần) kiểm tra phiếu báo chuyển sinh hoạt đảng để
theo dõi số đảng viên chuyển đến báo cáo cấp ủy có thẩm quyền xử lý
đảng viên quá 3 tháng không nộp hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng mà
không có lý do chính đáng; kiểm tra, bổ sung danh sách đảng viên; viết
phiếu báo đảng viên đã từ trần và phiếu báo đảng viên ra khỏi Đảng
chuyển giao cùng hồ sơ đảng viên đã từ trần, hồ sơ đảng viên bị đưa ra
khỏi Đảng lên cấp ủy cấp trên trực tiếp trong thời hạn 30 ngày làm việc
kể từ khi lập phiếu báo; xét, lập hồ sơ của đảng viên bị mất, bị hỏng và
báo cáo cấp ủy cấp trên
c) Đối với cấp ủy cấp trên trực tiếp của tổ chức cơ sở đảng:
Trang 17- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trungương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các tổ chức đảng trực thuộc Chỉgiao hồ sơ đảng viên cho cấp ủy cơ sở quản lý khi có đủ điều kiện vềphương tiện bảo quản và có cán bộ thực hiện việc quản lý; khi bàngiao phải có biên bản giao nhận chặt chẽ.
- Quản lý phiếu đảng viên, sổ danh sách đảng viên của các tổchức cơ sở đảng trực thuộc; hồ sơ kết nạp của đảng viên dự bị và hồ sơcủa đảng viên ở các tổ chức cơ sở đảng chưa được giao quản lý
- Định kỳ hằng năm kiểm tra danh sách đảng viên ở cáccấp ủy cơ sở trực thuộc và báo cáo lên ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy,đảng ủy trực thuộc Trung ương về các biến động của đội ngũ đảng viêntheo các mẫu biểu báo cáo đã quy định
d) Đối với ban tổ chức tỉnh ủy, thành ủy và tương đương:
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Trungương về quản lý hồ sơ đảng viên ở các cấp ủy cấp dưới; bồi dưỡngnghiệp vụ cho cán bộ làm nghiệp vụ quản lý hồ sơ đảng viên ở cáccấp ủy trực thuộc
- Hằng năm tổ chức đối khớp và rút kinh nghiệm về công tácquản lý hồ sơ đảng viên và báo cáo Ban Tổ chức Trung ương
1.2.2.4 Nhiệm vụ của cán bộ quản lý hồ sơ Đảng viên
Cán bộ quản lý hồ sơ đảng viên phải làm những công việc hàngngày như sau:
Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên trong đảng bộ,làm cho hồ sơ phản ánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và sựphát triển, trưởng thành của đảng viên; giúp cơ quan tổ chức hướng dẫnđảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý lịch và viết bổ sung lý lịch hàng năm.Những chỗ viết nhầm, viết sai cần sửa chữa phải có sự xác nhận, kýtên, đóng dấu của người đại diện tổ chức đảng
Nghiên cứu phát hiện những điểm chưa rõ hoặc mâu thuẫn nhautrong lý lịch, sơ yếu lý lịch đảng viên và các tài liệu liên quan Xácminh (qua nhiều nguồn) làm rõ những vấn đề cần thiết Tuyệt đốikhông được tiết lộ những điều trong hồ sơ lý lịch đảng viên cho nhữngngười không có trách nhiệm biết
Sắp xếp hồ sơ đảng viên theo đúng hướng dẫn của cấp trên saocho đễ thấy, dễ lấy, thuận tiện cho việc nghiên cứu Lập danh mục cáctài liệu có trong hồ sơ đảng viên và phân biệt rõ tài liệu chính hoặc tàiliệu tham khảo
Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, lý lịch đảng viên kịp thời, đúng quyđịnh, nghiêm chỉnh chấp hành nội quy cho mượn, đọc hồ sơ đảng viên,không được tuỳ tiện; sử dụng rồi lại phải sắp xếp lại theo quy định
Cất giữ và bảo quản chu đáo, không được để nhầm lẫn, hư hỏnghoặc để mất Kho và phương tiện bảo quản phải chống được mối mọt
và ẩm ướt Thực hiện đúng chế độ bảo mật, phòng gian, phòng hoả, lũ
Trang 18lụt, phòng mất cắp, Kiểm tra, rút kinh nghiệm công tác này và hướng
dẫn nghiệp vụ cho cán bộ làm hồ sơ đảng viên cấp dưới
Liên hệ các cơ quan có liên quan để nhận những tài liệu thuộc
hồ sơ lý lịch đảng viên của đảng bộ mình Quan hệ chặt chẽ với các bộ
phận hoặc cán bộ chuyên trách quản lý hồ sơ cán bộ, thống kê, giới
thiệu sinh hoạt đảng, làm thẻ đảng viên để trao đổi thu thập những tài
liệu về hồ sơ lý lịch đảng viên, làm cho công tác này đạt yêu cầu chất
lượng, bảo đảm nắm được chính xác thực trạng và lượng đảng viên
trong đảng bộ
Hủy bỏ những tài liệu không còn có tác dụng thiết thực trong hồ
sơ đảng viên (được cấp ủy đảng hoặc tổ chức đảng cho phép)
Thực hiện đúng chế độ báo cáo về việc quản lý hồ sơ lý lịch
đảng viên (theo yêu cầu, nội dung, thời gian do Ban Tổ chức Trung
ương hướng dẫn)
Qua công tác nghiệp vụ này, thường xuyên và kịp thời làm rõ về tình hình công tác hồ sơđảng viên và làm thống kê về cơ cấu, chất lượng đảng viên theo quy định
Đồng chí cấp ủy viên hoặc cán bộ tổ chức được cấp ủy giao
trách nhiệm quản lý, sử dụng các loại sổ sách về quản lý đảng viên phải
thường xuyên nắm chắc lượng hồ sơ đảng viên, theo dõi chặt chẽ việc
giao, nhận, mượn đọc hồ sơ đảng viên
Định kỳ đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng
viên; kịp thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng
để xử lý ngay Khi thay đổi cán bộ quản lý phải có biên bản giao, nhận
Khoản 2, Điều 35 trong Hướng dẫn thực hiện các quy định về
công tác kiểm tra, giám sát và kỷ luật của Đảng trong Chương VII và
Chương VIII Điều lệ Đảng khóa XI ban hành kèm theo Quyết định số
30-QĐ/TW ngày 26/7/2016 của Ban Chấp hành Trung ương quy định:
- Đối với tổ chức đảng: khiển trách, cảnh cáo, giải tán.
- Đối với đảng viên chính thức: khiển trách, cảnh cáo, cách
chức, khai trừ
Đảng viên chính thức vi phạm nghiêm trọng đến mức phải khai
trừ thì phải kỷ luật khai trừ, không áp dụng biện pháp xóa tên, không
chấp nhận việc xin ra khỏi Đảng Cấp ủy viên vi phạm đến mức cách
chức thì phải cách chức, không để thôi giữ chức
- Đối với đảng viên dự bị: khiển trách, cảnh cáo.
Trang 19Đảng viên dự bị vi phạm đến mức phải kỷ luật thì kỷ luật khiển
trách hoặc cảnh cáo và khi hết thời hạn dự bị, chi bộ vẫn tiến hành xét
công nhận đảng viên chính thức Nếu vi phạm đến mức không còn đủ
tư cách đảng viên thì xóa tên trong danh sách đảng viên
Tất cả các quyết định, danh sách các đảng viên được khen
thưởng hay bị kỷ luật, các bản tự kiểm điểm của Đảng viên, các giấy tờ
liên quan đến vấn đề khen thưởng kỷ luật Đảng viên đều được thu thập,
bổ sung cho vào hồ sơ Đảng viên và quản lý chặt chẽ, nghiêm túc và bí
mật
1.3 Giới thiệu về phần mềm tin học MS Office Excel
1.3.1 Khái niệm bảng tính trong Excel
Bảng tính trong Excel là tài liệu dạng điện tử có chức năng lưu
trữ và thao tác với các loại dữ liệu khác nhau như dữ liệu số, dữ liệu
văn bản, các ký tự đặc biệt trong định dạng bảng Định dạng bảng bao
gồm các dòng (rows) và cột (columns), khi giao với nhau tạo thành các
ô (cells)
Ô trong Excel là thành phần dùng để lưu trữ dữ liệu trong trang
tính, dữ liệu có thể lưu trữ trong một hoặc nhiều ô, thậm chí là trên
nhiều trang tính Bạn có thể thực hiện rất nhiều thao tác khác nhau với
dữ liệu trên ô như thêm, sửa, xóa hay định dạng dữ liệu…
Trong một file hay một sổ tính Excel thì có thể bao gồm nhiều trang tính, tùy theo nhucầu công việc mà việc phân chia dữ liệu trên các trang tính khác nhau có thể được thiết kếphù hợp
1.3.2 Cửa sổ ứng dụng Excel
Khi người dùng mở ứng dụng Excel sẽ có hai cửa sổ được hiển
thị:
- Cửa sổ bên ngoài là vùng diện tích hiển thị chính của ứng dụng
Excel, được gọi là cửa sổ ứng dụng (application window) sẽ hiển thị
đầy màn hình, cung cấp rất nhiều công cụ và chức năng khi làm việc
- Cửa sổ bên trong được gọi là cửa sổ dành cho sổ tính Excel
(workbook window), là nơi bạn thao tác với dữ liệu và các đối tượng
như bảng hay biểu đồ
Cửa sổ ứng dụng Excel (Application window) chứa các các
công cụ chức năng hỗ trợ người sử dụng trong quá trình thao tác dữ
liệu
1.3.3 Trang tính
Trang tính (Worksheet) là một phần của bảng tính (spreadsheet)
dùng để lưu trữ dữ liệu trong Excel
Trang 20Bản thân mỗi trang tính chứa được 16384 cột và 1048576 dòng giao với nhau để tạothành các ô dữ liệu ( Các phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng).
Ô dữ liệu đang được chọn gọi là ô chủ động (active cell) Mặc định Excel thiết kếcác cột có tiêu đề đánh theo chữ cái dọc theo phần trên trang tính và tiêu đề dòng đánhtheo số chạy dọc xuống dưới lề trái của trang tính Người dùng có thể thay đổi các thuộctính như độ rộng, chiều cao hay thêm/xóa các dòng và cột trong trang tính
Tiêu đề cột trong trang tính Excel bắt đầu từ ký tự A và lần lượt đến Z (26 cột), sau
đó được đánh tiếp theo thứ tự AA-AZ, rồi BA-BZ,…Tổng cộng có 16384 cột được đánh
từ A đến XFD Tiêu đề dòng được đánh thứ tự theo số lần lượt từ 1 đến 1048576
1.3.4 Sổ tính
File Excel còn được gọi là sổ tính, là nơi lưu trữ các trang tính Mặc định một fileexcel được tạo ra có 3 trang tính với tên là Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 Tên của trang tínhxuất hiện phía dưới sổ tính Người dùng có thểm thêm, xóa hay đổi tên trang tính giúpnâng cao hiệu quả biểu diễn dữ liệu
1.3.5 Thanh Ribbon
Đây là thành phần giao diện hoàn toàn mới của Excel 2010 so
với Excel 2003 và được cải tiến so với phiên bản Excel 2007 Thanh
Ribbon (đôi khi còn gọi là thanh ruy băng) chứa tất cả các câu lệnh
trong Excel, được nhóm lại thành các nhóm lệnh và đặt trên các tab
Thanh ribbon được thiết kế ở vị trí trung tâm của sổ tính Excel giúp
người dùng dễ dàng truy cập các câu lệnh
Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,
Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins
Với cách bố trí các lệnh của Excel một cách logic, người dùng
không cần phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm câu lệnh cho các thao
tác dù đơn giản hay phức tạp
1.3.6 ScreensTips
ScreenTip là một đoạn văn bản giải thích vắn tắt chức năng của
một câu lệnh khi bạn di chuyển chuột qua vùng diện tích hiển thị của
câu lệnh Chẳng hạn khi người dùng di chuyển qua chức năng Cut, sẽ
có lời giải thích như hình sau:
1.3.7 Backstage View
Đây là thành phần giao diện hiển thị khi bạn sử dụng thẻ File,
cung cấp một chuỗi các tùy chọn cho các câu lệnh như hiển thị tính
tương thích của sổ tính, quyền hạn và thông tin về phiên bản của Excel
Giao diện Backstage View cho phép đơn giản hóa việc truy cập các
Trang 21chức năng trong Excel và giúp người dùng có thể lưu, chia sẻ hay in
ấn, xuất bản sổ tính
1.3.8 Hộp thoại Open
Hộp thoại này cho phép tìm kiếm và mở file Excel đang tồn tại
sẵn bằng cách dùng câu lệnh Open trong thẻ File Người dùng có thể
chọn thư mục chứa file được xác định trong danh sách Look In, say đó
chọn file và mở Danh sách File of type cung cấp tùy chọn để lựa chọn
định dạng file cần mở Nút Open chứa danh sách các tùy chọn mà
người dùng muốn file được mở ra như: File gốc, mở bản copy của file
hay mở file chỉ đọc
1.3.9 Các thẻ theo ngữ cảnh
Đây là các thẻ không xuất hiện mặc định trong Excel 2010, nó
sẽ xuất hiện khi bạn chọn một đối tượng xác định như bảng, biểu đồ,
các đối tượng đồ họa,…Tùy vào loại đối tượng bạn chọn thì các thẻ
theo ngữ cảnh sẽ hiển thị tương ứng
Mục đích của các loại thẻ này là giúp cho bạn đơn giản hóa việc
sử dụng các chức năng của các đối tượng trong Excel Nghĩa là, các thẻ
này chỉ xuất hiện khi bạn cần nó và sẽ ẩn đi khi bạn không chọn các
đối tượng tương ứng
Ví dụ: Thẻ Design xuất hiện khi tạo bảng (Table), biểu đồ
(Chart) để thiết kế, định dạng hiển thị cho đối tượng
1.3.10 Thanh công cụ truy cập nhanh
Trong Excel 2010, mặc định thì thanh công cụ truy cập nhanh
nằm trên thanh tiêu đề và hiển thị các thành phần tích hợp mà người
dùng hay sử dụng Bên cạnh các câu lệnh như Save, Undo, Redo thì
người dùng có thể tùy chỉnh để thêm những câu lệnh thường dùng vào
thanh truy cập nhanh bằng cách nháy chuột phải vào lệnh đó và chọn
Add to Quick Access Toolbar.
1.3.11 Thanh trạng thái.
Thanh trạng thái nằm phí dưới cùng trong cửa sổ ứng dung Excel để chỉ rõ một tùy
chọn như Cell Mode, End Mode, Page Number, và Macro Recording ở trạng thái
bật/tắt khi bạn thao tác với ô dữ liệu, thanh trạng thái thể hiện thông tin của ô bạn đang
chọn như Really, Edit hay Enter.
1.3.12 Thanh công thức
Thanh công thức nằm dưới thanh Ribbon, chứa các nút Name
box, Nút Insert Function và ô Nhập công thức Fomular bar Hộp
Name box hiển thị tên của ô người dùng chọn, nút Insert Function
Trang 22hiển thị tùy chọn để thêm một hàng và ô nhập công thức Formular barcho phép người dùng hiển thị và chỉnh sửa nội dung của ô đang chọn.
1.4 Làm việc với ô trong Excel
1.4.1 Nhận dạng ô và vùng
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và sốthứ tự của dòng Một vùng trong bảng tính được xác định bằng địa chỉcủa ô ở góc trên bên trái của vùng và địa chỉ ô góc dưới bên phải củavùng (có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng
được xác định là <tên cột>:<tên cột> (ví dụ cột A thì được xác định ngắn gọn là A:A) và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả một dòng 4 là 4:4)
Chọn vùng: Nếu dùng chuột, trước tiên bạn dùng chuột di
chuyển ô hiện hành đến góc trên bên trái của vùng cần chọn, sau đó giữtrái chuột kéo xuống dưới qua phải đến vị trí ô cuối cùng của vùng vàthả chuột Nếu dùng phím thì sau khi chọn ô đầu tiên bạn giữ phím
Shift trong khi nhấn phím và để đến ô cuối của vùng và thả cácvà để đến ô cuối của vùng và thả các và để đến ô cuối của vùng và thả cácphím (Bạn cũng có thể làm ngược lại là chọn ô cuối của vùng trước vàkéo chọn đến ô đầu tiên)
Khi muốn chọn cả sheet hiện hành thì nhấn <Ctrl+A>, còn
muốn chọn cả workbook (nghĩa là chọn tất cả các sheet) thì nhấp phải
chuột lên thanh sheet tab và chọn Select All Sheets.
Sao chép và di chuyển vùng: Sao chép (copy) giúp ta nhân bản
một vùng nào đó đến một nơi nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốccòn nguyên, còn di chuyển vùng thì cũng như sao chép nhưng dữ liệugốc sẽ được di dời đến vị trí mới Để sao chép hay di chuyển trước tiên
bạn phải chọn vùng cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút
lệnh, phím tắt hay dùng chuột để thực hiện:
Dùng Ribbon: Chọn vùng Home nhóm Clipboard
nhấn nút hay (Copy hay Cut), đến nơi đích và Home nhóm Clipboardnhấn nút (Paste) Bạn có thể gọi các lệnh trên
từ thực đơn ngữ cảnh nhấp phải chuột
Dùng Chuột: Chọn vùng giữ trái chuột và giữ thêm phím
Ctrl nếu là sao chép (không giữ thêm phím Ctrl sẽ là lệnh di chuyển)
kéo chuột tới nơi đích cần sao chép hay di chuyển đến và thả chuột
1.4.2 Nhập dữ liệu và thao tác căn bản với dữ liệu
Việc tiếp theo cần thực hiện là người dùng phải hiểu rõ cáchthức nhập dữ liệu vào Excel 2010 Các bạn sẽ được giới thiệu cáchthức nhập dữ liệu, các kiểu dữ liệu trong Excel hay lưu sổ tính Excel
Trang 23Tên của ô: Trong Excel thì bạn có thể chọn đến một ô hay dải
các ô thông qua tên của ô hay dải các ô đó Tên của ô không phân biệtchữ hoa, chữ thường và lên đến 255 ký tự Bạn có thể sử dụng tên của
ô trong phần Name Box và Enter để di chuyển đến ô cần thao tác
Kiểu dữ liệu
Nhãn là kiểu dữ liệu dạng văn bản, chứa các ký tự, số và các ký
hiệu, thường sử dụng để hiển thị tiêu đề định danh cho dòng và cột
Giá trị là kiểu dữ liệu dùng để tính toán.
Ngày tháng, thời gian là kiểu dữ liệu cho phép hiển thị thông
tin về ngày giờ, cũng có thể thực hiện các phép tính như thêm/bớt ngàytháng/thời gian,…
Các câu lệnh Save và Save As
Câu lệnh Save sử dụng để lưu một sổ tính mới hoặc lưu các thayđổi với sổ tính đang thao tác với tên cũ Trong khi đó, câu lệnh Save As
sử dụng để lưu một file đang tồn tại với một tên khác, có thể tại một vịtrí khác và kiểu dữ liệu khác Người dùng có thể sử dụng thẻ File đểtruy xuất hai câu lệnh này
Các định dạng file excel 2010
Excel cung cấp cho người dùng một danh sách các định dạngfile mở rộng để lưu sổ tính Excel Có một số định dạng file mới đượcthêm vào trong phiên bản này như XML Data và Excel BinaryWorkbook Các định dạng này sẽ nén file Excel và làm giảm kíchthước cũng như cho phép người dùng bảo mật dữ liệu phục hồi các filelỗi
Các bước chi tiết nhập dữ liệu trong sổ tính Excel
Các bước để tạo sổ tính và gõ dữ liệu
- Chọn thẻ File chọn New
- Trong vùng Available Template, dưới nút Home chọn BlankWorkbook
- Trong vùng Blank WorkBook chọn Create
- Trong trang tính mới gõ dữ liệu bạn cần
- Sử dụng các kỹ thuật di chuyển bằng chuột hoặc bàn phím đếncác ô mà bạn muốn gõ dữ liệu
Các bước tham chiếu đến tên của ô
- Trong ô Name box gõ tên ô hoặc Tham chiếu ô
- Trong hộp thoại Microsoft Excel – Compatibility checker
duyệt qua các đặc điểm không đươc hỗ trợ trong phiên bản XLS vàchọn ok
Trang 24Chương 2 KHÁI QUÁT VỀ ĐẢNG BỘ XÃ VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐẢNG VIÊN TẠI ĐẢNG BỘ XÃ MỸ PHƯƠNG, HUYỆN BA BỂ, TỈNH BẮC
KẠN
2.1 Giới thiệu về Đảng bộ xã Mỹ phương, huyện Ba Bể, tỉnh Bắc Kạn
2.1.1 Lịch sử hình thành xã Mỹ phương
Theo các nguồn sử liệu cũ ghi chép lại, thời kỳ các vua Hùng
dựng nước, xã Mỹ Phương thuộc Bộ Vũ Định – một trong 15 bộ của
Nhà nước Văn Lang Dưới thời Thục phán, xã Mỹ Phương thuộc nước
Âu Lạc Từ năm 179 trước công nguyên đến khoảng thế kỷ thứ X sau
công nguyên, dưới ách đô hộ của triều đại phong kiến phương Bắc
vùng đất này thuộc quận Giao Chỉ Thời kỳ phong kiến Đại việt, kể từ
thời Nhà Lê, vùng đất Mỹ Phương nằm trong phủ Thái Nguyên, Năm
Minh Mạng thứ 12 vùng đất này thuộc tỉnh Thái Nguyên Đến ngày
11/4/1900, toàn quyền Đông Dương ra nghị định tách một phần đất
thuộc tỉnh Thái nguyên thành lập tỉnh Bắc Kạn gồm 4 châu: Châu
Thông Hóa (sau đổi thành Ngân Sơn),châu Bạch Thông, Châu Cảm
Hóa (sau đổi thành Nà Rỳ) và châu Chợ Rã (nay gọi là Ba Bể), xã Mỹ
Phương nằm trong châu Chợ Rã Với mục đích phát triển kinh tế xã
hội, củng cố quốc phòng an ninh năm 1965, tỉnh Bắc Kạn hợp nhất với
tỉnh Thái Nguyên thành tỉnh Bắc Thái Đến ngày 28/12/1978 Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam quyết định tách 2 huyện
Chợ Rã và Ngân Sơn của tỉnh Bắc Kạn để sáp nhập vào tỉnh Cao Bằng
Đến năm 1984 tên huyện Chợ Rã đổi thành huyện Ba Bể Đến
1/1/1997, tỉnh Bắc Kạn chính thức được tái lập huyện Ba Bể thuộc
Tỉnh Bắc Kạn Đến năm 2003 huyện Ba Bể được tách thành 02 huyện
là huyện Ba Bể và huyện Pác Nặm, xã Mỹ Phương vẫn thuộc địa phận
huyện Ba Bể
Trong suốt chiều dài lịch sử, từ khi khai phá rừng núi dựng làng,
lập bản đến nay, trải qua những cuộc đấu tranh với thiên nhiên khăc
nghiệt và giặc ngoại xâm đã hun đúc nên những đức tính tốt đẹp, sáng
tạo ra những giá trị vật chất và tinh thần phong phú, góp phần tạo nên
những nét văn hóa đặc trưng và tiêu biểu của người dân nơi đây
Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên:
Xã Mỹ Phương nằm ở phía nam của huyện Ba Bể, trụ sở UBND
xã năm ở thôn Khuổi Sliến cách trung tâm huyện khoảng 25 km phía
Bắc giáp xã Chu Hương (huyện Ba Bể), phía Tây giáp xã Đồng Phúc
(huyện Ba Bể), phía Đông giáp Thị trấn Nà Phặc (huyện Ngân Sơn,
phía Nam giáp xã Phương Linh (huyện Bạch thông) Nằm trên đường
tỉnh lộ 258, chạy dài 8km từ Nam đến Bắc do đó tương đối thuận lợi
cho việc giao lưu kinh tế, buôn bán hàng hóa với các khu vực lân cận
Trang 25Xã Mỹ Phương có tổng diện tích đất tự nhiên là 5705,24 hatrong đó có 570,01 ha đất nụng nghiệp; có 4945,75 ha đất lâm nghiệptrong đó có 558ha diện tích trồng lúa 2 vụ, 462ha diện tích trồng chè.
Có tổng số hộ là 955 hộ, 3979 nhân khẩu, hình thành 15 thôn bản, gồm
4 dân tộc chính cùng sinh sống đó là; Kinh, Tày, Dao, Mông, trong đódân tộc tày chiếm tỷ lệ hơn 87% Cơ cấu kinh tế chủ yếu là nông lâmnghiệp và dịch vụ Trình độ dân trí không đồng đều, tỷ lệ hộ nghèo còncao 27,4%, cơ sở hạ tầng xã hội còn bất cập, đường thôn liên thôn đi lạicòn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là mùa mưa Trình độ sản suất vẫn cònnhiều bất cập do chưa hình thành sản suất hàng hóa tập chung Côngtác xây dựng nông thôn mới đạt 11/19 tiêu trí Trên địa bàn xã có 03trường học (Trường mầm non, Trường tiều học và Trường trung học cơsở), có một Trạm y tế xã phục vụ đầy đủ nhu cầu học tập của con emtrong xã và nhu cầu khám chữa bệnh của bà con nhân dân
Hình 2.1 Hình ảnh UBND xã Mỹ Phương Tình hình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của xã Mỹ Phương
Với hơn 90% dân số sống chủ yếu bằng nông nghiệp Do vậytrong những năm qua, xác định được những khó khăn đặt ra, Đảng bộ
xã đã đặc biệt chú trọng đến việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế, ứng dụngtiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất để tăng gia sản xuất, tăng năngsuất, chất lượng cây trồng, vật nuôi UBND xã đã tập trung xây dựng
kế hoạch phát triển sản xuất nông nghiệp nông thôn; tích cực tuyêntruyền, vận động nhân dân thay đổi tập quán canh tác lạc hậu, xây dựngđời sống văn hóa Một số cây trồng chính như lúa, ngô, sắn diện tích