Bài giảng Tin học nhóm ngành Nông-Lâm-Ngư và Môi trường - Chương 2: Hệ soạn thảo văn bản (MS Word 2010)

Chương 2 - Hệ soạn thảo văn bản (MS Word 2010). Nội dung trình bày trong chương 2 gồm: Các thao tác cơ bản trong MS Word 2010, định dạng văn bản, chèn các đối tượng vào văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo.

Tin học nhóm ngành Nông-Lâm-Ngư & Môi trường

Bộ môn HTTT -Khoa CNTT-Đại học Vinh-

Chương 2:

Hệ soạn thảo văn bản

(MS Word 2010)

 Khởi động MS Word bằng các cách sau:

 Kết thúc làm việc MS Word:

Click chuột vào nút Close

Alt+F4

Các thao tác cơ bản

 Các phím di chuyển

o Bốn phím mũi tên

o Phím Home: chuyển con trỏ soạn thảo về đầu dòng

o Phím End: chuyển con trỏ soạn thảo về cuối dòng

o Phím PgUp: di chuyển con trỏ soạn thảo lên một

trang màn hình

o Phím PgDn:di chuyển con trỏ soạn thảo xuống một

trang màn hình

Các phím hỗ trợ soạn thảo

 Các phím xóa kí tự

o Phím Delete: xóa kí tự nằm bên phải con trỏ

o Phím Backspace: xóa kí tự nằm bên trái con trỏ

 Phím Enter

o Sau khi bấm phím Enter con trỏ nhập sẽ xuống

dòng và tạo ra một đoạn văn mới (paragraph)

o Muốn chuyển con trỏ sang trang mới ta nhấn

Ctrl + Enter

Các phím hỗ trợ soạn thảo

 Gõ Tiếng Việt với UniKey

Soạn thảo Tiếng Việt

 Kiểu gõ thông dụng: Telex, VNI, VIQR

 Để viết hoa chữ cái ấn phím Caps Lock

 Kiểu gõ Telex

Kiểu gõ Tiếng Việt

huyền sắc ngã nặng hỏi xóa dấu â ô ê ư ơ đ ă

 Tạo mới 1 tài liệu

Các thao tác với tệp văn bản

 Lưu văn bản thành một file khác chọn Save As

Các thao tác với tệp văn bản

Hộp thoại Save as

 Lựa chọn một khối văn bản

 Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn

(màu nền của khối văn bản có màu xanh nhạt)

 Dùng chuột:

o Nháy chuột vào vị trí đầu khối, rê chuột đến vị trí cuối khối

o Nháy chuột vào vị trí đầu khối, giữ phím Shift và đưa con

trỏ chuột đến vị trí cuối rồi nháy nút trái chuột

o Chọn 1 dòng: Nháy chuột vào khoảng trống bên trái dòng

o Chọn một số dòng: rê chuột ở khoảng trống bên trái các

dòng

Các thao tác với khối văn bản

 Dùng bàn phím:

o Đưa con trỏ nhập vào đầu khối, giữ phím Shift, bấm

các phím mũi tên để đến vị trí cuối khối;

o Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ văn bản

Các thao tác với khối văn bản

 Hủy đánh dấu khối: Nháy chuột vào một điểm ngoài khối

 Xóa khối: Nhấn phím Delete

o Click chuột phải chọn Cut hoặc Ctrl + X

o Đưa con trỏ đến vị trí di chuyển

o Ctrl + V, Click chuột phải chọn Paste

Các thao tác với khối văn bản

 Chọn kiểu chữ, cỡ chữ, dáng chữ

o Chọn kí tự (hoặc nhóm kí tự) cần định dạng

o Vào thẻ Home, lựa chọn các yếu tố định dạng

về Font bao gồm các yếu tố như cỡ chữ, màu

chữ, kiểu chữ, dáng chữ,…

Định dạng văn bản

Hộp thoại Font

 Định dạng căn lề, dãn dòng

o Chọn đoạn văn bản cần định dạng

o Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph, ở đây ta có

thể lựa chọn các thao định dạng như căn lề, dãn dòng văn bản,

Định dạng đoạn văn bản (Paragraph)

Hộp thoại Paragrah

 Sử dụng hộp thoại Borders and Shading

Tạo khung, màu nền cho đoạn văn bản

Chọn Page Border để Tạo khung cho trang Văn bản

 Chọn cỡ giấy và đặt lề

o Vào thẻ Page Layout, chọn lớp Page Setup, ta có

thể lựa chọn các yếu tố như lề, hướng in, cỡ giấy, Hoặc nhấn nút mở rộng để hiện thị hộp

thoại Page Setup

o Apply to: chọn áp dụng cho đối tượng nào:

• Whole document (toàn bộ tài liệu),

• Selected text (áp dụng cho các vùng được chọn)

Định dạng trang và in ấn

 Chỉnh lề:

o Top: lề trên, thông thường là 2.5 cm

o Bottom : lề dưới, thông thường là 2.5 cm

o Right: lề phải, thông thường là 2.5 cm

o Left: lề trái, thông thường là 3.5 cm

o Gutter: khoảng cách chừa lề cho việc đóng tài liệu,

 Mở hộp thoại Page Setup, chọn Margins:

o Chọn cỡ giấy A4

o Hướng in: Landscape

o Đánh dấu mục 2 pages per sheet

o Top: 2cm Bottom: 2.5 cm Outside: 1.9 cm

Inside: 1.99 cm Gutter: 0 cm Header: 1.2 cm Footer: 1.5 cm

o Gutter position: chọn Left

o Apply to: Whole document

In hai trang trên một tờ giấy

 Vào thẻ Insert, tại lớp Header & Footer, nhấn nút

Header để gõ tiêu đề đầu trang, Footer để gõ tiêu

đề cuối trang

 Close, để trở về chế độ soạn thảo bình thường

 Để kích hoạt chế độ sửa đổi tiêu đề, Click đúp vào phần ghi tiêu đề

Đặt tiêu đề đầu trang, cuối trang

 Vào thẻ Insert, tại lớp Header & Footer, nhấn nút

Page Numbers, chọn cách đánh

ví dụ: Top of Page (ở đầu trang), Bottom of Page (ở cuối trang),

Đánh số trang

 Chọn Print, chọn máy in và xem trước trang in

In văn bản

 Tạo và thao tác bảng biểu

 Chèn k{ tự đặc biệt, công thức toán học, hình học

 Chèn chữ nghệ thuật

 Chèn hình ảnh, biểu đồ, hình khối, Clip Art,

Chèn các đối tượng vào văn bản

 Tạo một bảng mới

o Chọn vị trí cần đặt bảng

o Vào thẻ Insert, tại lớp Table nhấn vào nút

Table, để tạo bảng đầy đủ chọn Inert tables,

xuất hiện hộp thoại:

• Number of columns: nhập số cột vào

• Number of rows: nhập số hàng vào

• Fixed column width: nhập chiều rộng mỗi cột

(nếu để Auto, chiều rộng mỗi cột tùy thuộc vào số lượng cột và chiều rộng trang in)

• Autofit to Contents: tự động điều chỉnh độ rộng

cột theo lượng văn bản gõ vào

Tạo bảng biểu

 Đánh dấu các thành phần trong bảng

o Chọn 1 ô: di con chuột đến mép trái ô đó cho đến khi

thấy mũi tên màu đen xuất hiện thì nháy chuột

o Chọn 1 hàng: Rê chuột từ ô đầu đến ô cuối dòng

o Chọn 1 cột: di con trỏ chuột lên mép trên của bảng đến

khi thấy mũi tên đen trỏ xuống thì nháy chuột

o Chọn nhiều ô trong bảng theo một vùng chữ nhật: đưa

con trỏ nhập vào ô đầu tiên, rê chuột đến ô cuối; hoặc nháy chuột vào ô đầu tiên, bấm shift cùng các phím mũi tên

o Muốn chọn toàn bộ bảng nhấn vào mũi tên bốn hướng

Thao tác với bảng biểu

 Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn thẻ

Layout, tại lớp Rows and Columns, có các lựa chọn:

 Insert Above: chèn hàng trên hàng được chọn

 Insert Below: chèn hàng dưới hàng được chọn

 Insert Left: chèn cột sang bên trái cột được chọn

 Insert Right: chèn cột sang bên phải cột được chọn

Chèn thêm ô, hàng, cột vào bảng

 Nhấn chuột vào ô, hàng, cột cần thao tác, chọn

thẻ Layout, tại lớp Rows and Columns, nhấn vào nút Delete

 có các lựa chọn:

Delete Cells: Xóa ô được chọn

Delete Rows: Xóa hàng được chọn

Delete Columns: Xóa cột được chọn

Delete Table: Xóa bảng

Xóa các ô, hàng, cột trong bảng

 Tách 1 ô thành nhiều ô nhỏ

o Chọn ô cần tách

o Chọn thẻ Layout, tại lớp Merge, nhấn Split Cells

o Hoặc: Click chuột phải, chọn Split Cells, xuất hiện

hộp thoại

• Number of columns: số phần chia theo chiều dọc

• Number of rows: số phần chia theo chiều ngang

• Merge cells before split: trong trường hợp chọn

nhiều ô, Word sẽ gộp các ô thành 1 ô trước khi chia nhỏ

Gộp tách các ô trong bảng

 Chọn ô, hàng, cột cần thực hiện thao tác

 Dùng chuột:

o Di chuyển con trỏ chuột đến biên phải cột cho

tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều

o Rê chuột để thay đổi chiều rộng cột

 Dùng menu:

o Chọn cột cần thay đổi

o Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn vào nút

Properties> Column

o Trong mục Preferred width chọn chiều rộng cột

o Nháy vào các Previous column và Next column

để xem và thay đổi độ rộng các cột khác

Thay đổi chiều rộng cột

 Dùng chuột:

o Di chuyển con trỏ chuột đến cạnh dưới của

hàng cho tới khi con trỏ chuột có dạng mũi tên hai chiều

o Rê chuột để thay đổi độ cao hàng

 Dùng menu:

o Chọn cột cần thay đổi

o Chọn thẻ Layout, tại lớp Table, nhấn nút

Properties, chọn Row, chọn mục Specify height

thay đổi chiều cao hàng

o Nháy vào các nút Previous row và Next row để

xem và thay đổi chiều cao các hàng khác

Thay đổi độ cao hàng

 Thay đổi hướng viết văn bản trong các ô

o Lựa chọn các ô, nháy phải chuột trên các ô đã chọn

o Nhấn nút phải chuột Text Direction

o Lựa chọn 1 trong 3 hướng theo mẫu

 Dóng văn bản trong ô

o Chọn các ô cần thực hiện thao tác

o Nháy phải chuột vào 1 trong các ô đã chọn

o Chọn Cell Alignment: lựa chọn cách dóng theo các

tùy chọn mẫu

Thao tác với bảng biểu

 Di chuyển bảng và thay đổi kích thước bảng

o Đưa con trỏ chuột vào bên trong bảng

o Nháy vào nút trên trái (mũi tên bốn hướng) và

kéo để có thể di chuyển bảng đi nơi khác

o Nháy vào nút dưới phải và kéo sẽ thay đổi kích

thước bảng

Thao tác với bảng biểu

 Chọn các hàng (cột) cần sắp xếp Nếu sắp xếp toàn bộ bảng thì chỉ cần đưa con trỏ vào 1 ô bất kì trong bảng

 Chọn thẻ Layout, tại lớp Data, chọn Sort, hộp thoại xuất hiện:

o Chọn khóa sắp xếp trong hộp Sort By và Then By

o Chọn sắp xếp theo kiểu dữ liệu nào

o Chọn sắp xếp theo thứ tự nào: Ascending,

Descending

Sắp xếp dữ liệu trên bảng

 Cách đánh địa chỉ trong bảng

Tính toán trong bảng

 Cách 1:

o Đưa con trỏ đến ô cần lấy kết quả

o Chọn thẻ Layout, lớp Data, chọn Formula, hộp thoại

xuất hiện:

o Chọn hàm cần tính: Sum: tính tổng; Average: tính

trung bình cộng…

o Chọn tham số cho hàm: Left: các ô bên trái, Right:

các ô bên phải, Above: các ô ở trên

 VD:

o Tính tổng các ô bên trái = Sum(Left)

o Tính tổng các ô ở trên = Sum(Above)

Tính toán trong bảng

o Ấn Shift + F9 để sửa công thức

o Ấn F9 để tự cập nhật lại công thức khi có 1 giá

trị thay đổi

Tính toán trong bảng

 Tạo chữ cái lớn đầu dòng

o Chọn chữ cái hoặc đoạn văn bản cần tạo chữ cái

lớn đầu dòng

o Vào thẻ Insert, chọn lớp Text, chọn Drop Cap,

chọn Drop cap Options, xuất hiện hộp thoại

o Chọn các tuz chọn, xong nhấn OK

 Để hủy bỏ hiệu ứng này, mục Position, chọn None

Chèn các ký tự đặc biệt

 Đánh dấu khối văn bản có các đoạn cần đánh thêm dấu tự động

 Vào thẻ Home, chọn lớp Paragraph

 Chọn đoạn VB cần chia cột

 Vào thẻ Page Layout, tại lớp Page setup, chọn

Columns, có thể chọn More columns, xuất hiện hộp thoại Columns

o Chọn các thông số trong hộp thoại (số cột, độ

rộng của các cột, …)

Chú ý: Nếu muốn có đường kẻ phân cách các cột thì

đánh dấu mục Line Between

Định số cột cho văn bản

 Đưa con trỏ chuột tới vị trí cần chèn

 Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Symbols,

Xuất hiện hộp thoại Symbol lựa chọn kí tự muốn chèn, hoặc vào More Symbols, xuất hiện hộp thoại

 Insert (Enter)

 Một số Font thường dùng: Symbol, Windings

Chèn ký tự đặc biệt

 Đưa con trỏ về vị trí cần đánh công thức vào

 Chọn thẻ Insert, tại lớp Symbols, chọn Equations,

chọn cấu trúc công thức tại lớp Structures và các kí hiệu đặc biệt tại Symbols

 Để kết thúc việc đánh công thức ta đưa con trỏ ra ngoài khung và nháy màn hình soạn thảo trở về bình thường

Đánh công thức toán học

 Chọn thẻ Insert, tại lớp Text chọn Textbox

 Đánh văn bản vào trong Textbox

 Định dạng Textbox:

o Vào thẻ Format,

o Chọn các yếu tố định dạng như: Text Box styles,

Shadow Effects,…

Chèn Textbox

 Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn

 Chọn thẻ Insert, tại lớp Text chọn WordArt, chọn

mẫu văn bản, chọn Font chữ, kích cỡ chữ, kiểu hiển

thị chữ và đánh dòng chữ ta muốn chèn, chọn OK

Chèn chữ nghệ thuật

 Chèn ảnh vào văn bản

o Đưa con trỏ tới vị trí cần chèn ảnh

o Chọn thẻ Insert, tại lớp Illustrations chọn

Picture (Clip Art), xuất hiện hộp thoại, chọn ảnh cần chèn, nhấn Insert

 Chèn AutoShapes làm tương tự

Chèn các đồ họa

 Thay đổi kích thước đối tượng:

o Chọn đối tượng

o Nháy và kéo các nút để co giãn đối tượng

o Nhả chuột

 Viết chữ vào trong một hình vẽ:

o Nháy nút phải chuột lên hình vẽ

o Chọn Add Text

o Nhập văn bản

 Định dạng đối tượng: Vào thẻ Format, chọn các yếu tố

định dạng tại các lớp như: Text Box styles, Shadow Effects,…

Thao tác với đối tượng