Bài giảng Kế toán Ngân hàng thương mại - Bài 3: Kế toán thanh toán qua ngân hàng thương mại

Bài giảng Kế toán Ngân hàng thương mại - Bài 3: Kế toán thanh toán qua ngân hàng thương mại cung cấp đến các bạn những kiến thức khái niệm và vai trò của thanh toán qua ngân hàng; phân biệt được các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hiện nay; quy trình thanh toán của từng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt.

BÀI 3 KẾ TOÁN THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Có sự liên hệ thực tế tại các ngân hàng thương mại hiện nay ở Việt Nam

 Đọc tài liệu:

1 Giáo trình Kế toán ngân hàng của Học Viện Ngân hàng

2 Giáo trình Kế toán Ngân hàng của Trường Đại học Ngân hàng TP Hồ Chí Minh

3 Các văn bản và quy định của Quốc hội và Ngân hàng nhà nước

4 Các trang web: www.sbv.gov.vn; www.moj.gov.vn; www.mof.gov.vn

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

 Những vấn đề chung về thanh toán qua ngân hàng

 Chứng từ và tài khoản sử dụng trong kế toán nghiệp vụ thanh toán

 Quy trình kế toán các thể thức thanh toán không dùng tiền mặt

Mục tiêu

 Nắm được khái niệm và vai trò của thanh toán qua ngân hàng

 Hiểu và phân biệt được các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hiện nay

 Hiểu và nắm bắt được quy trình thanh toán của từng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

 Hiểu và làm được các ví dụ về kế toán thanh toán qua ngân hàng

T ình huống dẫn nhập

Lựa chọn hình thức thanh toán qua ngân hàng

Vào một buổi sáng đẹp trời, giao dịch viên của ngân hàng thương mại cổ phần Đông Á, chi nhánh Láng Hạ đón tiếp một vị khách Vị khách này là đại diện cho Công ty trách nhiệm hữu hạn Bảo Hà, mới thành lập Do có nhu cầu thanh toán, thu chi thường xuyên nên Công ty muốn đến và nhờ ngân hàng tư vấn về việc mở tài khoản tiền gửi cũng như sử dụng các dịch vụ trong thanh toán tại ngân hàng

Giao dịch viên liền tận tình giải đáp cho khách hàng về dịch vụ thanh toán qua ngân hàng của ngân hàng mình, đồng thời tư vấn cho khách hàng lựa chọn các hình thức thanh toán cho phù hợp và hiệu quả

Để giải đáp và tư vấn được cho khách hàng về vấn đề này, giao dịch viên phải hiểu được:

1 Khái niệm, vai trò của thanh toán qua ngân hàng

2 Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hiện nay: ưu và nhược điểm

3 Quy trình thanh toán của các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

3.1 Những vấn đề chung về thanh toán

3.1.1 Khái niệm và vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt

3.1.1.1 Khái niệm

 Thanh toán qua ngân hàng: là tập hợp các khoản chi trả tiền hàng hóa, dịch vụ,

cho gửi, biếu tặng giữa các cá nhân và tổ chức trong nền kinh tế thông qua vai trò trung gian của ngân hàng

Tiền tệ đi vào lưu thông thực hiện chức năng phương tiện thanh toán diễn ra dưới hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt (hay thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán)

 Thanh toán bằng tiền mặt: là phương thức

thanh toán đơn giản và tiện dụng nhất được sử dụng để mua bán hàng hóa một cách dễ dàng

Tuy nhiên, nó chỉ phù hợp với nền kinh tế có quy mô sản xuất nhỏ, sản xuất chưa phát triển, việc trao đổi hàng hóa diễn ra với số lượng nhỏ trong phạm vi hẹp Vì vậy, khi nền kinh tế ngày một phát triển với tốc độ cao cả về chất lượng và số lượng thì việc thanh toán không dùng tiền mặt không còn đủ khả năng đáp ứng được những nhu cầu của thanh toán của toàn bộ nền kinh tế Việc thanh toán bằng tiền mặt đã bộc lộ những hạn chế:

o Độ an toàn không cao: với khối lượng hàng hóa, dịch vụ giao dịch lớn thì việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt sẽ không an toàn, thuận tiện cho cả người chi trả và người thụ hưởng

o Ngân hàng nhà nước phải bỏ ra chi phí rất lớn cho việc in ấn vận chuyển và bảo quản tiền mặt

o Giảm khả năng tạo tiền của ngân hàng thương mại trong khi nền kinh tế luôn

có nhu cầu về tiền mặt để thanh toán chi tiêu gây sức ép giả tạo về sự khan hiếm tiền mặt, gây khó khăn cho ngân hàng nhà nước trong việc điều hành chính sách tiền tệ

 Đòi hỏi sự ra đời của phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

 Thanh toán không dùng tiền mặt: là phương thức thanh toán tiền hàng hóa, dịch

vụ không có sự xuất hiện của tiền mặt mà được tiến hành bằng cách trích tiền từ tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng hoặc bằng cách

bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Nói cách khác:

Thanh toán không dùng tiền mặt là sự vận động của tiền tệ qua chức năng phương tiện thanh toán được thực hiện qua bút toán ghi sổ bằng cách: trích từ tài khoản này sang tài khoản khác; bù trừ lẫn nhau thông qua vai trò trung gian của ngân hàng Thành phần tham gia:

o Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán: ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác khi được ngân hàng nhà nước cấp phép

o Tổ chức cá nhân được sử dụng dịch vụ thanh toán: doanh nghiệp, cá nhân

3.1.1.2 Vai trò của thanh toán qua ngân hàng

 Đối với khách hàng:

o An toàn;

o Thuận tiện;

o Nhanh chóng, góp phần làm tăng vòng quay vốn

 Đối với ngân hàng

o Thu nhập từ phí dịch vụ thanh toán;

o Nguồn vốn trong thanh toán;

o Thông tin tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ khác

 Đối với nền kinh tế:

o Giảm thiểu chi phí trong lưu thông tiền mặt;

o Tăng cường quản lý vĩ mô;

o Thúc đẩy tốc độ chu chuyển vốn trong nền kinh tế;

o Căn cứ hoạch định cà thực thi chính sách tiền tệ

3.1.2 Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phổ biến hiện nay ở Việt Nam

Theo các văn bản pháp quy thì hiện nay có 5 hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được sử dụng để thanh toán giữa các tổ chức cá nhân trong nền kinh tế:

 Séc thanh toán: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc bảo lãnh;

 UNT;

 UNC;

 Thẻ thanh toán

3.1.3 Phương thức thanh toán và phạm vi thanh toán

 Phạm vi thanh toán

Theo truyền thống, thanh toán qua ngân hàng gồm 4 phạm vi:

o Thanh toán giữa 2 khách hàng có tài khoản tại cùng một đơn vị ngân hàng/chi nhánh ngân hàng

o Thanh toán giữa 2 khách hàng có tài khoản tại 2 đơn vị ngân hàng/chi nhánh ngân hàng thuộc cùng địa bàn tỉnh/thành phố

o Thanh toán giữa 2 khách hàng có tài khoản tại 2 đơn vị ngân hàng/chi nhánh ngân hàng thuộc cùng hệ thống ngân hàng thương mại

o Thanh toán giữa 2 khách hàng có tài khoản tại 2 đơn vị ngân hàng/chi nhánh ngân hàng khác địa bàn, khác hệ thống ngân hàng thương mại

Trong điều kiện hiện nay, hoạt động thanh toán đang ở giai đoạn quá độ Khi cả hệ thống ngân hàng cùng phát triển ở mức độ cao, thanh toán qua ngân hàng chỉ còn 2 phạm vi:

o Thanh toán cùng hệ thống ngân hàng thương mại

o Thanh toán khác hệ thống ngân hàng thương mại

 Phương thức thanh toán

Là phương thức thanh toán vốn giữa các ngân hàng được thực hiện bằng cách bù trừ giữa tổng số phải thu và phải trả để thanh toán số tiền chênh lệch (kết quả bù trừ) Tùy thuộc vào phương pháp trao đổi chứng từ và truyền số liệu có 2 cơ chế sau:

 Thanh toán bù trừ giấy (truyền thống):

Giữa các chi nhánh/đơn vị ngân hàng trực tiếp chuyển cho nhau các chứng

từ, các chứng từ giấy tại địa điểm giao nhận do ngân hàng nhà nước chủ trì

Áp dụng: Trong địa bàn

 Thanh toán bù trừ điện tử:

Các ngân hàng chuyển yêu cầu thanh toán của khách hàng sang chứng từ điện

tử và truyền chứng từ điện tử đến Trung tâm thanh toán bù trừ để thực hiện thanh toán bù trừ theo chương trình phần mềm thanh toán bù trừ điện tử

o Thanh toán liên chi nhánh ngân hàng (chuyển tiền điện tử nội bộ)

Là phương thức thanh toán vốn giữa các chi nhánh ngân hàng trong cùng hệ thống Thực chất thanh toán liên chi nhánh ngân hàng là việc chuyển tiền từ chi nhánh ngân hàng này đến chi nhánh ngân hàng khác để phục vụ thanh toán tiền hàng hóa hoặc chuyển tiền của

2 khách hàng có tài khoản khác chi nhánh;

hoặc là chuyển cấp vốn, điều hòa vốn trong nội bộ một hệ thống ngân hàng

Áp dụng: Phạm vi cùng hệ thống ngân hàng

Hiện nay, thanh toán điện tử liên ngân hàng đã và đang được ngân hàng nhà nước triển khai trên phạm vi toàn quốc theo hai phân hệ là Hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng và Thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng

3.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng

3.2.1 Chứng từ

 Các chứng từ là các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (UNC, UNT, Séc…)

 Các chứng từ điện tử (Lệnh thanh toán/Lệnh chuyển tiền…)

 Các chứng từ khác liên quan

3.2.2 Tài khoản sử dụng

 TK Tiền gửi của khách hàng – 4211

 Kết cấu giống TK Tiền gửi đã học ở bài trước

 TK Thanh toán bù trừ 5012

 TK Thanh toán điều chuyển vốn giữa các chi nhánh trong cùng hệ thống 5191

 TK Thanh toán thu hộ, chi hộ giữa các tổ chức tín dụng tham gia vào hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng 5192

Kết cấu các TK trong thanh toán (5012, 5191, 5192) - Phản ảnh hoạt động thanh toán của ngân hàng theo các phương thức thanh toán khác nhau:

o Bên Có: số tiền nhận hộ/thu hộ các đơn vị ngân hàng khác

o Bên Nợ: Số tiền chi hộ/trả hộ các đơn vị ngân hàng khác

o Dư Có: Chênh lệch thu hộ nhiều hơn chi hộ [chiếm dụng được vốn]

o Dư Nợ: Chênh lệch chi hộ nhiều hơn thu hộ [bị chiếm dụng vốn]

3.3 Quy trình kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

3.3.1 Kế toán hình thức thanh toán bằng UNC

 Khái niệm: Yêu cầu của bên trả tiền đề nghị ngân hàng trích tiền từ tài khoản của

khách hàng để chuyển tiền đến địa chỉ chính xác Nếu tài khoản của họ đủ tiền thì ngân hàng sẽ tiến hành chuyển tiền

 Điều kiện áp dụng: Bên thụ hưởng tín nhiệm bên trả tiền về khả năng thanh toán

và thiện chí thanh toán vì trong trường hợp này việc người thụ hưởng có nhận được tiền sớm hay muốn toàn toàn phụ thuộc vào bên trả tiền

 Phạm vi áp dụng: Áp dụng rộng rãi đối với 2 khách hàng bất kỳ trong toàn quốc

 Thực tiễn: Chiếm ưu thế tuyệt đối trong thanh toán không dùng tiền mặt

 Quy trình kế toán

(1) Bên trả tiền lập 1 bộ UNC nộp vào ngân hàng nhờ ngân hàng chi trả

(2) Ngân hàng nhận được bộ chứng từ, tiến hành kiểm tra kiểm soát, kiểm tra

số dư tài khoản tiền gửi của người trả tiền Nếu chứng từ hợp lý hợp lệ, Tài khoản đủ tiền thanh toán thì ngân hàng sẽ tiến hành xử lý hạch toán:

Nợ TK Tiền gửi thanh toán của người trả tiền 4211

Có TK Tiền gửi thanh toán của người thụ hưởng 4211 (3) Ngân hàng gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền

(4) Ngân hàng gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng

Ngân hàng thương mại

TK 4211 bên trả tiền

TK 4211 bên thụ hưởng

2

4

3

1

(1) Bên trả tiền lập 1 bộ UNC nộp vào ngân hàng của mình nhờ chi trả

(2) Ngân hàng trả tiền nhận được bộ UNC, kiểm tra kiểm soát chứng từ, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng Nếu tài khoản tiền gửi đủ tiền, chứng từ hợp lý hợp lệ thì ngân hàng sẽ xử lý Vì ngân hàng phải chuyển tiền cho ngân hàng bên thụ hưởng, nên ngân hàng sẽ lựa chọn 1 trong 3 phương thức thanh toán (Thanh toán bù trừ, Chuyển tiền điện tử nội

bộ, Thanh toán điện tử liên ngân hàng) Khi đó, ngân hàng sẽ lập chứng từ thanh toán (Bảng kê thanh toán bù trừ hoặc Lệnh thanh toán)

(3) Kế toán hạch toán:

Nợ TK Tiền gửi thanh toán của người trả tiền 4211

Có TK Thanh toán giữa các ngân hàng (5012/5191/5192) (4) Ngân hàng trả tiền gửi giấy báo Nợ cho khách hàng

(5) Ngân hàng trả tiền chuyển chứng từ thanh toán cho ngân hàng thụ hưởng (6) Ngân hàng thụ hưởng nhận được chứng từ thanh toán tiến hành kiểm tra kiểm soát Nếu khớp đúng sẽ hạch toán:

Nợ TK Thanh toán giữa các ngân hàng (5012/5191/5192)

Có TK Tiền gửi thanh toán của người thụ hưởng 4211 (7) Ngân hàng thụ hưởng gửi giấy báo Có cho khách hàng

3.3.2 Kế toán hình thức thanh toán bằng UNT

 Khái niệm: Yêu cầu của bên bán đối với ngân hàng nhờ thu hộ tiền hàng hóa,

dịch vụ đã cung ứng

Khách hàng sẽ lập một giấy UNT kèm theo hóa đơn bán hàng vào ngân hàng nơi

mình mở tài khoản nhờ ngân hàng thu hộ Đây là nghiệp vụ khách hàng nhờ thu nên khi có đủ điều kiện ngân hàng mới thu hộ khách hàng (người trả tiền có đủ tiền trên tài khoản) và ngân hàng không chịu trách nhiệm về tranh chấp tiền hàng giữa 2 bên khách hàng

 Điều kiện: Quan hệ mua bán của hàng hóa dịch vụ của phải có chấp nhận thanh

toán của bên mua

 Phạm vi áp dụng: Áp dụng rộng rãi đối với 2 bên mua bán có tài khoản tại ngân

hàng trong toàn quốc

 Thực tiễn: Chiếm tỷ trọng thanh toán rất nhỏ

Tiền gửi 4211 bên trả tiền

3

4

5

TK thanh toán 5012/5191/519

TK thanh toán 5012/5191/5192

Tiền gửi 4211 bên thụ hưởng

2 Lập BKTTBT/lệnh thanh toán

6

Ngân hàng bên thụ hưởng

Ngân hàng bên trả tiền

 Quy trình kế toán

(1) Người thụ hưởng nộp bộ UNT kèm chứng từ hàng hóa dịch vụ vào ngân hàng nhờ ngân hàng thu hộ tiền

(2) Ngân hàng nhận được bộ chứng từ tiến hành kiểm tra kiểm soát chứng từ, kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi của người trả tiền Nếu chứng từ hợp

lý hợp lệ, tài khoản đủ tiền thanh toán thì hạch toán:

Nợ tài khoản tiền gửi thanh toán của người trả tiền 4211

Có tài khoản tiền gửi thanh toán của người thụ hưởng 4211 (3) Ngân hàng gửi giấy báo Nợ cho người trả tiền

(4) Ngân hàng gửi giấy báo Có cho người thụ hưởng

(1) Người bán nộp bộ UNT cùng chứng từ hàng hóa dịch vụ vào ngân hàng của mình nhờ thu hộ

(2) Ngân hàng bên bán nhận được bộ chứng từ, kiểm tra kiểm soát Tuy nhiên, ngân hàng bên bán không quản lý tài khoản tiền gửi của nguời trả tiền nên không thể kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của người trả tiền Do vậy ngân hàng bên bán gửi bộ UNT nhờ ngân hàng bên mua thu hộ tiền

(3) Ngân hàng bên mua nhận được bộ UNT, kiểm soát lại bộ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của người mua Nếu chứng từ hợp lý hợp lệ, tài khoản tiền gửi đủ tiền thanh toán thì ngân hàng sẽ thanh toán bộ UNT Vì

Tiền gửi 4211 bên mua

4

5

6

2

8 1

TK thanh toán 5012/5191/5192

TK thanh toán 5012/5191/5192

Tiền gửi

4211 bên

3 Lập BKTTBT/lệnh thanh toán

7

3

Ngân hàng thương mại

TK 4211 bên trả tiền

TK 4211 bên thụ hưởng

2

4

1

phải chuyển tiền cho ngân hàng bên bán nên ngân hàng bên mua phải lựa chọn 1 trong 3 phương thức thanh toán, đồng thời lập chứng từ thanh toán (Bảng kê thanh toán bù trừ hoặc Lệnh Thanh toán)

(4) Hạch toán:

Nợ TK TG thanh toán của người mua 4211

Có TK Thanh toán vốn giữa các ngân hàng (5012/5191/5192) (5) Ngân hàng bên mua gửi giấy báo Nợ cho khách hàng

(6) Ngân hàng bên mua chuyển chứng từ thanh toán cho ngân hàng bên bán (7) Ngân hàng bên bán nhận được chứng từ thanh toán, sau khi kiểm tra kiểm soát, biết được người mua đã thanh toán, hạch toán:

Nợ TK Thanh toán vốn giữa các ngân hàng (5012/5191/5192)

Có TK Tiền gửi thanh toán của người bán 4211 (8) Ngân hàng gửi giấy báo Có cho khách hàng

3.3.3 Kế toán hình thức thanh toán bằng SCK

Khái niệm: Séc là phương tiện thanh toán do người kí phát lập dưới hình thức chứng

từ theo mẫu in sẵn lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không điều kiện một số tiền nhất định cho người thụ hưởng có tên trên tờ séc hoặc người cầm séc

Một số quy định về séc

 Các chủ thể tham gia thanh toán séc:

o Người ký phát: là người lập và ký tên trên tờ séc để ra lệnh cho người thực hiện thanh toán thay mình trả số tiền ghi trên séc

o Người được trả tiền: là người mà người ký phát chỉ định có quyền hưởng hoặc chuyển nhượng quyền hưởng với số tiền ghi trên tờ séc

o Người thụ hưởng: là người cầm tờ séc đó

 Có ghi tên người được trả tiền là chính mình; hoặc:

 Không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi cụm từ “trả cho người cầm séc; hoặc: Đã được chuyển nhượng bằng ký hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyển nhượng liên tục

o Đơn vị thực hiện thanh toán: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nơi người

ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để

ký phát séc theo thỏa thuận giữa người ký phát với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đó

o Đơn vị thu hộ: là tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán làm dịch vụ thu hộ séc

o Trung tâm thanh toán séc bù trừ: là ngân hàng Nhà nước hoặc tổ chức tín dụng cung ứng dịch vụ thanh toán được ngân hàng Nhà nước cấp phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc và quyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán séc cho các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

là thành viên

 Ngày ký phát: là ngày mà người ký phát ghi trên séc để làm căn cứ tính thời hạn

xuất trình của tờ séc

 Thời hạn xuất trình: là 30 ngày kể từ ngày ký phát ghi trên tờ séc đó được xuất

trình tại địa điểm thanh toán (địa điểm của người thực hiện, trụ sở chính của người thực hiện thanh toán hoặc tại Trung tâm thanh toán bù trừ) Trong thời hạn này séc được thanh toán vô điều kiện khi xuất trình

 Thời hạn thanh toán của séc: là 6 tháng kể từ ngày ký phát nếu sau thời hạn xuất

trình (30 ngày) người thực hiện thanh toán không nhận được thông báo đình chỉ thanh toán đối với tờ séc đó và người ký phát đang có khoản tiền được sử dụng đủ

để chi trả cho tờ séc đó

 Đình chỉ thanh toán: là việc sau thời hạn xuất trình, người ký phát thông báo bằng văn

bản yêu cầu người thực hiện thanh toán không thanh toán tờ séc do mình ký phát

 Chuyển nhượng séc:

Nếu séc có ghi tên người được trả tiền (séc ký danh): người được trả tiền có quyền chuyển nhượng tờ séc cho người khác bằng cách ghi tên người được chuyển nhượng, ngày tháng chuyển nhượng, ký và ghi rõ họ tên, địa chỉ cuả mình vào nơi quy định cho việc chuyển nhượng ở mặt sau tờ séc Người chuyển nhượng séc có quyền chấm dứt việc chuyển nhượng séc tiếp bằng cách ghi trước chữ ký của mình cụm từ “không chuyển nhượng tiếp”

Nếu tờ séc được ký phát không ghi tên người được trả tiền hoặc ghi trả cho người cầm séc (séc vô danh) thì người thụ hưởng có thể chuyển nhượng bằng cách chuyển giao tờ séc đó cho người được chuyển nhượng mà không cần ký hậu

 Séc phát hành quá số dư:

Nếu vi phạm lần thứ nhất: người thực hiện thanh toán gửi thông báo cảnh cáo đến người ký phát

Nếu tái phạm lần 2: người thực hiện thanh toán có trách nhiệm đình chỉ tạm thời quyền ký phát séc của người tái phạm trong vòng 3 tháng, không cung ứng séc trắng cho người đó

Nếu tái phạm lần 3: đình chỉ vĩnh viễn quyền ký phát séc của người tái phạm, thu hồi toàn bộ séc trắng đã cung ứng, đồng thời thông báo mọi thông tin về người này cho ngân hàng nhà nước