THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

+Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhànước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của

THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty TNHH TM Vận Tải An Thái, có trụ sở tại 630 Lê ThánhTông - Hải An - TP Hải Phòng được thành lập từ ngày 1/6/2005 với số vốnban đầu là2.000.000.000 đ Do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh năm 2007Công ty đã huy động thêm số vốn là2.000.000.000đ, nâng tổng số vốn hiện cólên 4.000.000.000đ Trải qua gần 04 năm hoạt động, Công ty đã đạt được nhiềuthành quả tương xứng với sự nỗ lực không ngừng của mình, tuy thời gian hoạtđộng chưa lâu nhưng Công ty đã sớm khẳng định được vị trí và uy tín của mìnhtrên thị trường Đến nay Công ty đã thực sự trở thành một trong những công ty

có uy tín trong lĩnh vực vận tải Với đội ngũ cán bộ giỏi chuyên môn, côngnhân lành nghề, trang thiết bị hiện đại, các sản phẩm, dịch vụ của công ty luônđáp ứng những tiêu chuẩn khắt khe của những khách hàng khó tính và Công ty

đã chinh phục được nhiều khách hàng bằng tính chuyên nghiệp, chất lượng, sựnhiệt tình, thời gian phục vụ nhanh chóng…

2.1.2 Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty

2.1.2.1 Mục đích

Do yêu cầu đẩy mạnh tiến trình hiện đại hóa và công nghiệp hóa đấtnước, đồng thời do đòi hỏi của nền kinh tế thị trường, một số doanh nghiệp Nhànước hoạt động kém hiệu quả, chưa phát huy được vai trò chủ đạo trong nềnkinh tế đòi hỏi phải có giải pháp tích cực Vì vậy Công ty ra đời nhằm một sốmục đích:

- Giải quyết sự bế tắc khủng hoảng về vốn trong doanh nghiệp, tạo điềukiện cho doanh nghiệp mở rộng sản xuất kinh doanh, thu hút rộng rãi các nguồnvốn vào sản xuất kinh doanh

- Tạo việc làm cho người lao động.

2.1.2.2 Trách nhiệm của Công ty

- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, doanhnghiệp chỉ kinh doanh khi có đủ điều kiện theo qui định của pháp luật Tự chủtrong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềkết quả hoạt động kinh doanh của mình, chịu trách nhiệm trước khách hàng vềsản phẩm do Công ty thực hiện

- Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh cóhiệu quả, tổ chức lưu lượng hàng hóa phong phú về số lượng, đa dạng về chủngloại mẫu mã và chất lượng nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường và mục tiêuphát triển của Công ty

+ Tự huy động vốn để hoạt động kinh doanh, quản lý và sử dụng nguồnvốn đó, bảo toàn và phát triển nguồn vốn của mình theo đúng chế độ chính sách,đạt hiệu quả kinh tế, đảm bảo tự trang trải về tài chính đồng thời phải chấp hànhđầy đủ các chế độ chính sách của pháp luật hiện hành

+ Thực hiện đúng mọi chính sách chế độ và các qui định về lao động tiềnlương, về quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực củacác hoạt động tài chính của mình Thực hiện đầy đủ các cam kết trong các hợpđồng mua bán, liên doanh hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế thuộc các thànhphần kinh tế khác

+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách Nhànước theo qui định của pháp luật

+Tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và cơ quan Nhànước có thẩm quyền theo qui định của pháp luật

Cùng với sự phát triển đi lên và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao củakhách hàng, công ty thương xuyên bổ sung nhiều thiết bị mới, hiện đại phục vụcho công tác tổ chức và quả lý công ty, công ty đã có hợp tác liên doanh vớinhiều công ty lớn trong ngành để không ngừng cải tiến nâng cao chất lượngphục vụ các sản phẩm, nâng cao uy tin của công ty trên thi trường, duy trì vàliên tục cải tiến nâng cao hệ thông quản lý chất lượng tốt nhât

Trong giai đọan hiện nay công ty cũng đang gặp phải một số khókhăn ,thử thách mới như: sự hoà nhập thi trường quốc tế ở mức độ cao, đặc biệt

là từ khi Việt Nam ra nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, thị trường ViệtNam sẽ được mở rộng hơn cho các doanh nghiệp nước ngoài, khiến cho mức độcạnh tranh ngày càng gay gắt, các loại hình dịch vụ vận tải gia tăng, cạnh tranhrất quyêt liệt,về chất lượng sản phẩm và giá cả… Song dưới sự lãnh đạo củagiám đốc công ty cùng sự nhiệt tinh làm việc của toàn thể nhân viên công ty cácchỉ tiêu kinh tế đều tăng so với cùng kỳ năm trước và công ty đang từng bước đivào hoạt động ổn định theo đúng quỹ đạo

Sau 4 năm thành lập bắt đầu từ những ngày tháng gian khổ, song với

sự lỗ lực của lãnh đạo cung các nhân viên trong công ty với sự quan tâm gúp đỡcủa Đảng và nhà nước, công ty đã không ngừng phát triển cả về chiều rộng váchiều sâu, xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật đầy đủ, nâng cao chất lượng sảnphẩm và trình độ quản lý, tạo dựng uy tín trên thi trường

Mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của công ty là không ngừng cảitiến chất lượng các dịch vụ mở rộng phạm vi hoạt động, đa dạng hoá các loạihình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngay càng cao của khách hàng, đảm bảo uy tínchất lượng sản phẩm trên thị trường, sản phẩm công ty cung cấp đảm bảo chấtlượng và uy tín tạo được chỗ đứng trên thị trường

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Bộ máy quản lý và tổ chức của Công ty được áp dụng theo hình thức trựctuyến chức năng nhằm đáp ứng kịp thời thông tin, số liệu cho các cấp lãnh đạo

và ngược lại các chỉ thị, mệnh lệnh từ lãnh đạo sẽ được truyền đạt trực tiếp, rõràng và nhanh chóng đến những người tổ chức thực hiện Cơ cấu này phần nàothích ứng được với sự biến đổi của thị trường và làm giảm gánh nặng trongcông tác quản lý của giám đốc

Đứng đầu Công ty là giám đốc, người chịu trách nhiệm hoàn toàn trướcNhà nước và Công ty về mọi hoạt động của Công ty mình Giám đốc có quyền

kỹ thuật

Bộ phận

kế toán

Bộ phận quản lý đội xe

Bộ phận Hành chính tổng hợpPhó giám đốc

quyết định mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo các chế độ chính sách,pháp luật của Nhà nước và qui định của Công ty Về công tác lao động giámđốc có quyền hoạch định, tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanhcủa Công ty, có quyền kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động đối với những viphạm hợp đồng lao động Giám đốc phải có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốtpháp lệnh bảo hộ lao động, đảm bảo an toàn vệ sinh lao động Đối với cácphòng ban thì Giám đốc làm việc theo chế độ thủ trưởng, hàng năm giao kếhoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch với các phòng ban

Giúp việc cho Giám đốc có một phó Giám đốc, được phân công phụ tráchmột số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực đượcgiao Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát các hoạt động của các phòng ban.Mỗi phòng ban đều có chức năng, nhiệm vụ cụ thể và có mối quan hệ mật thiết

với nhau

Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty

Nguồn: Phòng hành chính tổng hợp công ty

Giám đốc: là người quản lý cao nhất, có quyền quyết định mọi vấn đề về

chiến lược sản xuất kinh doanh cũng như quyền quyết định về nhân sự, đồngthời chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động kinh doanh củaCông ty

Phó giám đốc: là người trực tiếp giúp việc cho giám đốc và được giao

phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, được phân công phụ trách một số lĩnhvực công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực được giao PhóGiám đốc chịu trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuấtkinh doanh của Công ty

Bộ phận kinh doanh :Có nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc Công ty về

việc lập và thực hiện kế hoạch SXKD của Công ty, tìm hiểu và mở rộng thịtrường, xây dựng phương hướng chiến lược sản xuất kinh doanh

Bộ phận kỹ thuật: Phụ trách vấn đề kỹ thuật, là người chịu trách nhiệm

trong lĩnh vực kỹ thuật có nhiệm vụ sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị đểthực hiện tốt việc vận hành chúng trong sản xuất

Bộ phận kế toán : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về quản lý

nhân sự, tuyển dụng và đào tạo cán bộ, tổ chức quản lý văn phòng, đề ra các nộidung quy chế của công ty, chịu trách nhiệm công tác bảo vệ tài sản, các thủ tụchành chính, cung cấp lưu trữ các văn bản, công văn, phụ trách công tác đối nội,đối ngoại của công ty, có nhiệm vụ hạch toán kinh tế về các hoạt động sản xuấtkinh doanh, cung cấp thông tin , số liệu về hoạt động của sản xuất kinh doanh

và các báo cáo tài chính cho đơn vị quản lý và giám đốc.Thực hiện việc quản lý

về tiền - vốn, tính toán chi trả lương cho người lao động

Bộ phận quản lý đội xe: Có nhiệm vụ quản lý về giờ giấc đI lại của từng

đầu xe, điều động xe mỗi khi có đơn đặt hàng, kiểm tra tình trạng của các đầu

xe để có biện pháp xử lý kịp thời nhằm tránh rủi ro và nguy cơ thiệt hại về tàisản của Công ty

Hợp đồng vận chuyểnĐiều động

Phương tiệnKiểm nhận, bốc xếp hàng hoá theo hợp đồngVận chuyển hàng hóa

Bốc xếp và giao nhận hàng hoá cho chủ hàng

Đội xe: Đây là bộ phận tham gia trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm

do vậy phải thể hiện được tính kỷ luật trong công việc đáp ứng tốt nhất yêu cầu

của khách hàng

Bộ phân hành chí tổng hợp : Lưu giữ các hồ sơ sổ sách quan trọng, các

tài liệu, thông báo, quyết định của Giám đốc Phòng HC-TH đại diện cho công

ty, khi có cuộc gặp mặt, giao tiếp với khách hàng, văn phòng phải vạch ra kế

hoạch đốn tiếp , hàng ngày văn phòng nhận các bưu phẩm bưu kiện, fax sau đó

trình Giám đốc Hàng ngày văn phòng phải lấy báo cáo từ các bộ phận phòng

ban để cập nhật thông tin hàng ngày

Nguồn nhân lực

Để thành công trong việc phát triển sản xuất và kinh doanh, các doanhnghiệp phải hoạch định các kế hoạch phát triển trong tương lai của mình, trong

đó phải hết sức coi trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực Cùng với sự phát

triển của nền kinh tế, người lao động làm việc ở các doanh nghiệp cần phải có

tay nghề, có trình độ chuyên môn ngày càng cao Đứng trước yêu cầu này, trong

những năm qua ngoài việc nâng cao, đổi mới cách thức công việc, Công ty còn

đào tạo và tuyển thêm lao động có trình độ tay nghề cao vào làm việc tại các

phòng ban trong Công ty Số lao động trong Công ty được chia làm 2 loại: Lao

động trực tiếp và lao động gián tiếp, tùy theo chức năng và nhiệm vụ của từng

bộ phận lao động

2.1 4 Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Do đặc thù của ngành vận tải không có sản phẩm tồn kho, sản phẩm củadoanh nghiệp chỉ thực sự hình thành khi có đơn đặt hàng của khách hàng Quy

trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể tóm tắt qua sơ đồ sau:

Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh

Nguồn: Phòng kinh doanh của công ty

Căn cứ hợp đồng vận chuyển, bộ phận quản lý đội xe thực hiện việcđiều động phương tiện chuyên chở tới địa điểm nhận hàng, cán bộ kinh doanh

và người chuyên chở trước khi bốc xếp hàng hoá lên phương tiện chuyên chởphải thực hiện việc kiểm nhận hàng hoá với bên giao hàng

Sau khi thực hiện xong các công việc trên thì tiến hành vận chuyển hànghoá về địa điêm đã được thoả thuận trong hợp đồng, khi hàng hoá về tới địađiểm quy định cán bộ kinh doanh và người chuyên chở phải kiểm nhận lại hànghoá và làm thủ tục bàn giao hàng hoá cho chủ hàng

Công ty TNHH TM Vân Tải An Thái mới thành lập nhưng đã từng bướcđứng vững và có những bước phát triển ban đầu trong nền kinh tế thị trường

Doanh nghiệp mở sổ sách theo dõi đầy đủ, không để khách hàng chiếmdụng vốn

Khấu hao Tài sản cố định theo đúng những quy định hướng dẫn của bộtài chính

Doanh nghiệp đảm bảo đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách thuế, trả lãi vayngân hàng theo đúng chính sách, chế độ thủ tục quy định

Doanh nghiệp luôn luôn có những chính sách để nâng cao hiệu quả kinhdoanh, mở rộng thị phần, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện tăng thu nhập cho nhânviên Về chi phí gồm: tiền lương, tiền điện, tiền nhà, tiền nước, trả lãi vay, khấuhao Tài sản cố định và các chi phí khác và ở mức hợp lý

Từ khi thành lập đến nay, Công ty luôn thực hiện đúng mọi qui định củaNhà nước và pháp luật Công ty luôn duy trì, củng cố và phát triển các mối quan

hệ làm ăn với khách hàng, đóng góp một phần to lớn vào công cuộc côngnghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.

Sau đây là một số các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu trong những thời gian hoạtđộng vừa qua

Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008

Chỉ tiêu Mã số Năm nay Năm trước

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dv 20 45,314,542 40,510,858

6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 17,796 15,657

15 Lợi nhuận sau thuế TNDN(60=50-51) 60 7,359,632 7,052,586

Nguồn: Phòng tài chính kế toán công

Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp

Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 So sánh(%) Chênh lệch

Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty

Qua bảng số liệu Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty nhìn chungcho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là có hiệu quả nhưng chưacao, được thể hiện qua các chỉ tiêu :

- Doanh thu năm 2008 tăng so với năm 2007 là 10,244,209 tức tăng 11% chứng

tỏ công ty đã kinh doanh tốt, chất lượng dịch vụ được nâng cao, đáp ứng được nhu cầucủa khách hàng

- Chi phí năm 2008 so với năm 2007 tăng 9,937,434 tức tăng 11% Chí phítăng là do việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất chất kỹ thuật của công ty vàtrong những năm qua trên thị trường có công ty mới mở, sức cạnh tranh lớn,dịch vụ vận tải tăng song tốc độ tăng chi phí băng tốc độ tăng doanh thu củadoanh nghiệp Điều này chứng tỏ doanh nhiệp đã chưa tiết kiệm được chiphí ,chi phí tăng dấn đến lợi nhuận của doanh nghiệp thấp

- Lợi nhuận năm 2008 tăng so với năm 2007 là 306,775 tức tăng 4%

Lợi nhuận của công ty tăng lên chứng tỏ công ty đã làm ăn có lãinhưng chưa cao là do công ty đã đầu tư nhiều máy móc thiết bị, cơ sở vật chấtphục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh làm chi phí tăng lên giảm lợi nhuận

vì vậy trong những năm tới công ty cần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệmchi phí tối đa và đưa ra những sản phẩm chất lượng cao có sức cạnh tranh trênthi trương, có những biện pháp quản lý tối ưu nhằm giúp công ty kinh doanh cóhiệu quả đem lại lợi nhận cao hơn

2.1.5 Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan

- Quan hệ với khách hàng: Công ty có nhiều khách hàng trong nước và

ngoài nước Công ty có những chính sách khuyến mại đặc biệt đối với nhữngkhách hàng lớn, chiết khấu thanh toán với những khách hàng thanh toán nhanh

- Quan hệ với ngân hàng: Công ty có thể thông qua Ngân hàng thực hiện các ủy

nhiệm thu chi, các mối quan hệ tín dụng: vay vốn, trả lãi, quan hệ tiền gửi ngân hàng.Công ty có thể bổ sung vốn kinh doanh nhờ mối quan hệ với Ngân hàng

- Quan hệ với các cơ quan pháp quyền Nhà nước: Doanh nghiệp hoạt động

theo giấy phép kinh doanh, kinh doanh đúng ngành nghề theo pháp luật doanhnghiệp Việt nam, chấp hành thực hiện mọi nghĩa vụ với Nhà nước: Nộp thuếđúng hạn, các hoạt động bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy

- Quan hệ với nhà cung cấp: Thông qua các đơn đặt hàng của Công ty nhà

cung cấp chuyển hàng đúng thời hạn, định kỳ Công ty chuyển khoản thanh toánhoặc phía nhà cung cấp cử nhân viên đến Công ty nhận thanh toán bằng tiềnmặt

2.1.6 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Bất kì một doanh nghiệp nào khi bước vào sản xuất kinh doanh đềumong muốn thu lại nhiều lợi nhuận Trong một số năm gần đây công ty cũnggặt hái được những thành công đáng kể song cũng gặp phải không ít những

khó khăn hiện tại cũng như trong tương lai cũng vậy, công ty đã đề ra nhữngphương hướng phát triển trong những năn tới như sau:

- Về cơ sở vật chất kỹ thuật: Công ty sẽ đầu tư mua sắm những trang thiết

bị như máy vi tính, máy in điện thoại, phục cho khối văn phòng có đủ điều kiệnlàm việc tốt nhất Đầu tư cho các dịch vụ vận tải đảm bảo uy tín chất lượng, giữđược niềm tin của khách hàng sao cho đạt hiệu quả kinh doanh tốt nhất

- Về tài chính: Có các chế độ tiền lương, tiền thưởng xứng đáng, đúng

pháp luật đối với người lao động Cân đối thu chi chặt chẽ hơn, lập báo cáo gửigiám đốc, tìm nguồn đầu tư để tăng vốn cho công ty

- Về lực lượng lao động: Không ngừng nâng cao nghiệp vụ nhân viên

trong công ty, đồng thời tuyển dụng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độtay nghề cao, năng lực tốt, nghiệp vụ chuyên môn giỏi nâng cao chất lượngtrong công việc Đội ngũ cán bộ quản lý nâng cao chuyên môn nghiệp vụ bằngcác khóa đào tạo ngắn hạn

quản lý- Về công tác kinh doanh: Tìm kiếm, ký kết nhiều hợp đồng tạo

doanh thu ổn định cho công ty, đẩy mạnh công tác liên doanh, liên kết với cácnhà đầu tư, thu hút vốn cho dự án, mở rộng kinh doanh ra nhiều mặt hàng đadạng phong phú Cần có những chiến lược phát triển kinh doanh cho phù hợpvới xu hướng chung của cả nước

2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái

2.2.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty

Công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không có cơ cấu tổ chứcvăn phòng riêng, nội dung công tác văn phòng của công ty được đảm bảo bởimột đơn vị chức năng có tên là phòng Hành chính-Tổng hợp, nhưng cũng thựchiện đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ của văn phòng, dưới sự chỉ đạo củatrưởng phòng Hành chính tổng hợp (tương đương như Chánh văn phòng)

Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Phó phòng hành chính tổng hợp

Nhân viên văn thưNhân viên y tếNhân viên văn phòngNhân viên phục vụ

Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp

công ty

Nguồn: phòng hành chính tổng hợp công ty

Hiện nay phòng hành chính với số lượng nhân viên 8 người, những nhânviên này đều là những nhân viên có chất lượng, và qua xét tuyển kỹ càng vớitrình độ được đào tạo qua các trường đại học cao đẳng, có trình độ chuyên mônnghiệp vụ cao Nói chung với số lượng công việc hiện nay thì với số lượngngười như trên là tương đối phù hợp Với chế độ một thủ trưởng quản lý, điềuhành trực tiếp các nhân viên cùng với sự điều hành gián tiếp của phó phònghành chính đã dần củng cố bộ máy văn phòng hoàn thiện với các chức năngtham mưu, tổng hợp, hậu cần

Xét về nhân sự của phòng hành chính hiện nay đang là điều kiện thuận lợicho công tác tổ chức, quản trị văn phòng Bởi về hầu hết các lãnh đạo và nhânviên trong văn phong đều ở độ tuổi trẻ, nhưng có chuyên môn và nghiệp vụ caođược đào tạo chuyên nghiệp trong đó: Trưởng, phó phòng đều tốt nghiệp sau đạihọc, các nhân viên văn phòng đều tốt nghiệp đại học chuyên nghành hành chínhvăn phòng

Mặt khác trong quá trình hoạt động phòng hành chính được chú trọng,quan tâm phát triển hơn để khảng định vai trò là trợ thủ tham mưu đắc lực chothủ trưởng và là cửa ngõ thông tin quan trọng của công ty Bởi lãnh đạo đã nắmbắt được vai trò quan trọng của thông tin trong hoạt động của công ty và tầmquan trọng của thông tin gắn liền với hoạt động của văn pòng Chính vì vậy mặc

dù gặp nhiều khó khăn nhưng trưởng phòng và các nhân viên trong văn phòng

đã khẳng định vai trò quan trọng của họ và công tác văn phòng đối với sự tồn tại

và phát triển của công ty

2.2.2 Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty

a.Chức năng chung của văn phong công ty

- Thực hiện các kế hoạch từ Phòng kế hoạch kinh doanh đã được Giám đốc phêduyệt

- Quản lý con người, máy móc thiết bị trong phạm vi công ty

- Bảo đảm môi trường làm việc phù hợp

- Tham mưu cho Ban Giám Đốc, Các Phòng ban khác về kế hoạch sản xuất,phát triển nguồn nhân lực

- Phối hợp đào tạo, đánh giá nhân viên cùng phòng TCHC

- Nghiên cứu nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm

- Tham gia xây dựng Hệ thống Quản lý chất lượng, Hệ thống Quản lý Môitrường và Trách nhiệm Xã hội tại Công ty

b.Nhiệm vụ chung của văn phòng công ty

- Thực hiện các chương trình làm việc theo kế hoạch do ban Giam đốc chuyểngiao

- Báo cáo tình hình thực hiện công việc cho giám đốc

- Phối hợp cùng Phòng Quản lý chất lượng giải quyết các sự cố phát sinh vềchất lượng trong sản xuất

- Quản lý và báo cáo tình hình nhân sự trong phòng Hành chính tổng hợp cũngnhư trong toàn công ty cho lãnh đạo, tổ chức đào tạo nguồn nhân lực cho côngty

- Quản lý máy móc, bảo trì máy móc định kỳ.

c Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng nhân sự trong văn phòng

 Trưởng phòng hành chính tổng hợp

Lá người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách

nhiệm ngiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng

Là người chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên môn như :Tổnghợp ,kiểm tra, giám sát

Là người có quyền điều hành toàn bộ các yếu tố trong văn phòng cho phù hợpvới yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ hoạt động của cơ quan, của tổ chức.Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về tình hình hoạt động của bộ phậnvăn phòng

Trưởng phòng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về công táctuyển dụng, bố trí nhân sự trong công ty, thường xuyên theo dõi, nắm bắt nhữngthông tin liên quan đến nhân sự để kịp thời giải quyết những thắc mắc của nhânviên Đồng thời tham mưu cho lãnh đạo về công tác khen thưởng, kỷ luật, đánhgiá chất lượng công việc, thẩm định dự án đầu tư của từng bộ phận, phòng banchuyên môn

+ Tổng hợp các ý kiến của nhân viên trong doanh nghiệp sau khi đượcchuyên viên hành chính tổng hợp để trình lãnh đạo

+ Chỉ đạo công tác lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch ngắnhạn, dài hạn của công ty, thực hiện việc kiểm tra, giám sát quá trình thực hiệncông việc, những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao

+ Tham gia các buổi ký kết hợp đồng đấu thầu của công ty bởi trưởngphòng là người tham mưu chiến lược kinh doanh cho công ty

+ Thực hiện các chuyến đi công tác theo sự chỉ đạo của lãnh đạo cơquan, kiểm tra quá trình hoạt động của công ty đảm bảo mọi hoạt động diễn ra

có hiệu quả cao nhất

+ Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong vănphòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu

được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có phương pháp quản lý tốthơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiệnnhững nhiệm vụ trong tháng.

 Phó phòng hành chính tổng hợp

+ Giúp trưởng phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong vănphòng ,cũng có thể kiêm nhiệm trưởng một số bộ phận có trong văn phòng, cóthể đảm nhiệm một số công việc cụ thể do chánh văn phòng giao phó

+ Là người có quyền điều hành các công việc thuộc lĩnh vực mình phụtrách (Đối ngoại ,phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của công

ty ) ,và chụi trách nhiệm trước chánh văn phòng về kết quả hoạt động do mìnhphụ trách

+ Chịu trách nhiệm trong công tác tuyển dụng, điều phối nhân sự trongcông ty dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng

+ Chỉ đạo việc quản lý hồ sơ, thường xuyên kiểm tra, theo dõi tình hìnhnhân sự để kịp thời bổ sung hoặc thuyên chuyển các lao động trong công ty

+ Cùng với trưởng phòng thực hiện công tác lập kế hoạch đào tạo, gửicán bộ đi học tại các trường để nâng cao trinh độ chuyên môn

Thực hiện việc chỉ đạo trực tiếp, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các

kế hoạch, nhiệm vụ đề ra đối với văn phòng, các chi nhánh, phong ban trongcông ty

+ Chịu trách nhiệm trong công tác hành chính văn thư trong công ty

Tổ chức việc tiếp nhận,quản lý, sử dụng, lưu trữ văn bản đến đi trong công ty.Chức năng này hết sức quan trọng nhằm giúp cho công ty tìm ra những bạnhàng tiềm năng, định hướng nhu cầu trong tương lai giúp văn phòng lập kếhoạch khả thi

 Nhân viên văn phòng

+Làm công tác thông tin tuyên truyền trong công ty, nội dung quảng bá,quảng cáo sản phẩm theo yêu cầu

+Khai thác mạng internet:

Hàng ngày nắm bắt các thông tin trên mạng phục vụ cho giới thiệu sảnphẩm, kinh doanh bán hàng.Tìm khách hàng hoặc những văn bản pháp luật mớihoặc chưa có lưu trữ tại công ty

Có trách nhiệm duy trì trang web của công ty

Cập nhật các thông tin liên quan từ nơi khác đến thông qua mạng điện tử, quản

lý các thiết bị văn phòng về kỹ thuật, chất lượng và số lượng, hoàn thành cácnhiệm vụ khác khi lãnh đạo văn phòng giao

+ Là người trực tiếp trợ giúp cho lãnh đạo tổ chức thực hiện các côngviệc, giải phóng lãnh đạo khỏi những công tác mang tính sự vụ để tập chungvào những vấn đề cơ bản

+ Xây dựng triển khai các kế hoạch thực hiện các công việc được giao

Tư vấn cho lãnh đạo về soạn thảo, ban hành văn bản theo quy định chung

+ Xây dựng kế hoạch làm việc, bố trí thời gian, địa điểm tiếp khách chotrưởng phòng và chịu trách nhiệm về những công việc được giao

+ Giúp trưởng phòng kiểm tra, sắp xếp các văn bản vào tủ hồ sơ riêng.Thường xuyên báo cáo cho trưởng phòng biết tình hình thực hiện kế hoạch làmviệc để không bị bỏ sót công việc

+ Kiểm tra, chuẩn bị tài liệu, thiết kế nội dung cuộc họp cho trưởngphòng tại các cuộc họp Bố trí phương tiện vận chuyển, nơi nghỉ ngơi chochuyến đi công tác xa của lãnh đạo

Tuy nhiên với vai trò là người giúp việc trực tiếp cho trưởng phó phòng, làngười lập kế hoạch giúp thủ trưởng thực hiện các kế hoạch một cách khoa họcđạt hiệu quả cao Vì vậy những yêu cầu đối với người thư ký không chỉ lànhững kỹ năng chuyên môn mà còn có những yếu tố giao tiếp đối xử với mọingười trong doanh nghiệp, khách của doanh nghiệp, thủ trưởng một cách nghệthuật, có mỗi quan hệ tôt với mọi người, tạo được thiện cảm, sự tin yêu đối vớimọi người Muốn làm được như thế người nhân viên văn phòng phải luôn traudồi những kỹ năng giao tiếp, tạo cho mình phẩm chất tốt đẹp, xây dựng niềm tintrong doanh nghiệp

 Nhân viên phục vụ

Phải đảm bảo sạch sẽ vệ sinh nước uống, đảm bảo có đủ nước sôi phục

vụ, dọn vệ sinh khu vực làm việc, nhân viên phục vụ hàng ngay phải đến sớmtrước giờ làm việc của công ty ít nhất 30 phút để quét dọn vệ sinh toàn bộ trụcđường chính và thu gom rác lá cây tập kết vế nơi quy định

Hàng ngày tưới và chăm bón cây cảnh khu vực văn phòng giám đốc, làmsạch cỏ quét dọn ở các vườn hoa vườn cây trong công ty

Hoàn thành các nhiệm vụ khi lãnh đạo giao

 Nhân viên y tế

Khám, cấp phát thuốc và điều trị cho cán bộ công nhân viên hàng ngày,

sơ cấp cứu tại chỗ

Làm công tác vệ sinh phòng bệnh,vệ sinh lao động, mua bảo hiểm y tếcho cán bộ công nhân viên

Lập kế hoạch khám sức khoẻ định kỳ, lập hồ sơ về nghỉ hưu mất sức laođộng để đưa ra hội đồng y khoa, hoàn tất các hồ sơ trường hợp tai nạn lao động,bệnh nghề nghiệp cần giám định sức khoẻ

Hàng tháng xem xét tất cả các trương hợp ốm đau, thai sản tai nạn laođộng để xác định đúng chế độ, quyền lợi cho người lao động

Lập dự trù mua thuốc dụng cụ khám chữa bệnh cho cán bộ nhân viêncông ty và các sự kiện đột xuất như dịch bệnh, cháy nổ, bão lụt

Hoàn thành các nhiệm vụ khác do lãnh đạo giao phó

 Nhân viên văn thư lưu trữ

Lưu giữ hồ sơ tài liệu của công ty (công văn di, công văn đến)

lĩnh đủ vật tư giấy mực phục vụ cho công tác in ấn, sử dụng máy photocopy đểsao các công văn gửi đi, gửi đến,các loại tài liệu, in ấn các tài liệu cho công ty,sau khi in xong giao tài liệu cho đối tượng đặt in và vào sổ, giải quyết tốt côngtác phân loại công văn đi đến, đảm bảo độ mật và chính sác kịp thời của cácthông tin, nhận các tài liệu văn bản, thư, báo trí từ văn phòng để phát đến cácđơn vị cá nhân, lưu trữ hố sơ tài liệu khoa học hợp lý dế tìm kiếm khi cần thiết

+Những yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên văn phóng : Tận tuy phục vụ

cán bộ công chức trong công ty, mọi công cụ hành chính văn phòng đều xuấtphát từ quyền lợi và lợi ích hợp phát

Bình tính, sáng suốt xử lý thông tin, nhiệt tình tâm huyết với nghề nghiệp Sángtạo năng động trong cơ chế mới, phát huy nếp sống văn hoá trong cộng đồng, cólối sống lành mạnh tôn trọng lối sống cộng đồng

Phải biết mình biết người, làm việc có khoa học, tiết kiệm thời gian, muốn đổimới cần có kiến thức và nhân cách

2.2.3 Trang thiết bị văn phòng

Yếu tố hiện đại hóa văn phòng là trang thiết bị phục vụ công việc Đây lànhân tố chính hỗ trợ cho công việc được hoàn thành có hiệu quả

Là công ty làm về dịch vụ vận tải vì thế yếu tố trang thiết bị kỹ thuật phục

vụ cho công tác quản lý điều hành được lãnh đạo công ty rất coi trọng vì họnhận ra được vai trò quan trọng của yếu tố này có tác động tích cực cả tới tâm lýnhân viên

Trang thiết bị văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được yêu cầu củacông việc Tuy nhiên phòng hành chính còn tận dụng một số các trang thiết bị

đã cũ ký và không đồng bộ như: bàn ghế, khay đựng tài liệu nên chưa tạo ra tínhhiện đại, thẩm mỹ trong văn phòng

Mặc dù diện tích phòng hành chính tương đối hẹp nhưng để hỗ trợ điều

đó là các trang thiết bị phục vụ trong công việc như: bàn ghế, hệ thống đènchiếu sáng, hệ thống làm mát

Mặt khác đối với việc quản lý và bảo vệ tài sản chung thì ban lãnh đạocông ty quy định trách nhiệm quản lý tài sản cho từng phòng ban nói chung vàphòng hành chính nói riêng để nâng cao ý thức tự quản lý, bảo vệ tài sản chung.Các phòng ban có nhu cầu thay thế, bổ sung các trang thiết bị phục vụ công việcthì phải có báo cáo và đề xuất gửi phòng hành chính kiểm tra, xem xét trước khitrình lãnh đạo Như vậy tránh được một số tình trạng tham ô của công

Một số thiết bị cơ bản của phòng hành chính tổng hợp được thồng kê quabảng số liệu

Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008

thay thế thế mới, con lại các thiết bị văn phòng khác đếu rất hiện đại và phù hợpvới công tác văn phòng trong công ty

Hiện đại hóa văn phòng không chỉ là mục tiêu của riêng văn phòng công

ty mà nó còn là xu thế của mọi công ty hiện nay khi văn phòng đang trở thànhphòng ban không thể thiếu của công ty, nó là bộ mặt của công ty Cùng với sựphát triển của công nghệ thông tin, tin học máy tính, công nghệ truyền thông đãlàm cho hoạt động văn phòng thay đổi hầu hết Các công việc giấy tờ đều được

hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại Do đó cách mua sắm các trangthiết bị và bố trí văn phòng đã và đang có nhiều thay đổi theo xu hướng đó

2.2.4 Nội dung công tác quản trị văn phòng.

Các hoạt động trong văn phòng công ty có hiệu quả hay không là tùythuộc rất nhiều vào hiệu quả công tác quản trị văn phòng Công tác quản trị vănphòng được thực hiện tốt sẽ làm cho công việc đạt kết quả cao, nhân viên văn

phòng phấn khởi làm việc và các nguồn lực văn phòng được tận dụng tối đa

Công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải AnThái về cơ bản giống với lý thuyết song cũng có môt số sự khác biệt la do công

ty đã vận dụng các lý thuyết vào thực tế trong công ty và có sửa đổi cho phùhợp với tình hình hoạt động trong công ty cụ thể như sau:

1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác.

Chương trình công tác là kế hoạch hành động, là cơ sở để ban lãnh đạocông ty chỉ đạo, điều hành, theo dõi tiến độ công việc theo từng thời gian đượcchủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác vừa nắm chắc công việctrọng tâm nhằm đạt được yêu cầu, mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định.Khối lượng công việc hàng ngày là ngoài sự kiểm soát của người quản trị vănphòng Tuy nhiên có thể nhìn vào ghi chép công việc trong quá khứ và ngoạisuy từ đó để cho một số chỉ dẫn về khối lượng công việc có thể có trong tươnglai Trong suốt quá trình hoạt động công ty đã xây dựng các chương trình côngtác tuần, tháng, quý, năm một cách chi tiết lấy đó làm cơ sở thực hiện mục tiêucủa công ty một cách tuần tự

Kế hoạch công tác là sự định hướng, dự báo mục tiêu, định hướng vàphương thức thực hiện các mục tiêu định hướng đó của doanh nghiệp, tổ chứctrong một khoảng thời gian nhất định.

Chương trình kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản có tênloại tương ứng với tính chất của một văn bản dự kiến những công việc doanhnghiệp tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian xác định nào đó Sự dự báo

có tính phương hướng, chủ trương trong một khoảng thời gian dài nhiều nămthường được gọi là chương trình

Có thể thấy chương trình, kế hoạch là phương tiện hoạt động của doanhnghiệp tổ chức nhằm đảm bảo cho các hoạt động đó được diễn ra liên tục, thốngnhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra, là cơ sở đểu thủ trưởng doanh nghiệp tổchức chỉ đạo, điều hành công việc trong từng thời gian vừa đảm bảo chủ động,quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọngtâm, đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ

Cũng có chương trình cho mọi hoạt động như chương trình cuộc của côngty Thông thường, để thực hiện các chương trình, phải xây dựng, tổ chức thựchiện nhiều kế hoạch

Các loại kế hoạch công tác:

- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có thời gian thực hiện từ 5 năm trở lênnhằm xác định phương hướng, nội dung có tính chất chiến lược, lâu dài Đối vớiloại kế hoạch này khi xây dựng quan trọng nhất là xác định được mục tiêu cuốicùng cần đạt tới trong một khoảng thời gian nhất định