GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Để thực hiện được mục tiêu đó các phòng phải chịu sự giám sát trực tiếp của lãnh đạo, đóng vai trò là người giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý ở Xí nghiệp.. Chức năng

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

2.1 Giới thiệu khái quát về Xí nghiệp Xây dựng Công trình

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển :

Sự ra đời hình thành và phát triển

- Tên Công Ty

+ Tên đầy đủ bằng tiếng việt Nam: Xí Nghiệp Xây Dựng Công Trình - Công

ty Nước Ngầm Sài Gòn

- Trụ sở: Trụ sở chính đặt tại số 33 Chế Lan Viên Phường Tây Thạnh quận tân

phú Tp.Hồ Chí Minh

ĐT: 08 38427608, fax: 8153122

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

2.1.2.3 Lĩnh vực kinh doanh:

Xí Nghiệp Xây Dựng Công Trình - Công ty Nước Ngầm sài Gòn kinh doanh ngành nghề sau:

- Thiết kế lắp đặt các loại máy điều khiển bằng PLC

- Cân định lượng

- Thiết kế, thi công nhà xưởng, gia công cơ khí

- Thi công Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, công trình đường ống cấp thoát nước

- Lắp đặt ống cấp nước, thoát nước, bơm nước

- Thiết kế công trình dân dụng, công nghiệp; thiết kế công trình đường ống cấp nước

- Liên doanh liên kết các thành phần kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng các hoạt động đầu tư xây lắp và thương mại của Công ty

2.1.4 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại của Xí Nghiệp Xây Dựng Công Trình

- Công ty Nước Ngầm Sài Gòn

Cũng giống như các Công ty khác, Xí nghiệp có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý Bộ máy cơ cấu tổ chức của đơn vị chủ yếu được chia thành 2 khối lớn:

a Khối văn phòng: gồm có 4 phòng chính:

Bảng 01: Thống kê số lượng CB-NV khối gián tiếp

02 Phòng Tài chính - Kế toán 06 03 03

03 Phòng nghiệp vụ Kỹ thuật

-Xây lắp

Nguồn: P TCHC Bảng 01

Đây là 4 phòng ban nằm trong khối văn phòng của Xí nghiệp, mỗi phòng đều có chức năng nhiệm vụ riêng Nhưng mục tiêu hàng đầu của cả khối là “xây dựng” sao cho Xí nghiệp ngày càng phát triển Để thực hiện được mục tiêu đó các phòng phải chịu sự giám sát trực tiếp của lãnh đạo, đóng vai trò là người giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý ở Xí nghiệp

b Khối trực tiếp sản xuất:

Bảng 02: Thống kê số lượng CB-CNNV khối trực tiếp sản xuất

Nguồn:P.TCHC Bảng 02

Với cơ cấu được tổ chức bố trí tương đối hợp lý, từ khi thành lập đến nay số CBCNV của xí nghiệp luôn có sự thay đổi phát triển ngày càng tốt hơn hoàn thiện hơn đáp ứng được yêu cầu công việc Đến nay (theo số liệu báo cáo ngày 22/10/2010) tổng

số CBCNV của Xí nghiệp hiện nay là 90 người với trình độ học vấn tương đối cao,

đáp ứng yêu cầu kỹ thuật đưa Xí nghiệp ngày càng vững chắc đi lên chiếm một vị trí xứng đáng trong cơ chế thị trường

Báo cáo thống kê chất lượng cán bộ

(Đến ngày 22 tháng 10 năm 2010): 90 người

Không tính lao động làm việc theo thời vụ

St

Nguồn: P TCHC Bảng 03

Tóm lại:

Xí nghiệp có cơ cấu tổ chức được bố trí hợp lý trong tình hình hiện tại, kết hợp với đội ngũ CBCNV lành nghề đang từng bước được chuyên môn hoá

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức

a- Sơ đồ tổ chức

2.1.4 Chức năng về bộ phận nhân sự tại Xí nghiệp Xây dựng Công trình

Như đã mô tả và trình bày ở phần trên, Xí nghiệp Xây dựng Công trình có sự phân cấp quản lý lãnh đạo trực tuyến, quản lý gắn liền với tổ chức sản xuất, thông qua các phó giám đốc kiêm giám đốc các xí nghiệp và sự phân cấp uỷ quyền cho Trưởng

Ban giám đốc Xí nghiệp

Phòng

Tổ chức hành chính

Phòng Tài chính

kế toán

Phòng nghiệp vụ

kỹ thuật xây lắp

Phòng kinh doanh

Đội Xây lắp số 1

Đội Xây lắp số 3

Xưởng sản xuất

Đội Xây lắp số 2

các đơn vị: kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý tài chính, đảm bảo vốn cho sản xuất kinh doanh phát triển theo yêu cầu mục tiêu của giám đốc xí nghiệp chỉ đạo Giám đốc có trách nhiệm xây dựng mục tiêu kế hoạch kinh tế-xã hội, vạch chủ trương kế hoạch công tác trọng tâm theo thời

kỳ kế hoạch năm, quý, tháng Các phó Giám đốc tổ chức chỉ đạo các phòng ban, các đơn vị thực hiện Với sự phân công này đây là bước thử nghiệm ban đầu yêu cầu mọi thành viên có sự phối hợp chặt chẽ gắn bó nhằm nâng cao hiệu quả điều hành Hoạt động quản lỷ hành chính trong xí nghiệp được thực hiện thông qua các mệnh lệnh và qua các văn bản quản lý hành chính

Hoạt động quản lý hành chính của Công ty chủ yếu được hoạt động thông qua 4 phòng nghiệp vụ:

-Phòng Tổ chức Hành chính

-Phòng Tài chính Kế toán

-Phòng Nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp

-Phòng kinh doanh

2.1.5 Phòng Tổ chức Hành chính:

Phòng Tổ chức hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc xí nghiệp về công tác Tổ chức - Chính sách- Hành chính Quản trị Nhiệm vụ chung của phòng là xây dựng, tổ chức thực hiện tốt các công tác chuyên môn nghiệp vụ thuộc các lĩnh vực:

- Tổ chức lao động tiền lương, thi đua khen thưởng kỷ luật

- Thanh tra bảo vệ nội bộ

- Hành chính, Quản trị, Bảo vệ, Tiếp dân, Ytế, Tiếp khách trong xí nghiệp…

2.1.5.1 Công tác Tổ chức Lao động Tiền lương, Thi đua Khen thưởng, Kỷ luật:

* Công tác Tổ chức:

- Lập kế hoạch, phương án về Tổ chức và nhân sự phục vụ sản xuất, lập tờ trình báo cáo lãnh đạo Xí nghiệp (cơ quan quản lý cấp trên) quyết định thành lập, sát nhập,

giải thể, bổ sung sửa đổi cơ cấu tổ chức phù hợp với bước đi mô hình phát triển của xí nghiệp trong từng thời kỳ

- Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo xí nghiệp

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng, nhiệm vụ chế độ, trách nhiệm, mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức trong xí nghiệp

- Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý nhân lực bao gồm: bồi dưỡng, đề bạt, phân công, công tác, xếp lương, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật…

- Phối hợp với các bộ phận có liên quan lập kế hoạch, quy hoạch cán bộ, tổ chức đào tạo, nâng cao nghiệp vụ đội ngũ CBCNV trong xí nghiệp, đáp ứng yêu cầu của phát triển sản xuất kinh doanh

- Nghiên cứu thực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn, chính sách cán bộ, bố trí và sử dụng hợp lý phát huy năng lực, sở trường của mọi CBCNV trong xí nghiệp

- Quản lý Hồ sơ CBCNV

* Công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách:

- Hướng dẫn, thống nhất tổ chức thực hiện Bộ Luật Lao động và các văn bản của Nhà nước về lao động tiền lương của toàn xí nghiệp

- Xây dựng đơn giá và kế hoạch quỹ tiền lương theo đơn giá, kế hoạch và quy chế đã được duyệt Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch quỹ lương theo quy định của chế độ báo cáo thống kê

Phối hợp với các phòng ban chức năng tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo quy định

- Giải quyết kịp thời, đúng Luật Lao động, các chế độ chính sách đối với người lao động như: khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức, thôi việc, thuyên chuyển, tiếp nhận, điều động và chấm dứt hợp đồng lao động…

Nghiên cứu đề xuất, tham mưu giúp Giám đốc áp dụng hình thức tổ chức lao động đúng Luật Lao động và phù hợp với cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

* Công tác thi đua, khen thưởng:

- Nắm bắt kịp thời chủ trương chỉ đạo của cấp trên về phong trào thi đua để triển khai, phát động thi đua trong toàn xí nghiệp Thi đua gắn liền với sản xuất kinh doanh với mục tiêu năng suất- Chất lượng- Hiệu quả

- Phối hợp với công đoàn và các phòng ban giúp lãnh đạo xí nghiệp chỉ đạo tốt công tác thi đua, khen thưởng kịp thời, thường xuyên và đột xuất cho đơn vị, cá nhân

có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

2.1.5.2 Công tác thanh tra bảo vệ nội bộ:

- Lập kế hoạch và thường xuyên tổ chức thanh tra mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp theo đúng quy định của pháp lệnh Thanh tra

- Thanh tra và giải quyết kịp thời, đúng thẩm quyền đơn thư khiếu tố, khiếu nại của CBCNV, đảm bảo đoàn kết trong toàn nội bộ xí nghiệp

- Tổ chức thanh tra việc chấp hành Bộ luật Lao động, chế độ chính sách đối với người lao động trong toàn xí nghiệp

- Thực hiện đầy đủ kịp thời báo cáo Thanh tra, theo quy định, giúp lãnh đạo xí nghiệp, giám sát việc thực hiện các quy chế dân chủ, quy chế bảo mật trong xí nghiệp, giúp xí nghiệp bảo vệ bí mật trong kinh doanh, giúp CBCNV hiểu rõ tầm quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm trong công tác bảo vệ nội bộ

- Có kế hoạch bảo mật

- Tổ chức thực hiện tốt công tác Phòng cháy chữa cháy toàn xí nghiệp

- Quan hệ chặt chẽ với các cơ quan Công an, Quân sự địa phương để bảo vệ an toàn tuyệt đối với đơn vị đóng quan

2.1.5.3 Công tác Hành chính Quản trị:

- Chuẩn bị sự kiểm tra đúng đắn về mặt nội dung, thủ tục, thể thức pháp lý Hành chính của các phương án, các quyết định, tờ trình…trước khi trình Giám đốc quyết định hoặc Giám đốc xí nghiệp công trình cấp trên phê chuẩn (nội dung, phương án, quy định, tờ trình…do các phòng và các bộ phận chuẩn bị và chịu trách nhiệm)

- Trợ lý Giám đốc xí nghiệp hoàn thành biên bản các cuộc họp được bố trí, sắp xếp

- Quản lý nhà làm việc, nhà ở và hệ thống nhà xưởng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp (Bao gồm cả việc quản lý hồ sơ, giấy tờ có liên quan như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu, biên lai thu thuế sử dụng đất…) tham gia lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất kinh tế của xí nghiệp

- Kiểm tra quản lý việc mua sắm, sử dụng tài sản, phương tiện đồ dùng vật chất phục vụ cho công tác của cơ quan với phương châm tiết kiệm và có hiệu quả

- Giúp giám đốc giải quyết tốt các mối quan hệ của đơn vị với các đơn vị bạn và các cơ quan chức năng của thành phố tạo thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất

- Thực hiện công tác khánh tiết trang trí những ngày lễ tết, hội họp, tiếp dân, tiếp khách đến làm việc tại cơ quan, đảm bảo yêu cầu trang trọng, văn minh, lịch sự

- Thay mặt xí nghiệp tổ chức thăm hỏi động viên gia đình CBCNV khi gặp việc buồn khi ốm đau, tang lễ, chúc mừng ngày vui phân cấp của xí nghiệp

* Công tác văn thư lưu trữ:

- Tiếp nhận công văn giấy tờ cho toàn Xí nghiệp, trực điện thoại, chuyển giao công văn giấy tờ đi, đến đúng địa chỉ kịp thời, chính xác

+ Tất cả công văn đi, công văn đến đều phải ghi vào sổ để tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn đi cần thiết Việc ghi vào sổ “số công văn đến” và “số công văn đi” phải làm đúng, nhanh gọn trong ngày hoặc chậm nhất là ngày hôm sau:

+ Công văn đến phải được phân phối đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất

+ Những công văn có đóng dấu “hoả tốc”, dấu “thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lập tức

+ Việc gửi nhận, phân phối các công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải theo đúng chế độ quản lý của Nhà nước

- Tất cả công văn giấy tờ của xí nghiệp đã được giải quyết phải được sắp xếp phân loại để bảo quản lưu trữ một cách khoa học theo quy định của nhà nước để tiện cho việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết

* Đánh máy, in ấn:

- Thực hiện công tác đánh máy, in ấn tài liệu đầy đủ, kịp thời đảm bảo đúng thể thức và chính tả, ngữ pháp chuyển giao cho người có trách nhiệm Bảo quản tốt các máy móc thiết bị được giao

- Thực hiện đóng dấu, quản lý con dấu đúng quy định của Nhà nước và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ, đóng dấu Thực hiện tốt quy chế bảo mật

* Công tác Y tế, phục vụ:

+ Y tế: Sơ cứu, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ khối cơ quan, tổ chức theo dõi và mua Bảo hiểm y tế cho CBCNV toàn xí nghiệp

+ Lái xe: Sẵn sàng phương tiện phục vụ kịp thời và an toàn tuyệt đối cho người, phương tiện trong các chuyến công tác theo yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, sửa chữa điện nước thông thường

+ Tạp vụ: thực hiện vệ sinh thường xuyên nơi làm việc đảm bảo yêu cầu: nơi làm việc khang trang, sạch, đẹp

+ Nhà ăn: tổ chức tốt bữa ăn trưa cho CBCNV khối văn phòng cơ quan xí nghiệp

* Công tác bảo vệ:

- Tổ chức thực hiện công tác tuần tra bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, đảm bảo an toàn tuyệt đối mọi phương tiện, tài sản của xí nghiệp, phương tiện của CBCNV, khách đến làm việc tại xí nghiệp

- Tổ chức thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy văn phòng xí nghiệp

- Thường trực kiểm tra khách ra vào xí nghiệp, báo cáo lãnh đạo xí nghiệp bố trí thời gian tiếp và làm việc

2.1.6 Phòng Tài chính - Kế toán:

Phòng Tài chính có chức năng tham mưu giúp cho Giám đốc để điều hành quản

lý các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất - kinh doanh và tự chủ tài chính của xí nghiệp

Phòng Tài chính - Kế toán có các nhiệm vụ sau:

- Tổng hợp lập kế hoạch sản xuất - kinh daonh, các kế hoạch biện pháp cho từng

kế hoạch tháng, quý, năm và dài hạn

- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch nghiên cứu các chính sách tài chính và tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ sản xuất - kinh doanh, các nhu cầu đầu tư của xí nghiệp

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của đơn vị

- Lập báo cáo, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh - doanh, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ giám đốc để chỉ đạo sản xuất - kinh doanh kịp thời

- Lập báo cáo thống kê tài chính theo kỳ kế hoạch sản xuất - kinh doanh tháng, quý, năm báo cáo kịp thời cho Giám đốc và cấp trên theo quy định của nhà nước Chịu trách nhiệm kiểm tra các đơn vị toàn xí nghiệp về thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng cac loại tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của Nhà nước

- Thực hiện thống nhất trong phạm vi toàn xí nghiệp:

+ Hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu

+ Hệ thống tài khoản và sổ sách

+ Hệ thống phiếu mẫu báo cáo

+ Hệ thống và phương pháp tính các chỉ tiêu kinh tế, tài chính

+ Các đơn vị đo lường

+ Niên độ kế toán thống kê

- Quản lý và bảo quản, sử dụng số liệu kế toán thống kê theo chế độ bảo mật của Nhà nước về quản lý kinh tế

- Cán bộ kế toán được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định trong các chế độ kế toán Nhà nước hiện hành

2.1.7 Phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp:

Phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp có chức năng làm tham mưu giúp việc cho Giám đốc, quản lý chỉ đạo công tác xây lắp, công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng và

an toàn lao động

Ngoài chức năng trên phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp còn có các nhiệm vụ:

- Theo dõi tiến độ xây lắp các công trình, làm báo cáo thống kê sản lượng theo từng kỳ, kế hoạch để chỉ đạo sản xuất

- Quản lý thiết bị và lập kế hoạch tiến bộ khoa học kỹ thuật

- Nghiên cứu, lập phương án xử lý kỹ thuật phát sinh trong thi công, giúp Giấm đốc chỉ đạo các đơn vị lập hồ sơ, duyệt các phương án tham gia đấu thầu, biện pháp thi công…

- Tham gia hội đồng nghiệm thu kỹ thuật

- Thực hiện công tác an toàn lao động

- Tham mưu xét duyệt sáng kiến, cải tiến kỹ thuật

- Phối hợp với phòng tổ chức hành chính giúp giám đốc trong các công tác: + Đào tạo kỹ thuật và tổ chức thi nâng bậc cho công nhân

+ Công tác định mức kỹ thuật, định mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu… và hướng dẫn các đơn vị thực hành

+ Lập tủ sách chuyên môn lưu trữ các văn bản pháp chế về quản lý, tủ sách chuyên môn lưu trữ các văn bản pháp chế về xây dựng cơ bản và hồ sơ các công trình

+ Giúp việc ban Giám đốc tư vấn dịch vụ cho khách lập các dự án

2.1.8 Phòng Kinh doanh:

- Mở rộng tiếp thị, làm hồ sơ, thủ tục, hồ sơ thiết kế xây dựng, dự toán xây dựng