Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty

1.2.2 Phần mềm quản lý nhân sự công ty cổ phần Trường Hà[5] ○ Cập nhật, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, thuận tiện ○ Chức năng báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng ○ Hỗ trợ

ĐẶNG THỊ NGUYỆT ĐÀM THỊ QUỲNH

XÂY DỰNG VÀ KIỂM THỬ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY

Ngành/Chuyên ngành: Công nghệ thông tin

Hà Nội – 2018

Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2018

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Họ và tên: Đặng Thị Nguyệt Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 14/02/1996 Nơi sinh: Hà Nội

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Mã số:

Lớp hành chính: 1410A01

Họ và tên: Đàm Thị Quỳnh Giới tính: Nữ

Ngày sinh: 27/07/1996 Nơi sinh: Bắc Ninh

Chuyên ngành: Công nghệ thông tin Mã số: 14A10010007

Lớp hành chính: 1410A01

1 TÊN ĐỀ TÀI

Xây dựng và kiểm thử hệ thống quản lý nhân sự

2 NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG

Nhiệm vụ cụ thể của Đồ án tốt nghiệp:

- Khảo sát quy trình nghiệp vụ hệ thống quản lý nhân sự

- Phân tích thiết kế hệ thống, xác định yêu cầu của hệ thống

- Xây dựng các nghiệp vụ chính sau:

+ Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin nhân viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập, quan hệ xã hội, kinh nghiệm làm việc.

+ Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban, quản lý thay đổi chức

vụ nhân viên, quản lý lương từng nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu trừ nhân viên thay đổi theo thời gian, quản lý khen thưởng, kỷ luật, quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống kê.

+ Quản lý tuyển dụng: Quản lý vị trí tuyển dụng, quản lý quá trình tuyển dụng, quản lý kết quả tuyển dụng, quản lý ứng viên.

+ Quản lý hợp đồng: Quản lý việc kí hợp đồng, gia hạn hợp đồng, hủy hợp đồng

+ Báo cáo thống kê

+ Kiểm thử hệ thống

5 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

- Lập trình: Đàm Thị Quỳnh

- Kiểm thử: Đặng Thị Nguyệt

Tuần 1 - 3 Khảo sát và phân tích hệ thống Khảo sát và phân tích hệ thống Tuần 4-7 Thiết kế hệ thống Thiết kế hệ thống, lập kế hoạch test

Tuần 8 Thiết kế giao diện người dùng Kiểm thử giao diện

Tuần 9 Sửa lỗi, xây dựng được module

quản lý tài khoản

Kiểm thử module quản lý tài khoản

Tuần 10 Sửa lỗi, xây dựng được module

quản lý nhân viên

Kiểm thử module quản lý nhân viên

Tuần 11 Xây dựng module quản lý tuyển

dụng và quản lý hợp đồng

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

và quản lý hợp đồng Tuần 12 Xây dựng module lập báo cáo

thống kê

Kiểm thử module quản lý tuyển dụng

và quản lý hợp đồng, báo cáo thống

kê Tuần 13 Kiểm tra hoạt động của hệ thống

Tuần 14- 15 Sửa lỗi, Hoàn thiện báo cáo

6 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

Thạc sĩ Lê Hữu Dũng

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Cuộc sống ngày càng phát triển, công nghệ thông tin đóng vai trò không thể thiếutrong mọi hoạt động Nó góp mặt trong mọi lĩnh vực đời sống Trong công tácquản lý cũng vậy, đặc biệt trong việc quản lý nhân sự Chúng em muốn xây dựngmột ứng dụng quản lý nhân sự có thể áp dụng cho các công ty sản xuất Thay bằngviệc phải lưu trữ, tính toán bằng cách truyền thống trên giấy như trước ngày naynhờ có công nghệ thông tin việc quản lý sẽ trở nên chuyên nghiệp, khoa học, dễdàng và chặt chẽ hơn Một ứng dụng quản lý nhân sự sẽ cần cho nhà máy, xínghiệp hay bất cứ cơ quan nào để dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin nhân viênhay việc tính toán lương thưởng Nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo -Thạc sĩ Lê Hữu Dũng chúng em đang dần hoàn thành được đồ án Chúng em xinchân thành cảm ơn Thầy!.Chúng em mong nhận được sự quan tâm và ý kiến từphía Thầy/ Cô để Đồ án của chúng em được hoàn thiện hơn, chúng em xin chânthành cảm ơn các Thầy Cô!

Hà Nội, ngày tháng năm 2018

Sinh viên thực hiệnĐặng Thị NguyệtĐàm Thị Quỳnh

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Các đề tài liên quan 2

1.3 Phạm vi đề tài 4

1.4 Mục đích, mục tiêu của đề tài 4

1.4.1 Mục đích của đề tài 4

1.4.2 Mục tiêu của đề tài 5

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6

2.1 Khảo sát thực trạng hệ thống 6

2.1.1 Cơ cấu tổ chức 6

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ 6

2.1.3 Quy trình nghiệp vụ 12

2.1.4 Biểu mẫu 24

2.2 Xác định yêu cầu 28

2.2.1 Yêu cầu chức năng 28

2.2.2 Yêu cầu phi chức năng 30

2.3 Mô hình hóa kết quả khảo sát 31

2.3.1 Mô hình hóa cơ cấu tổ chức 31

2.3.2 Sơ đồ các tiến trình nghiệp vụ 31

2.4 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức logic 34

2.4.1 DFD mức ngữ cảnh 34

2.4.2 Các DFD các tiến trình xử lý 35

CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 40

3.1 Phân tích hệ thống về chức năng 40

3.1.1 Xác định các chức năng mức lá 40

3.1.2 Gom nhóm chức năng 41

3.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng 42

3.1.4 Rà soát việc đáp ứng các yêu cầu 50

3.2.1 Xác định thực thể và thuộc tính 59

3.2.2 Chuẩn hóa dữ liệu 62

CHƯƠNG 4 THIẾT KẾ HỆ THỐNG 68

4.1 Chiến lược phát triển hệ thống: 68

4.2 Thiết kế kiến trúc hệ thống 69

4.2.1 Kiến trúc vật lý 69

4.2.2 Kiến trúc phần mềm 69

4.3 Thiết kế giao diện người dung 71

4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu Error! Bookmark not defined. 4.4.1 Chuyển đổi Logical ERD sang Physical ERD Error! Bookmark not defined. 4.4.2 Đặc tả cơ sở dữ liệu Error! Bookmark not defined. 4.4.3 Sơ đồ mô hình quan hệ Error! Bookmark not defined. CHƯƠNG 5 KIỂM THỬ PHẦN MỀM 74

5.1 Kế hoạch kiểm thử 74

5.1.1 Mục đích 74

5.1.2 Kế hoạch triển khai 75

5.1.3 Những yêu cầu về tài nguyên 75

5.1.4 Phạm vi kiểm thử 76

5.1.5 Chiến lược kiểm thử 77

5.2 Thực hiện kiểm thử 79

5.2.1 Quản lý tài khoản nhân viên 79

5.2.2 Quản lý hồ sơ nhân viên 86 5.2.3 Quản lý chấm công cho nhân viên Error! Bookmark not defined.

5.3 Kết quả kiểm thử Error! Bookmark not defined.

Hình 2.2 Biểu mẫu bảng thanh toán lương 24

Hình 2.3 Biểu mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 25

Hình 2.4 Biểu mẫu quyết định khen thưởng 25

Hình 2.5 Biểu mẫu hợp đồng thử việc 26

Hình 2.6 Biểu mẫu hợp đồng lao động 27

Hình 2.7 Biểu mẫu đơn gia hạn hợp đồng 28

Hình 2.8 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 31

Hình 2.9 Sơ đồ nghiệp vụ chung 31

Hình 2.10 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tuyển dụng 32

Hình 2.11 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên 32

Hình 2.12 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ thử việc và ký hợp đồng 33

Hình 2.13 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ trả lương cho nhân viên 33

Hình 2.14 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 34

Hình 2.15 Sơ đồ DFD tuyển dụng 35

Hình 2.16 Sơ đồ DFD thử việc 35

Hình 2.17 Sơ đồ DFD ký hợp đồng 36

Hình 2.18 Sơ đồ DFD quản lý hồ sơ nhân viên 36

Hình 2.19 Sơ đồ DFD quản lý hồ sơ nhân viên 37

Hình 2.20 Sơ đồ DFD hủy hợp đồng 37

Hình 2.21 Sơ đồ DFD chấm công 38

Hình 2.22 Sơ đồ DFD nâng lương 38

Hình 2.23 Sơ đồ DFD nâng lương 39

Hình 2.24 Sơ đồ DFD báo cáo thống kê 39

Bảng 3.1 Bảng gom nhóm các chức năng 41

Hình 3.1 Sơ đồ phân rã chức năng 42

Bảng 3.2 Bảng rà soát việc đáp ứng yêu cầu 51

Hình 3.2 Sơ đồ đặc tả chức năng đăng nhập 52

Hình 3.4 Sơ đồ đặc tả chức năng Sửa tài khoản Error! Bookmark not defined Hình 3.5 Sơ đồ đặc tả chức năng xóa tài khoản Error! Bookmark not defined.

Hình 3.6 Sơ đồ đặc tả chức năng đổi mật khẩu 54

Hình 3.7 Sơ đồ đặc tả chức năng tìm kiếm Error! Bookmark not defined Hình 3.8 Mô hình ER 62

Hình 4.1 Mô hình 3 - layer 69

Hình 4.2 Form đăng nhập 71

Hình 4.3 Form trang chủ 71

Hình 4.4 Form quản lý nhân viên 72

Hình 4.5 Form bảng chấm công 73 Hình 4.6 Mô hình quan hệ Error! Bookmark not defined.

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhânviên khá là phổ biến Việc này sẽ giải quyết triệt để những khó khăn trongcông việc quản lý của công ty sản xuất

Căn cứ vào Bộ luật lao động của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa ViệtNam[3], ứng dụng xây dựng cần đảm bảo tuân thủ các nội dung sau:

a Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp của người lao động

b Công việc và địa điểm làm việc

c Thời hạn của hợp đồng lao động

d Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác

e Chế độ nâng bậc, nâng lương

f Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi

g Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với công việc có chức năng nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ cao đẳng trở lên

h Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với công việc có chứcnăng nghề cần trình độ chuyên môn kỹ thuật từ trung cấp nghề, trung cấpchuyên nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ

i Thời gian thử việc không quá 6 ngày đối với công việc khác

j Tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do 2 bênthỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó

k Khi kết thúc thời gian thử việc, khi việc làm thử đạt yêu cầu thìngười sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động với người lao động

l Trong thời gian thử việc, mỗi bên có quyền hủy bỏ thỏa thuận thửviệc mà không cần báo trước và không phải bồi thường nếu việc làm thửkhông đạt yêu cầu mà 2 bên đã thỏa thuật

Ngoài ra, doanh nghiệp còn cần tuân thủ các quy định khác của phápluật Hơn nữa, các phần mềm cần phải được kiểm thử để đảm bảo chất lượng

Đề tài chúng em đưa ra để giải quyết việc quản lý nhân viên của mộtcông ty Do vậy chúng em chọn đề tài: “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản

lý nhân sự cho công ty”

1.2 Các đề tài liên quan

1.2.1 Phần mềm quản lý nhân sự cho công ty TNHH Anh Khoa [4]

định, ít khi có lỗi xảy ra Chương trình chạy tốn ít tài nguyên bộ nhớ, thích hợp cho nhiều máy tính kể cả những máy có cấu hình thấp.

● Nhược điểm:[4, tr45]

○ Một số chức năng tìm kiếm nhiều ràng buộc vẫn chỉ còn trên ý tưởng, chưa được thực thi

○ Chương trình chưa có tính thẩm mĩ chưa cao

1.2.2 Phần mềm quản lý nhân sự công ty cổ phần Trường Hà[5]

○ Cập nhật, tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác, thuận tiện

○ Chức năng báo cáo hoạt động linh hoạt, dễ sử dụng

○ Hỗ trợ nhiều chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin theo một danh sách các điều kiện tùy chọn của một đối tượng nào đó như:

mã nhân viên, phòng ban, trình độ, chức vụ

○ Chức năng nhập và quản lý nhân viên được thực hiện logic đảm bảo cho

dữ liệu được hợp lệ hóa và cập nhật chính xác

○ Dễ dàng sử dụng và quản lý

○ Cơ sở dữ liệu tương đối lớn và tính bảo mật cao

● Nhược điểm:[5, tr91]

○ Một số chức năng còn chưa hoạt động ổn định

○ Chương trình có tính chuyên nghiệp chưa cao

○ Chưa giải quyết chọn vẹn các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản lý

○ Chương trình có tính thẩm mĩ chưa cao

○ Chưa sửa đổi được thông tin người dùng

○ Chưa thay đổi được mật khẩu

1.3 Phạm vi đề tài

Đề tài “Xây dựng và kiểm thử ứng dụng quản lý nhân sự cho công ty”của chúng em dựa vào Luật lao động[3] để có cái nhìn chung nhất về nhữngthứ liên quan như số ngày thử việc, lương cơ bản, phụ cấp… nên đề tài có thể

áp dụng cho bất cứ công ty hay doanh nghiệp sản xuất nào Tùy thuộc vào đặcđiểm các của mỗi công ty sản xuất mà phần mềm sẽ được phát triển, bổ sungcác tính năng khác nữa cho phù hợp nhất

1.4 Mục đích, mục tiêu của đề tài

1.4.1 Mục đích của đề tài

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công

ty Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn tới nhiều vấn đề bất cập trong công ty.Chúng ta luôn thấy những tình trạng như chấm nhầm công hoặc lưu trữ saithông tin nhân viên,…Vì vậy, yêu cầu đặt ra ở đây là làm sao để có thể quản

lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả nhất

Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giảm tải đi những bất cậptrong công tác quản lý nhân sự trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiệnnay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và

tự động hóa trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục

vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng suất hiệu quả Đó là những nộidung cơ bản chúng em đề cập trong đề tài này

Vì vậy chúng em thực hiện xây dựng phần mềm quản lý nhân sự chocông ty để hỗ trợ, giải quyết những khó khăn cho việc quản lý trong việc lưutrữ, tìm kiếm, cập nhật, tính toán lương, lập báo cáo đồng thời kiểm thử phần

mềm quản lý nhân sự cho công ty Nhằm tìm ra những lỗi sai trong quá trìnhxây dựng ứng dụng.

1.4.2 Mục tiêu của đề tài

Đề tài xây dựng và kiểm thử phần mềm quản lý nhân sự công ty sẽ cónhững chức năng chính sau:

- Quản lý được hồ sơ nhân viên: tổng quan hồ sơ nhân viên, cập nhật thôngtin nhân viên, cập nhật quan hệ thân nhân, quá trình học tập, quan hệ xãhội, kinh nghiệm làm việc

- Quản lý nhân sự: quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban, quản lýthay đổi chức vụ nhân viên, quản lý phụ cấp và khoản khấu trừ(khấu trừ đimột phần để bù vào một khoản nào đó hay tiền tạm ứng khấu trừ vàolương) nhân viên thay đổi theo thời gian, quản lý khen thưởng, kỷ luật,quản lý nghỉ việc và đi làm lại, báo cáo thống kê

- Quản lý bảo hiểm: Quản lý bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, quản lý mứcđóng bảo hiểm, báo cáo thống kê

- Theo dõi chấm công: lấy dữ liệu chấm công, quản lý chấm công theo chức

vụ, quản lý ngày nghỉ, quản lý chuyên cần, báo cáo thống kê

- Theo dõi tuyển dụng: Quản lý hợp đồng lao động, quản lý phòng ban nhânviên, quản lý chức vụ nhân viên, quản lý khen thưởng, kỷ luật

Song song với quá trình xây dựng là thực hiện kiểm thử để đảm bảophầm mềm chạy đúng khi hoàn thành và phát hiện lỗi sớm nhất để sửa chữakịp thời.

- Mang lại lợi nhuận cho Công ty.

- Tạo việc làm cho nhân viên

- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty

- Quyết định các chỉ tiêu về tài chính, ký các phiếu thu-chi, bảng lương, ủynhiệm chi do các bộ phận liên quan phụ trách tạo ra

- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh trong công ty

● Phó giám đốc sản xuất:

- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất của công ty

- Nhận chỉ tiêu kế hoạch sản xuất của công ty, tổ chức điều hành sản xuất,thực hiện hoàn thành kế hoạch của công ty giao để đạt hiệu quả cao nhất

- Tìm kiếm và chọn đối tác, lao động thuê ngoài thị trường

- Ký các hợp đồng lao động thời vụ, lao động thuê ngoài, hợp đồng

- Xây dựng phương án tuyển dụng, đào tạo, quản lý nguồn nhân lực để đápứng yêu cầu của sản xuất

- Tổ chức thiết kế, lập dự toán các công việc thuộc lĩnh vực hoạt động củaCông ty

- Quản lý khối lượng, chất lượng sản phẩm của công ty

- Quản lý, điều hành, đào tạo đội ngũ CBCNV, xây dựng hệ thống quản lýchất lượng sản phẩm trong phạm vi toàn công ty

- Xây dựng mục tiêu kế hoạch sản xuất theo quý, năm và đảm bảo lợi nhuận

và vốn trong công ty

- Quyền ký các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động nhân sự, đề xuấtkhen thưởng

- Báo cáo kết quả tình hình sản xuất của công ty cho Giám Đốc công ty

● Phó giám đốc kinh doanh:

- Tìm kiếm các hợp đồng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty theo chỉ tiêu

do HĐQT giao theo từng năm

- Lập kế hoạch, dự trù ngân sách cho hoạt động marketing, PR cho từng quýtừng năm để tham mưu cho giám đốc

- Nghiên cứu thị trường về đối thủ cạnh tranh, phân khúc thị trường nàocông ty sẽ tham gia, giá cả vật tư thiết bị của các hàng hóa liên quan đếnlĩnh vực hoạt động của công ty

- Nghiên cứu luật doanh nghiệp, các nghị định, thông tư có liên quan đếnlĩnh vực hoạt động của Công ty

- Xây dựng, áp dụng quy chế lương áp dụng trong toàn công ty

- Nắm vững luật thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế VAT, luật khuyến khíchđầu tư trong nước và các văn bản liên quan đến việc quản lý tài chính donhà nước ban hành để áp dụng cho công ty

- Xây dựng và trình Giám đốc duyệt các thông số tài chính như Tỷ lệ lợinhuận tối thiểu của từng từng hợp đồng, cơ cấu các khoản phí trong tổngphí hoạt động của công ty và từng bộ phận trực thuộc công ty

- Tham mưu cho Giám Đốc về việc điều hành vốn trong công ty

- Nghiên cứu biện pháp giảm giá thành, giảm chi phí trong công ty

- Thẩm định các bản quyết toán lãi, lỗ hằng quý, hàng năm.

- Kiểm tra bảng cân đối kế toán do phòng Kế toán lập ra

- Ký Hợp đồng kinh tế theo ủy quyền của Giám đốc, phê duyệt một số vănbản giấy tờ liên quan đến hoạt động sản xuất trong công ty theo ủy quyềncủa Giám đốc

- Giám sát, phê duyệt việc mua bán vật tư phục vụ trong quá trình sản xuất

- Xây dựng các chế độ chính sách như : lương, chính sách xã hội và nhữngchính sách khác đối với người lao động

● Phòng hành chính - nhân sự

- Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban,

bộ phận để tham mưu cho giám đốc

- Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Phònggiao dịch trình cấp thẩm quyền phê duyệt theo quy định của Điều lệ Côngty

- Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn Công ty, ngânsách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phíđóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…) Tham gia các chương trìnhkhảo sát lương với các đối tác và thực hiện khảo sát các chi phí lao độngtrên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm Thựchiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng hàng năm đối với toànthể cán bộ, nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự

- Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh, vị trícông việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luânchuyển, điều chuyển)

- Tham mưu cho Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch & pháttriển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiệncông việc, đánh giá năng lực nhân sự

- Xây dựng quy chế tiền lương và lâp bảng lương, chấm công cho mỗi nhânviên trong công ty để tham mưu cho Giám đốc

- Thực hiện các thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách và dự kiến

kế hoạch thi tuyển, phỏng vấn trình nhân giám đốc

- Quản lý hồ sơ nhân sự và cập nhật kịp thời

- Thực hiện các thủ tục về hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế theo quy định của công ty và nhà nước

- Theo dõi và quản lý việc chấm công hằng ngày của cán bộ công nhân viêncủa toàn công ty

- Làm việc với các cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và cơ quan laođộng thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ (thai sản, ốm đau, phép) chongười lao động theo yêu cầu của giám đốc

- Xây dựng nội quy lao động; các quy chế làm việc, phân công trình Giámđốc phê duyệt

- Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo, bổnhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối vớingười lao động Công ty

- Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lương,nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện côngviệc, đào tạo, chế độ phúc lợi…

- Xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen thưởng hàng năm để xin ý kiến tạiHội nghị Người lao động hàng năm

- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiện hành (hồ sơnhân sự, thông tin trên phần mềm)

- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thôngtin tuyển dụng, trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáotuyển dụng để quảng bá hình ảnh Công ty

● Phòng tài chính - kế toán

- Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chiphí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lậpphiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh Lưu trữ đầy đủ và chínhxác các thu chi theo quy định của Công ty

- Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hìnhhiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty,

thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước Lậpbáo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc.

- Phối hợp với phòng hành chính – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng chocán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn Theo dõi quá trìnhchuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu tráchnhiệm quyết toán công nợ với khách hàng Mở sổ sách, lưu trữ các chứng

từ có liên quan đến việc giao nhận

● Phòng kinh doanh – xuất, nhập khẩu:

- Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường,giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàngmới Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng vớikhách hàng

- Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban giám đốc Theodõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sảnxuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuấtnhững phương án sản xuất hiệu quả nhất

- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàngquý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất Lập lệnh sản xuất cho cácphân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty Đề xuất các biệnpháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm

● Bộ phận sản xuất

- Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng,kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình sản xuất sản phẩm tại các phân xưởng

- Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra

- Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu

- Nghiên cứu cải tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm,

đề xuất sản phẩm không phù hợp

- Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra nhữngnguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng

- Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn chấtlượng

 Bộ phận bảo vệ

- Đảm bảo an ninh trật tự trong công ty

- Tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển khi ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp

2.1.3 Quy trình nghiệp vụ

2.1.3.1 Quy trình tuyển dụng

- Công ty đưa ra các vị trí cần tuyển dụng và có các hình thức tuyển dụngqua truyền thông, báo chí, tờ rơi Các vị trí tuyển dụng được phân biệt vớinhau bằng mã vị trí và mỗi vị trí đều có tên và tên viết tắt Những ngườichưa có việc làm đến công ty gặp bảo vệ tại cổng công ty để nộp hồ sơ ứngtuyển hoặc nộp trực tiếp qua mail của công ty hay bất cứ hình thức nàokhác theo thông báo tuyển dụng của công ty đó Sau đó hồ sơ hay mail đó

sẽ được chuyển lên Phòng hành chính – nhân sự, Phòng hành chính nhân

sự sẽ xét duyệt hồ sơ và sắp xếp lịch hẹn với những ứng viên có hồ sơ đạtyêu cầu Hồ sơ tuyển dụng được phân biệt với nhau bởi mã hồ sơ tuyểndụng và gồm các thông tin chung như: họ tên, giới tính, ngày sinh, quêquán, chứng minh thư, ngày cấp, dân tộc, tình trạng hôn nhân, số điệnthoại Phòng hành chính nhân sự sẽ thông báo lịch phỏng vấn cho ứng viênqua số điện thoại trong hồ sơ ứng viên Đến ngày được hẹn ứng viên đếncông ty theo chỉ dẫn tới phòng phỏng vấn và gặp nhân viên phỏng vấn để

phỏng vấn Nếu đạt phỏng vấn nhân viên phòng nhân sự sẽ thông báo choứng viên đã được nhận vào làm, thông báo thời gian cụ thể, bộ phận màứng viên sẽ làm việc Nếu không đạt phỏng vấn thì ứng viên sẽ ra về vàkhông được trả lại hồ sơ xin việc

- Khi đã đỗ phỏng vấn được nhận vào làm ứng viên trở thành nhân viên củacông ty, sẽ được hẹn ngày bắt đầu đi làm tại công ty Tùy vào trình độ vànăng lực nhân viên đó sẽ được phân công làm việc tại một phòng hay bộphận nhất định như bộ phận sản xuất, phòng hành chính - nhân sự, bộ phậnbảo vệ, …

- Kết quả tuyển dụng được lưu lại làm tài liệu gồm các thông tin như mã kếtquả, ngày tuyển dụng

- Tùy vào khối lượng và tính chất công việc, Phòng hành chính – nhân sự lậpchiến lược cho lần tuyển dụng tiếp theo để đáp ứng nhu cầu sản xuất củacông ty, chiến lược đó được báo cáo bằng văn bản và gửi cho phó giám đốc

kỹ thuật tham mưu và trình lên giám đốc ký Sau khi đã có quyết định đượctuyển dụng, Phòng hành chính – nhân sự sẽ thông báo tuyển dụng bằng cáchình thức như truyền thông, tờ rơi,…

- Các quá trình tuyển dụng diễn ra đều được lưu lại làm minh chứng, cácthông tin như mã quá trình, ngày bắt đầu, ngày kết thúc

2.1.3.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân viên

- Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thôngqua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên sau khi nhân viên đã trúng tuyểnphỏng vấn vào công ty

- Nhân viên phòng hành chính – nhân sự của công ty sẽ dựa vào hồ sơ xinviệc của nhân viên đó để lưu trữ các thông tin cá nhân của nhân viên gồm:

họ tên, địa chỉ, trình độ, giới tính, ngày sinh, chứng minh thư, ngày cấp, nơicấp, dân tộc, tình trạng hôn nhân, số điện thoại

- Trong quá trình hoạt động, phòng hành chính – nhân sự sẽ theo dõi thôngtin của nhân viên trong công ty để có thể cập nhật thông tin mới của cácnhân viên; đồng thời phát hiện sai sót để tiến hành thay thế, sửa đổi thôngtin nhân viên Việc sửa đổi này dựa trên thông tin được cung cấp bởi nhânviên Tất cả thông tin điều chỉnh được lưu lại hồ sơ nhân viên làm cơ sởcho Ban giám đốc kiểm tra.

- Đồng thời, nếu ban giám đốc xem và yêu cầu điều chỉnh thông tin, phònghành chính nhân sự cần phải lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáocho Ban giám đốc xem hoặc điều chỉnh phù hợp cho đúng với yêu cầu

- Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên nên khi Giám đốc có quyết địnhcho một nhân viên thay đổi mức lương, thay đổi chức vụ, thay đổi vị trí,…phòng hành chính – nhân sự sẽ tiến hành cập nhật hồ sơ của nhân viên đó

để làm cơ sở cho việc tính lương

- Mỗi nhân viên đều phải cung cấp thông tin của ít nhất một người thân đểtiện trong việc liên lạc khi cần Mỗi thân nhân của nhân viên được phânbiệt với nhau bởi mã quan hệ, mối quan hệ, họ tên, ngày sinh, quê quán,nghề nghiệp

2.1.3.3 Quy trình thử việc

- Nhân viên đạt phỏng vấn được nhận vào làm thử việc và chỉ phải thử việc 1lần duy nhất đồng thời được ký hợp đồng thử việc (Hình 2.5) với thời giantùy vào trình độ của nhân viên

1 Không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độchuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên;

2 Không quá 30 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độchuyên môn kỹ thuật trung cấp nghề, trung cấp chuyên nghiệp, côngnhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.

3 Không quá 6 ngày làm việc đối với công việc khác

Trong thời gian thử việc của nhân viên Pháp luật nghiêm cấm phạt tiền,cắt lương thay cho xử lý kỷ luật lao động

và nhân viên sẽ giữ một bản Hợp đồng được ký kết nhân viên trở thànhnhân viên chính thức của công ty và chịu mọi sự quản lý theo quy định củacông ty và Luật pháp

- Sau khi ký hợp đồng, trở thành nhân viên chính thức của công ty, nhân viên

sẽ được đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty bằng tàikhoản do mình tự tạo trên hệ thống Tài khoản đó được phòng nhân sựphân quyền để xem thông tin cá nhân, bảng chấm công của mình và các

thông tin liên quan hoặc tìm kiếm các thông tin về bảo hiểm hay hợp đồnglao động của mình

- Trong công ty có các phòng ban khác nhau,tùy theo năng lực của mỗi nhânviên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban đều có tênphòng ban và được phân biệt bởi mã phòng ban Hơn nữa nhân viên sẽ cóchức vụ, các chức vụ có tên chức vụ và được phân biệt với nhau bởi mãchức vụ Theo nhu cầu của công ty các phòng ban hay các chức vụ có thể

bị thay đổi để phù hợp với các chiến lược phát triển công ty

- Trong quá trình làm việc, tùy theo nhu cầu của công ty và năng lực của mỗinhân viên Nhân viên sẽ được cử đi công tác, quá trình công tác này sẽđược lưu lại các thông tin như ngày bắt đầu, ngày kết thúc, nơi công tác,chức danh, chức vụ cao nhất và được phân biệt với nhau bởi mã quá trình

c) Bị ngược đãi; bị cưỡng bức lao động;

d) Bản thân hoặc gia đình thật sự có hoàn cảnh khó khăn không thể tiếptục thực hiện hợp đồng;

đ) Được bầu làm nhiệm vụ chuyên trách ở các cơ quan dân cử hoặc được

bổ nhiệm giữ chức vụ trong bộ máy nhà nước;

e) Người lao động nữ có thai phải nghỉ việc theo chỉ định của thầy thuốc;g) Người lao động bị ốm đau, tai nạn đã điều trị ba tháng liền đối vớingười làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12tháng đến 36 tháng và một phần tư thời hạn hợp đồng đối với ngườilàm việc theo hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việcnhất định có thời hạn dưới 12 tháng mà khả năng lao động chưa đượchồi phục

- Khi gặp một trong các trường hợp trên, nhân viên sẽ tới phòng nhân sự,xin Đơn xin nghỉ việc, điền các thông tin cá nhân, ngày thôi việc,ngày kí,

lý do nghỉ việc rồi gửi lại phòng nhân sự, sau đó phòng nhân sự sẽ trình lênban giám đốc và phó giám đốc để quyết định nghỉ việc cho nhân viên Vớiđiều kiện, nhân viên phải nộp đơn xin nghỉ việc trước ít nhất 3 ngày, 30ngày, 45 ngày tùy vào lý do nghỉ việc Nếu được chấp nhận cho nghỉ việctức là kết thúc làm việc trước thời hạn ghi trong hợp đồng - hủy hợp đồngthì nhân viên sẽ không phải bồi thường hay chịu bất cứ hình phạt nào bởiphía công ty và pháp luật Nếu không, nhân viên sẽ phải bồi thường chophía công ty một khoản tiền bằng nửa tháng tiền lương cơ bản cùng với phụcấp hoặc chi phí đào tạo theo quy định của Luật lao động hoặc khoản tiềnđúng bằng tiền lương những ngày không báo trước

2.1.3.6 Quy trình gia hạn hợp đồng

- Phòng nhân sự có văn bản thông báo hết hạn hợp đồng lao động tới nhânviên công ty, sau đó nhân viên sẽ làm đơn gia hạn hợp đồng (Hình 2.7),đơn đó sẽ được gửi lại phía phòng nhân sự và trình lên giám đốc, phó giámđốc để phê duyệt Nếu đơn được chấp nhận, sẽ được gửi lại phía phòngnhân sự, tại đó được xem xét, kiểm tra và nhân viên được ký hợp đồng laođộng Nếu thời gian làm việc được ký trong hợp đồng lần thứ nhất là có

thời hạn thì lần 2 có thể là có thời hạn hoặc vô thời hạn Sau đó, nếu kếtthúc 2 lần ký hợp đồng có thời hạn nhân viên tiếp tục làm việc thì phíacông ty phải ký hợp đồng vô thời hạn với nhân viên

2.1.3.7 Quy trình chấm công

- Nhân viên trúng tuyển được nhận vào làm sẽ được trang bị các đồ dùng cầnthiết trong đó có thẻ nhân viên Ngày nay, nhờ có khoa học công nghệ pháttriển thẻ nhân viên không chỉ dùng để phân biệt các nhân viên trong công

ty mà còn dùng để chấm công qua máy điện tử chấm công

- Nhân viên đi làm, tới công ty và chấm công bằng thẻ nhân viên bằng cáchquẹt thẻ vào máy điện tử chấm công trước giờ làm và trước khi chuẩn bị ra về

- Nếu máy chấm công điện tử hỏng thì nhân viên được chấm công bằng cáchđiểm danh theo danh sách nhân viên trong phòng ban

- Phòng hành chính – nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này vớichức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công

- Hàng ngày, Phòng hành chính – nhân sự cập nhật thông tin ngày công làmviệc của nhân viên để ghi vào bảng chấm công (Hình 2.1) Bảng chấm côngnày được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình

- Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào

đó, Ban giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng hành chính – nhân sự điềuđộng nhân viên làm thêm giờ Việc điều động của phòng nhân sự phải dựatrên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng

2.1.3.8 Quy trình thanh toán lương

- Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là Phòng tài chính – kếtoán với chức năng cơ bản chính là tính và lập báo cáo lương thưởng

- Đến ngày được hẹn đi làm, nhân viên đến công ty và vào bộ phận đã đượcphân công, nhận trang phục, dụng cụ liên quan và làm việc (dưới sự hươngdẫn của trưởng các bộ phận hoặc trưởng các bộ phận ủy nhiệm lại cho nhânviên đã có kinh nghiệm hương dẫn) Trong quá trình làm việc, bộ phậnnhân lực của công ty sẽ hoàn thiện hồ sơ nhân viên, hợp đồng thử việc(Hình 2.5) Nhân viên sẽ được nhận hợp đồng thử việc của mình, tùy theotrình độ mà mỗi bản hợp đồng có yêu cầu và quyền lợi riêng tuân theo Luậtlao động[3] Hết thời gian thử việc như trong hợp đồng nếu làm tốt, nhânviên sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và sẽ ký hợp đồng laođộng

(Hình 2.6) chính thức theo Luật lao động[3] Khi đó công ty sẽ yêu cầucác bộ phận liên quan tiếp tục hoàn thiện hồ sơ nhân viên Nhân viên đượchưởng đầy đủ các quyền lợi như được tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế đồng thời cũng phải tuân theo một số quy định của công ty cũng như củapháp luật

- Công ty quy định ngày trả lương cho nhân viên vào 1 ngày nhất định trongtháng Đến ngày đó Phòng nhân sự sẽ chốt công và lập bảng lương

- (Hình 2.2) của mỗi nhân viên và tính lương của nhân viên, tính tổng lươngcủa tất cả nhân viên trong công ty

- Bảng lương sẽ được chuyển lên cho giám đốc duyệt và ký sau đó gửi bảnglương tới nhân viên Sau khi đã được phê duyệt, phòng Tài chính – kế toán

sẽ trích ngân sách của công ty để trả lương cho nhân viên

- Cuối tháng, Phòng tài chính – kế toán nhận báo cáo chấm công đã đượcBan giám đốc ký duyệt của Phòng hành chính – nhân sự , đồng thời, cập

nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp, các khoản BHYT,BHXH,…để làm cơ sở tính tiền phải trả cho nhân viên.

- Căn cứ vào Luật bảo hiểm, mỗi nhân viên một tháng sẽ phải đóng 8% mứctiền lương cơ bản của nhân viên đó cho bảo hiểm xã hội và 1.5% mức tiềnlương cơ bản của tháng đó cho bảo hiểm y tế

- Dựa vào các thông tin trên, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là mứclương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên Giám đốc ký duyệt

- Sau khi Giám đốc đã ký duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương ; kế toán sẽphải lập các Báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT,BHXH,… phải nộp hàng tháng

- Các báo cáo này sẽ được trình lên ban giám đốc xem để nắm bắt tình hình,lương thưởng của công ty, đồng thời phải trình cho các cơ quan chức năng

có thẩm quyền kiểm tra

- Bậc lương nhân viên được cung cấp để phục vụ cho việc tính lương, mỗibậc lương có tên bậc và được phân biệt với nhau bởi mã bậc lương

- Lương tháng của một nhân viên được tính bằng số tiền lương cơ bản nếunhân viên đó làm đủ số ngày quy định trong tháng, hay được tính bằng sốtiền lương theo ngày công nhân viên đó đi làm, tổng số tiền trợ cấp, tổng sốtiền tăng ca Đối với tăng ca ngày thưởng được hưởng 150% số tiền/giờ, cangày sau 22h ngày thường hưởng 210%/giờ, ca ngày chủ nhật/ ca đêmngày thường hưởng 200% /giờ, tăng ca đêm ngày chủ nhật hưởng270%/giờ, tăng ca ngày lễ tết hưởng 300%/giờ, tăng ca đêm ngày lễ tếthưởng 390%/giờ, tổng tiền phải trừ bao gồm thuế TNCN, bảo hiểm, côngđoàn và số tiền khác như tiền vay nợ công ty, tiền phạt

- Căn cứ vào Luật thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập cá nhân được tính:Thu nhập tính thuế = Tổng Lương - Thu nhập miễn thuế - Các khoản giảm trừ

- Các khoản thu nhập miễn thuế và các khoản giảm trừ được tính theo Luậtthuế thu nhập cá nhân

- Tùy vào doanh số của công ty mà mỗi công ty có mức lương cơ bản chonhân viên phổ thồng chưa qua đào tạo là khác nhau, nhưng theo Nghị định141/2017/NĐ-CP ngày 07/12/2017 của Chính phủ mức lương cơ bản tốithiểu theo vùng là:

Đối với nhân viên đã qua đào tạo có mức lương cơ bản tối thiểu lớn hơn ítnhất 7% mức lương cơ bản tối thiểu của nhân viên phổ thông

2.1.3.9 Quy trình nâng lương

● Tùy theo từng quy định của mỗi công ty mà nhân viên có thể được nâng lương 6 tháng một lần hoặc một năm 1 lần và số tiền nâng lương theo quy định

● Căn cứ vào Thông tư Số: 08/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ

1) Quy trình nâng lương theo hạn

Mức lương cơ bản tối thiểu Vùng

Nhân viên được cấp có thẩm quyền như giám đốc, phó giám đốc đánhgiá từ mức hoàn thành nhiệm vụ trở lên và không vi phạm kỷ luật một trongcác hình thức khiển trách, cảnh cáo, cách chức sẽ được nâng lương theo quyđịnh của công ty Số tiền lương được nâng sẽ cộng vào tiền lương cơ bản củanhân viên đó

Quá trình nâng lương kéo dài khi:

Kéo dài 12 tháng (một năm) đối với trường hợp:

- Nhân viên bị kỷ luật cách chức

Kéo dài 06 (sáu) tháng đối với trường hợp:

- Nhân viên bị kỷ luật cảnh cáo;

Kéo dài 03 (ba) tháng đối với nhân viên bị kỷ luật khiển trách

2) Quy trình nâng lương trước hạn

Nhân viên sẽ được nâng lương trước 6 tháng hoặc 1 năm theo quy địnhcủa công ty khi lập thành tích xuất sắc trong thực hiện nhiệm vụ được giaobởi giám đốc, phó giám đốc nhưng không được nâng lương trước hạn quá 2lần liên tiếp

2.1.3.10 Quy trình khen thưởng- kỷ luật

● Nhân viên trong công ty được hưởng các chế độ khen thưởng - kỷ luật của ban giám đốc hay bộ phận nơi nhân viên làm việc hay công đoàn

● Được khen thưởng khi:

- Hoàn thành nhiệm vụ được giao trước thời hạn hoặc vượt chỉ tiêu đềra

- Có con cái trong độ tuổi đi học đạt thành tích tốt trong học tập hoặc trong các hoạt động xã hội, hoạt động thể dục thể thao

- Thưởng lễ 30/4 & 1/5, Ngày quốc khánh, Tết Dương lịch:

1 Toàn bộ CBCNV được hưởng mức thưởng bằng nhau

2 Số tiền thưởng tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty

3 Phòng nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình Ban Giám đốc về số

tiền thưởng, dự toán tiền thưởng trình Ban GĐ trước 15ngày so với ngày lễ tương ứng, lập danh sách CBCNV được thưởng trước 3 ngày so với ngày lễ tương ứng

- Thưởng thâm niên:

1 Thâm niên được tính chi tiết tới từng tháng (nếu từ 15 ngày trởlên thì tính đủ tháng, nếu dưới 15 ngày thì không được tính đủ tháng

2 Tiền thâm niên = số tháng thâm niên * số tiền thâm niên 1 tháng

3 Phòng nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình về số tiền thâm niêncủa 1 tháng, dự toán tổng tiền thâm niên trước 30 ngày so với ngày bắt đầu nghỉ tết

- Thưởng tháng lương 13 (Tết AL):

1 Được tính = tỷ lệ % * [tổng lương thực tế trong năm (không phải lương hợp đồng)/12 tháng].

2 Phòng nhân sự có trách nhiệm lập tờ trình về tỷ lệ %, dự toán tổng tiền thưởng tháng lương 13 trước 30 ngày so với ngày bắtđầu nghỉ tết

- Thưởng chuyên cần:

1 Đối tượng áp dụng là CNV trực tiếp sản xuất trên dây chuyền

2 Điều kiện: Làm đủ số ngày theo tổng số ngày chuyền đã thực hiện (không tính những ngày phải làm bù hay điều động làm thêm)

kỷ luật và tiến hành khen thưởng – kỷ luật Nếu giám đốc không phê duyệt đềxuất thì đề xuất sẽ bị hủy

Các quá trình khen thưởng – kỉ luật bao gồm các thông tin như: ngàyquyết định, cơ quant hi hành quyết định, hình thức, lí do, người kí, ghi chú,các quá trình đều được phân biệt với nhau bởi mã quá trình

2.1.3.11 Quy trình thống kê, báo cáo

Nhân viên đi làm, cuối mỗi tháng, phòng nhân sự có nhiệm vụ thống kê

số ngày đi làm, số ngày nghỉ, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ phép, ngày nghỉkhông lương của các nhân viên trong công ty, dựa vào bảng thống kê đóphòng tài chính- kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên Và trình lêngiám đốc ký phê duyệt trả lương cho nhân viên

Báo cáo, thống kê được lập cuối tháng, cuối quý, cuối năm, dựa vào đó

để có mức thưởng phù hợp cho nhân viên trong từng giai đoạn

Báo cáo, thống kê có thể lập theo các tiêu chí như số năm làm việc, quêquán của nhân viên,…

2.1.4 Biểu mẫu

Hình 2.1 Biểu mẫu bảng chấm công

Hình 2.2 Biểu mẫu bảng thanh toán lương

Hình 2.3 Biểu mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ

Hình 2.4 Biểu mẫu quyết định khen thưởng

Hình 2.5 Biểu mẫu hợp đồng thử việc

Hình 2.6 Biểu mẫu hợp đồng lao động

Hình 2.7 Biểu mẫu đơn gia hạn hợp đồng

2.2 Xác định yêu cầu

2.2.1 Yêu cầu chức năng

Từ những tìm hiểu và mô tả trên nhóm em xác định các yêu cầu chức năng của hệ thống là:

1 Ban giám đốc công ty theo dõi được hồ sơ thông tin nhân viên,

khen thưởng - kỉ luật theo hàng tháng, hàng năm của công ty (R1)

2 Ban giám đốc phê duyệt các báo cáo, khen thưởng - kỉ luật (R2)

3 Ban giám đốc kiểm tra hồ sơ nhân viên (R3)

4 Ban giám đốc quyết định thay đổi chức vụ, vị trí của nhân viên (R4)

5 Phòng hành chính – nhân sự lập kế hoạch tuyển dụng cho công ty để đảm bảo nguồn nhân lực (R5)

6 Phòng hành chính – nhân sự thêm mới được hồ sơ nhân viên mới (R6)

7 Phòng hành chính - nhân sự lập hợp đồng thử việc cho nhân viên (R7)

8 Phòng hành chính – nhân sự quản lý được hồ sơ nhân viên (R8)

9 Phòng hành chính – nhân sự quản lý được hồ sơ nhân thân của nhân viên (R9)

10 Phòng hành chính – nhân sự cập nhật được hồ sơ nhân viên khi có sự thayđổi (R10)

11 Phòng hành chính – nhân sự xóa được hồ sơ khi nhân viên thôi việc (R11)

12 Phòng hành chính – nhân sự kiết xuất danh sách nhân viên theo một tiêu chí nào đó (R12)

13 Phòng hành chính – nhân sự điều động, phân công nhân viên làm thêm giờ (R13)

14 Phòng hành chính – nhân sự chấm công ngày làm việc cho từng nhân viên (R14)

15 Phòng hành chính – nhân sự lập bảng theo dõi chấm công (R15)

16 Phòng hành chính – nhân sự báo cáo chấm công cho giám đốc, phó giám đốc (R16)

17 Phòng hành chính – nhân sự thống kê số ngày nghỉ, số ngày đi làm, số giờ làm thêm của nhân viên (R17)