MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG

Tư vấn, tiếp nhận thông tin khách hàng Lên chứng từ Thủ tục hải quan Sắp xếp phương tiện vận chuyển Giao hàng Lập chứng từ thanh toán MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GI

Tư vấn, tiếp nhận

thông tin khách

hàng

Lên chứng từ Thủ tục hải quan

Sắp xếp phương tiện vận chuyển

Giao hàng Lập chứng từ thanh

toán

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN VẬN MINH TƯỜNG

4.1 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Nghiệp Vụ Giao

Nhận Hàng Hoá Xuất Nhập Khẩu 4.1.1 Thiết Lập Quy Trình Giải Quyết Công Việc

Khi có nhiều yêu cầu của khách hàng thì công ty cần thiết lập một qui trình thực hiện công việc từ khâu tư vấn khách hàng cho đến khi giải quyết xong những yêu cầu đó Qua đó công ty có thể hạn chế được việc ứ đọng công việc do nhiều hợp đồng sử dụng dịch vụ

Công ty có thể chia nhỏ qui trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ra nhiều khâu theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC

Ở mỗi khâu công ty cần giao trách nhiệm cho một nhân viên nào đó hiểu

rõ về công việc của khâu mình đảm nhận Việc làm này giúp cho công việc của từng khâu sẽ được tiến hành nhanh chóng mà không bị chồng chéo công việc của từng khâu lên nhau và đạt hiệu quả cao Đồng thời công ty có thể kiểm sóat được

Công ty cũng cần thiết lập bảng kế họach thực hiện công việc trong từng ngày để biết được những yêu cầu của khách hàng nào cần được hòan thành trước

và những yêu cầu nào có thể hoàn thành sau Việc làm này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy mình được đối xử công bằng (ai có yêu cầu trước thì công việc của họ sẽ được ưu tiên giải quyết trước), qua đó tạo thêm thiện cảm của khách hàng

4.1.2 Chương Trình Đào Tạo Nhân Viên

Nguồn nhân lực đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng đều là yếu

tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp đó trên thương trường, đặc biệt là trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa Do đó, công ty cần thực hiện các chương trình đào tạo nhân viên mới cũng như thường xuyên có những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho những nhân viên đang làm việc tại công ty Để công ty luôn có những nhân viên có khả năng hoàn thành công việc tốt nhất theo yêu cầu của khách hàng

Đào tạo lúc mới bắt đầu nhận việc:

 Nhân viên mới vào làm việc có thể chưa nắm được những công việc cụ thể mà mình phải thực hiện Do đó, việc áp dụng đào tạo kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ là phù hợp nhất

 Cách thức tổ chức đơn giản nhất là trong quá trình thực hiện công việc nhân viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện công việc theo cách mà người hướng dẫn đã chỉ bảo Đối với công việc giao nhận thường thì nhân viên phải làm việc với nhiều hồ sơ xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan khác nhau nên việc chỉ dẫn một cách cặn kẽ và cụ thể cách khai hồ sơ và những quy trình thủ tục hải quan sẽ giúp cho nhân viên mới nhanh chóng tiếp cận cách thức làm việc khi phải thực hiện công việc một mình sau này

Đào tạo nhân viên đang làm việc:

 Hình thức đào tạo vừa làm vừa học, công ty sẽ để cho nhân viên được luân chuyển qua nhiều chức danh công việc khác nhau trong một khoảng thời

sau, nên họ sẽ có điều kiện tạo nhiều thuận lợi cho các nhân viên khâu sau hoàn thành công việc một cách tốt nhất Ngược lại nhân viên khâu sau sẽ hiểu được công việc của nhân viên ở khâu trước tạo nên một sự phối hợp nhịp nhàng ăn ý giữa các nhân viên, gắn kết các công việc của nhân viên trở thành một chuỗi mắc xích hỗ trợ tích cực cho nhau nhằm mang lại giá trị cao nhất cho khách hàng, làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty

Mặt khác, việc tạo ra các nhóm làm việc luân chuyển một cách hợp lý sẽ giúp cho nhân viên tránh được tình trạng đơn điệu, nhàm chán trong công việc Đồng thời phương pháp này cũng giúp cho công ty tránh được tình trạng người thì có quá nhiều công việc để làm, người thì lại không có việc dễ gây nên lãng phí nguồn nhân lực Nó còn giúp cho công ty chủ động trong việc bố trí nhân viên thay thế khi có sự nghỉ việc của các nhân viên khác

4.1.3 Thực Hiện Chính Sách Động Viên Kịp Thời Và Hợp Lý

Công ty cần có những chính sách động

viên nhân viên của mình để họ thấy rằng công

sức họ bỏ ra đóng góp cho hoạt động của công

ty không phải là vô ích

Công ty cần khen thưởng kịp thời những

nhân viên có biểu hiện tốt trong công việc của

tháng đó Những món quà, tiền thưởng cùng

những lời biểu dương của lãnh đạo sẽ là một

nguồn động viên rất lớn đối với nhân viên Qua

đó, tạo cho nhân viên niềm tin và sức mạnh để

hoàn thành tốt hơn công việc của tháng kế tiếp

Bên cạnh việc khen thưởng công ty cũng cần có những biệp pháp nhắc nhở hay khiển trách đối với những nhân viên không hoàn thành tốt công việc Nhưng khi nhắc nhở hay khiển trách, lãnh đạo phải thực hiện với thái độ xây dựng, đóng góp, giúp đỡ nhân viên chứ không phải là thái độ ghét bỏ

Nâng bậc lương hàng năm mặc dù phải tùy thuộc vào tình hình kinh doanh lãi lỗ hằng năm của công ty Tuy nhiên, để khuyến khích những nhân viên làm việc có hiệu quả, trong một số trường hợp được tăng lương và đề bạc trước hạn là để khuyến khích họ tham gia tích cực hơn vào công việc của mình

4.1.4 Tăng Cường Việc Ứng Dụng Khoa Học Công Nghệ Và Trang Thiết Bị Hiện Đại Vào Phục Vụ Giao Nhận Và Vận Chuyển

Quốc Tế

Công ty cần sử dụng phần mềm công nghệ thông tin vào công việc giao nhận và vận chuyển hàng hóa Hiện nay, trên thị trường có một loại phần mềm

phục vụ cho nhu cầu này là “Phần mềm phục vụ giao nhận và vận chuyển

hàng hóa quốc tế” đây là sản phẩm của Trung tâm Tin học thuộc ĐH Khoa học

Tự nhiên TP HCM Ưu điểm của phần mềm này là xây dựng được một hệ thống quản lý kế toán tài chính đến nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu quản lý đặc thù của ngành vận tải Việt Nam hiện nay

Chương trình cũng trợ giúp tối đa việc nhập liệu cho kế toán, đặc biệt là

kế toán công nợ, lập nhanh các chứng từ, tránh được tình trạng trùng lặp và cung cấp đầy đủ báo cáo tài chính

Trung tâm Tin học cho biết phần mềm giúp người sử dụng theo dõi chi tiết mỗi lô hàng và các phát sinh công nợ theo từng loại nghiệp vụ một cách linh hoạt, thống kê nhanh, cung cấp nhiều tiện ích về tra cứu và kiểm tra dữ liệu, giúp phát hiện các sai sót trong khâu nhập liệu Chương trình chạy trên môi trường Visual Basic và SQL Server với đầy đủ chức năng bảo mật và an toàn dữ liệu Hiện công ty vận tải Vinatrans đang vận hành tốt phần mềm này

Hiện nay công ty đang sử dụng một loại phần mềm của công ty INTTRA (như hình bên dưới) Phần mềm giúp công ty booking tàu, xem lịch trình tàu chạy, làm vận đơn… một cách nhanh chóng Hiện nay công ty chưa áp dụng hình thức khai hải quan điện tử nhưng cũng đã có kế hoạch sử dụng hình thức này đang chờ cấp trên xem xét và duyệt

Nâng cấp mạng Internet để các bộ phận có thể nhận và

trả lời email với khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng và

hiệu quả hơn Nâng cấp các thiết bị văn phòng để hỗ trợ tốt

hơn cho các nhân viên khi thực hiện công việc

Công ty cần trang bị phương tiện vận chuyển trong

quá trình giao nhận như đội xe chở hàng của công ty Điều này đòi hỏi tốn kém

nhưng bù lại nếu hàng hóa nhiều công ty sẽ tiết kiệm được chi phí thuê xe và giúp cho công tác giao nhận mang tính cơ động và linh hoạt

4.2 Một Số Giải Pháp Nhằm Nâng Cao Hiệu Quả Hoạt

Động Kinh Doanh Của Công Ty

 Hoàn thiện chính sách chiêu thị

Hoạt động kinh doanh của công ty là một loại hình kinh doanh dịch vụ Sản phẩm của loại hình kinh doanh này thường không cụ thể Vì vậy, công ty thường rất khó có thể thuyết phục được khách hàng, nhất là những khách hàng lần đầu tiên biết về chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp để họ có thể quyết định sử dụng dịch vụ giao nhận của công ty Do dó, để thực hiện tốt việc trên công ty cần phải có những chính sách chiêu thị thích hợp

Trong lĩnh vực dịch vụ nơi mà đường ranh giới giữa tiếp thị và hoạt động kinh doanh gần như không bao giờ có thì việc phân tách các trách nhiệm này là rất mơ hồ Các nhân viên cung cấp các dịch vụ giao nhận của công ty chính là những người thường xuyên tiếp xúc với khách hàng Do đó, họ đóng vai trò rất quan trọng trong việc tiếp thị dịch vụ giao nhận của công ty

 Thiết lập marketing theo nhiều cách tiếp cận khách hàng:

 Chủ động hơn trong việc tiếp cận khách hàng bằng cách tổ chức nhân viên sales của công ty theo các cách sau :

– Tổ chức tiếp cận theo ngành hay theo hướng vận tải Mỗi nhân viên sẽ phụ trách một ngành sản xuất hay một tuyến vận tải Thường xuyên liên hệ với khách hàng nên sẽ hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng cũng như nắm bắt được thị trường mà mình phụ trách

– Tổ chức tiếp cận thị trường theo phạm vi lãnh thổ Mỗi nhân viên sales được phân công phụ trách một số địa bàn nhất định, như vậy sẽ tạo được tính chủ động và trách nhiệm công việc

– Tổ chức tiếp cận khách hàng theo danh mục cụ thể Mỗi nhân viên sales được giao danh sách một số khách hàng, mục tiêu và nhiệm vụ của nhân viên là phải thường xuyên liên hệ với khách hàng sao cho nhận được sự ủng hộ tối đa từ họ

 Chính sách xúc tiến :

– Tăng cường quảng cáo sao cho xây dựng được hình ảnh của một công ty dịch vụ giao nhận vận tải có chất lượng cao, an toàn cho hàng hóa, có tầm hoạt động rộng Công ty cần đầu tư vào khâu quảng cáo xúc tiến nhằm tạo ấn tượng trong lòng khách hàng về công ty và dịch vụ của công ty

– Công ty có thể đăng quảng cáo trên các trang báo ngoại thương, tạp chí thương mại, Sài Gòn Tiếp Thị, in ấn các Cataloges, Brochue để giới thiệu đến khách hàng Gia tăng hiệu quả hoạt động quảng cáo trên các trang web thương mại Chào giá thấp cho những thương vụ lớn, chiết khấu cho các khách quen thuộc Các biện pháp trên góp phần thông tin đến các doanh nghiệp nước ngoài

để họ quyết định thuê dịch vụ của công ty Từ đó, công ty sẽ gia tăng dịch vụ nhằm tăng doanh thu

– Nhưng công ty cần tránh nâng cao những kỳ vọng của khách hàng ra ngoài tầm với của tổ chức mình Thu hút nhiều khách hàng mới bằng việc quảng cáo là rất tốt, nhưng nếu quảng cáo bằng những hứa hẹn sai lệch thì khách hàng tất nhiên sẽ bị thất vọng cho sự cách biệt giữa những gì công ty đang cung cấp cho khách hàng và những gì được quảng cáo

– Thiết nghĩ nếu thực hiện được những vấn đề trên thì việc khách hàng lựa chọn dịch vụ của công ty cho những hoạt động kinh doanh của mình là điều rất

dễ xảy ra Qua đó sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh ngày càng cao đối với dịch vụ giao nhận của công ty

Tạo mối quan hệ tốt với hãng tàu để tìm được giá cước ưu đãi phù hợp với nhiều tuyến đường thì công ty nên thường xuyên theo dõi lịch trình tàu như thế nào Công ty sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu để xin lịch tàu (Shipping Schedule) Nhân viên sales cần phải năng động tìm kiếm, gọi điện để biết rõ lịch trình tàu có phù hợp với tuyến đường và giá cả của khách hàng hay không Nếu hãng tàu đó cung cấp phù hợp tuyến đường nhưng giá cả hơi cao hơn so với khách hàng đưa

ra thì phải nhạy bén liên hệ với các hãng tàu còn lại để tìm ra một giá hài lòng với khách hàng Tất nhiên là giá hãng tàu đưa ra phải thấp so với công ty chào giá khách hàng

Ngoài việc công ty mua giá cước từ hãng tàu và bán lại cho dịch vụ chuyên chở cho khách hàng, công ty phải tính thêm một số chi phí khác như: thuê phương tiện vận tải, phí làm thủ tục hải quan… mới có thể đạt được doanh thu và mang lại lợi nhuận

Song song với việc tìm giá cước tốt nhất thì nhân viên sales của công ty cần nổ lực, nhanh nhẹn, thể hiện khả năng chuyên nghiệp của mình tìm kiếm được những khách hàng trực tiếp Vì công ty kí hợp đồng giao nhận với khách hàng trực tiếp thì mới kiếm được lợi nhuận cao, còn khách hàng không phải là khách hàng trực tiếp mà công ty phải mua lại giá cước của một công ty vận tải khác rồi bán lại cho một số khách hàng Qua nhiều trung gian như vậy giá sẽ không còn nhiều lời, thậm chí gần bằng với giá vốn

KẾT LUẬN

Công ty TNHH Liên Vận Minh Tường là một công ty có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu Và có thể nói, tình hình giao nhận vận tải hàng hoá tại công ty trong thời gian qua là tương đối hợp lý Tuy không phải là không có những khó khăn vướng mắc nhưng với sự nhiệt tình của đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty, hiệu quả của quá trình giao nhận từng bước được cải thiện và đã góp phần vào hiệu quả hoạt đông kinh doanh chung của công ty

Trong giai đoạn hiện nay, với sự toàn cầu hoá của nền kinh tế thế giới đã đặt công ty đứng trước những cơ hội cũng như những thách thức mới Cơ hội đó

là thị trường rộng lớn với sự cạnh tranh bình đẳng Thách thức là môi trường kinh doanh ngày càng gay gắt, sự tụt hậu sẽ diễn ra nhanh chóng nếu như không

có sự đổi mới kịp thời Cũng như những doanh nghiệp khác, vấn đề then chốt của công ty hiện nay là làm sao trụ vững, mở rộng và phát triển hơn nữa Do đó, công

ty nên khắc phục những mặt còn tồn tại, có chiến lược tận dụng triệt để những tiềm năng của mình để nâng cao nâng lực cạnh tranh của công ty Đồng thời tranh thủ nắm bắt những cơ hội của thời đại để thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của công ty

KIẾN NGHỊ

 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI NHÀ NƯỚC

Hoàn thiện cơ sở pháp lý: hiện nay nhà nước ta chưa có một cơ sở lý luận chung thống nhất cho ngành giao nhận ngoại thương nên công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu chủ yếu thực hiện theo kinh nghiệm, vì thế hiệu quả hoạt động không cao Các cấp, các ngành, viện nghiên cứu kinh tế, các trường đại học cần phối hợp để đưa ra một cơ sở lý luận chung thống nhất từ quy chế, giảng giải, thực hiện… để tất cả mọi người tham gia hoạt động trong lĩnh vực này tuân theo

Cần cải thiện lại hệ thống giao thông giúp cho hoạt động vận chuyển hàng hoá được nhanh chóng hơn

Trong công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, cơ quan hải quan là một bộ phận rất quan trọng, mang tính ảnh hưởng quyết định đến tiến độ thực hiện công tác giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Thực tế, thủ tục hải quan Việt Nam còn rườm rà, phức tạp gây nhiều trở ngại, khó khăn làm mất nhiều thời gian của các doanh nghiệp, mặt khác còn nhiều kẻ hở tạo điều kiện cho tiêu cực phát sinh Do đó, để phục vụ các doanh nghiệp tốt hơn cũng như nhanh chóng hội nhập với Thế Giới bên ngoài cần gấp rút cải tiến triệt để quy trình thủ tục này Hay nói cách khác phải xây dựng hải quan thành lực lượng chuyên nghiệp, có chuyên môn sâu và hiện đại, hoạt động minh bạch, liêm chính

và có hiệu quả nhằm đáp ứng yêu cầu của tình hình và nhiệm vụ phát triển kinh

tế đất nước

Khối lượng hàng hóa cần thông quan ngày càng nhiều nhưng lực lượng Hải quan còn ít nên nhiều lúc là mất thời gian của doanh nghiệp trong quá trình khai báo làm thủ tục Hải quan vì vậy các cơ quan chức năng Hải quan cần bổ xung thêm lực lượng cán bộ Hải quan, phân công công việc hợp lý tránh ùn tắc

hồ sơ

Chống các cán bộ Hải quan hạch sách, phiền nhiễu cho doanh nghiệp Cần

bỏ bớt thủ tục rườm rà để quy trình đươc thực hiện nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Nên áp dụng công nghệ thông tin hiện đại vào việc đăng ký làm thủ tục Hải quan xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp bởi thông quan Hiện nay mạng luới của Hải quan còn yếu kém dễ bị rớt mạng do đó cũng là nguyên nhân gây ùn tắc hồ sơ Hải quan điện tử sẽ giúp mở tờ khai nhanh hơn, hiện nay về mặt này Hải quan còn nhiều yếu kém

Công khai và cung cấp cho doanh nghiệp các văn bản thông tư thay đổi thủ tục Hải quan và lập đường dây nóng để giải quyết kịp thời các phát sinh, vướng mắc Có biện pháp mạnh để bài trừ tệ nạn nhũng nhiễu tiêu cực tại một số bộ phận trong đội ngũ nhân viên Hải quan

Công tác giao nhận có liên quan đến nhiều ngành nghề khác nhau, cụ thể

là ngành vận tải, bảo hiểm, ngân hàng, giám định… Do đó, để tạo điều kiện thuận lợi tốt nhất cho công tác giao nhận hay giúp cho ngành giao nhận phát triển thì không thể không có sự phát triển đồng bộ từ các lĩnh vực khác

 KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÔNG TY

Hoàn thiện hơn nữa khả năng kinh doanh qua mạng:

Thương mại điện tử là một xu hướng phát triển thương mại trên Thế Giới

do đặc tính ưu việt của nó Thương mại điện tử cho phép công ty nhận biết những thông tin, những văn bản mới, những yêu cầu của khách hàng về tiêu chuẩn dịch

vụ giá cả, từ đó công ty có thể điều chỉnh phương án kinh doanh tốt hơn

Tăng cường quảng cáo trên các trang web thương mại vì đây là thị trường lớn có nhiều tiềm năng

Tham gia vào tổ chức hiệp hội kinh doanh chuyên ngành:

Việc này giúp cho công ty kịp thời nắm bắt thông tin, cập nhật quy chế, chính sách nhà nước cũng như hưởng các ưu đãi dành riêng cho thành viên hiệp hội