THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TÂN VĨNH

Giám đốcPhó giám đốc Phòng kinh doanh Phòng hành chánh nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng thu mua nội địa Phòng xuất nhập khẩu Công ty có quyền lựa chọn ngành nghề, quy mô sản xuất ki

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ

NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TÂN VĨNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty

Tên công ty : CÔNG TY TNHH TM & DV TÂN VĨNH

Địa chỉ: 78 Tân Vĩnh, Phường 4, Quận 4, TP HCM

Giấy phép đăng ký kinh doanh số 4102022531 do sở kế hoạch đầu tư TP.HCM cấp

Vốn điều lệ của công ty là 20 tỷ đồng

Từ năm 2001-2002 công ty mới thành lập, bước đầu gặp nhiều khó khăntrong việc tìm kiếm đối tác trong kinh doanh trong cũng như là ngoài nước, bêncạnh đó còn phải chịu sự quản lý vĩ mô của nhà nước cùng với sự cạnh tranh gaygắt của các đối thủ cùng ngành, chính vì thế hoạt động kinh doanh trong nhữngnăm này không mang lại hiệu quả kinh tế cao

Từ năm 2003 trở đi, công ty đã vượt qua được những khó khăn ban đầu, đãtìm kiếm được đối tác và thị trường cho riêng mình Việc kinh doanh dần đi vào ổnđịnh và mang lại hiệu quả kinh tế cao, tháng 07/2007 công ty đã đăng ký tăng vốnđiều lệ lên 20 tỷ đồng nhằm mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Từđó đến nay, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển với đội ngũcán bộ công nhân viên lành nghề và hệ thống phân phối rộng khắp từ khu vực TP.HCM tới Miền Tây, Đông Nam Bộ.

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng ty

Chức năng của cơng ty

Công ty Tân Vĩnh là một đơn vị kinh doanh và hạch toán độc lập với cácchức năng như sau:

Kinh doanh xuất nhập khẩu: Inox và các sản phẩm về Inox

Kinh doanh nội địa: là nhà phân phối buôn bán sỉ và lẻ các mặt hàng InoxLiên kết, hợp tác sản xuất Liên doanh với các công ty trong và ngoài nướctrong việc cung cấp các sản phẩm Inox dành cho trang trí nội thất

Kinh doanh các ngành nghề khác được đăng ký tại cơ quan nhà nước cóthẩm quyền theo quy định của pháp luật

Nhiệm vụ của công ty

Công ty có trách nhiệm cung cấp các loại sản phẩm Inox, phục vụ cho nềnkinh tế quốc dân

Tuân thủ các chế độ, chính sách của nhà nước về tài chính kế toán Nộpthuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật Thựchiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của luật lao động

Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ tài nguyên môi trường,chống mọi biểu hiện tiêu cực và thực hiện văn minh thương nghiệp Tuân thủ vàchịu sự kiểm tra cần thiết của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của phápluật

Quyền hạn của cơng ty.

Quyền tự chủ sản xuất kinh doanh:

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng

kinh

doanh

Phòng hành chánh nhân

sự

Phòng tài chính kế toán

Phòng thu mua nội địa

Phòng xuất nhập khẩu

Công ty có quyền lựa chọn ngành nghề, quy mô sản xuất kinh doanh, cóquyền quản lý, sử dụng vốn góp, đất đai và các nguồn lực khác để phục vụ chomục tiêu kinh doanh

Quyền đầu tư, liên kết, liên doanh với các cá nhân, công ty trong và ngoàinước Mua một phần hoặc toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khác với mục đíchphát triển hoạt động sản xuất kinh doanh

Tuyển chọn, thuê mướn, bố trí, sử dụng, đào tạo lao động, quyết định khenthưởng và buộc bồi thường theo quy định của pháp luật

Công ty được phép cử cán bộ công nhân viên đi công tác nước ngoài sao chophù hợp với chủ trương mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời phảichấp hành các quy định của nhà nước

Quyền quản lý tài chính công ty:

Được phép sử dụng các qũy tài chính phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinhdoanh

Phát hành, chuyển nhượng và bán trái phiếu theo quy định của pháp luật.Quyết định và phân phối lợi nhuận còn lại sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụđối với nhà nước

Được hưởng các chế độ ưu đãi về thuế và các khoản khác theo pháp luậthiện hành

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của cty

Sơ đồ tổ chức

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY

Chức năng quyền hạn của các phòng ban trong công ty

Công ty TNHH TM DV Tân Vĩnh tổ chức hoạt động theo mô hình trực tuyến

tư vấn bao gồm ban giám đốc và các phòng ban chức năng

Giám đốc:

Là người đại diện công ty trước cơ quan nhà nước, các đối tác trong kinh doanh khi xảy ra các vấn đề liên quan đến khiếu nại, kiện tụng hay các vấn đề liên quan đến pháp luật

Phụ trách các vấn đề tổng quan về mọi hoạt động của công ty, từ việc ra cácquyết định về chiến lược phát triển và kinh doanh, cho đến các quyết định về nhânsự của công ty

Giám đốc là người ra quyết định sau cùng trong việc ký kết các hợp đồngthương mại, chịu trách nhiệm trong việc đấu thầu đưa các sản phẩm Inox mà công

ty cung cấp vào thị trường

Trực tiếp kiểm tra việc thực hiện của các phòng ban xem có đúng tiến độ,yêu cầu, nhiệm vụ đã đề ra hay không Có quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, khenthưởng, kỷ luật đối với bất kỳ thành viên nào trong công ty

Phó Giám đốc vật tư:

Có trách nhiệm tổng hợp các thông tin về giá cả và đưa ra các đề xuất cụthể cho tình hình giá cả hàng hoá để trực tiếp tham mưu cho giám đốc Có quyềnthương lượng và ký kết các hợp đồng kinh tế sau khi đã thông qua ý kiến của giámđốc

Để chủ động hơn trong việc mua các sản phẩm hàng hoá phục vụ cho việckinh doanh, phó giám đốc vật tư có yêu cầu các phòng ban khác cung cấp cácthông tin có liên quan đến hàng hoá cần phải thu mua, đặt biệt là các thông tinhàng hoá từ phòng kinh doanh chuyển sang

Có quyền đề nghị công ty bổ sung thêm nguồn nhân lực cần thiết để phụcvụ công việc khi cần.

Phó Giám đốc kinh doanh:

Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như dài hạnhằng năm của công ty, có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về tình hìnhkinh doanh của công ty

Chịu trách nhiệm duy trì và tạo thêm mối quan hệ với khách hàng để nângcao uy tín và hình ảnh của công ty Có quyền đàm phán ký kết các hợp đồng bánhàng trực tiếp sau khi thông qua ý kiến của giám đốc, và có quyền yêu cầu xuấthàng bất cứ khi nào

Phụ trách tình hình hành chánh nhân sự và tài chính của công ty để thammưu trực tiếp cho giám đốc để có kế hoạch cụ thể trong việc phát triển nguồnnhân lực và tài chính phục vụ cho việc kinh doanh Giúp giám đốc trong việc xâydựng các quy chế, quy định nhằm thực hiện tính công bằng, dân chủ trong công ty

Phòng hành chánh nhân sự:

Tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc kinh doanh Sắp xếp tổ chức nhânsự, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, quản lý lao động, thanh toán tiền lương,tiền cơm, phụ cấp

Quản lý văn phòng phẩm, các phương tiện vận tải trong công ty Phục vụtiếp khách, tổ chức hội họp, học tập của công ty

Phòng kinh doanh:

Chịu trách nhiệm chính trong việc tiêu thụ các sản phẩm, hàng hoá do công

ty cung cấp, giúp công ty duy trì hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm và mởrộng thị trường mới

Phối hợp với các phòng ban khác trong công thực hiện kinh doanh một cáchhiệu quả Đại diện tiếng nói của công ty trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩmcũng như giải quyết các khiếu nại của khách hàng

Phòng tài chính kế toán:

Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động ghi chép số liệu, tính toán các số liệukế toán, thống kê của công ty

Thực hiện chế độ hạch toán, kiểm toán theo quy định của bộ tài chính theotháng, quý, năm và lập báo cáo tài chính trình cho giám đốc công ty.

Theo dõi việc thanh toán công nợ, thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.Kiểm tra nguồn tiền mặt, cân đối nguồn vốn, sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, chi thuđúng nguyên tắc

Phòng thu mua nội địa:

Là đầu mối tập trung thu mua hàng hóa từ các đơn vị kinh doanh, sản xuấtvà các nguồn hàng trong nước

Xây dựng các định mức dự trữ hợp lý, đảm bảo cung ứng đủ để bán hàng vềsố lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian Quản lý và cập nhật các thông tin vềhàng hóa và nhà cung cấp

Phòng xuất nhập khẩu:

Rất quan trọng trong công ty, có ảnh hưởng rất lớn đến việc kinh doanh củacông ty

Tiến hành xây dựng các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu ngắn hạn, dàihạn theo nhu cầu kinh doanh thực tế của công ty Quản lý và theo dõi các hoạtđộng kinh doanh cung ứng xuất nhập khẩu để đạt hiệu quả kinh tế cao

Soạn thảo các văn kiện liên quan đến xuất nhập khẩu, đàm phán và ký kết các hợp đồng ngoại thương

2.1.4 Kết quả hoạt đợng kinh doanh trong những năm qua

Bảng 2.1: Phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

(Đơn vị tính : 1.000 đồng)

Tổng giá trị sản xuất 8.202.156 8.631.522 9.319.050 13.215.000Tổng doanh thu 9.568.270 9.975.163 10.730.703 14.817.009

(Nguồn: Phịng tài chính kế tốn)

Bảng 2.2: so sánh kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm

(Đơn vị tính :%)

Chỉ Tiêu so sánh 2006 với 2005 2007 với 2006 2008 với 2007

Như vậy, qua kết quả sản xuất kinh doanh trên đã cho thấy việc kinh doanh công ty trong những năm qua và hiện nay đang trên đà phát triển rất tốt, công ty đang làm ăn hiệu quả, đã thực hiện đúng chính sách nộp thuế cho nhà nước và gópphần cải thiện đời sống của người lao động Tuy nhiên nếu công ty biết hướng các hoạt động kinh doanh của mình phù hợp với xu hướng phát triển chung của đất nước, cung cấp những sản phẩm chất lượng cao, duy trì hướng làm ăn đúng đắn, uytín như hiện nay công ty sẽ còn gặt hái được nhiều thành công rực rỡ hơn nữa

2.1.5 Định hướng phát triển Cơng ty từ nay đến năm 2012

Với việc kinh doanh tốt như hiện nay, công ty quyết định trong thời gian tớisẽ tiếp tục mở rộng quy mô và đa dạng hóa loại hình kinh doanh Nỗ lực tìm kiếm,mở rộng thị trường trong nước, đưa các sản phẩm của công ty chiếm lĩnh thị trường,giúp cho công ty ổn định và gia tăng được thị phần Phấn đấu đến năm 2012 doanhthu tăng gấp 2 lần và thị phần tăng lên thêm 5% đến 7% so với hiện tại

Tận dụng sự trợ giúp của nhà nước, tận dụng nguồn tín dụng ưu đãi, đầu tư

cơ sở hạ tầng, bổ sung và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên, xây dựng một mô hình kinh doanh hoàn thiện và đạt hiệu quả cao vào năm 2012

2.2 Thực trạng về cơng tác Quản trị nhân sự trong cơng ty

2.2.1 Tình hình nhân sự trong cơng ty

Bảng 2.3: Tình hình nhân sự công ty các năm

TL% - tỉ lệ phần trăm

Năm2005

Năm2006

Năm2007

Năm2008

Biểu đồ 1: Tình hình thay đổi nhân sự qua các năm

số lượng (người)

Qua biểu đồ trên ta có thể nhận thấy tình hình nhân sự của công ty luônthay đổi từ năm 2004 cho đến năm 2008 Cụ thể hàng năm do nhu cầu công việcvà do chính sách phát triển mở rộng sản xuất kinh doanh mà công ty luôn tuyểnthêm nhân viên vì thế mà nhân sự của công ty luôn thay đổi theo chiều hướng tăngqua các năm Đặc biệt trong năm 2007 công ty đã đầu tư mạnh để gia tăng việckinh doanh bằng cách đăng ký thay đổi vốn điều lệ từ 10 tỷ lên 20 tỷ, và tuyểnmới thêm nhân viên làm cho số lượng nhân viên từ 56 người cuối năm 2006 tănglên 76 người cuối năm 2007

Biểu đồ 3: Theo giới tính năm 2008

Biểu đồ 2: Theo trình độ văn hoá năm 2008

Về trình độ văn hóa của nhân viên trong công ty qua các năm từ 2004-2008không có sự chênh lệch đáng kể, mặc dù hàng năm công ty luôn có sự thay đổi vềnhân sự Nhìn chung các chỉ tiêu về trình độ văn hóa chỉ dao động trong mức từ 2%đến 6% Xét về trình độ văn hóa của nhân viên trong năm 2008 ta thấy rằng nhânviên có trình độ từ Cao Đẳng-THCN trở lên chiếm tỉ lệ tương đối cao gần 75% ,đây là một điều hoàn toàn hợp lý và phù hợp với xu hướng phát triển của công ty.Nhân viên có trình độ văn hóa cao, hiểu biết nhiều sẽ là một nhân tố hết sức thuậnlợi cho việc phát triển và mở rộng kinh doanh của công ty

Đối với công ty mà việc kinh doanh các sản phẩm Inox giữ vai trò chủ đạonhư công ty Tân Vĩnh, trong cơ cấu lao động của công ty nhân viên Nam luônchiếm tỉ trọng lớn hơn nhân viên Nữ qua các năm từ 2004-2008 là một điều hoàntoàn hợp lý Phần lớn nhân viên trong công ty là những nhân viên trẻ trong độ tuổitừ 20-35, đây sẽ là đội ngũ nhân viên năng động, khả năng cống hiến nhiều chocông ty hiện tại cũng như trong tương lai

Biểu đồ 4: Theo độ tuổi năm 2008

Tóm lại: hiện nay công ty Tân Vĩnh đang có một cơ cấu tổ chức lao động rất khoa

học, hợp lý và phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của công ty

2.2.2 Hoạch định và phân tích cơng việc

2.2.2.1 Hoạch định nhu cầu cơng việc

Bảng 2.4: Phân bổ lao động theo phịng ban chức năng qua các năm

(Nguồn: phòng hành chánh nhân sự)

Trong 3 năm tổng số nhân sự của cơng ty thay đổi từ 56 người năm 2006 đếnnăm 2007 là 76 người và năm 2008 là 82 người Vì đây là một doanh nghiệp thươngmại nên nhân viên phịng kinh doanh chiếm đa số Sự gia tăng về tổng số nhân sự nàytuy khơng lớn nhưng lại được ban giám đốc cơng ty rất quan tâm, vì mục tiêu mà bangiám đốc cơng ty đặt ra là tăng chất lượng tuyển dụng nhân sự chứ khơng phải đơn

thuần là tăng số lượng nhân sự Tăng chất lượng tuyển dụng nhân sự đồng nghĩa vớiviệc tuyển người đúng chỗ, đúng cơng việc, để nhân viên cĩ thể phát huy mọi khảnăng của mình hồn thành tốt mọi cơng việc được giao, giúp cơng ty đạt được cácmục tiêu đã đề ra

Thông thường, Trưởng các phòng ban căn cứ vào chiến lược phát triển công

ty và tình hình công việc được giao cho phòng ban của mình để xác định nhu cầutuyển dụng Nếu có nhu cầu cần tuyển thêm nhân sự để mở rộng việc kinh doanhhay để bổ sung cho những vị trí còn trống, Trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp thôngbáo cho Phòng Hành Chánh Nhân Sự Phòng Hành Chánh Nhân Sự có nhiệm vụtổng hợp lại rồi trình lên cho Giám Đốc phê duyệt Sau khi được sự thông qua củaGiám Đốc, công tác tuyển dụng sẽ do Phòng Hành Chánh Nhân Sự tiếp tục đảmtrách

Sau khi nhận yêu cầu từ các bộ phận, bộ phận HCNS căn cứ theo bản mô tảcông việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc hiện có của công ty để lên kế hoạchtuyển dụng Tuỳ theo từng chức danh công việc sẽ có những tiêu chuẩn và yêu cầuphù hợp Các tiêu chuẩn và yêu cầu thông thường là: trình độ học vấn, trình độchuyên môn, Anh văn, vi tính, các yêu cầu về tính cách phẩm chất cá nhân, cácyêu cầu ưu tiên về kinh nghiệm, khả năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, giảiquyết vấn đề,…

Các tiêu chuẩn và yêu cầu của một số vị trí tại công ty như sau:

Bảng mô tả công việc:

Công ty có mô tả công việc và các tiêu chuẩn yêu cầu của công việc thể hiện qua bản mô tả công việc và bản mô tả tiêu chuẩn công việc Các tiêu chuẩn tuyển dụng tương đối chính xác, đầy đủ Cần nêu rõ yêu cầu về trình độ, bằng cấp của ứng viên Công ty chưa thực hiện công việc phân tích công việc theo trình tự cũng như chưa quan tâm đến việc thiết kế lại công việc để cập nhật, bổ sung những yêu cầu cũng như những chức năng nhiệm vụ mới cho vị trí tuyển dụng.

2.2.2.2 Phân tích cơng việc

Phòng Hành chánh nhân sự dựa vào các vị trí công việc thực tế sẽ nghiêncứu, tìm hiểu để xác định các đặc điểm, tính chất của từng công việc cụ thể tạicông ty và trên cơ sở đó đề ra những tiêu chuẩn về năng lực phẩm chất mà ngườithực hiện công việc đó cần phải có

Sau khi xây dựng xong các yêu cầu của công việc và yêu cầu đối với ngườisẽ đảm nhận công việc đó, phòng hành chánh nhân sự sẽ tổng hợp tất cả các nộidung trên vào một bảng gọi là bảng mô tả công việc Bảng mô tả công việc này sẽluôn được điều chỉnh, cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế Sau đây là bảngmô tả công việc cho vị trí Nhân viên kinh doanh viên tại công ty:

Bảng 2.5: Mô tả vị trí nhân viên kinh doanh tại công ty

Phòng kinh doanh và tiếp thị

Vị trí: Nhân viên kinh doanh

Giới thiệu và bán các sản phẩm

của công ty

Duy trì, phát triển hệ thống khách

hàng, quản lý, giám sát khách hàng và

thu hồi công nợ cho công ty

Đảm bảo doanh số từ 100 triệu trở

lên và doanh thu hàng tháng từ 60 triệu

Có phương tiện đi lại

Bảng phân tích công việc của công ty khá chi tiết và có đầy đủ các thông tin

cơ bản về công việc như khối lượng công việc, yêu cầu của công việc, thời gianthực hiện và các thông tin cần thiết về người sẽ thực hiện công việc đó Bảng môtả công việc này sẽ hỗ trợ rất nhiều cho quá trình tuyển dụng của công ty, dựa vàobảng mô mô tả công việc, dựa vào tình hình nhân sự thực tế của công ty từ đó bộ

ỨNG VIÊN NỘP ĐƠN XIN VIỆC

LỌC HỒ SƠ

PHỎNG VẤN SƠ BỘ

PHỎNG VẤN SÂU

THỬ VIỆC

NHẬN XÉT VÀ QUYẾT ĐỊNH

KÝ KẾT HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG

ỨNG VIÊN BÊN TRONG ỨNG VIÊN BÊN NGOÀI

7 ngày

3 ngày1-2 ngày

1 ngày1-2 tháng

3 ngày sau khi thử việc

phận tuyển dụng sẽ quyết định lựa chọn nguồn tuyển dụng nhân viên sao cho phùhợp với yêu cầu thực tế công việc đề ra

2.2.3 Tuyển dụng và tuyển mợ

Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng công ty sẽ ra thông báo tuyển dụng cảtrong nội bộ lẫn bên ngoài doanh nghiệp, công tác tuyển dụng nhân sự sẽ đượctiến hành với trình tự như sau:

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

(Nguồn: Phòng Hành Chánh Nhân Sự) Nguồn tuyển dụng và thông báo tuyển dụng:

Nguồn tuyển dụng có nguồn bên trong và nguồn bên ngoài Nguồn bêntrong: là việc thuyên chuyển trong nội bộ công ty Nguồn tuyển bên ngoài gồm có:tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, trung cấp, trường dạy nghề, tuyểnnhững người quen do nhân viên công ty giới thiệu,……

Hiện tại, công ty chủ yếu tuyển dụng từ nguồn bên ngoài, và thường sửdụng các phương pháp tuyển như tìm kiếm hồ sơ và đăng thông tin tuyển dụng trênInternet, trên báo chí ( báo Tuổi trẻ, báo Thanh niên…)

Các vị trí nhân viên văn phòng, nhân viên kỹ thuật: công ty đăng thông báotuyển dụng trên báo chí, trên các trang web: www.timnhanh.com.vn ,

tuyển dụng sinh viên thực tập Đôi khi do nhu cầu nhân sự cấp thiết, công ty có thểsử dụng tất cả các phương pháp để tuyển

Sau khi kế hoạch tuyển nhân sự đựơc Ban Giám đốc duyệt, nhân viên hànhchánh nhân sự sẽ viết thông báo và đăng thông báo tuyển dụng

Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm:

 Giới thiệu về công ty

 Vị trí cần tuyển

 Số lượng cần tuyển

 Các tiêu chuẩn và yêu cầu

 Lương bổng và đãi ngộ

 Thông tin liên lạc và nộp hồ sơ

 Thời hạn nhận hồ sơ

Các vị trí tuyển dụng đều được đăng tuyển như sau:

Tuỳ tình hình nhu cầu nhân sự của công ty mà thời gian đăng tuyển dài hayngắn Nếu đăng tuyển trên báo chí thì tuỳ nhu cầu sẽ có thời hạn nhận hồ sơ dàihay ngắn, đăng liên tục nhiều ngày hay chỉ đăng một ngày Hay khi sử dụng mạngInternet, có thể chọn cách thức “đăng tuyển dụng” hay “tìm kiếm hồ sơ” Trườnghợp tuyển dụng thông qua trung tâm giới thiệu việc làm, công ty sẽ gửi thông tintuyển dụng đến trung tâm hoặc đến tại trung tâm để chọn lựa hồ sơ của các ứngviên đang đăng ký tại đây

Ngoài ra, công ty còn nhận sinh viên thực tập Trong quá trình thực tập,công ty sẽ ghi nhận và đánh giá thành tích của sinh viên Nếu là sinh viên chuẩn bịtốt nghiệp và có thành tích tốt, công ty sẽ đề nghị việc tuyển dụng với sinh viên.

Trong quá trình đăng tuyển, nhân viên nhân sự theo dõi thường xuyên tìnhhình nộp hồ sơ để kịp thời thay thế phương pháp đăng tuyển khác nếu như phươngpháp đang sử dụng không hiệu quả, mất nhiều thời gian

Bước 1: Ứng viên nộp đơn xin việc

Bộ phận lễ tân của công ty sẽ nhận trực tiếp nhận hồ sơ xin việc của cácứng viên, hoặc nhận qua đường chuyển phát nhanh, cuối ngày sẽ bàn giao lại chophòng hành chánh nhân sự của công ty

Bộ phận tuyển dụng của công ty sẽ tiếp nhận hồ sơ xin việc của cả ứng viênbên trong và bên ngoài công ty trong thời gian là bảy ngày kể từ ngày đăng thôngbáo tuyển nhân viên Thông thường, hồ sơ xin việc của các ứng viên phải có cácgiấy tờ sau đây ( bản sao có công chứng ):

- Đơn xin việc

- Sơ yếu lý lịch

- Giấy khám sức khỏe

- Bản sao chứng minh nhân dân và các chứng chỉ, bằng cấp có liên quan

- Và yêu cầu các ứng viên ghi rõ địa chỉ và số điện thoại liên lạc

Những ứng viên nộp hồ sơ trễ so với thời gian quy định sẽ bị loại ngay từbước này

Bước 2: Lọc hồ sơ

Sau khi hết thời gian tiếp nhận hồ sơ, thì phòng hành chánh nhân sự sẽ tiếnhành đọc và lọc hồ sơ Công việc này được thực hiện trong thời gian tối đa là 3ngày

Trước tiên, những ứng viên không cón đầy đủ giấy tờ, bằng cấp cần thiết thìsẽ bị loại, không được xem xét ở các bước tiếp theo Đối với các ứng viên đanglàm việc tại công ty nếu thiếu một số giấy tờ vẫn được chấp nhận vì công ty đã cóhồ sơ lưu trữ của những nhân viên này Sau đó, người làm công tác lọc hồ sơ sẽ

xem xét, đối chiếu các hồ sơ của ứng viên xem có phù hợp với các tiêu chuẩn củatừng công việc cụ thể hay không ( dựa vào bảng mô tả công việc ) Nếu qua xemxét, nghiên cứu mà hồ sơ của ứng viên không có đủ các tiêu chuẩn đã được đặt rathì ứng viên cũng bị loại.

Sau khi lọc hồ sơ, người làm công tác tuyển dụng sẽ ghi lại các thông tinchủ yếu về các ứng viên được chọn, bao gồm: học vấn, kinh nghiệm, quá trìnhcông tác, giới tính, tuổi tác và sức khỏe Những thông tin này sẽ được chuyển chohội đồng tuyển dụng xem xét trước khi gọi ứng viên đến để phỏng vấn

Bước 3: Phỏng vấn sơ bộ

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc nhận hồ sơ, công ty sẽ thựchiện xong việc sàng lọc hồ sơ Sau khi lựa chọn hồ sơ, nhân viên phụ trách sẽ gọiđiện thoại hẹn các ứng viên đến công ty phỏng vấn Khi đến phỏng vấn, các ứngviên được yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào biểu mẫu “thông tin ứng viên” vàlàm bài kiểm tra (xem các biểu mẫu ở trang phụ lục) Nội dung bài kiểm tra baogồm: bài kiểm tra về tính cách và phẩm chất, bản trắc nghiệm về nhu cầu và hành

vi (phần này chung cho tất cả các vị trí) và bài tập thực hành (khác nhau tùy theotừng vị trí) Các ứng viên thực hiện xong bài kiểm tra sẽ được phỏng vấn bởi nhânviên phụ trách nhân sự Trong buổi phỏng vấn, ứng viên được hỏi các vấn đề cóliên quan đến bài kiểm tra mà ứng viên trả lời chưa rõ, chưa chính xác Sau đónhân viên phỏng vấn sẽ ghi nhận xét và đánh giá kết quả vòng sơ tuyển vào phiếuphỏng vấn, làm căn cứ để lựa chọn ứng viên phỏng vấn tiếp ( phỏng vấn sâu)

Bước 4: Phỏng vấn sâu

Trước khi tiến hành phỏng vấn sâu phòng hành chánh nhân sự thành lập hộiđồng phỏng vấn, bao gồm Trưởng, Phó phòng Hành Chánh Nhân Sự sẽ là nhữngngười đảm nhiệm công tác phỏng vấn sâu đối với những vị trí quản lý thì sẽ doGiám đốc công ty trực tiếp phỏng vấn Phòng họp của công ty được chuẩn bị sẵnsàng để phục vụ cho công tác phỏng vấn sâu

Đối với các vị trí không cần trình độ chuyên môn như bảo vệ, tạp vụ, thờigian phỏng vấn cho các vị trí này thường ngắn, khoảng mười phút Chủ yếu là