Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị co opmart của saigon co op

Thông qua luận văn “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op”, tác giả phân tích thực trạng hoạt động quản lý hàng

HUỲNH NGỌC DUNG

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

HÀNG TỒN KHO TRONG HỆ THỐNG SIÊU THỊ

CO.OPMART CỦA SAIGON CO.OP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2020

HUỲNH NGỌC DUNG

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

HÀNG TỒN KHO TRONG HỆ THỐNG SIÊU THỊ

CO.OPMART CỦA SAIGON CO.OP

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh (Hướng ứng dụng)

Mã số: 8340101

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGÔ THỊ ÁNH

TP.Hồ Chí Minh – Năm 2020

công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu kết quả nghiên cứu trong luận văn này

là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác

Tp Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 07 năm 2020

Tác giả luận văn

Huỳnh Ngọc Dung

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH ẢNH, ĐỒ THỊ

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TÓM TẮT

ABSTRACT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Kết cấu luận văn 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TỒN KHO 6

1.1 Tổng quan về hàng tồn kho 6

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 6

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 6

1.1.3 Chức năng của hàng tồn kho 8

1.1.4 Tính chất của hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng 10

1.2 Tổng quan về quản lý tồn kho 11

1.2.1 Khái niệm quản lý tồn kho 11

1.2.2 Khái niệm hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho 11

1.2.3 Tầm quan trọng của quản lý tồn kho 13

1.2.4 Hoạt động quản lý tồn kho 14

1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý tồn kho 16

1.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho 22

1.4.1 Số ngày tồn kho 22

1.4.2 Hệ số vòng quay hàng tồn kho 23

1.4.3 Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho 23

1.4.4 Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số 23

1.4.5 Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator – KPIs) 24

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG HỆ THỐNG SIÊU THỊ CO.OPMART CỦA SAIGON CO.OP 26

2.1 Tổng quan về Saigon Co.op và hệ thống siêu thị Co.opmart 26

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Saigon Co.op 26

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và các thành tích tiêu biểu của Saigon Co.op 27

2.1.3 Giới thiệu về hệ thống siêu thị Co.opmart 29

2.2 Thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op 33

2.2.1 Hoạt động quản lý hàng tồn kho tại trung tâm phân phối 33

2.2.2 Hoạt động quản lý hàng tồn kho tại hệ thống siêu thị Co.opmart 43

2.2.3 Chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động quản lý hàng tồn kho 48

2.2.3.1 KPIs của trung tâm phân phối 48

2.2.3.2 KPIs của hệ thống siêu thị Co.opmart 53

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hàng tồn kho 57

2.3.1 Các bên tham gia vào quản lý hàng tồn kho 57

2.3.2 Công nghệ thông tin trong quản lý hàng tồn kho 61

2.3.2.1 Ứng dụng công nghệ tại trung tâm phân phối 61

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 71

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG HỆ THỐNG SIÊU THỊ CO.OPMART CỦA SAIGON CO.OP 72

3.1 Định hướng nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op 72

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op 73

3.2.1 Nguyên tắc và trách nhiệm của các bộ phận thực hiện 73

3.2.2 Hướng dẫn thực hiện báo cáo “Tồn kho không phát sinh doanh số” 76

3.2.3 Kết quả đạt được khi kiểm soát “Tồn kho không phát sinh doanh số” 80

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Bảng 2.1: Nguyên tắc bố trí phân khu chức năng ngành hàng tại siêu thị Co.opmart 30

Bảng 2.2: Tổng số siêu thị Co.opmart trên cả nước 31

Bảng 2.3: Tỷ lệ tăng trưởng số ngày tồn kho của NH TPCN 36

Bảng 2.4: Tỷ lệ tăng trưởng số ngày tồn kho của NH HMP 37

Bảng 2.5: Tỷ lệ tăng trưởng số ngày tồn kho của NH DD 38

Bảng 2.6: Tỷ lệ tăng trưởng số ngày tồn kho của NH MM 38

Bảng 2.7: Mẫu báo cáo tồn kho của trung tâm phân phối Bình Dương 39

Bảng 2.8: Tỷ trọng tồn kho các ngành hàng tại trung tâm phân phối 41

Bảng 2.9: Quy ước hàng tồn kho luân chuyển chậm tại siêu thị Co.opmart 44

Bảng 2.10: Trị giá tồn kho luân chuyển chậm của hệ thống siêu thị Co.opmart 45

Bảng 2.11: KPI thời gian xử lý đơn hàng tại TTPP Bình Dương T12/2019 49

Bảng 2.12: KPI thời gian load hàng tại TTPP Bình Dương T12/2019 50

Bảng 2.13: KPI vận chuyển đúng lịch tại TTPP Bình Dương T12/2019 50

Bảng 2.14: KPI chất lượng hàng giao của TTPP Bình Dương T12/2019 50

Bảng 2.15: KPI và Mục tiêu chất lượng của các TTPP 51

Bảng 2.16: KPI lịch đặt hàng của hệ thống siêu thị Co.opmart 54

Bảng 2.17: Trị giá tồn kho của hệ thống siêu thị Co.opmart giữa các khu vực 55

Bảng 2.18: So sánh giữa RFID và ứng dụng tại Saigon Co.op 61

Bảng 3.1: Tồn kho không phát sinh doanh số của NH TPCN theo nhóm hàng 80

Bảng 3.2: Tồn kho không phát sinh doanh số của NH TPCN theo khu vực 80

Bảng 3.3: Tồn kho không phát sinh doanh số của NH TPCN sau khi giải tồn 81

Bảng 3.4: Trị giá sau giải tồn của NH TPCN theo nhóm hàng 81

Bảng 3.5: Trị giá sau giải tồn của NH TPCN theo khu vực 82

McCullen, 1999) 17

Hình 1.2: Hệ thống RFID cơ bản (Alan Bensky, 2019) 18

Hình 1.4: Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất (David Parmenter, 2009) 24

Hình 2.1: Logo Saigon Co.op 26

Hình 2.2 Mạng lưới bán lẻ Saigon Co.op 27

Hình 2.3: Chuyển đổi thương hiệu mới siêu thị Co.opmart 29

Hình 2.4: Logo của hàng nhãn riêng Saigon Co.op 32

Hình 2.5: Trung tâm phân phối Bình Dương (D9) 34

Hình 2.6: Hệ thống quản lý hàng hóa MMS 63

Hình 3.1: Input số liệu tồn kho vào file phân tích 76

Hình 3.2: Kết quả phân tích số liệu tồn kho 77

Hình 3.3: Sheet “Thống kê chung” - Tồn kho không phát sinh doanh số 78

Hình 3.4: Sheet “Chi tiết” - Tồn kho không phát sinh doanh số 78

Hình 3.5: Sheet “Lũy tiến” - Tồn kho không phát sinh doanh số 79

GĐ Giám đốc

KPI Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator)

RFID Nhận dạng bằng sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification)

gian, địa điểm, số lượng mà khách hàng yêu cầu và thời gian phân phối để sản xuất hoặc thu mua Quản lý tồn kho hiệu quả giúp ngăn ngừa hết hàng và giải quyết các vấn

đề gây ra biến động lớn giữa cung và cầu từ những điều như dự báo không chính xác

Thông qua luận văn “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng

tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op”, tác giả phân tích thực

trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

Kết cấu luận văn gồm có:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tồn kho và quản lý tồn kho

- Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống

siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

- Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn

kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op dựa trên định hướng phát triển của Saigon Co.op trong giai đoạn 2019-2022

requested by the customer and the time it is distributed to produce or procure Efficient inventory management helps prevent stock runs and solves problems that cause big fluctuations between supply and demand from things like inaccurate forecasts

Through the thesis "Solution to improve the effectiveness of inventory

management activities in Saigon Co.op's Co.opmart supermarket chain", the author

analyzes the operational status of inventory management activities in Saigon Co.op's Co.opmart supermarket chain, thereby proposing solutions to improve the efficiency of inventory management activities in Saigon Co.op's Co.opmart supermarket chain

The structure of the thesis includes:

- Chapter 1: Theoretical basis of inventory and inventory management

- Chapter 2: The operational status of inventory management activities in

Saigon Co.op's Co.opmart supermarket chain

- Chapter 3: Solutions to improve the efficiency of inventory management

activities in Saigon Co.op's Co.opmart supermarket chain based on the development orientation of Saigon Co.op in the 2019-2022 period

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hàng tồn kho là những thành phần sử dụng để hỗ trợ sản xuất (nguyên vật liệu

và bán thành phẩm), hỗ trợ hoạt động (bảo trì, sữa chữa và dụng cụ vận hành), và dịch

vụ khách hàng (thành phẩm và phụ tùng-vật phẩm thay thế) (APICS Dictionary, 2016)

Hàng tồn kho là một trong những loại tài sản có giá trị lớn của hầu hết các công

ty, xí nghiệp và thường chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản (Trần Duy Bảo, 2013) Do vậy, việc kiểm soát, phân phối, tính toán số lượng hàng tồn kho của đơn vị luôn là vấn đề cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và gia tăng năng lực tranh cạnh cho doanh nghiệp Vì lẽ đó, quản lý hàng tồn kho là điều cấp thiết trong quá trình hội nhập với sức canh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường bán

lẻ nói chung và tại Việt Nam nói riêng

Trước tình hình hệ thống siêu thị Co.opmart ngày càng mở rộng, tính cấp thiết trong hoạt động quản lý hàng tồn kho lại càng quan trọng hơn bao giờ hết, cụ thể tỷ lệ tăng trưởng trị giá tồn kho của toàn chuỗi siêu thị Co.opmart là 15,22% (từ 1.042 tỷ đồng tăng lên 1.229 tỷ đồng), tăng trưởng mạnh ở ba khu vực là Miền Bắc (31,81%), Đông Nam Bộ và Tây Nguyên (27,76%), cuối cùng là khu vực Miền Tây (12,60%) Thêm vào đó, việc thắt chặt quản lý tồn kho tại điểm bán lẻ (siêu thị) vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi, tỷ lệ tăng trưởng của hàng tồn kho luân chuyển chậm vẫn tăng trưởng theo từng năm, cụ thể là 15,40% (từ 54,9 tỷ đồng tăng lến 64,9 tỷ đồng) tính cho toàn hệ thống siêu thị Co.opmart, tăng trưởng mạnh nhất là ở khu vực Miền Bắc (28,96%), Đông Nam Bộ và Tây Nguyên (17,68%) và cuối cùng là Miền Tây (16,60%) Và khi siêu thị cứ tiếp tái bổ sung đơn hàng cho các mặt hàng luân chuyển chậm này (gửi đơn đặt hàng trực tiếp về trung tâm phân phối) thì áp lực tồn trữ tại đầu trung tâm phân phối lại gia tăng hơn nữa, và khi kinh doanh không được hoặc hàng gần cận date, siêu thị mới bắt đầu xin chủ trương giải tồn từ Phòng Kinh doanh hoặc xin xuất trả ngược về trung tâm phân phối, và đây cũng chính là nguyên nhân trực tiếp gây

ra sự tăng trưởng mạnh đối với mặt hàng luân chuyển chậm tại siêu thị Hơn thế nữa, quá tải sức chứa hàng hóa tại trung tâm phân phối hiên nay khi số ngày tồn kho thực tế vượt quá cao so với số ngày tồn kho kế hoạch, cụ thể là ở hai ngành hàng thực phẩm công nghệ và hóa mỹ phẩm là 33,33% và 26,09%, thể hiện rõ nhất là ở hai trung tâm phân phối Bình Dương và Miền Tây Và cuối cùng là khi áp lực gia tăng tại đầu trung tâm phân phối cũng chính là tác động trực tiếp đến các chỉ số KPI trong hoạt động vận hành và quản lý tồn kho tại đầu nguồn cung – nơi cung ứng hàng hóa chính yếu cho hệ thống siêu thị Co.opmart, cụ thể nhất là 02 chỉ tiêu “Thời gian xử lý dứt điểm đơn hàng” và “Thời gian load hàng (on time)” Vì vậy, kiểm soát tốt nhu cầu thực tế của khách hàng ngay tại điểm bán lẻ (siêu thị), tức là gia tăng tính linh hoạt cho chuỗi bán

lẻ và cụ thể hơn là góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong

hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op Kiểm soát tốt nhu cầu từ điểm then chốt, tức là việc quản lý và tồn trữ hàng hóa qua các điểm trung gian của hệ thống siêu thị sẽ tăng tính hiệu quả hơn (siêu thị – Saigon Co.op – nhà cung cấp), giảm áp lực tồn trữ cũng như là hạn chế tối đa kinh doanh các mặt hàng không mang lại hiệu quả và chiếm dụng chi phí vốn Trước các vấn đề nêu trên có thể thấy rõ được thực trạng hiện nay cũng như là tính cấp thiết của vấn đề trong việc tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

Các đề tài nghiên cứu trước đây đa phần tập trung vào hoạt động quản lý hàng tồn kho tại doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ hay tập trung vào một ngành hàng nhất định, rất ít các nghiên cứu về lĩnh vực này nên chưa thể nêu bật lên tầm quan trọng trong hoạt động quản lý hàng tồn kho cho chuỗi siêu thị lớn với độ phủ rộng khắp cả nước nói riêng và ngành bán lẻ tại thị trường Việt Nam về ngành hàng tiêu dùng nhanh nói chung

Với thực trạng vấn đề nêu trên đề xuất giải pháp cho hoạt động quản lý hàng tồn kho của Saigon Co.op trong hệ thống siêu thị Co.opmart là hết sức cần thiết để góp

phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp bán lẻ trong nước Chính vì thế, tác giả

quyết định chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn

kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op” làm luận văn thạc sĩ

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu tổng quát: Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

Mục tiêu cụ thể:

- Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op nhằm chỉ ra các ưu khuyết điểm, nguyên nhân và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hàng tồn kho hiện tại

- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Hoạt động quản lý hàng tồn kho và những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

Phạm vi nghiên cứu:

- Hàng tồn kho bao gồm hàng thực phẩm công nghệ, hóa mỹ phẩm, đồ dùng và may mặc (không bao gồm hàng thực phẩm tươi sống do tính chất đặc trưng của loại hàng này là nhập và xuất đi trong ngày, không tồn trữ tại trung tâm phân phối)

- Phạm vi không gian:

 Không gian nghiên cứu là các yếu tố cấu thành nên hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

 Tác giả xét trên hai phương diện: (1) Hàng hóa tồn trữ tại trung tâm phân phối, (2) Hàng hóa tồn kho tại siêu thị Tác giả không xét đến tồn kho trên đường đi vì sẽ chịu nhiều tác động của các yếu tố khách quan

- Phạm vi thời gian: đề tài sử dụng các dữ liệu liên quan đến hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op từ tháng 01/2017 đến tháng 12/2019

4 Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu:

- Dữ liệu sơ cấp: phỏng vấn các chuyên gia có kinh nghiệm (nội bộ Saigon Co.op), tham gia trực tiếp vào hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op (tham khảo Phụ lục 4)

 Phỏng vấn trực tiếp: tác giả tiến hành đặt câu hỏi và thực hiện thu thập thông tin dựa trên cơ sở các câu hỏi, thông tin quan trọng mang tính chất xây dựng, có tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

 Các chuyên gia được lựa chọn để phỏng vấn, hỏi ý kiến gồm các quản lý cấp cao có kinh nghiệm làm việc tại Saigon Co.op ít nhất 10 năm Đây là những người có đủ tầm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý hàng tồn kho tại hệ thống siêu thị Co.opmart Trong danh sách này, có 05 chuyên gia là Giám đốc khu vực phụ trách hệ thống siêu thị Co.opmart, vì yếu tố

về địa lý và thời gian thực hiện luận văn, nên tác giả chỉ thực hiện phỏng

vấn Giám đốc phụ trách các khu vực của hệ thống siêu thị Co.opmart chứ không thể phỏng vấn trực tiếp từng Giám đốc siêu thị trong hệ thống

- Dữ liệu thứ cấp: dữ liệu liên quan đến hoạt động quản lý hàng tồn kho và kinh doanh bán lẻ trong chuỗi hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

từ tháng 01/2017 đến tháng 12/2019

Phương pháp xử lý dữ liệu:

- Thống kê mô tả: dựa trên các số liệu tồn kho nội bộ, tác giả tiến hành phân tích thống kê để đánh giá đúng thực trạng quản lý hàng tồn kho hiện tại của Saigon Co.op trong hệ thống siêu thị Co.opmart

- Dựa trên thực trạng phân tích nêu trên, tác giả tiến hành đề xuất các giải pháp, tham khảo ý kiến của chuyên gia nhằm đưa ra giải pháp phù hợp và kịp thời, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

5 Kết cấu luận văn

Gồm phần mở đầu, kết luận và 03 chương với các nội dung chính sau đây:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản lý tồn kho: Phần này trình bày tổng

quan về hàng tồn kho, quản lý tồn kho và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả trong quản

lý tồn kho

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị

Co.opmart của Saigon Co.op: Giới thiệu về Saigon Co.op và hệ thống siêu thị Co.opmart qua đó phân tích thực trạng hoạt động quản lý hàng tồn kho hiện tại

trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho

trong hệ thống siêu thị Co.opmart của Saigon Co.op: Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho trong hệ thống siêu thị Co.opmart

dựa trên định hướng phát triển của Saigon Co.op trong giai đoạn 2020-2022

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ TỒN KHO

1.1 Tổng quan về hàng tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Hàng tồn kho là “những mặt hàng hoặc vật phẩm được sử dụng để hỗ trợ sản xuất (nguyên liệu thô và các sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất), các hoạt động

hỗ trợ (bảo trì, sửa chữa và các dụng cụ vận hành) và dịch vụ khách hàng (thành phẩm

và phụ tùng thay thế)” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-150)

Bên cạnh đó, theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC (Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp của Bộ Tài chính ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014), hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh: Sản phẩm dở dang; hàng mua đang đi trên đường; thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán; nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ; hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

- Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

- Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cấn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

- Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho

1.1.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho là một tài sản vật lý mà một công ty tồn trữ trong kho với mục đích bán hoặc chuyển đổi nó thành các sản phẩm, đến lúc đó, có thể được sử dụng cho

các quy trình khác hoặc bán cho khách hàng (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014), cụ thể:

- Tồn kho nguyên vật liệu thô: “Bao gồm các thành tố – bộ phận, các nguyên vật liệu hoặc các phụ tùng – vật phẩm, linh kiện thay thế – lắp ráp được

thu mua theo cầu của một quy trình trình sản xuất nhưng chưa đi vào sản xuất”

(Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-151)

- Tồn kho trong quá trình sản xuất: “Hàng hóa trong các giai đoạn hoàn thành khác nhau xuyên suốt trong nhà máy, bao gồm tất cả nguyên liệu từ nguyên liệu thô đã được xuất kho để xử lý ban đầu cho đến nguyên liệu được xử

lý hoàn chỉnh đang chờ kiểm tra và chấp nhận cuối cùng như hàng tồn kho Tồn kho trong quá trình sản xuất cũng có thể bao gồm các phụ tùng – vật phẩm, linh kiện dùng cho BOM được nắm giữ trong tồn kho (Greg P.Allgair và các cộng

sự, 2019, trang 2-151)

- Tồn kho thành phẩm cuối cùng: “Các sản phẩm đã hoàn thành, sẵn sàng

sử dụng và đang chờ khách hàng mua” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-151) Hoặc là các mặt hàng được mua hoặc các bộ phận lắp ráp được sản xuất không cần xử lý nữa và sẵn sàng giao hàng cho khách hàng (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014)

- Tồn kho MRO (dụng cụ bảo trì, sửa chữa, vận hành): “Bao gồm phụ tùng, chất bôi trơn, dụng cụ cầm tay và dụng cụ vệ sinh cần thiết để duy trì sản xuất nhưng lại không có trong sản phẩm cuối cùng Vì điều này, MRO là chi phí

và thay vì là một tài sản trên bảng cân đối kế toán như các loại hàng tồn kho khác” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-151) Về giá trị tài chính và

số lượng, hàng tồn kho này được coi là một phần tương đối nhỏ trong hàng tồn kho tổng thể (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014)

- Tồn kho trên đường: “Là hàng tồn kho trong mạng lưới vận chuyển và hệ thống phân phối, bao gồm các dòng chảy qua các điểm tồn kho trung gian Số

lượng nguyên vật liệu thô, sản phẩm dỡ dang, thành phẩm hoặc hàng tồn kho MRO đang được vận chuyển tại bất kỳ thời điểm nào do chu kỳ sản xuất và tái

bổ sung không bao giờ kết thúc” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 151)

2 Hàng hư hỏng và lỗi thời: Các mặt hàng không còn được bán hoặc không thể bán vì bị hư hỏng Trong khi cấu thành giá trị và lượng tài chính tương đối nhỏ, loại hàng tồn kho này cần phải được quản lý chặt chẽ để xác định xem nó

có thể được sửa chữa và đưa trả lại vào hàng tồn kho hoặc bị mất cắp hay không (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014)

1.1.3 Chức năng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho hoạt động như một bộ đệm lấp đầy khoảng cách ngăn cách thời gian, địa điểm, số lượng mà khách hàng yêu cầu và thời gian phân phối để sản xuất hoặc thu mua (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014) Các chức năng cụ thể của hàng tồn kho bao gồm:

- Tồn kho dự đoán: “Là hàng tồn kho được bổ sung vào dựa trên tồn kho dây chuyền nhằm đáp ứng các xu hướng tăng doanh số dự kiến, chương trình xúc tiến bán hàng theo kế hoạch, biến động theo mùa, tạm ngừng hoạt động của nhà máy và các kỳ nghỉ Nó được dự định để đáp ứng nhu cầu dự kiến trong kế hoạch nhu cầu của tổ chức” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-152)

- Tồn kho an toàn (tồn kho biến động): “Ngăn ngừa sự biến động của nhu cầu hoặc nguồn cung Tồn kho an toàn được lưu trữ như một bộ đệm ngăn ngừa các tính toán sai về thời gian hoặc số lượng Nó tách riêng các quy trình sản xuất liền kề hoặc các đối tác tham gia vào chuỗi cung ứng Tồn kho an toàn giúp đáp ứng các mục tiêu dịch vụ khách hàng và giảm chi phí tồn kho” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-152)

- Tồn kho số lượng lớn hoặc vòng quay hàng tồn kho: Tồn kho số lượng lớn là “việc thu mua hoặc sản xuất hàng tồn kho với số lượng lớn hơn mức cần

thiết để được nhận giảm giá về số lượng hoặc giảm giá khi mua toàn bộ xe tải chở đầy hàng hoặc để phù hợp với quy mô sản xuất” Hay đề cập đến một định nghĩa khác, “vòng quay hàng tồn kho là khi hàng tồn kho cạn dần theo đơn đặt hàng của khách hàng và được bổ sung theo chu kỳ khi tiếp nhận hàng hóa từ đơn đặt hàng của nhà cung cấp” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-

152 và 2-153)

- Tồn kho ngăn ngừa rủi ro: “Liên quan đến việc quản lý rủi ro bằng cách thiết lập, mua hoặc bảo đảm hợp đồng hàng tồn kho bổ sung, dữ trữ ở một mức giá đã đặt nếu nguồn cung bị đe dọa hoặc giá có thể tăng” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-153) Chức năng của hàng tồn kho là cung cấp cho các nhà hoạch định cơ hội mua hoặc tạo ra số lượng lớn sản phẩm để tận dụng vật liệu giá thấp trong tạm thời, mối đe dọa đình công hoặc các sự kiện không lường trước được Tính hữu dụng của tồn kho ngăn ngừa rủi ro được đo bằng tỷ

lệ phần trăm lợi nhuận hoặc lợi tức đầu tư (David Frederick Ross và các cộng

sự, 2014)

- Tồn kho dự trữ: “Bao gồm vật liệu được duy trì để giữ cho việc sản xuất được ổn định tại các trung tâm làm việc Hoặc một số lượng vật liệu đang chờ cho các tiến trình xử lý tiếp theo Tồn kho dự trữ có thể đề cập đến nguyên vật liệu thô, các kho chứa hàng bán thành phẩm hoặc là điểm lưu trữ hoặc được tồn kho nhằm mục đích duy trì hoạt động tại trung tâm làm việc” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-153)

- Tồn kho tách rời: “Tạo ra sự độc lập giữa cung ứng và sử dụng vật liệu Thông thường biểu thị việc cung ứng hàng tồn kho giữa các hoạt động để đảm bảo những biến động trong tỷ lệ sản xuất của hoạt động cung ứng không hạn chế

tỷ lệ sản xuất hoặc ảnh hưởng đến việc sử dụng của hoạt động tiếp theo Tồn kho tách rời cho phép các chức năng cung và cầu hoạt động ở các mức giá khác nhau và độc lập” (Greg P.Allgair và các cộng sự, 2019, trang 2-153)

1.1.4 Tính chất của hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng

Theo David Frederick Ross và các cộng sự (2014), không phải tất cả hàng tồn kho được quản lý theo cùng một cách trong kênh cung ứng Tùy thuộc vào định vị kênh, các công ty sẽ có quan điểm rất khác nhau về mức độ rủi ro, mức độ tồn kho, lượng hàng tồn kho dự kiến sẽ được dự trữ và số lượng (sản lượng) hàng tồn kho cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh Có thể thấy sự khác biệt giữa các quyết định này bằng cách xem xét hàng tồn kho tác động đến các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà bán lẻ, là những người nắm giữ các vị trí khác nhau trong chuỗi cung ứng:

- Nhà sản xuất: Các công ty tại thời điểm này trong chuỗi cung ứng xem

hàng tồn kho là rủi ro dài hạn Mặc dù họ cung cấp một lượng hạn chế hàng hóa thành phẩm, các nhà sản xuất phải dự trữ nhiều loại nguyên liệu thô và linh kiện thường mất nhiều thời gian trong kho trước khi chúng trải qua quá trình sản xuất Các công ty sản xuất để tồn kho phải sẵn sàng lưu trữ một lượng đáng kể hàng hóa thành phẩm Các công ty sản xuất theo đơn đặt hàng giảm rủi ro bằng cách không dự trữ hàng hóa thành phẩm, nhưng phải sẵn sàng đầu tư vào nhiều loại số lượng vật liệu và linh kiện cần thiết cho cấu thành sản phẩm cuối cùng

- Nhà phân phối: Thực ra kênh này chỉ mang hàng hóa thành phẩm được

mua từ các nhà cung cấp Các công ty này xem hàng tồn kho là rủi ro trung hạn

Họ sẽ mua các sản phẩm với số lượng lớn và đa dạng từ nhiều nguồn rồi lần lượt bán cho các nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ khác với quy mô lô nhỏ hơn Đôi khi để đáp ứng các yêu cầu theo mùa, các nhà phân phối phải chấp nhận rủi

ro gia tăng bằng cách nắm giữ số lượng lớn tồn kho trong một khoảng thời gian trung bình Tuy nhiên, nói chung, mục tiêu của các nhà phân phối/bán sỉ là dự trữ càng nhiều loại tồn kho càng tốt, đồng thời đẩy nhanh quá trình quay vòng sản phẩm và giữ sản lượng tồn kho càng thấp càng tốt

- Nhà bán lẻ: Kênh này chiếm vị trí ở cuối cùng trong chuỗi cung ứng

Thông thường, họ xem hàng tồn kho là rủi ro ngắn hạn Trong môi trường này,

mục tiêu là quản lý vận tốc mua và bán hàng tồn kho Hoạt động bán lẻ càng lớn, sự đa dạng của các sản phẩm dự trữ càng lớn và rủi ro càng lớn Các nhà bán lẻ phụ thuộc vào mức doanh số cao và thời gian giao hàng của nhà cung cấp rất ngắn để giữ tỷ lệ vòng quay doanh số càng cao càng tốt

1.2 Tổng quan về quản lý tồn kho

1.2.1 Khái niệm quản lý tồn kho

Theo Greg P.Allgair và các cộng sự (2019), quản lý tồn kho là ngành quản lý

kinh doanh liên quan đến việc lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho, bao gồm:

- Quản lý tồn kho theo quan điểm của chuỗi cung ứng: Liên quan đến các dòng chảy bên trong và bên ngoài của tổ chức tại mỗi giai đoạn, từ việc đặt hàng nguyên vật liệu thô đến việc bàn giao cho khách hàng hàng hóa thành phẩm Vì vậy, khu vực này có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ tầm nhìn về hàng tồn kho

và sự phối hợp, cộng tác trên toàn chuỗi cung ứng

- Quản lý tồn kho theo quan điểm các tiến trình nội bộ trong doanh nghiệp:

Là hàng tồn kho đưa vào sản xuất và/hoặc là kết quả của quá trình sản xuất, vì vậy các nhà hoạch định, các nhà hoạch lập kế hoạch và người lập lịch sản xuất phối hợp với nhau ở mỗi cấp độ tinh chỉnh kế hoạch sản xuất

Một định nghĩa khác, quản lý tồn kho chịu trách nhiệm bổ sung kịp thời hàng tồn kho và tình trạng chính xác, kịp thời của lượng tồn sẵn có, số lượng đặt hàng và giá trị tài chính của hàng hóa thành phần, linh kiện và nguyên liệu thô có mặt tại các địa điểm tồn kho Quản lý tồn kho là tên của chức năng kinh doanh được tính theo đơn đặt hàng, kiểm soát và giải ngân hàng tồn kho cho sản xuất, kênh cung ứng hoặc khách hàng theo thời gian (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014)

1.2.2 Khái niệm hiệu quả hoạt động quản lý hàng tồn kho

Theo David Frederick Ross và các cộng sự (2014, trang 3-45), các nhà hoạch định hàng tồn kho xem các phép đo lường hiệu suất hàng tồn kho là nền tảng để đưa ra các quyết định quản lý hàng tồn kho hiệu quả Đo lường hiệu suất về cơ bản là một quá

trình xác định tốc độ vòng quay của hàng tồn kho nhanh như thế nào trong doanh nghiệp, từ khi nhận hàng đến khi giao hàng cho khách hàng Ngoài việc thông báo cho các nhà quản lý hàng tồn kho những mặt hàng hoạt động tốt nhất của công ty, báo cáo hiệu suất cũng hỗ trợ xác định các nhóm hàng tồn kho dư thừa ứ đọng và hàng tồn kho luân chuyển chậm có nguy cơ lỗi thời và hư hỏng, đồng thời rút vốn hoạt động ra khỏi việc cải thiện quy trình kinh doanh và đầu tư vào các sản phẩm này

Hầu hết các tổ chức xem xét hiệu suất hàng tồn kho ở hai cấp độ Cấp độ đầu tiên là cấp độ vĩ mô Các phép đo được thực hiện theo định kỳ:

- Vòng quay của hàng tồn kho: Phép đo này cho biết hàng tồn kho (trong tổng thể) quay vòng bao nhiêu lần một năm trong doanh nghiệp

- Hàng tồn kho trên tài sản lưu động: Phép đo này xác định tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động (tiền mặt, các khoản phải thu và hàng tồn kho)

- Hàng tồn kho trên tổng tài sản: Phép đo này xác định tỷ lệ hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động của công ty, cộng với tài sản và thiết bị cố định

Cấp độ đo lường hàng tồn kho thứ hai là cấp độ vi mô Các phép đo này được thực hiện hàng ngày:

- Hàng tồn kho trung bình: Phép đo này cho biết lượng hàng tồn kho trung bình được thực hiện

- Thời gian chu kỳ chuyển tiền thành tiền: Phép đo này xác định thời gian một sản phẩm chuyển từ mua sang tài khoản phải thu

- Tồn kho an toàn trung bình: Phép đo này nêu chi tiết lượng hàng tồn kho trung bình có trong tay khi nhận được hàng tái bổ sung

- Tồn kho theo mùa: Phép đo này nêu chi tiết số lượng dự trữ theo chu kỳ

và tồn kho an toàn đã được tính toán để đáp ứng nhu cầu dự kiến theo mùa

- Số ngày cung ứng: Phép đo này mô tả số ngày chu kỳ và tồn kho an toàn

có sẵn để đáp ứng nguồn cung dự kiến

- Tỷ lệ lấp đầy: Phép đo này nêu chi tiết tỷ lệ phần trăm đơn đặt hàng đã được vận chuyển đúng hạn từ hàng tồn kho

- Tồn kho hết hạn: Phép đo này nêu chi tiết phần hàng tồn kho đã vượt quá thời hạn sử dụng

- Phần trăm thời gian hết hàng: Phép đo này mô tả chi tiết phần thời gian sản phẩm không có hàng tồn kho (tồn kho bằng 0)

1.2.3 Tầm quan trọng của quản lý tồn kho

Theo David Frederick Ross và các cộng sự (2014), quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp là bởi vì:

- Dịch vụ khách hàng: Đối với mỗi công ty, việc hàng tồn kho sẵn có để đáp ứng các mục tiêu dịch vụ khách hàng là mục tiêu quan trọng nhất trong việc đạt được các mục tiêu chung của công ty Ví dụ: mục tiêu của công ty nhấn mạnh sự đa dạng và tính sẵn có của sản phẩm với thời gian giao hàng ngắn đòi hỏi nỗ lực rất lớn trong việc quản lý hàng tồn kho với việc kiểm soát chặt chẽ và nhấn mạnh vào tính chính xác của hàng tồn kho và hiệu suất đúng thời hạn

- Đa dạng và sản lượng: Vai trò của quản lý hàng tồn kho tăng lên khi các quyết định quan trọng và phức tạp liên quan đến sản lượng và sự đa dạng của hàng tồn kho tăng lên Công việc quản lý hàng tồn kho là thiết lập các quy trình

và công cụ thông tin nhằm cung cấp mức độ chính xác nhất để biết được chính xác vốn đầu tư hiện tại của công ty

- Giá trị: Hàng tồn kho chứa giá trị vốn có và phải được quản lý đúng cách

Có lẽ cách tốt nhất để xem hàng tồn kho là coi nó tương đương với việc lưu trữ tiền trong ngân hàng Và giống như quản lý tiền trong ngân hàng, các nhà quản

lý hàng tồn kho phải xây dựng các quy trình đáng tin cậy để đảm bảo mức độ chính xác cao nhất và để bảo vệ chống lãng phí và trộm cắp

- Quản lý giao dịch: Sự đa dạng và sản lượng giao dịch hàng tồn kho càng lớn, việc kiểm soát cân bằng hàng tồn kho càng quan trọng Các nhà quản lý

hàng tồn kho phải cẩn thận để thực hiện các công nghệ và các kiểm soát quy trình để tạo động lực cho toàn bộ nhân viên, người tiếp xúc trực tiếp với hàng tồn kho Các phương pháp quản lý khác, chẳng hạn như hàng tồn kho vật lý, đếm từng chu kỳ và phân loại ABC, cũng có thể được triển khai để đảm bảo trạng thái hiển thị và độ chính xác đối với hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng

1.2.4 Hoạt động quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho giúp hỗ trợ dòng hàng tồn kho dưới nhiều hình thức khác nhau từ khi lập kế hoạch đến thu mua để tồn trữ và cuối cùng là bán hàng cho khách hàng (David Frederick Ross và các cộng sự, 2014) Các hoạt động quản lý hàng tồn kho bao gồm:

- Lập kế hoạch:

 Về mặt chiến lược, các nhà quản lý hàng tồn kho chịu trách nhiệm tích hợp các mục tiêu tồn kho của chuỗi cung ứng với các mục tiêu trong tổ chức Các mục tiêu này phải có ý nghĩa, có thể đạt được và thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn hướng dẫn việc tạo ra các kế hoạch tồn kho chiến lược phát sinh từ các hoạt động bán hàng và các hoạt động lập kế hoạch vận hành

 Ở cấp độ thực thi hàng ngày, các nhà hoạch định (lập kế hoạch) hàng tồn kho có trách nhiệm thiết lập các chính sách và quy trình quản lý tất cả các chức năng của hàng tồn kho nhằm tạo điều kiện cho các hoạt động vận hành thống nhất, hiệu quả Các nhiệm vụ ở cấp độ này là lựa chọn các thông số và kỹ thuật bổ sung hàng tồn kho, chạy hệ thống lập kế hoạch hàng tồn kho, xem xét dự báo, xây dựng lịch trình bổ sung hàng tồn kho và tiến hành đánh giá hiệu suất lập kế hoạch hàng tồn kho

- Tái bổ sung hàng tồn kho:

 Liên tục theo dõi tình trạng hàng tồn kho và tạo ra các đơn đặt hàng, các đơn đặt hàng sản xuất được xác định bởi hệ thống lập kế hoạch nhằm đảm bảo tránh trường hợp hết hàng có thể xảy

ra

 Các nhiệm vụ liên quan đến việc tái bổ sung hàng tồn kho

là tiến hành đơn đặt hàng, tính toán chi phí đơn hàng và thực hiện kiểm tra đơn hàng bổ sung để đảm bảo giao hàng đúng thời gian Các hoạt động còn lại liên quan đến việc đo lường hiệu suất của tính kịp thời và đầy đủ của đơn hàng, xác nhận đơn đặt hàng và kết thúc

- Tồn trữ (lưu kho):

 Quản lý tồn kho trong hệ thống kênh nhà kho của công ty

là đảm bảo độ chính xác của hàng tồn kho và việc xử lý kịp thời số lượng hàng tồn kho đối với các nguồn cầu Kết cấu nhà kho là để tạo điều kiện cho việc di chuyển các nguyên vật liệu, theo đuổi các phương pháp tinh gọn để giảm lãng phí và thiết lập các quy trình vận hành chung một cách hiệu quả

 Các nhiệm vụ của tồn trữ là nhận lệnh tái bổ sung hàng tồn kho và đưa hàng lên kệ; đếm vòng quay và hàng tồn kho vật lý hàng năm; đánh giá giá trị hàng tồn kho; xác định hiệu suất hàng tồn kho, chẳng hạn như vòng quay hàng tồn kho; kiểm soát mức

độ dư thừa, hư hỏng và hàng tồn kho lỗi thời; và cuối cùng là xem xét mức độ chi phí hoạt động

- Bố trí tồn kho:

 Bố trí tồn kho xảy ra khi nguyên vật liệu thô và các thành phần được cung cấp từ các kho hàng và tiêu thụ bởi các đơn đặt

hàng sản xuất Bố trí cũng xảy ra khi hàng hóa thành phẩm được lấy từ hàng tồn kho và bán cho khách hàng

 Bố trí tồn kho xảy ra khi số dư hàng tồn kho được điều chỉnh để phản ánh số lượng vật lý thực tế hoặc khi hàng tồn kho phế liệu, bị hư hỏng và lỗi thời được loại bỏ khỏi hàng tồn kho hiện hữu

1.2.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý tồn kho

Sự khác biệt giữa nhu cầu thực tế và kế hoạch cung ứng:

 Mục đích của tồn kho nói chung là để đảm bảo cung ứng liên tục, đáp ứng kịp thời và xuyên suốt nhu cầu Do đó nhu cầu thị trường ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý tồn kho Tuy nhiên kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế thường lại không trùng khớp, tạo nên sự biến động hàng tồn kho (Phạm Tường

mà khách hàng trực tiếp của họ muốn có chứ không phải về những gì mà khách hàng cuối cùng mong muốn” (S.M Disney, D.R Towill, 2003, trang 199–215)

Vì vậy, các bên tham gia cần có sự gắn kết, chia sẽ thông tin và cùng hưởng những quyền lợi thông qua hoạt động xuyên suốt của dòng chảy hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng, tránh được hiện tượng Bullwhip khi lượng cung vượt cầu, cung không đúng và phù hợp với nhu cầu thực tế

Hình 1.1: Hiệu ứng Bullwhip trong chuỗi cung ứng bán lẻ truyền thống

(Towill and McCullen, 1999)

Ứng dụng của công nghệ thông tin

Ngày nay, không thể không kể những lợi ích tuyệt vời mà công nghệ thông tin mang lại, như “tạo ra những điều kiện mới mà trong đó các nhà sản xuất, nhà cung cấp sỉ, nhà cung cấp bán lẻ và khách hàng, và hầu hết tất cả các bên tham gia vào một chu kỳ kinh tế đều có một không gian ảo được kết nối để trao đổi thông tin, dịch vụ, sản phẩm và tiền bạc”, thêm vào đó là

“cung cấp môi trường mua ổn định hơn và các bên tham gia có thể kiếm được lợi nhuận tốt từ các giao dịch của họ” (Leila Mivehchi, 2019, trang 509)

“Các nghiên cứu chỉ ra rằng việc áp dụng công nghệ thông tin không chỉ

là một quá trình thay đổi về mặt kỹ thuật mà còn là quá trình thay đổi của tổ

chức” (Phạm Tường An, 2018, trang 32) Cụ thể có thể kể đến là ứng dụng của hệ thống quản lý hàng hóa MMS (www.itim.com) và công nghệ RFID trong công tác quản lý hàng hóa (David Blanchard, 2010, trang 291 – 296):

- Với chi phí sở hữu thấp, hệ thống quản lý hàng hóa MMS cho phép:

 Dự báo nhu cầu và đặt hàng nhà cung cấp

 Lập kế hoạch và nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường

 Phân bổ và tái bổ sung hàng tồn kho hiệu quả dựa trên nguồn vốn

 Quản lý giá và chương trình khuyến mãi để thúc đẩy doanh số

 Theo dõi dòng chảy hàng tồn kho xuyên suốt trong doanh nghiệp

- Công nghệ nhận dạng bằng sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification – RFID) là công nghệ thu thập dữ liệu thông qua đường truyền thông tin bằng sóng radio (sóng vô tuyến), gồm thẻ RFID (chip điện tử), đầu đọc tín hiệu, thiết bị nhận dữ liệu RFID giúp truy xuất và thu hồi sản phẩm, chống hàng giả và mất mát hàng hóa, hay chỉ để xác định vị trí của hàng hóa; rút ngắn hơn 90% thời gian kiểm kê tại vị trí bán hàng, nơi tồn trữ cũng như là ở kho hàng Thẻ RFID được chia làm hai loại chính: Thẻ chủ động (active tag) có nguồn năng lượng tích hợp như pin và thẻ thụ động (passive tag) không có nguồn năng lượng

Hình 1.2: Hệ thống RFID cơ bản (Alan Bensky, 2019)

1.3 Tổng quan về trung tâm phân phối

1.3.1 Phân biệt nhà kho và trung tâm phân phối

Theo Vietnam Logistics Review, trung tâm phân phối là nơi nhận, bảo quản hàng hóa dự trữ, đồng thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng cho khách hàng theo yêu cầu của khách Theo Supply Chain Management Review, vai trò của trung tâm phân phối ngày càng trở nên quan trọng hơn trong việc đảm bảo một chuỗi cung ứng vận hành thông suốt và hoàn hảo Từ phía cung, trung tâm phân phối phải đảm bảo tính hiệu năng (efficiency), bao gồm quản lý tồn kho hiệu quả, vận tải tối ưu, vận hành trung tâm một cách hoàn hảo Từ phía cầu, trung tâm phân phối phải đảm bảo được khả năng đáp ứng cao và nhanh chóng (response)

Bảng 1.1: So sánh giữa nhà kho truyền thống và trung tâm phân phối

Nhà kho truyền thống Trung tâm phân phối

Các đặc điểm

Tách biệt, hoạt động độc lập Tích hợp với chuỗi cung và cầu của

doanh nghiệp

Là điểm tạo ra chi phí (cost center) Là nơi tạo ra lợi nhuận (profit center)

ứng mọi yêu cầu của khách hàng Cứng nhắc, định hướng vào hàng hóa Linh hoạt, định hướng vào dịch vụ và

giá trị gia tăng Không có giá trị gia tăng Cá biệt hóa sản phẩm (customization) để

tăng giá trị Vận hành theo mô hình logistics truyền

thống

Tích hợp với hệ thống phân phối và chuỗi ung ứng

Hoạt động bị trùng lắp, thừa thải Mọi sự thừa thải bị giảm thiểu

trình và công nghệ của doanh nghiệp

Cơ sở hạ tầng

Lãng phí không gian chứa hàng Tận dụng tối đa không gian chứa hàng Không gian phục vụ cho việc lưu trữ

(storage-oriented use of space)

Điểm trung chuyển giúp hàng hóa di chuyển nhanh, dịch vụ giá trị gia tăng

Nhà kho truyền thống Trung tâm phân phối

Con người và cơ cấu tổ chức

Mỗi nhân viên, mỗi công nhân chỉ làm

Duy trì thói quen và kinh nghiệm cũ Xây dựng kỹ năng mới

Tư duy kinh doanh như chuyện thường

ngày

Tư duy định hướng vào khách hàng ở mọi cấp bậc

Mô hình quản lý quá nhiều mức, thiếu

Hệ thống lạc hậu, không kết nối với các

bên liên quan

Hệ thống công nghệ thông tin tích hợp với các bên tham gia vào hoạt động phân phối

Chậm và thiếu chính xác trong việc hỗ

trợ dự báo

Hỗ trợ thông tin dự báo ngay lập tức (real time)

Quá chú trọng vào tài sản: hàng hóa, đội

Các kỹ năng về công nghệ lạc hậu Các kỹ năng về công nghệ mới thông

qua đào tạo và tái đào tạo

(Nguồn: www.scmr.com) Theo Supply Chain Management Review, kết quả mang lại khi sử dụng trung tâm phân phối thay vì nhà kho truyền thống:

 Hàng hóa bị hư hạigiảm 75%

 Không gian chứa hàng được tận dụng tốt hơn từ 10% đến 20%

 Mức độ chính xác của tồn kho đạt 99.9%

 Thời gian xử lý đơn hàngtăng nhanh gấp đôi

 Thời gian dịch vụ khách hàngtốt hơn 50%

 Năng suất lao động của nhân viêntăng từ 5% đến 40%

 Chi phí di chuyển sản phẩm trong kho giảm từ 10% đến 20%

 Mức độ chính xác của đơn hàng được vận chuyểntốt hơn 20%

1.3.2 Chức năng và hoạt động của trung tâm phân phối

Chức năng của trung tâm phân phối: Các trung tâm phân phối đã phát triển và trở thành một mắc xích vô cùng quan trọng trong mạng lưới chuỗi cung ứng, nó không những giúp hỗ trợ dịch chuyển hàng hóa ra thị trường một cách hiệu quả hơn và đồng thời thực hiện các chức năng gia tăng giá trị hiệu quả hơn bất kỳ chuỗi mắc xích nào khác Theo Supply Chain Insights, về cơ bản các chức năng chính của trung tâm phân phối là:

- Xử lý và hoàn thành đơn hàng: Chuyển tiếp thông tin, quản lý tồn kho, theo dõi đơn đặt hàng, tái đặt hàng, soạn hàng và xuất hàng (gom hàng, tách hàng, phân loại, mix nhiều loại hàng với nhau thành bộ sản phẩm…)

- Quản lý việc dịch chuyển/vận chuyển hàng hóa: Vận tải đầu vào, nhập hàng và đưa vào lưu kho, hệ thống định vị hàng hóa, vận tải đầu ra

- Tham gia vào việc tạo thêm nhiều giá trị gia tăng cho khách hàng, đẩy nhanh việc chuyển hàng (cross-docking)

Trung tâm phân phối là đầu não, điều tiết toàn bộ hoạt động phân phối một cách nhịp nhàng Theo Supply Chain Insights và Greg P.Allgair và các cộng sự (2019), các hoạt động tại trung tâm phân phối bao gồm:

- Hỗ trợ dòng hàng tồn kho dưới nhiều hình thức đa dạng khác nhau từ khi hàng tồn kho được chuyển từ việc lập kế hoạch và mua hàng sang tồn trữ và cuối cùng bán cho khách hàng

- Các công tác kho vận:

 Nhận hàng: Bao gồm việc nhận vật liệu, kiểm tra lô hàng có phù hợp với đơn đặt hàng (số lượng và thiệt hại), nhận dạng và giao hàng đến điểm cuối cùng và chuẩn bị nhận báo cáo

 Đóng gói lại: Đề cập đến khi các sản phẩm được nhận hàng loạt từ các nhà cung cấp và sau đó được đóng gói với số lượng nhỏ hơn hoặc

kết hợp với các sản phẩm khác để tạo thành bộ dụng cụ hoặc một lô hàng gồm nhiều loại hàng

 Đưa hàng lên kệ: Liên quan đến việc lấy vật liệu ra khỏi khu vực nhập hàng (hoặc vị trí nhận khác), vận chuyển vật liệu đến khu vực lưu trữ, đặt vật liệu đó vào khu vực chờ và sau đó di chuyển nó đến một vị trí cụ thể, và ghi nhận chuyển động và nhận dạng vị trí mà vật liệu đã được đặt vào

 Lưu trữ: Các mặt hàng chịu sự kiểm soát trong kho (một điểm lưu trữ ở thượng nguồn tại nơi làm việc)

 Soạn theo đơn hàng: Lựa chọn hoặc “lấy” số lượng sản phẩm cụ thể cần thiết để di chuyển đến khu vực đóng gói (thường là để đáp ứng với một hoặc đơn đặt hàng được vận chuyển đi) và ghi lại rằng vật liệu đã được chuyển từ một địa điểm sang vận chuyển đi

 Di chuyển: Là dịch chuyển vật lý của hàng tồn kho từ vị trí này sang vị trí khác trong một cơ sở Vận chuyển đầu ra: chức năng thực hiện các nhiệm vụ cho lô hàng gửi đi bao gồm các bộ phận, thành phần và sản phẩm Nó bao gồm cả việc đóng gói, đánh dấu, cân hàng

và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển

1.4 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho

1.4.2 Hệ số vòng quay hàng tồn kho

Theo Trần Duy Bảo (2013, trang 21), hệ số vòng quay hàng tồn kho là thước đo hiệu quả của việc sử dụng tồn kho của doanh nghiệp Vòng quay hàng tồn kho mà số lần hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ Hệ số vòng quay hàng tồn kho được xác định bằng giá vốn hàng bán chia cho bình quân hàng tồn kho

𝑉ò𝑛𝑔 𝑞𝑢𝑎𝑦 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 = 𝑇ổ𝑛𝑔 𝑔𝑖á 𝑣ố𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑏á𝑛 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑛ă𝑚

𝐵ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜Trong đó:

𝐵ì𝑛ℎ 𝑞𝑢â𝑛 ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 =𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 đầ𝑢 𝑛ă𝑚 + 𝐺𝑖á 𝑡𝑟ị 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑐𝑢ố𝑖 𝑛ă𝑚

𝐶ℎ𝑖 𝑝ℎí ℎà𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛 𝑘ℎ𝑜 𝑡𝑟𝑢𝑛𝑔 𝑏ì𝑛ℎ

1.4.4 Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số

Theo Phạm Tường An (2018, trang 29), hiệu quả tồn kho được đánh giá bởi tỷ

số tồn kho trên doanh số Tỷ số tồn kho trên doanh số được tính bằng trung bình tồn kho chia cho doanh số, nó thể hiện liệu doanh nghiệp có khả năng giữ tồn kho ở mức thấp tương ứng với doanh số hiện tại Sự gia tăng của tỷ số này trong một thời kỳ so với thời kỳ khác có thể là dấu hiệu của việc quản lý tồn kho không tốt

1.4.5 Chỉ số đo lường hiệu suất (Key Performance Indicator – KPIs)

Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công (KSI) giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã

đề ra Chỉ số đo lường hiệu suất là chỉ số dùng trong quản trị để đo lường, báo cáo, và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc Chỉ số này có thể phân loại thành chỉ số kết quả cốt yếu (KRIs), chỉ số hiệu suất (PIs), chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPIs) (David Parmenter,2009):

Hình 1.4: Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất (David Parmenter, 2009)

Chỉ số kết quả cốt yếu (KRI): cho biết người thực hiện đã làm gì với một chỉ tiêu, nó cung cấp thông tin để xem người thực hiện có đang đi đúng hướng hay không

Và các chỉ số này không cho người thực hiện biết cần phải làm gì để cải thiện những kết quả đã đạt được Chúng được theo dõi định kỳ từng tháng hoặc quý

Chỉ số hiệu suất (PI): cho người thực hiện biết cần phải làm gì, chúng bổ sung cho chỉ số hiệu suất cốt yếu và được biểu thị cùng với các chỉ số này trên thẻ cân bằng điểm của tổ chức cũng như từng bộ phận, phòng ban

Chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI): cho người thực hiện biết phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể, chúng biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lường hướng vào các phương diện hoạt động của tổ chức, chúng phản ánh mức độ hiệu quả đạt được của

tổ chức khi thực hiện một hoạt động cụ thể Điều đó đóng vai trò quan trọng đối với thành công hiện tại và tương lai của tổ chức

KRIs

PIs

KPIs

cụ kiểm soát và đánh giá chất lượng hoạt động là các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG HỆ THỐNG SIÊU THỊ CO.OPMART CỦA SAIGON CO.OP

2.1 Tổng quan về Saigon Co.op và hệ thống siêu thị Co.opmart

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Saigon Co.op

Khởi nghiệp từ năm 1989 khi nền kinh tế đất nước chuyển từ cơ chế bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, vì thế mô hình kinh tế Hợp Tác Xã kiểu cũ thật sự khó khăn và lâm vào tình thế khủng hoảng phải giải thể hàng loạt Trong bối cảnh như thế, ngày 12/5/1989 – Uỷ Ban Nhân Dân TP.HCM có chủ trương chuyển đổi Ban Quản lý Hợp Tác Xã Mua Bán Thành phố trở thành Liên Hiệp Hợp Tác Xã Mua Bán TP.HCM - Saigon Co.op với hai chức năng trực tiếp kinh doanh và tổ chức vận động phong trào Hợp Tác Xã

Hình 2.1: Logo Saigon Co.op

(Nguồn: Saigon Co.op) Tầm nhìn:

- Tăng cường mối quan hệ gắn kết chặt chẽ với người tiêu dùng và cộng đồng

- Trở thành một tổ chức Hợp tác xã tiêu biểu có tầm vóc và quy mô hoạt động trên phạm vi cả nước và từng bước vươn ra khu vực

- Duy trì vị trí Nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam, nỗ lực đa dạng hóa các mô hình bán lẻ văn minh, hiện đại (Co.opmart, Co.opfood, Co.opxtra, Co.opsmile )

Sứ mệnh:

- Đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hàng ngày của khách hàng mục tiêu

- Luôn đem lại cho khách hàng sự tiện lợi, an toàn và các giá trị tăng thêm

- Góp phần nâng cao đời sống người dân và phát triển ngành bán lẻ Việt Nam

2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh và các thành tích tiêu biểu của Saigon Co.op

Saigon Co.op hiện đang hoạt động trên 4 lĩnh vực và dự kiến đến năm 2020 Saigon Co.op trở thành một Hợp Tác Xã kiểu mới, là tập đoàn bán lẻ hàng đầu của Việt Nam và trong khu vực, là đơn vị trụ cột, góp phần thúc đẩy kinh tế trong nước

Lĩnh vực kinh doanh

Liên hiệp HTX Thương mại TP Hồ Chí Minh (Saigon Co.op) được thành lập vào ngày 12/5/1989, lĩnh vực hoạt động chính là phân phối bán lẻ với siêu thị Co.opmart đầu tiên được khai trương vào năm 1992, cụ thể:

1 Bán lẻ

Hình 2.2 Mạng lưới bán lẻ Saigon Co.op

(Nguồn: Saigon Co.op) Sáng ngày 07/12/2018, Saigon Co.op chính thức đưa vào hoạt động mô hình kinh doanh mới: siêu thị cao cấp Finelife Siêu thị Finelife đầu tiên mở tại khu căn hộ Hà Đô, quận 10, TP.HCM, được hãng bán lẻ này công bố là thiết kế mới sáng tạo và hiện đại hướng đến đối tượng khách hàng cao cấp (premium), có thu nhập nằm trong top A và B, và sống tại các khu chung cư hoặc căn hộ ở những đô thị lớn Tại Finelife cũng áp dụng công nghệ mới như bảng giá tự động e-label điện tử và đặc biệt là quầy thanh toán tự động

với diện tích 660m2, siêu thị bày bán khoảng 4.000 mặt hàng đa dạng Saigon Co.op cũng cho biết trong năm 2020, Finelife sẽ triển khai những dịch vụ như giặt đồ hộ, thuê pin sạc dự phòng… Có thể thấy việc phát triển

và đa dạng hóa các loại hình kinh doanh không nằm ngoài mục đích đem đến sự tiện nghi, phong phú trong lựa chọn của người tiêu dùng Đây cũng

là định hướng chiến lược phát triển xuyên suốt của Saigon Co.op

2 Đầu tư: Tháng 04/2007, Công ty cổ phần Đầu tư và Phát triển Saigon Co.op

(SCID) được thành lập và do Saigon Co.op chiếm 85% cổ phần SCID tập trung vào lĩnh vực đầu tư tài chính, kinh doanh trung tâm thương mại… và đặc biệt là phát triển độc quyền hệ thống siêu thị Co.opmart

3 Xuất – nhập khẩu và phân phối: Công ty TNHH Một Thành Viên Phân

Phối Sài Gòn Co.op thành lập vào ngày 10/08/1999 và đến năm 2008 được đổi tên thành Công ty TNHH Một Thành Viên Phân Phối Sài Gòn Co.op, chuyên nhập khẩu và phân phối các dòng sản phẩm độc quyền như dầu gội đầu Pantene, Head & Shoulders… tại thị trường Việt Nam

4 Sản xuất: Xí nghiệp nước chấm Nam Dương xuất hiện lần đầu tiên tại Việt

Nam năm 1951 với tên gọi Tàu Vị Yểu (Con mèo đen) Đến năm 1981, doanh nghiệp được chuyển giao và trực thuộc Saigon Co.op Tháng 10.2015, Công ty TNHH Thực phẩm Quốc tế Nam Dương (NDFC) ra đời trên cơ sở hợp tác giữa Tập đoàn Wilmar và Saigon Co.op (vốn đầu tư là 25,6 triệu USD)

Các thành tích tiêu biểu

Hệ thống siêu thị Co.opmart là hoạt động chủ lực của Liên Hiệp Hợp Tác

Xã Thương mại Tp.HCM (Saigon Co.op), đơn vị đã nhận được nhiều danh hiệu cao quý trong và ngoài nước, tiêu biểu:

1 Danh hiệu trong nước:

- Danh hiệu "Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới" (năm 2000)

- Doanh nghiệp thương mại dịch vụ xuất sắc nhất (2007 - 2010)

- Giải vàng Nhà bán lẻ hàng đầu Việt Nam (2004 - 2010 & 2013 - 2014)

2 Danh hiệu nước ngoài:

- Top 500 Nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á - Thái Bình Dương (2004 - 2014)

- Top 10 thương hiệu tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam (Google) 2013

- Giải "Best of the Best - Top 10 nhà bán lẻ xuất sắc tiêu biểu nhất Châu Á - Thái Bình Dương năm 2014" do Tạp chí Retail Asia trao tặng

Ngoài ra còn nhiều giải thưởng danh dự và danh hiệu tiêu biểu khác

2.1.3 Giới thiệu về hệ thống siêu thị Co.opmart

Co.opmart là hệ thống siêu thị, là một trong những thương hiệu bán lẻ của Saigon Co.op Ngày 09/02/1996, Co.opmart Cống Quỳnh ra đời tọa lạc tại số 189C, đường Cống Quỳnh, Quận 1, TP.HCM, có thể nói đây là siêu thị HTX đầu tiên

Các thông tin chính:

- Slogan: “Co.opmart - Bạn của mọi nhà”

- Nền tảng thương hiệu: Gắn kết và sẻ chia với lòng tận tâm phục vụ

- Trụ sở: 199-205 Nguyễn Thái Học, Phường Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM

- Giá trị văn hóa:

 Tận tâm phục vụ

 Liên tục cải tiến

 Khát khao vươn lên

 Hướng đến cộng đồng

Hình 2.3: Chuyển đổi thương hiệu mới của siêu thị Co.opmart

(Nguồn: Saigon Co.op)