Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không?. Trả lời: Để có thể tham gia vào hệ thống hó
Trang 1TÀI LIỆU CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI
HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC
CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
Địa chỉ : Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel : 04 37545222
Fax : 04 37545223
Email : info@thaison.vn
Website : www.einvoice.vn ; www.thaison.vn
Hà Nội, tháng 10/2015
Trang 2MỤC LỤC
I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM 4
1 Doanh nghiệp cần phải làm gì để được tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực?4 2 Hóa điện tử xác thực mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? 5
3 Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực? 6
4 Nếu hóa đơn đã xác thực thành công rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý thế nào? 7 5 Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho các loại hóa đơn nào ? 8
6 Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn không? 8
7 Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào? 8
8 Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập vào tháng trước thì hóa đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc? 8
9 Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì sẽ phải kê khai thuế như thế nào?9 10 Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhưng kết quả nhận về báo lỗi thì phải xử lý thế nào? 9
11 Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực được hóa đơn tiếp? 10
12 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì như thế nào? 10
13 Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn xác thực hay không? 10
14 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không? 10
15 Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi đường chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng? 11
16 Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước, vậy có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không? 11
17 Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không? 12
18 Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được lập bằng phần mềm, mỗi lần có thanh tra kiểm tra đến thì kiểm tra bằng cách nào? 12
II CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN 13
1 Hóa đơn điện tử xác thực là gì? 13
2 Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì? 13
3 Hóa đơn điện tử xác thực có liên không? 13
4 Để xem được hóa đơn xác thực sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì? 14
Trang 35 Cách tra cứu hóa đơn xác thực trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế? 14
6 Để xem được hóa đơn điện tử xác thực khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm
nào nữa không? 15
7 Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn xác thực bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin
hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? 15
8 Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không? 15
9 Thông thường hóa đơn giấy có chữ ký và đóng dấu đỏ của nhà cung cấp (bên bán), tuy
nhiên đối với hóa đơn điện tử xác thực thì khách hàng phải truy cập vào email do bên bán
gửi để tải về và tự in ra giấy để lưu vào hồ sơ quyết toán thuế, như vậy thì trong quá trình
quyết toán thuế có gặp trở ngại gì không ? 16
10 Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì bên mua có thể thanh toán với bên
bán bằng phương thức nào? 17
Trang 4I CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM
1 Doanh nghiệp cần phải làm gì để đƣợc tham gia vào hệ thống hóa đơn điện
tử xác thực?
Trả lời:
Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải
đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động
- Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay còn gọi là Token) theo quy định của
pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn
hiệu lực
- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet
Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:
Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ
https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng
thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này
Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo
kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà
doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống
+ Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và
sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN)
+ Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng
hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ
lý do chưa được chấp nhận
- Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập
vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa
đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến
Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo
quy định hiện hành
- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác
thực, doanh nghiệp phát hành và lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có
thể:
Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành và lập hóa
đơn
Trang 5 Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng
Hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung
cấp như phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của Công ty Thái Sơn
chi tiết tại website http://www.einvoice.vn
Phần mềm E-Invoice có đầy đủ các chức năng để doanh nghiệp có thể tạo lập hóa
đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực
Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice còn bổ sung rất nhiều tính năng tiện ích như gửi
hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin
nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng
hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn
Đồng thời, sử dụng phần mềm E-Invoice doanh nghiệp còn được tư vấn, đào tạo,
hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện xuất hóa đơn và công ty Thái Sơn cam kết
hỗ trợ 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp
2 Hóa điện tử xác thực mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Trả lời:
Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
như:
- Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu
quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn
- Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình
xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể
bị giả mạo
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể
tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế
chấp nhận ngay trong ngày
- Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả
thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực
- Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận
được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn
cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách
hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file
zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB
- Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa
đơn điện tử xác thực
Trang 63 Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử xác thực đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách
hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ Để có thể thuyết phục được khách hàng
nhận hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:
- Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:
Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn
Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Khách hàng có thể nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng, ngay trong
ngày
- Cơ quan thuế đang triển khai thí điểm hóa đơn xác thực trên một vài doanh
nghiệp, nhưng sau khi triển khai thành công, cơ quan thuế sẽ mở rộng quy mô sử
dụng trên toàn quốc, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu thế tất
yếu
- Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn xác thực vì có đầy đủ các căn cứ
pháp lý khi triển khai:
Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014
sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên
Nghị định số 12/2015/NĐ-CP
Thông tư 32/2011/TT-BTC
Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC
Quyết định 1445/QĐ-TCT
- Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn xác thực, khách hàng nếu chưa
thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử xác thực có thể yêu cầu được nhận đồng thời
hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy
Trang 74 Nếu hóa đơn đã xác thực thành công rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý
thế nào?
Trả lời:
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực thành công mới
phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:
Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng:
Doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách lập một biên bản điều chỉnh thông tin có đầy
đủ chữ ký và dấu của cả hai bên bán bên mua, sau đó gửi cho khách hàng để khi
cơ quan thuế kiểm tra khách hàng mang ra kiểm tra, đối chiếu
Trường hợp sai các thông tin khác:
- Nếu hóa đơn đã được doanh nghiệp đã kê khai thuế: doanh nghiệp cần lập hóa
đơn điều chỉnh để điều chỉnh thông tin
+ Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng: doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác
thực, nhưng phát hiện số tiền hàng trên hóa đơn bị thiếu hoặc thừa thì doanh
nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai
VD: Hóa đơn cần lập có trị giá 11.000.000 đồng, nhưng hóa đơn đã lập chỉ có giá
trị là 10.000.000 đồng Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng trị giá
1.000.000 đồng, sau đó gửi đi xác thực
+ Điều chỉnh thông tin hàng hóa bị nhầm lẫn: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn và
gửi đi xác thực, nhưng phát hiện hàng hóa trên hóa đơn bị nhầm lẫn thì DN cần
lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó
VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn với mặt hàng A và mặt hàng B, nhưng lại lập
hóa đơn có mặt hàng A và mặt hàng C rồi gửi đi xác thực Khi phát hiện sai sót,
doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai, điều chỉnh tăng 1
mặt hàng B và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực
- Nếu doanh nghiệp chưa kê khai thuế cho hóa đơn: doanh nghiệp cần lập hóa
đơn thay thế cho hóa đơn bị sai sót khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị
xóa bỏ, do đó doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế như một hóa đơn mới với thông
tin hóa đơn đúng như hóa đơn cần lập lúc đầu
VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và B, nhưng lại lập nhầm hóa
đơn cho hai mặt hàng A và C rồi gửi đi xác thực Khi phát hiện sai sót, doanh
nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót và nhập 2 mặt hàng đúng là A
và B rồi gửi đi xác thực
Trang 85 Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT
- Hóa đơn bán hàng 02GTTT
- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB
- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL
6 Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn không?
Trả lời:
Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu
trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy Nhưng doanh
nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới
dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file xml Khi sử dụng
phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
của phần mềm Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần
mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính
hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng zip từ
phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ
7 Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?
Trả lời:
Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp
có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng
8 Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập vào tháng trước thì hóa
đơn điều chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều
chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc?
Trả lời:
Hóa đơn điều chỉnh đó sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh bởi theo
nghiệp vụ kế toán, hóa đơn được lập vào tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó
VD: DN lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng
10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc Như
vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào
tháng 10
Trang 99 Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì sẽ phải kê khai thuế nhƣ
thế nào?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy
định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế Vì
vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì doanh
nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy
Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hoá đơn bán ra, chỉ kế khai hoá đơn mua
vào theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho cơ quan thuế
Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp
cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ
quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế
10 Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhƣng kết quả nhận về báo lỗi
thì phải xử lý thế nào?
Trả lời:
Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực nhưng
kết quả trả về báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù
hợp:
Trường hợp lỗi xảy ra do đường truyền dữ liệu:
Khi lỗi do kết nối đường truyền internet (mã lỗi là 3 chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết
nối đến service) thì doanh nghiệp có thể kiểm tra lại kết nốt đường truyền và gửi lại
hóa đơn đi xác thực
Trường hợp lỗi xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn:
Khi các lỗi do nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng dữ liệu hoặc lỗi khi
phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có 4 chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa
được đăng ký phát hành) thì DN cần phải:
- Tìm và kiểm tra lỗi ở hóa đơn sau đó thực hiện hủy hóa đơn bị lỗi
- Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi đi xác thực
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn chương trình đã
tích hợp tra cứu lỗi ngay trong phần mềm nên doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin
lỗi rõ ràng và chương trình sẽ tự động hướng dẫn cách xử lỹ khi gặp các lỗi trên
Trang 1011 Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực
đƣợc hóa đơn tiếp?
Trả lời:
Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:
- Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công
thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế
- Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng
nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách
chứng thƣ số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới
chứng thƣ số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô
Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật
- Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác
thực hóa đơn như bình thường
12 Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn
kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì nhƣ thế nào?
Trả lời:
Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa
đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều
dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê
13 Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in,
tự in) và hóa đơn xác thực hay không?
Trả lời:
Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song
song Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho
loại hình hóa đơn giấy
14 Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lƣợng phát hành hay không?
Trả lời:
Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên
hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành
Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn